17

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan

Didirikan pada tahun 2000, Gas Khusus SII (SII) dengan bangga menyebut

dirinya sebagai produsen Specialty Gasses pertama di Indonesia. Karena lebih dari

satu dekade keterlibatan di industri perantara jalur produksi minyak dan gas di

Indonesia, SII sekarang menjadi arus utama produksi Gas Khusus di negara ini.

Dengan tujuan untuk menjadi produsen Specialty Gasses yang paling

terkemuka dan terpercaya di Indonesia, kami terus memberikan produk dan

layanan berkualitas kepada pelanggan kami. Strategi utama kami adalah

membangun model bisnis berbasis layanan dan berbasis nilai, terdiri dari produk

dan layanan yang andal yang dapat memberikan nilai lebih tinggi pada aplikasi

customer kami. Keahlian yang berfokus pada pelanggan kami di Gas Khusus,

serta pengetahuan tentang gas tabung, sama sekali tidak terbatas pada produk itu

sendiri. Kami berbicara bahasa pelanggan kami, kami mengetahui jalannya

industri, dan kami mengembangkan solusi spesifik untuk aplikasi apa pun.

Teknologi yang dilengkapi dengan teknologi terbaru, kami memadukan

dan mengembangkan gas khusus kami dengan menggunakan fasilitas

pencampuran canggih kami yang cerdas, canggih, yang sesuai dengan kebutuhan

pelanggan berkualitas tinggi. Ini termasuk kelas bersih, kelas tinggi dan rendah

mikron yang sangat berdedikasi untuk produksi gas khusus untuk memastikan

kondisi dengan kemurnian paling tinggi. Didukung oleh teknologi high-end ini,

18

kami menjamin memberikan kualitas produk tertinggi, sekaligus menjamin

akurasi dan kehandalan maksimal.

Untuk menjaga kualitas produk kami, silinder dipilih dengan cermat dan

kami memastikan mereka melalui sistem scrubber, sistem peledakan silinder,

oven vakum, dan sistem tes tekanan sebelum dikirim ke fasilitas pencampuran.

Langkah-langkah itu sendiri akan memastikan stabilitas dan kemurnian

maksimum gas yang akan diisi. Untuk memastikan gas yang terisi memenuhi

kebutuhan pelanggan, gas yang terisi dianalisis dengan menggunakan peralatan

laboratorium terbaru kami, seperti Kromatografi Gas dengan beberapa detektor,

Analyzers, dan instrumen Analitik lainnya, yang kemudian akan menghasilkan

hasil yang sesuai.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan

Struktur organisasi merupakan perangkat pembagian pelaksanaan

manajemen, struktur secara sederhana diartikan sebagai susunan lapisan atau

bagian yang sistematis. Organisasi dan struktur sifatnya dinamis, sehingga jika

terjadi perubahan lingkungan, baik lingkungan didalam organisasi atau

lingkungan diluar organisasi, sebaiknya perlu diadakan perubahan.

Struktur organisasi dalam sebuah lembaga sebaiknya disesuaikan dengan

kebutuhan sehingga bermanfaat bagi perusahaan untuk mencapai tujuan dengan

efektif dan efisien. Keperluan ini terutama untuk level pimpinan organisasi agar

dapat menempatkan kapan suatu struktur organisasi masih tetap mempertahankan

atau kapan dilakukan perubahan sesuai dengan kondisi lingkungan dan

perkembangan organisasi.

19

Sturuktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis dengan

bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar tercipta koordinasi dan

kerjasama yang baik antara semua bagian atau departement. Dengan adanya

pengorganisasian, maka semua bagian yang terlibat akan mengetahui apa yang

harus mereka kerjakan dan kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, dengan

kata lain dengan adanya pengorganisasian, setiap pelaksanaan dari rencana akan

terdapat suatu kesatuan dalam mencapai tujuan.

Bagan struktur organisasi Bagian Produksi pada PT Surya Indotim Imex

dapat dilihat pada Gambar III.1 berikut ini.

Sumber: PT Surya Indotim Imex (2018)

Gambar III.1

Struktur Organisasi Bagian Produksi pada PT Surya Indotim Imex

Berdasarkan struktur organisasi Staff Produksi PT Surya Indotim Imex,

maka dapat dijelaskan tugas masing-masing bagian, sebagai berikut:

Head Plant

Manager Production Manager Operational

Warehouse Toxicgas

Administrasi Mixgas

Logistic Puregas

20

1. Head Plant

Head Plant merupakan orang yang bertanggungjawab penuh terhadap gerak

majunya suatu perusahaan karena disini Head Plant merencanakan semua

kegiatan produksi yang akan dilaksanakan dalam sebuah perusahaan. Head

Plant sendiri mempunyai tugas dan fungsi, diantaranya:

a. Mengontrol kinerja manajer

b. Bertanggungjawab atas keseluruhan pabrik atau perusahaan

c. Mengontrol bussiness plant yang telah dibuat terhadap kondisi riel yang

ada di lapangan

d. Secara berkala mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan

ulang terhadap semua kegiatan yang telah atau yang sedang berjalan

e. Memeriksa pencapaian program serta memberi masukan-masukan

terhadap persoalan yang dihadapi serta memberikan ide-ide perbaikan

f. Memeriksa pelaksanaan kegiatan di lapangan dan menilai secara

langsung kegiatan di lapangan

2. Manager Operational

Manager operational mempunyai tugas dan fungsi yang membantu pimpinan

mengendalikan dan mengkoordinir perumusan kebijakan teknis dan

pelaksanaan bagian produksi, yang meliputi:

a. Memimpin organisasi

b. Mengatur dan mengendalikan organisasi

c. Mengembangkan organisasi

d. Mengatasi berbagai masalah yang dihadapi

21

e. Meningkatkan rasa tanggung jawab

f. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan organisasi

g. Menggali dan mengembangkan sumber daya yang dimiliki organisasi

atau perusahaan

3. Warehouse

Warehouse merupakan manajemen pergudangan yang membantu pengawasan

pergerakan barang masuk, pergerakan dalam warehouse dan barang keluar.

Tugas warehouse sendiri meliputi:

a. Melengkapi pengiriman dan penyimpanan barang

b. Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan barang dari

kehilangan, pencurian, kebakaran dan keusangan

c. Bertanggung jawab atas bongkar muat barang di gudang dan ikut

menandatangani surat penerimaan dan surat jalan

d. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian di dalam area gudang

e. Bertanggunug jawab atas ketepatan laporan gudang

4. Administrasi

Administrasi merupakan pekerjaan yg bersifat administratif atau bersifat

teknis ketatausahaan yang mencakup data entry, filling, membuat pengaturan

perjalanan, mengambil pesanan, dan sebagainya. Tugas administrasi sendiri

meliputi:

a. Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan

b. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, suratmenyurat

office maupun online

c. Memesan persediaan alat tulis kantor

22

d. Menyapa dan melayani klien

e. Membuat agenda kantor

f. Filling entry data / mengisi entry data perusahaan

g. Mengelola buku harian

5. Logistik

Logistik merupakan bentuk tata usaha atau urusan pencatatan yang

menekankan pada segala proses pengelolaan barang mulai dari pemindahan,

penyimpanan, pengadaan pemeliharaan bahkan sampai dengan penghapusan

barang. Tugas dari logistik sendiri meliputi:

a. Pengadaan barang

b. Penyimpanan barang

c. Distribusi barang

d. Penyortiran barang

e. Penghapusan barang

6. Manager Production

Manager production mempunyai tugas dan fungsi yang membantu pimpinan

mengendalikan dan mengkoordinir perumusan kebijakan teknis dan

pelaksanaan bagian produksi, yang meliputi:

a. Memimpin organisasi

b. Mengatur dan mengendalikan organisasi

c. Melaksanakan kebijakan dan rencana produksi

d. Melaksankan proses produksi dan prosedur kualitas sesuai dengan

ketentuan suatu perusahaan, mengoperasikan mesin dan mengontrol

proses produksi

23

e. Mengatur dan mengontrol bahan baku proses produksi sehingga menjadi

bahan jadi dengan ketentuan target yang telah ditentukan oleh perusahaan

f. Memahami kerja dengan standar keamanan, kesehatan dan keselamatan

dalam bekerja

7. Toxicgas

Toxicgas adalah bagian produksi yang memproduksi gas berbahaya/beracun.

Tugas toxicgas antara lain:

a. Menjalankan dan menghentikan mesin

b. Memasukkan gas kedalam tabung

c. Mengecek isi tabung

d. Mengecek sensor gas dan tabung

e. Menyalakan scrubber untuk pengisian gas kedalam tabung

f. Menimbang isi tabung supaya isi gas tersebut sesuai dengan pehitungan

g. Membersihkan area produksi

8. Mixgas

Mixgas adalah bagian produksi yang memproduksi gas campuran. Antara

puregas/gas inti/gas murni dengan gas khusus. Tugas mixgas antara lain:

a. Menjalankan dan menghentikan mesin

b. Memasukkan gas kedalam tabung

c. Mengecek isi tabung

d. Mengecek sensor gas dan tabung

e. Menyalakan scrubber untuk pengisian gas kedalam tabung

f. Menimbang isi tabung supaya isi gas tersebut sesuai dengan pehitungan

g. Membersihkan area produksi

24

h. Puregas

Puregas adalah bagian produksi yang memproduksi gas inti atau gas murni

supaya dapat dicampur dengan gas khusus lainnya di bagian mixgas. Tugas

puregas antara lain:

h. Menjalankan dan menghentikan mesin

i. Memasukkan gas kedalam tabung

j. Mengecek isi tabung

k. Mengecek sensor gas dan tabung

l. Menyalakan scrubber untuk pengisian gas kedalam tabung

m. Menimbang isi tabung supaya isi gas tersebut sesuai dengan pehitungan

n. Membersihkan area produksi

3.1.3. Kegiatan Usaha

Pada PT Surya Indotim Imex yang bergerak dalam bidang perdagangan

Gas Industri, PT Surya Indotim Imex memiliki macam-macam gas yang

diproduksi, yaitu: Produk Gas Khusus, Kalibrasi Standar Gas Dan Campuran

Cair, Campuran Hidrokarbon, Campuran Reaktif , Campuran Langka,

Proses/Campuran Gas Industry, Melindungi/Mengelas Campuran Gas, Campuran

Menyelam, Campuran Medis, Ultra-High Gas (Uhp Gases), Gas Pembawa, Gas

Laser, Nol Gas, Gas Instrument, Gas Industri, Acetilene, Carbon Dioksida,

Carbon Monoksida, Nitrogen, Nitrous Oxide, Oksigen, Sulfur Heksafluorida,

Cairan Kriogeni, Cairan Argon, Carbon Dioksida Cair, Cairan Nitrogen, Oksigen

Cair, Pelayanan, Gas Analisis, Pembuangan, Perawatan Cylinder, Tes Hidrostatis

25

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Prosedur Persediaan Bahan Baku

Berdasarkan data yang diperoleh dari Bagian Produksi, prosedur persediaan bahan

baku dapat dilihat pada Gambar III.2 berikut ini.

KEGIATAN

DOKUME

N/CATAT

AN MUTU

KETERANGAN

Tidak

Ya

Ya

Tidak

TUJUAN

Mengidentifikasi

permintaan barang agar

tidak terjadi kesamaan

pemesanan

RUANG LINGKUP

Seluruh permintaan

barang persediaan yang

diminta oleh karyawan

Karyawan mengisi

spesifikasi barang,

kuantitas dan kebutuhan

MULAI

Karyawan/StaffMengisi formulir Bon Permintaan

Kepala Deparment Mengisi formulir Bon Permintaan

SETUJU REVISI

Karyawan/Staff Memberikan

form ke Gudang

Ada

Stock?

Gudang Menyiapkan

penyerahan Barang

Gudang Menyiapkan

Purchase Request

Karyawan/Staff Menerima barang

yang diminta

Bon

Permintaan

Bon

Permintaan

26

pengiriman pada formulir

Bon Permintaan baik

untuk kebutuhan lokal

atau import.

Atasan langsung

karyawan yang

bersangkutan melakukan

verifikasi dan

persetujuan terhadap

pengajuan permintaan

barang tersebut

Formulir bisa ditolak

dikarenakan barang yang

diminta belum

diperlukan atau ditolak

dikarenakan

ketidaksesuaian dan

direvisi sesuai

kebutuhannya

Untuk permintaan barang

baru maupun barang

Prosedur Permintaan Pembeliaan Barang & Jasa

SELESAI

Form

Purchase

Request

27

Sumber: PT Surya Indotim Imex (2018)

Gambar III.2

Prosedur Persediaan Bahan Baku

Berdasarkan Gambar III.2, alur prosedur persediaan bahan baku dapat dijelaskan

sebagai berikut:

1. Karyawan/Staff mengisi formulir bon permintaan

yang pernah dibeli

namun stocknya habis di

gudang maka Pihak

Gudang akan

menerbitkan Purchase

Request

28

Sumber: PT Surya Indotim Imex (2018)

Gambar III.3

Bon Formulir Permintaan Barang

Keterangan Gambar:

a. No. BPPB : 104BPPB/SII-H/VII/2018

b. Bagian : Maintenant Cylinder

c. Sifat : Normal

d. Delivery Date : -

e. Tanggal : 04 Juli 2018

f. No. Gudang : 2

g. Transaksi : Pemakaian

h. No. Urut : 1 sampai dengan 5

i. Kode Barang : -

j. Nama Barang :

1) Plastik COA

29

2) Pressure Gauge Wika 0-4 Bar

3) Silicon Glass Sealent

4) Kawat Las RB26

5) Cutting Wheel Kecil

k. Spesifikasi : -

l. Satuan : Pcs

m. Kuantitas :

1) 900

2) 1

3) 3

4) 3

5) 20

n. Saldo : -

o. Keperluan :

1) U. 511/03/07/18 jc-13

2) U. 511/03/07/18 jc-02

p. Permintaan Barang :

1) Yang Meminta : Didin Saepudin

2) Menyetujui KA. Bagian : Risa D. Sudiarto

q. Permintaan Pembelian Barang :

1) Mengetahui KA. Gudang : Arief Arifin

2) Menyetujui : Arief Arifin

r. Pengeluaran/Pemakaian Barang :

1) Yang Menyerahkan Bag.Gudang : Sarah Mulyani

30

2) Yang menerima : Didin Saepudin

Bon formulir permintaan barang wajib diisi sebagai awal proses alur prosedur

persediaan bahan baku. Tanpa mengisi bon permintaan barang maka tidak

dapat meminta barang yang dibutuhkan.

Jika sudah diisi langsung diserahkan kepada Kepala Departemen untuk

dicheck formulir bon permintaannya

2. Kepala Departement

Setelah berkas tersebut sudah diserahkan kepada Kepala Departemen,

selanjutnya bon formulir diperiksa oleh Kepala departemen, pemeriksaan

meliputi:

a. Jenis barang yang di minta sesuai dengan kebutuhan atau tidak

b. Spesifikasi barang jelas dengan apa yang diminta

c. Quantity / jumlah yang diminta sesuai kebutuhan

Jika disetujui maka bon formulir permintaan akan ditanda tangani, kemudian

akan dikembalikan kepada Karyawan/Staff untuk dikonfirmasi ke bagian

gudang apakah ada stok yang diminta atau tidak ada. Jika tidak disetujui

maka bon formulir permintaan dikembalikan kepada Karyawan/Staff untuk

direvisi kembali.

3. Gudang

Setelah berkas sudah disetujui oleh Kepala Departemen, karyawan/staff akan

mengkonfirmasi kebagian gudang tentang stok yang diminta tersedia atau

tidak. Jika barang tersedia bagian gudang akan menyiapkan barang, tetapi jika

tidak ada stok, maka bagian gudang akan membuat Purchasing Request.

Sumber: PT Surya Indotim Imex

31

Sumber: PT Surya Indotim Imex (2018)

Gambar III.4

Purchase Request

Keterangan Gambar:

a. No. Purchase Request : 846/LPR/SII-P/VII/18

b. Date : 04 Juli 2018

c. ATTN : PT Surya Indotim Imex

d. Supply Type : Inventory dan Non Inventory

e. Departement : Maintenant Cylinder

f. Delivery Date : -

g. Tender Ref : -

32

h. No. Urut : 1 sampai dengan 5

i. Item Code : -

j. Item Name :

1) Plastik COA

2) Pressure Gauge Wika 0-4 Bar

3) Silicon Glass Sealent

4) Kawat Las RB26

5) Cutting Wheel Kecil

k. Quantity :

1) 900

2) 1

3) 3

4) 3

5) 20

l. Uom : -

m. On Hand Quantity :

1) 300

2) 1

3) 3

4) 3

5) 10

n. Remarks :

1) To 20 Juli 2018

2) -

33

3) Urgent

4) Urgent

5) To 08 Juli 2018

o. Notes :

1) PR Numbering Guidelines

2) LPR/SII-H for Main Office

3) LPR/SII-S for Solo

4) LPR/SII-M for Makassar

5) LPR/SII-P for Warehouse

6) IPR/SII-H for Overseas

p. Reguest By :

1) Requester : Didin Saepudin

q. Approved By :

1) Department Head : Shofia Wardhana

2) Branch Manager : Heri Purnama

3) CFO : Jemmy Tirtayasa

4) Director : Peter A. Pramana

r. Received By :

1) Head Purchasing : Risa D. Sudiarto

Purchase Request dibutuhkan bilamana barang yang diminta tidak tersedia di

gudang. Lalu jika sudah mengirim Purchase Request, akan ada alur prosedur

baru yaitu “Prosedur Permintaan Pembelian Barang dan Jasa”, tanpa adanya

34

purchase request yang sesuai dengan kebutuhan, bagian purchasing tidak

akan membeli barang yang tidak ada digudang

Purchase Request akan dikirim ke bagian purchasing untuk meminta barang,

kemudian bagian purchasing akan membuat Prosedur Permintaan Pembelian

Barang dan Jasa.

Tabel III.1

Permintaan Barang pada Gudang di PT Surya Indotim Imex Periode 2017

Berikut ini data tentang permintaan persediaan barang dalam1 tahun di PT

Surya Indotim Imex periode 2017

No Bulan Tersedia

1 Januari 5

2 Februari 5

3 Maret 5

4 April 5

5 Mei 5

6 Juni 5

Sumber: PT Surya Indotim Imex (2017)

Dari tabel diatas kita bisa melihat banyaknya permintaan barang yang

diminta oleh karyawan selama 6 bulan terakhir tersedia semua di gudang.

Dari penjelasan tabel diatas, banyaknya barang yang diminta oleh

karyawan pada PT Surya Indotim Imex dalam 6 Bulan kebelakang semua tersedia

di gudang.

35

3.2.2. Kendala dan Cara Mengatasinya

Dalam proses prosedur persediaan bahan baku tentunya ada beberapa

kendala yang sering dialami dalam proses karena tidak semua proses dapat

berjalan dengan baik dengan semestinya. Pada PT Surya Indotim Imex ditemukan

beberapa kendala dalam proses prosedur persediaan bahan baku, diantaranya

adalah:

1. Losis adalah penguapan bahan baku gas yang disebabkan karena terlalu

lamanya gas yang disimpan didalam gudang, ketika gas yang biasanya

diproduksi kehabisan bahan bakunya maka PT Surya Indotim Imex akan

meminta bahan baku dari perusahaan lain yang bersifat impor. Karena sifatnya

impor tersebut, PT surya Indotim Imex sering membeli bahan baku lebih

banyak dari kebutuhan dan disimpan di gudang, hasilnya karena terlalu lama

disimpan terjadilah penguapan, dan saat dicheck bahan baku yang ingin

dipakai ternyata sudah habis karena penguapan tersebut.

2. Barang NG atau Not Good adalah barang yang tidak bagus karena

ketidaksesuaian spesifikasi atau persyaratan produksi produk akibat kesalahan

takaran yang tidak sesuai dengan SOP sehingga produk tersebut tidak layak

dipakai kembali

3. Rebandling/Proses ulang sama halnya dengan barang NG/Not Good adalah

saat terjadinya ketidaksesuaian spesifikasi atau persyaratan produksi produk

tetapi masih bisa diperbaiki, hanya saja dibuatkan proses ulang dari awal

produksi sampai ke akhir pengepakan/packing

36

4. Keterlambatan penyediaan bahan baku terjadi karena bahan baku yang dipesan

rata-rata dari luar negeri dan waktu sampai diperusahaan sering lebih dari

batas waktu yang diperkirakan

5. Perbedaan spesifikasi dengan yang diorder kadang-kadang terjadi karena

ketidaktelitian saat memilah barang yang ingin dikirimkan kepada pembeli,

sehingga kadang terjadi ketidaksesuaian sepesifikasi yang diorder

Solusi yang bisa dilakukan untuk meminimalisir agar berkurangnya

kendala yang terjadi saat proses prosedur persediaan bahan baku adalah:

1. Mengurangi pembelian bahan baku, terutama bahan baku impor agar tidak ada

lagi terjadi losis atau penguapan bahan baku

2. Peningkatan pemahaman Standart Operational Procedure (SOP) produksi

produk

3. Teliti terhadap Standart Operational Procedure (SOP) produksi supaya tidak

terjadi rebandling/proses ulang karena dapat menghambat proses produksi dan

ketidaktercapainya target yang dibutuhkan

4. Mengontrol pengajuan Purchase Request supaya tidak terjadinya

keterlambatan penyediaan bahan baku yang dipesan

5. Meneliti kesesuaian spesifikasi terhadap Purchase Request supaya tidak

terjadi ketidaksesuaian spesifikasi dengan yang diorder oleh pelanggan