14

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Indo Cantik Sehat

PT Indo Cantik Sehat didirikan pada Desember 2014 yang beralamat di

Gedung Fastworld Lt. 3, Komplek Duta Merlin Blok D No. 8-10, Jalan Gajah Mada

No. 3-5, Jakarta 10130, didirikan oleh Bapak Suprapto Suwandi. Bidang usaha yang

diambil adalah jasa perawatan kecantikan dan penjualan kosmetik. Dengan membawa

brand oriskin, orislim, nail trix, dan murad, kami siap memberikan yang terbaik

untuk customer. Sampai dengan bulan Mei tahun 2016 perusahaan ini memiliki lebih

dari ratusan tenaga profesional dan juga memiliki 16 klinik yang tersebar hampir di

seluruh Indonesia. Di klinik sendiri kami menangani treatment kecantikan yang

ditangani oleh para dokter-dokter ahli bersertifikat, didukung dengan produk-produk

yang berkualitas. Dalam memperluas bisnisnya PT Indo Cantik Sehat melakukannya

dengan membuka klinik baru. Untuk mencapai tujuan perusahaan PT Indo Cantik

Sehat berusaha memberikan yang terbaik kepada customer dengan cara meningkatkan

kinerja terutama pada pelayanan. Omset PT Indo Cantik Sehat mencapai hampir lima

milyar perbulannya. Untuk meningkatkan omsetnya, perusahaan ini sering

mengadakan event eksternal maupun internal, dan juga bekerja sama dengan tenant.

Contoh kegiatan eksternal adalah mengadakan mini gathering, arisan, dan lain-lain.

Sedangkan untuk kegiatan internalnya biasanya dengan mengadakan beauty class.

15

Sumber: PT Indo Cantik Sehat

Gambar III.1.

Logo PT Indo Cantik Sehat

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi

1. Struktur Organisasi.

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap

bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam

menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi

berfungsi untuk menjalankan spesifikasi dan spesialisasi kerja, menunjukan

fungsi, kegiatan setiap instansi didalamnya serta menggambarkan hubungan

antara instansi-instansi yang berbeda sampai suatu batasan tertentu.

Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan

pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas

dan fungsi dibatasi. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi

pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Struktur orgasinasai juga

dapat menjelaskan mengenai pembagian tugas, memperlihatkan fungsi atasan

dan bawahan serta menjelaskan pengelompokan pekerjaan. Berikut adalah

struktur organisasi divisi sales PT Indo Cantik Sehat:

16

Country Manager

Area Manager

Sales Leader Operational Support

Beautician Beauty Consultant

Sumber: PT Indo Cantik Sehat

Gambar III.2.

Struktur Organisasi Divisi Sales/Operational PT Indo Cantik Sehat

2. Tata Kerja Organisasi.

Tata kerja bertujuan untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal

dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai

dengan apa yang telah direncanakan. Dalam suatu organisasi, pembagian tugas

dan wewenang sangat penting agar setiap pekerjaan dalam perusahaan dapat

mengetahui hal-hal apa saja yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan demikian,

setiap pekerja dapat mengerjakan tugasnya masing-masing dengan penuh

tanggung jawab.

17

Deskripsi jabatan pada PT Indo Cantik Sehat adalah sebagai berikut:

a. Country Manager.

Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:

1) Memastikan pencapaian target sales.

2) Mengevaluasi target sales.

3) Memonitor, memberikan arahan, serta problem solving terhadap

masalah yang berkaitan dengan sales.

b. Area Manager.

Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:

1) Bertanggung jawab kepada seluruh proses dan operasional tim di

cabang-cabang di bawah supervisinya.

2) Merancang strategi untuk mencapai target.

3) Melakukan kerjasama dengan tenant untuk meningkatkan sales.

4) Mengadakan acara/kegiatan mingguan secara internal atau eksternal

untuk meningkatkan sales.

c. Operational Support.

Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:

1) Merekap semua laporan yang berhubungan dengan sales.

2) Bertanggung jawab terhadap semua kebutuhan operasional sales.

3) Membantu dalam mempersiapkan perjalanan dinas tim sales.

d. Sales Leader.

Wewenang dan tanggug jawabnya antara lain:

1) Membuat jadwal kegiatan pekerjaan.

18

2) Bertanggung jawab dalam melaksanakan koordinasi dalam membina

kerja sama tim yang solid.

3) Bertanggung jawab dalam mencapai suatu target pekerjaan yang telah

ditetapkan sesuai dengan aturan.

4) Mengkoordinir seluruh aktivitas tim dalam mengelola seluruh kegiatan

di lapangan.

5) Membimbing dan mengarahkan anggota tim dalam mempersiapkan

semua laporan yang diperlukan.

6) Melakukan pengecekan hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan.

e. Beautician.

Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:

1) Bertanggung jawab atas persiapan treatment secara sepenuhnya (ruang

treatment, peralatan, dan perlengkapan) sesuai dengan prosedur yang

berlaku.

2) Bertangung jawab untuk melakukan kegiatan treatment secara baik dan

benar sesuai dengan prosedur yang berlaku.

3) Bertanggung jawab atas perkembangan treatment customer.

4) Bertanggung jawab atas kepuasan customer.

5) Bertanggung jawab atas pemberian informasi yang benar tentang

treatment kepada customer.

f. Beauty Consultant.

Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:

1) Mencari klien/customer premium level.

19

2) Maintain klien/customer.

3) Memberikan konsultasi kepada klien/customer mengenai kecantikan.

4) Melakukan promosi melalui terselenggaranya kegiatan acara sehingga

tercapai target penjualan.

5) Membantu penjualan di toko/counter untuk mencapai target yang

ditetapkan oleh perusahaan.

6) Mampu melakukan demo produk dan melakukan demo untuk

menciptakan diman brand.

3.1.3. Kegiatan Usaha

PT Indo Cantik Sehat adalah perusahaan yang bergerak dibidang klinik

kecantikan. Kegiatan usaha yang dilakukan adalah menjual jasa kecantikan seperti

skin treatment, body treatment, hair treatment, nail treatment, dan juga produk-

produk kecantikan dengan memegang brand Murad.

Adapun daftar jasa kecantikan yang ditawarkan sebagai berikut:

1. Skin Treatment.

a. Facial Treatment.

Perawatan wajah ekslusif secara menyeluruh untuk menghilangkan sel kulit

mati. Mengurangi flex pada wajah hingga memperbaiki tekstur kulit.

b. RF Treatment.

Perawatan yang bekerja dengan gelombang frekuensi radio untuk

menstimulasi kolagen pada wajah, mengurangi garis halus dan kerutan,

mengencangkan kulit dan membentuk lekuk wajah.

20

c. OXY Facial Treatment.

Perawatan kulit wajah dengan teknologi Oxygen Jet Peel, dilengkapi dengan

Oxygen Serum yang bekerja untuk mengatasi berbagai masalah kulit wajah.

d. Oriskin Laser Treatment.

Perawatan dengan teknologi laser yang menembus kulit dermis untuk

menghidupkan kembali kulit dari dalam tanpa meninggalkan bekas

kemerahan atau rasa sakit pada kulit.

e. Oriskin 4D Treatment.

Terdiri dari beberapa jenis perawatan seperti Dermal Filler, Epidermal

Growth Factor, dan lainnya.

2. Body Treatment.

a. Hormone Balancing Program.

Program khusus untuk mengembalikan keseimbangan hormon agar

mendukung berat badan ideal dan fungsi tubuh yang lebih maksimal.

b. Nutrition & Dietary Program.

Program untuk menjaga kesehatan dan mendapatkan bentuk tubuh ideal

dengan memperhatikan asupan gizi dan pola makan.

c. Body Shaping Program.

Program pembentukan tubuh agar tetap langsing, kencang, dan memiliki

lekuk tubuh yang indah.

d. Slimming Program.

Program yang dirancang untuk mengurangi berat badan dan melancarkan

sirkulasi darah untuk metabolisme tubuh yang lebih baik.

21

3. Hair Treatment.

a. Hair Serum Treatment.

Memberikan nutrisi yang dibutuhkan pada kulit kepala untuk

mengembalikan rambut sehat.

b. Oxygen Hair Treatment.

Perawatan rambut dengan memberikan kadar oksigen pada kulit kepala,

merangsang pertumbuhan rambut dan mengatasi berbagai masalah rambut.

4. Nail Treatment.

a. Nail Polishing.

Lengkapi penampilan cantik dengan pilihan cat kuku yang menarik dan

aplikasi khusus dari para nail technician.

b. Basic Nail Treatment.

Perawatan dasar yang tidak hanya mempercantik tampilan kuku, tetapi juga

memberikan kuku yang sehat dan bersih. Berikan cinta dan perhatian dengan

membersihkan dan membentuk kuku tangan juga kaki.

Berikut juga beberapa daftar seri produk Murad yang ditawarkan yaitu:

1. Age Reform.

a. AHA/BHA Exfoliating Cleanser.

Membersihkan dan mengembalikan kondisi kulit dengan menghilangkan

kekusaman serta dehidrasi kulit. Meningkatkan tekstur dan kompleksitas

kulit.

22

b. Intensive Wrinkle Reducer.

Sebuah formula mutakhir yang secara dramatis dapat mengurangi garis halus

dan kerutan di wajah, meningkatkan kekencangan kulit hingga 40% dan

meningkatkan kecerahan kulit sehingga terlihat lebih muda.

c. Skin Perfecting Lotion.

Pelembab yang bebas minyak, selain meningkatkan kelembaban juga

membantu memperbaiki tekstur kulit dan proses pembaruan kulit serta

membuat kulit wajah tampak lebih segar.

2. Acne Complex.

a. Clarifying Toner.

Menyeimbangkan kondisi kulit mengangkat minyak dan membersihkan kulit

serta mengontrol kilap wajah dan mempertahankan pori-pori agar tetap

bersih.

b. Acne Spot Treatment.

Mengobati jerawat dengan cepat. Dengan kombinasi sulfur, zinc, dan

licorice extract yang membantu mengurangi pembengkakan dan

mempercepat penyembuhan.

c. Oil Control Mattifier.

Pelembab bebas minyak dengan kandungan bahan alami, mengurangi kilap

diwajah, mempertahankan kesegaran kulit serta mengurangi kelebihan

minyak hingga 78% dalam 8 Minggu.

23

3. Environmental Shield.

a. Essential-C Cleanser.

Membersihkan kulit dengan sempurna. Vitamin C sebagai antioksidan dan

butiran vitamin E untuk memberi kelembaban.

b. Active Radiance Serum.

Mengembalikan kulit asli yang bercahaya, meningkatkan daya tahan dari

pengaruh buruk lingkungan dengan Resilient-C Complex yang mengandung

antioksidan dengan kemampuan cytoprotective untuk menangkal penuaan

dini yang disebabkan oleh faktor lingkungan.

c. Essential-C Night Moisture.

Pelembab yang ringan kaya akan vitamin C, membantu regenerasi sel kulit

lebih sehat hingga kulit tampil muda.

24

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Prosedur Perjalanan Dinas

Country Mgr Area Mgr Opr. Support HRD Finance

Sumber: PT Indo Cantik Sehat

Gambar III.3.

Prosedur Perjalanan Dinas PT Indo Cantik Sehat

Memberi

Tugas

Menerima

Tugas

Persiapan

Perj.

Dinas

Membuat

Prediksi

Biaya

Approv

Approv Approv

Mengeluar

kan Uang

Revisi

Pengajuan

Biaya

Melakukan

Perjalanan

Dinas

Membuat

Laporan

Membuat

Realisasi

Biaya

Menerima

Laporan

Menerima

Laporan

Realisasi

Ya Tidak

Pulang Dari

Perjalanan

Dinas

25

Penjelasan untuk gambar prosedur perjalanan dinas di atas sebagai berikut:

1. Country Manager memberikan tugas kepada Area Manager untuk melakukan

perjalanan dinas.

2. Area Manager menerima tugas untuk melakukan tugas perjalanan dinas dari

Country Manager.

3. Area Manager mempersiapkan keperluan untuk perjalanan dinas.

4. Area Manager kemudian menghubungi operational support agar dibuatkan form

pengajuan biaya perjalanan dinas.

5. Operational support selanjutnya membuatkan pengajuan biaya perjalanan dinas.

6. Operational support meminta approval kepada pemberi tugas, human resource

development dan finance.

7. Apabila approval tidak disetujui, dokumen dikembalikan ke operational support

untuk direvisi.

8. Apabila approval disetujui, finance mengeluarkan uang untuk perjalanan dinas.

9. Area Manager kemudian melakukan perjalanan dinas.

10. Setelah selesai melakukan perjalanan dinas, Area Manager membuat laporan

perjalanan dinas.

11. Country Manger menerima laporan hasil perjalanan dinas.

12. Kemudian Operational support membuat realisasi biaya perjalanan dinas.

13. Finance menerima laporan realisasi biaya perjalanan dinas.

Berdasarkan prosedur perjalanan dinas di PT Indo Cantik Sehat, dapat

diketahui bahwa tahap awal perjalanan dinas adalah adanya perintah tugas dari

26

atasan kepada bawahanmya untuk melakukan perjalanan dinas. Tujuan

perjalanan dinas beragam seperti visit kantor cabang, melakukan rekruitment,

training, meeting, event, promosi, dan lain-lain. Kemudian penerima tugas harus

mempersiapkan segala sesuatu yang akan dibawa dalam perjalanan dinas,

contohnya apabila penerima tugas akan melakukan training, maka penerima

tugas harus mempersiapkan materi untuk disampaikan pada saat training.

Selanjutnya dalam hal pengajuan biaya perjalanan dinas, penerima tugas

meminta bantuan operational support untuk dibuatkan form pengajuan biaya

perjalanan dinas. Biaya yang diajukan adalah transportasi pulang-pergi, biaya

transportasi selama di kota tujuan, biaya penginapan selama di kota tujuan, dan

juga uang saku selama perjalanan dinas. Jika penerima tugas pergi menggunakan

kendaraan pribadi maka biaya yang diajukan adalah bensin dan tol. Untuk

perjalanan menggunakan travel atau kereta, penerima tugas melakukan

pemesanan sendiri untuk tiketnya. Sedangkan untuk perjalanan menggunakan

pesawat, pemesanannya dilakukan oleh pihak finance.

Kemudian operational support meminta approval kepada pemberi tugas,

human resource development, dan finance untuk form pengajuan biaya yang

dibuat. Selanjutnya form pengajuan biaya tersebut diserahkan ke finance, pihak

finance melakukan pengecekan apakah biaya yang dibuat sesuai dengan budget

yang ditentukan atau tidak. Sesudah dilakukan pengecekan pihak finance

mentransfer biaya perjalanan dinas sesuai dengan yang diajukan ke penerima

tugas.

27

Penerima tugas selanjutnya melakukan perjalanan dinas ke tempat tujuan

sesuai tanggal dan waktu yang ditentukan. Setelah selesai melakukan perjalanan

dinas, penerima tugas bertanggung jawab membuat laporan hasil perjalanan

dinas ke atasan langsung atau pemberi tugas. Selanjutnya operational support

meminta struk atau bon-bon hasil perjalanan dinas untuk segera dibuatkan form

realisasi perjalanan dinas. Terakhir operational support memberikan realisasi

biaya perjalanan dinas kepada pihak finance.

a. Data Perjalanan Dinas

Tabel III.1.

Data Perjalanan Dinas Bulan Mei 2016

No Nama Jabatan Tanggal

Perjalanan

Tujuan

Perjalanan Keperluan

1 Meria Roza AM 1-31 Mei 2016 Makassar Visit

2 Netty Herawati CM 10-12 Mei 2016 Solo & Semarang Visit

3 Rantih BC 12-15 Mei 2016 Bandung Promosi

4 Parlin DM 16-31 Mei 2016 Surabaya Visit

5 Levis DM 16-31 Mei 2016 Medan Visit

6 Alfiandika SPV 16-31 Mei 2016 Bandung Visit

7 Mira AM 20-22 Mei 2016 Surabaya Training

8 Multiwidia AM 27-29 Mei 2016 Bandung Training

Sumber: Divisi Sales PT Indo Cantik Sehat

Di PT Indo Cantik Sehat sendiri khususnya di divisi sales dalam satu

bulan ada sekitar delapan sampai sepuluh orang yang melakukan perjalanan

dinas, baik perjalanan dinas ke dalam kota maupun ke luar kota. Perjalanan

28

dilakukan dengan berbagai macam tujuan diantaranya visit, training,

rekruitmen, meeting, event, promosi, dan lain-lain. Perjalanan dinas bisa

berlangsung dalam hitungan hari, minggu atau bulan. Untuk mencapai tujuan

perusahaan, perjalanan dinas memang perlu dilakukan terutama pada divisi

sales. Pada divisi sales sendiri memang yang terbanyak dalam melakukan

perjalanan dinas, sebagai contoh seorang area manager memegang dua

sampai tiga toko/klinik, untuk itu setiap bulannya seorang area manager

berpindah-pindah tempat dari toko satu ke toko lainnya. Ini dilakukan rutin

agar terkontrolnya kegiatan disetiap toko.

b. Biaya Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh

pegawai dalam sebuah perusahaan, bahkan hal ini juga terjadi pada instansi

pemerintah. Seorang pegawai yang ditugaskan untuk ke luar kantor, ke luar

kota bahkan ke luar negeri pastilah membutuhkan biaya. Untuk itu tiap

perusahaan mempunyai aturan dan standar biaya dalam menetapkan besaran

biaya perjalanan dinas. Di PT Indo Cantik Sehat sendiri biaya perjalanan

dinas dibagi atas tiga komponen yaitu biaya transportasi (tiket keberangkatan

dan kepulangan), biaya akomodasi (penginapan, penyewaan kendaraan, dan

lain-lain), serta uang saku (uang makan harian, transport lokal, dan biaya

komunikasi). Untuk pembayarannya sendiri dilakukan dengan tiga cara yaitu

lumpsum, reimbursement, dan pemberian uang muka.

Lumpsum adalah pembayaran sekaligus diawal uang perjalanan dinas

berdasarkan yang telah dihitung terlebih dahulu (pre-calculated amount)

29

atau disebut prediksi biaya. Sedangkan reimbursement adalah penggantian

biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan tersebut berdasarkan bukti-bukti

(struk atau bon). Berikut adalah pengajuan biaya perjalanan dinas country

manager tanggal 10 s.d. 12 Mei 2016 dari Jakarta ke Solo dan Semarang:

Tabel III.2.

Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Country Manager PT Indo Cantik Sehat

No Keterangan Biaya

1. Tiket Pesawat PP Dipesan Oleh Finance

2. Penginapan/Hotel Dipesan Oleh Finance

3. Transport Dalam Kota Asal (Pergi) Rp. 150.000

4. Transport Dalam Kota Tujuan (Pergi) Rp. 150.000

3 Transport Dalam Kota Tujuan (Pulang) Rp. 150.000

4 Transport Dalam Kota Asal (Pulang) Rp. 150.000

5 Travel (Solo-Semarang) Rp. 100.000

6. Tunjangan Harian Rp. 600.000

Total Rp. 1.300.000

Sumber: Divisi Sales PT Indo Cantik Sehat

Pastilah setiap perusahaan sudah menghitung standar biaya bagi

komponen biaya di atas. Standar biaya tersebut dihitung dengan menerapkan

prinsip kewajaran, sehingga siapapun yang melakukan perjalanan dinas tidak

sampai harus rugi namun juga tidak juga membuatnya menjadi berkelebihan

uang. Bukti-bukti pengeluaran sangat penting untuk setiap komponen biaya

di atas. Biaya transportasi dan biaya akomodasi pasti mempunyai bukti

30

pengeluaran yang mudah diperoleh. Tetapi untuk komponen uang saku bukti

biayanya sulit diperoleh.

Tabel III.3.

Realisasi Perjalanan Dinas Area Manager PT Indo Cantik Sehat

No Keterangan Biaya

1. Tiket Pesawat PP Dipesan Oleh Finance

2. Penginapan/Hotel Dipesan Oleh Finance

3. Transport Dalam Kota Asal (Pergi) Rp. 145.730

4. Transport Dalam Kota Tujuan (Pergi) Rp. 131.510

5. Transport Dalam Kota Tujuan (Pulang) Rp. 91.690

6. Transport Dalam Kota Asal (Pulang) Rp. 162.800

7. Travel (Solo-Semarang) Rp. 85.000

8 Tunjangan Harian Rp. 600.000

Total Rp. 1.216.730

Sumber: Divisi Sales PT Indo Cantik Sehat

Dari tabel di atas biaya yang diajukan Rp. 1.300.000, dan biaya yang

keluar saat perjalanan dinas (Realisasi) Rp. 1.216.730, artinya uang yang

harus dikembalikan adalah Rp. 83.270.

Jika pembayaran Biaya Perjalanan Dinas dengan cara lumpsum,

setiap karyawan yang pulang dari perjalanan dinas dapat membuatkan

perincian biaya yang telah dikeluarkan secara wajar dan mengembalikan

uang sisanya. Sedangkan Jika pemberian uang perjalanan dinas dengan cara

reimbursement atau dengan cara pemberian uang muka, maka setiap

pegawai yang pulang dari perjalanan dinas dapat membuatkan perincian

31

biaya yang telah dikeluarkannya secara wajar dan perusahaan memberikan

penggantian biaya.

3.3. Analisis

3.3.1. Analisis Prosedur Perjalanan Dinas

Prosedur perjalanan dinas pada PT Indo Cantik Sehat telah dirancang secara

sistematis, sehingga masalah yang dihadapi dapat diminimalisir dengan baik. Dalam

pelaksanaan perjalanan dinas pada PT Indo Cantik Sehat sudah dilakukan sesuai

prosedur yang ada. Sehingga setiap orang yang mendapat perintah tugas perjalanan

dinas tahu apa yang harus dilakukannya. Dalam perjalanan dinas ada beberapa

perencanaan yang dilakukan diantaranya perencanaan kegiatan, perencanaan

akomodasi dan perencanaan trasportasi. Kendala-kendala yang terjadi dalam prosedur

perjalanan dinas diantaranya atasan langsung terkadang tidak berada di tempat

sehingga pengajuan biaya perjalanan dinas terhambat, biaya perjalanan dinas yang

diajukan tidak disetujui oleh finance karena melebihi dari anggaran yang ditentukan,

biaya perjalanan dinas yang diajukan tidak diberikan tepat waktu, dan terlambatnya

pembuatan realisasi biaya perjalanan dinas oleh seseorang yang telah melakukan

perjalanan dinas, sehingga pada saat ingin mengajukan biaya perjalanan dinas yang

baru menjadi terhambat.

32

3.3.2. Kendala

Setiap permasalahan didalam suatu perusahaan merupakan sesuatu yang

menghambat kelancaran organisasi yang ada karena jika masalah yang dialami tidak

diatasi dengan baik, maka akan menghambat kelancaran kegiatan usaha perusahaan

tersebut. Dalam hal ini dapat diuraikan permasalahan pokok perjalanan dinas pada PT

Indo Cantik Sehat, yaitu sebagai berikut:

1. Atasan langsung yang bersangkutan terkadang tidak ada di tempat sehingga

pengajuan biaya perjalanan dinas terhambat. Hal ini disebabkan karena seorang

atasan yang bersangkutan memang lebih banyak berada di luar kantor atau

berada di lapangan terutama pada divisi sales. Padahal untuk mengajukan biaya

perjalanan dinas dibutuhkan approval dari seorang atasan.

2. Terjadinya penolakan biaya perjalanan dinas yang melebihi anggaran dari

ketentuan perusahaan. Hal ini desebabkan karena pada saat pembuatan prediksi

biaya perjalanan, biaya yang diajukan terlalu besar atau diluar dari standar yang

ditentukan. Sebagai contoh biaya tiket kereta api dari Jakarta ke Cirebon,

umumnya harga dari tiket tersebut berkisar antara seratus lima puluh ribu sampai

dua ratus ribu rupiah, tetapi biaya yang diajukan untuk tiket tersebut adalah dua

ratus lima puluh ribu rupiah. Hal ini juga bisa disebabkan karena kurangnya

informasi mengenai harga tiket yang ada

3. Terjadi keterlambatan dalam pengeluaran uang perjalanan dinas oleh bagian

finance. Hal ini disebabkan karena general manager finance sebagai seorang

yang mengeluarkan biaya sering tidak berada di tempat. Padahal approval

33

pengeluaran biaya harus dilakukan oleh general manager finance itu sendiri.

Inilah yang menghambat pengeluaran biaya perjalanan dinas. Biaya perjalanan

dinas umumnya diberikan kepada seorang yang melakukan perjalanan dinas satu

hari sebelum keberangkatan. Tetapi terkadang biaya yang diajukan belum

diberikan sampai hari keberangkatan, sehingga hal ini dapat menghambat

seorang yang melakukan perjalanan dinas. Sejauh ini dari yang penulis amati

apabila biaya yang diajukan belum diberikan sampai hari keberangkatan, maka

seorang yang melakukan perjalanan dinas menggunakan uangnya sendiri terlebih

dahulu, dan akan dilakukan reimbursement setelah pulang dari perjalanan dinas.

Tetapi ada juga yang menolak untuk melakukan perjalanan dinas apabila biaya

yang diberikan belum diberikan sampai hari keberangkatan.

4. Keterlambatan dalam pembuatan laporan realisasi perjalanan dinas oleh

seseorang yang telah melakukan perjalanan dinas, sehingga pada saat ingin

mengajukan biaya perjalanan dinas yang baru menjadi terhambat. Hal ini

disebabkan oleh lambatnya seorang yang telah melakukan perjalanan dinas

dalam memberikan bukti struk-struk atau bon-bon hasil perjalanan dinas kepada

operational support, terutama apabila yang bersangkutan berada di luar kota.

3.3.3. Solusi

Solusi yang dapat diberikan penulis untuk kendala di atas sebagai berikut:

1. Sebaiknya setiap karyawan yang ingin mengajukan biaya perjalanan dinas harus

mengetahui kapan atasannya berada berada di kantor dan kapan berada di luar

kantor atau di lapangan. Jadi seorang karyawan tahu kapan harus mengajukan

biaya untuk perjalanan dinas. Alternatif lain untuk meminta approval seorang

34

atasan adalah dengan cara mengirimkan e-mail atau pesan melalui telepon seluler

untuk meminta approval dengan melampirkan perincian pengajuan biayanya,

apabila sudah disetujui maka bukti approval tersebut bisa dicetak yang kemudian

dilampirkan pada form pengajuan biaya perjalanan dinas yang telah dibuat. Cara

ini sebaiknya dilakukan hanya dalam keadaan urgent atau membutuhkan

persetujuan cepat dari seorang atasan.

2. Sebaiknya seorang yang melakukan perjalanan dinas harus tahu betul berapa

biaya yang nantinya akan dikeluarkan pada saat perjalanan dinas, juga harus

banyak mencari informasi tentang tiket yang akan dibeli melalui media internet

agar tidak terjadi penolakan biaya dari finance karena harga yang diajukan tidak

sesuai dengan harga yang ada.

3. Sebaiknya seorang general manager finance berkoordinasi dengan asistennya

dalam hal pengeluaran biaya perjalanan dinas. Selain itu seharusnya general

manager finance memberikan wewenang kepada asistennya untuk mengeluarkan

biaya perjalanan dinas agar pada saat general manager finance tidak ada di

tempat, pengeluaran biaya perjalanan dinas tidak akan terhambat.

4. Sebaiknya operational support mem follow up seorang yang telah melakukan

perjalanan dinas dengan meminta dikirimkan bukti struk-struk atau bon-bon asli

hasil perjalanan dinas agar segera dibuatkan realisasi biaya perjalanan dinas.

Apabila yang bersangkutan ingin mengajukan biaya perjalanan dinas baru, tetapi

belum menyelesaikan realisasi biaya perjalanan dinas yang lama sedangkan ia

bearada di luar kota, maka yang harus dilakukan adalah mengirimkan foto bukti

35

struk-struk atau bon-bon kepada operational support untuk dibuatkan realiasi

sementara. Cara ini bisa dilakukan apabila dalam keadaan urgent saja.