16

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

PT Baruna Dirga Dharma diresmikan pada tanggal 24 Mei 2011,

Perusahan ini merupakan perusahan pelayaran yang bergerak dalam bidang jasa

logistik curah kering. PT Baruna Dirga Dharma adalah salah satu subsidiaries

company dari perusahaan nasional Tiara Marga Trakindo Grub yaitu PT Cipta

Krida Bahari dan PT ABM Investama, tbk. PT Baruna Dirga Dharma memiliki

kantor cabang yang berada di Bunanti, Kalimantan Selatan. Sementara untuk

kantor pusat dari PT Baruna Dirga Dharma sendiri terletak dijalan Raya Cilandak

KKO, Gedung TMT 2, lantai 2.

Semula perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang jasa logistik batubara yang mana pelangganya memang hanya ditujukan

untuk perusahaan internal grub. Namun, seiring dengan perkembangan kebutuhan

dunia bisnis, PT Baruna Dirga Dharma mengadakan ekspansi dengan cara

memperluas jaringan bisnis kearah logistik curah kering seperti semen, pupuk,

bungkil sawit (Kernel), dan juga batubara yang ditujukan tidak hanya untuk

pelanggan dari dalam tetapi juga untuk pelanggan diluar internal grub. Dari

ekspasi tersebut PT Baruna Dirga Dharma kemudian melakukan rebranding

menjadi “Baruna Dry Bulk”. Ekspansi yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga

Dharma ini terhitung pada tahun 2015-2016.

17

Sejak PT Baruna Dirga Dharma beroperasi hingga saat ini wilayah kerja

perusahaan tersebut sudah mencapai beberapa titik didaerah pada kepulauan

Indonesia seperti Nagro Aceh Darusalam, Kalimantan selatan, Kalimantan timur

Kalimantan tengah dan Jawa Timur.

Sebagai upaya perusahaan dalam memberikan pelayanan terbaik dan

menjaga kualitas pelayanan kepada para pelanggan PT Baruna Dirga Dharma

memiliki sebuah visi dan misi yang ditetapkan sebagai tujuan perusahaan, yaitu

sebagai berikut:

1. Visi

Menjadi perusahaan yang terdepan dibidang logistik curah kering termasuk

batubara, dalam menyediakan jasa transportasi dan solusi logistik yang

diandalkan.

2. Misi

Sebagai upaya untuk mewujudkan visi perusahaan maka PT Baruna Dirga

Dharma menetapkan beberapa misi seperti dibawah ini

a. Menciptakan lapangan kerja yang layak dan berkualitas sebanyak mungkin

bagi rakyat Indonesia.

b. Memaksimalkan pertumbuhan bisnis berkelanjutan dan menguntungkan

yang akan memaksimalkan nilai pemegang saham.

c. Memberikan solusi logistik terbaik untuk pelanggan diseluruh Indonesia,

dengan mengaplikasikan proses bisnis yang efisien dan tingkat

keselamatan tinggi.

d. Secara aktif terlibat dalam masyarakat sebagai warga korporat yang baik.

18

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu alat yang diciptakan oleh perusahaan

untuk menjelaskan hubungan kerja antara setiap unit didalam suatu organisasi.

Selain itu, struktur organisasi juga dapat menggambarkan berbagai proses

kegiatan yang dilakukan oleh peusahaan untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan. Dalam hal ini struktur organisasi yang terapkan oleh PT Baruna Dirga

Dharma adalah sebagai berikut:

Sumber : PT Baruna Dirga Dharma

Gambar III.1.

Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi

DIRECTOR

SENIOR MANAGER COMMERCIAL OPERATION SENIOR

MANAGER

PORT AGENCY SENIOR

MANAGER

COMMERCIAL TEAM MANAGER

OPERATIONSHIP MANAGEMENT

PORT AGENCY

TEAM

FINANECE &ACCOUNTING

MANAGER

OPERATIONTEAM

19

Adapun uraian tugas dari struktur organisasi atas adalah sebagai berikut:

1. Director

a. Mengelolah dan merumuskan segala kebijakan yang berkaitan dengan

kegiatan usaha secara menyeluruh.

b. Menetapkan tugas dan kewajiban pada karyawan disetiap departemen.

c. Memonitoring segala aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan usaha baik

itu keluar masuk dokumen, maupun keuangan perusahan.

2. Senior Manager Commercial

a. Melakukan analisa riset pasar dan melakukan rencana penjualan.

b. Bertugas untuk meningkatkan volume revenue perusahaan.

c. Memberikan arahan kepada team dalam hal penjualan.

3. Commercial Team

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. Membatu senior manager commercial dalam melakukan analisa riset pasar

dan melakukan rencana penjualan.

b. Menjaga kiriman dosmetik

c. Berkoordinasi dengan departemen BSP dan Procurment untuk melakukan

negosiasi harga perjualan bersama pelanggan.

d. Berkoordinasi dengan departemen operation dan finance terkait dengan

pelaksanaan pengiriman muatan dan pembayaran.

4. Operation Senior Manager

a. Menerima dan mengawasi laporan pergerakan kapal saat muatan dikirim.

b. Menentukan bugdet pengeluran perbulan yang akan digunakan oleh crew

kapal dalam pelaksanaan kegiatan operational pengiriman muatan.

20

c. Memastikan dokumen izin berlayar kapal telah sampai dipelabuhaan.

5. Manager Operation

a. Membuat laporan pergerakan kapal selama sebulan kebelakang.

b. Melakukan rekapitulasi bugdet pengeluran perbulan untuk dilaporkan ke

Finance.

6. Ship Management

a. Menunjuk siapa saja yang menjadi crew kapal.

b. Memastikan kapal dapat berjalan dengan baik.

7. Operation Team

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

a. Memberikan data yang akurat mengenai operational kapal.

b. Menginformasikan perkembangan proses pekerjaan.

c. Megubah data-data dari operasional kapal menjadi informasi yang valid

untuk disajikan ke manajemen.

8. Port Agency Senior Manager

a. Mengarahkan dan mengawasi dokumen sebelum dokumen tersebut

dikirim kepada kementrian perhubungan laut (syahbandar).

b. Memberikan pengarahan kepada Port Agency Team terkait dengan

kegiatan usaha.

9. Port Agency Team

a. Menyiapkan dokumen seperti bill of lading, cargo manifest, dan lain

sebagainya untuk di kirim kepada kementrian perhubungan laut.

b. Berkoordinasi dengan kementrian perhubungan laut.

c. Memastikan dokumen izin berlayar diterbitkan oleh mentri perhubungan.

21

10. Finance & Accounting Manger

a. Menerima laporan rekapitulasi bugdet pengeluran perbulan yang akan

digunakan oleh crew kapal dalam pelaksanaan kegiatan operational

pengiriman muatan.

b. Mengeluarkan dana operational kapal.

c. Membuat tagihan pembayaran terkait dengan pengiriman muatan kepada

pelanggan dalam bentuk invoice.

3.1.3. Kegiatan Usaha

PT Baruna Dirga Dharma adalah perusahaan pelayaran yang bergerak

dalam bidang jasa logistik curah kering jalur laut, dimana perusahaan ini

merupakan perusahaan yang tergabung dalam satu manajemen grub CKB Marine.

Manajemen grub tersebut terdiri atas tiga perusahaan yaitu PT Baruna Dirga

Dharma, PT Alfatrans Raya dan PT Cipta Krida Bahari yang mana dalam

pelakasanaan pekerjaanya perusahaan ini saling berkaitan satu sama lain baik dari

segi tata kerja organisasi maupun kop surat yang terdapat pada hardcopy disetiap

perusahaan.

Jenis muatan yang dikirim oleh PT Baruna Dirga Dharma adalah muatan

berjenis curah kering seperti semen, pupuk, bungkil sawit (Kernel), dan juga

batubara yang ditujukan untuk pelanggan internal dan pelanggan eksternal pada

TMT grub. Jenis pengiriman pada PT Baruna Dirga Dharma terbagi menjadi dua

yaitu owned asset dan back to back vessel dengan kapasitas muatan 7500 metrik

ton perkapal. Kedua jenis pengiriman ini dibedakan atas jenis kapal yang akan

digunakan dalam pegiriman muatan, dalam hal ini jenis kapal tersebut dapat

22

ditentukan langsung oleh pihak pelanggan atau direkomendasikan dari pihak PT

Baruna Dirga Dharma berdasarkan jenis muatan yang akan dikirim.

Owned asset merupakan jenis pengiriman yang dilakukan oleh PT Baruna

Dirga Dharma menggunakan asset kapal milik sendiri. Sementara, back to back

vessel merupakan jenis pengiriman menggunakan kapal yang disewa dari PT

Alfatrans Raya. Dimana kedua jenis pengiriman tersebut memilik ketentuan

administrasi yang berbeda. Perbedaan kedua ketentuan administrasi ini terletak

pada perhitungan biaya kapal.

Umumnya kontrak perjanjian kerjasama dari kedua jenis pengiriman diatas

yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma dengan pelanggan dihitung

berdasarkan kurun waktu untuk sejumlah kapal yang akan disewakan, dan setiap

satu trip pengiriman akan menghasilkan revenue bagi PT Baruna Dirga Dharma

atas pembayaran terkait dengan pengiriman muatan kepada pelanggan dalam

bentuk invoice.

Sejak PT Baruna Dirga Dharma diresmikan pada tahun 2011 lalu hingga

saat ini wilayah operasi kerja PT Baruna Dirga Dharma sudah mencapai beberapa

titik didaerah pada kepulauan Indonesia, tidak hanya itu PT Baruna Dirga Dharma

juga memiliki sebuah kantor cabang di Bunanti, Kalimantan Selatan.

Melihat luasnya wilayah operasi kerja pada PT Baruna Dirga Dharma

tidak heran jika perusahaan tersebut menetapkan beberapa ketentuan administrasi

pengiriman kargo, yang mana ketentuan tersebut merupakan sebuah bentuk upaya

perusahaan untuk melancarkan kegiatan usaha dalam mencapi tujuan. Salah

satunya ialah ketentuan administrasi pengiriman kargo jenis pengiriman back to

back vessel. Berikut merupakan ketentuan dari administrasi tersebut :

23

1. Department Commercial

a. Membuat quotation form yang akan digunakan untuk melakukan negosiasi

dengan costumer sehari setelah srurat permintan charter diterima.

b. Membuat Surat Perjanjian Angkut Laut (SPAL) yang dimuat berdasarkan

hasil kesepakatan sewa yang sebelumnya dijelaskan dalam bentuk

quotation form.

c. Mengedarkan shipping instruction kepada departemen lain sebagai

informasi bahwa akan adanya permintan charter.

d. Membuat sales order yang akan digunakan untuk membuat payment

request atau invoice.

2. Department Operation

a. Menyiapkan armada dan crew kapal untuk melakukan pengiriman kargo.

b. Membuat dokumen crew list terkait dengan awak kapal yang akan

berangkat untuk melakukan pengiriman kargo.

c. Membuat laporan harian selama masa aktivitas pengiriman dilakukan.

d. Membuat dokumen permohonan Temporary Cash Advancement (TCA)

yang akan digunakan oleh crew kapal sebagai biaya akomondasi, biaya

pengunaan alat berat dan lain sebagainya yang akan digunakan untuk

melakukan pengiriman.

e. Membuat settlement sebagai laporan mengenai pengunaan biaya TCA

yang digunakan dalam melakukan pengiriman.

3. Department port agency

a. Mengumpulkan dokumen yang berada diatas kapal terkait dengan aktivitas

pengiriman. Dokumen tersebut seperti surat keterangan asal barang, surat

24

kirim, Statement of Barge Draught Survey, dan certificate of wight.

b. Membuat kelengkapan dokumen seperti bill of landing, dan cargo

manifest yang akan digunakan untuk membuat surat izin berlayar.

c. Standby dipelabuhan untuk mengawasi kegiatan berlayar terkiat dengan

administrasi dipelabuhan.

4. Department finance dan accounting.

a. Mengeluarkan biaya sesuai dengan permohonan yang terdapat pada form

TCA.

b. Membuat invoice untuk ditagih kepada costumer.

Berdasarkan hasil data penelitan diatas ketentuan administrasi pengiriman

kargo yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma dibuat agar para pegawai

dapat mengetahui tugas dan batasan-batasan pekerjaan yang menjadi tanggung

jawab bagi setiap pegawai dalam melaksanakan pekerjaanya.

Ketentun administrasi yang terdapat pada PT Baruna Dirga Dharma

ditentukan dan ditetapkan oleh perusahaan hal ini dilakukan sebagai bentuk upaya

perusahaan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan

administrasi agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan benar sehingga

dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.

Administrasi pengiriman kargo pada PT Baruna Dirga Dharma dimulai

dari membuat quotation form, membuat Surat Perjanjian Angkut Laut (SPAL),

mengedarkan shipping instruction, membuat sales order, membuat dokumen crew

list, membuat laporan harian selama masa aktivitas pengiriman dilakukan,

membuat dokumen permohonan Temporary Cash Advancement (TCA), membuat

settlement, mengumpulkan dokumen yang berada diatas kapal terkait dengan

25

aktivitas pengiriman, membuat kelengkapan dokumen seperti bill of landing,

cargo manifest, membuat payment request atau invoice dan faktur pajak.

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Pelaksanaan Administrasi Pengiriman Kargo Curah Kering Pada PT

Baruna Dirga Dharma

PT Baruna Dirga Dharma adalah perusahaan pelayaran yang bergerak

dalam bidang jasa logistik curah kering jalur laut dimana setiap adanya penjualan

jasa yang terjadi perlu diadakanya sejumlah kegiatan administrasi yang diterapkan

guna menunjang pelaksanaan kegiatan operasional usaha. Namun, untuk melihat

kegiatan administrasi disuatu perusahan berjalan dengan baik maupun tidak

penting untuk kita mengetahui kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan

dengan administratif berserta dengan dokumen-dokumen yang digunakan pada

perusahaan tersebut:

1. Negosiasi

Tahapan negosiasi terdiri atas perhitungan biaya sewa berserta keuntungan,

pembuatan quotation form, dan penandatangan kontrak dalam surat perjanjian

angkut laut (SPAL). Aktivitas yang berada dalam tahapan ini dilakukan oleh

department commercial dengan calon costumer. Kegiatan yang berlangsung

merupakan tahapan awal dimana terjadinya komunikasi antara kedua pihak

untuk mencapai suatu perjanjian kesepakatan yang mengasilkan keutungan

bagi keduanya. Negosiasi dilakukan ketika calon pencharter meingirim surat

permintaan charter kepada PT Baruna Dirga Dharma yang kemudian surat

tersebut ditanggapi oleh PT Baruna Dirga Dharma dengan mengirim

26

quotation. Bila quotation tersebut direspon setuju, calon pencharter akan

menandatangani SPAL dan mengirim shipping instruction.

2. Persiapan Anggaran

Tahapan anggaran adalah kegiatan perhitungan sejumlah biaya yang dilakukan

untuk menunjang kebutuhan selama proses pengiriman berlangsung seperti

biaya akomondasi perjalanan crew ke tongkang dipelabuhan, biaya konsumsi

crew, dan biaya sewa alat berat jika dibutukan. Umumnya department

operation akan mengajukan permohonan sejumlah biaya terkait dengan

pengiriman dalam bentuk Temporary Cash Advancement (TCA) kepada

department finance and acconting yang kemudian pencatatan penggunaan

biaya akan dijelaskan secara rinci dalam dokumen settlement yang dibuat oleh

crew dan dikirim melalui JNE saat kapal berada dipelabuhan.

3. Proses Muat

Proses muat terdiri atas persiapan sebelum muat dan pelaksanaan muat seperti

mempersiapkan cargo surveyor, mempersiapkan pegerakan kapal, proses

sandar kapal ke dermaga pencharter saat waktu line up tiba hingga proses

muat dari dermaga ke tongkang dilakukan menggunakan alat stevedoring.

Stevedoring yang digunakan pada saat muat tersebut tidak dapat dipastikan

menggunakan jasa Perusahan Bongkar Muat (PBM) hal ini dikarenakan

pengunaan jasa PBM dilakukan bilamana perusahaan pencharter tidak

memiliki alat stevedoring. Biasanya jika perusahaan pencharter tidak memiliki

alat stevedoring PT Baruna Dirga Dharma bersedia menyediakan alat tersebut

dengan catatan harga yang dibebankan pada saat kontrak SPAL ditanda

tangani belum termasuk dengan harga penyewaan alat stevedoring. Dampak

27

dari kegiatan penyediaan alat stevedoring menimbulkan kegiatan administrasi

tambahan diluar dari kontrak SPAL. Diketahui bahwa jenis muatan kering

batubara termasuk dalam krakteristik muatan berbahaya (dangerous cargo)

yang mana muatan ini dapat dengan mudah terbakar oleh sebab itu, dalam hal

pengakutan muatan yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma mengikuti

ketentuan Internasional Maritime Dangerous Goods (IMDG). Ketika Proses

muat dilakukan muatan yang akan dipindahkan dari dermaga ke tongkang

akan dilakukan perhitungan pengukuran muatan bersih yang berhasil

dipindahkan kedalam tongkang untuk mengetahui jumlah metrik ton yang

akan dikirim ke mother vessel atau alamat tujuan dan jumlah penyusutan yang

terjadi selama proses pengiriman berlangsung yang mana kegiatan tersebut

akan dijelaskan dalam dokumen statement of barge draught survey dan

certificate of wight. Umumnya perhitungan pengukuran muatan bersih yang

dilakukan oleh surveyor atau pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan

pencharter. Setelah proses muat dinyatakan selesai maka crew akan

menginformasikan kepada agency untuk dibuatkan kelengkapan dokumen

untuk keperluan berlayar dalam hal pengiriman. Informasi tersebut

disampaikan melalui dua media yaitu melalui via telephon dan electronic mail

(email) dengan mengirim copy scan dokumen statement of barge draught

survey.

4. Proses Kelengkapan Dokumen

Proses kelengkapan dokumen adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh

department agency dalam usaha menjebatani kegiatan pengiriman dengan

melengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan selama proses pengiriman

28

berlangsung. Dokumen yang dimaksud tersebut adalah surat izin bergerak dan

surat izin berlayar yang diterbitkan oleh syahbandar. Department agency

mulai mempersiapkan dokumen yang akan digunakan untuk mengajukan

permohonan izin bergerak dan berlayar kepada syahbandar dengan membuat

dokumen bill of landing, dan cargo manifest sesuai informasi yang diterima.

Dokumen-dokumen tersebut dikirim kembali kepada perusahaan pencharter

untuk diibayarkan royalty kepada kementrian Energi Sumber Daya Mineral

(ESDM). Setelah royalty dibayar, pencharter akan memberikan kelengkapan

dokumen tersebut berserta dengan bukti pembayaran, surat kirim, dan surat

keterangan asal barang kepada agency dipelabuhan untuk dikirim kepada

syahbandar guna mendapatkan dokumen surat izin bergerak dan berlayar.

Ketika dokumen tersebut sudah lengkap, dokumen-dokumen tersebut berikan

kepada crew.

5. Proses Pengiriman

Proses pengiriman kargo dilakukan dengan membawa sejumlah dokumen

yang sebelumnya telah disiapkan. Dokumen tersebut meliputi shipping

instruction, crew list, surat kirim, surat keterangan asal barang, statement of

barge draught survey, certificate of wight, bill of landing, cargo manifest,

surat izin bergerak dan berlayar. Didalam proses pengiriman kargo juga

dilakukan kegiatan pengawasan terjadi selama proses pengiriman berlangsung.

Pengawasan yang dilakukan meliputi keberadaan kapal, aktivitas pengunaan

dana, air tawar yang dilaporakan dalam laporan harian serta pengawasan

aktivitas crew dan ceklis mesin-mesin kapal yang dikirim sebagai laporan

bulanan. Kegiatan pengawasan ini dilakukan oleh department operation.

29

6. Proses Bongkar

Proses bongkar dilakukan ketika tongkang telah sampai di mother vessel atau

alamat tujuan. Ketika tongkang sampai seluruh dokumen yang dibawa oleh

crew diserahkan kepada kapten kapal untuk diperiksa. Proses bongkar yang

dilakukan dari tongkang kedalam palka dilakukan secara curah atau

dituangkan secara langsung mengunakan alat stevedoring sesuai dengan

intruksi kapten yang berada di mother vessel. Prinsip penggunaan alat

stevedoring ini serupa dengan proses muat yang sebelumnya telah dijelaskan.

7. Tagihan Pembayaran

Tagihan pembayaran terdiri atas pembuatan sales order kedalam software

SAP, dan penerbitan invoice berserta faktur pajak. kegiatan ini dilakukan

ketika proses pengiriman kargo dinyatakan telah selesai

Dari penjelasan diatas diketahui bahwa terdapat beberapa dokumen

administratif yang digunakan selama proses pengiriman. Dokumen-dokumen

tersebut berasal dari internal dan eksternal perusahaan meliputi:

1. Surat permintaan charter

Surat permintaan charter adalah sebuah dokumen yang berisikan permohonaan

pencharteran kapal berserta dengan crew yang berasal dari costumer untuk

melakukan pengiriman.

2. Quotation Form

Quotation Form adalah suatu dokumen yang digunakan untuk melakukan

negosiasi dengan calon costumer yang mana dalam dokumen tersebut berisi

mengenai keterangan jenis jasa yang akan digunakan, jumlah kapal yang ingin

30

disewa, tawaran asuransi yang diberikan, sampai dengan harga jasa

pengiriman kargo disepakati.

3. Surat Perjanjian Angkut Laut (SPAL)

SPAL adalah suatu dokumen yang dibuat berdasarkan kesepakatan sewa yang

sebelumnya dijelaskan dalam bentuk quotation form namun dalam dokumen

ini, SPAL lebih menjelaskan rincian dari kesepakatan sewa.

4. Shipping Instruction

Shipping Instruction adalah suatu dokumen yang menjelaskan jenis muatan,

dan kapal yang akan digunakan, lokasi jemput muatan, kepemilikan pelabuhan

tempat muatan dijemput, pemilik mother vessel yang akan menerima muatan,

sampai dengan permintaan dokumen apa saja yang harus dilengkapi dalam

proses pelaksanaan pengiriman kargo.

5. Temporary Cash Advancement (TCA)

TCA adalah dokumen yang berisi pemohonan sejumlah biaya yang akan

digunakan untuk melakukan pengiriman kargo baik biaya untuk akomondasi,

maupun biaya untuk pencharter an alat berat.

6. Settlement

Settlement adalah dokumen yang menjelaskan rincian pengunaan biaya yang

telah digunakan untuk kegiatas pengiriman. Settlement merupakan tahap ke

dua dari TCA yang mana anggaran yang digunakan dalam settlement

merupakan anggaran yang dikeluarkan berdasarkan dokumen permohonan

pada form Temporary Cash Advancement (TCA).

7. Laporan Harian

Laporan harian adalah suatu dokumen yang menjelaskan kegiatan pelaksanaan

31

pengiriman kargo yang dilaporakan berdasarkan aktivitas kapal seperti

keberadaan kapal, nama pelabuhan dan pemakaian air bersih selama

perjalanan. Dokumen ini diinput kedalam komputer dan dikirim melalui email.

8. Surat Keterangan Asal Barang

Surat keterangan asal barang merupakan suatu dokumen yang merincikan

penjelasan mengenai kepemilikan muatan, lokasi pelabuhan tempat dimuat

dan dibongkarnya barang.

9. Surat Kirim

Surat kirim adalah suatu dokumen yang menjelaskan dimana muatan akan

dibongkar dan dari mana muatan tersebut akan dikirim. Dalam dokumen ini

juga menjelaskan keterangan mengenai jenis muatan dan total muatan yang

akan dikirim. Surat ini hampir sama dengan surat keterangan asal barang

namun letak perbedaan kedua surat ini terletak pada rincian keterangan

dimana surat keterangan asal barang diuraikan lebih detail.

10. Statement of Barge Draught Survey

Statement of Barge Draught Survey adalah suatu dokumen yang merincikan

catatan perhitungan pengukuran muatan dimana dalam dokumen tersebut

menjelaskan jumlah muatan sebelum dan sesudah barang dimuat dan

dibongkar. Hal ini dilakukan untuk mengetahui jumlah penyusutan yang

terjadi selama masa pengiriman.

11. Certificate of wight

Certificate of wight adalah suatu sertifikat yang menjelaskan mengeni rincian

berat yang diangkut atau dibawa dalam tongkang baik itu berat bersih maupun

berat kotor yang biasanya berat tersebut dihimpun menjadi suatu daftar yang

32

total keseluruhannya sama dengan total berat bersih dari total berat kotor yang

terdapat dalam faktur perdagangan.

12. Bill of landing

Dokumen yang digunakan oleh PT Baruna Dirga Dharma sebagai bukti bahwa

muatan telah dimuat diatas dikapal. Bill of landing juga menjelaskan nama

pengirim, nama kapal yang mengirim, rincian berat, dan nama penerima

muatan. Bill of landing disiapkan oleh department agency dari PT Baruna

Dirga Dharma.

13. Cargo manifest

Cargo manifest yang digunakan oleh PT Baruna Dirga Dharma yang berisi

tentang berat muatan, nama pelabuhan pengirim, dan nama penerima muatan.

14. Invoice

Dokumen ini dikeluarkan oleh PT Baruna Dirga Dharma yang mana didalam

dokumen tersebut berisi rincian tagihan yang harus dibayarkan oleh costumer.

Berdasarkan penjelasan diatas terkait dengan pelaksanaan kegiatan

operasional pengiriman kargo berserta dokumen-dokumen yang digunakan maka

dapat diketahui pelaksanaan administrasi pengiriman kargo curah kering

pengiriman back to back vessel yang terjadi pada PT Baruna Dirga Dharma dapat

digambarkan sebagai berikut:

33

Sumber : PT Baruna Dirga Dharma

Gambar III.2.

Pelaksanaan Administrasi Pengiriman Kargo Curah Kering

PROSEDUR ADMINISTRASI PENIRIMAN KARGO CURAH KERING

FIN & ACC DEPT. COMMERCIAL DEPT. PORT/AGENCY DEPT.CUSTOMER OPERATION DEPT.

Pha

se

Mulai

Menerima permintan

dan mengitung biaya

pengiriman berseta

keuntungan

Formulir

Quotation

Setuju atau

tidakTidak

Instruksi

Internal

Menerima

Rencana pengiriman

Proses Muat

selesai

Shipping

Instruction

Proses Muat

Tanda tangan

surat perjanjian

Memeriksa dan

mengolah

dokumen kapal

Membuat Bill off

landing dan cargo

manifest

Proses Sales

Order

selesai

Mengirim muatan

Laporan

harian dan

mengontrol

pengiriman

Pengiriman muatan

selesai

Melakukan

pembayaran jasa

Permintaan

charter

Mendapatkan

dokumen diatas

kapal

Menerbitkan faktur

pajak dan invoice

Permohonan

TCAMengeluarkan

anggaran

Membuat

settlement

Memeriksa

pemakaian aggaran

Ya

Mengirim

dokumen

ke

Syahbandar

Melakukan

Pembayaran pajak

Menyiapkan

dokumen pendukung

Mengirim dokumen

pendukung lain

Proses bongkar

Menerima informasi

pengiriman muatan

selesai

34

Berdasarkan gambar III.3. dapat jelaskan sebagai berikut:

1. Customer mengirim surat permintaan charter kepada PT Baruna Dirga

Dharma mengenai ketertarikan perusahaan untuk menggunakan jasa dari PT

Baruna Dirga Dharma atas pelayanan penyediaan kapal untuk perusahaan jasa

logistik yang mana surat tersebut dikirim kepada departemen commercial.

2. Department commercial menerima surat permintaan charter dari customer

kemudian dari surat permintaan tersebut department commercial melakukan

tindakan perhitungan margin mengenai biaya sewa kapal berserta crew yang

telah disuaikan dengan jenis muatan yang akan dikirim. Biaya sewa kapal

diperoleh dari vendor atau PT Alfatrans Raya karena kapal yang digunakan

merupakan kapal yang disewa dari PT Alfatrans Raya.

3. Hasil dari perhitungan yang dilakukan oleh department commercial dimuat

dalam dokumen quotation form yang kemudian dikirim kembali kepada

customer sebagai rincian penawaran yang dilakukan ketika negosiasi

dilakukan.

4. Jika negosiasi telah dilakukan dan kesepakatan diantara keduanya telah

disetujui tindakan selanjutnya adalah costumer menandatangi Surat Perjanjian

Angkut Laut (SPAL) yang dibuat oleh departemen commercial dari PT

Baruna Dirga Dharma atas kesepakatan sewa yang sebelumnya dijelaskan

dalam bentuk quotation form.

5. Setelah tanda tangan kontrak dilakukan kemudian costumer mengirim

dokumen shipping instruction kepada departemen commercial dari PT Baruna

Dirga Dharma yang akan digunakan sebagai petunjuk kerja untuk memenuhi

kebutuhan pelanggan.

35

6. Shipping Instruction yang diterima oleh departemen commercial kemudian

diedarkan kepada setiap departement yang terkait dalam pelaksanaan

pengiriman kargo seperti department operation, dan department agency untuk

mempersiapkan segala kebutuhan yang diperlukan untuk mengirim muatan.

7. Department operation yang menerima rencana pengiriman kemudian

membuat form Temporary Cash Advancement (TCA) yang diajukan kepada

department finance dan accounting untuk mengeluarkan sejumlah dana yang

akan digunakan untuk melakukan pengiriman kargo baik dana tersebut

digunakan untuk biaya akomondasi perjalanan, maupun biaya untuk

pencharteran alat berat.

8. Setelah dana diperoleh dan department operation mempersiapkan segala

kebutuhan seperti tiket pesawat crew menuju pelabuhan kapal dan konsumsi

selama berlayar kemudian tindakan selanjutnya adalah crew kapal

mempersiapkan pengiriman kargo dengan melakukan proses muat yang terdiri

atas persiapan sebelum muat dan pelaksanaan muat seperti mempersiapkan

cargo surveyor, mempersiapkan pegerakan kapal. Ketika waktu line up tiba

crew melakukan proses muat dari dermaga ke tongkang dengan melakukan

proses sandar kapal ke dermaga pencharter terlebih dahulu. Perindahaan

muatan dari dermaga ke tongkang akan dilakukan perhitungan pengukuran

muatan bersih yang berhasil dipindahkan kedalam tongkang untuk mengetahui

jumlah metric ton yang akan dikirim ke mother vessel atau alamat tujuan dan

jumlah penyusutan yang terjadi selama proses pengiriman berlangsung yang

mana kegiatan tersebut akan dijelaskan dalam dokumen statement of barge

draught survey dan certificate of wight. Perhitungan pengukuran muatan

36

dilakuakan oleh surveyor atau pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan

pencharter. Kemudian dokumen statement of barge draught survey dan

certificate of wight diserahkan kepada department agency melalui email

dengan mengkonfirmasikan status melalui telephone.

9. Department agency yang menerima dokumen tersebut kemudian melakukan

pemeriksaan dan mengelolah dokumen tersebut untuk dibuatkan dokumen

pendukung seperti bill of landing, dan cargo manifest yang diinput kedalam

komputer berdasarkan keterangan yang terdapat pada dokumen statement of

barge draught survey dan certificate of wight.

10. Bill of landing, dan cargo manifest yang sudah selesai dibuat dikirim kembali

kepada perusahaan pencharter untuk diibayarkan royalty kepada kementrian

Energi Sumber Daya Mineral (ESDM). Kemudian setelah royalty dibayar,

pencharter akan memberikan kelengkapan dokumen tersebut berserta dengan

bukti pembayaran, surat kirim, dan surat keterangan asal barang kepada

agency dipelabuhan.

11. Setelah seluruh dokumen telah siap, dokumen-dokumen tersebut dikirim

kepada syahbandar guna mendapatkan surat izin bergerak dan berlayar. Ketika

dokumen tersebut sudah lengkap, dokumen-dokumen tersebut berikan kepada

crew.

12. Setelah dokumen diterima kemudian crew mengirim kargo ke mother vessel

atau alamat tujuan dengan membawa sejumlah dokumen tersebut saat

berlayar.

13. Ketika proses pengiriman kargo dialakukan crew membuat laporan harian

untuk dikirim kepada department operation dikantor pusat sebagai laporan

37

status pengiriman yang mana laporan harian tersebut diinput berdasarkan

kegiatan sehari-hari dalam pelaksanaan pengiriman kedalam komputer baik

status keberadaan kapal maupun angaran yang telah digunakan. Kegitan ini

merupakan tindakan pengawasan yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga

Dharma yang mana pengawasan tersebut meliputi keberadaan kapal, aktivitas

pengunaan dana, air tawar yang dilaporakan dalam laporan harian serta

pengawasan aktivitas crew dan ceklis mesin-mesin kapal yang dikirim sebagai

laporan bulanan. Kegiatan pengawasan ini dilakukan oleh department

operation.

14. Deprtement operation yang menerima laporan pengeluaran dari crew kapal

kemudian laporan tersebut dibuatkan settlement atas pemakaian dana yang

terjadi selama pengiriman. Settlement tersebut dikirim kepada department

finance dan accounting untuk dilakuakan pemeriksanaan terhadap pemkaian

anggaran ketika proses pengiriman kargo telah selesai.

15. Ketika armada telah sampai dialamat tujuan crew kapal dari department

operation mulai melakukan proses bongkar barang ke atas mother vessel.

Proses bongkar barang merupakan proses terakhir dari pengiriman kargo

dimana ketika proses bongkar dinyatakan selesai maka dapat diartikan

pengiriman telah sukses terkirim.

16. Setelah department operation menyatakan pengiriman telah sukses terkirim

kealamat tujuan kepada department commercial. Tindakan selnjutnya adalah

department commercial membuat sales order mengenai jumlah muatan yang

berhasil dikirim ke alamat tujuan, total penyusutan, dan rincin biaya ke

department finance dan accounting.

38

17. Department finance dan accounting menerbitkan invoice dan faktur pajak dari

sales order yang sebelumnya dibuat oleh department commercial.

18. Costumer melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang tertera pada

invoice dimana perhitungannya telah disesuaikan dengan Surat Perjanjian

Angkut Laut yang telah ditanda tangani.

Berdasakan penjelasan yang terdapat pada point pelaksanaan administrasi

pengiriman kargo curah kering pada PT Baruna Dirga Dharma dapat disimpulkan

bahwa pelaksanaan kegiatan operasional pengiriman kargo telah dijalankan sesuai

dengan ketentuan administrasi yang ada pada perusahaan tersebut karena setiap

department telah mejalankan tugas sesuai dengan tangung jawab masing-masing.

Mengenai kegiatan administrasi pengiriman kargo curah kering pada PT Baruna

Dirga Dharma jika dilihat secara teoritis kegiatan administrasi pengiriman kargo

pengiriman back to back vessel yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma

dengan prinsip admnistrasi yaitu, prinsip fleksibilitas, prinsip efisien dan

efektivitas, prinsip berorientasi pada tujuan, serta prinsip kontinuitas dapat

dikatakan administrasi pengiriman kargo yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga

Dharma sudah berjalan cukup baik:

a. Administrator telah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai ketentuan

administrasi yang ada pada perusahaan tersebut dengan memnfaatkan pola

kerja telah dibuat dan fasilitas yang tersedia. Hal ini menujukan bahwa prinsip

fleksibilitas berjalan dengan baik.

b. Dalam hal adminitratif diketahui bahwa pelaksanaan pengiriman kargo curah

kering yang dilakukan oleh administrator pada PT Baruna Dirga Dharma

sudah berjalan cukup baik. Hal ini terlihat dari pelaksanaan pengiriman kargo

39

yang dijalankan sebagaimana ketentuan yang telah ditetapkan oleh direksi

pada PT Baruna Dirga Dharma dimana ketentuan tersebut telah

dipertimbangkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.

c. Pelaksanaan adminitrasi pengiriman kargo yang terjadi pada PT Baruna Dirga

Dharma telah dijalankan sebagaimana ketentuan yang terdapat pada PT

Baruna Dirga Dharma baik dari segi pelaksanaan fungsi tugas, pola kerja,

hingga pemanfaatan fasilitas yang tersedia. Hal ini menujukan bahwa prinsip

berorientasi pada tujuan telah berjalan dengan baik.

d. Acuan perencanaan tujuan jangka pendek, menegah, dan jangka panjang yang

dilakukan oleh PT Baruna Dirga Dharma dalam pelaksanaan administrasi

telah berjalan dengan baik hal ini dibuktikan dari pertumbuhan usaha yang

semakin berkembang maju ditujukkan dari semakin melebarnya luas operasi

wilayah kerja dan ekspasi yang dilakukan PT Baruna Dirga Dharma. Hal ini

menujukan bahwa prinsip kontinuitas telah berjalan dengan baik.

3.2.2. Kendala Pelaksanaan Pengiriman Kargo Curah Kering Pada PT

Baruna Dirga Dharma

PT Baruna Dirga Dharma mmerupakan perusahaan pelayaran yang

bergerak dalam bidang jasa logistik curah kering diresmikan pada tahun 2011 lalu

hingga saat ini wilayah operasi kerja PT Baruna Dirga Dharma sudah mencapai

beberapa titik didaerah pada kepulauan Indonesia, tidak hanya itu PT Baruna

Dirga Dharma juga memiliki sebuah kantor cabang di Bunanti, Kalimantan

Selatan.

40

Melihat luasnya operasi wilayah kerja PT Baruna Dirga Dharma dalam

melakukan pengiriman kargo curah kering dan banyaknya pengiriman yang

dilakukan maka tidak heran jika adanya kendala yang terjadi didalam pelaksanaan

kegiatan pengiriman kargo curah kering back to back vessel. Kendala yang terjadi

pada PT Baruna Dirga Dharma tersebut adalah kendala yang terletak pada

kegiatan operasional pengiriman kargo dimana ketika stock barang yang akan

dikirim tidak tersedia sementara armada berserta crew tetap standby menunggu

instruksi bahwa akan adanya muatan yang dikirim ketika itu pula PT Baruna

Dirga Dharma mengalami kendala financial karena armada tidak menghasilkan

revenue sementara cost daily seperti biaya untuk konsumsi crew tetap berjalan.

3.2.3. Solusi dari Kendala Pelaksanaan Pengiriman Kargo Curah Kering

Pada PT Baruna Dirga Dharma

Seperti yang telah diketahui bahwa PT Baruna Dirga Dharma merupakan

perusahaan pelayaran yang bergerak dalam bidang jasa logistik curah kering

dimana didalam pelaksanaannya terdapat sejumlah administrasi yang harus

dipenuhi dan disesuaikan dengan keadaan dilapangan dan tidak dapat dipungkiri

bahwasanya kendala dalam pelaksanaan mungkin saja akan terjadi.

Sesuai dengan penjelasan pada point sebelumnya bahwasanya terdapat

kendala dalam melakukan pengiriman yaitu kendala yang terletak pada kegiatan

operasional pengiriman kargo dimana cost daily tetap dikeluarkan namun revenue

tidak dihasilkan. Penyelesaian masalah yang dilakukan oleh PT Baruna Dirga

Dharma atas kendala yang terjadi adalah dengan mengkonfirmasi atau meminta

penjelasan terkait dengan kedala tersebut kepada pihak pencharter yaitu pelanggan

untuk diberikan solusi atas permasalah yang terjadi.