19

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan berisikan data-data tentang perusahaan yang dibagi

menjadi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, serta struktur organisasi.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Klinik & Rumah Bersalin yang berawal dari Praktek Bidan Swasta Umi

Rahmawati yang terletak di Jalan Makmur Raya RT 02 / RW 10 No.118, Kelurahan

Jatimulya, Kecamatan Tambun Selatan, Kabupaten Bekasi, yang berdiri pada tanggal

14 Januari 2001 dengan Surat Izin Pratama (SIP) : No.503/15/DINKES/RB/2018.

Berkembangnya kebutuhan masyarakat untuk memperoleh pelayanan

kesehatan yang lebih baik dan lengkap, maka manajemen Bidan Umi Rahmawati

meningkatkan status dan pelayanan menjadi Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma

sejak tanggal 19 Juni 2011.

Dalam menjalankan fungsinya, Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma

memberikan pelayanan kebidanan, penyakit kandungan, kesehatan untuk Ibu dan

Anak, pelayanan kesehatan umum serta klinik gigi diberikan secara optimal dan

profesional bagi pasien dan keluarga pasien.

Dengan tujuan didirikan Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma yaitu

mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi semua lapisan masyarakat

melalui pemeliharaan kesehatan secara prefentif, promosi, kuratif dan rehabilitatif

yang dilaksanakan secara menyeluruh. Visi dari Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma

20

yaitu “Menjadikan Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma pilihan bagi masyarakat

sekitar dengan pelayan kesehatan yang terbaik”. Selain itu Misi dari Klinik & Rumah

Bersalin Umi Rahma antara lain melakukan upaya secara berlanjut untuk

meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat, melakukan pengelolaan Klinik &

Rumah Bersalin secara professional agar tercapai efisiensi dan efektifitas yang tinggi,

dan memberikan pelayanan dengan ramah dan sabar dengan biaya yang terjangkau.

Serta dilengkapi dengan Motto “Melayani Setulus Ibu”.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber : Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma

Gambar III.1. Struktur Organisasi Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma.

Adapun fungsi dari struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut:

a. Pimpinan Klinik

Tugas dan tanggung jawab pimpinan Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma

adalah melakukan pelaksanaan pembangunan kemitraan pelayanan kesehatan

21

pada klinik serta melakukan pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

tugas.

b. Administrasi

Melakukan pelayanan pendaftaran atau membuat kartu berobat pasien,

merekap kunjungan pasien, membuat laporan kunjungan pasien, mengelola

laporan keuangan perbulan.

c. Dokter Umum

Melakukan pelayanan umum, melakukan tindakan medis, melakukan

pemulihan pasien, menerima dan melakukan rujukan, melakukan dan

menerima konsultasi pasien dan masyarakat, melakukan monitoring dan

evaluasi pelaksanaan manajemen klinik serta menerima konsultasi pembinaan

kegiatan klinik.

d. Bidan

Menolong persalinan,memantau persalinan, mendampingi dokter menolong

persalinan, merujuk pasien dengan resiko tinggi ke rumah sakit, memantau

perawatan ibu dan bayi.

e. Apoteker

Melakukan pengecekan obat, meracik obat serta membuat data stok obat,

menyusun dan menerima arsip resep dan merekap transaksi harian.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Suatu prosedur atau tahapan-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu

kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut proses sistem. Sesuai dengan

ruang lingkup yang dibahas dalam penyusunan Tugas Akhir ini, maka proses sistem

dimulai dari:

22

1. Proses Pendaftaran Pasien

Pasien melakukan pendaftaran dan bagian administrasi meminta fotocopy KTP

sebagai syarat pendaftaran. Lalu administrasi menanyakan terlebih dahulu ke

pasien, apakah pasien tersebut adalah basien baru atau pasien lama. Jika pasien

baru maka administrasi membuatkan kartu berobat untuk dibawa pada

kunjungan berikutnya dan membuatkan form rekam medis. Selanjutnya,

administrasi mengambil form catatan medis serta menyerahkan keruang

pemeriksaan.

2. Proses Pemeriksaan Pasien

Setelah dokter menerima form rekam medis dari administrasi maka dokter

melakukan proses pemeriksaan pasien, dokter memanggil pasien berdasarkan

urutan form rekam medis. Kemudian pasien memasuki ruang pemeriksaan dan

menyampaikan keluhan kepada dokter. Selanjutnya dokter menangani pasien

atau melakukan pemeriksaan medis. Setelah diperiksa dokter mencatat keluhan

dan diagnosa pasien di form rekam medis lalu dokter membuatkan resep obat

yang diberikan ke pasien.

3. Proses Pembayaran

Pasien menyerahkan resep obat ke Apoteker. Apoteker menerima resep obat

kemudian meracikan obat sesuai resep yang diberikan Dokter. Kemudian

Apoteker memberikan obat kepada pasien dan menjelaskan cara

pemakaiannya. Setelah pasien menerima obat dari Apoteker, pasien melakukan

pembayaran biaya pemeriksaan dan obat. Kemudian Apoteker membuat

kwitansi pembayaran dan mencatat hasil transaksi, lalu kwitansi diterima oleh

pasien sebagai bukti pembayaran.

23

4. Proses Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan dilakukan secara manual yaitu laporan harian dan laporan

bulanan yang akan diserahkan kepada pemilik klinik.

3.3. Activity Diagram

1. Activity Diagram Pendaftaran Pasien

Gambar III.2. Activity Diagram Pendafaran Pasien.

act Activ ity Pendaftaran Pasien

AdministrasiPasien

Pasien melakukan

pendaftaranMenerima

pendaftaran

Meminta Fotocopy KTP

sebagai syarat

pendaftaran

Menyiapkan

Fotocopy KTP

Menyerahkan

Fotocopy KTPMenerima Fotocopy

KTP

Menanyakan status

pasien

Membuatkan kartu

berobat dan form

rekam medis

Pasien

Baru?

Ya

Tidak

Menyerahkan kartu

berobat

Menerima kartu

berobat

Menyimpan kartu

berobatMengambil form

rekam medis

Menyerahkan kartu

pasien

Melakukan proses

pedaftaran

pemeriksaan

24

2. Activity Diagram Pemeriksaan Pasien

Gambar.III.3. Activity Diagram Pemeriksaan Pasien

act Activ ity Diagram Pemeriksaan Pasien

DokterAdministrasiPasien

Memberikan form

rekam medisMenerima form

rekam medis

Memanggil pasien

berdasarkan urutan

form rekam medis

Memasuki ruang

pemeriksaan

Melakukan

pemeriksaan medis

Mencatat hasil

pemeriksaan di form

rekam medis

Membuatkan resep

obat

Memberikan resep

obat

Menerima resep

obat

Menyampaikan

keluhan

25

3. Activity Diagram Pembayaran

Gambar III.4. Activity Diagram Pembayaran

4. Activity Diagram Pembuatan Laporan

Gambar III.5. Activity Diagram Pembuatan Laporan

act Activ ity Diagram Pembayaran

ApotekerPasien

Menyerahkan

resep obat

Menerima resep

obat

Mengecek obat

Meracik obat

Menyerahkan obat

serta menjelaskan

cara pemakaian

Menerima obat

Melakukan

pembayaran

Membuatkan

kwitansi

pembayaran

Menyerahkan

kwitansi

Menerima kwitansi

Merekap transaksi

act Activ ity Diagram Laporan

Administrasi Pemilik Klinik

Membuat laporan

harian

Membuat laporan

bulanan

Menyerahkan laporan Menerima laporan

26

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan pada Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma terdiri

dari spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi dokumen keluaran, yaitu sebagai

berikut:

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk

atau diterima untuk proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan:

1. Nama Dokumen : Fotocopy KTP

Fungsi : Sebagai identitas pasien

Sumber : Pasien

Tujuan : Administrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap kali kunjungan pasien

Bentuk : Lampiran A.1

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang keluar

atau dibuat untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen

keluaran:

1. Nama Dokumen : Kartu Berobat Pasien

Fungsi : Setiap ada pendaftaran

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

27

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap kali kunjungan pasien

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Resep Obat

Fungsi : Setiap resep untuk pasien

Sumber : Pasien

Tujuan : Administrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap kali melakukan pemeriksaan pasien

Bentuk : Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Form Rekam Medis

Fungsi : Sebagai hasil diagnosa penyakit

Sumber : Administrasi

Tujuan : Dokter

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap hari melakukan pemeriksaan pasien

Bentuk : Lampiran B.3

4. Nama Dokumen : Laporan Harian

Fungsi : Sebagai bukti pengeluaran dan penerimaan kas

Sumber : Apoteker

28

Tujuan : Pemilik klinik

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap hari

Bentuk : Lampiran B.4

5. Nama Dokumen : Laporan Per-Bulan Diagnosa

Fungsi : Sebagai hasil diagnosa pasien

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pemilik klinik

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap bulan

Bentuk : Lampiran B.5

6. Nama Dokumen : Kwitansi pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran obat

Sumber : Apoteker

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pemeriksaan pasien

Bentuk : Lampiran B.6

29

3.5. Permasalahan Pokok

Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa

permasalahan yang sedang dihadapi oleh Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma

diantaranya adalah:

1. Penyimpanan data berupa dokumen yang berisi tumpukan kertas sehingga sulit

dalam pencarian data.

2. Dokumen yang menggunakan kertas rentan sobek dan hilang.

3. Pembuatan laporan data pasien memerlukan waktu yang lama dan rentan

terjadi kesalahan karena masih dilakukan dengan pencatatan secara manual.

3.6. Pemecahan Masalah

Setelah ditemukan permasalahan serta kelemahan yang ada pada sistem yang

sedang berjalan tersebut maka berikut adalah pemecahan masalahnya:

1. Memudahkan dalam menyimpan dan mencari data.

2. Mengubah sistem manual tersebut menjadi sebuah website.

3. Merancang sistem untuk pembuatan laporan yang disajikan secara efisien,

sehingga laporan dapat dicetak setiap waktu pada saat dibutuhkan.

Dengan demikian diharapkan sistem yang akan berjalan nantinya dapat lebih

memudahkan kegiatan di Klinik & Rumah Bersalin Umi Rahma. Sehingga

menghasilkan data yang akurat dan tepat.