BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id...Pengajuan pembuatan paklaring g. Pengajuan surat...
Transcript of BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id...Pengajuan pembuatan paklaring g. Pengajuan surat...
28
28
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Ninja Xpress
Ninja Xpress adalah perusahaan layanan jasa logistic yang berdiri sejak
tahun 2014. Ninja Xpress adalah perusahaan jasa pengiriman paket yang hanya
mencakup kawasan Nusantara atau domestik, dan sudah beridiri di 6 negara yaitu
Indonesia, Malaysia, Vietnam, Philipina, Thailand dan Singapore, dengan seiring
berjalannya waktu dan semakin majunya teknologi, Ninja Xpress tidak hanya
melayani pengiriman paket secara offline dengan datang ke gerai-gerai Ninja
Xpress terdekat, Ninja Xpress juga memiliki teknologi online terbaru yang disebut
dengan On Demand Pickup, yaitu customer (Shipper) hanya tinggal memesan
melalui telpon, whatsapp, line, dan website selanjutnya akan ada kurir Ninja Xpress
yang akan menjemput paket tersebut, Ninja Xpress juga mempunyai layanan Cash
On Delevery (COD) yang akan mempermudah bisnis jual beli online. Pengguna
juga bisa melacak pengiriman paket secara real time di website
www.ninjaxpress.co.
Misi Ninja Xpress adalah terpacu dalam memberikan solusi logistic terbaik,
inovatif dan tepat guna bagi para pelanggan di seluruh wiliyah Asia Tenggara. Ninja
Xpress hadir dalam bisnis e-commerce, keinginan para pelanggan modern, serta
pentingnya menciptakan customer experirnce yang penuh kemudahan,
keterbukaan, dan kejujuran.
29
Ninja Xpress mulai berdiri sejak tahun 2014 dan dikepalai oleh Indra
Wiralaksmana sebagai Country Head di Indonesia, Indra bertanggung jawab untuk
memimpin perkembangan dan operasional bisnis di Indonesia yang bertempat di
kantor pusat Jakarta Ninja Xpress di Jl.Ciputat Raya Blok BB No.2, Pondok Pinang
Jakarta Selatan 12310, dan beberapa Station cabang atau Warehouse serta gerai
Ninja Xpress yang tersebar di area JABODETABEK serta kota-kota besar di
Indonesia. Dengan berdirinya Ninja Xpress pada tahun 2014, Ninja Xpress
berkomitmen untuk memperluas pertumbuhan gerai-gerai Ninja Xpress di
Indonesia dalam membantu dan mempermudah customer mengirim paket.
Business Devlopment adalah salah satu fungsi manajemen perusahaan
dalam upaya untuk mengembangkan bisnis yang dimiliki oleh perusahaan agar
dapat lebih dikenal oleh masyarakat luas. Dalam perusahaan Ninja Xpress devisi
Business Devlopment juga bertanggung jawab untuk memperluas cakupan area
gerai Ninja Xpress, semakin banyaknya gerai Ninja Xpress akan semakin
mempersingkat waktu atau mempermudah untuk customer atau shipper (Pengirim
Paket) datang mengirimkan paket ke gerai Ninja Xpress terdekat. Fungsi gerai
Ninja Xpress sendiri adalah sebagai gerai yang melayani customer retail secara
langsung atau walk-in. Tujuan adanya gerai Ninja Xpress adalah untuk
mengembangkan bisnis Ninja Xpress dalam melayani seluruh masyarakat serta
memperkuat dan memperluas branding Ninja Xpress.
3.1.2. Struktur dan Tata kerja Devisi Business Development pada Ninja
Xpress
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian,
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan, dalam menjalankan
30
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan diinginkan.
Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi
dibatasi. Dalam devisi Business Development terdapat beberapa bagian yang akan
berperan penting dalam mengembangkan ide-ide bisnisnya untuk memperluas
cakupan gera-gerai Ninja Xpress, mencari sumber daya manusia dan technical
untuk membantu jika ada masalah. Struktur organisasi yang baik harus menjelaskan
hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung
jawaban apa yang akan di kerjakan.
Berikut ini adalah gambar bagan struktur organisasi Business Development
dari Ninja Xpress:
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.1 : Stuktur Organisasi Business Development Pada Ninja Xpress
Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat dipaparkan tugas dari
masing-masing bagian, ialah sebagai berikut:
Technical Expansion
Operations Ibrahim, Arim, & Aldy
Ninja Point Development Manager
AMMAR NAUFAL
Network Expansion
Yugi, Ian, dan Cevry
Staff Ninja Xpress
Gerai / Cabang
People Development
Zakia &Agung
31
1. Ninja Point Development Manager
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. Menganalisa adanya peluang pertumbuhan yang potensial terhadap Ninja
Point.
b. Mengkordinasikan dan mengawasi seluruh kegiatan oprasional Ninja Point.
c. Bertanggung jawab dalam memimpin devisi Business Development.
d. Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
e. Mewakili perusahaan mengadakan perjanjian-perjanjian, merencanakan dan
mengawasi kinerja karyawan.
2. Network Expansion
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. Menyurvei tempat atau lokasi yang strategis untuk membuka gerai Ninja
Point.
b. Mengurus kontrak gerai Ninja Xpress
3. People Development
Tugas dan tanggung jawab:
a. Recruitment staff Ninja Xpress
b. Pengajuin cuti dan izin staff Ninja Xpress
c. Perpanjang kontrak staff Ninja Xpress
d. Memonitoring sikap dan perilaku staff Ninja Point
e. Pengajuan pembuatan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
f. Pengajuan pembuatan paklaring
g. Pengajuan surat keterangan pembuatan ATM baru
32
4. Technical Expansion Operations
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. Mengatasi setiap masalah yang terjadi pada sistem berjalan Ninja Xpress.
b. Mengurusi segala kebutuhan Ninja Xpress seperti equipment.
c. Memonitoring paket Ninja Xpress setiap hari agar memastikan paket Ninja
Xpress tidak ada yang pending pickup.
d. Mengurus service charge gerai Ninja Xpress.
e. Mengatasi paket-paket Ninja Xpress yang bermasalah seperti claim rusak
atau hilang.
f. Memberikan rute reservasi pada rider atau driver untuk penjemputan paket.
6. Staff Gerai Ninja Xpress
a. Membersihkan dan menjaga kebersihan gerai Ninja Xpress.
b. Melakukan tracking semua paket customer yang di kirim di hari kemarin
secara keseluruhan.
c. Mengisi shipment report dilakukan 1 jam sebelum jam kerja berakhir
d. Merekap semua data administrasi dengan rapih dan menyimpan dengan
baik.
e. Mengoprasikan aplikasi Ninja Xpress Input paket secara teliti, tanyakan
detail isi paket dan pastikan peket bukan paket DG (Danger Good), timbang
atau ukur paket.
3.1.3 Jenis Layanan dalam Produk Ninja Xpress
Ada beberapa jenis layanan Produk yang diberikan oleh Ninja Xpress, yaitu :
33
1. Ninja Super
Paket atau dokumen akan dikirim ke alamat yang dituju pada hari yang sama.
2. Ninja Fast
Paket atau dokumen akan dikirim ke alamat yang dituju pada keesokan harinya.
3. Ninja Reguler
Paket atau dokumen akan dikirim ke alamat yang dituju dalam waktu 1 sampai
3 hari kerja.
Berdasarkan data jenis layanan tersebut, tidak semua layanan dapat diberikan
pada customer, karena untuk saat ini gerai Ninja Xpress hanya melayani jenis
layanan atau service Ninja Fast dan Ninja Reguler. Ninja Fast dapat digunakan
hanya mencakup area Jabodetabek dan Bandung.
3.1.4 Tarif dan Wilayah Pengiriman Ninja Xpress
Ninja Xpress menawarkan harga yang sangat kompetitif untuk layanan dan
solusi logistik. Layanan Ninja Xpress didukung dengan infrastruktur yang kuat
yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan customer. Namun saat ini Ninja Xpress
hanya mencangkup kota-kota besar di Indonesia. Adapun harga untuk pengiriman
paket dapat dibedakan sesuai jarak pengiriman paket seperti area Jabodetabek,
Banten, Jawa Barat,Jawa Tengah,Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa
Tenggara Timur, Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Riau, Jambi,
Bengkulu, Bangka Belitung, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Lampung,
Kalimantan Timur, Kalimantan Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah,
Sulawesi Utara, Sulawesi Selatan, Gorontalo, Papua.
34
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.2 : Wilayah Jangkauan Ninja Xpress.
Berdasarkan data pada tarif harga Ninja Xpress, Ninja Xpress memberikan
tarif khusus pengiriman pada area JABODETABEK dengan tarif Rp.9000/kg dan
berlaku tarif datar sampai dengan 2kg. Berikut adalah price list atau rincian harga
sesuai dengan daerah dan kota yang sudah ditentukan oleh Ninja Xpress adalah
sebagai berikut:
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.3 : Price List Harga Ninja Xpress
35
3.1.5 Status Pelacakan Pengiriman Cek barang atau melihat status barang bisa di cek di website
www.ninjaxpress.com adapun status-status yang dapat dilihat,antara lain :
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.4 : Status Pelacakan Ninja Xpress.
1. Staging (tempat transit)
Staging adalah proses dimana penginputan barang yang belum sempurna,
masih kurangnya proses tahapan dalam pengisian data pengirim atau
penerima.
2. Pending pickup at distribution point ( menunggu pengambilan pada gerai
Ninja Xpress)
Barang yang sudah di input dan masih berada di Ninja Point tetapi belum di
scan barcode oleh rider (kurir pengiriman)
3. Enroute sorting hub (dalam perjalanan menuju gudang)
Barang yang sudah di scan barcode dan rider membawa atau mengirim
barang ke warehouse (Gudang)
STAGING Pending pickup Enroute sorting hub
Arrived sorting hub
On vehicle for delivery
Complete
36
4. Arrived sorting hub (tiba di gudang penyortiran)
Barang yang berada di warehouse dan sedang di proses sortir dan bisa juga
barang dalam pejalanan menuju warehouse kota tujuan.
5. On vehicle for delivery (dalam perjalanan untuk pengiriman)
Proses pengiriman barang ke tempat tujuan atau barang yang sedang di bawa
oleh rider menuju penerima.
6. Complete (sukses)
Proses pengiriman barang yang sudah sukses diterima oleh penerima.
3.1.6 Pedoman dan Ketentuan Pengiriman Paket pada Ninja Xpress
Adapun pedoman dan ketentuan pada pengiriman paket seperti pedoman
pengiriman, barang kiriman, isi barang, biaya, Asuransi dan pergantian kerusakan
atau kehilangan, klaim, kebijakan. Berikut adalah rincian pedoman dan ketentuan
adalah sebagai berikut:
1. Pedoman pengiriman
a. Pengirim wajib membaca dan memahami isi pedoman dan ketentuan
Ninja Xpress.
b. Pengirim wajib memberikan informasi pengiriman secara jelas dan rinci.
c. Ninja Xpress berhak menolak pengiriman barang.
d. Ninja Xpress berhak melakukan pengiriman melalu jalur perusahaan
serta pengangkut yang dinilai sesuai dengan keperluan pengiriman
menurut Ninja Xpress.
37
e. Ninja Xpress tidak bertanggung jawab atas kerusakan barang atau
dokumen yang dikarenakan oleh ketidak sempurnaan kemasan oleh
pengirim.
2. Barang kiriman
a. Pengirim wajib mencantumkan alamat lengkap tujuan dan informasi
jenis atau isi barang kiriman secara rinci.
b. Pengirim bertanggung jawab atas pengemasan barang yang menjaga
keamanan dan keutuhan barang sepenuhnya.
c. Ninja Xpress berhak melakukan pemeriksaan isi barang kiriman guna
kepentingan keamanan.
d. Ninja xpress tidak bertanggung jawab terhadap barang kiriman apabila
terdapat perbedaan antara isi dengan informasi yang telah disampaikan
sebelumnya.
3. Isi barang
a. Ninja Xpress tidak menerima barang berbahaya yang mudah meledak
dan terbakar, barang yang mengganggu keselamatan umum, barang
berharga seperti emas, perak, uang, barang illegal, narkoba dan barang
yang dilarang beredar menurut UU No.35 tahun 2009 pasal 115,120, dan
125 tentang Narkotika dan UU No.1 pasa 136 ayat (1) & (3) dan pasal
138 tentang penerbangan, binatang dan tanaman hidup.
b. Ninja Xpress akan mengabil tindakan yang diperlukan bila ditemukan isi
barang kiriman yang tergolong pada ketentuan diatas.
38
4. Biaya
a. Perhitungan biaya pengiriman berdasarkan pada berat actual barang
kiriman atau perhitungan volumetric (PxLxT/6000) dihitung berdasarkan
pada kebijakan Ninja Xpress. Maksimal berat 30kg dan untuk dimensi
50x50x70.
5. Asuransi dan pergantian kerusakan atau kehilangan
a. Ninja Xpress menyediakan jasa tambahan asuransi dengan premi di
mulai dari Rp 2.500 atau 0,25% dari hatga barang sesuai tagihan
pembelian barang.
b. Pengirim berhak melakukan klaim terhadap barang apabila kerusakan
dan kehilangan terjadi selama proses pengiriman oleh Ninja Xpress.
c. Pergantian atas kehilangan atau kerusakan barang yang tidak
diasuransikan maksimal sebesar 10 kali lipat dari biaya pengiriman.
d. Pengirim yang mengasuransikan barang kiriman akan mendapat
penggantian maksimal sebesar harga barang yang disampaikan.
6. Klaim
a. Pengirim dapat melakukan klaim atas barang kiriman dengan membawa
dokumen atau bukti resi pengiriman Ninja Xpress, tanda pengenal, dan
mengisi lembar klaim secara tertulis di tempat pengirim melakukan
pengiriman barang.
b. Penggantian akan diberikan kepada pengirim dalam kurun waktu 7 hari
kerja setelah hasil investigasi selesai dilakukan oleh Ninja Xpress.
39
7. Kebijakan
a. Ninja xpress tidak melakukan penggantian apabila terjadi kehilangan dan
kerusakan akibat keadaan darurat, sifat atau kondisi barang kiriman,
bencana alam, dan kesalahan pengirim ataupun penerima.
b. Barang kiriman yang ditolak oleh penerima tanpa alas an yang jelas maka
akan dikembalikan kepada pengirim dan segala biaya yang timbul untuk
pengembalian barang kiriman menjadi tanggung jawab pengirim.
c. Pengirim dapat mengambil barang kiriman yang dikembalikan digudang
Ninja Xpress setelah melunasi biaya pengembalian barang kiriman. Jika
pengirim tidak bersedia membayar biaya pengembalian, maka barang
kiriman menjadi hak milik Ninja Xpress dan tanggung jawab Ninja
Xpress dianggap selesai.
d. Pedoman dan ketentuan pengirim ini menjadi perjanjian yang sah antara
Ninja Xpress dengan pengirim.
e. Pedoman dan ketentuan pengirim ini berdasarkan pada ketentuan hukum
dan perundang-undangan yang berlaku.
3.1.7 Aplikasi dan Web Pengiriman dan Penjemputan pada gerai Ninja
Xpress
Dalam pelaksanaan prosedur pengiriman paket, gerai Ninja Xpress
menggunakan website dan aplikasi. Berikut adalah website dan aplikasi yang
ada pada gerai Ninja Xpress:
40
1. My Ninja adalah web sistem untuk penginputan data pengiriman di gerai
Ninja Xpress. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk menginput
paket pada MyNinja yaitu:
a. Masukan link www.myninja.ninjaxpress.co
b. Masuk ke akun Ninja Xpress lalu masukan user dan password, setiap
Ninja Xpress mempunyai user dan password masing-masing.
c. Masuk ke kolom Buat Pesanan dalam kolom ini lengkapi seluruh data
yang menyangkut paket seperti alamat tujuan dan nama pengirim serta
penerima.
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.5 : Aplikasi Web MyNinja.
2. Ninja Id adalah aplikasi yang di gunakan oleh rider atau driver untuk
penjemputan paket, dan aplikasi ini terinstal pada handphone masing-
masing rider atau driver. Adapun langkah-langkah yang dilakukan pada
saat penjemputan paket dari Ninja Xpress ke station cabang pada aplikasi
Ninja Id adalah:
a. Masuk pada aplikasi Ninja Id
b. Masukan user dan password, setiap rider atau driver mempunyai user
dan password masing-masing.
41
c. Setelah masuk pada aplikasi ini, akan muncul secara otomatis rute
perjalanan yang mengarahkan rider atau driver untuk menjemput paket
pada geri Ninja Xpress.
d. Sesampainya rider atau driver pada gerai Ninja Xpress, rider atau driver
proses pick up paket dengan cara scan barcode pada paket.
e. Setelah proses scan selesai, rider atau driver menyamakan jumlah paket
yang ada pada aplikasi dan handover pastikan jumlah dan nomer stamp
sama.
f. Setelah proses pemindahan paket dari Ninja Xpress pada rider selesai dan
jumlah sama, rider atau driver dan staff gerai tanda tangan pada aplikasi
tersebut.
Sumber: Ninja Xpress
Gambar III.6 : Aplikasi Web Ninja Id
3.1.8. Dokumen yang digunakan pada prosedur pengiriman paket
Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang terkait pada pelaksanaan
pengiriman paket yang ada pada gerai Ninja Xpress:
1. Lembar consigment note adalah lembar rangkap dua yang digunakan
oleh staff gerai jika ada customer/pengirim meminta buktu resi secara
fisik.
42
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.7 : Lembar Consignment Note
2. Resi elektronik adalah bukti pengiriman yang berisi nomer stamp atau
resi kiriman yang dikrim secara otomotis dengan sistem elektronik.
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.8 : Resi Elektronik
3. Delivery report adalah bukti laporan yang dikrim secara elektronik yg
berisi informasi bahwa paket sudah sampai pada alamat tujuan,
dengan tertera tanda tangan penerima, tanggal diterima dan nama
kurir pengantar.
43
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.9 : Lembar Delivery Report
4. Lembar handover adalah lembar dokumen yang berisi lokasi gerai
Ninja Xpress, nomer Stamp paket, dan tanda tangan staff gerai dan
kurir pick up.
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.10 : Lembar Handover
5. Loog Book adalah buku catatan yang di gunakan oleh staff gerai Ninja
Xpress untuk menginput secara manual laporan pendapatan yang
disediakan prusahaan di gerai Ninja Xpress guna mempunyai salinan yang
ada pada aplikasi komputerisasi apabila terjadi kehilangan data, komputer
rusak, lupa input, atau kelalaian lainnya.
44
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.11 : Loog Book
6. Aplikasi laporan harian yang digunakan pada Ninja Xpress adalah
Microsoft Excel. Setelah proses pengiriman paket selesai kepada customer
dan staff sudah menerima uang pembayaran dari customer, tahap
selanjutnya adalah staff gerai membuat laporan harian yang di input
melalui sistem komputerisasi yaitu Microsoft Excel sistem komputerisasi
yang sudah terhubung oleh google drive untuk memudahkan dan
menghubungkan seorang kepala devisi dan pihak-pihak terkait mengontrol
pendapatan setiap harinya.
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.12 : Aplikasi Komputerisasi Laporan Harian.
7. Stamp Paket adalah sticker yang berisi nomer dan angka serta barcode
yang akan di tempelkan dan di input pada setiap paket, berfungsi untuk
menghasilkan sebuah tracking id atau resi pada paket.
Sumber : Ninja Xpress:
Gambar III.13 : Stamp paket Ninja Xpress.
3.2 Hasil penelitian pelaksanaan Kegiatan Administrasi Pengiriman
Paket Pada Ninja Xpress
45
Berikut adalah flowchart atau alur dari prosedur pengiriman paket domestic
pada Ninja Xpress.
CUSTOMER STAFF NINJA RIDER PENJEMPUTAN
WAREHOUSE STATION/HUB KURIR DELIVERY
46
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.14 : Prosedur pengiriman paket Ninja Xpress.
Prosedur administrasi pengiriman paket domestik pada gerai Ninja Xpress:
Mengirim
Paket
Paket
Diterima
Paket diproses
Pilihan
Layanan
Jenis Layanan
Asuransi/Tidak
Di Proses
Mengemas
dan input data
Paket Diterima
Laporan
Harian
Menampung Paket
Membuat Handover
Mendistribusikan Menerima Handover
Pickup Barang
Scan Barcode
Barang
Membawa Paket
Global inbound
mendistribusikan Diterima masing-
masing
mendistribusikan Diterima
Paket diterima Ke alamat customer
Reguler Fast
Mulai
Selesai
47
1. Customer mengirim paket pada gerai Ninja Xpress.
2. Paket diterima oleh staff Ninja Xpress.
3. Paket di proses oleh staff gerai, staff gerai menanyakan pada customer
menggunakan asuransi atau tidak dan jenis layanan yang di pilih oleh customer.
4. Membungkus paket dengan kantong plastik yang disediakan oleh Ninja Xpress
jika diperlukan, dan menempelkan sticker fragile jika barang masuk kategori
pecah belah, lalu Paket di proses di input seluruh informasi paket pada web
MyNinja.
5. Setelah proses pengiriman paket selesai kepada customer dan staff sudah
menerima uang pembayaran dari customer, tahap selanjutnya adalah staff gerai
membuat laporan harian yang di input melalui sistem komputerisasi yaitu
Microsoft Excel dan manual dengan log book. Sistem komputerisasi yang sudah
terhubung oleh google drive untuk memudahkan dan menghubungkan seorang
kepala devisi dan pihak-pihak terkait mengontrol pendapatan setiap harinya.
Adapun isi format dari sistem komputerisasi tersebut yaitu nama pengirim,
nama penerima, kota tujuan, berat paket, dan besar biaya. Staff Ninja Point juga
menginput secara manual laporan pendapatan pada log-book yang disediakan
perusahaan di gerai Ninja Xpress guna mempunyai salinan yang ada pada
aplikasi komputerisasi apabila terjadi kehilangan data, komputer rusak, lupa
input, atau kelalaian lainnya.
6. Paket di tampung di gerai Ninja Xpress sampai rider atau driver tiba menjemput
paket.
7. Pada tahap ini proses pick up atau pengangkutan paket biasa dilakukan saat jam
operasional akan berakhir, rider atau driver akan tiba menjemput paket untuk
48
dibawa ke gudang (station) cabang terdekat sesuai lokasi. Adapaun langkah-
langkah pada proses pick up barang yaitu:
a. Rider atau driver tiba di gerai Ninja Xpress lalu scan paket yang sudah di
input dan di tempelkan stamp.
b. Setelah sistem pemindahan paket pada aplikasi rider atau driver selesai,
staff Ninja Xpress mempunyai tanggung jawab mengisi lembar handover
atau lembar dokumen yang berisi nomer-nomer resi paket yang ditanda
tangani oleh staff gerai dan rider atau driver pick up yang akan di bawa oleh
rider atau driver pick up paket, sebagai bukti bahwa paket sudah di bawa
sesuai resi paket dan jumlahnya, atas persetujuan ke dua belah pihak staff
gerai dan rider atau driver pick up, untuk diproses ke tahap selanjutnya di
gudang (station) cabang.
8. Rider atau driver membawa paket ke station, disini paket akan di global
inbound.
9. Setelah proses ke 8 selesai selanjutnya paket akan di bawa ke Warehouse via
line haul , di warehouse akan di tandai titik tujuan pengantaran di maps
rider/driver proses ini dilakukan oleh addres verification , selanjutnya akan di
proses routing proses routing ini adalah membuat route rider atau driver proses
ini dilakukan oleh routing management, setelah proses routing paket di
pisahkan sesuai nomor route, jika ada paket yang jarak tempuhnya jauh paket
tersebut akan diberikan ke tim Air Freight agar paket tersebut dikirim melalui
udara.
49
10. Setelah Proses ke 9 selesai selanjutnya paket akan di bawa ke masing-masing
station/hub setelah sampai station paket akan di van inbound untuk proses
pengiriman.
11. Kurir delivery akan mengantarkan paket tersebut pada alamat sesuai tujuan
paket.
3.2.1 Prosedur Pengiriman Paket Manual dan Elektronik
Penginputan pengiriman paket pada gerai Ninja Xpress menggunakan sistem
elektronik dan sistem manual pada saat ini. Ninja Xpress mempunyai Standart
Operating Procedure (SOP) dalam sistem penginputan paket yaitu sistem
elektronik, namun seiring berjalannya waktu perubahan terjadi pada gerai Ninja
Xpress.. Hal ini dianggap kurang efektif mengingat betapa petingnya bukti fisik
atau lembar tertulis bagi beberapa customer, sehingga staff gerai harus menulis
secara manual dengan lembar consigment note yang disediakan.
3.2.2 Prosedur Pengiriman Paket secara Elektronik
Berikut adalah flowchart atau alur dari prosedur pengiriman paket secara
elektronik dan penjelasannya.
50
CUSTOMER STAFF GERAI KURIR
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.15 : Prosedur pengiriman paket elektronik Ninja Xpress.
Mengirim Paket
Paket Diterima
Di Proses
Menempelkan
Stamp/Barcode
Menimbang /
mengukur volume
Pilihan
Layanan
Jenis
Layanan
Asuransi/Tidak
Di Proses
Diterima
Reguler Fast
Pembayaran
mengemas
Menginput
data di web
Resi
elektronik
mendistribusikan
mendistribusikan
Menerima
barang
Mengirim
barang
Mulai
Selesai
51
1. Sebagai penerima paket dari tangan customer, sebelum lanjut ke tahap
penginputan hal-hal yang harus dilakukan seorang staff gerai yaitu :
b. Menanyakan detail isi barang, apakah barang tersebut dapat dikirim
atau tidak.
c. Menempelkan stamp
d. Menimbang atau mengukur volume paket, volume adalah berat yang
di dapat dari hasil perhitungan (PxLxT:6000). Biasanya perhitungan
volume digunakan untuk paket yang besar namun tidak berat.
e. Menanyakan kepada customer ingin menggunakan asuransi atau
tidak, cara perhitungan asuransi yang ada pada Ninja Xpress adalah
0,25% x harga barang.
f. Menanyakan pada customer jenis layanan pengiriman yang
diinginkan.
g. Membungkus paket dengan kantong plastik yang disediakan oleh
Ninja Xpress jika diperlukan, dan menempelkan sticker fragile jika
barang masuk kategori pecah belah.
2. Menginput seluruh informasi paket pada web MyNinja, adapun langkah-
langkah yang dilakukan untuk menginput paket pada MyNinja yaitu:
a. Masukan link www.myninja.ninjaxpress.co
b. Masuk ke akun Ninja Xpress lalu masukan user dan password, setiap
gerai Ninja Xpress mempunyai user dan password masing-masing.
c. Masuk ke kolom Buat Pesanan dalam kolom ini lengkapi seluruh
data yang menyangkut paket seperti alamat tujuan dan nama
pengirim serta penerima.
52
3. Bukti resi akan masuk secara otomatis ke dalam email atau nomer
handphone customer yang tertera pada kolom informasi pengirim..
4. Customer atau pengirim akan menerima delivery report secara
elektronik yang masuk ke dalam email dan nomer handphone secara
otomatis apabila paket sudah diterima oleh penerima.
5. Setelah proses pengiriman paket selesai staff menerima uang
pembayaran dari customer.
3.2.3 Prosedur Pengiriman Paket secara manual
Berikut adalah flowchart atau alur dari prosedur pengiriman paket secara
manual dan penjelasannya.
53
CUSTOMER STAFF GERAI KURIR
Sumber : Ninja Xpress
Gambar III.16 : Prosedur pengiriman paket manualNinja Xpress.
Mengirim Paket
Paket Diterima
Di Proses
Menempelkan
Stamp/Barcode
Menimbang /
mengukur volume
Pilihan
Layanan
Jenis
Layanan
Asuransi/Tidak
Di Proses
Diterima
Reguler Fast
Pembayaran
mengemas
Menginput
data di web
Resi elektronik
mendistribusikan
Mendistribusikan
barang
Menerima
barang
Mengirim
barang
Consigment Note
Mulai
Selesai
54
1. Sebagai penerima paket dari tangan customer, sebelum lanjut ke tahap
penginputan hal-hal yang harus dilakukan seorang staff Ninja yaitu:
a. Menanyakan detail isi barang, apakah barang tersebut dapat dikirim
atau tidak.
b. Menempelkan stamp atau barcode pada paket, barcode ini berfungsi
untuk menghasilkan tracking id atau resi setelah penginputan, dan
akan diberikan ke customer untuk melacak paket tersebut.
c. Menimbang atau mengukur volume paket, volume adalah berat yang
didapat dari hasil perhitungan (PxLxT:6000). Biasanya perhitungan
volume digunakan untuk paket yang ukurannya besar namun tidak
berat.
d. Menanyakan kepada customer ingin menggunakan asuransi atau
tidak, cara perhitungan asuransi yang ada pada Ninja Xpress adalah
0,25% x harga barang.
e. Membungkus paket dengan kantong pelastik yang disediakan oleh
Ninja Xpress jika diperlukan, dan menempel sticker fragile jika
barang masuk kategori pecah belah.
3. Menginput seluruh informasi paket pada MyNinja, My Ninja adalah
web sistem untuk penginputan data pengiriman di gerai Ninja
Xpress. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk menginput
paket pada MyNinja yaitu:
a. Masukan link www.myninja.ninjaxpress.co
55
b. Masuk ke akun Ninja Xpress lalu masukan user dan password,
setiap gerai Ninja Xpress mempunyai user dan password
masing-masing.
c. Masuk ke kolom Buat Pesanan dalam kolom ini lengkapi
seluruh data yang menyangkut paket seperti alamat tujuan dan
nama pengirim serta penerima.
4. Memberikan bukti resi dengan lembar consignment note kepada
customer yang ditulis secara manual, adapun isi dari lembar
consigment note yaitu meliputi :
a. Nama pengirim
b. Nama penerima
c. Nomer Telepon pengirim dan penerima
d. Tracking id
e. Nomer stamp
f. Berat paket
g. Biaya paket
h. Keterangan barang
i. Jenis layanan yang digunakan
5. Customer atau pengirim akan menerima delivery report secara
elektronik yang masuk ke dalam email dan nomer handphone secara
otomatis apabila paket sudah diterima oleh penerima.
6. Setelah proses pengiriman paket selesai staff menerima uang
pembayaran dari customer.
56
3.3 Kendala pengiriman paket pada gerai Ninja Xpress
Ada beberapa kendala pada proses prosedur pengiriman paket secara elektronik
maupun manual pada Ninja Xpress, berikut ini adalah kendala yang terjadi pada
prosedur pengiriman paket:
1. Pada gerai Ninja Xpress kurangnya dukungan dari customer yang modern
untuk menerima resi secara elektronik, banyak dari customer yang meminta
bukti lembar fisik yang tertulis.
2. Kurangnya fasilitas yang mendukung seperti printer pada gerai Ninja
Xpress sehingga membuat staff harus menulis manual resi pada lembar
consigment note jika customer meminta bukti lembar tertulis.
3. Kurang dikembangkannya web atau aplikasi terkomputerisasi pada gerai
Ninja Xpress, sehingga resiko terjadinya kesalahan data lebih tinggi.
4. Pada saat ini Ninja Xpress hanya mencangkup pengiriman pada kota-kota
besar di Indonesia, sehingga tidak banyak dari customer yang tidak jadi
mengirimkan paket nya karena alamat yang dituju daerah atau kota-kota
terpencil yang belum di cover oleh Ninja Xpress.
3.4 Cara mengatasi kendala dalam pengiriman paket pada gerai Ninja Xpress
Adapun cara untuk mengatasi kendala pada prosedur pengiriman paket secara
elektronik maupun manual pada gerai Ninja Xpress adalah sebagai berikut:
1. Kendala pada kurangnya sosialisasi perusahaan pada customer mengenai
resi elektronik sehingga Ninja Xpress menyediakan lembar consigment note
atau lembar bukti pengiriman rangkap dua yang berisi data kiriman dan
57
dilengkapi dengan nomer stamp atau resi dimana nama pengrim, nama
penerima dan biaya kirim tertera untuk diberikan kepada customer.
2. Staff gerai Ninja Xpress diharuskan sangat aktif untuk memberikan
informasi dan arahan untuk meyakinkan customer tentang kelebihan yang
di dapat mengenai resi elektronik, bahwa dengan menggunakan resi
elektronik akan lebih memudahkan customer untuk melacak paket yang di
kirim, sehingga customer tertarik dan tidak meminta bukti resi tertulis atau
consigment note.
3. Kurang di kembangkannya web atau aplikasi yang terkomputerisasi pada
gerai Ninja Xpress saat ini, solusi untuk hal ini Ninja Xpress menyediakan
log book pada gerai Ninja Xpress. Log book adalah buku catatan yang yang
digunakan oleh staff gerai Ninja Xpress untuk menginput secara manual
laporan pendapatan guna mempunyai salinan yang ada pada aplikasi
komputerisasi apabila terjadi kehilangan data, lupa input, komputer rusak,
atau kelalainnya laiinya.
4. Kendala yang terjadi mengenai cakupan area yang tercover oleh Ninja
Xpress untuk saat ini pihak perusahaan Ninja Xpress masih dalam tahap
perusahaan berkembang. Ninja Xpress terus mengoptimalkan dan
mengembangkan dalam melayani masyarakat, dapat dilihat dengan adanya
devisi Business Devlopment salah satu fungsi manajemen perusahaan dalam
upaya untuk mengembangkan bisnis yang dimiliki perusahaan agar dapat
lebih di kenal oleh masyarakat luas. Devisi Business Devlopment juga
bertanggung jawab untuk memperluas cakupan area gerai Ninja Xpress.