BAB III

KONSEP APLIKASI

3.1 Tahap-Tahap Pengembangan Sistem

3.1.1 Tahapan Analisis

Pada saat penelitian dengan melakukan wawancara dengan bagian tata usaha di SMA

Karya Sejati serta mempelajari data-data dan dokumen-dokumen yang ada pada saat ini.

Pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang dalam melakukan pengolahan data

siswa dilakukan dengan cara mencatat ke dalam format yang sudah disediakan, kemudian data

langsung diolah dalam komputer dan langsung dicetak untuk dibukukan dan dibuat dalam sebuah

arsip, sehingga menyebabkan data yang diolah menumpuk dan sering menyebabkan terjadinya

redudansi atau penumpukan data karena data yang diolah sering tercetak kembali. Berikut ini

adalah permasalahan yang timbul pada sistem pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati

Palembang.

1. Pengolahan data siswa pada proses kerja sistem yang lama dilakukan dengan cara mencatat

ke dalam format yang sudah disediakan oleh bagian tata usaha, sehingga menyebabkan

terjadinya redudansi atau penumpukan data. Berikut ini adalah contoh format data siswa:

Gambar 3.1 Data Siswa

2. Pengolahan data guru, pada sistem kerja yang lama dilakukan pendataan berdasarkan surat

lamaran yang diajukan oleh masing-masing calon guru. Sesuai dengan data yang ada, bagian

tata usaha mencatat data guru tersebut ke dalam komputer kemudian dibuat SK (Surat

Keputusan) untuk diberikan kepada guru yang bersangkutan.

3. Pengolahan jadwal mata pelajaran, pada sistem kerja yang lama jadwal mata pelajaran dibuat

pada papan dengan menggunakan boardmarker yang ditempel pada ruang guru, sehingga

setiap siswa perwakilan dari seluruh kelas harus mencatat jadwal mata pelajaran tersebut.

Setelah itu bagian tata usaha mencetak jadwal mata pelajaran tersebut untuk dijadikan SK

Pembagian Tugas kemudian diberikan kepada masing-masing guru bidang studi. Berikut

adalah contoh SK Pembagian Tugas untuk jadwal mata pelajaran:

Gambar 3.2 Jadwal Mata Pelajaran

4. Pengolahan jadwal mengajar, pada sistem kerja yang lama jadwal mengajar dibuat pada

papan dengan menggunakan boardmarker yang ditempel pada ruang guru, sehingga setiap

siswa perwakilan dari seluruh kelas harus mencatat jadwal mengajar tersebut. Pada sistem ini

juga guru bidang studi sering terjadi tabrakan jadwal mengajar, sehingga melibatkan bagian

WK Kurikululum untuk merubah jadwal. Setelah itu bagian tata usaha mencetak jadwal

mengajar tersebut untuk dijadikan SK Pembagian Tugas kemudian diberikan kepada masing-

masing guru bidang studi. Berikut adalah contoh SK Pembagian Tugas untuk jadwal

mengajar:

Gambar 3.3 Jadwal Mengajar

5. Pengolahan nilai siswa, pada sistem kerja yang lama masing-masing guru bidang studi

mencatat nilai siswa pada format yang sudah disediakan untuk diberikan kepada seluruh wali

kelas sesuai kelas yang mereka ajarkan. Kemudian dari kumpulan nilai per bidang studi

tersebut dimasukkan oleh wali kelas ke dalam raport. Hasil Raport diperoleh berdasarkan

Kriteria atau Rumus berikut ini:

NA =4

2 SMTXUH

Keterangan:

NA : Nilai Akhir

UH : Ulangan Harian

T : Tugas

M : Mid

S : Semester

Berikut adalah contoh nilai siswa per bidang studi:

Gambar 3.4 Nilai Siswa

6. Pengolahan absensi siswa, pada sistem kerja yang lama absensi siswa dilakukan oleh guru

bidang studi yang mengajar di kelas tersebut dan absensi khusus per kelas. Pada sistem ini

dapat mengakibatkan kecurangan serta merugikan siswa yang benar-benar hadir dari jam

pertama sampai jam terakhir, misalnya siswa pada jam pertama berada di kelas sedangkan

pada jam berikutnya siswa tersebut keluar dari kelas. Akan tetapi siswa tersebut pada absensi

khusus tetap dianggap hadir, walaupun pada absensi guru bidang studi jam berikutnya

dinyatakan tidak hadir.

Dari permasalahan di atas yang timbul pada sistem pengolahan data siswa pada SMA

Karya Sejati Palembang, untuk itu penulis mencoba membuat suatu aplikasi yaitu Aplikasi

pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang. Karena menurut penulis dengan

dibuatnya aplikasi ini dapat membantu bagian tata usaha dalam pengolahan data siswa, data guru

agar lebih cepat dan akurat serta tidak terjadinya penumpukan data atau redudansi, untuk mata

pelajaran dan jadwal mengajar agar mudah diperoleh oleh siswa dan guru bidang studi dengan

tidak memerlukan waktu yang lebih lama. Dalam proses nilai, guru bidang studi lebih mudah

dalam memberi nilai siswa dan setiap wali kelas tidak perlu menghabiskan waktu untuk

menunggu dan mengambil nilai kepada masing-masing guru bidang studi. Serta dengan

menggunakan aplikasi ini, proses absensi siswa dilakukan lebih akurat dan tidak akan terjadi

kecurangan serta merugikan siswa yang lainnya.

3.1.1.1 Studi Kelayakan

Dengan mengetahui permasalahan di atas, langkah selanjutnya melakukan studi

kelayakan sehingga menghasilkan solusi terhadap masalah yang ada yaitu membuat suatu

aplikasi untuk pengolahan data siswa.

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor utama yang diinginkan. Faktor-faktor

yang harus dipertimbangkan dalam melakukan studi kelayakan diatas adalah sebagai berikut:

1. Kelayakan Teknik

Kelayakan ini digunakan untuk mengetahui apakah teknologi yang digunakan nantinya

dapat diterapkan di sistem. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam kelayakan

teknik ini, yaitu:

a. Ketersediaan teknologi di pasaran

Teknologi yang akan digunakan pada sistem yang akan dibuat harus tersedia di pasaran.

Dalam hal ini adalah gambaran mengenai perangkat keras (hardware) dan perangkat

lunak (software) yang diperlukan dalam pembuatan sistem yang akan digunakan

nantinya. Adapun spesifikasi minimal yang dapat digunakan dalam pembuatan sistem ini

antara lain:

1. Perangkat Keras (hardware) terdiri atas:

a. Monitor (SVGA)

b. Processor Intel Pentum IV

c. Memory (RAM) 512 MB

d. Hardisk 80 GB

e. Keyboard

f. Mouse

g. Printer

2. Perangkat Lunak (software) terdiri atas:

a. Macromedia Dreamweaver MX 2004

b. Mozilla Firefox

c. Appserv 2.5.9

d. Microsoft Office 2003

Bila dilihat dari spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan,

ketersediaan teknologi tersebut sudah banyak dan mudah didapatkan di pasaran.

b. Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikan

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh para penulis untuk ketersediaan ahli yang

dapat mengoperasikan teknologi yang digunakan dalam pembuatan sistem, sudah

tersedia. Walaupun perlu dilakukan training khusus untuk mengoperasikan sistem

terutama untuk pemrograman web (php).

2. Kelayakan Operasional

Penilaian terhadap kelayakan operasi digunakan untuk mengukur apakah sistem yang

akan dikembangkan nantinya akan dioperasikan dengan baik atau tidak di SMA Karya Sejati

Palembang. Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan bahwa kemampuan yang dimiliki oleh

pegawai tata usaha bagian pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati Palembang untuk

mengoperasikan sistem dinilai sudah siap dan walaupun harus melalui training khusus dengan

tidak memakan waktu yang lama mengingat para pegawai tata usaha yang ada, sudah tidak

awam lagi terhadap komputer.

Berdasarkan hal tersebut diatas, penulis menyimpulkan bahwa SMA Karya Sejati

Palembang sudah cukup layak untuk menggunakan sistem yang akan dibuat, karena sumber

dayanya sudah cukup tersedia.

3. Kelayakan Ekonomi

Jika dilihat dari segi kelayakan ekonomi, manfaat yang akan diperoleh dari penggunaan

sistem ini akan lebih besar dibandingkan dengan dana yang dikeluarkan sehingga SMA Karya

Sejati Palembang dapat menggunakan sistem ini.

3.1.1.2 Rancangan Sistem

Adapun bagian dari rancangan sistem antara lain Data Flow Diagram (DFD) dan Entity

Relationship Diagram (ERD).

3.1.1.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah suatu model logika dalam suatu proses yang dibuat untuk menggambarkan

dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan,

proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan proses

yang dikenakan pada data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut,

Nugroho (2002:63).

Adapun Data Flow Diagram (DFD) dapat dilihat dibawah ini:

a) Diagram Konteks atau Diagram Level 0

Diagram konteks atau Diagram Level 0 merupakan tingkat menengah. Hal-hal yang perlu

digambarkan dalam diagram konteks atau diagram level 0 adalah proses utama dari sistem,

hubungan antara entity, proses, data flow dan data store.

KABAG. TATA USAHA

- Data Mata Pelajaran

- Data Jadwal Belajar

- Nilai (raport) - Data Guru

- Jadwal Mata Pelajaran - Data Nilai

- Data Siswa - Jadwal Mengajar

- Laporan Absensi - Laporan Siswa per kelas per tahun

Siswa:

- Laporan Absensi

Siswa per Hari

- Laporan Absensi

Siswa per Periode

- Laporan Absensi

Siswa per Siswa - Laporan Siswa:

- Laporan Siswa Keseluruhan - Laporan Siswa per Kelas

- Laporan Siswa per Tahun Ajaran - Laporan Guru: - Laporan Guru Keseluruhan - Laporan Guru per Pendidikan - Laporan Mata Pelajaran - Laporan Jadwal Pelajaran Keseluruhan per Tahun Ajaran - Laporan Nilai Siswa per Kelas

Gambar 3.5 Diagram Level 0

b) Diagram Level 1

Diagram Level 1 merupakan rincian dari Diagram Level 0. Proses yang terjadi pada

Diagram Level 0 dikembangkan menjadi beberapa proses yang lebih rinci. Terlihat jelas aliran

data yang terjadi sampai terbentuknya beberapa laporan.

SISWA APLIKASI

PENGOLAHAN

DATA SISWA

PADA SMA

KARYA SEJATI

PALEMBANG

GURU

KEPALA SEKOLAH

1.1

Proses

Entry Siswa

Gambar 3.6 Diagram Level 1

3.1.1.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

1.4

Proses

Entry

Jadwal

Pelajaran

1.6

Proses

Cetak

1.3

Proses

Entry Mata

Pelajaran

1.2

Proses

Entry Guru

Kepala sekolah

Tata

Usaha

Siswa

Guru

Mata Pelajaran

Data_Siswa Data Siswa

Data Guru

Data Mata Pelajaran

- Laporan Siswa

- Laporan Siswa Keseluruhan

- Laporan Siswa per Kelas

- Laporan Siswa per Tahun Ajaran

- Laporan Guru

- Laporan Guru Keseluruhan

- Laporan Guru per Pendidikan

Laporan Mata Pelajaran

Laporan Jadwal Pelajaran Keseluruhan per Tahun Ajaran

Laporan Nilai Siswa per Kelas

1.5

Proses Entry Nilai

Jadwal

Kd_Mata_ Pelajaran

Jadwal

Nilai

1.7 Laporan

Nilai

Jadwal

Nilai

Jadwal

Kd_Mata_ Pelajaran

NIS

NIP

NIP

Kd_Mata_ Pelajaran

Kd_Mata_ Pelajaran

NIS

Siswa

Guru

Data Jadwal Pelajaran

Nilai

Jadwal Pelajaran

Jadwal Mengajar

Data_Nilai

Data Guru

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan /hubungan

antara entitas dengan atribut penghubung. Entity Relationship Diagram (ERD) diperlukan dalam

perancangan file yang akan digunakan dalam sistem, karena Entity Relationship Diagram (ERD)

dapat diketahui berupa file yang digunakan dalam sistem.

Gambar 3.7 Entity RelationshipDiagram (ERD)

3.1.2 Tahap Detail Design

Tahap detail design yaitu tahap merancang tabel data, merancang design input,

merancang design output, dari aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru yang akan

diterapkan, design ini berguna untuk mengurangi tingkat kesalahan pada waktu pembuatan

aplikasi.

3.1.2.1 Design Tabel

A. Design File Siswa

Tabel 3.1. Design File Siswa

No Field Name Type Size Description

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

NIS

Nama_Siswa

Kelas

Jenis_Kelamin

Tempat_Tanggal _Lahir

Agama

Kewarganegaraan

STTB_dari

Tahun_Nomor_STTB

Anak_ke

Jumlah_Saudara

Nama_Orang_Tua

Tempat_Tanggal _Lahir

Agama

Jabatan

Alamat

I (Integer)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

7

50

5

1

50

1

1

20

50

20

20

50

50

1

20

50

Nomor Induk Siswa (Primary Key)

Nama Siswa

Kelas

Jenis Kelamin

Tempat Tanggal Lahir

Agama

Kewarganegaraan

STTB dari

Tahun Nomor STTB

Anak ke

Jumlah Saudara

Nama Orang Tua

Tempat Tanggal Lahir

Agama

Jabatan

Alamat

B. Design File Guru

Tabel 3.2 Design File Guru

No Field Name Type Size Description

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

NIP

Nama_Guru

Jenis_Kelamin

Tempat_Tanggal _Lahir

Agama

Pendidikan

Alamat

I (Integer)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

8

50

1

50

1

20

50

Nomor Induk Pegawai

Nama Guru

Jenis Kelamin

Tempat Tanggal Lahir

Agama

Pendidikan

Alamat

C. Design File Mata Pelajaran

Tabel 3.3 Design File Mata Pelajaran

No Field Name Type Width Description

1.

2.

Kd_Mata_Pelajaran

Nm_Mata_Pelajaran

V (Varchar)

V (Varchar)

3

20

Kode Pelajaran

Nama Mata Pelajaran

D. Design File Jadwal Pelajaran

Tabel 3.4 Design File Jadwal Pelajaran

No Field Name Type Width Description

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Kd_Guru

Kd_Mata_Pelajaran

NIP

Waktu

Hari

Kelas

Semester

V (Varchar)

V (Varchar)

I (Integer)

T (Time)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

3

3

8

20

6

9

6

Kode Guru

Kode Mata Pelajaran

Nomor Induk Pegawai

Waktu

Hari

Kelas

Semester

E. Design File Nilai

Tabel 3.5 Design File Nilai

No Field Name Type Width Description

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Kd_Guru

NIS

Semester

Kd_Mata_Pelajaran

Kelas

Nilai

V (Varchar)

I (Integer)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

V (Varchar)

3

8

6

3

9

5

Kode Guru

Nomor Induk Siswa

Semester

Kode Mata Pelajaran

Kelas

Nilai

E. Design File Absen

Tabel 3.6 Design File Absen

No Field Name Type Width Description

1.

2.

3.

4.

Tanggal

NIS

Nama_Siswa

Keterangan_Kehadiran

D (Date)

I (Integer)

V (Varchar)

V (Varchar)

20

8

50

8

Tanggal

Nomor Induk Siswa

Nama Siswa

Keterangan Kehadiran

3.1.2.2 Desain Input

Merupakan rancangan tampilan program untuk memasukkan data. Manfaat dari design

input ini adalah untuk memudahkan dalam penerapan rancangan kedalam bahasa program.

Penulis mendesign tampilan menu utama dan beberapa tampilan input yaitu tampilan input data

siswa, tampilan input data guru, tampilan input data mata pelajaran, tampilan input jadwal

pelajaran, tampilan input data nilai dan tampilan input absensi. Adapun design menu utama dan

design input yang dibuat untuk program aplikasi pengolahan data siswa pada SMA Karya Sejati

Palembang sebagai berikut:

1. Desain Menu Utama

Gambar 3.8 Desain Menu Utama

2. Desain Input Data Siswa

Design Input data siswa ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian,

penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data siswa.

Gambar 3.9 Design Input Data Siswa

3. Design Input Data Guru

Design Input data guru ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian,

penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data guru.

Gambar 3.10 Design Input Data Guru

4. Design Input Data Mata Pelajaran

Design Input data mata pelajaran ini berfungsi untuk melakukan penambahan,

pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data mata

pelajaran.

Gambar 3.11 Design Input Data Mata Pelajaran

5. Design Input Data Jadwal Pelajaran

Design Input data jadwal pelajaran ini berfungsi untuk melakukan penambahan,

pengoreksian, penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data jadwal

pelajaran.

Gambar 3.12 Design Input Data Jadwal Pelajaran

6. Design Input Data Nilai

Design Input data nilai ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian,

penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data nilai.

Gambar 3.13 Design Input Data Nilai

7. Design Input Data Absen

Design Input data absen ini berfungsi untuk melakukan penambahan, pengoreksian,

penyimpanan, pembatalan, penghapusan serta pencarian terhadap data absen.

Gambar 3.14 Design Input Data Absen

3.1.2.3 Design Output

Design Output adalah rancangan keluaran dari data-data yang telah diinputkan melalui

design input untuk ditampilkan pada beberapa laporan diantaranya laporan data siswa, laporan

data guru, laporan mata pelajaran, laporan jadwal pelajaran, laporan nilai, dan laporan absen.

Laporan dari design input yang mana data tersebut akan dilaporkan kepada kepala

sekolah sebagai arsip atau dokumen yang telah dibuat apabila diperlukan di kemudian hari.

1. Design Output Data Siswa

Gambar 3.15 Design Output Data Siswa

2. Design Output Data Guru

Gambar 3.16 Design Output Data Guru

3. Design Output Data Mata Pelajaran

Gambar 3.17 Design Output Data Mata Pelajaran

4. Design Output Data Jadwal Pelajaran

Gambar 3.18 Design Output Data Jadwal Pelajaran

5. Design Output Data Nilai

Gambar 3.19 Design Output Data Nilai

6. Design Output Data Absen

Gambar 3.20 Design Output Data Absen

3.1.3 Tahapan Implementasi

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis untuk ketersediaan ahli yang dapat

mengoperasikan teknologi oleh bagian tata usaha SMA Karya Sejati Palembang yang digunakan

dalam pembuatan sistem, sudah tersedia. Walaupun perlu dilakukan training khusus untuk

mengoperasikan sistem terutama untuk pemrograman web (php).

3.1.4 Tahapan Pemeliharaan

Software mungkin akan mengalami perubahan setelah diserahkan kepada sekolah.

Perubahan bisa terjadi karena kesalahan-kesalahan tertentu, karena software harus diubah untuk

mengakomodasi perubahan-perubahan di dalam lingkungan eksternalnya, atau karena sekolah

perlu melakukan pengembangan fungsional untuk kerja. Pemeliharaan software mengaplikasikan

lagi setiap fase program sebelumnya dan tidak dilakukan dengan membuat yang baru.

Kegiatan pemeliharaan ini sangat bermanfaat di dalam melaksanakan proses kerja. Selain

membuat efisiensi dan efektifitas kerja jadi lebih baik, juga sebagai acuan agar terciptanya

pemeliharaan yang baik pula.