BAB III ANALISIS METODOLOGI - Perpustakaan Digital...

III-1

BAB III

ANALISIS METODOLOGI

Pada bagian ini akan dibahas analisis metodologi pembangunan BCP. Proses analisis

dilakukan dengan membandingkan beberapa metodologi pembangunan yang terdapat dalam

literatur yang dipelajari. Hasil dari proses analisis adalah model pembangunan BCP yang

akan digunakan dalam pengerjaan Tugas Akhir ini.

3.1 Metodologi Pembangunan BCP

Dalam membangun BCP, diperlukan metodologi yang sesuai untuk menghasilkan sebuah

BCP yang baik bagi organisasi. Berbagai macam metodologi dapat ditemukan di literatur

yang membahas tentang BCP. Dalam Tugas Akhir ini, dilakukan perbandingan metodologi

yang diambil dari beberapa literatur sehingga dapat dihasilkan sebuah metodologi yang dapat

digunakan untuk membangun BCP.

3.1.1 Metodologi 1

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-1 [FUL05].

Gambar III-1 Tahapan Pembangunan BCP (Metodologi 1)

Pembangunan BCP dilakukan dengan melalui tahap berikut:

1. Menentukan Tujuan, Objektif, Lingkup, dan Asumsi

Dalam tahap ini, dilakukan penentuan tujuan pembangunan BCP bagi organisasi,

biasanya berupa peningkatan tingkat keamanan dan keselamatan ketika organisasi

dilanda bencana. Selain itu, ditentukan pula lingkup BCP dalam organisasi, meskipun

BCP biasanya merupakan tugas bagian pengelola data, namun BCP yang baik adalah

perencanaan yang melingkupi seluruh bagian organisasi. Asumsi-asumsi yang

dibutuhkan selama pembangunan BCP dtentukan dalam tahap ini agar mempermudah

proses pembangunan BCP.

III-2

2. Memilih Koordinator Perencanaan dan Tim Pengembang

BCP harus dipersiapkan selayaknya proyek pada umumnya, diawali dengan memilih

pemimpin proyek, koordinator rencana, dan tim pengembang. Pemimpin proyek dan

koordinator rencana biasanya merupakan pihak yang sama. Koordinator yang dipilih

sebaiknya memiliki pengalaman dalam mengatur proyek dan mengetahui dengan

jelas mengenai proses bisnis organisasi dan kebergantungan antara bagian IT

(Information Technology) dan bagian lain. Koordinator bertanggungjawab pula

terhadap perawatan bencana. Tim pengembang sebaiknya tidak hanya melibatkan

bagian IT, namun juga bagian-bagian lain dari organisasi agar BCP organisasi.

3. Melakukan Penilaian Risiko

Tahap selanjutnya adalah melakukan penilaian risiko, yaitu melakukan penilaian

terhadap organisasi dengan melihat aspek risiko yang dimiliki oleh organisasi.

Penilaian risiko dilakukan dengan menentukan risiko yang mengancam dan tingkat

kemungkinan risiko tersebut terjadi. Hasil dari penilaian risiko kemudian dianalisis

untuk menentukan ancaman yang ditanggulangi.

4. Melakukan Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Setelah melakukan penilaian risiko, perlu dilakukan Business Impact Analysis (BIA).

BIA merupakan proses untuk melakukan identifikasi fungsi bisnis kritis beserta

sumber daya yang dibutuhkan, kemudian menentukan dampak dari resiko kegagalan

terhadap organisasi.

5. Menentukan Tim Pemulihan

Tahap selanjutnya adalah menentukan tim pemulihan yang akan memegang peran

dalam melaksanakan perencanaan yang akan dibuat.

6. Membuat Strategi dan Perencanaan Pemulihan

Tahap selanjutnya dalam pembangunan BCP adalah membuat strategi pemulihan dan

penentuan aksi yang sesuai untuk berbagai gangguan atau ancaman.

7. Mendokumentasikan BCP

Semua hal yang telah dilakukan dalam tahap sebelumnya kemudian

didokumentasikan agar BCP dapat dengan mudah didistribusikan kepada bagian lain

yang membutuhkan. Dokumentasi BCP harus mudah untuk dimengerti, spesifik, dan

sederhana.

8. Pengujian Perencanaan

Pengujian rencana merupakan bagian yang penting dari BCP. Rencana harus dites

III-3

secara detil dan dievaluasi berkala, setidaknya 1 kali dalam setahun. Perubahan

lingkungan terjadi seiring dengan perkembangan organisasi, begitu pula dengan

peraturan yang berlaku, dapat mengalami perubahan.

Proses pengujian rencana dapat dilakukan dengan beberapa jenis, antara lain:

a. Pengujian Data (Checklist Testing)

Jenis pengujian ini untuk menentukan ketersediaan cadangan dalam organisasi,

seperti tempat penyimpanan cadangan dan manual operasi. Dalam pengujian ini,

dilakukan peninjauan ulang rencana dan identifikasi bagian yang harus selalu

diperbaharui dan selalu tersedia.

b. Pengujian Interupsi Non-bisnis (Non-business Interruption Testing)

Dalam jenis pengujian ini, organisasi akan melakukan simulasi terjadinya

bencana dengan menggunakan pengujian prosedur yang telah dibuat. Simulasi

yang dilakukan tidak harus mencakup semua prosedur yang ada karena cukup

sulit untuk mengaplikasikan seluruh strategi yang telah ditentukan. Dengan

simulasi tersebut diharapkan dapat membantu organisasi dalam melakukan

identifikasi kebutuhan untuk pengembangan BCP selanjutnya.

c. Pengujian Paralel (Parallel Testing)

Pengujian jenis ini dapat dilakukan bersamaan dengan pengujian jenis pertama

atau kedua, dalam pengujian ini transaksi yang telah dilakukan diproses

kemudian disesuaikan dengan cadangan yang sudah ada.

d. Pengujian Interupsi Bisnis (Business Interruption Testing)

Pengujian jenis ini merupakan pengujian BCP secara keseluruhan sehingga dapat

memakan biaya yang cukup besar dan cukup mengganggu operasi bisnis

organisasi. Pengujian ini sebaiknya tidak dilakukan saat masa kritis bisnis

organisasi untuk meminimalkan gangguan atau kerusakan yang diakibatkan oleh

pengujian. Sebelum melakukan pengujian jenis ini, dilakukan identifikasi jenis

gangguan, kerusakan yang terjadi, kemampuan pemulihan, ketersediaan sumber

daya, waktu, dan durasi.

9. Mendistribusikan Perencanaan

BCP yang telah dibuat kemudian didistribusikan kepada pihak-pihak yang

berkepentingan dan memang diberikan otoritas untuk mengakses perencanaan yang

ada. Salinan BCP harus mudah untuk diakses dan tersimpan dengan baik sebagai

cadangan.

III-4

10. Perawatan Perencanaan

Untuk menjaga efektivitas BCP, perencanaan yang telah dibuat harus selalu dirawat

dengan cara memperbaharui perencanaan. BCP harus selalu ditinjau ulang dan

direvisi sesuai dengan kebutuhan.

Metodologi 1 beserta input, proses, dan output dapat dilihat pada Tabel III-1.

Tabel III-1 Metodologi 1 Pembangunan BCP

Metodologi 1 Input Proses Output

Menentukan Tujuan, Objektif, Lingkup, dan Asumsi

Profil organisasi Identifikasi tujuan, objektif, lingkup, dan asumsi

Dokumentasi Awal Proyek

Memilih Koordinator Perencanaan dan Tim Pengembang

Daftar pegawai Menentukan personil proyek

Koordinator rencana dan tim pengembang

Melakukan Penilaian Risiko

Profil organisasi Identifikasi risiko Analisis risiko

Hasil penilaian risiko

Melakukan Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Hasil penilaian risiko Identifikasi fungsi kritis Kebutuhan sumber daya Penentuan dampak risiko

Fungsi bisnis kritikal Daftar sumber daya Dampak risiko

Menentukan Tim Pemulihan

Daftar pegawai Penentuan tim pemulihan Daftar tim pemulihan

Membuat Strategi dan Perencanaan Pemulihan

Dampak risiko Identifikasi strategi Analisis strategi

Strategi dan perencanaan

Mendokumentasikan BCP Strategi dan perencanaan Pembuatan dokumentasi BCP

Dokumentasi BCP

Pengujian Rencana Dokumentasi BCP Pengujian BCP Hasil pengujian

Perawatan Perencanaan Hasil pengujian Evaluasi hasil pengujian Revisi BCP

Hasil revisi BCP

3.1.2 Metodologi 2

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-2 [SNE07].


1. Inisiasi Proyek

Tahap ini merupakan tahap yang penting dalam pembangunan BCP karena tanpa

dukungan organisasi secara penuh, BCP menjadi tidak lengkap dan sulit

III-5

diimplementasikan. Saat inisiasi BCP, hal-hal yang dilakukan seperti layaknya

inisiasi proyek pada umumnya, salah satunya dilakukan pendefinisian parameter

proyek, seperti lingkup dan jadwal.

2. Penilaian Risiko

Penilaian risiko merupakan proses untuk melakukan analisis risiko yang potensial

terjadi pada organisasi. Risiko yang dianalisis dilihat dari berbagai kemungkinan,

mulai dari risiko yang sering terjadi sampai dengan risiko yang jarang terjadi namun

begitu besar akibat yang ditimbulkannya.

3. Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Setelah menentukan risiko yang potensial terjadi pada organisasi, selanjutnya

dilakukan analisis dampak bisnis yang dapat ditimbulkan oleh risiko-risiko tersebut.

Dampak yang dianalisis bukan hanya dari segi teknis, namun juga dari mencakup

efek terhadap proses bisnis organisasi secara menyeluruh dan memperhitungkan

pemakaian IT dalam proses bisnis organisasi.

4. Pemilihan Strategi Mitigasi

Tahap selanjutnya adalah pemilihan strategi untuk risiko dan efek yang telah

dianalisis sebelumnya, sehingga risiko dan efek tersebut dapat dikurangi atau

dihindari.

5. Pembuatan Perencanaan Business Continuity

Setelah melalui tahap analisis, selanjutnya adalah tahap pembuatan rencana, yaitu

pendokumentasian rencana sesuai dengan hasil analisis dan pemilihan strategi yang

telah dilakukan dalan tahap sebelumnya.

6. Pelatihan, Pengujian, dan Audit

Setelah rencana selesai dibuat, perlu dilakukan pelatihan untuk mengimplementasikan

rencana tersebut. Melalui pelatihan, pengujian, dan simulasi, dapat memudahkan

penanganan bencana, terutama bencana yang potensial terjadi.


Perawatan BCP merupakan tahap terakhir dalam pembangunan BCP, namun

merupakan tahap yang dilakukan berkala. Perawatan dilakukan salah satunya dengan

cara melakukan penyesuaian rencana sehingga rencana tetap selalu mutakhir.

III-6




Inisiasi Proyek Profil organisasi Sosiallsasi proyek Pendefinisian parameter proyek

Dokumentasi awal proyek

Penilaian Risiko Profil organisasi Analisis risiko potensial Daftar risiko

Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Daftar risiko Analisis dampak teknis dan pemakaian IT

Hasil penilaian dampak

Pemilihan Strategi Mitigasi

Daftar risiko Hasil penilaian dampak

Analisis pemilihan strategi Strategi mitigasi

Pembuatan Perencanaan Business Continuity

Strategi mitigasi Pembuatan dokumentasi rencana

Dokumentasi rencana

Pelatihan, Pengujian, dan Audit

Dokumentasi rencana Pengujian Pelatihan Audit

Hasil pengujian, pelatihan, dan audit

Perawatan Perencanaan Hasil pengujian, pelatihan, dan audit

Evaluasi Pemutakhiran rencana

Rencana versi baru

3.1.3 Metodologi 3

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-3 [BAR01].



1. Persiapan Dasar Proyek (Project Foundation)

Persiapan awal dilakukan dengan melakukan inisiasi dengan pihak manajemen dan

menentukan tujuan pembuatan BCP. Dalam tahap ini, dilakukan hal-hal yang

berkaitan dengan inisiasi proyek, seperti penentuan lingkup proyek dan rencana kerja

selanjutnya.

2. Penilaian Bisnis

Tahap ini dimulai dengan melakukan identifikasi ancaman eksternal dan ancaman

internal. Setelah itu, beberapa hal yang dilakukan dalam tahap ini, antara lain

pemahaman alur proses bisnis untuk setiap unit bisnis, penentuan sumber daya bisnis

yang utama, dan identifikasi prosedur atau rencana yang berhubungan dengan

III-7

mitigasi bencana yang sudah ada di dalam organisasi. Informasi yang dihasilkan

dalam tahap ini akan menjadi landasan pembuatan strategi BCP yang akan dilakukan

di tahap selanjutnya.

3. Pemilihan Strategi

Penentuan strategi dilakukan untuk mengurangi risiko organisasi jika bencana

menimpa organisasi. Dalam tahap ini, dilakukan pemilihan aksi yang harus

dilakukan untuk mempertahankan komponen utama dari bisnis, disesuaikan dengan

jenis ancaman dan gangguan yang diakibatkan.

4. Pembuatan Perencanaan

Pembuatan Perencanaan merupakan tahap kompilasi aksi yang telah ditentukan sesuai

dengan risiko atau ancaman yang dihasilkan di tahap penilaian bisnis. Dalam tahap

ini, dilakukan pembuatan dokumentasi rencana yang dapat membantu pemulihan

organisasi dalam waktu dan biaya yang efisien. Dokumentasi rencana harus

menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diaplikasikan.

5. Pengujian dan Perawatan

Tahap ini dilakukan untuk memastikan BCP berjalan sebagaimana mestinya dan

untuk membuat BCP tetap sesuai dengan kondisi dan keadaan. Untuk itu, dilakukan

pengujian dan perawatan BCP. Hasil pengujian BCP dijadikan sebagai evaluasi yang

digunakan untuk memperbaharui BCP. Pengujian dan perawatan dilakukan secara

berkala sesuai dengan kebutuhan organisasi.




Persiapan Dasar Proyek (Project Foundation)

Profil organisasi Inisiasi pihak manajemen Menentukan tujuan, lingkup, dan rencana kerja


Penilaian Bisnis Proses bisnis

Identifikasi ancaman Pemahaman proses bisnis Identifikasi mitigasi yang sudah ada

Daftar ancaman

Pemilihan Strategi Daftar ancaman Pemilihan aksi Strategi

Pembuatan Perencanaan Strategi Pembuatan dokumentasi rencana

Dokumentasi rencana

Pengujian dan Perawatan Dokumentasi rencana Pengujian Perbaikan rencana

Rencana yang telah diperbaiki

III-8

3.1.4 Metodologi 4

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-4 [GAL03].


1. Inisiasi Proyek

Penentuan peran dan penegasan komitmen pihak manajemen merupakan langkah

awal dalam inisiasi proyek pembangunan BCP, kemudian dilakukan penyamaan

persepsi terhadap kebutuhan BCP bagi organisasi agar semua pihak yang terlibat

dapat menjalankan tugas dengan baik dan sesuai dengan perannya.

2. Identifikasi Risiko

Dalam beberapa organisasi, BCP merupakan bagian dari manajemen risiko. Setelah

dilakukan identifikasi risiko yang potensial terjadi pada organisasi, kemudian

dilakukan klasifikasi risiko, dilakukan berdasarkan jenis risiko, yaitu risiko strategis

dan risiko operasional. Dalam pembangunan BCP, risiko yang diperhitungkan adalah

risiko operasional. Risiko operasional dapat dibagi berdasarkan sumber, yaitu risiko

internal dan risiko eksternal. Risiko internal merupakan risiko yang berasal dari

dalam organisasi, sedangkan risiko eksternal merupakan risiko yang berasal dari luar

organisasi.


Analisis dampak bisnis merupakan proses analisis yang dilakukan dengan melakukan

identifikasi dampak dari kehilangan sumber daya dan fungsi bisnis organisasi. BIA

dapat dilakukan secara informal maupun secara formal, yaitu dengan menggunakan

formulir tertentu dan kuesioner. Pendekatan disesuaikan dengan organisasi, antara

lain dengan memperhitungkan aspek ukuran, struktur, dan skala organisasi (lokal,

nasional, internasional).

4. Penentuan Strategi Business Continuity

Tahap selanjutnya dilakukan penentuan strategi dan aksi yang akan dilakukan untuk

risiko yang dihasilkan dalam tahap risiko. Strategi yang dipilih disesuaikan dengan

III-9

efek yang ditimbulkan oleh risiko-risiko tersebut.

5. Pembuatan BCP

Dalam tahap ini, dilakukan pembuatan dokumentasi rencana strategi yang telah

dibuat, disusun secara sederhana sehingga mudah untuk dimengerti oleh pihak yang

berkepentingan.

6. Pengujian Perencanaan

BCP sebenarnya lebih cocok dikategorikan sebagai proses yang berkelanjutan

dibandingkan disebut sebagai proyek karena adanya pelatihan dan awareness

program yang rutin dan berkelanjutan.


Perencanaan yang ada dapat dengan cepat menjadi tidak relevan seiring dengan adaya

berbagai perubahan. Membuat BCP yang selalu relevan merupakan sebuah masalah

utama yang dihadapi berbagai organisasi. Peninjauan kembali BCP dilakukan oleh

organisasi secara berkala, hasil peninjauan tersebut kemudian dijadikan sebagai

landasan pengembangan BCP sehingga BCP tetap relevan dengan kondisi internal

dan eksternal organisasi saat itu.




Inisiasi Proyek Profil organisasi Inisiasi proyek Penyamaan persepsi


Identifikasi Risiko Profil organisasi Identifikasi risiko Klasifikasi risiko

Daftar risiko


Daftar risiko Identifikasi dampak yang dialami organisasi

Daftar dampak

Penentuan Strategi Business Continuity

Daftar risiko Daftar dampak

Pemilihan strategi dan aksi

Strategi business continuity

Pembuatan BCP Strategi business continuity

Pembuatan dokumentasi BCP

Dokumentasi BCP

Pengujian Perencanaan Dokumentasi BCP Pengujian Awareness program

Hasil pengujian

Perawatan Perencanaan Hasil pengujian Identifikasi perubahan Penyesuaian rencana

Rencana yang telah diperbaharui

III-10

3.1.5 Metodologi 5

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-5 [HIL07].



1. Inisiasi Program

Pembangunan BCP diawali dengan penentuan lingkup, objektif, metode, waktu, dan

jadwal untuk BCP itu sendiri. Selanjutnya dilakukan pembuatan dokumentasi proyek

yang berisikan aktivitas utama yang akan dilaksanakan beserta penanggung jawabnya

dan milestone yang telah disetujui.

2. Awareness Workshop

Tahap ini dilakukan untuk melibatkan banyak pihak yang memang berkepentingan

dalam pembangunan BCP dan bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang

BCP dan menyamakan persepsi akan kebutuhan BCP bagi organisasi.

3. Analisis Dampak Bisnis

Analisis Dampak Bisnis merupakan sebuah proses pemahaman organisasi secara

menyeluruh. Dalam tahap ini, dilakukan analisis dampak dari gangguan yang

mungkin muncul dan mengancam keberlangsungan bisnis organisasi, kemudian

dilakukan identifikasi kebergantungan aktivitas, aset, dan sumber daya.

4. Penilaian Risiko

Dalam pembangunan BCP, perlu dilakukan evaluasi ancaman terhadap aktivitas

bisnis yang bersifat kritikal. Dalam tahap ini, dilakukan identifikasi ancaman beserta

efek yang mungkin timbul akibat ancaman tersebut. Berdasarkan hasil penilaian

risiko dapat dilakukan identifikasi frekuensi kemunculan gangguan, interval waktu

gangguan, dan batasan efek dari gangguan.

III-11

5. Penentuan Strategi

Setelah melakukan BIA, kemudian dilakukan penentuan strategi pemulihan yang

dibutuhkan organisasi. Strategi pemulihan dipilih berdasarkan gangguan, biaya, dan

visibilitas pelaksanaan strategi tersebut.


BCP terdiri dari 3 elemen, yaitu:

a. Respon Darurat (Emergency Response)

Identifikasi langkah yang dibutuhkan untuk merespon suatu insiden dengan cepat,

bertujuan untuk menyelamatkan hidup dan mengurangi kerusakan pada lokasi.

b. Manajemen Insiden (Incident Management)

Kumpulan aksi yang dibutuhkan untuk mengurangi efek dari gangguan,

mengelola efek tersebut, kemudian melakukan pertolongan pertama.

c. Pemulihan Bisnis (Business Recovery)

Kemampuan organisasi untuk melakukan pemulihan aktivitas bisnis sebelum efek

dari gangguan yang terjadi menyebabkan kerusakan yang parah, dan untuk

mengembalikan keadaan ke kondisi minimum layanan bagi klien dapat

dilakukan.

Perencanaan yang dibuat sebaiknya ditampilkan menggunakan diagram alir yang

dapat menggambarkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bertahap

sehingga mudah untuk dimengerti dan diaplikasikan.

7. Pengelolaan Perencanaan (Plan Walkthrough)

Dalam tahap ini, dilakukan validasi BCP dan pelatihan untuk pihak yang akan

menggunakan BCP tersebut.

8. Pelengkapan Program BCP

Ketika melakukan validasi BCP, dapat ditemukan kesalahan atau kekurangan dari

BCP tersebut sehingga dapat digunakan untuk memperbaharui BCP. Dengan

melakukan peninjauan ulang dan pemutakhiran BCP, BCP organisasi menjadi efektif

dan komprehensif.


III-12



Inisiasi Program Profil organisasi Penentuan lingkup, objektif, metode, dan jadwal BCP


Awareness Workshop Dokumentasi awal proyek

Pembekalan pengetahuan BCP Menyamakan persepsi kebutuhan BCP

Hasil workshop

Analisis Dampak Bisnis Profil organisasi

Pemahaman organisasi Penentuan dampak gangguan Identifikasi kebergantungan sumber daya

Daftar dampak Kebergantungan sumber daya

Penilaian Risiko Daftar dampak Kebergantungan sumber daya

Evaluasi ancaman Analisis gangguan

Hasil penilaian risiko

Penentuan Strategi Hasil penilaian risiko Penentuan strategi pemulihan Strategi pemulihan

Pembuatan Perencanaan Strategi pemulihan Pembuatan dokumentasi Dokumentasi

Pengelolaan Perencanaan (Plan Walkthrough)

Dokumentasi Validasi Pelatihan

Hasil validasi

Pelengkapan Program BCP

Hasil validasi Peninjauan ulang Pemutakhiran

BCP versi baru

3.2 Perbandingan Metodologi

Kelima metodologi yang disebutkan di atas dilakukan perbandingan kemudian

dikelompokkan bedasarkan tahapan yang memiliki kesamaan karakteristik dan tujuan

sehingga didapatkan sebuah metodologi yang mencakup semua tahapan secara lengkap untuk

digunakan dalam pembangunan BCP. Dalam Gambar III-6, dapat dilihat perbandingan

kelima metodologi pembangunan BCP.

III-13

Gambar III-6 Perbandingan Metodologi Pembangunan BCP

III-14

Setelah dilakukan perbandingan metodologi, kemudian dilakukan pengelompokan untuk mendapatkan model pembangunan BCP.

Tabel III-6 Pengelompokan Metodologi Pembangunan BCP

Model Pembangunan BCP

Metodologi 1 Metodologi 2 Metodologi 3 Metodologi 4 Metodologi 5

Inisiasi

Menentukan Tujuan, Objektif, Lingkup, dan Asumsi

Inisiasi Proyek Persiapan Dasar Proyek (Project Foundation)

Inisiasi Proyek

Inisiasi Program

Memilih Koordinator Perencanaan dan Tim Pengembang

Awareness Workshop

Penilaian Risiko Melakukan Penilaian Risiko

Penilaian Risiko

Penilaian Bisnis

Identifikasi Risiko Penilaian Risiko

Analisis Dampak Bisnis Melakukan Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)



Analisis Dampak Bisnis

Pemilihan Strategi

Menentukan Tim Pemulihan

Pemilihan Strategi Mitigasi Pemilihan Strategi Penentuan Strategi Business Continuity

Penentuan Strategi Membuat Strategi dan Perencanaan Pemulihan

Pembuatan Perencanaan

Mendokumentasikan BCP Pembuatan Perencanaan Business Continuity

Pembuatan Perencanaan Pembuatan BCP Pembuatan Perencanaan Pendistribusian Rencana

Pengujian dan Perawatan

Pengujian Rencana Pelatihan, Pengujian, dan Audit

Pengujian dan Perawatan Pengujian Perencanaan

Pengelolaan Perencanaan (Plan Walkthrough)

Perawatan Perencanaan Perawatan Perencanaan Perawatan Perencanaan Pelengkapan Program BCP

III-15

Tahapan dalam kelima metodologi tersebut dapat dikelompokkan menjadi 6 kelompok utama,

dikelompokkan berdasarkan kesamaan proses yang dilakukan (Tabel III-1), yaitu:

1. Inisiasi

2. Penilaian Risiko

3. Analisis Dampak Bisnis

4. Pemilihan Strategi


6. Pengujian dan Perawatan

3.3 Model Pembangunan BCP

Setelah dilakukan perbandingan metodologi maka didapatkan model pembangunan BCP yang

akan digunakan dalam Tugas Akhir ini. Tahapan pembangunan BCP sesuai dengan model

pembangunan dapat dilihat pada Gambar III-7.

Gambar III-7 Tahapan Pembangunan BCP

Model pembangunan BCP tersebut beserta input, proses, dan output, dapat dilihat pada Tabel

III-7.

Tabel III-7 Model Pembangunan BCP (Input, Proses, dan Output )


Input Proses Output

Inisiasi Struktur organisasi

Identifikasi proses bisnis Proses bisnis

Identifikasi stakeholder

Identifikasi tujuan, lingkup, dan asumsi

Dokumentasi proyek

Penilaian Risiko Proses bisnis

Identifikasi risiko

Daftar risiko dan hasil analisis

Klasifikasi risiko

Analisis risiko (berdasarkan peluang kemunculan)

Analisis Dampak Bisnis Proses bisnis

Pemahaman proses bisnis

Nilai kritikal fungsi bisnis Identifikasi fungsi bisnis utama

III-16


Input Proses Output

Identifikasi pemakaian IT dalam organisasi

Pemakaian IT dalam organisasi

Identifikasi sumber daya Daftar sumber daya

Daftar risiko dan hasil analisis

Analisis dampak risiko terhadap bisnis

Daftar risiko dan dampaknya

Pemilihan Strategi

Daftar risiko dan dampaknya

Identifikasi strategi

Strategi preventif & pemulihan

Pemakaian IT dalam organisasi Analisis strategi yang

sesuai Daftar sumber daya

Pembuatan Perencanaan

Strategi pemulihan sesuai dengan risiko

Pendokumentasian perencanaan

Dokumentasi BCP Daftar risiko dan dampaknya

Daftar sumber daya

Pengujian dan Perawatan

Dokumentasi BCP

Pembuatan metode pengujian Hasil pengujian data Pengujian data

Pembuatan jadwal & petunjuk perawatan dan pelatihan

Jadwal & petunjuk perawatan dan pelatihan

3.3.1 Inisiasi

Tahap inisiasi merupakan proses awal yang dilakukan dalam pembuatan BCP, bertujuan

untuk memahami organisasi dan mempersiapkan pembuatan rencana. Tahap ini terdiri dari

kegiatan identifikasi tujuan, lingkup, stakeholder, dan proses bisnis.

3.3.2 Penilaian Risiko

Penilaian risiko merupakan sebuah evaluasi terhadap lingkungan eksternal maupun internal

organisasi. Penilaian risiko mengidentifikasi kemungkinan risiko yang dialami oleh

organisasi. Penilaian risiko mencakup beberapa hal, antara lain menentukan peristiwa yang

dapat berpengaruh pada organisasi, menentukan akibatnya terhadap organisasi, dan

memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan organisasi ke keadaan normal

ketika organisasi mengalami peristiwa tersebut. Dalam penilaian risiko dilakukan identifikasi

risiko, klasifikasi risiko, dan analisis risiko yang dilakukan berdasarkan peluang kemunculan.

III-17

3.3.3 Analisis Dampak Bisnis

Analisis dampak bisnis (Business Impact Analysis) adalah proses penilaian fungsi bisnis

organisasi untuk mengetahui fungsi kritis yang harus difokuskan untuk mengembalikan

organisasi ke keadaan normal. Dalam analisis dampak bisnis, dilakukan evaluasi risiko

kegagalan proses bisnis dan identifikasi fungsi bisnis utama beserta kebergantungan sumber

daya. Analisis dampak bisnis mencakup pemahaman proses bisnis, identifikasi fungsi bisnis

utama, identifikasi pemakaian IT dalam organisasi, identifikasi sumber daya, dan analisis

dampak risiko terhadap bisnis.

3.3.4 Pemilihan Strategi

Tahap pemilihan strategi bertujuan untuk menentukan aksi yang dibutuhkan untuk

melindungi organisasi dan untuk menentukan solusi pemulihan yang paling sesuai untuk

fungsi bisnis utama dan sumber daya pendukung. Dalam tahap ini, semua pilhan strategi

yang mungkin dilakukan dapat dimasukkan untuk kemudian diseleksi dan dipilih yang paling

sesuai dengan kebutuhan organisasi.

3.3.5 Pembuatan Perencanaan

BCP adalah kumpulan prosedur dan informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk

pemulihan proses bisnis organisasi ketika organisasi dilanda bencana. BCP dapat menjawab

pertanyaan apa, siapa, kapan, dimana dan bagaimana untuk proses pemulihan organisasi. Pada

tahap ini, perencanaan dibuat dan didokumentasikan berdasarkan dengan hasil analisis yang

telah dilakukan.

3.3.6 Pengujian dan Perawatan

Tahap pengujian dan perawatan merupakan tahap untuk melakukan peninjaun kembali

terhadap BCP yang dibuat, untuk memastikan perencanaan lengkap dan akurat. Tahap ini

juga dapat membantu untuk menemukan hal-hal yang dirasa memerlukan pengembangan.

Pengujian, pelatihan, dan audit merupakan hal-hal yang menjadi satu kesatuan dalam sebuah

perawatan (Gambar III-8) [SNE07]. Sebuah kesatuan perawatan yaitu pengujian rencana,

pelatihan pegawai, dan perawatan rencana itu sendiri. Ketika dilakukan pengujian dan

pelatihan, dapat ditemukan hal-hal yang memerlukan perbaikan atau pengembangan.

III-18

Gambar III-8 Perawatan Bencana

Dalam tahap perawatan, proses pembangunan BCP dapat dilakukan dengan melakukan iterasi

dengan kembali ke tahapan sebelumnya, sesuai dengan kondisi perubahan yang terjadi dalam

organisasi (Gambar III-9).

Gambar III-9 Iterasi Tahapan Pembangunan BCP

3.4 Studi Kasus

Dalam Tugas Akhir ini, pembangunan BCP dilakukan dengan menggunakan sebuah

organisasi sebagai studi kasus. Studi kasus pembangunan BCP akan dilakukan pada PT Pos

Indonesia dengan mengambil salah satu kantornya, yaitu Kantor Pos Besar Bandung.

Sebelum dilakukan penerapan metodologi yang telah ditentukan, dilakukan analisis organisasi

tersebut, berdasarkan kepemilikan BCP dan keterkaitan dengan kebutuhan data organisasi

dalam proses pembangunan BCP.

3.4.1 Profil Organisasi

PT Pos Indonesia merupakan perusahaan negara yang bergerak dalam bidang pelayanan

pengantaran surat, paket, maupun uang. Secara struktural, Kantor Pos Besar Bandung

merupakan kantor yang berada di bawah Kantor Wilayah Usaha Pos V Jawa Barat, Kantor

Wilayah berada di bawah Kantor Pusat PT Pos Indonesia, sedangkan Kantor Pos Besar

membawahi beberapa Kantor Pos Cabang (Gambar III-10). Kantor Pos Besar Bandung

III-19

berada di Jl. Asia Afrika 49 Bandung 40111, namun kantor pos ini memiliki kode pos khusus,

yaitu kode pos 40000.

3.4.2 Kondisi Organisasi

PT Pos Indonesia tidak memiliki BCP, begitu pula dengan Kantor Pos Besar Bandung. Di

lingkungan Kantor Pos Besar Bandung dikenal prosedur yang disebut K3 (Keselamatan dan

Kesehatan Kerja). K3 merupakan upaya untuk menjamin keutuhan dan kesempurnaan

baik jasmani maupun rohani tenaga kerja pada khususnya dan manusia pada

umumnya, hasil karya dan budayanya menuju masyarakat makmur dan sejahtera.

Pengertian K3 adalah ilmu pengetahuan dan penerapannya dalam usaha mencegah

kemungkinan terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat suatu pekerjaan. K3 yang

dikenal di lingkungan Kantor Pos Besar Bandung berasal dari K3 yang disosialisasikan

oleh Kantor Pos Wilayah pada tahun 2008. Dalam sosialisasi tersebut, dilakukan pula

semacam simulasi sederhana sebagai pengujian implementasi K3, namun K3 tersebut

tidak terdokumentasikan dengan baik sehingga Kantor Pos Besar Bandung belum

memiliki dokumentasi K3.

3.4.3 Penerapan Metodologi

Dengan melihat kondisi organisasi yang telah dijelaskan sebelumnya, model pembangunan

yang telah ditentukan sesuai dengan kondisi Kantor Pos Besar Bandung. Pembangunan BCP

dilakukan dari awal karena organisasi belum memiliki BCP. Prosedur K3 yang tidak

Gambar III-10 Struktur Kantor Pos Berdasarkan Jenis Kantor

III-20

terdokumentasikan dengan baik tidak dapat digunakan sebagai referensi. Penerapan

metodologi pembangunan BCP yang akan dilakukan di Kantor Pos Besar Bandung, yaitu:

1. Inisiasi

Dalam tahap ini, dilakukan identifikasi awal organisasi dan pendefinisian objektif dan

lingkup BCP yang disesuaikan dengan kondisi Kantor Pos Besar Bandung

2. Penilaian risiko

Penilaian risiko yang akan dilakukan berupa identifikasi dan penilaian risiko yang

dapat terjadi pada Kantor Pos Besar Bandung.


Dalam analisis dampak bisnis, dilakukan identifikasi fungsi bisnis utama dan

penggunaan IT di Kantor Pos Besar Bandung, kemudian analisis dampak yang

ditimbulkan oleh risiko-risiko yang telah diidentifikasi dalam tahap penilaian risiko.

4. Pemilihan strategi

Setelah dilakukan BIA, kemudian dilakukan pemilihan strategi disesuaikan dengan

risiko dan efek yang ditimbulkan.

5. Pembuatan perencanaan

Setelah penentuan strategi, perencanaan yang telah dibuat harus didokumentasikan

dengan jelas. Dokumentasi rencana dibuat sederhana, mudah dimengerti, dan mudah

diaplikasikan.

6. Pengujian dan perawatan

Setelah perencanaan didokumentasikan, sebaiknya dilakukan pengujian. Hasil

pengujian kemudian dijadikan evaluasi sebagai landasan pengembangan BCP ke

depannya. Tahap pengujian dan perawatan BCP ini selain dilakukan secara berkala,

juga membutuhkan periode waktu yang cukup lama sehingga dapat mengganggu

kegiatan di Kantor Pos Besar Bandung. Pengujian yang dapat dilakukan dan tidak

mengganggu kegiatan di Kantor Pos Besar Bandung adalah pengujian data (checklist

testing). Implementasi yang akan dilakukan dalam tahap ini, yaitu pembuatan metode

pengujian, pembuatan jadwal & petunjuk perawatan, pembuatan jadwal & petunjuk

pelatihan.

BAB III ANALISIS METODOLOGI - Perpustakaan Digital...

Documents

Transcript of BAB III ANALISIS METODOLOGI - Perpustakaan Digital...