BAB II PENGELOLAAN ARSIP STATIS 2.1 Pengertian...

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

2.1 Pengertian arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu

archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu

memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan

arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip

sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai

kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga

kearsipan

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat -

surat penting. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan

agar tiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali. Sedangkan menurut Walne (

1988 : 128 )” Arsip sebagai informasi terekam ( recorded information) merupakan

endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-

unit kerja yang terekam dalam berbagai media.

2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip.

2.2.1Tujuan Arsip

Adapun tujuan arsip adalah sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.

4. Penghematan tempat penyimpanan.

5. Menjaga rahasia arsip.

6. Menjaga kelestarian arsip.

7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Widjaja ( 1992 : 8 ) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuan untuk

menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan, Menyiapkan surat

setiap saat diperlukan, mengumpulkan bahan - bahan yang mempunyai sangkut -

paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

2.2.2 Fungsi Arsip

Arsip mempunyai peranan penting dalam berbagai bidang pekerjaan, Oleh

karena itu pentingnya arsip dapat dilihat dari fungsi arsip baik secara makro

maupun mikro dalam kesatuan kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Arsip sebagai sumber informasi

2. Arsip sebagai sumber Penelitian

3. Arsip sebagai sumber sejarah

4. Arsip sebagai sumber ingatan

5. Arsip sebagai sumber komunikasi

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip

dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.

2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.


2.2.3 Peranan Arsip

Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.

Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingakatkan petugas yang

lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat

digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil

keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu,

dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah

sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi.

2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

2.3 Jenis - jenis Arsip

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang

dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :

1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip - arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip - arsip yang sudah

tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

2.4 Arsip Statis

2.4.1 Pengertian Arsip Statis


Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan,

penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas

pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

Arsip statis mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan

pengetahuan dan sebagai bahan perbandingan, dibawah ini pengertian tentang

arsip statis adalah :

1. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan

arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

2. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan

arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari

admistrasi negara.

3. Menurut Wursanto (1991 : 237 ) “arsip statis sering disebut archive atau permanent record, yaitu arsip - arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.”

4. Menurut Widjaja ( 1993 : 102 ) “ arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 9 ) “arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.4.2 Ruang Lingkup Arsip Statis


Arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record.yaitu arsip-

arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan

administrasi negara. arsip abadi ( archive) warkat-warkat vital yang akan disimpan

selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini mempunyai taraf nilai yang abadi.

Dengan demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive ). Arsip statis tidak lagi berada di arsip nasional Republik Indonesia, dengan kata lain arsip statis terdapat di arsip nasional republik Indonesia pusat ( Arsip nasional pusat ) dan arsip nasional Republik Indonesia daerah ( Arsip Nasional daerah ). Arsip statis merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah Indonesia dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Diatas telah diutarakan bahwa yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi. ( Wursanto, 1991 : 238 - 239 )

Tabel Waktu penyimpanan golongan arsip.

No GOLONGAN ARSIP WAKTU PENYIMPANAN

1. Arsip vital Permanen

2. Arsip Penting 3 - 7 tahun

3. Arsip biasa 2 – 3 tahun

4. Arsip tidak penting 1 tahun

Dari empat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen atau

(archive) adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah atau

mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat langgeng. Oleh karena itu

arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti

dengan arsip yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Mengingat arsip vital

mempunyai sifat langsung, maka waktu penyimpananya adalah permanen. Hal ini

berbeda dengan waktu penyimpanan untuk golongan arsip yang lain.

Wursanto ( 1991 : 238 -239 ) memberikan gambaran arsip - arsip yang

dapat digolongkan dalam arsip vital .

1. Dalam Bidang Politik dan Permerintahan


a. Teks Sumpah Pemuda

b. Teks Prolamasi

c. Surat perintah Sebelas Maret

d. Teks pidato Kenegaraan setiap tanggal 16 Agustus menjelang

peringatan hari Kemerdekaan R.I.

e. Teks Pidato Presiden dalam mengantar Nota Keuangan di depan

rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I

f. Teks Pidato presiden dalam rangka pertanggungjawaban

Pemerintah di depan Sidang majelis Permusyawarahan rakyat (

MPR ) R. I

g. Dan lain-lain.

2. Dalam Kegiatan Organisasi

a. Surat-surat piagam , surat hak, hipotik

b. Stock capital

c. Buku besar umum

d. Kutipan surat pajak,

e. Pola perencanaan ( tata kota )

f. Laporan perhitungan

g. Wesel yang dibayar , Chek, kuitansi untuk pembayaran

h. Neraca

i. Hak cipta, paten, merk dagang

j. Kontrak

k. Laporan kerja tahunan

l. Akta, hak pakai

m. Peraturan- peraturan , undang-undang, notulen


n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan

o. Kita pendirian organisasi/perusahaan

p. Peta: tanah, daerah penelitian

q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/ bangunan

r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang

tidak bergerak lainnya

s. Dokumen/ Foto-foto udara

t. Dan lain-lain.

Kiranya perlu diketahui bahwa masing-masing organisasi tentu memiliki ukuran yang dipakai untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau tidak. Suatu warkat mungkin dianggap vital oleh suatu organisasi, akan tetapi bagi organisasi yang lain mungkin hanya merupakan warkat biasa, sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti. ( Wursanto, 1991 : 239 )

Di lain pihak, Terry yang dikutip oleh Wursanto ( 1991 : 239 ) mengemukakan bahwa arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 minggu saja. Sedangkan arsip penting disimpan selama 5-6 tahun. Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegiatan dalam bidang penyusutan arsip. Sedangkan arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan administrasi negara yang selanjutnya disebut arsip statis, harus diserahkan kepada Arsip Nasional R.I.

Arsip-arsip ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan

pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Oleh

karena itu arsip ini (arsip statis ) mempunyai taraf nilai yang abadi atau permanen

sehingga dapatlah dikatakan bahwa ruang lingkup pengurusan arsip statis terbatas

pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen.

2.5 Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara

efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,

pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan

nasional.


Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip

sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara.

Pengelolaan arsip statis meliputi:

a. akuisisi arsip statis;

b. pengolahan arsip statis;

c. preservasi arsip statis; dan

d. akses arsip statis.

2.5.1 Tujuan Pengelolaan arsip statis

Tujuan pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan

arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

2.5.2 Pengelolaan arsip statis

Pengelolaan arsip statis meliputi:

a. akuisisi arsip statis;

b. pengolahan arsip statis;

c. preservasi arsip statis; dan

d. akses arsip statis.


Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa kegiatan daur hidup arsip statis

di mulai dari kegiatan acquisition, description, preventive, concervation, curative

concervation, information service, and source publication. ( akuisisi, deskripsi,

pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan sumber publikasi )

2.5.3 Akuisisi ( Acquisition )

Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah

koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa

berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun

penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.

Pada prosesnya secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi

(sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian “purchases”. (Reed, 1993:

137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang

berbeda.

Dalarn proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah

masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant

Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan

nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif,

hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian;

penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya (Brichford, 1977:1). Di dalam

penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu :

1. Seleksi arsip (records selection),

yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan

dan dipelihara; siapa pengguna arsip itu kelak: apa jenis arsipnya;

apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu

disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip

yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya. Kemudian

kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umurnnya tipe arsip yang

disimpan adalah kertas. Tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan

media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru

(blue print).


2. Penentuan nilai arsip, yaitu menentukan apakah arsip itu mempunyai

nilai referensi / informasional (reference value) atau nilai penelitian

(research value). (Ricks.1993: 309-310).

2.5.4 Deskripsi ( Description )

Wursanto ( 1991 : 21 ) menyebutkan bahwa arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu : menurut subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kegunaannya, keseringan penggunaannya, fungsi, tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, serta keasliannya.

Perihal deskripsi arsip, saat ini sudah dikembangkan pensosialisasian

Standard International Deskripsi Arsip (International Standard Archival

Description (Guide)/ISAD) bagi negara-negara di bawah naungan International

Council on Archives (lCA).

Standar ini mulai diperkenalkan sejak tahun 1992 dan dimaksudkan untuk

mengolah arsip statis yang sudah teratur. Menurut ISAD, di daIam deskripsi arsip

setidaknya memuat 26 unsur yang harus diterapkan. Ke-26 unsur tersebut

merupakan uraian dari enam elemen kelompok deskripsi, yaitu:

1. Pemyataan identitas 2. Konteks 3. Isi dan struktur 4. Syarat akses dan penggunaan 5. Bahan-bahan yang ikut menyatu 6. Catatan (Sunarto, 1999 : 13)

Melalui deskripsi akan terlihat gambaran kegiatan yang dijalani sebuah

lembaga. Kemudian dibuatkan susunan kegiatan yang akan menggambarkan

sebuah skema guna pengaturan arsipnya. Berdasarkan skema inilah pengaturan

fisik arsip dilakukan. Namun oleh karena sering dialami kesulitan dalam

pembuatan skema pengaturan arsip agar bisa sama atau sesuai aturan aslinya,

maka sebagai alternatif pemecahan bisa dilakukan pengaturan arsip sesuai dengan

struktur dan fungsi organisasi dari lembaga pencipta arsip tersebut saat arsip-arsip

diciptakan. Atau apabila tidak diketemukan struktur dan fungsi dari lembaga

pencipta arsip, pengaturan arsipnya dapat dilakukan sesuai dengan masalah atau

nama kegiatan dari arsip-arsip yang sedang diolah. Hasil deskripsi ini kemudian


dituangkan dalam suatu daftar yang disebut inventaris arsip. Suatu inventaris yang

lengkap memuat unsur - unsur :

1. Judul inventaris, misal lnventaris Arsip Sekretariat Wilayah Daerah

Propinsi Jawa Timur tahun 1967-1978.

2. Kata pengantar dari orang yang mengerti tentang arsip atau

penanggung jawab pembuatan inventaris.

3. Daftar Isi (sesuai dengan skema pengaturan arsipnya) yang ditandai

dengan nomor halaman inventaris.

4. Pendahuluan (berisi sejarah singkat lembaga pencipta arsip. Sejarah

arsipnya dari penataan hingga berada di Badan Arsip, informasi

tentang fisik arsipnya, jumlah arsip, jenis arsip, dan kurun waktu arsip

diciptakan).

5. Isi deskripsi arsip (berisi uraian deskripsi, dengan susunan penomoran

berurut dan kronologis).

6. Lampiran-lampiran (jika ada, misal:peta, Peraturan Lembaga, SK

Pendirian Lembaga, dan sebagainya).

7. Indeks (nama orang/organisasi/lembaga, nama tempat/geografi,

masalah, dan istilah penting)

8. Nama pembuat/penyusun inventaris arsip dan tahun pembuatannya.

2.5.5 Pemeliharaan ( Preventive Conservation )

Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Yayan Daryan, 1998: 130). Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.

Sedarmayanti (2003 : 110)“Pemeliharaan arsip adalah kegiatan

membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa

sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai

berikut :

1. Pengaturan ruangan Ruang penyimpanan arsip harus :


a) Dijaga agar tetap kering ( temperature ideal antara 60-75 Celcius F, dengan kelembaban antara 50-60 % )

b) Terang ( terkena sinar matahari tak langsung ). c) Mempunyai ventilasi yang merata. d) Terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga, dan

sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus ( kamper ) ditempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

4. Larangan Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,antara lain :

a) Dilarang membawa makan ditempan penyimpanan arsip b) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (

karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran) 5. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lainnya. Selain itu penggunaan fumigasi, restorasi diperlukan untuk menghindari kerusakan dari factor biologis seperti binatang pengerat.

2.5.6 Perawatan ( Currative Conservation )

Damayanti ( 2007:3 ) mengungkapkan bahwa konservasi merupakan kebijaksanaan dan cara tertentu dipakai untuk melindungi koleksi arsip dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis. Kegiatan perawatan arsip statis mencakup :

a) Membersihkan arsip b) Menghilangkan noda/bercak c) Menangani arsip basah d) Memutihkan kertas e) Pencucian f) Menambal dan menyambung g) Laminasi

2.5.7 Layanan Pengguna ( Information Service )

Penggunaan /akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan

pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,

keamanan dan keselamatan arsip. Untuk kepentingan penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan pennyelidikan dan penyidikan,


arsip statis dapat diakses dengan temu kembali arsip yang baik. Widjaya ( 1993 :

172 - 173 ) mengemukakan 3 ( tiga ) sarana penemuan kembali arsip :

a) Indeks adalah kata tanggap ( caption, catch word yang dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah subjek dan nama tempat ( Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, desa jalan dan sebagainya ).

b) Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu.

c) Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi, dan nama tempat.

2.5.8 Sumber Publikasi ( Sources Publication )

Sumber Publikasi dalam kamus kearsipan merupakan tindakan dan

prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan

apapun bentuk dan format untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk

penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah

lisan dan tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.


2.6 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004

Tentang Pengelolaan Arsip Statis.

Menimbang :

a. Bahwa statis sebagai bukti kinerja yang merekam aktivitas penyelenggaraan

pemerintahan perlu dipelihara dengan baik;

b. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut, dan agar dapat lebih berhasil guna dan

berdaya guna, dipandang perlu mengatur pengelolaan arsip statis dalam satu

kesatuan sistem kearsipan, dengan Keputusan Presiden. Mengingat :

1. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;

2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-

ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971Nomor

32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964);

3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen

Perusahaan (Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 18,Tambahan

Lembaran Negara Nomor 3674);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan

Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51,Tambahan

Lembaran Negara Nomor 3151);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara

Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran

Negara Tahun 1999 Nomor 194,Tambahan Lembaran Negara

Nomor 3912);

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : KEPUTUSAN PRESIDEN TENTANG PENGELOLAAN ARSIP

STATIS.


BAB I KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Keputusan Presiden ini yang dimaksud dengan :

1. Arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara

dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta

dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun

untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

3. Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan,

penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas

pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

4. Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga Pemerintah Pusat yang

bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

5. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah satuan organisasi perangkat Daerah

Propinsi yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah Propinsi di

bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

6. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota adalah satuan organisasi perangkat

Daerah Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan

Daerah Kabupaten/Kota di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

BAB II PENGELOLAAN ARSIP STATIS


Bagian Pertama Umum

Pasal 2

(1) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.

(2) Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari :

a. Arsip Nasional Republik Indonesia;

b. Lembaga Kearsipan Propinsi;

c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Pasal 3

Pengelolaan arsip statis meliputi :

a. pengumpulan;

b. penyimpanan;

c. perawatan;

d. penyelamatan;

e. penggunaan;

f. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.

Pasal 4

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Arsip

Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan/atau Lembaga

Kearsipan Kabupaten/Kota.

Pasal 5

(1) Dalam rangka pengelolaan arsip statis, Arsip Nasional Republik Indonesia,

Lembaga Kearsipan Propinsi dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

dapat bekerja sama dengan badan atau lembaga internasional dan/atau

instansi pemerintah asing.

(2) Kerjasama sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak termasuk pengelolaan

dalam hal pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 3 huruf f.


(3) Ketentuan mengenai tata cara kerja sama dalam pengelolaan arsip statis

sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia.

Pasal 6

Pengelolaan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan

terhadap :

a. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok yang diserahkan oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintahan baik Pusat maupun Daerah sebagai kewajiban serah

arsip sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;

b. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok yang dibuat dan diterima badan-badan swasta

dan/atau perorangan yang wajib diamankan Pemerintah dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.

Bagian Kedua

Pengumpulan

Pasal 7

Pengumpulan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga


melalui kegiatan :

a. penilaian;

b. penataan;

c. pembuatan daftar arsip statis.


Pasal 8

(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan

Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari Lembaga-

lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah

dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.

(2) Penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan terhadap

kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis

bagi bukti pertanggungjawaban nasional.

Pasal 9

Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan

arsip statis lengkap dan utuh kondisi fisiknya serta mempunyai nilai informasi

bagi bukti pertanggungjawaban nasional,

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan

Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota menerima arsip statis.

Pasal 10

(1) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan

arsip statis tidak lengkap dan/atau mengalami kerusakan kondisi fisiknya

namun mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional,


Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota :

a. meminta Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik

pusat maupun

daerah, badan-badan swasta dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip

statis;

b. menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan terhadap kondisi

fisik arsip

statis yang mengalami kerusakan.

(2) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan

arsip statis tidak mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban


nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

mengembalikan arsip kepada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan

Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan

dapat memberi rekomendasi untuk dimusnahkan.

(3) Kriteria arsip statis yang mempunyai nilai informasi bagi pertanggungjawaban

nasional ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan

memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 11

(1) Terhadap arsip statis yang diterima sebagaimana dimaksud dalamPasal 9 dan

Pasal 10 ayat (1), Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan

Lembaga Kearsipan Propinsi dan Pimpinan Lembaga Kearsipan

Kabupaten/Kota membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.

(2) Ketentuan mengenai tata cara pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip

Statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala

Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 12

(1) Terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan penataan dengan

mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dan

bentuk atau media arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata

cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan,

penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.

(2) Ketentuan mengenai tata cara penataan arsip statis sebagaimana dimaksud

dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia.

Pasal 13

(1) Arsip statis yang diterima, didata dan dicatat dengan cara dan teknik tertentu

dalam daftar arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.


(2) Tata cara pendataan dan pencatatan arsip statis dalam bentuk daftar arsip statis

sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip


Bagian Ketiga

Penyimpanan

Pasal 14

(1) Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis.

(2) Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan

sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip

statis.

(3) Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan

arsip statin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Bagian Keempat

Perawatan

Pasal 15

(1) Perawatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga


dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya

kerusakan.

(2) Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud

dalam ayat ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung

dalam arsip statis.

(3) Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud

dalam ayat ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami

kerusakan.


Pasal 16

Kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) dilakukan

dengan :

a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;

b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;

c. mensterilkan dari perusak arsip;

d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang

pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan

restorasi arsip statis;

e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan

ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;

f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;

g. kegiatan lain yang diperlukan.

Pasal 17

(1) Kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (3) dilakukan

dengan :

a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;

b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis

yang mengalami kerusakan;

c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan

metode dan rangkaian tindakan perbaikan sebagaimana dimaksud dalam huruf

b.

(2) Pelaksanaan kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)

dilakukan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam

arsip statis.

Pasal 18

Ketentuan mengenai tata cara perawatan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 15, Pasal 16, dan Pasal 17, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia.


Bagian Kelima

Penyelamatan

Pasal 19

Penyelamatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga


terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung

dalam arsip statis.

Pasal 20

(1) Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Arsip Nasional Republik

Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan

Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau

mengalihbentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.

(2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan

dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Pasal 21


Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

memberitahukan secara tertulis kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan

Pemerintahan, baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau

perorangan pencipta atau penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat

dan/atau dialihbentukan ke dalam media lain.

Pasal 22


Ketentuan mengenai tata cara penyelamatan arsip statis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 19 dan pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21, diatur

lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Bagian Keenam

Penggunaan

Pasal 23

(1) Arsip statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga

Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota digunakan

untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan,

pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.

(2) Penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan

dengan tetap

memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 24

(1) Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam dan/atau di luar lingkungan

Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau

Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

(2) Penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga

Kearsipan Kabupaten/Kota hanya dapat dilakukan atas dasar izin tertulis dari


Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/ Kota.

(3) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), yang

bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.

(4) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dapat berupa

:

a. pemberian izin penggunaan arsip statis;


b. penolakan izin penggunaan arsip statis.

(5) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam

ayat (4) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan

Lembaga Kearsipan Propinsi,dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan

Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.

(6) Ketentuan mengenai tata cara perizinan penggunaan arsip statis yang

dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga


sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip


Pasal 25

(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan

Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat

menghentikan kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya

tidak sesuai dengan penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 23.

(2) Ketentuan mengenai tata cara penghentian penggunaan arsip statis

sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip


Pasal 26

(1) Arsip statis yang karena sifatnya rahasia untuk diketahui umum, hanya dapat

digunakan setelah mendapat izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan

Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

(2) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),yang

bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.

(3) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat

berupa :

a. pemberian izin penggunaan arsip statis;

b. penolakan izin penggunaan arsip statis.


(4) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam

ayat (3) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan

Lembaga Kearsipan Propinsi,dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan

Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.

(5) Ketentuan mengenai arsip statis yang bersifat rahasia dan tata cara pemberian

izin penggunaannya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), ayat (3),

dan ayat (4), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia.

Pasal 27

(1) Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk Jaringan

Informasi Kearsipan Nasional.

(2) Pelaksanaan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional

sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan

mengenai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam

Keputusan Presiden ini.

Bagian Ketujuh

Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis

Pasal 28

Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga-lembaga

dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah sebagaimana dimaksud

dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok

Kearsipan, dilaksanakan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.

Pasal 29

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dimaksudkan agar arsip statis yang

diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan

Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota mempunyai kelengkapan

dan keutuhan kondisi fisiknya serta nilai informasi bagi pertanggungjawaban

nasional.


Pasal 30

(1) Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan oleh :

a. Arsip Nasional Republik Indonesia terhadap lembaga atau unit kerja yang

bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga

Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat;

b. Lembaga Kearsipan Propinsi terhadap Lembaga atau unit kerja yang


Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah Propinsi serta Badan-badan

Pemerintah Pusat di Propinsi;

c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota terhadap Lembaga atauunit kerja yang


Negara dan Badan-badan pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota serta Badan-

badan Pemerintah Pusat dan Propinsi di Kabupaten/Kota.

(2) Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan Lembaga

Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara pembinaan atas

pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

Pasal 31

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang :

a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;

b. sumber daya manusia kearsipan;

c. sarana dan prasarana kearsipan.

Pasal 32

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :

a. bimbingan;

b. konsultasi;

c. penyuluhan;

d. supervisi dan pemantauan;

e. pendidikan dan pelatihan;


BAB II PENGELOLAAN ARSIP STATIS 2.1 Pengertian...

Documents

Transcript of BAB II PENGELOLAAN ARSIP STATIS 2.1 Pengertian...