BAB III PEMBAHASAN · BAB III PEMBAHASAN 1.1 Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah dan...

BAB III

PEMBAHASAN

1.1 Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Sukses dengan merk Pizza Hut yang telah ada di Indonesia sejak tahun

1984 serta dilatar belakangi lifestyle masyarakat sekarang yang pada umumnya

dengan kondisi kota yang macet, kesibukan di kantor dan juga sekedar

kebersamaan keluarga yang terjadi di dalam rumah. Pada tahun 2007 PT. Sari

Melati Kencana memutuskan untuk melakukan extention bidang usahanya yaitu

mengelularkan PHD – Pizza Hut Delivery. Pizza Hut Dellivery pertama berdiri

pada Oktober 2007 dengan pelayanan pada pesan antar (delivery) dan pesan bawa

(take away). Dua jenis pelayanan yang di berikan PHD ini, membuat gerai PHD

hanya memerlukan tempat untuk membuat produk (kitchen) dan counter hanya

untuk melayani pesan bawa.

Pizza Hut Delivery Kalimalang berdiri di Jakarta pada 12 Januari 2009

yang beralamat di Jl. Raya Kalimalang blok F No.18 E- Jakarta Timur yang

merupakan outlet ke-12 yang dimiliki oleh PT. Sari Melati Kencana. Pizza Hut

Delivery Kalimalang meng-cover 16 area di sekitarnya.

Pada Pizza Hut Delivery Kalimalang hanya memiliki 3 karyawan tetap

yaitu 1 karyawan Golongan II, 1 orang karyawan Golongan III dan 1 Orang

karyawan Golongan V (Outlet Manajer). Untuk karyawan kontrak ada 4 orang,

dan 11 orang Part Timer. Pizza Hut Delivery Kalimalang di kepalai oleh 1 Orang

karyawan Golongan V (Outlet Manajer) dan diasisteni oleh 1 orang karyawan

Golongan III.

Pizza Hut Delivery memiliki moto “SISO = Speed Inside Safety Outside”

dan juga memiliki visi untuk menjadi perusahaan F&B bidang delivery dalam

waktu pengantaran tercepat, yaitu 30 menit. Sedangkan misinya yaitu :

1. Integritas (Kejujuran)

Memiliki karyawan yang jujur. Setiap karyawan dituntut untuk selalu jujur

dalam melakukan pekerjaan apapun. Baik saat dilihat oleh atasan maupun

tidak.

2. Excelent (Keunggulan)

Memiliki karyawan yang unggul. Setiap karyawan dituntut untuk selalu lebih

unggul dari karyawan lainnya. Sehingga mereka selalu berlomba – lomba

untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik – baiknya.

3. Organization Growth (Pertumbuhan Usaha)

Apabila sudah memiliki karyawan yang jujur dan unggul otomatis perusahaan

akan membuka cabang – cabang baru.

4. Profitability (Keuntungan)

Apabila sudah banyak cabang – cabang baru, maka perusahaan pun akan

meraup untung yang besar dan kontinu.

1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi : Menjadikan Perusahaan berkembang dengan kerja keras, kerja sama

antar karyawan

Misi :

1. Semangat dalam bekerja agar mendapatkan hasil yang memuaskan

2. Melayani customer dengan baik

3. Menerima Kritik dari customer agar perusahaan menjadi lebih baik

4. Openmind terhadap segala hal

1.1.3 Struktur dan Tata Kerja Perusahaan

Perusahaan merupakan suatu sistem yang bersifat fisik yang dikelola

dengan menggunakan suatu sistem konseptual atau informasi. Tinjauan

perusahaan merupakan hal-hal mengenai sejarah terbentuknya perusahaan.

Struktur organisasi serta fungsi dari stuktur organisasi tersebut.

Berikut sturuktur organisasi pada Pizza Hut Delivery Kalimalang :

Sumber : PHD Kalimalang (2018)

Gambar III.1 Struktur Organisasi Pizza Hut Delivery Cab. Kalimalang

Berikut adalah uraian tugas masing – masing bagian :

1. Outlet Manager

a. Memimpin dan mengurus segala macam laporan, seperti Laporan Gaji

Karyawan, Laporan Absensi Karyawan, Laporan TMTO (Time

Management Turn Over), Laporan SOS (Speed Of Service), dan Laporan

PBH (Prestasi Bisnis Harian).

b. Membuat schedule karyawan seminggu sekali.

c. Menginput barang – barang yang datang dari supplier.

d. Menginput daftar barang yang di transfer antar outlet PHD.

e. Membuat action plan apabila ada yang tidak mencapai target.

f. Menginput hasil inventory / stock opname setiap tanggal 10, 20, dan akhir

bulan.

g. Mengetuai General Meeting tiap awal bulan.

h. Mempunyai keputusan tertinggi dalam pengambilan keputusan.

2. Shift Leader

a. Order barang keperluan selama 1 minggu untuk Genstore (barang – barang

Dry Food).

b. Order produk frozen (daging – dagingan), 1 minggu 2 kali order.

c. Order dough.

d. Back up pekerjaan Outlet Manajer.

3. Delivery

a. Bertugas mengantar pesanan dari outlet ke rumah customer

b. Bertugas membuat box

c. Bertugas membersihkan outlet

d. Bertugas mengambil dan mengantar barang ke outlet lain

4. Order Taker (OT)

a. Bertugas menerima pesanan dari customer

b. Bertugas membuat produk beverage dan dessert

c. Bertugas merapikan dan membersihkan store room

d. Bertugas mencatat barang yang keluar dari store room

5. Back of House (BOH)

a. Bertugas melakukan penjualan dan membuat pesanan customer

b. Bertugas membuat bahan persediaan untuk penjualan

c. Bertugas menerima dan menyusun barang frozen

d. Bertugas membersihkan dan mencatat barang frozen

1.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan

Perusahaan Pizza Hut Delivery Kalimalang bergerak dibagian F&B (Food

and Beverage). Pizza Hut Delivery adalah anak perusahaan dari PT. Sari Melati

Kencana dan Sriboga Raturaya. Pizza Hut Delivery mengutamakan pelayanan

terhadap pelanggan.

Pizza Hut Delivery memiliki selogan “30 Menit dijamin tiba”. Jadi, selain

menjual produk, Pizza Hut Delivery juga menjual janji terhadap pelanggan.

Maksud dari janji tersebut berlaku untuk pelayanan jasa antar (delivery). Jika

pesanan yang dipesan tiba lebih dari 30 menit, maka delivery man wajib

memberikan voucher keterlambatan untuk pembeli. Voucher itu berhak diberikan

kepada pelanggan agar pelanggan tidak merasa dirugikan oleh outlet.

1.2 Hasil Penelitian

1.2.1 Alur Persediaan Barang

Produk yang dihasilkan oleh Pizza hut Delivery Kalimalang adalah produk

Food and Beverage biasanya disebut dengan sebutan makanan cepat saji (Fast

Food). Berikut alur persediaan barang pada Outlet Pizza Hut Delivery

Kalimalang:

Outlet Manager Pihak Gudang

(GenStore)

Order Taker

(OT) Kantor Pusat

Ya


Mengecek stock

barang

store

room

Start

Bin Card

Sales Mix

Input

data

(MCC)

Ms.Excel

Kirim

e-mail

menerima

e-mail

Menyediak

an barang

Membuat

faktur

4 3

-2

1

Paraf

4P1

3P1

2P1

1P1

4P1

3P1

2P1

1P1

Cek barang

datang

Paraf

4P1P2

3P1P2

2P1P2

1P1P2

4P1P2

1P1P2

3P1P2

2P1P2

Menulis

di Bin

Card

Bin Card

2P1P2

Kirim

e-mail

3P1P2

Input data (MCC)

DR

S e-

mai

l

Tidak

menerima

e-mail

Gambar III.2 Alur Persediaan Barang pada PHD Kalimalang

Keterangan :

Pn= Paraf dari pihak ke berapa.

Berikut penjelasan alur pemesanan barang pada Pizza Hut Delivery Kalimalang:

1. Outlet Manajer/PIC (Person In Charge) mengecek barang yang ada di store

room melalui data Bin card yang di tulis oleh Order Taker. Bin card adalah

Kirim

e-mail

menerima

e-mail

DRS

End

Kartu persediaan barang yang ditulis oleh Order Taker, biasanya diurutkan

berdasarkan Nama barang dan ditulis berdasarkan periode bulan tertentu.


Gambar III.3 Bin Card

Selain melihat dari data Bincard, PIC juga melihat dari data sales mix

pengeluaran per hari melalui data yang ada di komputer.


Gambar III.4 Sales Mix

Agar barang yang di order tidak mengalami kekurangan atau kelebihan

stok. Setelah mengetahui dan menghitung barang apa saja yang harus

dipesan untuk kedatangan selanjutntya, PIC membuat laporan pemesanan

barang melalui program yang disediakan oleh pihak PHD, yaitu program

MCC (Monthly Cost Calculation).


Gambar III.5 Program MCC (Monthly Cost Calculation)

Dalam program tersebut PIC harus masuk ke New PO lalu memlilih supplier

dan tanggal kedatangan barang. Setelah memilih supplier dan tanggal

kedatangan, PIC memilih produk apa saja yang harus dipesan untuk

kedatangan yang telah ditetapkan. Setelah memilih barang yang dipesan, lalu

data tersebut di simpan. Setelah di simpan PIC akan mengirim e-mail dengan

data pesanan yang sudah diubah ke file Ms. Excel kepada pihak gudang yang

biasanya disebut dengan Gen Store. Setelah mengirim e-mail, pihak outlet

hanya harus menunggu kedatangan barang selama 4 hari setelah PO

dikirimkan. Setelah barang datang, PIC akan menerima faktur yang telah di

cek oleh Order Taker. Untuk barang yang datang tetapi tidak sesuai dengan

faktur akan dikirim surat keterangan ke pihak Gen Store agar dapat dikirmkan

kembali barang yang sesuai dengan data saat PO. PIC menginput barang yang

masuk apa saja dari faktur tersebut ke dalam program MCC dan mengirimkan

e-mail ke pihak Kantor pusat untuk menginfokan bahwa barang yang dipesan

sudah datang sesuai dengan faktur yang datang. Dan faktur warna kuning

akan dikirim ke pusat untuk disimpan. Dan faktur berwarna merah akan

disimpan oleh PIC. Lalu PIC akan menerima email balasan dari kantor pusat.

Data faktur yang sudah di input kedalam program MCC akan di simpan

bersamaan dengan lembar DRS (Daily Receiving Sheet), yaitu lembar data

transaksi apa saja yang terjadi pada hari itu. Dari kedatangan barang dari

supplier hingga transfer barang dari pihak outlet lain.


Gambar III.6 DRS (Daily Receiving Sheet)

2. Setelah menerima e-mail dari pihak outlet. pihak GenStore akan mengecek

ketersediaan barang apa saja yang dipesan dan menyiapkan barang apa saja

yang dipesan oleh outlet. setelah menyiapkan barang, pihak Gen Store

membuat faktur penerimaan barang yang berisi nama barang yang dipesan,

jumlah barang, harga satuan hingga total harga yang harus dibayarkan.

Setelah faktur dibuat, pihak penyedia barang harus menandatangani faktur

tersebut.


Gambar III.7 Faktur Barang

Dan barang yang sudah siap antar harus di cek terlebih dahulu oleh pihak

yang mengecek barang agar tidak terjadi kesalahan. Setelah di cek, pihak

yang mengecek barang juga harus menandatangani faktur tersebut agar pihak

penerima tahu bahwa barang yang dikirim sudah dicek terlebih dahulu.

Setelah ditandatangi faktur diberikan kepada kurir Gen Store untuk

diantarkan ke outlet tujuan beserta barang yang dikirim. Setelah diantarkan,

barang tersebut diturunkan dari mobil pengantar dan faktur barang di berikan

kepada Order Taker untuk dicek bersama dengan kurir. Setelah dicek, faktur

tersebut ditanda tangani oleh Order Taker dan di cap basah oleh outlet.

Setelah ditanda tangani dan dicap, faktur tersebut dikembalikan ke kurir Gen

Store. Untuk faktur kuning dan merah diambil oleh Order Taker. Dan faktur

putih hijau dan biru di kembalikan ke kurir. Lalu kurir membawa faktur

tersebut ke kantor Gen store dan diberikan kepada manajemen Gen store

untuk di simpan.


Gambar III.8 Tanda Tangan Faktur

3. Order Taker bertugas menerima barang yang datang dari pihak Gen Store.

Barang yang datang lalu di cek dan disesuaikan berdasarkan faktur yang ada.

Pengecekan barang dilakukan bersama dengan pihak kurir gen store. Setelah

di cek berdasarkan jumlah barang yang datang dan masa expired setiap

barang harus lebih dari 14 hari dari penerimaan barang, jika ada barang yang

masa expired-nya kurang dari 14 hari maka barang tersebut akan dibebankan

kepada pihak Gen Store. Setelah mengecek barang, barang yang tidak susai

dengan faktur pemesanan tetap akan diterima tetapi pihak outlet akan

membuat surat keterangan bahwa barang tersebut tidak susai dengan PO yang

di minta. Setelah barang yang dicek selesai, Order Taker akan menanda

tangani faktur yang dibawa oleh kurir. Dan menerima faktur tersebut untuk

diberikan kepada PIC. Barang yang sudah di cek lalu di pindahkan kedalam

outlet dan disusun berdasarkan tanggal kedatangan dan masa expired barang

yang diterima yang biasa disebut dengan FEFO (First Expired First Out).

Jadi barang yang masa kadaluwarsanya lebih dekat harus berada didepan dari

barang yang masa kadaluwarsanya lebih lama. Lalu barang disusun dengan

rapih.


Gambar III.9 Store Room

Order taker harus bisa menata barang dengan rapih, karena ruang Store Room

bergabung dengan office. Jadi Store room tidak memiliki ruang yang cukup

untuk menata semua barang yang datang. Terkadang juga mengalami

kesulitan saat menata barang yang datang karena tidak memiliki ruang yang

cukup. Setelah disusun, data barang yang masuk ditulis kedalam Bin Card.

Setelah ditulis kedalm Bin Card lalu Bin Card didata, berapa jumlah barang

yang masuk dan keluar pada hari itu dan jumlah barang yang tersisa di hari

itu. Lalu Bin Card disimpan ditempat penyimpanan.

4. Pihak kantor pusat akan menerima e-mail dari outlet dan faktur yang dikirim

dari outlet melalui ekspedisi. Setelah menerima faktur, pihak kantor pusat

akan mengirim email balasan ke pihak outlet bahwa faktur dan email yang

dikirim sadah di terima.

Saat menerima barang, outlet memiliki Job aid penerimaan barang pada outlet

Pizza Hut Delivery Kalimalang dapat di jelaskan sebagai berikut :

1. OM/PIC pada saat menerima barang dari supplier cek terlebih dahulu

Quantity harus sesuai dengan PO/faktur.

2. Semua barang yang diterima harus di cek expired date-nya, mutu maupun

quantity-nya, yang tidak standard, maka barang harus di tolak dan

dikembalikan ke supplier.

3. Segera dirubah apabila barang yang datang tidak sesuai dengan PO atau

faktur, ditulis di faktur atau buat tanda terima dan email ke supplier terkait.

Selain Job Aid, pihak perusahaan juga mempunyai Prosedur Penerimaan

Barang dari GenStore dan Frozen yang ditempel di dinding office.

5. Setiap barang yang diterima dari GenStore masa expired harus lebih dari 14

hari.

6. Jika ada barang yang masa expired nya kurang dari 14 hari maka barang

tersebut tidak akan dibebankan ke outlet / Gratis.

7. Periksa kemasan apakah kemasan dalam kondisi baik tidak ada yang rusak

segelnya, barang dari kaleng tidak penyok, kemasan botol dan puch tidak

pecah.

8. Cek quantity barang apakah sesuai dengan yang diorder.

9. Buat Bin Card untuk setiap item barang.

10. Spoil yang diakibatkan karena kelalaian penerimaan barang akan di bebankan

ke outlet.

11. Jangan biarkan petugas pergi sebelum barang dicek dengan benar.

Berikut ini adalah contoh dari persediaan barang yang digunakan dalam

kurun waktu 3 bulan terakhir. Yaitu pada periode bulan Mei 2018 sampai bulan

Juli 2018 dapat dilihat pada Tabel III.1

Tabel III.1 Contoh Data Persediaan Produk Dry Food pada Store

Room PHD Kalimalang (P012) pada bulan Mei – Juli 2018

No Produk Total Avail Ending Inv Usage

1 Mushrom Etira 158.00 44.00 114.00

2 Whole Kernel Corn 352.00 132.00 220.00

3 Tuna Skip Jack Pouch (10x1,3 Kg) 72.50 25.50 39.00

4 Gulare 78.00 26.00 52.00

5 Mayonaise (12x1) 186.00 54.00 132.00

6 BBQ Sauce 500 gr PHD 456.00 75.00 183.00

7 Chifferini Lisci 9.98 6.15 3.83

8 Spaghetty Ristorante 3x5 Kg 12.97 6.42 6.55

9 Fusilli Ristorante 3x5 Kg 18.78 7.78 11.00

10 Fettucine Ristorante 3x5 Kg 13.76 8.36 5.40


Dari data diatas dapat dijelaskan dalam waktu 3 bulan terkahir dapat

dilihat dari jumlah awal barang yang ada (Total avail), jumlah persediaan akhir

(Ending Inventory) dan juga jumlah penggunaan barang (Usage) pada tiga bulan

terakhir. Dalam waktu periode bulan Mei sampai Juli 2018 untuk jumlah barang

yang tersedia dengan merk Mushroom Etira sebanyak 158 kaleng, dan persediaan

akhir dengan jumlah 44 kaleng. Maka barang tersebut telah dipakai sebanyak 114

kaleng selama tiga bulan terakhir.

Berikut adalah contoh persediaan barang yang ada pada bulan Mei 2018 dapat

dilihat pada Tabel III.2

Tabel III.2 Contoh Data Persediaan Produk Dry Food pada Store

Room PHD Kalimalang (P012) pada bulan Mei 2018


1 Mushrom Etira 51.00 19.00 32.00



4 Gulare 28.00 9.00 19.00

5 Mayonaise (12x1) 66.00 26.00 40.00

6 BBQ Sauce 500 gr PHD 84.00 35.00 49.00






Dari data diatas dapat dijelaskan dari total avail adalah jumlah awal

persediaan barang yang ada pada bulan Mei 2018, ending inventory adalah jumlah

persediaan barang terakhir yang ada pada bulan Mei 2018, dan usage adalah

banyaknya jumlah barang yang digunakan pada bulan Mei 2018.

Berikut adalah contoh persediaan barang yanga ada pada bulan Juni 2018

dapat dilihat dari Tabel III.3

Tabel III.3 Contoh Data Persediaan Produk Dry Food pada Store Room PHD

Kalimalang (P012) pada bulan Juni 2018


1 Mushrom Etira 58.00 14.00 44.00



4 Gulare 30.00 11.00 19.00

5 Mayonaise (12x1) 55.00 17.00 38.00

6 BBQ Sauce 500 gr PHD 91.00 23.00 68.00






Dari data diatas dapat dilihat untuk produk Tuna Skip Jack Pouch,

Mayonaise, dan Spaghetty penggunaannya lebih sedikit dibandingkan dengan

bulan Mei 2018. Sedangkan dengan produk lainnya pada bulan Juli 2018 lebih

besar penmakaiannya dibandingkan bulan Juni 2018.

Berikut adalah contoh persediaan barang yang ada pada bulan Juli 2018

dapat dilihat pada Tabel III.4

Tabel III.4 Contoh Data Persediaan Produk Dry Food pada Store Room PHD

Kalimalang (P012) pada bulan Juli 2018


1 Mushrom Etira 49.00 11.00 38.00



4 Gulare 20.00 6.00 14.00

5 Mayonaise (12x1) 65.00 11.00 54.00

6 BBQ Sauce 500 gr PHD 83.00 17.00 66.00






Dari data bulan Juli 2018 dapat dibandingkan dengan data bulan Juni

2018. Bahwa penggunaan barang pasta lebih banyak digunakan pada bulan Juni

2018 dibandingkan dengan bulan Juli 2018.

Dapat disimpulkan dalam pemakaian produk untuk setiap bulannya sangat

bervariasi. Dapat dilihat dari jumlah barang yang tersedia di awal bulan sampai

dengan persediaan akhir barang yang ada. Keragaman jumlah barang yang

digunakan berdasarkan dengan banyaknnya hari besar yang ada. Contohnya pada

bulan Juni 2018, pada bulan ini pengeluaran produk lebih besar dibandingkan

dengan bulan Mei dan Juli 2018. Hal terjadi karena adanya 4 tanggal merah yang

terdapat pada bulan itu. Maka keinginan customer biasanya lebih besar untuk

membeli produk di PHD Kalimalang.

1.2.2 Kendala yang Dihadapi

Adapun kendala yang dihadapi dalam menjalani prosedur administrasi

persediaan barang pada Pizza Hut Delivery Kalimalang antara lain :

1. Adanya kesalahan barang yang datang dari pihak GenStore. Hal ini

membuat pihak outlet mengalami kekurangan barang. Karena hal itu dapat

memperhambat dan memperburuk nilai pelayanan terhadap customer dan

dapat berpengaruh buruk untuk pihak outlet.

Contoh kasus: Pada tanggal 26 April 2018 saat penerimaan barang dari

GenStore terjadi kekosongan barang untuk produk Mushroom Etira,

makadari itu pihak outlet PHD Kalimalang harus meminjam barang ke

outlet PHD Jatiwaringin agar tidak mengalami kekosongan.

Sumber: PHD Kalimalang (2018)

Gambar III.10 Contoh DRS

2. Ada pun kendala lainnya adalah terjadinya perlambatan pengiriman dari

pihak GenStore. Hal ini juga sangat berpengaruh buruk bagi outlet karena

kedatangan barang tidak sesuai dengan jadwal yang sudah ada. Hal ini juga

dapat berpengaruh terhadap pelayanan outlet ke customer.

Contoh kasus : Pada tanggal 14 Juni 2018 pihak ekspedisi GenStore

seharusnya tiba saat pagi hari atau sebelum jam operasional atau paling

lambat sebelum jam-jam ramai pembeli sekitar jam 4 sore. Tetapi barang

datang saat malam hari. Hal ini membuat pihak outlet mengalami kekurangan

bahan pembuat makanan karena barang yang seharusnya sudah datang dari

pagi harus tertunda hingga malam sehingga mengganggu proses berjalannya

jual beli karena terjadinya kekosongan produk.

3. Kendala lainnya yang terjadi di dalam outlet antara lain ada pada tempat

penyimpanan barang (dry food) yang ada di dalam store room bergabung

dengan ruang office manajemen, karena terkadang barang yang datang tidak

sesuai dengan space penyimpanan barang yang ada. Hal ini membuat Order

Taker mengalami kesulitan untuk menyimpan dan menyusun barang yang

masuk.

Adapun cara mengatasi kendala yang ada di Pizza Hut Delivery Kalimalang

adalah :

1. Untuk mengatasi masalah yang ada, pihak outlet harus meminjam barang

kepada outlet terdekat lainnya agar tidak mengalami pemutusan bahan untuk

membuat produk

2. Untuk mengatasi masalah ini, biasanya PIC menghubungi pihak GenStore dan

menanyakan apakah pesanan sudah diantarkan atau belum, dan meminta

nomor telepon salah satu kurir yang bertugas mengantar barang agar lebih

mudah mengkonfirmasi keberadaan si kurir.

3. Untuk mengatasi masalah ini, outlet biasanya menaruh barang yang tahan

suhu ruang dan berbentuk kaleng di tempat lain seperti ruang box yang

mempunyai space lebih besar.

BAB III PEMBAHASAN · BAB III PEMBAHASAN 1.1 Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah dan...

Documents

Transcript of BAB III PEMBAHASAN · BAB III PEMBAHASAN 1.1 Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah dan...