70

BAB II

PERSIAPAN PRODUKSI DAN PARTNERSHIP

Pada bab ini Penulis sebagai manager divisi produksi akan menjelaskan

persiapan dan perencanaan yang dilakukan untuk rangkaian event GO-FOOD

Culinary Festival yaitu GO-FOOD Culinary Festival with 50 Best Merchant dan

Road to GO-FOOD Culinary Festival. Penulis bertanggung jawab dalam

menentukan semua kebutuhan produksi event dan bertanggung jawab untuk

kegiatan Road to GO-FOOD Culinary Festival. Road to GO-FOOD Culinary

Festival adalah kegiatan yang ditujukan untuk memperkenalkan GO-JEK ke

mahasiswa baru di Semarang, sekaligus untuk mempromosikan cara GO-FOOD

Culinary Festival.

2.1 Divisi Produksi

Berikut persiapan yang dilakukan Penulis sebagai Manajer Produksi.

2.1.1 Pemilihan Vendor untuk pengerjaan Produksi

Penyediaan barang dan produksi untuk keperluan rangkaian event

memerlukan vendor. Vendor dalam hal ini bertugas menyediakan keperluan

rangkaian acara dan produksi acara dengan budget maksimal yang disediakan yaitu

Rp 50.000.000,00. Budget tersebut merupakan rancangan yang sudah kami buat

untuk semua keperluan produksi acara GO-FOOD Culinary Festival.

Kami sudah menghubungi setidaknya dua vendor yang berpotensi untuk

diajak bekerjasama, diantaranya adalah Match Production dan Satu Kata. Kami

mengadakan pertemuan dengan Match Production sebanyak dua kali untuk

71

membahas konsep acara dan membahas budgeting untuk produksi. Namun Match

Production tidak berani menyanggupi dengan budget yang disediakan, kemudian

kami menghubungi EO Satu Kata, setelah melakukan petemuan untuk diskusi

dicapailah kesepakatan dan tim memilih EO Satu Kata sebagai vendor penyedia

perlengkapan dan produksi untuk rangkaian acara GO-FOOD Culinary Festival.

GO-JEK Semarang sendiri sudah sering menggunakna jasa EO Satu Kata untuk

keperluan produksi. Kantor EO Satu Kata beralamat di Jalan Lamongan Barat

nomor 72 Sampangan, Semarang. Berkaitan dengan keperluan produksi Penulis

yang bertugas berkomunikasi langsung dengan pemilik vendor, Mas Irfan.

Berkaitan dengan pemesanan, Penulis diharuskan untuk membuat PO (purchasing

order) berisi item yang diproduksi secara detail seperti jumlah produksi, ukuran,

dan bahan yang digunakan.

Tabel 2.1 Daftar Pesanan ke Vendor

Item yang Di Order Satuan Jumlah

Booth Partisi 2x2m - Include meja dan kursi, karpet

warna merah dan nama tenant

Pcs 50

Visual backdrop tenant (merchant) 2x2m Pcs 50

Backdrop plywood untuk booth GO-JEK 5x2m -

include kursi

set 1

Visual Backdrop Booth GO-JEK 5x2m - Design

seperti biasa

Pcs 1

Booth masak diluar tanpa sekat 2x2m plus meja kursi Pcs 8

Gate utama 5x3m Pcs 1

72

Gate Zona 3x2,5m Pcs 6

Signage zona 60x60cm - plus tiang Pcs 3

Signage penunjuk acara 60x40cm - plus tiang pcs 1

Signage Penunjuk tempat makan 60x40cm - plus tiang pcs 1

Signage GO-FOOD Moment 60x60cm - plus tiang pcs 3

Properti foto A3 pcs 9

Hanging Flag A3 (all area)

Photobooth 3x2m - plywood/kayu plus lighting pcs 1

Visual Photobooth 3x2m pcs 1

Backdrop penutup indoor 7x2m pcs 2

Backdrop penutup indoor 10x2m Pcs 3

Backdrop penutup indoor 6x2m Pcs 1

Backdrop stand diluar 8x2 pcs 2

All Sound System Set 1

Mapping Area 2x1m - plywood/kayu pcs 1

Visual Mapping Area 2x1m pcs 1

Kursi Futura skirting buah 25

Q Line buah 5

Pada saat persetujuan harga, pihak vendor Satu Kata mengajukan rancangan

anggaran, akan tetapi melebihi budget yang dimiliki tim, kemudian sebagai solusi

pihak vendor menawarkan harga paket. Harga paket dalam hal ini maksudnya

adalah budget yang ada dimaksimalkan untuk keperluan yang ada. Misal, ada item

73

yang melebihi budget akan dipilihkan bahan lain tapi dengan kualitas yang masih

baik, misal bahan yang diminta dari besi, tapi karena budget diminimalkan maka

tetap bisa dibuat dengan bahan kayu.

2.1.2 Pemilihan Vendor Percetakan

Kegiatan promosi dan keperluan acara, diperlukan banyak media publikasi

cetak seperti poster, flyer, x-banner, stiker, dan invitation. Oleh karena itu

diperlukan satu vendor percetakan yang bisa diajak bekerjasama untuk keperluan

acara ini. GO-JEK Semarang sudah menjalin kerjasama dengan Isa Grafika, salah

satu percetakan di kota Semarang beralamat di Jalan Gajah 37, Gayamsari, Pandean

Lamper, Semarang, Kota Semarang, Jawa Tengah. Dengan pertimbangan

kerjasama yang sudah ada dan hasil cetakan yang baik, Penulis memutuskan untuk

menggunakan jasa percetakan Isa Grafika untuk keperluan acara. Berkiatan dengan

pemesanan, Penulis mengirim file yang perlu dicetak beserta ukura cetaknya,

keterangan jumlah cetak, bahan yang digunakan dan tanggal harus selesai cetak

melalui email. Setelah permintaan selesai di cetak, hasilnya akan dikirimkan ke

kantor GO-JEK Semarang sesuai permintaan. Berikut daftar pemesanan ke

percetakan Isa Grafika :

Tabel 2.2 Daftar pesanan ke Isa Grafika

Nomor Barang yang dicetak Jumlah

1. Poster A3 250 lembar

2. Flyer 21x9cm 15 rim

74

3. X-banner 160x60cm 14 buah

4. Sertifikat A4 54 lembar

5. Invitation A5 30 lembar

2.1.3 Pemilihan Venue

Venue menjadi salah satu hal penting yang harus segera ditentukan. Penulis

dan tim mencari beberapa tempat yang berpotensi menjadi tempat dilaksanakannya

GO-FOOD Culinary Festival. Penulis dan tim melakukan kegiatan turun lapangan

ke mall seperti Paragon, Citra Land, Sri Ratu dan venue outdoor seperti Balaikota

dan Gubernuran. Mall Paragon tidak dipilih karena harga sewa yang terlalu mahal

dan tidak diperbolehkan untuk memasak, Mall Citra Land juga tidak dipilih karena

harga sewa yang mahal. Mall Sri Ratu tidak dipilih karena untuk penyelenggaraan

event kuliner sudah dipegang oleh salah satu Event Organizer di Semarang sehingga

tidak memungkinkan dilaksanakan dengan konsep dan perencanaan yang sudah

dibuat. Halaman Balaikota dan Halaman Gubernuran tidak dipilih karena panas dan

masih harus menambah strategi untuk mendatangkan pengunjung karena Balaikota

dan Gubernuran tidak memiliki pengunjung tetap. Selain itu Halaman Balaikota

tidak diizinkan untuk kegiatan komersil, meskipun acara GO-FOOD Culinary

Festival tidak dipungut biaya masuk, tapi pihak Balaikota mengkategorikannya

sebagai kegiatan komersil.

Pilihan jatuh ke hall DP Mall. Pilihan ini diambil dengan pertimbangan mall

memiliki pengunjung tetap, terdapat AC, letaknya yang berada dipusat kota,

memungkinkan untuk dijadikan tempat penyelenggaraan dengan konsep acara yang

75

dibuat, ketersediaan tanggal untuk disewa, harga sewa permeternya yang terjangkau

oleh budget tim dan fasilitas pendukungnya yang memadai. Meskipun begitu DP

Mall memiliki peraturan mengenai tenant yang memasak tidak diperbolehkan

menggunakan kompor gas didalam mall, sebagai solusi pihak DP Mall menawarkan

lokasi café walk untuk dijadikan tempat untuk memasak. Sehingga untuk tenant

dengan makanan seperti sate, dan kebutuhan memasak yang besar bisa

menggunakan area tersebut, dengan demikian tenant yang porsi memasaknya besar

tidak perlu kerepotan jika harus restock karena area masak yang disediakan tidak

terlalu jauh.

Venue menggunakan Hall A, Hall B, dan Hall C DP Mall, berada di lantai

satu. Setelah venue ditentukan, Penulis membuat mapping area untuk bahan

presentasi ke merchant, sponsor dan client. Berikut mapping areanya.

Gambar 2.1 Mapping Area

76

Mapping ini tujuannya untuk memudahkan tim dalam menjelaskan

gambaran tata letak ketika acara kepada semua pihak-pihak yang akan terlibat

dalam acara ini. Kemudian setelah mapping jadi, tim dan pihak DP Mall

mengadakan pertemuan membicarakan acara yang akan berlangsung, fasilitas dan

tentunya harga sewa.

Selain itu Penulis juga membuat mapping khusus untuk tenant berisi nomor

booth untuk memudahkan tenant untuk mengetahui posisi booth saat loading in.

Gambar 2.2 Mapping Area Tenant

77

Pada akhir pertemuan disepakati harga sewa venue senilai Rp

42.600.000,00 untuk hall A, Hall B, Hall C, space Café Walk dan 50 set meja dan

kursi. Harga tersebut sudah termasuk fasilitas keamanan, gudang, kebersihan,

listrik, air, media publikasi berupa giant banner dan izin menaruh media publikasi

berupa x-banner di lantai 2. Kemudian untuk parkir diberikan kemudahan dengan

menggunakan kartu member yang berlaku selama acara sehingga biaya parkir untuk

perseorangan menjadi lebih murah.

2.1.4 Pengajuan dan Koordinasi Design ke GO-JEK Pusat

Design publikasi harus mendapat persetujuan dari GO-JEK Pusat. Oleh

karena itu Penulis yang bertanggung jawab untuk membuat design visual,

mengajukan creative brief untuk diajukan ke GO-JEK Pusat. Creative Brief berisi

design yang dibutuhkan dan contoh design-nya, sehingga Penulis membuat design

visual untuk memberikan gambaran design yang diperlukan kemudian dikirimkan

ke GO-JEK Pusat. Creative brief berisi juga tentang judul acara, tempat

pelaksanaan, tanggal dilaksanakan, dan konsep yang akan diterapkan. Jadi didalam

creative brief tersebut Penulis juga menjelaskan konsep yang akan digunakan,

sehingga design akhir yang akan digunakan tetap sesuai dengan konsep acara yang

dibuat oleh Penulis dan tim. Berikut daftar design yang diajukan oleh Penulis untuk

keperluan produksi :

1. Logo acara

2. Poster untuk di cetak

3. Flyer

4. MMT untuk stand merchant sesuai zona

78

5. X-banner

6. Design gate acara dan gate zona

7. Photobooth

8. Voucher free food

Selain itu Penulis juga mengajukan design untuk diunggah di media sosial :

1. E-Poster

2. E-Poster Voucher free food

3. E-Poster list merchant di acara GO-FOOD Culinary Festival

4. E-Poster photo competition

5. Voucher Free Food

Gambar 2.3 Poster acara

Gambar 2.4 Contoh MMT Tenant

79

Gambar 2.5 Design Gate

Gambar 2.6 Design Photobooth dan Voucher

80

Design publikasi sudah diajukan pada tanggal 7 Agustus 2017, terjadi

beberapa kali diskusi mengenai detail design melalui email, setelah melakukan

koordinasi dengan GO-JEK Pusat, design logo, poster acara dan flyer jadi pada

tanggal 16 Agustus 2017.

Gambar 2.7 Design Poster dan Flyer dari Pusat

Secara keseluruhan design akhir sesuai dengan tema acara yang digunakan

yaitu “Journey to Independence Day”. Dilihat dari elemen yang digunkaan,

keseluruhan sudah sesuai dengan konsep yaitu warna merah putih, nama acara,

keterangan isi acara, waktu dan tempat acara, dan juga ada meriam sebagai lambang

penjajahan, bambu runcing sebagai lambang perjuangan dan bendera merah putih

sebagai lambang kemerdekaan, kemdian ada ilustrasi makanan sebagai penanda

bahwa acara ini adalah acara festival makanan. Hasil tersebut dapat tercapai karena

Penulis terus berkoordinasi dengan pihak designer GO-JEK Pusat berkenaan

dengan design yang diminta.

81

Kemudian menyusul ditanggal 17 Agustus 2017, design untuk MMT tenant

di stand jadi, terdapat tiga design sesuai dengan zona yang ada. Pada bagian tengah

design terdapat lingkaran besar kosong yang diisi foto produk masing-masing

tenant, tugas tersebut dikerjakan oleh Penulis. Ke-50 tenant diminta mengirimkan

foto produk melalui Tenant Manager, Nazhara. Pada tanggal 22 Agustus 2017,

MMT untuk ke-50 tenant sudah naik cetak.

Gambar 2.8 Design MMT Tenant per Zona

Pada tanggal 22 Agustus 2017, design untuk gate dan photobooth sudah jadi

dan diterima oleh Penulis, lalu Penulis teruskan ke vendor dan langsung naik cetak.

Terdiri atas gate utama dan gate untuk zona. Acara GO-FOOD Culinary Festival

menggunakan gate sebanyak tujuh buah. Berikut detiailnya :

1. Satu buah gate utama diletakkan didepan lobby mall, berukuran 5x3

meter.

2. Empat gate zona terdiri atas : satu gate zona penjajahan, satu gate

zona perjuangan, dan dua gate zona kemerdekaan. Keempatnya

berukuran 2,5x3 meter.

82

3. Dua gate lainnya menggunakan design yang sama seperti gate utama

hanya saja ukurannya lebih kecil, yaitu 2,5x3 meter. Dua gate

tersebut diletakkan di pintu masuk samping dekat parkiran DP Mall

dan pintu keluar ke Café Walk.

Mengingat acara yang sudah semakin dekat dan banyak sekali kebutuhan

produksi yang harus segera di cetak, sedangkan jika harus menunggu design dari

GO-JEK Pusat akan memakan waktu yang lama, maka Penulis memutuskan untuk

menurunkan design utama tersebut untuk beberapa media promosi dan media cetak

seperti x-banner, penambahan logo sponsor dan media partner pada poster, design

billboard sebagai benefit kerjasama sponsor, free food voucher, stiker untuk kursi

pengunjung, invitation cetak, invitation online, poster online dan template sertifikat

untuk merchant, media partner, volunteer, dan anggota tim yang memiliki peran

dalam acara ini. Berikut design-design dan daftar produksi yang diperlukan selama

rangkaian acara yang diturunkan dari design utama oleh Penulis :

Gambar 2.9 X banner Gambar 2.10 Voucher

83

Gambar 2.11 Sertifikat

Gambar 2.12 Backdrop Penutup

Gambar 2.13 Mapping Area

84

Gambar 2.14 Signage

Gambar 2.15 Hanging Flag

85

Tabel 2.3 Daftar produksi

Design untuk Produksi Jumlah Cetak

1. Design X-Banner 14 buah

2. Voucher free food 213 lembar

3. Template sertifikat 54 lembar

4. Backdrop penutup 6 buah

5. Mapping area 1 buah

6. Signage 8 buah

7. Hanging flag 50 lembar

8. Photo Booth 1 buah

9. Billboard sponsor 1 buah

Penulis juga menurunkan design poster utama untuk keperluan posting di

media sosial diantaranya : E-Poster Acara, voucher free food untuk 3 hari, update

snapstory, photo competition, list merchants, invitation, E-Poster untuk Road to

GO-FOOD Culinary Festival. Berikut design yang diturunkan oleh Penulis :

Gambar 2.16 Photobooth Gambar 2.17 Billboard untuk 3

86

Gambar 2.18 E-Poster

Gambar 2.19 E-Voucher Free Food

Gambar 2.20 Update Snapgram Gambar 2.21 List Merchants

87

2.1.5 Road to GO-FOOD Culinary Festival

Road to GO-FOOD Culinary Festival adalah kegiatan untuk

memperkenalkan GO-JEK di Semarang ke mahasiswa baru melalui acara PMB

universitas, sekaligus untuk mempromosikan acara GO-FOOD Culinary Festival.

Kegiatan ini berupa Open Booth diacara Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

kampus-kampus di sekitar Semarang diantaranya Universitas Diponegoro,

Universitas Negeri Semarang, Politkenik Negeri Semarang, dan Universitas Islam

Negeri Walisongo.

Gambar 2.22 Photo Competition Gambar 2.23 Invitation

Gambar 2.24 E-Poster Road To GO-FOOD Culinary Festival

88

Berkaitan dengan kegiatan tersebut diperlukan produksi media publikasi

seperti flyer untuk dibagikan ke mahasiswa baru, x-banner untuk di letakkan di

booth, pemasangan Booth GO-JEK, dan meja GO-FOOD untuk tempat berjualan

merchant GO-FOOD.

2.1.6 Pemasangan Media Publikasi di Merchant GO-FOOD

Publikasi di merchant dilakukan dengan menitipkan flyer dan x-banner ke

restoran yang menjadi merchant GO-FOOD.

2.1.7 Pemasangan media publikasi di Mall Paragon Semarang

Publikasi informasi acara menggunakan flyer.

2.1.8 Pemasangan Media Publikasi di Booth GO-JEK Jateng Fair

Publikasi informasi acara menggunakan flyer.

2.1.9 Technical Meeting Tenant

Technical Meeting dilakukan pada hari Senin, 21 Agustus 2017 di lantai 2

Kantor Marketing GO-JEK Semarang. Technical Meeting memerlukan x-banner,

kursi sejumlah 25 buah, meja GO-FOOD, Proyektor, dan Laptop. Technical

meeting ini dibagi menjadi dua sesi.

Gambar 2.25 Foto Technical Meeting

89

2.1.10 Loading in

Loading in untuk acara GO-FOOD Culinary Festival dimulai pada Rabu

malam, 23 Agustus 2017. Loading in dilakukan oleh vendor Satu Kata,

memasukkan booth partisi, merangkai partisi, memasang mmt tenant di setiap

booth partisi, set up booth GO-JEK, instalasi listrik, set up sound system, set up

photo booth dan penempatan signage dilakukan rabu malam hingga kamis pagi.

Hari kamis malam adalah jadwal bagi tenant untuk loading in, semua tenant

diarahkan untuk loading in barang dan set up booth pada kamis malam, sehingga

hari jumat pagi semua sudah siap untuk pelaksanaan acara.

Gambar 2.26 Loading In

2.2 Divisi Partnership

Bulan agustus adalah bulan dengan momentum besar kemerdekaan

Republik Indonesia, selain itu di bulan agustus ini juga ada momentum besar

lainnya, yaitu penerimaan mahasiswa baru di Semarang. Mempertimbangkan hal

tersebut, diperlukan pengenalan GO-JEK di Semarang ke mahasiswa baru,

sekaligus untuk mempromosikan acara GO-FOOD Culinary Festival.

90

Penulis bertugas mendapatkan partnership dengan 4 universitas besar yang

ada di Semarang, beberapa diantaranya Universitas Diponegoro, Universitas Negeri

Semarang, Universitas Islam Negeri Walisongo dan Politeknik Negeri Semarang.

Perguruan tinggi tersebut dipilih karena memiliki jumlah mahasiswa baru yang

banyak. Bentuk kegiatannya adalah open booth pada puncak kegiatan penerimaan

mahasiswa baru.

Langkah yang pertama dilakukan oleh Penulis adalah menghubungi panitia

PMB yang bertugas sponsorship, kemudian melakukan beberapa kali pertemuan

untuk berdiskusi mengenai kebutuhan kedua belah pihak. Setelah melakukan

negosiasi mengenai benefit yang bisa diberikan, lalu melakukan MoU dengan

panitia PMB perguruan tinggi terkait.

2.2.1 Kerjasama dengan Panitia ODM Undip

Penulis menghubungi panitia Orientasi Diponegoro Muda Undip yang

bertugas mengurus sponsorship yaitu Edwin. PMB Undip dipilih karena jumlah

mahasiswa barunya yang banyak, yaitu 12.000 orang dan ini adalah kesempatan

bagus untuk mengenalkan GO-JEK dan mempromosikan acara GO-FOOD

Culinary Festival. Penulis dan tim melakukan pertemuan setidaknya tiga kali,

pertemuan pertama membuka obrolan, pertemuan kedua melakukan cek lokasi

booth dan membahas kesepakatan, dan pertemuan ketiga melakukan MoU. MoU

ditandatangai oleh Regional Marketing Manager GO-JEK Semarang dan pihak

panitia ODM Undip, akan tetapi dari awal proses kerjasama dilakukan oleh Penulis.

91

Berikut kesepakatan yang dibuat oleh Penulis dan Edwin selaku pihak sponsorship

panitia ODM.

Dari GO-JEK memberikan :

1) GO-PAY 1.750.000 dan Voucher Free Food di acara GO -FOOD Culinary

Festival senilai Rp 250.000,00

2) GO-BOX untuk angkut barang dari H-1 dan hari H. 2x loading in, 2x

loading out

3) Merchandise untuk mahasiswa Undip yang datang ke PMB menggunakan

GO-RIDE atau GO-CAR

Kegiatan yang akan dilakukan di stand GO-JEK

1) Promosi acara GO-FOOD Culinary Festival

2) Selling GO-PAY

3) Merchant GO-FOOD berjualan di stand

4) Claim merchandise GO-JEK untuk mahasiswa yang menunjukkan history

order GO-RIDE, GO-CAR, dan GO-FOOD dari tanggal 11-13 Agustus

2017. Merchandise bisa di claim tanggal 13 Agustus 2017

Dari Panitia ODM Undip memberikan timbal balik :

1) Satu Booth di pojok paling dekat pintu masuk. ukuran booth 4x2,5 meter. 2

kursi, 1 meja.

2) Merchant GO-FOOD diperbolehkan berjualan di stand GO-JEK

92

3) Publish informasi melalui akun personal panitia dan grup mahasiswa

tentang Merchandise untuk pengguna GO-JEK di hari H dan acara GO-

FOOD Culinary Festival

Gambar 2.27 MoU dengan Panitia ODM Undip

2.2.2 Kerjasama dengan Panitia PPAK Unnes

Penulis menghubungi panitia Program Pengenalan Akademik dan Kampus

Unnes (PPAK) yang bertugas mengurus sponsorship yaitu Bagus. PPAK Unnes

dipilih karena jumlah mahasiswa barunya yang banyak, yaitu sekitar 8.000 orang

dan ini adalah kesempatan bagus untuk mengenalkan GO-JEK dan sekaligus

mempromosikan acara GO-FOOD Culinary Festival. Penulis dan tim melakukan

pertemuan setidaknya tiga kali, pertemuan pertama membuka obrolan, pertemuan

kedua membahas kesepakatan, dan pertemuan ketiga melakukan MoU. MoU

ditandatangai oleh Regional Marketing Manager GO-JEK Semarang dan pihak

93

panitia PPAK Unnes, akan tetapi dari awal proses kerjasama dilakukan oleh

Penulis. Berikut kesepakatan yang dibuat oleh Penulis dan Bagus selaku pihak

sponsorship panitia PPAK Unnes.

Dari GO-JEK memberikan :

1) GO-PAY 1.250.000 dan Voucher Free Food di acara GO -FOOD Culinary

Festival senilai 500.000

2) GO-BOX untuk angkut barang dari H-1 dan hari H. 2x loading in, 2x

loading out.

3) Merchandise untuk mahasiswa Unnes yang datang ke PMB menggunakan

GO-RIDE atau GO-CAR

4) Hadiah GO-PAY total Rp 1.000.000,00 untuk pemenang photo competition

Kegiatan yang akan dilakukan di stand GO-JEK

1) Promosi acara GO-FOOD Culinary Festival

2) Selling GO-PAY

3) Merchant GO-FOOD berjualan di stand

4) Claim merchandise GO-JEK untuk mahasiswa yang menunjukkan history

order GO-RIDE, GO-CAR, dan GO-FOOD dari tanggal 16-19 Agustus

2017. Merchandise bisa di claim tanggal 19 Agustus 2017

Dari Panitia PPAK Unnes memberikan timbal balik :

1) Satu Booth di pojok paling dekat pintu masuk. ukuran booth 4x2,5 meter. 2

kursi, 1 meja.

2) Merchant GO-FOOD diizinkan berjualan di stand GO-JEK

94

3) Publish informasi melalui akun Instagram PPAK Unnes tentang

Merchandise untuk pengguna GO-JEK di hari H dan acara GO-FOOD

Culinary Fest

Gambar 2.28 MoU dengan panitia PPAK Unnes

2.2.3 Kerjasama dengan Panitia PBAK UIN

Penulis menghubungi panitia PBAK UIN yang bertugas mengurus

sponsorship yaitu Muhammad Afit. PBAK UIN dipilih karena jumlah mahasiswa

barunya yang potensial yaitu sekitar 3.800 orang dan ini adalah kesempatan bagus

untuk memperkenalkan GO-JEK sekaligus mempromosikan acara GO-FOOD

Culinary Festival. Penulis dan tim melakukan pertemuan setidaknya tiga kali,

pertemuan pertama membuka obrolan, pertemuan kedua membahas kesepakatan,

dan pertemuan ketiga melakukan MoU. MoU ditandatangai oleh Regional

Marketing Manager GO-JEK Semarang dan pihak panitia PBAK UIN, akan tetapi

95

dari awal proses kerjasama dilakukan oleh Penulis. Berikut kesepakatan yang

dibuat oleh Penulis dan Afit selaku pihak sponsorship panitia PBAK UIN.

Dari GO-JEK memberikan :

1) GO-PAY Rp 1.000.000,00

2) Voucher Free Food senilai Rp 250.000,00

3) Merchandise untuk mahasiswa yang datang ke PMB menggunakan

GO-RIDE atau GO-CAR

Kegiatan yang akan dilakukan di stand GO-JEK

1) Promosi acara GO-FOOD Culinary Festival

2) Selling GO-PAY

3) Merchant GO-FOOD berjualan di stand

4) Claim merchandise GO-JEK untuk mahasiswa yang menunjukkan

history order GO-RIDE, GO-CAR, dan GO-FOOD dari tanggal 21-

24 Agustus 2017. Merchandise bisa di claim tanggal 24 Agustus 2017

Dari Panitia PBAK UIN memberikan timbal balik :

1) Satu Booth di pojok paling dekat pintu masuk. ukuran booth 5x3

meter. 2 kursi, 1 meja, pada acara PBAK UIN.

2) Merchant GO-FOOD diperbolehkan berjualan di stand GO-JEK

3) Publish informasi ke mahasiswa baru tentang Merchandise untuk

pengguna GO-JEK di hari H.

96

Gambar 2.29 MoU dengan Panitia PBAK UIN

2.2.4 Kerjasama dengan Panitia Warna Polines

Penulis menghubungi panitia Warna Polines yang bertugas mengurus

sponsorship yaitu Arini. Polines dipilih karena jumlah mahasiswa barunya yang

potensial yaitu sekitar 1.500 orang dan ini adalah kesempatan bagus untuk

memperkenalkan GO-JEK dan sekaligus mempromosikan acara GO-FOOD

Culinary Festival. Penulis dan tim melakukan pertemuan setidaknya tiga kali,

pertemuan pertama membuka obrolan, pertemuan kedua membahas kesepakatan,

dan pertemuan ketiga melakukan MoU. MoU ditandatangai oleh Regional

Marketing Manager GO-JEK Semarang dan pihak panitia Warna Polines, akan

tetapi dari awal proses kerjasama dilakukan oleh Penulis. Berikut kesepakatan yang

dibuat oleh Penulis dan Arini selaku pihak sponsorship panitia Warna Polines.

97

Dari GO-JEK memberikan :

1) GO-PAY Rp 1.000.000,00

2) GO-BOX untuk angkut barang pada saat PMB

3) Merchandise untuk mahasiswa yang datang ke PMB menggunakan GO-

RIDE atau GO-CAR

4) GO-PAY Rp 500.000,00 untuk photo competition

Kegiatan yang akan dilakukan di stand GO-JEK

1) Promosi acara GO-FOOD Culinary Festival

2) Selling GO-PAY

3) Merchant GO-FOOD berjualan di stand

4) Claim merchandise GO-JEK untuk mahasiswa yang menunjukkan

history order GO-RIDE, GO-CAR, dan GO-FOOD dari tanggal 28

Agustus - 7 September 2017. Merchandise bisa di claim tanggal 7

September 2017, pada acara Inagurasi Warna.

5) Pengunjung yang datang ke booth diminta untuk follow akun

@gofoodsemarang

Dari Panitia PBAK UIN memberikan timbal balik :

1) Satu Booth di pojok paling dekat pintu masuk. ukuran booth 5x3 meter.

2 kursi, 1 meja, pada acara Inagurasi Warna Polines.

2) Merchant GO-FOOD diperbolehkan berjualan di stand GO-JEK

98

3) Publish informasi ke mahasiswa baru tentang Merchandise untuk

pengguna GO-JEK di hari H.

Gambar 2.30 MoU dengan Panitia Warna Polines

2.3 Koordinator Logistik

Penulis membawahi bagian logistik, untuk pelaksanaannya dilakukan oleh

rekan satu tim, Brahmastra N. D., dengan pertimbangan Brahmastra sudah memiliki

lebih banyak pengalaman dilapangan untuk keperluan logistik, loading barang, dan

keperluan logistic lainnya. Dengan begitu keperluan logistic dapat lebih tertangani

dengan baik. Tugas divisi Logistik adalah memenuhi kebutuhan teknis selama

acara, ketersediaan listrik, kursi, dan kebersihan.

99

2.4 Budgeting Produksi dan Road to GO-FOOD Culinary Festival

2.4.1 Budgeting Venue

Tabel 2.4 Tabel budgeting Venue

Nomor Sewa Hall Ukuran Harga Sewa

Per meter

Persegi

Lama

Sewa

Jumlah

1 Hall A 16x8m 25.000 3 hari 9.600.000

2 Hall B 39x8m 25.000 3 hari 23.400.000

3 Hall C 16x8m 25.000 3 hari 9.600.000

Total 42.600.000

2.4.2 Budgeting Produksi

Tabel 2.5 Tabel budgeting Produksi

Item yang Di Order Satuan Jumlah Harga

Booth Partisi 2x2m - Include meja

dan kursi, karpet warna merah dan

nama tenant

Pcs 50

Visual backdrop tenant (merchant)

2x2m

Pcs 50

Backdrop plywood untuk booth GO-

JEK 5x2m - include kursi

set 1

Visual Backdrop Booth GO-JEK

5x2m - Design seperti biasa

Pcs 1

100

Booth masak diluar tanpa sekat 2x2m

Include meja kursi

Pcs 8

Gate utama 5x3m Pcs 1

Gate Zona 3x2,5m Pcs 6

Signage zona 60x60cm - plus tiang Pcs 3

Signage penunjuk acara 60x40cm -

plus tiang

Pcs 1

Signage Penunjuk tempat makan

60x40cm - plus tiang

Pcs 1

Signage GO-FOOD Moment

60x60cm - plus tiang

Pcs 3

Properti foto A3 Pcs 9

Hanging Flag A3 (all area)

Photobooth 3x2m - plywood/kayu

plus lighting

Pcs 1

Visual Photobooth 3x2m Pcs 1

Backdrop penutup indoor 7x2m Pcs 2

Backdrop penutup indoor 10x2m Pcs 3

Backdrop penutup indoor 6x2m Pcs 1

Backdrop stand diluar 8x2 Pcs 2

All Sound System Set 1

Mapping Area 2x1m - plywood/kayu Pcs 1

101

Visual Mapping Area 2x1m Pcs 1

Kursi Futura skirting Buah 25

Q Line Buah 5

Harga Paket GO-FOOD Culinary Festival Rp. 50.000.000,00

2.4.3 Budgeting Percetakan

Tabel 2.6 Tabel budgeting Percetakan

Nomor

Barang yang

dicetak

Bahan Jumlah

Harga

Satuan

Harga

(Rp)

1. Poster A3 Ivory 250 lembar 2.000 500.000

2. Flyer 21x9cm AP 120 15 rim 90.000/rim 1.350.000

3. X-banner

160x60cm

MMT 14 buah 75.000/buah 1.050.000

4. Sertifikat A4 Fancy 54 lembar 2.000 108.000

5. Invitation A5 AC 260 30 lembar 4.000 120.000

Total 3.128.000

2.4.4 Budgeting Road to GO-FOOD Culinary Festival

1. ODM Undip

Tabel 2.7 Tabel budgeting untuk Panitia ODM Undip

Nomor Item Satuan Harga

1 Set Up booth GO-JEK 1 1.000.000

2 GO-PAY Support untuk Panitia PMB ODM 1 1.500.000

102

3 GO-BOX Support ODM 4 400.000

4 Voucher Free Food untuk panitia ODM 1 250.000

Total 3.150.000

2. PPAK Unnes

Tabel 2.8 Tabel budgeting untuk Panitia PPAK Unnes

Nomor Item Satuan Harga

1 Set Up booth GO-JEK 1 1.000.000

2 GO-PAY Support untuk Panitia PPAK Unnes 1 1.250.000

3 GO-BOX Support PPAK Unnes 4 400.000

4 Voucher Free Food untuk panitia PPAK Unnes 1 500.000

Total 3.150.000

3. PBAK UIN

Tabel 2.9 Tabel budgeting untuk Panitia PBAK UIN Walisongo

Nomor Item Satuan Harga

1 Set Up booth GO-JEK 1 1.000.000

2 GO-PAY Support untuk Panitia PBAK UIN 1 1.000.000

3 GO-BOX Support PBAK UIN 4 400.000

4 Voucher Free Food untuk panitia PBAK UIN 1 250.000

Total 2.650.000

103

4. Warna Polines

Tabel 2.10 Tabel budgeting untuk Panitia Warna Polines

Nomor Item Satuan Harga

1 Set Up booth GO-JEK 1 1.000.000

2 GO-PAY Support untuk Panitia Warna Polines 1 1.000.000

3 GO-BOX Support PBAK UIN 4 400.000

Total 2.400.000