BAB II LANDASAN TEORI A. Surat Menyurat -...

7

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Surat Menyurat

Surat-menyurat merupakan suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara

tertulis dari pihak satu ke pihak lain kepada pembaca surat. Oleh karena itu, surat-

menyurat dapat pula dikatakan sebagai alat komunikasi tertulis bagi masyarakat.

Sehubungan dengan surat-menyurat ini ada beberapa hal penting yang perlu

diketahui, yaitu:

1. Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas

selembar kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia (Subagyo,

1997: 1).

Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi)

paparan. Di dalam paparan pengarang memgemukakan maksud dan tujuanya,

menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya demikian pula di dalam surat

(Soedjito dan Solchan Tw, 2004: 1).

Berbeda halnya jika ditinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu alat atau

sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling

efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan,

surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain

secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, dan sebagainya, akan

sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian

halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami perubahan-

7 Analisis Kesalahan Ortografi..., Widiyastuti, FKIP UMP, 2013

8

perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, miskipun

mungkin tidak disadari (Soedjito dan Solchan Tw, 2004: 1).

Melengkapi dari beberapa pendapat tersebut, surat adalah suatu sarana

komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak

ke pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, laporan,

peryataan, perintah, permintaan, dan lain sebagainya (Triharjanto, 2008: 1).

Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat adalah suatu sarana

komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang berupa

pemberitahuan, laporan, peryataan, perintah, permintaan, dan sebagainya dari satu

pihak ke pihak lain.

2. Fungsi Surat

Menurut Soedjito dan Solchan Tw (2004: 2), surat dapat memenuhi fungsi-

fungsi berikut:

a. Alat komunikasi, yaitu suatu alat untuk menyampaikan bahan komunikasi yang

berupa berita, laporan, pemberitahuan, penunjukan, permohonan, dan lain-lain.

b. Alat bukti tertulis, yaitu sebagai bukti nyata yang sah yang lazimnya dikenal

sebagai “hitam di atas putih”. Hal itu sangat penting, terutama dalam surat-surat

resmi, seperti : surat perjanjian, surat wasiat, surat sewa-menyewa rumah, surat

jual beli, dan surat kuasa. Surat-surat tersebut mempunyai kekuatan hukum yang

dapat dipakai sebagai “bukti tertulis” dalam perkara dipengadilan.

c. Alat bukti historis, yaitu dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahuai

dan menggali informasi mengenai bagaimana keadaan, cara dan pengelolahan

administrasi, dan cara pelaksanaan berbagai kegiatan pada masa lalu.

Analisis Kesalahan Ortografi..., Widiyastuti, FKIP UMP, 2013

9

d. Alat pengingat, yaitu dapat dipakai untuk mengingat dan mengetahui surat-surat

yang sudah dikirimkan atau diterima dalam suatu periode waktu tertentu. Hal itu

dapat diketahui melalui arsip dan ekspedisi surat.

e. Duta organisasi, yaitu dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan

nilai pejabat/ jawatan/ atau kantor yang bersangkutan. Oleh kerena itu, dalam

menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dalam berfikir secara cermat agar

tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan.

f. Pedoman kerja, yaitu dapat dipakai sebagai pola yang harus dipedomani dan

diikuti oleh lembaga, organisasi, atau jawatan yang menjalankan fungsi

kesekretariatan tersebut, antara lain, dalam menerbitkan berbagai macam atau jenis

surat yang dikehendaki. Misalnya surat keterangan tidak sama dengan surat kuasa,

dan surat penunjukan tidak sama dengan surat edaran.

3. Surat Sebagai Sarana Komunikasi

Surat-menyurat berperan penting dalam kehidupan masyarakat dewasa ini. Hal

ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan secara efektif

dan efesien melalui surat-menyurat. Bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga

keorganisasian, surat- menyurat sangat menunjang kelancaran kegiatan administrasi.

Misalnya, seorang karyawan ingin mengelola dana pensiun. Agar pengelolaan

tersebut berjalan dengan lancar, dibutuhkan surat persetujuan dari direktur keuangan

sebagai tanda bukti administrasi bahwa pengelolaan dana pensiun yang dilakukan

karyawan tersebut telah mendapatkan persetujuan dari direktur keuangan. Oleh


10

karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan

ketentuan surat-menyurat, maka mereka akan mengalami kerugian besar.

Kegiatan surat-menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga komponen, yaitu

penulis, pembaca, dan pesan yang disampaikan melalui bahasa Indonesia secara

tertulis. Karena itu, surat juga merupakan salah satu bentuk karangan. Karenanya,

ketentuan penulisan karangan juga berlaku dalam penulisan surat. Ketentuan tersebut

meliputi, penggunaan ejaan yang disempurnakan (EYD), penyusunan kalimat dengan

tepat dan sebagainya.

Kegiatan surat-menyurat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang

banyak dilakukan orang, sebab surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan

manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah

sebagai berikut:

1. Biaya relatif murah.

2. Tidak terkait waktu dan tempat.

3. Jangkaunnya lebih luas.

4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti.

5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya.

6. Pesan dapat dibaca berulang-ulang (Arifin, 1987: 17-18).

Oleh karena kemudahan itulah pada akhirnya surat-menyurat merupakan

kegiatan penting dalam berkomunikasi.

Namun kenyataannya dalam berkomunikasi melalui surat masih banyak

ditemukan kesulitan yang umumnya dialami penulis surat, antara lain:

1. Bagaimana menggunakan bentuk surat yang tepat

2. Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat.

3. Bagaimana penggunan EYD dalam surat (Arifin, 1987:19).


11

Dari kesulitan-kesulitan tersebut, sebaiknya dalam menyusun surat harus

diperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan dan

pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat

seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal itu mungkin

salah satu akibat kurang tepat di dalam menyusun bentuk dan bahasa surat sehingga

pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.

4. Syarat Surat

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:

a. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu:

1) Menyusun letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau

pedoman yang telah ditentukan;

2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi;

3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis, warna

b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal itu

menguntungkan kedua pihak, yaitu:

1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu;

2) Pengirim memperoleh jawaban secara tepat apa yang dikehendakinya (Soedjito

dan Solchan Tw, 2004: 3-4).

c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/ baku sesuai dengan kaidah

bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun

kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat

haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin harus

dihindari gaya keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.


12

5. Jenis Surat

Dari beberapa surat yang dikenal dewasa ini terdapat beraneka ragam atau jenis

surat, maka dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal bermacam-macam jenis surat.

Aneka macam jenis surat itu dapat ditinjau dari berbagai segi (Soedjito dan Solchan

Tw, 1994: 14-17), sehingga surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu:

a. Berdasarkan Isinya

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas tiga surat, yaitu:

1) Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada

keluarga, teman atau kenalan.

2) Surat dinas/ resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi

pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat

dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.

Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa

ragam resmi. Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan,

instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan

surat undangan rapat dinas.

3) Surat niaga/ dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/ perdagangan.

Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

Contoh surat niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat

penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan

periklanan.

b. Berdasarkan Keamanan Isinya


13

Berdasarkan keamanan isinya, surat dibedakan atas empat jenis, yaitu:

1) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat penting

yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara. Surat tersebut ditandai

dengan kode SR atau SRHS (Sangat Rahasia). Contohnya, yaitu dokumen dari

Departemen Penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dokumen di kalangan

kemiliteran.

2) Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui

oleh pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan

laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).

3) Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat

tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya

sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu

hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan

perjalanan.

4) Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila

diketahui oleh orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang

bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima

kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.

c. Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya

Berdasarkan derajat penyelesaiannya, surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu:

1) Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin

diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau

ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas

penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas.


14

2) Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi.

Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat

penawaran tugas belajar ke luar negeri.

3) Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi.

Miskipun demikian, surat yang kita terima harus segera kita balas agar

komunikasi dapat berjalan lancar. Contohnya, yaitu surat permohonan

sumbangan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan surat pengumuman biasa.

d. Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya

Berdasarkan jangkauan penggunaannya, surat dibedakan atas dua jenis, yaitu:

1) Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu

kantor/ instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo,

yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan

nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.

2) Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-

pihak diluar kantor/instansi yang bersangkutan.

e. Berdasarkan Jumlah Penerimanya

Berdasarkan jumlah penerima yang dituju, surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu:

1) Surat edaran, yaitu surat yang beredar di luar kantor/ instansi yang bersangkutan.

Isi surat ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran

khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran

umum).

2) Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukkan kepada para pejabat, para karyawan,

dan masyarakat umum.


15

3) Surat biasa, yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau

instansi tertentu.

Kustiawan (2003: 9-13) membedakan surat berdasarkan wujudnya, tujuannya,

sifat isinya, jumlah penerima, keamana isinya, dan urgensi pengirimannya.

a. Jenis surat berdasarkan wujudnya dapat dibedakan menjadi:

(1) Kartu pos, (2) Warkat pos, (3) Warkat pos, (4) Surat bersampul,

(5)Memorandum atau nota.

b. Berdasarkan tujuanya dapat dibedakan menjadi:

(1) Surat pemberitahuan, (2) Surat perintah, (3) Surat permintaan atau permohonan,

(4) Surat peringatan atau teguran, (5) Surat susulan, (6) Surat panggilan

(7) Surat pengantar, (8) Surat keputusan, (9) Surat laporan, (10) Surat perjanjian dan

sebagainya

c . Berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi

(1) Surat dinas, (2) Surat pribadi, (3) Surat niaga, (4) Surat sosial, (5) Telegram,

(6) Surat pengantar

d. Berdasarkan jumlah penerimaan dapat dibedakan menjadi:

(1) Surat biasa, (2) Surat edaran, (3 Surat pengumuman

e. Berdasarkan keamana isinya dapat dibedakan menjadi:

(1) Surat rahasia, (2) Surat rahasia yang ditandai dengan RHS atau R saja,

(3)Surat biasa

Berdasarkan jenis surat tersebut secara keseluruhan dapat diambil kesimpulan

bahwa surat yang diteliti termasuk surat dinas/resmi, surat biasa, surat intern, surat


16

ekstern, surat edaran, surat pengumuman, surat pemberitahuan, surat perintah, surat

pengantar, dan surat laporan.

6. Bahasa Surat

Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam surat, terutama dalam

bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan

bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, penggunaan tanda-tanda baca,

maupun pemakaian alinea/paragraf (Badudu, JS. 1983: 92).

Bahasa surat pada umumnya mempunyai ragam tersendiri, tergantung jenis

surat. Pada jenis surat dinas bahasa yang digunakan harus bahasa yang benar/ baku,

sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk

kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasanya haruslah efektif. Untuk itu, bahasa

surat harus bersifat jelas, singkat, logis, sopan, dan menarik.

Bahasa yang digunakan pada surat dinas/resmi biasanya tidak sama dengan

bahasa yang digunakan pada surat-surat yang tidak resmi atau surat pribadi (Soedjito

dan Solchan Tw, 1994: 3).

Bahasa resmi yang digunakan pada surat-surat resmi, mempunyai dua ragam,

yaitu ragam kaku (frozen stlye) dan bahasa resmi ragam baku (formal stlye). Bahasa

resmi ragam baku adalah bahasa resmi yang bentuk dan pemakainya pada surat secara

tetap dan singkat. Sementara itu, bahasa resmi ragam kaku adalah bahasa resmi yang

tidak dibakukan pemakaiannya termasuk untuk komunikasi tertulis pada surat.

Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai

lambang status sosial yang tinggi. Itulah sebabnya surat dinas/resmi haruslah

menggunakan bahasa baku. Bahasa baku dapat dikenali dari 1) ejaan, 2) pemakaian

kata, 3) bentuk kata, dan 4) kalimat.


17

Bahasa resmi ragam kaku pada surat, biasanya digunakan untuk menulis kepala

surat, pembuka surat, dan penutup surat. Sedangkan bahasa resmi ragam baku

digunakan untuk menuliskan isi surat pada tubuh surat. Oleh karena itu surat juga

termasuk karangan, maka semua yang meliputi penataan paragraf, kalimat, pemilihan

kata, pembentukan kata, istilah singkatan dan ejaan juga berlaku untuk surat.

Bahasa yang digunakan pada surat pribadi bersifat tidak resmi karena sifatnya

yang personal. Jadi, bahasa yang digunakannya pun lebih bebas atau tidak

terikat aturan dan boleh saja menggunakan bahasa percakapan sehari-hari asalkan

kedua belah pihak, baik si pengirim maupun si penerima sama-sama memahami isi

pesan yang disampaikan. Misalnya, menulis surat kepada guru berbeda bahasanya

dengan menulis surat kepada sahabat. Apabila menulis surat kepada guru, sebaiknya

menggunakan bahasa baku atau formal. Sebaliknya, penulisan untuk sahabat, tidak

harus menggunakan bahasa baku, tetapi dapat memakai bahasa santai atau bahasa

yang biasa dipakai dalam pergaulan sehari-hari.

Bahasa dalam surat harus berupa kalimat-kalimat efektif, yaitu kalimat yang

mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

a. Sederhana/wajar, bararti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik

pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaklah dipakai

kata-kata yang biasa dan lazim.

b. Ringkas, berarti kalimat yang ringkas pada umumnya lebih tegas dan mudah

dipahami. Sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak

cepat dipahami maksudnya.

c. Jelas, berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau

tidak menimbulkan salah paham.


18

d. Sopan, berarti hormat dengan takzim, tertip menurut adat yang baik, atau baik

kelakuannya. Dalam surat menyurat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan

beberapa cara sebagai berikut:

a. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus;

b. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti;

c. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari).

e. Menarik, berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan dan dapat

mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk

menarik perhatian dapat digunakan:

1. Kalimat bervariasi;

2. Paragraf induktif;

3. Gaya bahasa.

Sebaiknya kekurangcermatan dapat dihindari, terutama dalam membuat surat-

surat dinas/ resmi. Untuk itu, perhatikanlah beberapa dari bagian pedoman umum

ejaan yang disempurnakan yang berhubungan dengan keperluan surat. Misalnya

penulisan tanda titik, tanda koma, dan sebagainya.

7. Pengertian Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat-surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai

hal tentang kedinasan, misalnya: pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan

gaji, perpindahan pegawai, keputusan pemberhentikan karyawan dan lain-lain.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas, diantaranya adalah:

a. Surat dinas ditulis atas nama instansi, lembaga atau Negara.

b. Bagian kepala surat biasanya ditempatkan di bagian kiri, kecuali bila kepala

suratnya panjang dapat ditulis di bagian tengah-tengah.


19

c. Alamat bagian surat biasanya diletakkan atau ditempatkan di bagian kanan atas, di

bawah nama tempat dan tanggal surat.

d. Tidak terdapat kalimat pembuka surat dan kalimat penutup surat.

e. Menggunakan kata ganti kami, tidak terdapat inisial pengetik maupun pembuat

konsep surat di dalamnya namun biasanya dicantumkan paraf dari pejabat atau staf

yang jabatannya atau kedudukannya lebih rendah dibandingkan pejabat

penandatangan surat tersebut.

f. Nama penandatangan di tulis dengan huruf besar tanpa tanda kurung dan di

bawahnya dicantumkan NIP, NIK, kecuali untuk jabatan menteri.

Contoh-contoh surat dinas (Triharjanto, 2008: 126) diantaranya sebagai berikut:

a. Surat dinas/ resmi

b. Surat pengangkatan

c. Surat keputusan

d. Surat perintah

e. Surat perintah kerja

f. Surat tugas

g. Surat kuasa

Perbedaan surat dinas atau surat resmi atau surat jabatan, surat niaga atau surat

perniagaan dan surat peribadi atau surat keluarga berdasarkan isinya telah dilakukan

oleh beberapa ahli.

Kustiawan (2003:11) menjelaskan bahwa surat dinas adalah surat yang memuat

persoalan kedinasan yang dibuat oleh instansi swasta maupun pemerintah.

Menurut Soedjito (dan Solchan Tw,1994:14), surat dinas berisi masalah

kedinasaan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/ resmi hanya dibuat oleh


20

instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan

dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat dinas harus ditulis dengan

menggunakan bahasa ragan resmi. Contoh surat dinas/resmi dintaranya adalah surat

keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas,

pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.

Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat dinas adalah surat

yang berisi permasalahan kedinasan, surat dinas sama dengan surat resmi, pembuat

surat dinas dapat instansi pemerintah dan dapat pula perorangan.

8. Bagian-bagian Surat

Dalam kaitannya dengan membuat surat dinas/ resmi, maka diperlukan

pengenalan bagian-bagian surat. Tanpa memahami hal itu, maka kita tidak akan

mampu membuat surat yang baik dan benar. Penempatan bagian-bagian itu

berhubungan dengan bentuk surat yang digunakan. Artinya jika bagian-bagian surat

itu diletakkan pada margin kiri, terbentuklah bentuk lurus. Jika bagian-bagian surat

itu tidak diletakkan pada margin kiri, dapat terbentuk bentuk surat setengah lurus atau

Indonesia baru. Hal itulah yang membedakan komposisi surat dengan komposisi-

komposisi yang lain, seperti novel, cerpen, dan roman.

Surat terdiri dari beberapa bagian yaitu 1) kepala surat, 2) nama tempat dan

tanggal, 3) nomor, 4) lampiran, 5) hal/ perihal, 6) alamat, 7) salam pembuka, 8) isi, 9)

salam penutup, 10) tembusan (Nanang Kustiawan, 2003: 46). Penjelasannya bagian-

bagian tersebut sebagai berikut.

a. Kepala surat

Kepala surat disebut pula kop surat. Surat yang ada kopnya biasanya surat-surat

instansi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Tujuan penulisan kepala surat


21

untuk memberikan informasi tentang identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan

dan alamatnya. Kepala surat disusun dalam bentuk yang menarik, dan menyebutkan:

1) nama kantor/ jawatan/ perusahaan dan sebagainya,

2) alamat,

3) nomor telepon,

4) nomor kotak pos,

5) faksimile atau e-mail.

Kepala surat berfungsi untuk mempermudah pembaca mengetahui nama dan

alamat kantor atau instansi serta keterangan lain mengenai organisasi yang mengirim

surat.

Contoh penulisan kepala surat:

Contoh 1

DEPARTEMAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN FAKULTAS

PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Jalan Mayjen Haryono 163 A, Malang, Telepon: 7396 Pesawat 37-38

Contoh 2

DEPARTEMAN AGAMA

WILAYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Jalan Sukonansi 8, Yogyakarta 55166 Telepon 516030

Contoh 3

DEPARTEMAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN INSTITUT

KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MALANG

(Institute of Teacher Training and Education)

Jalan Surabaya 6, Malang 65112, Telepon: 0341 513i2, 51921

b. Tanggal Surat

Surat dinas atau surat resmi harus disertai dengan tanggal. Tanggal yang

ditulis menginformasikan kapan surat itu dibuat. Apabila surat itu menggunakan kop

Logo

Logo

Logo

lolo

goo

GO


22

atau kepala surat, maka penulisan tanggal tidak perlu dengan nama tempat atau kota,

sebab pada kop surat sudah tercantum alamat. Lain halnya dengan surat pribadi yang

biasanya menggunakan kertas polos (tanpa kepala surat).

Contoh penulisan benar:

(1) 12 Agustus 2002

(2) 21 Oktober 2008

(3) 16 Maret 1997

(4) 22 Nopember 1997

Contoh penulisan salah:

(1) 12-7-02

(2) Tangal 12-7-2002

(3) 10 Juli „89

(4) 18 Agustus 1997.

Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa tanggal surat dinas tidak

perlu didahului nama karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal

surat ditulis di sebelah kanan bawah kepala surat dengan garis pemisah kepala surat.

Pada akhir surat tidak dibubuhkan tanda baca. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.

Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital. Tanggal surat tidak perlu ditulis

tanggal. Angka tahun ditulis lengkap.

c. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar selalu diberi kode yang berupa nomor. Nomor

tersebut berguna untuk mempermudah pengaturan penyimpanan arsip, memudahkan

mencari surat itu kembali, dan untuk mengetahui jumlah surat yang telah keluar

dalam setiap waktu.

Bagian nomor surat berisi nomor urut surat yang terbit, kode surat, dan angka

tahun, jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran.

Contohnya sebagai berikut:


23

(1) No. 450/PD-GK/02, berarti bahwa nomor urut surat tersebut adalah 450,

sedangkan PD singkatan dari pengajuan dana, GK artinya Gunung Krinci

(nama lembaga atau perusahan). 02 artinya tahun surat itu dibuat.

(2) Nomor: 157/F8/1994

Contoh penulisan yang belum benar

1) Nomer: 778/BI/1998

2) No : 411.11/104

d. Lampiran

Kata lampiran bermakna “tambahan”. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas

surat, foto kopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, kuitansi, dan sebagainya.

Lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Kata

Lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat

lain. Bilamana kata lampiran sudah tercetak pada surat kertas yang diterbitkan tanpa

dilampiri sesuatu, bagian surat itu harus diisi dengan tanda yang menyatakan bahwa

surat diterbitkan tanpa lampiran agar orang lain tidak mengisinya untuk mengacaukan

permasalahan. Dalam hal ini, tanda yang umum untuk mengisi itu adalah tanda (-)

hubung.


(1) Lampiran : satu berkas

(2) Lampiran : empat bendel

(3) Lamp. : dua eksemplar

Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran diikuti tanda (-) hubung seperti:

Lampiran : -

Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa lampiran surat merupakan

bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan

bersama surat. Jumlah lampiran pada setiap surat tentu berbeda, tergantung kebutuhan

atau urgensi pada setiap surat.


24

Penulisan kata lampiran disingkat lamp. Kemudian diikuti tanda titik (:) disertai

jumlah barang yang dilampirkan.

Ada kaidah yang menyatakan bahwa lambang bilangan yang dapat dinyatakan

dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf kecuali jika beberapa lambang

bilangan dipakai secara berurutan (Pedoman Umum EYD). Berdasarkan kaidah itu

maka bilangan yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan

dengan satu atau dua kata, bilangan tersebut ditulis lebih dari dua kata, penulisannya

dengan angka. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu ditulis.

Kesimpulan penulisan lampiran adalah sebagai berikut:

(1) Lampiran : satu berkas

(2) Lamp. : satu berkas

(3) Lampiran : 234 eksemplar

e. Hal/ perihal surat

Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Yang ditemukan pada hal

surat adalah isi atau inti surat yang jelas. Dengan membaca hal atau perihal surat,

pembaca akan segera mengetahui surat yang hendak dibacanya. Hendaknya hal atau

perihal ditulis secara ringkas dan jelas.


(1) Hal: jadwal ujuan ulangan

(2) Hal: bantuan tenaga pengajar

(3) Hal: pemilihan mahasiswa teladan

(4) Hal: panggilan kerja

(5) Hal: Pengusulan calon pegawai

f. Alamat surat

Pada surat yang ditulis selalu dicantumkan nama alamat tujuan. Biasanya

alamat tujuan ini ditulis di dua tempat, yaitu di amplop dan di dalam surat itu sendiri.


25

Hendaknya alamat yang ditulis di amplop dan yang ada di dalam harus sama agar

tidak membingungkan penerimanya.

Dalam menulis surat hendaknya dijaga kesopanan dan diperhatikan derajat

penerima. Surat yang ditujukan kepada teman atau bawahan tentu berbeda dengan

surat yang ditujukan kepada atasan atau seorang pejabat. Karena itu perlu dijaga

kesopanan kalimatnya. Di samping itu, alamat tujuan harus ditulis selengkap-

lengkapnya, terutama yang berada di amplop. Sebab, jika tidak lengkap maka surat

akan dikembalikan. Perhatikanlah nama, alamat, nomor rumah, gang, kelurahan, kota,

jalan dan negara tujuan.

1) Alamat luar

Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul

surat berfungsi sebagai petunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang yang

berhak menerima surat.

Contoh alamat luar:

a. Yth. Kepada Balai Penelitian Bahasa

Jalan 1 Dewa Nyonya Oka 34

Yogyakarta 55444

b. Yth. Kepala Direktorat Jendral Bea dan Cukai

Jalan cendana 9, Yogyakarta 5516

2) Alamat Dalam

Alamat (alamat dalam) berguna sebagai alat bagi penerima surat. Bagi pengirim

surat, alamat berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu

pemrosesan surat ke dalam amplop. Oleh karena itu penulisan alamat dalam dapat

seperti penulisan alat luar.


26


(1) Yth. Kepala Pusat Pembinaan

dan Pengembangan Bahasa

Rawangmangu, Jakarta 13220

(2) Yth. Sdr. Imam Santoso

Jalan Galunggung 100

Malang

(3) Yth. Kepala Bagian Pemesaran

PT. DUTA SARANA

Jalan Kusuma Bangsa NO. 8

Jakarta Selatan.

g. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara”

secara tertulis. Dalam surat dinas/ resmi yang biasa digunakan sebagai salam

pembuka ialah Dengan hormat, yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainya.

Salam pembuka biasanya menggunakan kalimat:

(1) Dengan hormat,

(2) Saudara …yang terhormat,

(3) Ibu…yang terhormat,

(4) Bapak…yang terhormat,

Disamping itu, terdapat pula salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:

(1) Assalamualaikum, wr.wb,

(2) Salam pramuka,

(3) Salam perjuangan,

h. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang sangat penting karena bagian ini merupakan

wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Isi surat harus

singkat, jelas, hormat, dan sopan.


27

Secara umum bahasa yang digunakan dalam bagian isi surat harus benar.

Kebenaran itu diukur dengan ketepatan pemilihan kata, struktur kalimat sesuai kaidah

dan ejaannya benar. Isi surat yang lengkap terdiri atas 1) alinea pembuka, 2) alinea

isi, 3) alinea penutup.

1) Alinea Pembuka

Alinea pembuka disebut juga sebagai kata pendahuluan. Kalimat ini ditulis

setelah salam pembuka. Tujuanya sebagai pengantar isi surat. Oleh karena, itu

gunakan kalimat yang dapat menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembacanya

untuk mengetahui dengan segera maksud kita. Dengan demikian maka pembaca akan

terarik dan memiliki minat untuk mempelajari surat kita sampai selesai.


(1) Dengan ini kami beritahukan bahwa……

(2) Dengan ini kami sampaikan bahwa……..

(3) Dengan ini kami terangkan bahwa……...

(4) Dengan sangat menyesal kami beritahukan kepada saudara bahwa…

(5) Dengan ini kami tawarkan…..

2) Alinea Isi

Alinea isi memuat sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan, diminta dan lain

sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus jelas, singkat,

hormat, dan sopan.


(1) Akan tetapi,..

(2) Oleh sebab itu,…

(3) Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami ucapkan terimakasih.

Untuk menyusun isi surat yang baik hendaklah diperhatikan pedoman-pedoman

sebagai berikut:


28

1) Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, dimintai,

dan sebagainya secara jelas.

2) Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.

3) Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.

4) Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-

lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.

5) Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, logis,

sopan, dan menarik.

6) Hendaklah dituliskan dengan ejaan yang betul.

7) Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketikan yang bertumpuk-tumpuk.

8) Hindarkan pemakaian kata-kata yang asing/ kata-kata daerah sehingga terasa

keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belum ada padanannya

dalam bahasa Indonesia.

9) Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat, cocok dan menarik.

3) Alinea Penutup

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.

Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam

isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Contohnya

sebagai berikut:

(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih

(2) Atas bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih

(3) Atas kehadiran Bapak, kami ucapkan terima kasih

i. Salam Penutup


29

Kata-kata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami,

hormat saya, salam saya, salam kami, dan wassalam.


(1) Atas perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih

Wassalam,

(2) Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

j. Tembusan Surat

Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi nama yang

mendapatkan tembusan surat. Letak bagian ini di margin sebelah kiri, lurus vertikal

dengan bagian isi surat.


(1) Tembusan:

a. Kepala Dinas Tenaga Kerja Propinsi Jawa Barat

b. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

c. Rektor

(2) Tembusan:

a. Ketua Jurusan Bahasa Indonesia

b. Drs. Soedjito

c. Pembantu Rektor 1

B. Kesalahan- Kesalahan Berbahasa

Kesalahan berbahasa dapat dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu, yakni

berdasarkan komponen ketatabahasanya. Berdasarkan komponen ketatabahasanya

kesalahan meliputi: kesalahan bidang ortografi, dan kesalahan bidang leksikal.

1. Bidang ortografi

Menurut Soeparno (2002:26) ortografi adalah subdisiplin linguistik yang

mempelajari ejaan. Oleh karena itu subdisiplin ini juga disebut sebagai ilmu ejaan.

Hal-hal yang dipelajari meliputi bagaimana mewujudkan bentuk bunyi ke dalam


30

bentuk huruf dan sekaligus menyusun hutuf-huruf konstruksi yang lebih besar, yakni

kata.

Untuk itu, bidang ortografi dalam penelitian ini dibatasi pada:

a. pemakaian huruf kapital

b. penulisan kata

c. tanda baca.

Peneliti membatasi pada bidang ortografi tersebut karena pada surat dinas yang

diteliti secara keseluruhan, sejauh pengamatan peneliti, hanya ditemukan kesalahan

pemakaian huruf kapital, penulisan kata, dan kesalahan tanda baca.

2. Bidang leksikal

Leksikal atau yang disebut juga dengan perbendaharan kata adalah kekayaan

kata suatu bahasa. Kekayaan kata yang dimaksud adalah kekayaan kata yang dimiliki

seorang pembicara, penulis, atau kata-kata yang banyak dimiliki suatu bahasa

(Verhaar,2001:1). Dalam penelitian ini, pembahasan bidang leksikal hanya meliputi:

1) Ketidaktepatan pemilihan kata

2) Ketidakhematan pemilihan kata

Peneliti membatasi pada bidang leksikal tersebut karena pada surat dinas yang

diteliti secara keseluruhan, sejauh pengamatan peneliti, hanya ditemukan kesalahan

yang berupa ketidaktepatan pemilihan kata dan ketidakhematan pemilihan kata.

Padahal pilihan kata dalam penulisan surat dinas harus mengandalkan kedua hal

tersebut.


BAB II LANDASAN TEORI A. Surat Menyurat -...

Documents

Transcript of BAB II LANDASAN TEORI A. Surat Menyurat -...