BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas -...

15
24 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Dalam era globalisasi saat ini teknologi informasi dan kemajuan sistem berkembang dengan pesatnya. Persaingan dalam dunia usahapun akan selalu meningkat dengan adanya dampak dari era globalisasi. Adapun dunia usaha agar dapat bisa mengatasi dampak era globalisasi harus dapat meningkatkan tujuan kegiatan usaha dalam peningkatan kinerja sebagai salah satu faktor yang bisa memenuhi tujuan. Agar terciptanya peningkatan kinerja kemajuan teknologi informasi merupakan sebagai suatu kebutuhan dalam menunjang kegiatan dunia usaha untuk mencapai tujuan. Pengembangan sistem dan perancangan sistem dapat memenuhi tujuan untuk memecahkan permasalahan yang ada di dalam kegiatan usaha dalam menunjang seluruh kinerja yang berlangsung. Pengembangan sistem dan perancangan sistem akan bisa memenuhi tujuan itu apabila disesuaikan dengan kebutuhan yang ada dalam kegiatan usaha. Maka untuk itu dibutuhkan analisa untuk bisa mengetahui permasalahan dalam kegiatan usaha untuk bisa merancang sistem atau mengembangkan sistem yang tepat guna. Perusahaan bangunan menjadi salah satu pusat kegiatan perekonomian di dalam teknologi semakin berkembang ini kebutuhan akan pengembangan sistem dibutuhkan untuk mempermudah dalam kegiatan perusahaan bangunan. Pengembangan sistem dan perancangan sistem ini memudahkan pengguna dalam menunjang kinerja dalam perusahaan bangunan. Dan dengan adanya perancangan sistem ini sesungguhnya dapat membuat suatu terobosan agar dunia usaha menjadi

Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas -...

Page 1: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

24

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dalam era globalisasi saat ini teknologi informasi dan kemajuan sistem

berkembang dengan pesatnya. Persaingan dalam dunia usahapun akan selalu

meningkat dengan adanya dampak dari era globalisasi. Adapun dunia usaha agar

dapat bisa mengatasi dampak era globalisasi harus dapat meningkatkan tujuan

kegiatan usaha dalam peningkatan kinerja sebagai salah satu faktor yang bisa

memenuhi tujuan. Agar terciptanya peningkatan kinerja kemajuan teknologi

informasi merupakan sebagai suatu kebutuhan dalam menunjang kegiatan dunia

usaha untuk mencapai tujuan. Pengembangan sistem dan perancangan sistem dapat

memenuhi tujuan untuk memecahkan permasalahan yang ada di dalam kegiatan

usaha dalam menunjang seluruh kinerja yang berlangsung. Pengembangan sistem

dan perancangan sistem akan bisa memenuhi tujuan itu apabila disesuaikan dengan

kebutuhan yang ada dalam kegiatan usaha. Maka untuk itu dibutuhkan analisa

untuk bisa mengetahui permasalahan dalam kegiatan usaha untuk bisa merancang

sistem atau mengembangkan sistem yang tepat guna.

Perusahaan bangunan menjadi salah satu pusat kegiatan perekonomian di

dalam teknologi semakin berkembang ini kebutuhan akan pengembangan sistem

dibutuhkan untuk mempermudah dalam kegiatan perusahaan bangunan.

Pengembangan sistem dan perancangan sistem ini memudahkan pengguna dalam

menunjang kinerja dalam perusahaan bangunan. Dan dengan adanya perancangan

sistem ini sesungguhnya dapat membuat suatu terobosan agar dunia usaha menjadi

Page 2: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

25

menjadi lebih berkembang dengan metode – metode yang terlebih dahulu

dilakukan seperti observasi, kuisioner, metode praktik langsung atau riset, dan

wawancara kemudian proses ini akan dilanjutkan ke bagian desain perancangan

untuk mengetahui kekurangan yang ada yaitu salah satunya menggunakkan

diagram activity untuk mengetahui proses kerja yang ada. Proses ini dilanjutkan

ke perancangan dalam sistem sehingga dengan adanya beberapa metode yang

sudah dijabarkan sesungguhnya permasalahan yang ada pada koperasi,

perusahaan, instansi pemerintah dll akan menjadi lebih mudah dalam proses kerja

apabila sistem sudah di buat. Dengan perancangan sistem dan pengembangan

sistem segala jenis permasalahan dalam kegiatan perusahaan bangunan akan

terpecahkan dan kebutuhan kemudahan pengguna menjadi lebih efisien.

PB. Hamparan Dunia merupakan bentuk perusahaan bangunan yang cukup

baik dalam pengelolaan kegiatan perekonomian dibuktikan dengan pelayanan

yang baik dan customer yang setia berlangganan di PB. Hamparan Dunia. Adapun

sistem yang digunakkan dalam PB.Hamparan Dunia masih manual yaitu berupa

pencatatan dan pembuatan laporan. Khususnya dibagian penjualan sesungguhnya

dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk peningkatan kinerja yang

memudahkan pegawai PB. Hamparan Dunia agar mencapai efesiensi dan

efektifitas yang lebih baik lagi.

3.2. Tinjauan Perusahaan

PB. Hamparan Dunia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

penjualan barang material untuk kebutuhan bangunan. Adapun bentuk dan latar

Page 3: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

26

belakang dari ruang lingkup secara keseluruhan kegiatan perusahaan akan

penulis jelaskan dibawah ini.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PB. Hamparan Dunia berdiri pada tahun 2000 sebagai perusahaan material

yang ber alamat Jl. Raya Ciomas Panggugah No. 388 Ciomas – Bogor. PB.

Hamparan Dunia dulunya untuk dapat memenuhi kebutuhan segala penjualan

bahan material untuk para pelanggan masih tergolong sedikit walaupun

permintaan banyak dari pelanggan sehingga dengan banyaknya permintaan bahan

material dari pelanggan maka PB. Hamparan Dunia pada tahun 2010 melakukan

inisiatif yaitu dengan ditambahnya jumlah truk, ditambahnya jumlah stock dan

pembangunan stok penyimpanan bahan material di PB. Hamparan Dunia. Adapun

sebagai yang bertanggung jawab yaitu iwan sebagai assisten manager dan

karyawannya. PB. Hamparan Dunia secara sah berbadan hukum berdiri pada

tahun 2010 dengan nomor 517/02/279/MIKRO/00/BPPT/VI/2010.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Dengan adanya struktur organisasi setiap proses koordinasi dalam

menunjang kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik pembagian wewenang

yang jelas memberikan kontribusi yang lebih efektif sehingga bentuk tanggung

jawab dapat terlaksana sesuai tujuan yang dijalankan pada masing - masing

pekerjaanya sehingga dengan sebuah organisasi yang efektif proses kinerja

menjadi baik sehingga tumpuan dasar perusahaan dapat mampu berkembang

sesuai harapan.

Page 4: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

27

Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor

Gambar III.1 Struktur Organisasi

1. Pimpinan

a. Memimpin perusahaan sebagai pemilik perusahaan.

b. Menentukan visi dan misi perusahaan.

c. Mencapai tujuan visi dan misi yang hendak dicapai.

d. Memajukan perusahaan sebagai pengambilan keputusan.

e. Menentukan target perusahaan yang hendak di capai.

f. Menerima laporan dari kegiatan kerja seluruh aktivitas karyawan yang

bertanggung jawab pada bagiannya masing – masing.

2. Manager

a. Bertanggung jawab sebagai pengawas perusahaan atas perintah pimpinan.

b. Manager bertugas mengawasi assisten manager berdasarkan laporan

penjualan dan melakukan pengawasan langsung.

Page 5: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

28

3. Assisten Manager

a. Bertanggung jawab atas berlangsungnya kegiatan penjualan.

b. Mengkoordinasi karyawan sesuai dengan bagiannya masing – masing.

c. Mengawasi karyawan yang sedang bertugas.

d. Menerima telepon dari pelanggan atas pembelian barang.

4. Bagian Pengiriman

a. Bertugas untuk melaksanakan kegiatan menaikan barang ke truk.

b. Bertugas untuk mengirimkan barang ke pelanggan.

c. Memberikan surat jalan ke pelanggan.

5. Bagian Gudang

a. Bertugas untuk mencatat setiap keluar masuknya stock persediaan barang.

b. Menyusun dan merapihkan setiap barang bangunan digudang.

c. Bertanggung jawab atas kerapihan dan kebersihan perusahaan.

d. Membuat surat permintaan barang pembelian atas kurangnya stock barang

pada supplier melalui persetujuan assisten manager.

e. Bertanggung jawab atas memasukkan dan mengeluarkan barang sesuai

dengan kegiatan yang berlangsung.

f. Bertanggung jawab atas barang yang ada digudang.

6. Kasir

a. Menerima pembayaran dari pelanggan.

b. Membuat nota penjualan, kwintansi dan surat jalan penjualan berdasarkan

permintaan customer.

c. Memberikan nota penjualan dan kwintansi penjualan ke pelanggan

berdasarkan permintaan barang.

Page 6: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

29

7. Bagian penjualan

a. Melayani pelanggan dengan bersikap ramah dan sopan.

b. Melayani pelanggan sesuai permintaan barang dari pelanggan.

c. Mencatat dan menghitung laporan penjualan.

d. Bertanggung jawab atas setiap penjualan yang berlangsung di perusahaan.

e. Bertanggung jawab menjual barang ke pelanggan.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Proses bisnis sistem berjalan merupakan bentuk dari suatu prosedur yang

menghasilkan tahapan – tahapan yang dilakukan sebelum memulai kegiatan untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan di setiap bagian – bagiannya. Berdasarkan dari yang

dibahas dalam Tugas Akhir ini maka Dalam Proses Bisnis Sistem Berjalan berupa

sistem penjualan tunai barang material di PB. Hamparan Dunia terdiri atas beberapa

proses diantaranya :

1. Proses Pembayaran

Pembeli datang ke bagian penjualan untuk memesan barang kemudian bagian

penjualan akan melayani pembeli dengan cek barang jika barang tidak tersedia

maka permintaan barang di tolak akan tetapi jika barang tersedia maka pesanan

disetujui oleh bagian kasir kemudian bagian kasir akan membuat nota penjualan 2

rangkap 1 rangkap warna hijau di simpan kasir dan 1 rangkap warna putih

diserahkan ke pembeli. Pembeli kemudian melakukan pembayaran di lakukan di

bagian kasir selanjutnya bagian kasir akan menerima pembayaran tersebut.

Page 7: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

30

2. Proses Pengiriman Barang

Dalam proses pengiriman barang bagian penjualan akan melakukan permintaan

barang kepada bagian kasir selanjutnya bagian kasir akan membuat surat jalan 2

rangkap 1 rangkap warna biru di simpan kasir dan 1 rangkap warna putih diserahkan

ke bagian gudang beserta kwintansi pembayarannya 1 rangkap di bagian gudang.

Kemudian bagian gudang akan memproses surat jalan dan kwintansinya dengan

menyiapkan barang dan mengirimkannya ke bagian pengiriman barang yang akan

mengirimkan barang permintaan pembeli dengan surat jalan dan kwintansinya

diserahkan ke pembeli jika pembelian berupa bahan bangunan tapi jika berupa

barang maka tidak menggunakan surat jalan dan kwintansi. Apabila barang tidak

sesuai maka bagian pengiriman akan memproses kembali barang, surat jalan dan

kwintansinya ke bagian kasir kemudian akan dibuatkan kembali seperti proses di

awal tapi jika sesuai dengan permintaan pembeli maka surat jalan, kwintansi, dan

barang disimpan oleh pembeli.

3. Proses Laporan Penjualan

Dalam proses pembuatan laporan penjualan bagian kasir akan menyerahkan nota

warna merah kepada bagian penjualan untuk membuat laporan penjualan bulanan

berdasarkan transaksi yang telah dilakukan sebelumnya dengan bukti transaksi

yang sudah ada. Selanjutnya jika sudah selesai membuat laporan penjualan maka

bagian penjualan akan menyerahkan laporannya kepada assisten manager untuk

dicek kebenaran transaksi yang berada di nota dan di laporan penjualan jika sudah

maka disimpan kemudian manager akan datang ke bagian assisten manager untuk

mengambil data laporannya untuk diserahkan ke pimpinan dan disimpan.

Page 8: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

31

3.4. Unified Modeling Language (UML)

Unified Modeling Language (UML) merupakan bentuk dari sebuah analisis dan

desain sebagai salah satu standar bahasa pemodelan yang banyak digunakan dalam

dunia industri. Adapun bentuk dari salah satu bahasa pemodelan UML yaitu Activity

diagram yang akan dijelaskan sebagai berikut.

3.4.1. Activity Diagram

Activity diagram menjelaskan bentuk dari sebuah interaksi kegiatan

perusahaan salah satunya interaksi yang terjadi di perusahaan material PB.

Hamparan Dunia yang akan di jelaskan oleh penulis di bawah ini.

Page 9: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

32

1. Proses Pemesanan

Gambar III.2. Activity Diagram Proses Pemesanan

Page 10: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

33

2. Proses Pembayaran

Gambar III.3. Activity Diagram Proses Pembayaran

Page 11: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

34

3. Proses Pengiriman

Gambar III.4. Activity Diagram Proses Pengiriman

Page 12: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

35

4. Proses Laporan Penjualan

Gambar III.5. Activity Diagram Proses Laporan Penjualan

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan menjelaskan tentang dokumen – dokumen yang

menjelaskan tentang alur dokumen masuk dan dokumen keluar yang mempunyai

peranan dalam sistem penjualan khususnya pembayaran. Dokumen – dokumen

tersebut meliputi dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Untuk lihat stok barang yang tersedia di gudang

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Sebagai bukti dari Bagian Gudang

Page 13: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

36

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Bentuk : Lihat lampiran pada A.1. data barang

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

2. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk laporan bukti pembayaran dalam perjalanan

Sumber : Bagian Kasir

Tujuan : Sebagai bukti dari Kasir

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lihat lampiran pada A.2. surat jalan

3. Nama Dokumen : Nota

Fungsi : Untuk bukti pembayaran ke pelanggan

Sumber : Bagian Kasir

Tujuan : Sebagai bukti dari kasir ke pelanggan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lihat lampiran pada A.3. nota

4. Nama Dokumen : Kwintansi

Fungsi : Untuk bukti pembayaran ke pelanggan

Sumber : Bagian Kasir

Tujuan : Sebagai bukti dari kasir ke pelanggan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Page 14: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

37

Bentuk : Lihat lampiran pada A.4. kwintansi

5. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Untuk laporan bukti penjualan

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Sebagai bukti laporan penjualan

Media : Kertas

Jumlah : Empat Lembar

Bentuk : Lihat lampiran pada A.5. laporan penjualan

3.6. Permasalahan Pokok

Analisis yang dilakukan penulis batasi dibagian penjualan tunai saja maka dari

itu penulis akan menjelaskan permasalahan yang ada khususnya dibagian penjualan

setelah analisis yang telah dilakukan penulis melihat bagian penjualan masih

manual. Di buktikan dengan pembuatan laporan pencatatan dilakukan dengan

manual memakai catatan buku besar/buku ekspedisi. Sehingga adanya riset yang

dilakukan sebelumnya dengan beberapa metode seperti observasi, wawancara dan

kuisioner penulis akan menjabarkan sejumlah permasalahan yang ada di PB.

Hamparan Dunia yaitu:

1. Pembuatan laporan keuangan jurnal menggunakkan jurnal buku besar/buku

ekspedisi membutuhkan waktu yang cukup lama.

2. Dengan menggunakkan buku ekspedisi dalam membuat laporan akan

mengurangi efesiensi pekerjaan.

3. Terjadinya kesalahan dalam pencatatan.

Page 15: BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id file27 Sumber : PB. Hamparan Dunia Ciomas - Bogor Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pimpinan a. Memimpin perusahaan sebagai

38

4. Hilangnya data yang sudah terkumpul sehingga pembuatan laporan akan

terhambat.

5. Terjadinya double job di bagian penjualan dan bagian kasir sehingga

menyulitkan karyawan.

6. Kurangnya tenaga kerja sehingga menghambat pekerjaan bagian lainnya.

7. Terjadinya tumpang tindih dalam mengerjakan laporan penjualan antara bagian

penjualan dan bagian kasir di sebabkan bagian pengiriman meminta bantuan

untuk pengiriman barang ke bagian penjualan karena kurangnya tenaga kerja.

3.7. Pemecahan Masalah

Dengan melihat beberapa permasalahan yang terjadi pada bagian penjualan

maka penulis akan melakukan pemecahan masalah agar permasalahan yang ada

pada PB.Hamparan Dunia dapat diatasi dan dapat memudahkan karyawan dalam

pekerjaannya.

1. Perlunya perancangan sistem untuk pembuatan laporan jurnal pada bagian

penjualan.

2. Perlunya sistem terkomputerisasi yang lebih mengutamakan pembuatan laporan

yang mempermudah agar pembuatan laporan tidak akan memakan waktu.

3. Perlunya tenaga profesional yang handal dalam mengoperasikan sistem yang

terkomputerisasi jika sudah memiliki sistem yang di anjurkan.

4. Di butuhkan tenaga kerja tambahan agar tidak terjadinya double job.