BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas -...
Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas -...
24
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Dalam era globalisasi saat ini teknologi informasi dan kemajuan sistem
berkembang dengan pesatnya. Persaingan dalam dunia usahapun akan selalu
meningkat dengan adanya dampak dari era globalisasi. Adapun dunia usaha agar
dapat bisa mengatasi dampak era globalisasi harus dapat meningkatkan tujuan
kegiatan usaha dalam peningkatan kinerja sebagai salah satu faktor yang bisa
memenuhi tujuan. Agar terciptanya peningkatan kinerja kemajuan teknologi
informasi merupakan sebagai suatu kebutuhan dalam menunjang kegiatan dunia
usaha untuk mencapai tujuan. Pengembangan sistem dan perancangan sistem dapat
memenuhi tujuan untuk memecahkan permasalahan yang ada di dalam kegiatan
usaha dalam menunjang seluruh kinerja yang berlangsung. Pengembangan sistem
dan perancangan sistem akan bisa memenuhi tujuan itu apabila disesuaikan dengan
kebutuhan yang ada dalam kegiatan usaha. Maka untuk itu dibutuhkan analisa
untuk bisa mengetahui permasalahan dalam kegiatan usaha untuk bisa merancang
sistem atau mengembangkan sistem yang tepat guna.
Perusahaan bangunan menjadi salah satu pusat kegiatan perekonomian di
dalam teknologi semakin berkembang ini kebutuhan akan pengembangan sistem
dibutuhkan untuk mempermudah dalam kegiatan perusahaan bangunan.
Pengembangan sistem dan perancangan sistem ini memudahkan pengguna dalam
menunjang kinerja dalam perusahaan bangunan. Dan dengan adanya perancangan
sistem ini sesungguhnya dapat membuat suatu terobosan agar dunia usaha menjadi
25
menjadi lebih berkembang dengan metode – metode yang terlebih dahulu
dilakukan seperti observasi, kuisioner, metode praktik langsung atau riset, dan
wawancara kemudian proses ini akan dilanjutkan ke bagian desain perancangan
untuk mengetahui kekurangan yang ada yaitu salah satunya menggunakkan
diagram activity untuk mengetahui proses kerja yang ada. Proses ini dilanjutkan
ke perancangan dalam sistem sehingga dengan adanya beberapa metode yang
sudah dijabarkan sesungguhnya permasalahan yang ada pada koperasi,
perusahaan, instansi pemerintah dll akan menjadi lebih mudah dalam proses kerja
apabila sistem sudah di buat. Dengan perancangan sistem dan pengembangan
sistem segala jenis permasalahan dalam kegiatan perusahaan bangunan akan
terpecahkan dan kebutuhan kemudahan pengguna menjadi lebih efisien.
PB. Hamparan Dunia merupakan bentuk perusahaan bangunan yang cukup
baik dalam pengelolaan kegiatan perekonomian dibuktikan dengan pelayanan
yang baik dan customer yang setia berlangganan di PB. Hamparan Dunia. Adapun
sistem yang digunakkan dalam PB.Hamparan Dunia masih manual yaitu berupa
pencatatan dan pembuatan laporan. Khususnya dibagian penjualan sesungguhnya
dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk peningkatan kinerja yang
memudahkan pegawai PB. Hamparan Dunia agar mencapai efesiensi dan
efektifitas yang lebih baik lagi.
3.2. Tinjauan Perusahaan
PB. Hamparan Dunia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
penjualan barang material untuk kebutuhan bangunan. Adapun bentuk dan latar
26
belakang dari ruang lingkup secara keseluruhan kegiatan perusahaan akan
penulis jelaskan dibawah ini.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PB. Hamparan Dunia berdiri pada tahun 2000 sebagai perusahaan material
yang ber alamat Jl. Raya Ciomas Panggugah No. 388 Ciomas – Bogor. PB.
Hamparan Dunia dulunya untuk dapat memenuhi kebutuhan segala penjualan
bahan material untuk para pelanggan masih tergolong sedikit walaupun
permintaan banyak dari pelanggan sehingga dengan banyaknya permintaan bahan
material dari pelanggan maka PB. Hamparan Dunia pada tahun 2010 melakukan
inisiatif yaitu dengan ditambahnya jumlah truk, ditambahnya jumlah stock dan
pembangunan stok penyimpanan bahan material di PB. Hamparan Dunia. Adapun
sebagai yang bertanggung jawab yaitu iwan sebagai assisten manager dan
karyawannya. PB. Hamparan Dunia secara sah berbadan hukum berdiri pada
tahun 2010 dengan nomor 517/02/279/MIKRO/00/BPPT/VI/2010.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Dengan adanya struktur organisasi setiap proses koordinasi dalam
menunjang kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik pembagian wewenang
yang jelas memberikan kontribusi yang lebih efektif sehingga bentuk tanggung
jawab dapat terlaksana sesuai tujuan yang dijalankan pada masing - masing
pekerjaanya sehingga dengan sebuah organisasi yang efektif proses kinerja
menjadi baik sehingga tumpuan dasar perusahaan dapat mampu berkembang
sesuai harapan.
27
Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor
Gambar III.1 Struktur Organisasi
1. Pimpinan
a. Memimpin perusahaan sebagai pemilik perusahaan.
b. Menentukan visi dan misi perusahaan.
c. Mencapai tujuan visi dan misi yang hendak dicapai.
d. Memajukan perusahaan sebagai pengambilan keputusan.
e. Menentukan target perusahaan yang hendak di capai.
f. Menerima laporan dari kegiatan kerja seluruh aktivitas karyawan yang
bertanggung jawab pada bagiannya masing – masing.
2. Manager
a. Bertanggung jawab sebagai pengawas perusahaan atas perintah pimpinan.
b. Manager bertugas mengawasi assisten manager berdasarkan laporan
penjualan dan melakukan pengawasan langsung.
28
3. Assisten Manager
a. Bertanggung jawab atas berlangsungnya kegiatan penjualan.
b. Mengkoordinasi karyawan sesuai dengan bagiannya masing – masing.
c. Mengawasi karyawan yang sedang bertugas.
d. Menerima telepon dari pelanggan atas pembelian barang.
4. Bagian Pengiriman
a. Bertugas untuk melaksanakan kegiatan menaikan barang ke truk.
b. Bertugas untuk mengirimkan barang ke pelanggan.
c. Memberikan surat jalan ke pelanggan.
5. Bagian Gudang
a. Bertugas untuk mencatat setiap keluar masuknya stock persediaan barang.
b. Menyusun dan merapihkan setiap barang bangunan digudang.
c. Bertanggung jawab atas kerapihan dan kebersihan perusahaan.
d. Membuat surat permintaan barang pembelian atas kurangnya stock barang
pada supplier melalui persetujuan assisten manager.
e. Bertanggung jawab atas memasukkan dan mengeluarkan barang sesuai
dengan kegiatan yang berlangsung.
f. Bertanggung jawab atas barang yang ada digudang.
6. Kasir
a. Menerima pembayaran dari pelanggan.
b. Membuat nota penjualan, kwintansi dan surat jalan penjualan berdasarkan
permintaan customer.
c. Memberikan nota penjualan dan kwintansi penjualan ke pelanggan
berdasarkan permintaan barang.
29
7. Bagian penjualan
a. Melayani pelanggan dengan bersikap ramah dan sopan.
b. Melayani pelanggan sesuai permintaan barang dari pelanggan.
c. Mencatat dan menghitung laporan penjualan.
d. Bertanggung jawab atas setiap penjualan yang berlangsung di perusahaan.
e. Bertanggung jawab menjual barang ke pelanggan.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses bisnis sistem berjalan merupakan bentuk dari suatu prosedur yang
menghasilkan tahapan – tahapan yang dilakukan sebelum memulai kegiatan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan di setiap bagian – bagiannya. Berdasarkan dari yang
dibahas dalam Tugas Akhir ini maka Dalam Proses Bisnis Sistem Berjalan berupa
sistem penjualan tunai barang material di PB. Hamparan Dunia terdiri atas beberapa
proses diantaranya :
1. Proses Pembayaran
Pembeli datang ke bagian penjualan untuk memesan barang kemudian bagian
penjualan akan melayani pembeli dengan cek barang jika barang tidak tersedia
maka permintaan barang di tolak akan tetapi jika barang tersedia maka pesanan
disetujui oleh bagian kasir kemudian bagian kasir akan membuat nota penjualan 2
rangkap 1 rangkap warna hijau di simpan kasir dan 1 rangkap warna putih
diserahkan ke pembeli. Pembeli kemudian melakukan pembayaran di lakukan di
bagian kasir selanjutnya bagian kasir akan menerima pembayaran tersebut.
30
2. Proses Pengiriman Barang
Dalam proses pengiriman barang bagian penjualan akan melakukan permintaan
barang kepada bagian kasir selanjutnya bagian kasir akan membuat surat jalan 2
rangkap 1 rangkap warna biru di simpan kasir dan 1 rangkap warna putih diserahkan
ke bagian gudang beserta kwintansi pembayarannya 1 rangkap di bagian gudang.
Kemudian bagian gudang akan memproses surat jalan dan kwintansinya dengan
menyiapkan barang dan mengirimkannya ke bagian pengiriman barang yang akan
mengirimkan barang permintaan pembeli dengan surat jalan dan kwintansinya
diserahkan ke pembeli jika pembelian berupa bahan bangunan tapi jika berupa
barang maka tidak menggunakan surat jalan dan kwintansi. Apabila barang tidak
sesuai maka bagian pengiriman akan memproses kembali barang, surat jalan dan
kwintansinya ke bagian kasir kemudian akan dibuatkan kembali seperti proses di
awal tapi jika sesuai dengan permintaan pembeli maka surat jalan, kwintansi, dan
barang disimpan oleh pembeli.
3. Proses Laporan Penjualan
Dalam proses pembuatan laporan penjualan bagian kasir akan menyerahkan nota
warna merah kepada bagian penjualan untuk membuat laporan penjualan bulanan
berdasarkan transaksi yang telah dilakukan sebelumnya dengan bukti transaksi
yang sudah ada. Selanjutnya jika sudah selesai membuat laporan penjualan maka
bagian penjualan akan menyerahkan laporannya kepada assisten manager untuk
dicek kebenaran transaksi yang berada di nota dan di laporan penjualan jika sudah
maka disimpan kemudian manager akan datang ke bagian assisten manager untuk
mengambil data laporannya untuk diserahkan ke pimpinan dan disimpan.
31
3.4. Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) merupakan bentuk dari sebuah analisis dan
desain sebagai salah satu standar bahasa pemodelan yang banyak digunakan dalam
dunia industri. Adapun bentuk dari salah satu bahasa pemodelan UML yaitu Activity
diagram yang akan dijelaskan sebagai berikut.
3.4.1. Activity Diagram
Activity diagram menjelaskan bentuk dari sebuah interaksi kegiatan
perusahaan salah satunya interaksi yang terjadi di perusahaan material PB.
Hamparan Dunia yang akan di jelaskan oleh penulis di bawah ini.
32
1. Proses Pemesanan
Gambar III.2. Activity Diagram Proses Pemesanan
33
2. Proses Pembayaran
Gambar III.3. Activity Diagram Proses Pembayaran
34
3. Proses Pengiriman
Gambar III.4. Activity Diagram Proses Pengiriman
35
4. Proses Laporan Penjualan
Gambar III.5. Activity Diagram Proses Laporan Penjualan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan menjelaskan tentang dokumen – dokumen yang
menjelaskan tentang alur dokumen masuk dan dokumen keluar yang mempunyai
peranan dalam sistem penjualan khususnya pembayaran. Dokumen – dokumen
tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Data Barang
Fungsi : Untuk lihat stok barang yang tersedia di gudang
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Sebagai bukti dari Bagian Gudang
36
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lihat lampiran pada A.1. data barang
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
2. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk laporan bukti pembayaran dalam perjalanan
Sumber : Bagian Kasir
Tujuan : Sebagai bukti dari Kasir
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lihat lampiran pada A.2. surat jalan
3. Nama Dokumen : Nota
Fungsi : Untuk bukti pembayaran ke pelanggan
Sumber : Bagian Kasir
Tujuan : Sebagai bukti dari kasir ke pelanggan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lihat lampiran pada A.3. nota
4. Nama Dokumen : Kwintansi
Fungsi : Untuk bukti pembayaran ke pelanggan
Sumber : Bagian Kasir
Tujuan : Sebagai bukti dari kasir ke pelanggan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
37
Bentuk : Lihat lampiran pada A.4. kwintansi
5. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk laporan bukti penjualan
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Sebagai bukti laporan penjualan
Media : Kertas
Jumlah : Empat Lembar
Bentuk : Lihat lampiran pada A.5. laporan penjualan
3.6. Permasalahan Pokok
Analisis yang dilakukan penulis batasi dibagian penjualan tunai saja maka dari
itu penulis akan menjelaskan permasalahan yang ada khususnya dibagian penjualan
setelah analisis yang telah dilakukan penulis melihat bagian penjualan masih
manual. Di buktikan dengan pembuatan laporan pencatatan dilakukan dengan
manual memakai catatan buku besar/buku ekspedisi. Sehingga adanya riset yang
dilakukan sebelumnya dengan beberapa metode seperti observasi, wawancara dan
kuisioner penulis akan menjabarkan sejumlah permasalahan yang ada di PB.
Hamparan Dunia yaitu:
1. Pembuatan laporan keuangan jurnal menggunakkan jurnal buku besar/buku
ekspedisi membutuhkan waktu yang cukup lama.
2. Dengan menggunakkan buku ekspedisi dalam membuat laporan akan
mengurangi efesiensi pekerjaan.
3. Terjadinya kesalahan dalam pencatatan.
38
4. Hilangnya data yang sudah terkumpul sehingga pembuatan laporan akan
terhambat.
5. Terjadinya double job di bagian penjualan dan bagian kasir sehingga
menyulitkan karyawan.
6. Kurangnya tenaga kerja sehingga menghambat pekerjaan bagian lainnya.
7. Terjadinya tumpang tindih dalam mengerjakan laporan penjualan antara bagian
penjualan dan bagian kasir di sebabkan bagian pengiriman meminta bantuan
untuk pengiriman barang ke bagian penjualan karena kurangnya tenaga kerja.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat beberapa permasalahan yang terjadi pada bagian penjualan
maka penulis akan melakukan pemecahan masalah agar permasalahan yang ada
pada PB.Hamparan Dunia dapat diatasi dan dapat memudahkan karyawan dalam
pekerjaannya.
1. Perlunya perancangan sistem untuk pembuatan laporan jurnal pada bagian
penjualan.
2. Perlunya sistem terkomputerisasi yang lebih mengutamakan pembuatan laporan
yang mempermudah agar pembuatan laporan tidak akan memakan waktu.
3. Perlunya tenaga profesional yang handal dalam mengoperasikan sistem yang
terkomputerisasi jika sudah memiliki sistem yang di anjurkan.
4. Di butuhkan tenaga kerja tambahan agar tidak terjadinya double job.