BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow...

28
24 BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak bagian administrasi umum STIKOM Surabaya pada saat kerja praktek, dimana proses penginputan penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu, masih dilakukan dengan manual dan dalam hal ini sangat lambat dalam proses pencatatan dan masih banyak kelemahan pada proses pencatatan yang pada akhirnya akan merugikan pihak bagian administrasi umum STIKOM Surabaya. Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalahan tersebut. Permasalahan yang timbul pada bagian administrasi umum STIKOM Surabaya terletak pada pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah: 1. Document Flow 2. System Flow 3. DFD (Data FlowDiagram) 4. ERD (Entity Relation Diagram) 5. Struktur Tabel 6. Desain Input/Output Kelima langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab di bawah ini. STIKOM SURABAYA

Transcript of BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow...

Page 1: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

24

BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak bagian administrasi umum

STIKOM Surabaya pada saat kerja praktek, dimana proses penginputan

penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu, masih dilakukan dengan manual

dan dalam hal ini sangat lambat dalam proses pencatatan dan masih banyak

kelemahan pada proses pencatatan yang pada akhirnya akan merugikan pihak

bagian administrasi umum STIKOM Surabaya.

Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan

yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalahan tersebut.

Permasalahan yang timbul pada bagian administrasi umum STIKOM Surabaya

terletak pada pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu. Langkah-langkah

yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. Document Flow

2. System Flow

3. DFD (Data FlowDiagram)

4. ERD (Entity Relation Diagram)

5. Struktur Tabel

6. Desain Input/Output

Kelima langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab di bawah ini.

STIKOM S

URABAYA

Page 2: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

25

4.1 Document Flow Surat Masuk

Document flow adalah alur dari sistem yang ada pada bagian

Administrasi Umum STIKOM Surabaya.

Proses penerimaan surat masuk merupakan proses dasar yang sangat

penting. Berikut adalah document flow surat masuk :

Document Flow Surat Masuk

SatpamJasa Pengiriman Surat SekretariatPenerima Surat

PribadiPenerima Surat Penting

Ph

ase

Start

Menyerahkan surat

Menyortir Surat

Berdasarkan Jenis surat

Surat Pribadi

Buku surat yang telah di acc

Surat Pribadi

Surat dari lembaga, instansi,dinas

Surat dari lembaga,instansi,dinas

Y

T

Surat dari lembaga,instansi,dinas

Surat masuk

Surat masuk

Buku surat

Buku surat yang telah di acc

Finish

A

A

Input keterangan

Surat

Meng-acc buku surat

Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk

4.1.1 Document Flow Surat Kembali

Proses surat kembali adalah proses dimana surat yang telah dikirim pihak

STIKOM tidak tersampaikan pada tempat yang dituju, lalu satpam menyerahkan

surat tersebut ke sekretaris. Berikut adalah alur surat kembali pada STIKOM

Surabaya :

STIKOM S

URABAYA

Page 3: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

26

Document flow Surat Kembali

Satpam PT Pos Penerima SuratPh

ase

Start Surat yang akan dikirim

Surat Untuk Penerima

Apakah Surat Tersampaikan ?

Y

Surat yang akan di kirimkan

Mengirimkan surat

Mencatat surat keluar

Buku surat keluar

Surat kembali dengan alasan

tertentu

Finish

Gambar 4.2 Document Flow Surat Kembali

4.1.2 Document Flow Barang Datang

Document flow barang datang memiliki proses yang lebih mudah.

Pengirim menyerahkan barang kemudian satpam mencatat ke buku barang

masuk, kemudian satpam mencatat ke buku barang datang. Berikut adalah

document flow barang datang :

STIKOM S

URABAYA

Page 4: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

27

Document flow Barang Datang

Pengirim Satpam Penerima BarangP

hase

Start

Finish

Tanda Terima Barang 2

2

Tanda Terima Barang

1

Barang

1

Mencatat data barang ke

buku barang masuk

Buku Barang Masuk

Barang

Gambar 4.3 Document Flow Barang Datang

4.1.3 Document Flow Penerimaan Tamu

Proses penerimaan tamu pada STIKOM Surabaya cukup mudah dari

semua proses yang ada, tamu yang hadir mencatat ke buku tamu. Berikut adalah

document flow penerimaan tamu :

STIKOM S

URABAYA

Page 5: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

28

Docflow Penerimaan Tamu

Tamu Satpam Pos 2

Ph

ase

Start

Buku tamu yang telah di catat

Finish

Buku tamu yang telah di catat

Mencatat data tamu

Data Tamu

Gambar 4.4. Document Flow Penerimaan Tamu

4.2 System Flow Surat Masuk

System flow adalah sebuah alur yang dibuat berdasarkan proses yang ada

hanya saja prosesnya lebih terkomputerisasi. Jasa pengirim surat menyerahkan

tanda terima ,lalu surat yang datang diinputkan ke tabel surat oleh satpam,

satpam menyortir surat berdasarkan jenis surat, surat yang sudah disortir

diserahkan ke sekretariat. Berikut adalah system flow surat masuk : STIKOM S

URABAYA

Page 6: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

29

System flow Penerimaan Surat Masuk

SatpamJasa Pengirim Surat SekretariatPenerima Surat

PentingPenerima Surat

PribadiKabag AU

Ph

ase

Start

Surat yg Sudah DIsortir

Surat dari lembaga, instansi dan dinas

Input Keterangan Surat

Surat

Surat Masuk

Surat Dari lembaga, instansi dan dinas?

Y

Surat Pribadi

T

Surat PribadiSurat Lembaga, instansi dan dinas

Finish

A

A

2

Tamda terima 1

Tanda terima 2

Surat Masuk

Membuat laporan surat masuk

2

Laporan surat masuk

1

Laporan Surat Masuk

B

B

Menyortir Jenis Surat

1

1Surat

Gambar 4.5 Sistem Flow Surat Masuk

4.2.1 System Flow Surat Kembali

Proses surat kembali tidak jauh berbeda dengan document flow surat

kembali hanya dalam proses ini surat yang kembali diupdate dalam database

surat dan membuat laporan surat kembali.

STIKOM S

URABAYA

Page 7: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

30

Systm flow Surat Kembali

SatpamJasa Pengirim Surat Sekretariat Kabag AUP

has

e

Start

Surat kembali Surat kembali

Finish

Membuat laporan surat kembali

Surat kembaliLaporan Surat

Kembali

2

Laporan surat kembali 1

Update data surat

Surat

1

Gambar 4.6 Sistem Flow Surat Kembali

4.2.2 System Flow Barang Datang

Proses barang datang tidak jauh berbeda dengan document flow barang

datang hanya dalam proses ini barang yang datang disimpan pada database

barang.

STIKOM S

URABAYA

Page 8: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

31

System flow Barang Datang

Jasa Pengirim Paket Satpam Penerima PaketP

has

e

Start

Tanda terima paket barang

2

Tanda terima paket barang 1

Input data(alamat pengirim, tujuan

surat dll)

Barang

Tanda terima paket barang

Finish

Barang

Barang Barang

1

Gambar 4.7 Sistem Flow Barang Datang

4.2.3 System Flow Penerimaan Tamu

Proses barang datang tidak jauh berbeda dengan document flow

penerimaan tamu hanya dalam proses ini tamu yang datang disimpan pada

database tamu.

STIKOM S

URABAYA

Page 9: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

32

System flow penerimaan tamu

Kabag AUSatpam Pos 2 Sekretariat

Ph

ase

Start

Input Data tamuTamu

Membuat laporan data tamu

Finish

Laporan Data Tamu 2

2

Laporan data tamu 1

1

Tamu

Gambar 4.8 Sistem Flow Penerimaan Tamu

4.3 Data Flow Diagram(DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data digunakan untuk

menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas,

menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah atau juga pada tahapan

perencanaan. DFD juga dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Dengan adanya DFD akan mempermudah dalam melakukan analisis sistem,

sehingga pada akhirnya hasil dari perencanaan sistem dapat dilihat apakah sudah

sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DFD sendiri terdiri atas beberapa

level yaitu konteks diagram, level 0, dan level 1. Berikut ini adalah DFD beserta

penjelasannya :

STIKOM S

URABAYA

Page 10: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

33

4.3.1 Context Diagram

Laporan Data Tamu

Laporan Surat Masuk

Laporan Surat Kem bali

Data Tamu

Tanda Terim a Barang

Tanda Terim a Surat Masuk

Surat Keluar

Tanda Terim a Barang

Tanda Terim a Surat Masuk

Surat Masuk

Surat Kem bali

Paket Barang

0

Sistem Inform asi Pengelolaan Surat Masuk

dan Penerim aan Tam u

Jasa pengirim surat

dan barang

Tamu

Kabag AU

Penerima surat

masuk dan barang

datang

Gambar 4.9 Context Diagram

Pada level paling awal DFD ini, terdapat 4 eksternal entitas yaitu jasa

pengirim surat dan barang, penerima surat masuk dan barang datang, tamu, dan

kabag AU.

4.3.2 DFD Level 0

Pada level 0 ini merupakan penjabaran dari konteks diagram. Dimana

pada level 0 ini terdapat 3 proses, yaitu proses penerimaan surat masuk dan

barang datang, proses surat kembali, proses penerimaan tamu.

STIKOM S

URABAYA

Page 11: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

34

Gambar 4.10 DFD Level 0

4.3.3 DFD Level 1 Proses Penerimaan Surat Masuk dan Barang Datang

Pada Data Flow Diagram level 1 ini merupakan penjabaran dari Data

Flow Diagram level 0. Dimana pada level 1 ini proses sudah dipecah dan

gambar dibawah merupakan Data Flow diagram level 0 dari melakukan proses

penerimaan surat masuk dan barang datang.36

Gambar 4.11 DFD Level 1 Penerimaan Surat Masuk dan Barang Datang

STIKOM S

URABAYA

Page 12: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

35

4.3.4 DFD Level 1 Proses Surat Kembali

Pada Data Flow Diagram level 1 ini merupakan penjabaran dari Data

Flow Diagram level 0. Dimana pada level 1 ini proses sudah dipecah.

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Surat Kembali

4.3.5 DFD Level 1 Proses Penerimaan Tamu

Pada data flow diagram level 1 ini merupakan proses penerimaan tamu

berdasarkan DFD Level 0.

Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses Peneriman Tamu

STIKOM S

URABAYA

Page 13: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

36

4.4 Entity Relation Diagram(ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) sendiri merupakan suatu notasi

grafis dalam suatu pemodelan data konseptual yang mendiskripsikan hubungan

antar penyimpan. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data

yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan

simbol entity. Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan

hubungan kardinalitas yang terjadi antar tabel. Terdapat pada Gambar 4.14.

4.4.1 Conceptual Data Model(CDM)

Dibawah ini merupakan CDM dari struktur database aplikasi sistem

informasi penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu pada STIKOM

Surabaya.

Gambar 4.14 Conceptual Data Model

Menerima

Menerima

Menemui

Surat

Id_Surat

Pengirim_Surat

Kategori Surat

Jenis Surat

Tujuan_Surat

Jam_surat_diserahkan

<pi> Variable characters (10)

Variable characters (20)

Variable characters (50)

Variable characters (20)

Variable characters (25)

Time

<M>

Identifier_1 <pi>

Baramg

Id Barang

Nama Barang

Jenis Barang

Tujuan Barang

<pi> Variable characters (10)

Variable characters (25)

Variable characters (15)

Variable characters (30)

<M>

Identifier_1 <pi>

Tamu

Id Tamu

Nama Tamu

Asal Tamu

Tujuan Tamu

<pi> Variable characters (10)

Variable characters (40)

Variable characters (25)

Variable characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi>

Karyawan

NIK

Nama

No Telepon

Jabatan

Tempat lahir

Tanggal lahir

Status

<pi> Variable characters (12)

Variable characters (40)

Variable characters (12)

Variable characters (20)

Variable characters (100)

Date

Variable characters (10)

<M>

Identifier_1 <pi>

STIKOM S

URABAYA

Page 14: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

37

4.4.2 Physical Data Model

Dibawah ini merupakan PDM dari struktur database aplikasi sistem

informasi penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu pada STIKOM

Surabaya.

Gambar 4.15 Physical Data Model

4.5 Struktur Tabel

Dari PDM yang sudah terbentuk pada Gambar 4.15, semua tabel akan

digunakan dalam menjalankan sebuah sistem, tabel berkaitan dengan aplikasi

pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu yang nantinya akan digunakan

untuk menyimpan data yang diperlukan oleh sistem atau aplikasi, yaitu:

1. Tabel Surat

Primary Key : Id_Surat

Foreign Key : -

Kegunaan : Untuk menyimpan data surat masuk

FK_TRANSAKS_MENERIMA5_KARYAWAN

FK_TRANSAKS_MENERIMA6_BARAMG FK_TRANSAKS_MENERIMA7_KARYAWAN

FK_TRANSAKS_MENERIMA8_SURAT

FK_TRANSAKS_MENEMUI_KARYAWAN

FK_TRANSAKS_MENEMUI2_TAMU

Surat

Id_Surat

Pengirim_Surat

Kategori Surat

Jenis Surat

Tujuan_Surat

Jam_surat_diserahkan

varchar(10)

varchar(20)

varchar(50)

varchar(20)

varchar(25)

datetime

<pk>

Baramg

Id Barang

Nama Barang

Jenis Barang

Tujuan Barang

varchar(10)

varchar(25)

varchar(15)

varchar(30)

<pk>

Tamu

Id Tamu

Nama Tamu

Asal Tamu

Tujuan Tamu

varchar(10)

varchar(40)

varchar(25)

varchar(20)

<pk>

Karyawan

NIK

Nama

No Telepon

Jabatan

Tempat lahir

Tanggal lahir

Status

varchar(12)

varchar(40)

varchar(12)

varchar(20)

varchar(100)

datetime

varchar(10)

<pk>Transaksi Barang

NIK

Id Barang

Tanggal Menerima Barang

Keterangan Barang

varchar(12)

varchar(10)

datetime

varchar(100)

<pk,fk2>

<pk,fk1>

Transaksi Surat

NIK

Id_Surat

Tanggal Surat Diterima

Penerima Surat

Kategori Surat

Jenis Surat

Keterangan Surat

varchar(12)

varchar(10)

datetime

varchar(50)

varchar(25)

varchar(25)

varchar(100)

<pk,fk2>

<pk,fk1>

Transaksi Penerimaan Tamu

NIK

Id Tamu

Tanggal Berkunjung

Keterangan Tamu

varchar(12)

varchar(10)

datetime

varchar(100)

<pk,fk2>

<pk,fk1>

STIKOM S

URABAYA

Page 15: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

38

Tabel 4.1 Tabel Surat

Field Tipe Data Constraint Keterangan

ID_SURAT varchar(10) Primary Key Id Surat

PENGIRIM_SURAT varchar(100) Allow Null Pengirim Surat

KATEGORI_SURAT varchar(30) Allow Null Nama Kategori

JENIS_SURAT varchar(20) Allow Null Jenis Surat

TUJUAN_SURAT varchar(25) Allow Null Tujuan Surat

JAM_SURAT_DISERAHKAN datetime Allow Null Jam Surat

diberikan

2. Tabel Karyawan

Primary Key : NIK

Foreign Key :-

Kegunaan : Untuk Menyimpan data karyawan penerima surat

Tabel 4.2 Tabel Karyawan

Field Tipe Data Constraint Keterangan

NIK varchar(12) Primary Key NIK karyawan

NAMA varchar(100) Allow Null Nama

NO _TELEPON varchar(12) Allow Null No Telepon

JABATAN varchar(20) Allow Null Jabatan

TEMPAT_LAHIR varchar(100) Allow Null Tempat lahir

TANGGAL_LAHIR datetime Allow Null Tanggal lahir

STATUS varchar(10) Status

Karyawan

3. Tabel Tamu

Primary Key : Id_Tamu

Foreign Key : -

Kegunaan : Untuk menyimpan data tamu yang hadir.

Tabel 4.3 Tabel Tamu

Field Tipe Data Constraint Keterangan

ID_TAMU varchar(10) Primary Key Id Tamu

NAMA_TAMU varchar(10) Allow Null Nama Tamu

TUJUAN_TAMU varchar(30) Allow Null Tujuan Tamu

STIKOM S

URABAYA

Page 16: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

39

ASAL_TAMU varchar(30) Allow Null Asal Tamu

4. Tabel Barang

Primary Key : Id_Barang

Foreign Key :-

Kegunaan : Untuk menyimpan barang yang datang

Tabel 4.4 Tabel Barang

Field Tipe Data Constraint Keterangan

ID_BARANG varchar(10) Primary Key Id Barang

NAMA_BARANG varchar(10) Allow Null Nama Barang

JENIS_BARANG varchar(30) Allow Null Jenis Barang

TUJUAN_BARANG varchar(30) Allow Null Tujuan Barang

5. Tabel Transaksi Surat Masuk

Primary Key : NIK

Foreign Key : Id_Surat

Kegunaan : Untuk Menyimpan Transaksi Surat Masuk

Tabel 4.5 Tabel Transaksi Surat Masuk

Field Tipe Data Constraint Keterangan

NIK varchar(12) Primary Key NIK Karyawan

ID_SURAT varchar(10) Foreign Key Id Surat

TANGGAL_SURAT

_DITERIMA

datetime Allow Null Tanggal Surat

Diterima

PENERIMA_SURAT varchar(50) Allow Null Penerima Surat

KATEGORI_SURAT varchar(25) Allow Null Kategori Surat

JENIS_SURAT varchar(25) Allow Null Jenis Surat

KETERANGAN_SURAT varchar(100) Allow Null Keterangan

STIKOM S

URABAYA

Page 17: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

40

6. Tabel Transaksi Barang

Primary Key : NIK

Foreign Key : Id_Barang

Kegunaan : Untuk menyimpan transaksi barang datang

Tabel 4.6 Tabel Transaksi Barang Datang

Field Tipe Data Constraint Keterangan

NIK varchar(12) Primary Key NIK

ID_BARANG varchar(10) Foreign Key Id Barang

TANGGAL_MENERIMA_

BARANG

datetime Allow Null Tanggal

Menerima Barang

KETERANGAN_BARANG varchar(100) Allow Null Keterangan

Barang

7. Tabel Transaksi Penerimaan Tamu

Primary Key : NIK

Foreign Key : Id_Tamu

Kegunaan : Untuk menyimpan transkasi tamu yang hadir

Tabel 4.7 Tabel Transaksi Penerimaan Tamu

Field Tipe Data Constraint Keterangan

NIK varchar(12) Primary Key NIK

ID_TAMU varchar(10) Allow Null Id Tamu

TANGGAL_BERKUNJUNG datetime Allow Null Tanggal

Berkunjung

KETERANGAN_TAMU varchar(100) Allow Null Keterangan

Tamu

4.6 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai

acuan dalam membuat aplikasi.

STIKOM S

URABAYA

Page 18: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

41

1. Desain Menu Utama

Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah

melakukan login yang nantinya akan dijalankan.

Menu Utama

Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Penerimaan Tamu

LaporanMasterFile Transaksi

Gambar 4.17 Menu Utama

2. Desain Form Surat

Desain form surat yang di gunakan untuk menginputkan surat masuk dan

surat kembali.

Form Surat

Id surat Pengirim Surat Kategori Surat Jenis Surat Tujuan Surat Jam Surat DI berikan

S-001

Dikti

Enter Text

Enter Text

Ketua STIKOM

14.00

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Id Surat

Pengirim Surat

Kategori Surat

Jenis Surat

Tujuan Surat

Jam Surat Di berikan

Simpan Ubah Buat Baru

Gambar 4.18 Form Surat

STIKOM S

URABAYA

Page 19: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

42

3. Desain Form Karyawan

Desain form karyawan dugunakan untuk menyimpan data karyawan yang

menerima surat masuk atau barang datang.

Form Karyawan

NIP Nama No Telepon Jabatan Tempat Lahir Tanggal Lahir Status

070638

Ignatius Adrian

081798653

Dosen

Surabaya

09/10/1985

Aktif

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

NIK

Nama

No Telepon

Jabatan

Tempat Lahir

Tanggal Lahir

Status

Simpan Ubah Buat Baru

Gambar 4.19 Form Karyawan

4. Desain Form Barang

Desain form barang digunakan untuk menginputkan barang yang datang

Form Barang

Id Barang Nama Barang Jenis Barang Tujuan Barang

B001

Monitor LCD

Enter Text

Lab Lt 6

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Id Barang

Nama Barang

Jenis Barang

Tujuan Barang

Simpan Ubah Buat Baru

Gambar 4.20 Form Barang

STIKOM S

URABAYA

Page 20: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

43

5. Desain Form Tamu

Form tamu digunakan untuk menyimpan data tamu yang datang.

Form Tamu

Id Tamu Nama Tamu Asal Tamu Tujuan Tamu

T001

Pak Burhan

DiKTI

Ketua STIKOM

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Id Tamu

Nama Tamu

Asal Tamu

Tujuan Tamu

Simpan Ubah Buat Baru

Gambar 4.21 Form Tamu

6. Form Transaksi Surat

Form Transaksi Surat digunakan untuk proses transaksi surat masuk dan

kembali.

Form Transaksi Surat

NIK Id Surat Tanggal Surat Diterima Column 1Penerima Surat Kategori Surat Keterangan Surat

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Enter Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

NIK

Id Surat

Tanggal Surat Diterima

Penerima Surat

Kategori Surat

Jenis Surat

Keterangan Surat

Simpan Ubah Buat Baru

Gambar 4.22 Form Transaksi Surat

STIKOM S

URABAYA

Page 21: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

44

7. Form Laporan Surat

Form laporan surat digunakan untuk menampilkan data surat masuk dan surat

kembali.

Laporan Surat

Laporan

18/12/13

Surat Masuk Surat Kembali

Tanggal Tampil

Gambar 4.23 Form Laporan Surat

8. Form Laporan Barang Datang

Form laporan barang datang digunakan untuk menampilkan data barang datang.

Laporan Barang Datang

Laporan

18/12/13

Barang Datang

Tanggal Tampil

Gambar 4.24 Form Laporan Barang Datang

STIKOM S

URABAYA

Page 22: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

45

4.7 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang sistem informasi

pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu pada Administrasi Umum

STIKOM Surabaya. Penjelasan hardware/software ppendukung dan apa saja

yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang features apa saja yang

ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan capture dari aplikasi ini.

4.7.1 Spesifikasi Perangkat

Untuk jalannya sistem informasi pengelolaan surat masuk dan

penerimaan tamu ini diperlukan hardware dan software pendukung untuk

jalannya aplikasi yaitu:

1. Hardware

a. Processor Intel Pentium 4 atau lebih tinggi.

b. Memory RAM 512Mb atau lebih tinggi.

c. 10/100 Mbps Ethernet Network Interface Card.

d. Harddisk minimal 40GB.

2. Software

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP Professional/Home,

Windows 7, Windows 8

b. Database SQL Server 2008 Express

c. .Net Framework 2, 3.5, dan 4

4.7.2 Penjelasan Program

Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang

ada pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu pada

Administrasi Umum STIKOM Surabaya.

STIKOM S

URABAYA

Page 23: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

46

1. Form Menu Utama

Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi, memiliki menu

tersendiri antara lain menu file, menu master, menu transaksi, dan menu laporan.

Untuk menu file hanya ada exit, untuk menu master terdiri dari Master Barang,

Master Surat, Master Karyawan , dan Master Tamu. Untuk menu transaksi

terdiri dari Menu Transaksi Surat Masuk, Menu Transaksi Surat Kembali, Menu

Transaksi Penerimaan Tamu dan Menu Transaksi Barang Datang. Sedangkan

menu laporan terdiri dari Laporan Surat Masuk, Laporan Surat Keluar, Laporan

Barang Datang, dan Laporan Penerimaan Tamu.

Gambar 4.25 Form Menu Utama

2. Form Master Surat

Form master surat adalah form yang digunakan untuk menginputkan

data-data surat masuk. STIKOM S

URABAYA

Page 24: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

47

Gambar 4.26 Form Surat

3. Form Barang

Form barang adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-

data barang masuk.

Gambar 4.27 Form Barang

Button simpan digunakan untuk menyimpan data jabatan. Ketika button simpan

diklik, maka akan muncul message box seperti pada gambar STIKOM S

URABAYA

Page 25: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

48

Gambar 4.28 Message Box Data Berhasil Disimpan

4. Form Karyawan

Form karyawan adalah form yang digunakan untuk meginputkan data

karayawan yang menerima surat.

Gambar 4.28 Form Karyawan

5. Form Tamu

Form tamu adalah form yang digunakan untuk menginputkan data tamu-tamu

yang datang ke STIKOM Surabaya.

STIKOM S

URABAYA

Page 26: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

49

Gambar 4.29 Form Tamu

6. Form Transaksi Surat Masuk

Form transaksi surat masuk adalah form yang digunakan untuk melakukan

transaksi surat yang masuk ke STIKOM.

Gambar 4.30 Transaksi Surat Masuk

STIKOM S

URABAYA

Page 27: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

50

7. Form Transaksi Surat Kembali

Form transaksi surat kembali digunakan untuk melakukan transaksi surat yang

kembali ke STIKOM.

4.31 Transaksi Surat Kembali

8. Form Transaksi Penerimaan Tamu

Transaksi penerimaan tamu digunakan untuk melakukan proses transaksi

penerimaan tamu.

Gambar 4.32 Transaksi Penerimaan Tamu

STIKOM S

URABAYA

Page 28: BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM SURABAYArepository.dinamika.ac.id/id/eprint/49/9/BAB IV.pdfDocflow Penerimaan Tamu Tamu Satpam Pos 2. P h a s e. Start Buku tamu yang telah di catat

51

9. Laporan Surat Masuk

Laporan surat masuk adalah untuk menampilkan data surat masuk yang telah

diinputkan.

Gambar 4.33 Laporan Surat Masuk

10. Laporan Penerimaan Tamu

Laporan penerimaan tamu adalah laporan untuk menampilkan data tamu yang

hadir dan telah diinputkan.

Gambar 4.34 Laporan Penerimaan Tamu

STIKOM S

URABAYA