BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM IV.pdf Docflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start...

Click here to load reader

  • date post

    17-Feb-2020
  • Category

    Documents

  • view

    1
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM IV.pdf Docflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start...

  • 24

    BAB IV

    ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

    Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak bagian administrasi umum

    STIKOM Surabaya pada saat kerja praktek, dimana proses penginputan

    penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu, masih dilakukan dengan manual

    dan dalam hal ini sangat lambat dalam proses pencatatan dan masih banyak

    kelemahan pada proses pencatatan yang pada akhirnya akan merugikan pihak

    bagian administrasi umum STIKOM Surabaya.

    Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan

    yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalahan tersebut.

    Permasalahan yang timbul pada bagian administrasi umum STIKOM Surabaya

    terletak pada pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu. Langkah-langkah

    yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

    1. Document Flow

    2. System Flow

    3. DFD (Data FlowDiagram)

    4. ERD (Entity Relation Diagram)

    5. Struktur Tabel

    6. Desain Input/Output

    Kelima langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab di bawah ini.

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 25

    4.1 Document Flow Surat Masuk

    Document flow adalah alur dari sistem yang ada pada bagian

    Administrasi Umum STIKOM Surabaya.

    Proses penerimaan surat masuk merupakan proses dasar yang sangat

    penting. Berikut adalah document flow surat masuk :

    Document Flow Surat Masuk

    SatpamJasa Pengiriman Surat Sekretariat Penerima Surat

    Pribadi Penerima Surat Penting

    P h

    a se

    Start

    Menyerahkan surat

    Menyortir Surat

    Berdasarkan Jenis surat

    Surat Pribadi

    Buku surat yang telah di acc

    Surat Pribadi

    Surat dari lembaga, instansi,dinas

    Surat dari lembaga,instansi,dinas

    Y

    T

    Surat dari lembaga,instansi,dinas

    Surat masuk

    Surat masuk

    Buku surat

    Buku surat yang telah di acc

    Finish

    A

    A

    Input keterangan

    Surat

    Meng-acc buku surat

    Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk

    4.1.1 Document Flow Surat Kembali

    Proses surat kembali adalah proses dimana surat yang telah dikirim pihak

    STIKOM tidak tersampaikan pada tempat yang dituju, lalu satpam menyerahkan

    surat tersebut ke sekretaris. Berikut adalah alur surat kembali pada STIKOM

    Surabaya :

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 26

    Document flow Surat Kembali

    Satpam PT Pos Penerima Surat Ph

    as e

    Start Surat yang akan dikirim

    Surat Untuk Penerima

    Apakah Surat Tersampaikan ?

    Y

    Surat yang akan di kirimkan

    Mengirimkan surat

    Mencatat surat keluar

    Buku surat keluar

    Surat kembali dengan alasan

    tertentu

    Finish

    Gambar 4.2 Document Flow Surat Kembali

    4.1.2 Document Flow Barang Datang

    Document flow barang datang memiliki proses yang lebih mudah.

    Pengirim menyerahkan barang kemudian satpam mencatat ke buku barang

    masuk, kemudian satpam mencatat ke buku barang datang. Berikut adalah

    document flow barang datang :

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 27

    Document flow Barang Datang

    Pengirim Satpam Penerima Barang P

    ha se

    Start

    Finish

    Tanda Terima Barang 2

    2

    Tanda Terima Barang

    1

    Barang

    1

    Mencatat data barang ke

    buku barang masuk

    Buku Barang Masuk

    Barang

    Gambar 4.3 Document Flow Barang Datang

    4.1.3 Document Flow Penerimaan Tamu

    Proses penerimaan tamu pada STIKOM Surabaya cukup mudah dari

    semua proses yang ada, tamu yang hadir mencatat ke buku tamu. Berikut adalah

    document flow penerimaan tamu :

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 28

    Docflow Penerimaan Tamu

    Tamu Satpam Pos 2

    P h

    as e

    Start

    Buku tamu yang telah di catat

    Finish

    Buku tamu yang telah di catat

    Mencatat data tamu

    Data Tamu

    Gambar 4.4. Document Flow Penerimaan Tamu

    4.2 System Flow Surat Masuk

    System flow adalah sebuah alur yang dibuat berdasarkan proses yang ada

    hanya saja prosesnya lebih terkomputerisasi. Jasa pengirim surat menyerahkan

    tanda terima ,lalu surat yang datang diinputkan ke tabel surat oleh satpam,

    satpam menyortir surat berdasarkan jenis surat, surat yang sudah disortir

    diserahkan ke sekretariat. Berikut adalah system flow surat masuk : ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 29

    System flow Penerimaan Surat Masuk

    SatpamJasa Pengirim Surat Sekretariat Penerima Surat

    Penting Penerima Surat

    Pribadi Kabag AU

    P h

    a s e

    Start

    Surat yg Sudah DIsortir

    Surat dari lembaga, instansi dan dinas

    Input Keterangan Surat

    Surat

    Surat Masuk

    Surat Dari lembaga, instansi dan dinas?

    Y

    Surat Pribadi

    T

    Surat PribadiSurat Lembaga, instansi dan dinas

    Finish

    A

    A

    2

    Tamda terima 1

    Tanda terima 2

    Surat Masuk

    Membuat laporan surat masuk

    2

    Laporan surat masuk

    1

    Laporan Surat Masuk

    B

    B

    Menyortir Jenis Surat

    1

    1 Surat

    Gambar 4.5 Sistem Flow Surat Masuk

    4.2.1 System Flow Surat Kembali

    Proses surat kembali tidak jauh berbeda dengan document flow surat

    kembali hanya dalam proses ini surat yang kembali diupdate dalam database

    surat dan membuat laporan surat kembali.

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 30

    Systm flow Surat Kembali

    SatpamJasa Pengirim Surat Sekretariat Kabag AU P

    h as

    e

    Start

    Surat kembali Surat kembali

    Finish

    Membuat laporan surat kembali

    Surat kembali Laporan Surat

    Kembali

    2

    Laporan surat kembali 1

    Update data surat

    Surat

    1

    Gambar 4.6 Sistem Flow Surat Kembali

    4.2.2 System Flow Barang Datang

    Proses barang datang tidak jauh berbeda dengan document flow barang

    datang hanya dalam proses ini barang yang datang disimpan pada database

    barang.

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 31

    System flow Barang Datang

    Jasa Pengirim Paket Satpam Penerima Paket P

    h as

    e

    Start

    Tanda terima paket barang

    2

    Tanda terima paket barang 1

    Input data(alamat pengirim, tujuan

    surat dll)

    Barang

    Tanda terima paket barang

    Finish

    Barang

    Barang Barang

    1

    Gambar 4.7 Sistem Flow Barang Datang

    4.2.3 System Flow Penerimaan Tamu

    Proses barang datang tidak jauh berbeda dengan document flow

    penerimaan tamu hanya dalam proses ini tamu yang datang disimpan pada

    database tamu.

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 32

    System flow penerimaan tamu

    Kabag AUSatpam Pos 2 Sekretariat

    P h

    as e

    Start

    Input Data tamu Tamu

    Membuat laporan data tamu

    Finish

    Laporan Data Tamu 2

    2

    Laporan data tamu 1

    1

    Tamu

    Gambar 4.8 Sistem Flow Penerimaan Tamu

    4.3 Data Flow Diagram(DFD)

    Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data digunakan untuk

    menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas,

    menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah atau juga pada tahapan

    perencanaan. DFD juga dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

    Dengan adanya DFD akan mempermudah dalam melakukan analisis sistem,

    sehingga pada akhirnya hasil dari perencanaan sistem dapat dilihat apakah sudah

    sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DFD sendiri terdiri atas beberapa

    level yaitu konteks diagram, level 0, dan level 1. Berikut ini adalah DFD beserta

    penjelasannya :

    ST IK

    OM S

    UR AB

    AY A

  • 33

    4.3.1 Context Diagram

    Laporan Data Tamu

    Laporan Surat Masuk

    Laporan Surat Kem bali

    Data Tamu

    Tanda Terim a Barang

    Tanda Terim a Surat Masuk

    Surat Keluar

    Tanda Terim a Barang

    Tanda Terim a Surat Masuk

    Surat Masuk

    Surat Kem bali

    Paket Barang

    0

    Sistem Inform asi Pengelolaan Surat Masuk

    dan Penerim aan Tam u

    Jasa pengirim surat

    dan barang

    Tamu

    Kabag AU

    Penerima surat

    masuk dan barang

    datang

    Gambar 4.9 Context Diagram

    Pada level paling awal DFD ini, terdapat 4 eksternal entitas yaitu jasa

    pengirim surat dan barang, penerima surat masuk dan barang datang, tamu, dan

    kabag AU.

    4.3.2 DFD Level 0

    Pada level 0 ini merupakan penjabaran dari konteks diagram. Dimana

    pada level 0 ini terdapat 3 proses, yaitu proses penerimaan surat masuk dan

    barang datang, proses