BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileMengatur dan mengkoordinasikan...

27

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Sekolah Dasar Amaliah sebagai salah satu sekolah Islam pilihan yang

berada di Kabupaten Bogor telah berkiprah di bidang pendidikan selama 28 tahun.

Sampai dengan tahun 2016 ini Sekolah Dasar Amaliah telah banyak meluluskan

siswa/siswinya. Sebagai suatu lembaga pendidikan yang berada di lingkungan

Yayasan Pusat Studi dan Pengembangan Islam Amaliyah Indonesia (YPSPIAI)

selalu mengedepankan pendidikan Islam yang berlandaskan akidah Tauhid.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Sekolah dasar Amaliah didirikan pada tahun 1986 oleh Yayasan Pusat

Studi dan Pengembangan Islam sebagai kelanjutan dari TK Amaliah yang sudah

berdiri lebih awal. Para pendiri yayasan yang saat itu dipimpin oleh Bapak H.

Alamsjah Ratu Prawiranegara mencita-citakan terwujudnya lembaga pendidikan

islam yang berkwalitas untuk mempersiapkan generasi muda yang memiliki nilai-

nilai keislaman dan menguasai ilmu pengetahuan.

Dengan kerja keras dan dedikasi yang tinggi, alhamdulillah cita-cita para

pendiri yayasan tersebut dapat diwujudkan oleh SD Amaliah. Banyak prestasi

yang telah dicapai oleh murid-murid SD Amaliah baik di tingkat kabupaten

maupun di tingkat provinsi bahkan nasional. Saat ini SD Amaliah termasuk SD

favorit dan peringkat teladan di tingkat Kabupaten Bogor.

28

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber: Bagian Tata Usaha SD Amaliah

Gambar III.1 Struktur Organisasi SD Amaliah

Dalam struktur organisasi ini dapat dijelaskan pembagian tugas dan

tanggung jawab yang ada. Adapun tugas dan fungsi masing-masing personal

sebagai berikut :

1. Kepala Sekolah

Kepala sekolah berfungsi dan bertugas sebagai Edukator, Manajer,

Administrasi dan Supervisior, Pemimpin/Leader, Inovator serta Motivator.

29

2. Wakil Kepala Sekolah Kurikulurum

a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.

b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.

c. Mengatur penyusunan program pengajaran (program semester), program

satuan pelajaran dan persiapan mengajar penjabaran dan penyesuaian

kurikulum.

d. Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler dan ekstrakurikuler.

e. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria

kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa serta pembagian raport dan

STTB.

f. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran.

g. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.

h. Mengatur pengembangan MGMPP dan coordinator mata pelajaran

i. Mengatur mutasi siswa.

j. Melakukan supervisi administrasi dan akademis.

k. Menyusun laporan.

3. Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan

a. Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling.

b. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan,

Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan dan

Kerindangan).

30

4. Wali Kelas

Wali kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai

berikut:

a. Pengelolaan kelas

b. Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi :

1) Denah tempat duduk siswa

2) Papan absensi siswa

3) Daftar pelajaran kelas

4) Daftar piket kelas

5) Buku absensi siswa

6) Buku pembelajaran/buku kelas

7) Tata tertib siswa

c. Penyusunan pembuatan statistik bulanan siswa

d. Pengisian daftar kumpulan nilai siswa (lengger)

e. Pembuatan catatan khusus tentang siswa

f. Pencatatan mutasi siswa

g. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar

h. Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar

5. Guru

Guru bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dan mempunyai tugas

melaksanakan melakukan kegiatan belajar mengajar secara efektif dan efisien.

6. Tata Usaha

31

Tata usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah

dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan

sebagai berikut :

a. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah

b. Pengelolaan keuangan sekolah

c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

d. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah

e. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

f. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

g. Mengkoordinasi dan melaksanakan 7K

h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan kepengurusan ketatausahaan

secara berkala

7. Pramubakti

Pramubakti memiliki tugas menjaga kebersihan sekolah.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Pada bagian ini penulis menjelaskan prosedur-prosedur yang terjadi pada

sistem Pendaftaran Murid Baru pada SD Amaliah. Adapun prosedur-prosedur

sistem pendaftaran tersebut sebagai berikut :

3.2.1. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Pendaftaran Murid Baru

Orang tua calon peserta didik baru mendatangi panitia peandaftaran.

Kemudian orang tua mencari tahu perihal informasi pendaftaran dan profil

32

sekolah kepada panitia pendaftaran, lalu panitia pendafaran memberikan

informasi tersebut kepada orang tua calon peserta didik baru. Jika orang tua

ingin lanjut mendaftar maka orang tua diminta untuk mengisi buku regristasi

daftar peserta didik baru dan membayar biaya pendaftaran. Setelah orang tua

membayar biaya pendaftaran maka panitia pendaftaran akan membuatkan

kwitansi pembayaran. Kwitansi terbagi menjadi dua yaitu satu untuk diberikan

kepada orang tua, dan kwitansi yang lainnya akan diarsipkan. Panitia

memberikan kwitansi pembayaran bersama dengan formulir pendafataran

kosong yang harus diisi oleh orang tua calon peserta didik baru. Formulir

pendaftaran tersebut nantinya akan dikembalikan kepada panitia pendaftaran

untuk direkap ke dalam Microsoft Excel.

2. Prosedur Psikotes Murid Baru

Setiap calon peserta didik baru akan dites terlebih dahulu oleh Observer sesuai

jadwal yang telah ditentukan. Psikotes ini bertujuan untuk mengetahui

kesiapan anak dalam mengikuti kegiatan belajar mengajar. Obsever akan

mencatat nilai di lembar hasil observari dan laporan hasil observasi. Lalu

lembar dan laporan hasil observasi diberikan kepada panitia pendaftaran.

3. Prosedur Peneriman Peserta Didik Baru

Berdasarkan lembar dan laporan hasil psikotes tersebut panitia pendaftaran

akan membuatkan laporan yang nantinya akan ditandatangani oleh ketua

panitia pendaftaran. Ketua panitia menandatangani laporan hasil psikotes lalu

dikembalikan kepada bagian pendaftaran. Setelah itu bagian pendaftaran akan

membuat surat tanda diterima sebagai peserta didik baru SD Amaliah, surat

33

tersebut akan diberikan kepada orang tua peserta didik baru bersama dengan

laporan hasil observasi.

3.2.2. Activity Diagram

1. Activity diagram prosedur pendaftaran murid baru

Gambar III.2 Activity Diagram Prosedur Pendaftaran murid baru

34

2. Activity diagram prosedur psikotes peserta didik baru

Gambar III.3 Activity Diagram Prosedur Psikotes Calon Murid Baru

3. Activity diagram penerimaan peserta didik baru

Gambar III.4 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Murid Baru

35

3.3. Analisis Kebutuhan

3.3.1. Identifikasi Kebutuhan

1. Kebutuhan Pengguna

Dalam aplikasi pendaftaran terdapat 1 pengguna yang dapat berinteraksi

dalam lingkungan sistem, yaitu panitia pendaftaran. Sekenario kebutuhan

panitia pendaftaran adalah sebagai berikut:

a. Skenario Kebutuhan Panitia Pendaftaran

1) Menambah data pendaftaran

2) Mengelola data formulir pendaftaran

3) Mengelola nilai psikotes

4) Membuat laporan kepada ketua panitia pendaftaran

5) Membuat surat berhasil murid baru

6) Mengelola data observer

2. Kebutuhan Sistem

a. Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses

aplikasi ini dengan memasukkan username dan password agar privasi

masing-masing pengguna tetap terjaga keamanannya.

b. Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi.

c. Sistem melakukan kalkulasi nilai psikotes.

3.3.2. Use Case Diagram

Pemodelan use case diagram dapat digambarkan dengan dua cara yaitu

use case diagram dalam bentuk package dan use case diagram dalam bentuk sea

level.

36

Gambar III.5 Use Case Diagram Penerimaan Peserta Didik Baru

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Login

Use Case Name Login

Requirements Panitia Pendaftaran dapat melakukan login

Goal Panitia Pendaftaran dapat mengelola data

Pre-Conditions Panitia Pendaftaran belum melakukan login

Post-Conditions Panitia Pendaftaran masuk ke halaman

utama sistem

Failed end Condition Panitia Pendaftaran tidak dapat melakukan

login

Actors Panitia Pendaftaran

Main Flow/ Basic Path 1. Panitia pendaftaran membuka halaman

login mengklik

2. Sistem menampilkan menu login

3. Panitia pendaftaran mengisi username

dan password

4. Sistem memeriksa validasi data

username dan password

5. Panitia pendaftaran masuk ke halaman

utama sistem

Alternate Flow/Invariant A A1. Apabila username dan password tidak

valid maka akan muncul notifikasi

A2. Sistem kembali ke halaman login

A3. Panitia pendaftaran kembali mengisi

username dan password

37

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Mengelola Pendaftaran

Use Case Name Mengelola Pendaftaran

Requirements Panitia Pendaftaran dapat mengupdate data

pendaftaran

Goal Panitia Pendaftaran mengupdate data

pendaftaran

Pre-Conditions Panitia Pendaftaran telah melakukan login

Post-Conditions Data pendaftaran berhasil diupdate

Failed end Condition Panitia Pendaftaran tidak dapat mengupdate

data pendaftaran


Main Flow/ Basic Path 1. Panitia pendaftaran mengklik tombol

tambah

2. Sistem menampilkan nomor pendaftar

otomatis

3. Panitia pendaftaran menginputkan data

pendaftaran

4. Panitia pendaftaran mengklik tombol

simpan

5. Sistem akan memeriksa valid tidaknya

data yang telah diinputkan

6. Sistem menyimpan data pendaftar

7. Sistem menampilkan pesan data telah

tersimpan

Alternate Flow/Invariant A -

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Mencetak Bukti Pendaftaran

Use Case Name Mencetak bukti pendaftaran

Requirements Panitia Pendaftaran dapat mencetak bukti

pendataran

Goal Panitia Pendaftaran mencetak bukti

pendaftaran

Pre-Conditions Panitia Pendaftaran telah mengisi data

pendaftar

Post-Conditions Bukti pendaftaran tercetak

Failed end Condition Panitia Pendaftaran tidak dapat mencetak

bukti pendaftaran


Main Flow/ Basic Path 1. Panitia pendaftaran melakukan login

2. Panitia pendaftaran memilih menu data

pendaftar

3. Panitia pendaftaran mengisi form data

pendafatar


simpan


38

6. Panitia mengklik tombol cetak

7. Sistem mencetak bukti pendaftaran

Alternate Flow/Invariant A A1. Panitia pendaftaran tidak mengklik

tombol simpan

A2. Panitia pendaftaran mengklik tombol

cetak

A3. Sistem muncul notifikasi data belum

dimasukkan

Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Mengelola Formulir

Use Case Name Mengelola formulir


formulir


formulir


Post-Conditions Data formulir berhasil diupdate


data formulir



tambah

2. Sistem menampilkan nomor formulir

otomatis


formulir


simpan





tersimpan

Alternate Flow/Invariant A A1. Panitia pendaftaran mengklik tombol

edit untuk mengedit data formulir

Invariant B B1. Panitia pendaftaran mengklik tombol

hapus untuk menghapus data formulir

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Mengelola Observer

Use Case Name Mengelola observer


observer


observer


39

Post-Conditions Data observer berhasil diupdate


data observer



tambah

2. Sistem menampilkan id observer

otomatis


observer


simpan





tersimpan


edit untuk mengedit data observer


hapus untuk menghapus data observer

Tabel III.6.

Deskripsi Use Case Mengelola Observasi

Use Case Name Mengelola Observasi


observasi


observasi


Post-Conditions Data observasi berhasil diupdate


data observasi



tambah

2. Sistem menampilkan kode observasi

otomatis


observasi


simpan



6. Sistem menyimpan data observasi


tersimpan


40

edit untuk mengedit data observasi


hapus untuk menghapus data observasi

Tabel III.7.

Deskripsi Use Case Membuat Laporan

Use Case Name Mencetak laporan

Requirements Panitia Pendaftaran dapat membuat lalu

mencetak laporan

Goal Monitoring data pendaftar

Pre-Conditions Panitia Pendaftaran belum mencetak data

Post-Conditions Laporan tercetak

Failed end Condition Tidak tampilnya sortir laporan


Main Flow/ Basic Path 1. Panitia pendaftaran memilih laporan

mana yang ingin dicetak

2. Panitia Pendaftaran menyortir data

pendaftaran


cetak

4. Sistem mencetak laporan

Alternate Flow/Invariant A A1. Panitia pendaftaran memilih laporan

mana yang ingin dicetak

A2. Sistem tidak dapat menampilkan data

laporan

Tabel III.8.

Deskripsi Use Case Logout

Use Case Name Logout

Requirements Panitia Pendaftaran dapat melakuka logout

Goal Keamanan akses sistem


Post-Conditions Panitia Pendaftaran keluar dari sistem

Failed end Condition Panitia Pendaftaran tidak dapat keluar dari

sistem


Main Flow/ Basic Path 1. Panitia pendaftaran melakukan login

2. Panitia pendaftaran masuk ke dalam

sistem

3. Panitia pendaftaran mengelola data

dengan input data dan output data


keluar

5. Sistem akan menampilkan notifikasi

yakin ingin keluar dari sistem

6. Panitia pendaftaran memilih “YA”

41

7. Panitia pendaftaran keluar dari sistem

Alternate Flow/Invariant A A1. Panitia pendaftaran memilih “TIDAK”

A2. Sistem kembali ke halaman utama

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi dokumen sistem berjalan terdapat dokumen-dokumen,

baik dokumen yang digunakan sebagai data masukan maupun dokumen hasil

proses yang disebut dengan dokumen keluaran. Di bawah ini akan diuraikan data

masukan dan data keluaran yang terdapat dalam proses penerimaan peserta didik

baru SD Amaliah.

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan Sistem Berjalan

1. Nama Dokumen : Daftar Murid Baru

Fungsi : Rekapan sementara data pendaftaran

Sumber : Orang tua calon peserta didik baru

Tujuan : Panitia pendaftaran

Media : Kertas

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap ada murid baru yang mendaftar

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Formulir pendafataran

Fungsi : Sebagai pengisian data peserta didik baru

Sumber : Orang tua calon peserta didik baru


Media : Kertas

Jumlah : 1 rangkap

42

Frekuensi : Setiap ada orang tua peserta didik baru yang

mengembalikan formulir pendaftaran


3. Nama Dokumen : Lembar hasil obervasi

Fungsi : Lembar penilaian psikotes peserta didik baru

Sumber : Observer


Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap satu peserta didik satu lembar lembar hasil

observasi


4. Nama Dokumen : Laporan hasil obervasi

Fungsi : Rekapan sementara nilai peserta didik baru

Sumber : Observer


Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap satu peserta didik satu lembar laporan hasil

observasi


3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran Sistem Berjalan

1. Nama Dokumen : Kwitansi pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran peserta didik baru

43

Sumber : Panitia pendaftaran

Tujuan : Orang tua peserta didik baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap ada peserta didik baru yang mendaftar

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Hasil Observasi

Fungsi : Sebagai laporan peserta didik telah melakukan observasi


Tujuan : Ketua pendaftaran

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap satu peserta didik satu lembar laporan


3. Nama Dokumen : Surat terima peserta didik baru

Fungsi : Sebagai pemberitahuan diterimanya peserta didik baru


Tujuan : Orang tua peserta didik baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap peserta didik yang diterima


BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileMengatur dan mengkoordinasikan...

Documents

Transcript of BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id fileMengatur dan mengkoordinasikan...