6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Penelitian Terdahulu

Hasil beberapa karya tulis terdahulu yang memuat tentang berbagai

analisis pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan karyawan

diantaranya adalah :

Berdasarkan penelitian Lingga Pramudya (2014) yang berjudul “Analisis

Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem Penggajian dan Pengupahan Karyawan

Pada Karyawan PT.LuckyOlimpic Kediri” menyatakan bahwasanya prosedur

sistem pembayaran penggajian dan pengupahan pada PT.LuckyOlimpic Kediri

bisa dikatakan baik karena mudah dipahami dan dapat memperlancar proses

penggajian dan pengupahan karyawan. Hasil analisis terhadap jawaban kuisioner

pengendalian intern penggajian dan pengupahan karyawan menunjukkan bahwa

pengendalian internnya baik dan dikategorikan memadai.Namun ada

kelemahannya yaitu pada pencatatan presensi yang masih dilakukan secara

manual dengan menggunakan kartu hadir karyawan. Kelemahan lain yaitu masih

belum ditaatinya peraturan tertulis yang dibuat perusahaan oleh para karyawan

dan tidak disertai sanksi tegas dari perusahaan atas pelanggaran tersebut.

Akibatnya, banyak karyawan yang dengan sengaja datang terlambat, pergi saat

jam kerja sedang berlangsung, dan pulang lebih awal sebelum berakhirnya jam

kerja.

6

7

Berdasarkan penelitian Muhammad Yusuf Sapri (2010) yang berjudul

“Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Guna Meningkatkan

Pengendalian Intern Pada PT.Garam (Persero) Indonesia” menyatakan

bahwasanya sistem pengolahan gaji dan upah dilakukan secara manual yang mana

langsung dibayarkan kepada pegawai. Dari struktur organisasi PT.Garam

(persero) Surabaya perlu adanya pemisahan fungsi direktur keuangan dan direktur

pemasaran dan umum sehingga pemisahan fungsi benar-benar terfokus dalam satu

bidang pada tiap-tiap bidang tersebut sehingga akan sangat mudah untuk

dipertanggungjawabkan. Otorisasi atas setiap proses Sistem Informasi Akuntansi

penggajian dan pengupahan telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang ada

pada PT.Garam (persero) dan juga telah mengandung unsure pengendalian.

Berdasarkan penelitian Rr.CahyaningSetyoWulan Sari (2011) yang

berjudul “Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian yang Terkomputerisasi Guna

Meningkatkan Pengendalian Intern Pada BPR Surya Artha Utama Surabaya”

menyatakan bahwasanya dalam pengisian absensi karyawan masih menggunakan

daftar absensi biasa, belum menggunakan kartu jam hadir dengan mesin pencatat

waktu. Hal ini bisa menyebabkan kolusi antara karyawan dengan bagian

personalia serta masih kurang praktis.Pada fungsi personalia dan umum

melaksanakan perangkapan tugas yaitu membuat kartu absensi dan menyerahkan

gaji pada masing-masing karayawan.Kurangnya laporan yang dihasilkan dalam

sistem akuntansi penggajian yaitu tidak adanya laporan prestasi kerja masing-

masing fungsi/bagian.Hal ini dirasa kurang baik karena dengan tidak adanya

8

laporan prestasi kerja tiap fungsi/bagian maka perusahaan tidak dapat mengontrol

perkembangan tiap bagian tersebut dalam melaksanakan tugasnya.

Dengan melihatpenelitian terdahulu pengendalian intern atas sistem

penggajian dan pengupahan dapat ditarik sebuah kesimpulan yaitu :

Persamaanya :

1. Perangkapan jobdisk sehingga membutuhkan pemisahan fungsi.

2. Absensi yang masih menggunakan manual, tidak menggunakan mesin yang

modern.

3. Otorisasi pada setiap proses sistem informasi akuntansi penggajian dan

penggupahan sesuai dengan kebijakan yang ada dan mengandung

pengendalian.

Perbedaannya :

1. Banyak kebijakan kebijakan perusahaan yang dilanggar oleh karyawan dan

tidak dikenakan sanksi yang berlaku.

2. Tidak adanya laporan prestasi kerja masing masing fungsi atau bagian.

2.2 Landasan Teori

2.2.1 Pengertian sistem

Menurut W.Gerald Cole (ZakiBaridwan: 2012: 3-4) :Sistem adalah suatu

kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai

dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau

fungsi utama dari perusahaan.

9

Menurut Steven A.Moscove (ZakiBaridwan: 2012: 4) :Sistem adalah suatu

kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling

berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Menurut (Jogiyanto,2005.1): Sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Menurut (ProfSumantri,2014:10): Sistem adalah sekelompok bagian-bagian

yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu tujuan, apabila salah satu

bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya, maka tujuan yang hendak

dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang telah terwujud

akan mendapat gangguan.

2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Howard F.Stettler (ZakiBaridwan: 2012: 4) :Sistem akuntansi adalah

formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang

digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan

tujuan untuk menghasilkan umpan baik dalam bentuk laporan-laporan yang

diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain

yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga

pemerintah untuk menilai hasil operasi.

Menurut Mulyadi (2001: 3) :Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,

catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan

10

informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan

pengelolaan perusahaan.

2.2.3 Pengertian Pengendalian Intern

Menurut Anastasia Diana dan LilisSetiawati (2011:82) :Pengendalian internal

adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih suatu

kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan

dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional,

dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.

Menurut wikipedia indonesia, pengendalian intern atau intern control di

definisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan

sistem teknologi informasi, yang di rancang untuk membantu organisasi mencapai

suatu tujuan atau objek tertentu.

2.2.4 Tujuan Pengendalian Intern

Suatu perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern mempunyai tujuan

untuk membantu perusahaan dalam menjalankan setiap aktifitas atau kegiatan

perusahaan agar berjalan secara efektif dan efisien. Suatu sistem pengendalian

intern yang baik merupakan alat yang bisa dipercaya bagi pimpinan perusahaan

untuk untuk menyususn laporan keuangan yang lebih teliti. Yang dapat digunakan

dalam mengembangkan kebijaksanaan perusahaan. Tujuan pengendalian intern

adalah untuk mencegah kesalahan kesalahan dalam pekerjaan akuntansi, baik

kesalahan kesalahan sengaja maupun tidak sengaja.

11

Menurut Anastasia Diana dan LilisSetiawati (2011:83) :

Tujuan Pengendalian meliputi :

1. Efektivitas dan efisiensi operasi

2. Reliabilitas pelaporan keuangan

3. Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada

Menurut mulyadi, tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai

berikut:

1. Menjaga kekayaaan perusahaan

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai berikut:

a) Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem ototrisasi yang

telah di tetapkan:

1. Pembahasan akses langsung terhadap karyawan

2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan

b) Pertanggung jawaban kekayaan perusahaan yang dicatat di bandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya ada:

1. Perbandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan

kekayaan yang sesungguhnya ada

2. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang di selenggarakan.

c) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan:

1. Pemberian otorisasi oleh penjabat yang berwenang

2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang di berikan oleh

penjabat yang berwenang.

12

d) Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi:

1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi.

2. Transaksi yang dicatat adalah benar benar terjadi.

3. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.

4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.

5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.

6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.

e) Lingkungan Pengendalian Intern

Menurut Anastasia Diana dan LilisSetiawati (2011:83-86) Setiap

organisasi, tidak peduli apakah organisasi tersebut perusahaan besar ataupun

perusahaan kecil, harus memiliki lingkungan pengendalian yang kuat.

Lingkungan pengendalian yang lemah kemungkinan besar diikuti dengan

kelemahan dalam komponen pengendalian internal yang lain. Lingkungan

pengendalian, sebagai komponen pengendalian yang pertama, meliputi

faktor-faktor sebagai berikut :

1. Filosophi manajemen dan gaya operasi

Seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagiperusahaan

dan karyawannya.(menggambarkan apa yang seharusnya

dikerjakan dan yang tidak dikerjakan)GayaOperasional

mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatanoperasisuatu

perusahaan harus dikerjakan(Filosofi perusahaan dikomunikasikan

melalui gaya operasi manajemen

2. Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika

13

Merupakan hal yang penting bagi pihak manajemen untuk

menciptakan struktur organisasional yang menekankan pada

integritas dan nilai-nilai etika. Perusahaan dapat mengesahkan

integritas sebagai prinsip dasar beroperasi, dengan cara secara aktif

mengajarkan dan mempraktikkannya. Perilaku etis atau tidak etis

manajer dan karyawan berdampak besar terhadap keseluruhan

pengendalian internal. Perilaku etis dan tidak etis ini akan

menciptakan suasana yang dapat mempengaruhi validasi proses

pelaporan keuangan.

3. Komitmen terhadap kompetensi

Perusahaan harus merengkrut karyawan yang berkompeten dan dapat

dipercaya guna mendorong kreatifitas dan inisiatifdalam menghadapi

kondisi yang dinamis saat ini.oleh karena itu, penting bagi bagian

personalia untuk mengisi lowongan kerja dengan personil yang

memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan

pekerjaan yang harus dikerjakan.

4. Komite audit dari dewan direksi

Komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris untuk membantu

Dewan Komisaris dalam menjalankan fungsi pengawasan terhadap

kinerja Direksi dan Tim Manajemen sesuai dengan prinsip-prinsip.

5. Struktur organisas

Struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibagi,

dibagi, dan dikelompokkan secara formal.Sedangkan organisasi

14

merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari

dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif

terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan bersama.proses

penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan,

proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau

tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur

organisasi.

6. Metode penetapan otoritas dan tanggung jawab

Otoritas adalah hak yang dimiliki karena posisi formal seseorang

untuk memberi perintah kepada bawahanya. Tanggung jawab adalah

kewajiban seseorang untuk menjalankan tugas tertentu dan untuk

diminta pertanggungjawabanya atas hasil yang dicapai.penetapan

otoritas dan tanggung jawab ini nampak dalam deskripsi pekerjaan.

7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

Kegiatan sumber daya manusia meliputi peringkrutan karyawan

baru,orientasi karyawan baru,pelatihan karyawan,motivasi karyawan,

evaluasi karyawan,promosi karyawan,kopensasi karyawan,konseling

karyawan,perlindungan karyawan,dan pemberhentian karyawan.

f) Unsur-unsur Pengendalian Intern

Suatu sistem pengendalian yang memuaskan diperoleh dari suatu

sistemyangdikoordinasi, yang tidak hanya mengamankan aktiva aktiva

perusahaan,akan tetapi juga karena prosedur yang dapat dipercaya dengan

biaya yang rendah.

15

Menurut Mulyadi (2012: 386-387) Unsur pengendalian Intern dalam

sistem akuntansi penggajian dan pengupahan :

1. Organisasi

a) Fungsi pembuatan gaji dan upah harus terpisah dari fungsi

keuangan

b) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi

keuangan.

2. Sistem otorisasi

a) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah

harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan

perusahaan yang ditanda tangani Direktur utama.

b) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan

pangkat,perubahan tarif gaji dan upah, tambhan keluarga harus di

dasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.

c) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak

penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji

dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

d) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.

e) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen yang

bersangkutan.

f) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

g) Daftar gaji dan upah harus di otorisasi oleh fungsi personalia.

16

3. Prosedur pencatatan

a) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi

dengan daftar gaji dan upah karyawan.

b) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi

ketelitiannya oleh fungsi akuntansi,

4. Praktik yang sehat

a) Kartujam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja

sebelum kartu yang terakhir ini di pakai sebagai dasar distribusi

biaya tenaga kerja langsung.

b) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatatan waktu harus

diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.

c) Pembuatan gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan

ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum

dilakukan pembayaran.

d) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan

catatan penghasilan karyawan.

e) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat

daftar gaji dan upah.

g) Prinsip-prinsip Sistem Pengendalian Intern

Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus

memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi (Bambang

Hartadi, 1999 : 130) :

17

1. Pemisahan fungsi

Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan

segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi

untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.

2. Prosedur pemberian wewenang

Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir

oleh orang yang berwenang.

3. Prosedur dokumentasi

Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian

akuntansi yang efektif.Dokumentasi memberi dasar penetapan

tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.

4. Prosedur dan catatan akuntansi

Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan

akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat

dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.

5. Pengawasan fisik

Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam

pelaksanaan dan pencatatan transaksi.

18

6. Pemeriksaan intern secara bebas

Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-

betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan

perhitungan kembali penerimaan kas .Ini bertujuan untuk mengadakan

pengawasan kebenaran data.

2.2.5 Pengertian Gaji dan upah

2.2.5.1 Pengertian Gaji

Gaji merupakan salah satu hal yang mendorong atau memotivasi pegawai

untuk bekerja atau mengabdi secara menyeluruh terhadap perusahaan.Gaji

sering disebut juga sebagai upah, tetapi kedua hal tersebut memiliki sedikit

perbedaan. Adapun ada beberapa definisi gaji seperti berikut ini:

Mardi ( 2011 : 107 ) mengemukakan bahwa:“Gaji adalah sebuah bentuk

pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau

instansi kepada pegawai.”

Menurut Mulyadi( 2008 : 373 ) gaji adalah:“ Gaji umumnya merupakan

pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang

mempunyai jenjang jabatan manajer.”

Menurut Soemarso (2009 : 307 ) gaji didefinisikan sebagai berikut:“ Gaji

adalah imbalan kepada pegawai yang diberikan atas tugas-tugas administrasi

dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan.”

19

Menurut amstrong dan murlis (1994 :7 ) gaji adalah sebagai bayaran

pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variabel dan

tunjangan lainnya.

Menurut yang diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan suatu

kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas

jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan.Kompensasi

tersebut biasanya diberikan bulanan kepada pegawai.

2.2.5.2 Pengertian Upah

Dengan adanya pengkategorian karyawan tetap dan kontrak disebuah

perusahaan, maka ada perbedaan pengkategorian pembayaran kompensasi

antara gaji dan upah pula. Ada sedikit perbedaan definisi atau keterangan

antara gaji dan upah. Berikut ini adalah beberapa definisi upah

Adapun Mulyadi( 2008 : 373 ) mengemukakan bahwa:“ Upah umumnya

merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan

pelaksana (buruh).

Diana dan Setiawati( 2011 : 174 ) mendefinisikan upah seperti

dibawahini:“Upah diberikan atas dasar kinerja harian, biasanya praktik ini

ditemukan pada pabrik. Upah adakalanya juga didasarkan pada unit produk

yang dihasilkan.”Dengan demikian upah dapat disimpulkan sebagai

kompensasi yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah

satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan

20

Menurut Soemarso( 2009 : 307 ) upah didefinisikan sebagai berikut:“

Upah adalah imbalan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan

lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik dan biasanya jumlahnya

ditetapkan secara harian, satuan atau borongan.”

2.2.6 Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

2.2.6.1 Pengertian Sistem Penggajian dan Pengupahan

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan

dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan

pengupahan.Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan

untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji danupah karyawan

sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.Sistem informasi akuntansi

penggajian dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk

merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.

Berikut ini ada beberapa pengertian sistem informasi akuntansi penggajian

dan pengupahan menurut beberapa ahli:

Prianthara (2010:137) mengemukakan bahwa:“Sistem akuntansi

penggajian dan pengupahan dalam perusahaan jasa konstruksi melibatkan

fungsi karyawan, keuangan, dan fungsi akuntansi”

Sedangkan Mardi (2011:107) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah

adalah: Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu aplikasi

pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk

batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan

21

atau dibuat secara periodik (tiap mingguan, dua mingguan, atau bulanan)

demikian pula pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada waktu

bersamaan.

”Selanjutnya menurut Mulyadi (2008 : 17) menyatakan:“Sistem informasi

akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi

gaji dan upah karyawan dan pembayaranya.”

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan

upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan

upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya

dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu

memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan

mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan

untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

2.2.6.2 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Menurut Mulyadi (2012: 374) Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen

dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :

1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama

periode akuntansi tertentu

2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat

pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu

3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode

akuntansi tertentu

22

4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan

setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu

2.2.6.3 Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001: 374-379) Dokumen yang digunakan dalam

sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat

keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat

keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan

tarif upah, dll.

2. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam

hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa

daftar hadir biaya, dapatpula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan

mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh

tenagakerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

4. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi

potongan potongan berupa Pph pasal 21 utang karyawan dan sebagainya

.

23

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah perdepartemennya,

yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upahbersamaan

dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang

terpisah daripembuatan daftar gaji atau upah.

7. Amplop gaji dan upah

uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap karyawan dalam,amplop

gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh

fungsiakuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam

daftar gaji dan upah yangditerima dari fungsi pembuat daftar gaji dan

upah.

2.2.6.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001: 382) Catatan akuntansi yang digunakan dalam

pencatatan gaji dan upah adalah :

1. Jurnal umum

Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap

departemen dalam perusahaan.

24

2. Kartu harga pokok produk

Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang

dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3. Kartu biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung

dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam

perusahaan.Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini

adalah bukti memorial.

4. Kartu penghasilan karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai

potongan yang diterima oleh setiap karyawann.Kartu penghasilan

karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan

dengan ditandatanganinyakartu tersebut oleh karyawan yang

bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak

diketahui oleh karyawan yang lain.

2.2.6.5 Fungsi yang Terkait

Menurut Mulyadi (2001:382-384) Fungsi yang terkait dalam sistem

akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

1. Fungsi kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi

calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat

25

surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji,

mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2. Fungsi pencatat waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu

hadir bagi semua karyawan perusahaanFungsi pencatatan waktu hadir

karyawan tidak bolehdilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi

pembuat daftar gaji.

3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar

gaji yang berisi menghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai

potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu

pembayaran gaji.Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji kepada

fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai

dasar pembayaran gaji.

4. Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang

timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan misalnya

utang gaji karyawanutang pajak utang dana pensiun

Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan

bagian jurnal.

26

5. Fungsi keuangan

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna

pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai

tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan

untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

2.2.7 Prosedur Penggajian dan Pengupahan

Akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu

sistem prosedur dan catatan-catatan yang memberi kemungkinan untuk

menetapkan secara cepat dan teliti berapa pendapatan yang harus diterima oleh

tiap karyawan.

Prosedur penggajian dan Pengupahan :

1. Fungsi Bagian Gaji dan Upah

1) Menghitung gaji dan upah

2) Membuat formulir dan laporan-laporan

3) Menyusun statistik gaji dan upah

4) Memelihara arsip-arsip yang perlu

2. Organisasi Bagian Gaji dan Upah

Bagian gaji dan upah biasanya berada dibawahcontroller.Kadang-

kadang bagian ini tidak dibawah controller tetapi dibawah bagian

produksi, dan controller mengadakan pengawasan yang ketat kepada

bagian gaji dan upah.

27

3. Formulir dan Laporan

Di dalam prosedur penggajian dan pengupahan, formulir dan

laporan yang digunakan sebagai berikut:

1. Daftar gaji dan check register

Daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji

dan upah masing masing karyawan selama periode tertentu. Dalam

daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karayawan,

menunjukkan nama,nomor kartu hadir, jam kerja biasa dll.

2. Cek gaji atau amplop gaji

Cek gaji dibayarkan dengan tunai maka digunakan aplop gaji,

harus menunjukkan nama dan nominal gaji yang di terima

karyawan.

3. Paystub atau employee’s earnings statement (laporan gaji

karyawan)

Merupaka formulir yang berisis data gaji kotor dan potongan

potongan serta gaji bersih.

4. Employee’s record (catatan gaji karyawan)

Merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah

karyawan selama periode tertent, bulanan atau triwulan.

4. Metode Penyusunan Daftar Gaji dan Upah

Daftar gaji dan upah yang juga berfungsi sebagai jurnal gaji dan

upah dapat disusun dengan tiga cara adalah :

28

1) Metode tangan (pen and ink)

2) Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board

3) Metode tanpa buku pembantu (ledgerless)

Menurut Mulyadi (2001:385-386) Jaringan prosedur yang membentuk

sistem :

1. Sistem Penggajian Terdiri dari Jaringan Prosedur Berikut ini :

1) Prosedur pencatatan waktu hadir

2) Prosedur pembuatan daftar gaji

3) Prosedur distribusi biaya gaji

4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar

5) Prosedur pembayaran gaji

2.Sistem Pengupahan Terdiri dari Jaringan Prosedur Berikut ini :

1) Prosedur pencatatan waktu hadir

2) Prosedur pencatatan waktu kerja

3) Prosedur pembuatan daftar upah

4) Prosedur distribusi biaya upah

5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar

6) Prosedur pembayaran upah

Dibawah ini adalah penjelasan sebagai berikut :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.

Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji

dan upah karyawan.Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar

29

hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat

memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran

mereka.

2. Prosedur pencatatan waktu

Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur

yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja

diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk

keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang

menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang

karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja,

jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-

tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini

dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung

kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan gaji dan upah

Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji

dan upah karyawan .Data yang dipakai sebagai daras pembuatan

daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan

karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,

penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak,

informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian

Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu

30

penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan

dalam daftar gaji dan upah

4. Prosedur pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan

Bagian Kasa.Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas

kepada Bagian Kasa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan

upah.Bagian Kasa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank

dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Jika Jumlah

karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah

biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji

dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah,

kepada karyawan.

5. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga kerja

didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati

manfaat tenaga kerja.Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan

untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.

31

2.3 Kerangka Konseptual

Prosedur Penggajian

dan Pengupahan

Karyawan pada PT.

Fortune Dunia Motor

Surabaya

Sistem Akuntansi Pengendalian Intern

Analisis dan Evaluasi

Buruk Baik