7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

2.1.1 Pengertian Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran. Arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu

kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip

harus memeuhi syarat-syarat sebagai berikut:

o Warkat tersebut harus msih mempunyai kegunaan,

o Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

o Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila

diperlukan kembali.

Pada Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip dibedakan menurut

fungsinya menjadi dua golongan,yaitu: a) arsip dinamis yang dipergunakan

secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara b) arsip statis yang tidak dipergunakan

secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

8

pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi

negara.

Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud dengan Arsip dalam

penelitian ini adalah sekumpulan informasi yang berupa surat atau media

lainnya yang mempunyai suatu kegunaan dalam waktu setiap kali diperlukan

dan disimpan secara teratur agar sewaktu-waktu bila diperlukan dapat

menemukan kembali dengan waktu yang cepat.

2.1.2 Pengertian Kearsipan

Undang – undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah hal –

hal yang berkenaan dengan arsip sedangkan yang dimaksud dengan arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara .

Pada pasal 3 Undang – undang No. 43 Tahun 2009 antara lain

dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin

terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan,perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, (b) menjamin ketersediaan arsip

autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya

pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan, (d) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak

– hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang

9

autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan

nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin

keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan

aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta

keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan(h) meningkatkan kualitas

pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya.

Berdasarkan uraian tersebut maka yang dimaksud Kearsipan dalam

penelitian ini adalah proses yang dimulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta

penyimpanan arsip menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan

cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi,

maka harus dimusnahkan.

2.2 Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam

penyelengaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

1. Arsip dinamis aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi

kelangsungan kerja;

2. Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah

mulai menurun;

10

3. Arsip dinamis inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam

proses pekerjaan sehari-hari.

2.3 Kegunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis memiliki beberapa fungsi sebagaimana diuraikan di bawah ini:

a. Merupakan memori badan korporasi.

Ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi memiliki

ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan

karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk

mencegah adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling

bertentangan, badan korporasi mengandalkan informasi terekam sebagai dasar

pengembangan pada masa mendatang. Arsip dinamis atau rekaman yang akurat

diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa

mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau. Karena itu

rekaman atau arsip dinamis merupakan sumber daya badan korporasi sekaligus

asset badan korporasi. Sebagai sumber daya, arsip dinamis menyediakan

informasi sedangkan sebagai asset menyediakan dokumentasi.

b. Pengambilan keputusan manajemen.

Proses pengambilan keputusan meliputi penentuan masalah,

mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan menerapkan

pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil. Untuk

mengambil keputusan profesional, manajer harus memiliki informasi latar

belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasaruntuk menilai

alternatif (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan yang

diambil oleh badan korporasi lain, semuanya disediakan oleh arsip dinamis)

11

dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control yang

disediakan oleh arsip dinamis).

Arsip dinamis juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk

keputusan terprogram atau rutin. Jenis keputusan semacam ini dilakukan

berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi yang

mapan.Semua ini merupakan bagian dari arsip dinamis badan korporsi.

c. Menunjang litigasi.

Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan

atau menuntut badan korporasi maka semakin lama manajemen arsip dinamis

semakin diperlukan. Bila mana sebuah badan korporasi menggugat badan

korporasi lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan

untuk digunakan dipengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan

tindakan sebuah badan korporasi merupakan pelindung terhadap

litigasi.Karena itu perlu arsip dinamis.

d. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas.

Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas

yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,

penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis. Maka perlu

perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan berimbas

pada biaya pemeliharaannya. Untuk itu penciptaan sampai dengan

pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan

biaya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis

yang semakin meningkat.

12

e. Efisiensi badan korporasi.

Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang

diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap

manajemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna

meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi.

f. Ketentuan hukum.

Banyak badan korporasi yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari

pemerintah sehingga badan korporasi tersebut harus beroperasi sesuai dengan

kebijakan dan prosedur pemerintah. Arsip dinamis yang ada badan korporasi

tersebuat ada kaitannya dengan pemerintah, tunduk pada ketentuan badan

korporasi. Bilamana ada pemeriksaan harus mampu menyediakan dokumentasi

atas permintaan pemerikasaan.

g. Rujukan historis.

Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan

informasi untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk

generasi mendatang. Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian

informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali. Bagian

informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan

karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula.

Berdasarkan uraian tersebut maka kegunaan arsip dinamis digolongkan

menjadi tujuh yaitu sebagai memori atau pengingat bagi badan korporasi,

pengambilan keputusan manajemen, menunjang litigasi, mengurangi biaya dan

volume penggunaan kertas, efisiensi badan korporasi, ketentuan hukum, dan

juga sebagai rujukan historis.

13

2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan

pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis

adalah menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai

bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem

yang memenuhi persyaratan, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan

norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga

keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

2.4.1 Sistem Penciptaan

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman

merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat

surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka

penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip

dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi.

Beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam penciptaan arsip

adalah :

(a) Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin

rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan

arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya

(b) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai

bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik dan media lain

14

(c) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas

organisasi

(d) Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip

Ketentuan-ketentuan tersebut dapat dikatakan bahwa setiap pegawai

unit kerja yang terlibat dalam pembuatan dokumen harus memperhatikan

prinsip-prinsip berikut dalam proses menciptakan arsip yaitu : baik dan benar,

dapat menentukan bentuk dan melakukan alih media meliputi media elektronik

dan media lain, penciptaan arsip dilaksanakan dengan melakukan analisis

fungsi dan tugas organisasi, memenuhi komponen struktur, isi dan konteks

arsip.

Maka dalam menciptakan arsip, pencipta arsip mengatur dan

mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

Dalam hal ini, pencipta arsip harus melakukan pencatatan (perekaman) proses

pembuatan dokumen, pencatatan pendistribusian dokumen baik pengiriman

maupun penerimaannya. Pencatatan proses pembuatan dokumen misalnya

berupa notulensi rapat, proses rapat, isi rapat, dan keputusan rapat yang

berkenaan dengan pembuatan dokumen. Sedangkan pencatatan pendistribusian

dokumen dilakukan dengan melakukan pencatatan pada buku/kartu agenda,

pencatatan penyampaian dokumen dengan menggunakan lembar disposisi,

lembar pencatatan penerimaan dokumen, lembar kartu kendali, lembar kartu

tunjuk silang, dan pencatatan secara elektronik dengan menggunakan

komputer.

15

2.4.2 Filing Sistem penyimpanan Arsip

Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun

bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses

penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan

penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. (Moekijat.2002. :

83) Sistem penyimpanan arsip dalam Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern adalah sebagai berikut :

a. Penggolongan menurut abjad (alphabetical classification).

Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan, dimana dokumen-

dokumen disimpan menurut huruf-huruf yang pertama dari nama-nama orang

atau organisasi. Kemudian menurut huruf-huruf yang kedua.

b. Penggolongan menurut nomor (numerical classification).

Penggolongan menurut nomor adalah prnggolongan, dimana tiap

dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor.

c. Penggolongan menurut wilayah (geograpical classification).

Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan di mana surat-

surat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayahnya.

d. Penggolongan menurut perihal (subject classification).

Penggolongan menurut perihal adalah penggolongan, di mana

dokumen-dokumen disusun menurut perihal, bahkan menurut nama-nama

perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya.

e. Penggolongan menurut waktu (chronological classification).

Penggolongan menurut waktu adalah penggolongan, di mana dokumen-

dokumen disimpan menurut urutan tanggalnya.

16

Di dalam filling sistem penyimpanan arsip adalah cara dalam mengatur

dan menata berkas atau arsip dalam susunan yang sistematis yang digolongkan

dalam lima penggolongan yaitu menurut abjad, nomor, wilayah, perihal, dan

waktu.

2.5 Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk

menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan

sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk

mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu

bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan

pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti

kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara,

debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air. Oleh karena itu untuk

memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang

baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan

pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga,

hewan kecil dan lainnya.

Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk

mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC

selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam,

dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat,

dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat

dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.

17

2.6 Penemuan Kembali Arsip Dinamis

Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat

ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep

dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur

arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat

diketemukan kembali.

Fase inilah yang paling determinan di dalarn manajemen arsip

dinamis.Penemuan kembali dilakukan apabila ada perrnintaan dari pengguna

terhadap informasi arsip.Pengguna disini adalah mereka yang membutuhkan

informasi arsip di dalam konteks pelaksanaan kerja atau pelaksanaan fungsi -

fungsi manajemen.

Faktor - faktor yang persepsi harus diperhatikan di dalarn sistem

penemuan kembali adalah berkaitan dengan sistem pemberkasan yang

diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan

juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya.

(Sulistyo Basuki,2003 hal: 305) Apapun bentuk permintaan yang

digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas

pusat arsip dinamis sebagai berikut :

a. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dan dicatat pada transfer

formulir arsip dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip dinamis)

b. Judul folder atau deskripsinya.

c. Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis.

d. Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga waktu penagihan

dapat dicatat pada formulir.

18

Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian

menjajarkan formulir menurut tanggal penagembalian. Lazimnya berkas arsip

dinamis dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang.

Berikut tata cara penemuan kembali arsip ( Thomas Wiyasa, 2003 hal: 72 ) :

1. Peminjaman

Pada prinsipnya setiap peminjam arsip/surat harus dicatat, dan

peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar Peminjaman rangkap tiga

yang masing-masing berfungsi sebagai berikut :

a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan atau unit

yang menyimpan arsip;

b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang

dimasukkan ke dalam map;

c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjaman

arsip.

2. Pencarian Berkas

Peminjam harus mengajukan permintaan dengan menyebutkan

masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langkah

sebagai berikut :

a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel

pada laci lemari arsip.

b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III.

c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dan berkasnya.

3. Mengembalikan Arsip

Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka

arsip tersebut harus segera dimasukkan kembali ke dalam map semula.

19

Langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai

berikut :

a. Lembar peminjaman I dijabut serta diberikan kepada peminjam sebagai

bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan;

b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk

diganti dengan arsip yang telah dikembalikan, yang selanjutnya lembar

peminjaman II dimusnahkan;

c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik

jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.

2.7 Penyusutan Arsip Dinamis

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan

cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,

pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis

kepada lembaga kearsipan.

Arsip - arsip Dinamis tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip

(Record Center), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip

Dinamis yang tidak bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer,

akan dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai

guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI sebagai arsip

statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan

peraturan perundang - undangan yang berlaku.

Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip

meliputi : penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya,

penyisihan dan seleksi arsip - arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang

20

akan disimpan, pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan

penyerahan arsip.

Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase

ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau

disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat

dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip

dikelola (managed) dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi

baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip pada

masa statis.

2.8 Sistem Kearsipan yang Baik

Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya

menunjukkan pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga

bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan

tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau

mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip).

Prinsip penilaian arsip dapat digolongkan berdasarkan hal-hal sebagai berikut:

a. Penilaian arsip atas dasar manfaat. Nilai manfaat di sini berarti manfaat

sebagai sumber data untuk dapat disajikan informasi yang diperlukan.

b. Penilaian arsip atas dasar kecepatan. Kecepatan penyejian bahan informasi

ditentukan oleh kecepatan dalam penemuan kembali arsip yang digunakan

dengan ditentukan jangka waktu 3 sampai 6 menit, sedangkan 6 sampai 10

menit untuk arsip statis.

c. Penilaian arsip atas dasar efisiensi. Perlu atau tidaknya diadakan perubahan

pengelolaan arsip ditentukan melalui efisien atau tidaknya pengelolaan yang

dilaksanakan.

21

Terdapat juga pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip yang baik

sebagai berikut :

1. Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin

untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara

fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut:

a. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus:

Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara -F, dengan kelembaban

50-60%).

Terang (terkena sinar matahari tidak langsung).

Mempunyai ventilasi yang merata.

Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

b.Tempat Penyimpanan Arsip

Hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas

yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu diketahui.

c. Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat

penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara

berkala.

d. Larangan-larangan

Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:

Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.

Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api

dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

22

e. Kebersihan

Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari n oda karat dan lain-lain.

2. Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari

kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai

berikut:

a. Barang siapa dengan sengaja dan melawan hokum, memiliki arsip

sebagaimana dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana

dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahu.

b. Barang siapa menyimpan arsip sebagaimanadimaksud dalam pasal 1 huruf a

UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang

isi nasakah itu kepada pihak ketigak yang tidak berhak mengetahuinya sedang

ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana

penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.

Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi

informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi

hukum diatur pada KUHP maupun KUHD.

Secara fisik semua arsip harus diamankan dari segi

kerusakan.Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor

eksternal.

a. Faktor Internal

Kualitas kertas

Tinta

Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas

23

b. Faktor Eksternal

Lingkugan

Sinar matahari

Debu

Serangan dari kutu dan sejenisnya

Jamur dan sejenisnya

24

2.9 Kerangka Dasar Penelitian

Gambar 2.1 Kerangka Penelitian

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Arsip Dinamis Aktif

PENYUSUTAN ARSIP

PENEMUAN KEMBALI

ARSIP

PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS

SISTEM KEARSIPAN

YANG BAIK

PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.47 Tahun 2009

PERATURAN WALIKOTA SALATIGA NO.46 Tahun 2009

ARSIP DINAMIS

Arsip Dinamis Inaktif

SISTEM PENCIPTAAN

FILLING SISTEM

PENYIMPANAN ARSIP

25

Pada penelitian ini difokuskan pada arsip dinamis yang tidak secara

langsung dan terus-menerus diaperlukan dan digunakan dalam

penyelenggaraan administrasi sehari-hari pada Pengelolaan Arsip Dinamis

pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.

Sistem pengelolaan arsip dinamis pelaksanaan meliputi kegunaan arsip

dinamis, pengelolaan arsip dinamis yang terdiri atas azas penyimpanan arsip

dan filling sistem penyimpanan arsip, bentuk arsip dinamis, penemuan kembali

arsip dinamis, penyusutan arsip dinamis serta sistem kearsipan yang baik.

Pengelolaan arsip dinamis mencakup sistem penciptaan arsip, filling

sistem kearsipan. Peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dinamis

adalah peralatan meliputi filling cabinet (lemari arsip), rak buku, pelubang

kertas dan setepler, sedangkan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan

penanganan arsip yaitu map gantung, sekat arsip, folder kartu kendali arsip,

lembar disposisi, kode arsip, klip dan buku agenda surat yang ada pada bagian

pengelolaan arsip dinamis Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Salatiga.

Pada penemuan kembali arsip dinamis apabila arsip dinamis tersebut

diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kota Salatiga. Penyusutan arsip pada penelitian ini adalah kegiatan

pengurangan arsip dinamis pada Pengolahan Arsip Dinamis pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dengan cara membuat jadwal

retensi arsip.

Sistem kearsipan yang baik adalah pengelolaan arsip yang tepat

digunakan pada waktu yang tepat, sehingga pengelolaan arsip dapat efektif dan

efisien pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.