18

BAB III

PEMBAHASAN

1.1. Tinjauan Perusahaan

Desa Cikalong merupakan salah satu desa yang ada di Kecamatan Cilamaya

Wetan Kabupaten Karawang, yang mana sebagian wilayahnya merupakan daerah

pertanian dan pemukiman dengan luas wilayah 318,518 ha/m2. Potensi sumber daya

manusia desa cikalong dengan total jumlah 4445 jiwa terdiri dari jumlah laki-laki

2176 jiwa, jumlah perempuan 2269 jiwa dan jumlah kepala keluarga 1786.

1.1.1. Sejarah Perusahaan

Desa bernama Cikalong berdiri pada tahun 1942 dipimpin oleh bapak

H.Sulaeman. Pada awalnya Desa Cikalong ini sangat luas, kemudian pada tahun

1958 terjadi pemekaran desa menjadi tiga desa yakni Desa Cikalong, Desa Tegalsari,

dan Desa Cikarang oleh lurah yang dipimpin bapak Casban. Pada saat ini Potensi

sumber daya manusia Desa Cikalong dengan total jumlah 4445 jiwa terdiri dari

jumlah laki-laki 2176 jiwa, jumlah perempuan 2269 jiwa dan jumlah kepala keluarga

1786.

Secara administrative Desa Cikalong berbatasan dengan desa wilayah sebagai

berikut:

1. Sebelah Utara berbatasan dengan Desa Sukatani Kecamatan Cilamaya Wetan

2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Desa Banyuasih Kecamatan Banyusari

3. Sebelah Timur berbatasan dengan Desa Tegalsari Kecamatan Cilamaya

Wetan

19

4. Sebelah Barat berbatasan dengan Desa Cikarang Kecamatan Cilamaya Wetan

Desa ini terdiri dari 4 dusun yaitu Dusun Tenggulun, Dusun Krajan I, Dusun

Krajan II dan Dusun Cikalong Girang. Mata pencaharian masyarakat Desa Cikalong

sangat beragam dimulai dari petani, buruh tani, pegawai swasta, pegawai negeri sipil,

pedagang, buruh harian lepas dan sebagainya. Sarana dan prasarana di Desa

Cikalong ini terbilang sudah cukup maju dari mulai prasarana jalan, sarana

peribadatan, sarana kesehatan, dan sarana pertanian.

1.1.2. Struktur organisasi dan fungsi

A. Struktur Organisasi

Jenis struktur organisasi yang digunakan pemerintah kantor desa cikalong

adalah struktur organisasi lini, dimana pemimpin bisa langsung memerintah

kebawahan. Adapun struktur organisasi yang digunakan Desa Cikalong sebagai

berikut :

Sumber: Kantor Desa Cikalong (2019)

Gambar III.1. Struktur Organisasi Desa Cikalong

20

B. Fungsi

1. Badan Permusyawaratan Desa (BPD)

BPD merupakan suatu lembaga tingkat desa yang anggotanya terdiri dari keua

rukun warga, pemangku adat, golongan profesi, pemuka agama, serta tokoh tau

pemuka masyarakat lainnya. Anggota BPD merupakan wakil dari penduduk

desa yang bersangkutan yang dipilih dalam musyawarah mufakat dan masa

jabatan dari anggota BPD adalah 6 tahun.

a. Funsi BPD

1) Menetapkan peraturan desa bersama dengan kepala desa

2) Menampung dan menyalurkan aspirasi masyarakat

b. Wewenang BPD

1) Bersama kepala desa melakukan pembahasan rancangan peraturan

desa

2) Mengawasi pelaksanaan peraturan desa serta peraturan kepala desa

3) Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian kepala desa

4) Membentuk panitia pemilihan kepala desa

5) Menggali, menampung, menghimpun, merumuskan, serta

menyalurkan aspirasi masyarakat

6) Menyusun tata tertib BPD

c. Hak BPD

1) Meminta keterangan kepada pemerintah desa

2) Menyatakan pendapat

21

2. Kepala Desa

Kepala desa merupakan orang yang berkedudukan sebagai kepala

pemerintahan di desa. Kedudukan kepala desa berada langsung di bawah

Bupati dan bertanggungjawab kepada bupati melalui camat.

Fungsi dan tugas dari kepala desa adalah memimpin penyelenggaraan

pemerintahan serta pembangunan dan pelayanan kemasyarakatan desa.

a. Wewenang kepala desa

Dalam melaksanakan tugasnya tersebut, kepala desa diberikan beberapa

wewenang seperti yang tercantum dalam PP no. 72 tahun 2005, seperti :

1) Memimpin penyelenggaran pemerintahan desa berdasarkan

kebijakan yang ditetapkan bersama BPD.

2) Mengajukan rancangan peraturan desa

3) Menetapkan peraturan desa yang telah menapatkan persetujuan

bersama BPD

4) Menyusun dan mengajukan rancangan peraturan desa mengenai

APB desa untuk dibahas dan ditetapkan brsama BPD

5) Membina kehidupan masyarakat desa

6) Membina perekonomian desa

7) Mengkoordinasi pembangunan desa secara partisipatf

8) Mewakili desa di dalam dan di luar pengadilan serta dapat menunjuk

kuasa hukum untuk mewakilinya sesuai dengan peraturan

perundamg-undangan

9) Melaksanakan wewenang lain sesuai dengan peraturan perundang-

undangan

22

b. Kewajiban pokok kepala desa

1) Memegang teguh dan mengamalkan pancasila, melaksanakan

UUDtahun 1945, serta mempertahankan dan memelihara keutuhan

NKRI

2) Meningkatkan kesejahteraan masyarakat

3) Melaksanakan kehidupan demokrasi

4) Melaksanakan prinsip tata pemerintahan dasa yang bersih dan bebas

dari KKN (korupsi, kolusi dan nepotisme

5) Menjalin hubungan kerja dengan seluruh mitra kerja pemerintahan

desa

6) Mentaati dan menegakan seluruh peraturan perundang-undangan

7) Menyelenggarakan administrasi pemerintahan desa yang baik

8) Melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan keuangan

desa

9) Melaksanakan urusan yang menjadi kewenangan desa

10) Mendamaikan perselisihan masyarakat di desa

11) Mengembangkan pendapatan masyarakat dan desa

12) Membina, mengayomi, serta melestarikan nilai-nilai sosial budaya

dan adat istiadat

13) Memberdayakan masyarakat dan kelembagaan di desa

14) Mengembangkan potensi sumber daya alam dan melestarikan

lingkungan hidup

23

Selain kewajiban-kewajiban pokok diatas, kepala desa juga berkewajiban

untuk :

1) Memberikan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa keppada

bupati atau walikota melalui camat sekali dalam setahun

2) Memberikan laporan keterangan pertanggungjawaban kepada BPD

dalam musyawarah BPD setidaknya sekali dalam setahun

3) Menginformasikan laporan penyelenggaraan pemerintahan desa

kepada masyarakat baik melalui selembaran maupun dapat

diinformasikan secara lisan dalam berbagai pertemuan masyarakat

desa maupun media lainnya

3. Sekretaris Desa

Kedudukan dari sekretaris desa adalah sebagai unsur staf yang membantu

kepala desa serta memimpin sekretariat desa. Adapun tugas dari seorang

sekretaris desa adalah membantu tugas kepala desa dalam melaksanakan tugas-

tugas ketatausahaan yang meliputi administrasi, kepegawaian, keuangan,

umum, perlengkapan, perencanaan evaluasi, serta laporan.

a. Tugas Sekretaris Desa

1) Mengkoordinir serta menjalankan administrasi pemerintahan,

pembangunan, kemasyarakatan, dan keuangan desa

2) Memberikan pelayanan administrasi untuk pemerintahan desa dan

masyarakat

b. Funsi Sekretaris Desa

1) Sebagai pelaksanaan bagian surat menyurat, arsip, serta laporan

2) Melaksanakan urusan administrasi keuangan

24

3) Melaksanakan administrasi pemerintahan desa, pembangunan, dan

kemasyarakatan

4) Melaksanakan fungsi serta tugas desa apabila kepala desa sedang

berhalangan

5) Melaksanakan urusan perlengkapan serta kerumahtanggaan desa

6) Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi kepala desa

4. Kasi Keuangan

Kasi Keuangan merupakan bagian dari struktur organisasi pemerintahan desa

yang ikut berperan penting untuk pelayanan administrasi desa.

a. Tugas Kasi Keuangan

1) Membantu tugas kepala desa dibidang administrasi pemerintahan desa

2) Melaksanakan tugas terkait urusan keuangan dan laporan keuangan

3) Membantu sekretaris desa dalam urusan pelayanan adminisrasi

pendukung pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan

b. Fungsi Kasi Keuangan

Melaksanakan urusan keuangan seperti pengurusan administrasi keuangan,

administrasi sumber-sumber pendapatan dan pengeluaran, verifikasi

administrasi keuangan, dan administrasi penghasilan kepala desa,

perangkat desa, BPD, dan lembaga pemerintahan desa lainnya.

5. Kasi Umum

Kasi umum juga merupakan bagian struktur organiasi pemerintahan desa yang

ikut berperan penting untuk menjaga keamanan lingkungan sekitar.

a. Tugas Kasi Umum

1) Membantu tugas kepala desa dibidang teknis maupun administrasi

pemerintahan desa

25

2) Memberikan pelayanan umum serta tugas surat menyurat

3) Melakukan pemeliharaan dan pelestarian aset-aset pemerintah

4) Melakukan pembinaan serta pelayanan administrasi kependudukan

dan perizinan

b. Fungsi Kasi Umum

1) Sebagai pelaksana kegiatan dalam bidang pembinaan kehidupan

masyarakat desa

2) Sebagai pelaksana inventarisasi, pembinaan, serta pelestarian

kebudayaan yang ada di desa

3) Sebagai pelaksana kegiatan peencanaan pada bidang sosial budaya

dan kemasyarakatan

6. Kasi Pemerintahan

Kedudukan kepala urusan pemerintahan adalah sebagai unsur sekretariat, yang

melalui sekretaris desa, ia memiliki tanggung jawab terhadap kepala desa.

a. Tugas Kasi Pemerintahan

1) Membantu pelaksanaan tugas kepala desa terutama di bidang teknis

dan administrasi

2) Membantu melaksanakan pelayanan masyarakat dalam pembuatan

ktp, kk dan surat keterangan lainnya

3) Membantu melaksanaan pencatatan data RT,RW dan Dusun

4) Membantu melaksanakan pembuatan laporan kegiatan-kegiatan rapat

dan rapat lainnya di tingkat pemerintahan desa (Rapat Mingguan

Desa, Daftar Hadir)

5) Membantu melaksanakan pencatatan mutasi tanah dan administrasi

pertanahan

26

b. Fungsi Kasi Pemerintahan

1) Sebagai pelaksana administrasi kependudukan pemerintahan desa

2) Sebagai pelaksana tugas-tugas pemerintahan yang diberikan oleh

kepala desa

3) Sebagai pelaksana penyelenggaraan buku administrasi peraturan desa

dan keputusan kepala desa

4) Sebagai pelaksana kegiatan perencanaan pemerintahan desa

7. Kasi Ekbang

Kepala seksi urusan ekonomi dan pengembangan berkedudukan sebagai unsur

sekretariat, yang bertanggungjawab kepada kepala desa.

a. Tugas Kasi Ekbang

1) Membantu kepala desa dibidang teknis dan administratif pelaksanaan

pengelolaan pembangunan masyarakat desa

2) Membantu membina perekonomian desa

3) Mengajukan pertimbangan kepada kepa desa baik menyangkut

rancangan peraturan desa maupun hal-hal yang bertalian dengan

pembangunan desa.

4) Penggalian dan pemanfaatan potensi desa

b. Fungsi Kasi Ekbang

1) Pelaksana kegiatan bidang pembangunan masyarakat desa

2) Pelaksana kegiatan dalam rangka membina perekonomian desa dan

inventarisasi potensi desa

3) Pelaksana tugas-tugas pembangunan yang dilimpahkan oleh kepala

desa

4) Pelaksana kegiatan perencanaan pembangunan masyarakat desa.

27

8. Kasi Trantib

Kedudukan kepala saksi trantib adalah sebagai unsur pelaksana teknis lapangan

bidang keamanan guna membantu kepala desa dalam menjalankan kegiatan

sesuai dengan bidang tugasnya dilapangan.

a. Tugas Kasi Trantib

1) Membantu kepala desa melaksanakan pembinaan keamanan

2) Menjaga ketertiban umum serta pembinaan perlindungan masyarakat

b. Fungsi Kasi Trantib

1) Sebagai punyusun dan pelaksanaan program kegiatan pembinaan

ketentraman dan ketertiban umum

2) Sebagai penyelenggara penegakan peraturan daerah, peraturan bupati,

keputusan kepala daerah dan perturan perundang-undangan lainnya di

desa

3) Sebagai pelaksanaan pembinaan dan perlindungan kepada masyarakat

dang anggota linmas di desa

4) Sebagai pelaksanaan penertiban terhadap gangguan sosial

9. Kepala Dusun (KADUS)

Kedudukan kepala dusun adalah sebagai unsur kewilayahan yang membantu

pelaksanaan tugas dari kepala desa dilingkup kerjanya. Adapun tugas dari

kepala dusun adalah membantu kepala desa dalam menjalankan kebijakan serta

kegitan di bidang pemerintahan, ketentraman dan ketertiban, pembangunan,

serta kemasyarakatan.

a. Tugas Kepala Dusun

1) Membanu melaksanakan tugas dari kepala desa yang masih berada

dalam wilayah kerjanya

28

2) Melakukan sosialisasi program-program pemerintahan kepada

masyarakat

3) Membantu tugas kepala desa dalam membina serta berkoordinasi

kegiatan dengan Rt maupun RW yang masih berada dalam wilayah

kerjanya

4) Melakukan upaya-upaya pemberdayaan masyarakat dalam

menjunjung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan

pembangunan.

5) Melakukan tugas lain yang diberikan oleh kepala desa

b. Fungsi Kepala Dusun

1) Sebagai pelaksana kegiatan pemerintahan, ketentraman dan

ketertiban, pembangunan, serta kemasyarakatan di wilayah kerjanya

2) Sebagai pelaksana peraturan desa

3) Sebagai pelaksana kebijakan desa di wilayah kerjanya

4) Mengawasi pelaksanaan pembangunan di wilayah kerjanya

1.2. Prosedur Sistem Berjalan

Analisis prosedur sistem berjalan merupakan kegiatan menganalisis prosedur-

prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari

kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata urutan kegiatan yang dilakukan oleh

unit-unit oranisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan

pengolahan data.

Prosedur-prosedur pengolahan data peristiwa kependudukan seperti mencatat

data dan mencetak data surat keterangan Kelahiran, Kematian, Pindah dan Datang

pendudukan yang ada di Kantor Desa Cikalong adalah sebagai berikut:

29

1. Prosedur berjalan pembuatan surat kelahiran

Pemohon langsung datang ke kantor desa dengan membawa bukti kelahiran

dari bidan, fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan fotocopy kartu keluarga (kk)

sebagai persyaratan. Pemohon mengisi formulir surat keterangan kelahiran dengan

lengkap. Kemudian pemohon menyerahkan formulir surat keterangan kelahiran yang

telah diisi beserta persyaratannya ke bagian kasi pemerintahan. Kasi pemerintahan

meregistrasi formulir surat keterangan kelahiran ke dalam buku arsip pembuatan

keterangan kelahiran. Kemudian kasi pemerintahan membuatkan surat keterangan

kelahiran dan dicetak. Hasil cetak dari surat permohonan akan ditandatangani dan

diberi stempel oleh kepala desa untuk disahkan. Setelah proses selesai dibuat maka

surat kelahiran diserahkan kepada pemohon

2. Prosedur berjalan pembuatan surat keterangan kematian

Pemohon langsung datang ke kantor desa dengan membawa fotocopy Kartu

Tanda Penduduk (KTP) orang yang meninggal dan fotocopy Kartu Tanda Penduduk

(KTP) pelapor. Pemohon mengisi formulir surat keterangan kematian dengan

lengkap. Kemudian pemohon menyerahkan formulir surat keterangan kematian yang

telah diisi beserta persyaratannya ke bagian kasi pemerintahan. Kasi pemerintahan

meregistrasi formulir surat keterangan kematian ke dalam buku arsip pembuatan

keterangan kematian. Kasi pemerintahan membuat surat keterangan kematian dan

dicetak. Hasil cetak dari surat permohonan akan ditandatangani dan diberi stempel

oleh kepala desa untuk disahkan. Setelah proses selesai dibuat maka surat kematian

diserahkan kepada pemohon.

3. Prosedur berjalan pembuatan surat keterangan pindah datang

Pemohon langsung datang ke kantor desa dengan membawa fotocopy kartu

keluarga (kk) dan fotocopy kartu tanda penduduk (ktp). Pemohon mengisi formulir

30

surat keterangan pindah datang wni dengan lengkap. Kemudian pemohon

menyerahkan formulir surat keterangan pindah datang wni yang telah diisi beserta

persyaratannya ke bagian kasi pemerintahan. Kasi pemerintahan meregistrasi

formulir surat keterangan pindah datang wni ke dalam buku arsip pembuatan

keterangan pindah datang wni. Kasi pemerintahan membuat surat keterangan pindah

dan dicetak. Hasil cetak dari surat permohonan akan ditandatangani dan diberi

stempel oleh kepala desa untuk disahkan. Setelah proses selesai dibuat maka surat

keterangan pindah diserahkan kepada pemohon.

1.3. Activity Diagram

Gambar.III.2. Activity Diagram

31

1.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang diperlukan dalam

proses yang dapat menghasilkan dokumen keluaran yang diinginkan, adapun bentuk

dokumen masukan tersebut sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai persyaratan berkas

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi Pemerintahan

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk

Fungsi : Sebagai persyaratan berkas

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi Pemerintahan

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat

Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Bukti Kelahiran dari Bidan

Fungsi : Sebagai persyaratan berkas

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi Pemerintahan

32

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat

Bentuk : Lampiran A.3

4. Nama Dokumen : Data Formulir Surat Kelahiran, Kematian, dan

Pindah Datang

Fungsi : Sebagai data surat yang diajukan

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kasi Pemerintahan

Media : Kertas

Jumlah : 3 (tiga) lembar

Frekuensi : Setiap mengajukan permohonan surat

Bentuk : Lampiran A.4

B. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah semua dokumen hasil dari proses yang telah terjadi

pada sistem. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kelahiran

Fungsi : Sebagai bukti kelahiran penduduk baru

Sumber : Kantor Desa

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap membuat Surat Keterangan Kelahiran

Bentuk : Lampiran B.1

33

2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian

Fungsi : Sebagai bukti kematian penduduk

Sumber : Kantor Desa

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap membuat Surat Keterangan Kematian

Bentuk : Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah Datang WNI

Fungsi : Sebagai bukti dari penduduk Pindah atau

Datang

Sumber : Kantor Desa

Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) lembar

Frekuensi : Setiap membuat Surat Keterangan Pindah

Datang

Bentuk : Lampiran B.3

1.5. Permasalahan Pokok

1. Sistem pengolahan administrasi data kependudukan yang berjalan di Kantor

Desa Cikalong masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan buku besar

atau buku register untuk proses pengolahan data sehingga dapat terjadi

kesalahan dalam mendata dan memerlukan waktu yang cukup lama.

2. Pencarian data yang sulit jika tiba-tiba dibutuhkan maka harus membuka dan

memeriksa semua buku besar atau buku register satu-persatu berdasarkan jenis

34

data yang dibutuhkan, keamanan data masih dalam susunan lemari sehingga

ada kemungkinan data yang hilang dan dokumen yang rusak.

3.6. Pemecahan Masalah

1. Dari masalah tersebut, dapat diambil keputusan dengan membuat sebuah

perancangan sistem pengolahan administrasi data kependudukan berbasis

desktop. Dengan memanfaatkan sistem komputerisasi dalam proses pengolahan

administrasi data kependudukan maka dapat mengolah data dengan baik dan

proses pengolahan akan lebih cepat, tepat dan akurat, serta meningkatkan

efektifitas dan efisien.

2. Data akan lebih mudah untuk ditemukan karena telah tersimpan dalam

database, data menjadi lebih terjaga keamanannya karena yang dapat

mengakses dan mengelola hanya pengguna yang berhak menggunakan aplikasi

Sistem Administrasi Data Kependudukan.