BAB II

GAMBARAN UMUM THE ADHIWANGSA HOTEL &

CONVENTION

A. Gambaran Umum The Adhiwangsa Hotel & Convention

1. Sejarah Singkat The Adhiwangsa Hotel & Convention

The Adhiwangsa Hotel & Convention merupakan hotel bintang empat

di kota Solo yang berada dibawah manajemen yang sama dengan Amarelo

Hotel. The Adhiwangsa Hotel & Convention resmi beroperasi pada tanggal 15

Januari 2015.

The Adhiwangsa Hotel & Convention mengusung nuansa modern

elegan dengan arsitektur klasik Eropa. The Adhiwangsa Hotel & Convention

juga tidak melupakan konsep “hijau” dibuktikan dengan adanya taman luas

dengan berbagai jenis tanaman pada halaman depan hotel yang terus dijaga

dengan baik. The Adhiwangsa Hotel & Convention merupakan yang tepat

untuk tamu yang mendambakan hotel dengan suasana yang tenang dan jauh

dari kebisingan.

Adanya imbuhan “convention” pada nama hotel ini menjelaskan bahwa

The Adhiwangsa Hotel & Convention adalah hotel dengan suatu ruangan

16

17

pertemuan besar yang dapat menampung banyak orang dalam melakukan

kegiatan dengan kapasitas besar dan didukung dengan sarana serta prasarana

yang memadahi.

The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 50 kamar yang tersedia.

Mulai dari kamar superior, deluxe, family suite, junior suite, dan executive

suite.

The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki restoran yang bernama

Adwitya, ada pula Apsara swimming pool dengan standarisasi Mini Olympic

dan Agrapana wellness center yang menyuguhkan fasilitas kebugaran serta

perawatan spa dengan standar terbaik.

The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 8 meeting room dan

convention hall yang menjadikan hotel ini dapat direkomendasikan untuk

kegiatan MICE khususnya meeting dengan kapasitas besar.

Meskipun tergolong hotel baru di kota Solo, The Adhiwangsa Hotel &

Convention terus berkembang untuk menciptakan citra baik serta terus

melakukan perbaikan dari segi fisik maupun kenerja pegawai.

2. Lokasi

The Adhiwangsa Hotel & Convention terletak di jalan Jl. Adisucipto

No. 146. The Adhiwangsa Hotel & Convention berada dalam satu kompleks

dengan Hailai International Club. Lokasi yang cukup strategis menjadikan

18

hotel ini mudah diakses baik dengan kendaran pribadi maupun umum. Hanya

diperlukan 15 menit dari bandara internasional Adi Sumarmo Solo dan 10

menit dari stasiun kereta api Purwosari Solo. Banyak destinasi yang dapat

dikunjungi oleh tamu seperti stadion Manahan yang hanya berjarak 2,6 km dan

Taman Balekambang yang dapat ditempuh dalam 10 menit berkendara. Selain

itu, lokasi The Adhiwangsa Hotel & Convention juga dekat dengan lokasi

perbelanjaan seperti Solo Square dan Solo Paragon Mall.

B. Fasilitas The Adhiwangsa Hotel & Convention

1. Fasilitas kamar

Layaknya hotel bintang empat, The Adhiwangsa Hotel & Convention

memberikan yang terbaik dalam fasilitas kamar. Mulai dari tipe kamar

terendah seperti superior room telah dilengkapi dengan fasilitas yang baik dan

lengkap. Tipe kamar berikutnya adalah deluxe room, family suite, junior suite,

dan executive suite.

a. Superior Room

Superior room adalah kamar dengan tipe paling rendah di The

Adhiwangsa Hotel & Convention. Kamar ini dilengkapi dengan

berbagai fasilitas standar antara lain : non-smooking room, cable TV,

AC, telepon, in room safe, hair dryer, ironing facilities, desk, mini bar,

19

coffee maker, refrigerator, seating area, shower, complimentary

bottled water dan akses Wi-Fi gratis. The Adhiwangsa Hotel &

Convention memiliki 26 Superior room.

b. Deluxe Room

Tipe ini berada satu tingkat diatas superior room. Yang

membedakan tipe ini dengan adalah luas kamarnya. The Adhiwangsa

Hotel & Convention memiliki 16 kamar dengan jenis ini. Fasilitas yang

dimiliki deluxe room serupa dengan superior room.

c. Family Suite

Tipe family suite merupakan tipe kamar yang di desain untuk

kenyamanan keluarga, dengan ukuran kamar yang cukup besar disertai

dengan ruang keluarga yang terpisah dengan bed, hanya untuk tipe kamar

ini yang menggunakan bathtub. Untuk jenis kamar ini The Adhiwangsa

& Convention memiliki 1 kamar.

d. Junior Suite

Tipe ini memiliki luas kamar yang sangat besar daripada deluxe

room. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 3 kamar untuk

tipe junior suite. Junior Suite memiliki pemandangan langsung

menghadap Apsara swimming pool.

20

e. Executive Suite

The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 3 executive room.

Kamar ini memiliki balkoni. Fasilitas yang tersedia : non-smooking

room, separate dining area, cable TV, AC, telepon, in room safe, hair

dryer, ironing facilities, desk, mini bar, coffee maker, refrigerator, sound

proofing, blackout curtains, daily newspaper, bathrobes, seating area,

shower, complimentary bottled water dan akses Wi-Fi gratis. Kamar ini

merupakan kamar tipe paling tinggi yang ada.

2. Fasilitas Ruang Pertemuan

The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki delapan ruang

pertemuan dan satu covention hall yang dapat digunakan untuk berbagai

keperluan acara dengan kapasitas yang beragam.

a. Abhiyana meeting room

Ruangan ini berukuran 33,6 m² dan dapat digunakan untuk

pertemuan dengan jumlah peserta yang sedikit dengan susunan :

a. Theatre : 16 seats

21

b. Ahwaya meeting room

Meeting room dengan ukuran 34,2 m² yang dapat digunakan

sampai dengan 20 orang dengan susunan :

a. Theatre : 20 seats

b. U Shape : 16 seats

c. Aruna meeting room

Ruangan ini berukuran 60,1 m² mampu menampung sampai

dengan 30 orang dengan susunan :

a. Classroom : 30 seats

b. U-shape : 20 seats

c. Round table : 20 seats

d. Asha meeting room

Besar ruangan 77,9 m² mampu menampung sampai dengan 50

orang dengan susunan :

a. Classroom : 38 seats

b. U-shape : 30 seats

c. Theater : 50 seats

d. Round table : 20 seats

e. Banquet style : 40 seats

22

e. Anargya meeting room

Ruangan ini berukuran 50,7 m² mampu menampung sampai

dengan 40 orang dengan susunan :

a. Classroom : 38 seats

b. U-shape : 24 seats

c. Theatere : 40 seats

f. Arkana meeting room

Besar ruangan 104,5 m² mampu menampung sampai dengan 56

orang dengan susunan :

a. Classroom : 56 seats

b. U-shape : 30 seats

c. Theater : 50 seats

d. Round table : 40 seats

e. Banquet style : 50 seats

g. Adwaya meeting room

Ruangan pertemuan ini berukuran 113,5 m² mampu menampung

sampai dengan 100 orang dengan susunan :

a. Classroom : 65 seats

b. Theater : 100 seats

c. Round table : 80 seats

23

d. Banquet style : 80 seats

h. Atma meeting room

Besar ruangan 208,8 m² mampu menampung sampai dengan 160

orang dengan susunan :

a. Classroom : 160 seats

b. Theater : 100 seats

c. Round table : 120 seats

d. Banquet style : 80 seats

i. Convention Hall

The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki satu convention

hall besar yang dapat menampung :

a. Theatre : 900 seats

b. Classroom : 450 seats

c. Round table : 890 seats

24

3. Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman

a. Adwitya resto

Adwitya resto merupakan satu-satunya restoran di The

Adhiwangsa Hotel & Convention yang menyediakan berbagai pilihan

menu mulai dari sajian lokal hingga internasional dengan cita rasa hotel

bintang empat. Adwitya resto juga di buka untuk umum.

4. Fasilitas Layanan

a. Check-In dan Check-Out

The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan layanan check-

in dan check-out yang membantu tamu selama 24 jam

b. Reception dan Reservation

Layanan lain yang melayani selama 24 jam adalah reception dan

reservation. Tamu yang ingin memesan kamar dapat membuat reservasi

selama 24 jam. Tamu juga dapat memesan kamar melalui internet dan

akan segera di layani secara langsung.

c. Car Rental Service dan Pick-Up Service

Layanan penjemputan dari bandar udara ini disediakan gratis

untuk tamu yang akan menginap ke The Adhiwangsa Hotel &

25

Convention. Dan juga disediakan penyewaan mobil untuk tamu dengan

di kenakan biaya tertentu.

d. 24 hours Room Service

Layanan kebersihan kamar tersedia selama 24 jam yang akan

membantu tamu kapan pun dibutuhkan.

e. Laundry

Tamu juga dapat menggunakan fasilitas laundry yang

disediakan oleh The Adhiwangsa Hotel & Convention.

f. Spa

The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan beberapa

paket Spa yang dapat dinikmati oleh tamu misalnya Traditional

Balinese Massage, Aromatherapy Massage, Neck & Shoulder

Massage, Foot Massages dan banyak pilihan lainnya.

g. Apsara Swimming Pool

The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki satu kolam

renang dengan standarisasi mini olympic yang bernama Apsara

swimming pool. Kolam renang ini dibuka untuk umum dan dapat

digunakan setiap hari. Untuk tiket masuk dikenakan biaya sebesar Rp.

50.000 untuk anak-anak dan Rp. 75.000 untuk dewasa.

26

h. Agrapana Wellness Center

The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan fasilitas

wellness yang ditawarkan antara lain : gym, sauna, jacuzzi, dan

whirlpool. Untuk dapat menikmati fasilitas ini dikenakan biaya masuk

dengan harga Rp. 50.000/orang.

5. Paket Meeting

The Adhiwangsa Hotel & Convention menawarkan berbagai

pilihan paket meeting sesuai dengan kebutuhan para tamu. Paket meeting

yang ditawarkan seperti meeting fullboard, meeting one day, meeting full

day, dan meeting half day.

1. Paket meeting fullboard

Meeting fullboard merupakan kegiatan pertemuan satu hari

penuh dalam ruangan pertemuan dan disertai dengan penggunaan

fasilitas kamar untuk menginap para pesertanya. Paket meeting fullboard

ditawarkan dengan harga Rp. 650.000,- per orang. The Adhiwangsa

Hotel & Convention memberikan fasilitas berikut untuk para peserta

meeting fullboard :

• 3 kali makan (pagi, siang, malam).

• 2 kali coffee break.

• ruang rapat beserta penataannya.

27

• meja registrasi.

• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound

system, mini garden, backdrop, proyektor & screen.

• 1 kamar tipe superior untuk 2 orang.

• free Wi-Fi.

• antar jemput bandara internasional Adi Soemarmo atau stasiun kereta

Solo Balapan.

2. Paket meeting one day

Meeting one day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan

dengan durasi maksimal 12 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar

atau menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting one day

yaitu :

• 2 kali makan ( siang dan malam)

• 2 kali coffee break.

• ruang rapat beserta penataannya.

• meja registrasi.

• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound

system, mini garden, backdrop, proyektor & screen.

• free Wi-Fi.

28

3. Paket meeting full day

Meeting full day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan

dengan durasi maksimal 8 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar atau

menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting full day yaitu :

• 1 kali makan.

• 2 kali coffee break.

• ruang rapat beserta penataannya.

• meja registrasi.

• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound

system, mini garden, backdrop, proyektor & screen.

• free Wi-Fi.

4. Paket meeting half day

Meeting half day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan

dengan durasi maksimal 6 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar atau

menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting half day yaitu :

• 1 kali makan.

• 1 kali coffee break.

• ruang rapat beserta penataannya.

• meja registrasi.

• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound

system, mini garden, backdrop, proyektor & screen dan free Wi-Fi.

29

C. Struktur Organisasi Departemen Sales dan Marketing The

Adhiwangsa Hotel & Convention

1. Bagan Organisasi Departemen Sales dan Marketing

Sumber : The Adhiwangsa Hotel & Convention

General

Manager

Sales Marketing

Manager

Sales Event

Coordination

Sales

Executive

Sales

Admin Art

Designer

30

2. Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Sales dan Marketing

a. General Manager

Jabatan general manager ini dipegang oleh Bapak Gusti Muchlis.

Sebagai seorang general manager tanggung jawab dan tugas pokok

yang dilakukan adalah :

Tanggung jawab jabatan :

- Bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan

kinerja seluruh karyawan.

- Bertanggung jawab dalam menjaga properti (aset fisik), pemeliharaan

hotel termasuk dalam perizinan dan memastikan kelengkapannya.

Tugas pokok :

- Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya.

- Mengelola operasional harian perusahaan.

- Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan

mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.

- Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

- Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di

perusahaan.

- Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat

berjalan degan maksimal.

- Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan

efektif dan optimal.

31

- Mengelola anggaran keuangan hotel.

- Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan.

- Membuat prosedur dan standar perusahaan.

- Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan

divestasi.

- Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka

menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan.

- Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan.

b. Sales Marketing Manager

Jabatan sales marketing manager ini dipegang oleh Ibu Lisa Halim.

Sebagai seorang sales marketing manager tanggung jawab dan tugas

pokok yang dilakukan adalah :

Tanggung jawab jabatan :

- Menyusun teknik, taktik dan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan

bisnis perusahaan.

- Bertanggung jawab untuk bidang pengelolaan : sales, sales promotion,

advertising, public relation, dan menganalisa pasar.

Tugas pokok :

- Mengusahakan pencapaian keuntungan perusahaan yang sebesar-

besarnya.

- Mencari dan menetapkan target pasar perusahaan.

32

- Mengikuti perkembangan pasar baik adanya perubahan keadaan pasar,

penurunan maupun peningkatan daya saing pemasaran hotel pesaing.

- Mengendalikan jalannya operasional bagiannya.

- Mengkoordinir fungsi-fungsi yang berlebihan dalam usaha penjualan

produk perusahaan.

- Menyelenggarakan hubungan yang baik terhadap para langganan,

instansi maupun segmen pasar lainnya.

- Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran.

- Bertanggung jawab atas penyusunan marketing plan.

- Bertanggung jawab atas penyelenggaraan promosi baik ke dalam maupun

keluar hotel.

- Bertanggung jawab atas administrasi bagiannya.

- Bertanggung jawab atas pembuatan laporan bulanan atau tahunan sesuai

dengan keperluan yang telah ditetapkan.

- Bertanggung jawab atas penyelenggaraan publikasi dalam rangka

pemasaran perusahaan.

- Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation.

- Bertanggung jawab atas kampanye perusahaan lewat direct mail maupun

penawaran kepada calon tamu.

- Memimpin rapat bagian dan aktif dalam rapat-rapat operasional antar

bagian.

33

c. Sales Event Coordinator

Jabatan sales event coordinator ini dipegang oleh Bapak Rommy.

Sebagai seorang sales event coordinator tanggung jawab dan tugas

pokok yang dilakukan adalah :

Tanggung jawab jabatan :

- Mendatangi instansi/perusahaan baik swasta maupun pemerintahan untuk

melakukan sales call.

- Menyampaikan penawaran produk perusahaan terutama yang berkaitan

dengan event.

- Kelancaran administrasi dan membantu markerting manager

mempersiapkan laporan.

Tugas pokok :

- Mengkoordinasikan segala bentuk event yang ada atau akan dilaksanakan

di hotel dengan atasan.

- Mengontrol setiap acara yang berlangsung di hotel.

- Melaksanakan tugas sales call dan turut aktif dalam sales promotion.

- Membuat laporan sales call dan promosi serta menindak lanjut tugas-

tugasnya.

- Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan di bidang

penjualan.

- Bertanggung jawab terhadap marketing manajer.

34

d. Sales Executive

Jabatan sales executive ini dipegang oleh tiga orang sales marketing yaitu

: Bapak Guntur, Ibu Dini dan Ibu Fitria. Sebagai seorang sales executive

tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah :

Tanggung jawab jabatan :

- Mendatangi instansi/perusahaan baik swasta maupun pemerintahan untuk

melakukan sales call.

- Menyampaikan penawaran produk perusahaan

- Menerima pesanan kamar dan tamu grup.

- Kelancaran administrasi dan membantu markerting manager

mempersiapkan laporan.

Tugas pokok :

- Melaksanakan tugas sales call dan turut aktif dalam sales promotion.

- Menata dengan baik dan benar sistem arsip yang ada di departemen

marketing.

- Membuat surat penawaran dan membalas setiap surat yang masuk ke

departemen marketing.

- Membuat laporan sales call dan promosi serta menindak lanjut tugas-

tugasnya.

- Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan di bidang

penjualan.

- Bertanggung jawab terhadap marketing manager.

- Membantu marketing manager dalam melakukan :

35

Tugas customer relation, tugas community relation, tugas govermental

relation.

e. Admin Sales

Jabatan admin sales ini dipegang oleh Ibu Friska Wahyu. Sebagai

seorang admin sales, tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan

adalah :

Tanggung jawab jabatan :

- Membantu semua pekerjaan yang ada di departemen marketing dan

melakukan semua instruksi atasannya.

- Menangani dan mengelola semua surat masuk dan surat keluar

- Membuat notulen meeting yang diselenggarakan atasannya.

- Menerima telepon masuk di departemen marketing dan menyampaikan

kepada atasannya.

Tugas pokok :

- Menerima surat masuk baik intern maupun ekstern dan

menyampaikannya kepada yang bersangkutan.

- Mengkonsep, membuat dan membalas semua surat masuk, sesuai dengan

perintah atasannya.

- Mengatur file dan arsip dengan sistem filling yang benar dan up to date :

Semua surat keluar dan masuk di departemen marketing.

Data base pelanggan atau rekanan kerja hotel.

36

Banquet Event Order (BEO) yang dibuat dan diterima departemen

marketing.

Data dan laporan yang ada dan dibuat oleh departemen marketing.

- Mengelola kantor dengan baik selama atasan tidak berada dikantor.

- Mempersiapkan semua kebutuhan (surat, data-data, laporan atau

dokumen lainnya) untuk meeting atasannya.

- Mengumpulkan fakta-fakta dan informasi yang berkaitan dengan

kepentingan perusahaan dan kelancaran tugas di departemen marketing.

- Memperluas pengetahuan dengan membaca bila ada hal-hal yang

menarik dan diperlukan department marketing.

- Berprakarsa dalam menyelesikan masalah yang ditemuinya tanpa harus

menunggu atasan.

- Melakukan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas.

f. Art Designer

Jabatan art designer ini dipegang oleh Bapak Cikal Pupangga. Sebagai

seorang art designer tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan

adalah :

Tanggung jawab jabatan :

- Menangani semua permintaan pemuatan flyer paket-paket, menu dan

design lainnya yang berkaitan dengan tugasnya.

- Membantu semua pekerjaan yang ada di departemen marketing dan

melaksanakan semua intruksi atasannya.

37

Tugas pokok :

- Mengkonsep, mendesign dan melaksanakan semua permintaan

pembuatan :

Flyer paket dan even, sales kit, gambar gambar menu food & baverage, pool

member card,dan lain-lain.

- Ikut membantu kelancaran departemen marketing.

- Melaksanakan tugas yang diberikan atasan dengan baik.

- Melakukan tindak lanjut atas segala hal yang berkaitan dengan tugasnya

sehingga selesai secara tuntas dan tepat waktu.

- Bekerja secara efisien dan efektif dan mempunyai kebiasaan kerja yang

baik.