BAB I PENDAHULUAN - arsipskpd.batam.go.id filefungsi Sekretariat DPRD Kota Batam sebagai unsur...

R e n c a n a K e r j a T a h u n 2 0 1 5

S e k r e t a r i a t D P R D K o t a B a t a m

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penyusunan Rencana Kerja

Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem

Perencanaan Pembangunan Nasional dan Undang-Undang Nomor 32 Tahun

2004 tentang Pemerintahan Daerah bahwa dalam penyelenggaraan

Pemerintah Daerah disusun perencanaan pembangunan daerah sebagai satu

kesatuan dalam sistem perencanaan pembangunan nasional.

Perencanaan pembangunan daerah dimaksud disusun secara berjangka

meliputi; (a) Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) untuk

jangka waktu 20 tahun. (b) Rencana Pembangunan Jangka Menengah

Daerah (RPJMD) untuk jangka waktu 5 tahun. (c) Rencana Kerja

Pemerintah Daerah (RKPD) untuk jangka waktu 1 tahun.

Berkenaan dengan hal tersebut di atas sesuai dengan tugas pokok dan

fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam sebagai unsur pelaksana Pemerintah

Daerah dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka

membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam.

Dokumen Perencanaan Rencana kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah

Sekretariat DPRD Kota Batam Tahun 2015 yang merupakan penjabaran

dari Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD)

Sekretariat DPRD Tahun 2011-2016 yang disusun dan direncanakan setiap

tahunnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD.

Sesuai dengan Peraturan Daerah tersebut di atas, kedudukan

Sekretariat DPRD Kota Batam merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD,

dipimpin oleh seorang Sekretaris secara operasional bertanggung jawab

kepada Pimpinan DPRD dan secara administrasi Sekretaris DPRD berada di



bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Batam melalui Sekretaris

Daerah.

Implementasi Undang-Undang nomor 53 Tahun 1999 sebagaimana

telah diubah dengan Undang-Undang nomor 13 Tahun 2000 tentang

Perubahan atas Undang-Undang Nomor 53 tahun 1999 tentang

Pembentukan Kota Batam yang semula sebagai Kota Administratif Batam

statusnya berubah menjadi Daerah Otonom Kota Batam.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007

tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan

Sekretariat DPRD Kota Batam, sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah

dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka

membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam.

Tugas pokok, fungsi dan kewenangan serta struktur organisasi sejalan

dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan berkaitan dengan Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 dan dijabarkan dengan Peraturan Daerah

Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007 serta Peraturan Walikota Batam Nomor

62 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah dan

Sekretariat DPRD Kota Batam, dijelaskan bahwa Sekretariat DPRD Kota

Batam mempunyai tugas menyelenggarakan Administrasi Kesekretariatan,

Administrasi Keuangan, Administrasi Hukum dan Persidangan,

Administrasi Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan

fungsi DPRD dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang

diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

Untuk dapat menjalankan tugas yang telah dibebankan, sesuai dengan

Peraturan Walikota Batam Nomor 62 Tahun 2012 dimana dalam

pelaksanaan tugas dan fungsinya, Sekretariat DPRD Kota Batam dipimpin

oleh seorang Sekretaris DPRD, merupakan unsur pelayanan kepada DPRD



yang mempunyai tugas menyelenggarakan Administrasi Kesekretariatan,

Administrasi Keuangan, Administrasi Hukum dan Persidangan,

Administrasi Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan

fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang

diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dalam

pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Sekretariat DPRD dibantu oleh :

1. Bagian Umum

Bagian Umum mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan kepegawaian,

rumah tangga, administrasi umum, perlengkapan pengelolaan

pengamanan dan lingkungan, menyediakan dan mengkoordinasikan

tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, serta memberikan pelayanan

teknis administratif dan fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsinya

Bagian Umum mempunyai tugas :

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Umum;

b. pengkoordinasian perumusan kebijakan umum dan kebijakan teknis

Sekretariat DPRD;

c. pengkoordinasian pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional Sekretariat DPRD;

d. penyiapan bahan dan penatausahaan Sekretariat DPRD;

e. pengelolaan keuangan, kepegawaian, surat-menyurat, kearsipan,

administrasi umum, kerumahtanggaan, sarana dan prasarana serta

pengamanan dalam dan lingkungan;

f. pelayanan administratif dan fungsional;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian

Umum; dan

h. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas

dan fungsinya.



Bagian Umum terdiri dari :

1.1 Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai fungsi

pelaksanaan pengelolaan administrasi ketatausahaan dan

kepegawaian, mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh

DPRD, serta memberikan pelayanan teknis administratif dan

fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud,

Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan

Kepegawaian;

b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha dan

kepegawaian;

c) mengelola surat-menyurat dan kearsipan;

d) menganalisis rencana kebutuhan, kualifikasi, dan

kompetensi pegawai;

e) memberikan pelayanan administrasi kepegawaian;

f) melaksanakan pengembangan pegawai;

g) menyelenggarakan analisis jabatan;

h) mengelola tata usaha kepegawaian;

i) menganalisis beban kerja;

j) menyiapkan bahan pembinaan dan kesejahteraan pegawai

serta pengawasan melekat;

k) melaksanakan pengkajian kompetensi dan kualifikasi

jabatan;

l) menyiapkan bahan evaluasi kinerja pegawai;

m) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma,

standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang tata

usaha dan kepegawaian Sekretariat DPRD;

n) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan

Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; dan



o) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai

lingkup tugas dan fungsinya.

1.2 Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga

Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai

fungsi pelaksanaan pengelolaan rumah tangga, sarana dan prasarana,

perlengkapan dan aset yang diperlukan oleh DPRD dan Sekretariat

DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian

Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan

Rumah Tangga;

b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengelolaan urusan

rumah tangga, sarana, dan prasarana;

c) menyusun analisis rencana kebutuhan sarana dan prasarana;

d) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma,

standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang

perlengkapan, aset dan rumah tangga Sekretariat DPRD;

e) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga; dan

f) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup

tugas dan fungsinya.

1.3 Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan

Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai

fungsi pelaksanaan bidang pengamanan dalam dan lingkungan

Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian

Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan

Lingkungan;



b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengamanan dalam

dan lingkungan sekretariat DPRD;

c) melaksanakan pengamanan sarana dan prasarana sekretariat

DPRD;

d) melaksanakan pengaturan dan pengelolaan pengamanan tamu

Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD;

e) melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait untuk

pengamanan dalam dan lingkungan;

f) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma,

standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang pengamanan

dalam dan lingkungan sekretariat DPRD;

g) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan; dan

h) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup

tugas dan fungsinya

2. Bagian Hukum dan Persidangan

Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas

pelayanan di bidang hukum dan peraturan perundang-undangan,

perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan

Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hukum dan

Persidangan mempunyai tugas :

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan;

b. merumuskan kebijakan teknis pelayanan di bidang hukum dan

persidangan;

c. melaksanakan penelaahan perundang-undangan;

d. menyusun rancangan produk hukum DPRD;

e. menyiapkan penyusunan dan perumusan risalah;

f. menyiapkan dan menyelenggarakan persidangan;



g. pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan

petunjuk operasional pelayanan di bidang hukum dan persidangan;

h. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian

Hukum dan Persidangan; dan

i. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas

dan fungsinya.

Bagian Hukum dan Persidangan terdiri dari :

2.1 Sub Bagian Perundang-Undangan

Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai fungsi penyiapan tugas

pelayanan di bidang hukum dan perundang-undangan. Untuk

menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perundang-Undangan

mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perundang-undangan;

b) menyusun kebijakan teknis bidang perundang-undangan DPRD;

c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang perundang-

undangan DPRD;

d) menyusun rencana operasional bidang perundang-undangan

DPRD;

e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang

perundang-undangan DPRD;

f) menyusun telaah dan penyajian produk hukum DPRD;

g) menyusun rancangan perundang-undangan produk hukum DPRD;

h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional di bidang perundang-

undangan DPRD;

i) melaksanakan koordinasi dan pengelolaan peraturan perundang-

undangan;



j) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Perundang-undangan; dan

k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup


2.2 Sub Bagian Persidangan

Sub Bagian Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas

pelayanan di bidang penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan

Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian

Persidangan mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Persidangan;

b) menyusun kebijakan teknis rapat dan persidangan DPRD;

c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan rapat dan persidangan

DPRD;

d) menyusun rencana operasional persidangan DPRD;

e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang

persidangan DPRD;

f) menyusun jadwal persidangan dan rapat Pimpinan dan Anggota

DPRD;

g) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan;

h) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan.

i) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional di bidang persidangan DPRD;

j) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Persidangan; dan

k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup




2.3 Sub Bagian Risalah

Sub Bagian Risalah mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di

bidang perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang

Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya,

Sub Bagian Risalah mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Risalah;

b) menyusun kebijakan teknis bidang risalah rapat dan persidangan

DPRD;

c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang risalah rapat

dan persidangan DPRD;

d) menyusun rencana operasional bidang rapat dan risalah

persidangan DPRD;

e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang risalah

persidangan DPRD;

f) menyusun risalah persidangan DPRD;

g) menyusun resume hasil persidangan DPRD;

h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional di bidang risalah rapat dan

persidangan DPRD;

i) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Risalah; dan

j) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup


3. Bagian Keuangan

Bagian Keuangan mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan

rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana

kinerja, rencana anggaran dan pelaksanaan administrasi keuangan DPRD

dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian

Keuangan mempunyai tugas :



a. menyusun rencana kegiatan Bagian Keuangan;

b. merumuskan kebijakan teknis perencanaan dan keuangan;

c. melaksanakan koordinasi penyusunan rencana umum, rencana

strategis, rencana kerja, rencana kinerja, rencana kegiatan dan

anggaran Sekretariat DPRD;

d. melaksanakan koordinasi pelaksanaan program dan kegiatan;

e. menyusun penetapan kinerja sekretariat DPRD;

f. menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan;

g. melaksanakan analisis dan penyajian data sekretariat DPRD;

h. menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD;

i. menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan

sekretariat DPRD;

j. melaksanakan penyusunan rencana anggaran Sekretariat DPRD;

k. melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan Sekretariat DPRD;

l. mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat DPRD;

m. melaksanakan verifikasi, pembukuan dan pertanggungjawaban;

n. melaksanakan pemantauan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan program dan kegiatan;

o. melaksanakan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional bidang perencanaan dan

keuangan;

p. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian

Keuangan; dan

q. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas

dan fungsinya.

Bagian Keuangan terdiri dari :

3.1 Sub Bagian Program dan Anggaran

Sub Bagian Program dan Anggaran mempunyai fungsi pelaksanaan

penyusunan rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis,

rencana kerja, rencana kinerja, dan anggaran Sekretariat DPRD. Untuk



menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Program dan Anggaran

mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Program dan Anggaran;

b) menyiapkan bahan rancangan kebijakan umum Sekretariat

DPRD;

c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan;

d) melaksanakan analisis dan penyajian data Sekretariat DPRD;

e) menyusun rencana anggaran Sekretariat DPRD;

f) menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD;

g) menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan

kinerja tahunan, dan rencana kegiatan, Sekretariat DPRD;

h) menyusun rencana kerja sama;

i) menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat

DPRD;

j) menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan;

k) melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan

program dan kegiatan Sekretariat DPRD;

l) menyiapkan bahan pengendalian kegiatan Sekretariat DPRD;

m) menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan

Sekretariat DPRD;

n) menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan

Sekretariat DPRD;

o) menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat DPRD;

p) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional bidang penyusunan program

dan anggaran Sekretariat DPRD;

q) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Program dan Anggaran; dan

r) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup




3.2 Sub Bagian Perbendaharaan

Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di

bidang perbendaharaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD.

Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perbendaharaan

mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan;

b) mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat DPRD;

c) melaksanakan penelitian dan pengujian surat perintah

pembayaran (SPP);

d) menerbitkan surat perintah membayar (SPM) berdasarkan atas

Surat Keputusan Otorisasi;

e) meneliti dan menguji surat permintaan pembayaran kegiatan, gaji,

serta tunjangan lainnya sebelum diajukan ke instansi/unit kerja

terkait;

f) melaksanakan koordinasi dan melakukan pengusulan pembayaran

gaji, tunjangan jabatan, dan tunjangan lainnya;

g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional bidang keuangan Sekretariat

DPRD;

h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Perbendaharaan; dan

i) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup


3.3 Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban

Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban

mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang verifikasi, pembukuan

dan pertanggungjwaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD.

Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Verifikasi,

Pembukuan dan Pertanggungjawaban mempunyai tugas :



a. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan

dan Pertanggungjawaban;

b. mengelola bidang verifikasi keuangan Sekretariat DPRD;

c. menyusun laporan keuangan Sekretariat DPRD;

d. menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat DPRD;

e. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional bidang verifikasi keuangan

Sekretariat DPRD;

f. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan

Pertanggungjawaban; dan

g. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup


4. Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol

Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai fungsi

pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat dan keprotokolan

Pimpinan, Anggota DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk

menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol

mempunyai tugas :

a. menyusun rencana kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan

Protokol;

b. perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan protokoler, dan

hubungan masyarakat;

c. penyiapan dan penyelenggaraan protokoler;

d. penyiapan dan penyelenggaraan hubungan masyarakat;

e. menyusun rencana operasional perpustakaan, pendokumentasian dan

arsip Sekretariat DPRD;

f. pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk

operasional penyelenggaraan protokoler, dan hubungan masyarakat;



g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian

Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan

h. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas

dan fungsinya.

Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari :

4.1 Sub Bagian Hubungan Masyarakat

Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi pelaksanaan

tugas di bidang hubungan masyarakat. Untuk menyelenggarakan

fungsinya, Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas :

a. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Hubungan Masyarakat;

b. menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan hubungan

masyarakat DPRD;

c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan

hubungan masyarakat DPRD;

d. menyusun rencana operasional penyelenggaraan hubungan

masyarakat DPRD;

e. menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan


f. menyelenggarakan hubungan masyarakat;

g. mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi

Sekretariat DPRD;

h. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan


i. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub

Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan

j. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup




4.2 Sub Bagian Protokol

Sub Bagian Protokol mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang

penyelenggaraan keprotokolan sekretariat DPRD. Untuk

menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Protokol mempunyai tugas:

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Protokol;

b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan protokoler DPRD;

c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan

protokoler DPRD;

d) menyusun rencana operasional penyelenggaraan protokoler

DPRD;

e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan

protokoler DPRD;

f) menyelenggarakan protokoler DPRD;


pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan

protokoler DPRD;


Bagian Protokol; dan



4.3 Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip

Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip mempunyai fungsi pelaksanaan

tugas di bidang penyelenggaraan dokumentasi dan arsip Sekretariat

DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian

Dokumentasi dan Arsip mempunyai tugas :

a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip;

b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan dokumentasi dan

arsip;

c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pendokumentasian dan

arsip sekretariat DPRD;



d) menyusun rencana operasional pendokumentasian dan arsip

sekretariat DPRD;

e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja

pendokumentasian dan arsip sekretariat DPRD;

f) menyelenggarakan pendokumentasian dan arsip sekretariat

DPRD;


pedoman, dan petunjuk operasional di bidang pendokumentasian

dan arsip sekretariat DPRD;


Bagian Dokumentasi dan Arsip; dan





Gambar Struktur Organisasi Sekretariat DPRD

SEKRETARIS DPRD

MARZUKI, SE, M.Si.

KA. BAGIAN KEUANGAN

HARYONO, BA

KA.BAGIAN HUKUM & PERSIDANGAN

Drs. AC HERLAMBANG

KA. BAGIAN UMUM

Drs. TAJUDDIN

KA. BAGIAN HUMAS & PROTOKOL

Drs. ARIFIN IBRAHIM

Kasubag Persidangan

SAPARIAH, S.Sos, MA

Kasubag Risalah

ANGLING

KUSUMOPUTRO, SH. MH

Kasubag Verifikasi, Pembukuan&

Pertanggungjawaban

NYOMAN SUKARTINI

Kasubag Humas

A. MIFTAKHUROZIQIN, SE

,

Kasubag Protokol

TRI EKA JAUHARI, SSTP

Kasubag Pamdal & Lingkungan

RIPSODIANTO

Kasubag Dokumentasi & Arsip

Dra, TUTI ARYANTI

Kasubag Perlengkapan, Aset & Rumah Tangga

RUKUN MH, SE.

Kasubag TU & Kepegawaian

AFANDI, SE.

Kasubag Perundang-undangan

AGUS EDY SUSANTO. SH.

Kasubag Perbendaharaan

MARTHA MENON, SE.

Kasubag Program & Anggaran

EDNASA AGUSSUSANTY, SE



1.2 Dasar Hukum

Landasan hukum yang menjadi dasar penyusunan Renja Sekretariat

DPRD adalah :

1) Undang-undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 1999

tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari

Korupsi, Kolusi dan Mepotisme (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 3851)


sebagaimana terakhir diubah dengan Undang-undang Republik

Indonesia Nomor 11 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten

Pelalawan, Kabupaten Rokan Hulu, Kabupaten Rokan Hilir,

Kabupaten Siak, Kabupaten Karimun, Kabupaten Natuna,

Kabupaten Kuantan Singingi dan Kota Batam (Lembaran Negara

Tahun 2000 Nomor 80, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 3968);


tentang Pembentukan Propinsi Kepulauan Riau (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2002, Nomor 111 Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 4237);

4) Undang-undang No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor. 47,

tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor. 4286);


tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Perundang-undangan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);



6) Undang-undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2004 Nomor. 66, tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor. 4400);

7) Undang-undang No. 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan

Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;

8) Undang-undang No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia



9) Undang-undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2004 No. 125,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No. 4437);

10) Undang-undang No. 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan

Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 No. 126,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No. 4438);

11) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000

tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsi

sebagai Daerah Otonom (Lembaran Negara Republik Indonesia



12) Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana

Kerja Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2004 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 4405 );

13) Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan

Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 75,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4406 );



14) Peraturan Pemerintah Nomor 7 tahun 2005 tentang Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2004-2009.

15) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2005

tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140);

16) Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 2 Tahun 2004 tentang

Rencana Tata Ruang Wilayah Kota Batam Tahun 2004 – 2014

(Lembaran Daerah Kota Batam Tahun 2004 Nomor 52 Seri C

Tambahan Lembaran Daerah Nomor 32);

17) Peraturan Walikota Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pembentukan

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat

DPRD Kota Batam, sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah

dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka

membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam;

18) Peraturan Walikota Nomor 62 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas

dan Fungsi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam.

1.3 KONDISI

Secara umum Kinerja dapat dicapai dengan baik walaupun

beberapa indikator kinerja belum dapat dicapai sesuai dengan target

yang diinginkan hal ini disebabkan oleh penetapan target yang kurang

sempurna adanya kegiatan yang diluar kendali internal dan masih

kurangnya kemampuan sumber daya yang ada.

Pelaksanaa kegiatan pada Sekretariat DPRD pada tahun 2013 ini

menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kota

Batam tahun 2013 sebesar Rp 89,420,748,706.67,- (Delapan puluh

sembilan milyar empat ratus dua puluh juta tujuh ratus empat puluh

delapan ribu tujuh ratus enam rupiah point enam puluh tujuh sen)



terealisasi sebesar Rp. 75,664,706,745.00 ,- (Tujuh puluh lima milyar

enam ratus enam puluh empat juta tujuh ratus enam ribu tujuh ratus

empat puluh lima rupiah) atau 84.62%.

Hasil capaian kinerja tahun 2013 menunjukkan bahwa pada

umumnya Sekretariat DPRD telah berhasil mencapai seluruh sasaran

strategis yang ditargetkan dalam Rencana Kinerja Tahun 2013 dengan

hasil yang sebagaimana dijelaskan berikut:

1. Mendorong implementasi „pelayanan prima‟ Kota Batam. Pada

sasaran ini Sekretariat DPRD telah berhasil mencapai target sebesar

100%. Sekretariat DPRD Kota Batam telah melaksanakan

penyusunan Prosedur untuk masing-masing satuan pekerjaan.

Penyusunan prosedur ini sebagai bahan atau pedoman dalam

melaksanakan tugas pokok dan fungsi, penyusunan lanjutan akan

dilakukan guna penyempurnaan dan pengembangan dalam

penyusunan selanjutnya. Dokumen ini penting sebagai

acuan/pedoman dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta

rambu-rambu bagi semua personil Sekretariat DPRD sehingga

setiap perilaku dan tindakan diarahkan pada profesionalisme

aparatur Sekretariat DPRD

2. Tersusunnya tata kerja dan tata laksana peningkatan kinerja

aparatur. Pada sasaran ini Sekretariat DPRD telah berhasil

mencapai target sebesar 95.42%. Pada sasaran ini dilaksanakan

Tingkat pemenuhan kebutuhan pembahasan rancangan peraturan

daerah, yang mana capaian yang di peroleh adalah menghasilkan

10 Perda yang disahkan dari target 8 Perda pada Tahun 2013;

Tingkat pemenuhan kebutuhan hearing/dialog dan koordinasi

dengan pejabat pemerintah daerah dan tokoh masyarakat/agama

(komisi I) telah dilaksanakan melalui rapat dengar pendapat

sebanyak 36 kali rapat dari target 45 kali rapat terhadap

permasalahan yang terjadi di masyarakat dalam bidang Hukum dan



Pemerintahan; Tingkat pemenuhan kebutuhan hearing/dialog dan

koordinasi dengan pejabat pemerintah daerah dan tokoh

masyarakat/agama (komisi II) telah dilaksanakan melalui rapat

dengar pendapat sebanyak 36 kali rapat dari target 45 kali rapat

terhadap permasalahan yang terjadi di masyarakat dalam bidang

Industri, Ekonomi dan Keuangan; Tingkat pemenuhan kebutuhan

hearing/dialog dan koordinasi dengan pejabat pemerintah daerah

dan tokoh masyarakat/agama (komisi III) telah dilaksanakan

melalui rapat dengar pendapat sebanyak 36 kali rapat dari target 45

kali rapat terhadap permasalahan yang terjadi di masyarakat dalam

bidang Pembangunan, Sarana, Prasarana dan Lingkungan Hidup;

Tingkat pemenuhan kebutuhan hearing/dialog dan koordinasi

dengan pejabat pemerintah daerah dan tokoh masyarakat/agama

(komisi IV) telah dilaksanakan melalui rapat dengar pendapat

sebanyak 36 kali rapat dari target 45 kali rapat terhadap

permasalahan yang terjadi di masyarakat dalam bidang

Kesejahteraan rakyat dan Sumber Daya Manusia ; Tingkat

pemenuhan kebutuhan rapat rapat alat kelengkapan DPRD dengan

dilaksanakannya Rapat Pimpinan, Rapat Badan Musyawarah,

Rapat konsultasi, Rapat Badan Legislasi dan Rapat Badan

Kehormatan sebanyak 27 kali rapat dari 50 kali rapat; Tingkat

pemenuhan kebutuhan rapat paripurna dilaksanakan tiap bulannnya

dengan total rapat paripurna yang sudah dilaksanakan adalah

sebanyak 53 kali; Tingkat pemenuhan kebutuhan reses

dilaksanakan melalui penjaringan aspirasi masyarakat yang

dilakukan dalam 3 (tiga) masa sidang; Tingkat pemenuhan

kebutuhan kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam

daerah (komisi I) dilaksanakan dengan studi banding guna mencari

informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh komisi I

adalah sebanyak 21 kali setahun; Tingkat pemenuhan kebutuhan

kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam daerah



(komisi II) dilaksanakan dengan studi banding guna mencari

informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh komisi

II adalah sebanyak 21 kali setahun; Tingkat pemenuhan kebutuhan

kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam daerah

(komisi III) dilaksanakan dengan studi banding guna mencari

informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh komisi

III adalah sebanyak 21 kali setahun ; Tingkat pemenuhan

kebutuhan kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD dalam

daerah (komisi IV) dilaksanakan dengan studi banding guna

mencari informasi, adapun kunjungan yang telah dilaksanakan oleh

komisi IV adalah sebanyak 21 kali setahun; Tingkat pemenuhan

kebutuhan peningkatan kapasitas pimpinan anggota DPRD

dilaksanakan dengan mengikutsertakan anggota DPRD Kota Batam

dalam Bimtek dan Lemhanas sebanyak 4 kali; Tingkat pemenuhan

kebutuhan pembahasan Rancangan KUA dan PPAS dilaksanakan

melalui rapat koordinasi dalam penyusunan perda APBD-P dan

APBD Murni dengan menghasilkan 2 Perda; Tingkat pemenuhan

kebutuhan kunnjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD luar

Daerah dilaksanakan 40 kali melalui kunjungan kerja dan studi

banding ke daerah guna mencari informasi dan data pembanding

demi pengembangan Kota Batam; Tingkat pemenuhan kebutuhan

kunjungan kerja pimpinan dan anggota DPRD luar negeri

dilaksanakan 17 kali dalam setahun melalui kunjungan kerja dan

studi banding ke luar negeri guna mencari informasi dan data

pembanding demi pengembangan Kota Batam dengan

mensinkronkan program yang ada di SKPD ; Tingkat pemenuhan

kebutuhan penyusunan peraturan daerah inisiatif DPRD

dilaksanakan dengan mengesahkan Perda atas usulan DPRD

sebanyak 1 kali ; Meningkatnya pelayanan keprotokolan dilakukan

dengan pendampingan terhadap Pimpinan DPRD dalam

melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dalam 1 tahun;



Meningkatnya kualitas pelayanan publik dilakukan untuk

menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD dalam

melaksanakan fungsi pelayanan dalam 1 tahun, secara keseluruhan

sasaran ini telah dicapai dengan baik.

3. Meningkatnya partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan

pembangunan. Sekretariat DPRD Kota Batam telah melaksanakan

Tingkat pemenuhan kebutuhan penyusunan laporan kinerja

pemerintah daerah sesuai dengan yang telah direncanakan dalam

bentuk 2 laporan. Sasaran ini menunjukkan pada pelaksanaan

koordinasi untuk membuat laporan LKPJ telah dilaksanakan rapat

koordinasi dan penyusunan LKPJ. Dapat dikatakan bahwa Tingkat

pemenuhan kebutuhan penyusunan laporan kinerja pemerintah

daerah telah tercapai ; Pada Tingkat Pemenuhan Kebutuhan

Penyusunan Renstra dan Renja SKPD di tuangkan dalam bentuk

penyusunan Renstra dan Renja telah dilaksanakan sesuai dengan

rencana target dan menghasilkan buku Renstra dan renja

Sekretariat DPRD Kota Batam yang berisikan informasi tentang

Program RPJMD Kota Batam dan juga sebagai acuan rencana kerja

Sekretariat DPRD Kota Batam.

4. Meningkatnya pengelolaan kekayaan daerah. Pada sasaran ini telah

dilaksanakan pemenuhan terhadap kebutuhan administrasi SKPD,

sarana dan prasarana perkantoran dan peningkatan kualitas SDM

aparatur melalui bimbingan teknis dan diklat untuk aparatur

Sekretariat DPRD Kota Batam. Sasaran ini telah memenuhi target

yang telah di rencanakan.

Sehingga keberhasilan capaian indikator kinerja ditahun-tahun

berikutnya dapat ditingkatkan sebagai upaya merealisasikan Visi dan

Misi Sekretariat DPRD.



1.4 PERMASALAHAN

1. Lingkungan Strategis Yang Berpengaruh

Keberhasilan pelaksanaan tugas pada Sekretariat DPRD dalam

mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan dan akan sangat

dipengaruhi oleh lingkungan strategis sebagai faktor penentu

keberhasilan. Dengan mengetahui pengaruh intern dan ekstern

organisasi, maka untuk dapat mencapai keberhasilan pelaksanaan

tugas perlu didorong dan ditumbuh kembangkan faktor-faktor yang

memberi kekuatan (strength) dan peluang (opportunity).

Sebaliknya faktor-faktor yang menghambat organisasi seperti

kelemahan (weakness) dan ancaman (threats) dapat diantisipasi dan di

atasi sejak dini agar tidak berpengaruh negatif terhadap upaya

mencapai tujuan organisasi. Salah satu faktor permasalahan yang

menghambat organisasi adalah perlu adanya peningkatan kualitas

Sumber daya Aparatur dalam memperkuat fungsi koordinasi dalam

pelaksanaan tugas sebagai bentuk pemenuhan terhadap tuntutan

tantangan dimasa yang akan dating.Peningkatan perlu dilakukan

secara terus menerus sesuai dengan bidang dan tugasnya untuk

meningkatkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Diperlukan juga

terobosan baru agar pelaksanaan program dan kegiatan menjadi lebih

efektif berupa perubahan mekanisme penyusunan program dan

kegiatan dengan pola top down menjadi bottom up . Penyusunan

program dan kegiatan dalam upaya pencapaian target indikator

kinerja yang telah ditetapkan agar dapat dilakukan secara cermat

dengan pertimbangan adanya kemampuan sumber daya yang tersedia

serta kemampuan dari berbagai faktor yang mempengaruhi perubahan

pada tahun berjalan.



2. Sumber Daya Manusia

Keberhasilan sebuah organisasi sangat ditentukan oleh

kecukupan personil (SDM) pada organisasi tersebut, yang tidak saja

dilihat dari kuantitasnya akan tetapi juga dipandang dari sisi kualitas

SDM tersebut. Karena sebuah organisasi dengan kuantitas SDM yang

cukup namun tidak dilandasi kualitasnya, maka roda organiasi tidak

akan maksimal dalam operasionalnya. Pada saat ini ratio jumlah

dengan beban kerja Sekretariat DPRD Kota Batam di katakan belum

seimbang, ini dapat di lihat masih kurangnya SDM yang terampil dan

skill/keahlian, kondisi seperti ini tentunya dapat menghambat upaya

dalam mencapai tujuan yang sesungguhnya. Pelatihan/bimtek sangat

dibutuhkan untuk meningkatkan skill/keahlian SDM dalam bekerja.

3. Sarana dan Prasarana

Demi tercapainya keberhasilan tujuan suatu organisasi maka

di perlukan sarana dan prasarana penunjang, seperti komputer, printer,

meja, kursi dll. Pada saat ini ratio sarana dan prasarana di Sekretariat

DPRD dapat dikatakan belum seimbang dengan bebean kerja yang

ada di Sekretariat DPRD.

Untuk menyikapi keadaan ini ditiap tahun anggaran

Sekretariat DPRD terus mengupayakan pengadaan akan sarana dan

prasarana di maksud.



BAB II

VISI dan MISI

2.1 VISI

Perencanaan stratejik merupakan langkah awal yang harus dilakukan

oleh instansi pemerintah agar mampu menjawab tuntutan lingkungan lokal ,

nasional dan global serta tetap berada dalam tatanan sistem Administrasi

Negara kesatuan Republik Indonesia. Dengan pendekatan perencanaan

stratejik yang jelas dan sinergis, instansi pemerintah lebih dapat

menyelaraskan visi dan misinya dengan potensi, peluang dan kendala yang

dihadapi dalam upaya peningkatan akuntabilitas kinerjanya. Analisis

terhadap lingkungan organisasi merupakan dasar bagi perwujudan Visi,

Misi serta Stratejik Sekretariat DPRD.

Potensi peluang dan Tantangan adalah faktor yang sangat

berpengaruh terhadap keberhasilan Sekretariat DPRD dalam mengemban

misinya. Peluang yang cukup mendukung antara lain adalah kemajuan

teknologi,dukungan masyarakat, adanya pola kemitraan dan lain sebagainya.

Perencanaan stratejik merupakan suatu proses yang berorientasi pada

hasil yang dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima)

tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan

potensi, peluang, dan kendala yang ada atau yang mungkin tiimbul. Proses

inilah yang akan menghasilkan rencana stratejis instansi pemerintah yang

setidaknya memuat visi, misi, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan dan

program serta ukuran dan kegagalan dalam pelaksanannya

Untuk menghadapi perkembangan dan kemajuan zaman yang

demikian cepat dan pesat, serta berdasarkan permasalahan, tantangan dan

keterbatasan yang dihadapi dalam pembangunan Kota Batam, maka Visi

Sekretariat DPRD Kota Batam melalui Perencanaan Strategi adalah:

“Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang professional dalam

mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui kepemerintahan yang baik“



Visi merupakan cara pandang kedepan, kearah mana Sekretariat

DPRD akan diarahkan dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat tetap

eksis, antisipatif, inovatif serta produktif untuk mencapai tujuan. Dalam

mengantisipasi tantangan yang akan dihadapi guna mencapai kondisi yang

diinginkan oleh Sekretariat DPRD secara terus menerus dalam

mengembangkan tugas pokok dan fungsinya agar tetap eksis dan unggul

dengan senantiasa mengadakan perubahan kearah kebaikan. Perubahan

tersebut harus disusun dengan tahapan terencana, konsisten dan

berkelanjutan sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas kinerja yang

senantiasa berorientasi pada pecapaian hasil. Penjelasan dari visi Sekretariat

DPRD “Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang professional

dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui kepemerintahan yang

baik“ dapat memberikan pemahaman sebagai berikut :

1) Terwujudnya adalah suatu keinginan untuk mencapai cita-cita

akhir dalam melaksanakan fungsi pelayanan kepada DPRD Kota

Batam.

2) Sekretariat DPRD adalah Wilayah Kerja Sekretariat DPRD sebagai

perangkat daerah Kota Batam yang dipimpin oleh Sekretaris DPRD

yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota

melalui Sekretaris Daerah;

3) Professional dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD adalah

suatu sikap serta prilaku yang adalah tingkah laku yang memiliki

kepakaran, kualiti, kemampuan, kemahiran atau cara dalam

pelaksanaan urusan kerja

4) Kepemerintahan yang baik adalah sistem kelembagaan yang

mempunyai kewewenangan dalam melaksanakan kebijakan yang di

limpahkan dengan baik.



2.2 MISI

Untuk mencapai visi yang telah ditentukan maka Sekretariat DPRD

memliki beberapa misi sehingga menjadi suatu kesatuan tekad yang harus

terwujud tahun per tahun secara bertahap sesuai dengan rencana kerja

tahunan, untuk hal tersebut beberapa Misi Pemerintah Sekretariat DPRD

antara lain :

1. Meningkatkan kualitas, kompetensi dan profesionalisme SDM yang

menguasai IPTEK dan bermuatan IMTAQ dalam mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. Pernyataan misi ini memiliki arti

bahwa dalam melaksanakan tugas pelayanan kepada DPRD, SDM

Sekretariat DPRD Kota Batam lebih mengedepankan profesionalisme,

keahlian serta kemampuan kerja yang bermuatan Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi yang berlandaskan Iman dan Takwa.

2. Meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan humas,

dokumentasi, data, informasi, arsip dan perpustakaan. Pernyataan

misi ini memiliki arti bahwa pengelolaan dan pelayanan kehumasan

yang memperhatikan prinsip-prinsip inisiatif, partisipatif, rasional dan

transparan. Sistem pengembangan pelayanan kehumasan berupa

pengdokumentasian, pengarsipan dan pemberian informasi kegiatan

DPRD kepada masyarakat secara cepat, tepat dan akurat.

3. Meningkatkan kualitas kinerja DPRD. Pernyataan misi ini memiliki

arti bahwa dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya DPRD lebih

mengedepankan kompetensi dan profesionalisme yang dicerminkan pada

sikap, tindakan dan integritas yang tinggi sebagai wakil rakyat dalam

menyuarakan dan memperjuangkan aspirasi masyarakat.

4. Mengembangkan profesionallisme pengelolaan administrasi dan

keuangan serta pelayanan kepada Anggota DPRD. Pernyataan misi

ini memiliki arti bahwa dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi

Sekretariat DPRD lebih mengutamakan pengembangan kemampuan dan

profesionalisme kerja Sumber Daya Aparatur dalam penyelenggaraan



Administrasi Perkantoran dan Pengelolaan Keuangan yang Tertib,

Bersih dan Akuntabel.

5. Meningkatkan sarana dan prasarana Sekretariat DPRD guna

mendukung kelancaran tugas dan fungsi DPRD. Pernyataan misi

tersebut mengandung arti bahwa Peningkatan Kualitas dan Kuantitas

Sarana dan Prasarana kerja perlu dilakukan untuk menunjang

pelaksanaan fungsi DPRD dalam melaksanakan tugas.

6. Meningkatkan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pernyataan misi

tersebut mengandung arti Peningkatan Kapasitas Kelembagaan DPRD

dalam melaksanakan fungus Legislasi, Anggaran dan Pengawasan

dengan memperhatikan norma sosial, nilai agama dan prinsip-prinsip

yang partisipatif, rasional, proporsional, transparan, tepat sasaran,

tepat guna dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.



BAB III

KEBIJAKAN

3.1 ARAH KEBIJAKAN

Guna mendukung pelaksanaan misi yang diemban Sekretariat DPRD

Kota Batam,ada beberapa upaya yang akan dikembangkan sehingga

keberhasilan pencapaian misi dapat diperkirakan lebih awal dengan

memperhatikan indikator-indikator keberhasilan setelah Program Rencana

Kerja Pembangunan mulai berjalan dengan anggaran yang telah di tetapkan

oleh Pemerintah Kota Batam.

Beberapa upaya tersebut antara lain:

1. Mendorong implementasi „pelayanan prima‟ Kota Batam;

2. Tersusunnya tata kerja dan tata laksana peningkatan kinerja aparatur;

3. Meningkatnya partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan

pembangunan;

4. Meningkatnya pengelolaan kekayaan daerah.

Untuk Efektifitas Sekretariat DPRD Kota Batam memiliki 5 (lima)

arah kebijakan yang akan dikembangkan dan dijadikan perhatian utama

dalam pembangunan 5 (lima) tahun kedepan dan ditunjang oleh kebijakan

umum yang telah dituangkan dalam Rencana Kerja Sekretariat DPRD Kota

Batam.

Adapun kebijakan umum :

1. Tersedianya Laporan Dokumen Catatan Strategis DPRD dan Perda

LKPJ APBD;

2. Penyusunan Renstra dan Renja Sekretariat DPRD Kota Batam;

3. Tersedianya Dokumen Pembahasan Rancangan KUA dan PPAS;

4. Tersedianya Sarana Administrasi Perkantoran;



5. Terpeliharanya Fasilitas Sarana dan Prasarana Perkantoran

Pemerintah;

6. Tersedianya Aparatur Pemerintah yang Berkualitas dan Pakaian

Dinas;

7. Terlaksananya Pembahasan Ranperda dan Revisi Peraturan Daerah;

8. Aspirasi Masyarakat;

9. Terlaksananya Rapat Alat-alat Kelengkapan DPRD;

10. Terlaksananya Penjaringan Aspirasi Masyarakat;

11. Pendayagunaan Fungsi Komisi I;

12. Pendayagunaan Fungsi Komisi II;

13. Pendayagunaan Fungsi Komisi III;

14. Pendayagunaan Fungsi Komisi IV;

15. Meningkatnya Kualitas Pimpinan dan Anggota DPRD;

16. Meningkatnya Kinerja Pimpinan dan Anggota DPRD;

17. Terlaksananya Penyusunan Ranperda Inisiatif DPRD;

18. Peningkatan Pengelolaan Dokumentasi dan Audio Visual;

19. Peningkatan Pelayanan Kehumasan.

Keseluruhan kebijakan umum ini akan yang menjadi solusi dan semangat

Sekretariat DPRD Kota Batam karena berada di bawah payung ‟Iman dan

Taqwa‟ sehingga setiap kebijakan yang di ambil tidak menyimpang dari nilai-

nilai keimanan dan taqwaan serta patuh kepada perundang-undangan yang

berlaku.

Untuk Efektifitas Sekretariat DPRD Kota Batam yang akan

dikembangkan dan menjadikan perhatian utama dalam pembangunan 5 ( lima)

tahun kedepan dimana untuk mencapai visi dan misi yang telah dijabarkan

dalam tujuan, sasaran dan strategi maka sebagai salah satu pendorong

kebehasilan yang ditentukan oleh arah kebijakan. Untuk pencapaian dalam

meningkatkan kinerja dan mengarah pada visi dan misi maka arah kebijakan

Sekretariat DPRD yaitu ;



1. Menciptakan penyelenggaraan tertib administrasi pemerintahan secara

konsisten dan transparan ;

2. Meningkatkan tatakelola lembaga dan ketatalaksanaan;

3. Meningkatkan konsistensi dan sinergisitas setiap tahapan penyelenggaraan

pembangunan;

4. Meningkatkan kapasitas dan kapabilitas kelembagaan;

5. Menciptakan penyelenggaraan tertib administrasi pemerintahan secara

konsisten dan transparan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3.2 PERMASALAHAN YANG DIHADAPI

Permasalahan yang muncul dalam melaksanakan tugas dan fungsi

Sekretariat DPRD adalah sebagai berikut :

1. Tingkat pelayanan Sekretariat DPRD terhadap Pimpinan dan

Anggota DPRD Kota Batam belum optimal karena terbatasnya

Sumber Daya Manusia, khususnya PNS baik dari segi kualitas dan

kuantitas, sehingga menyebabkan tidak sebandingnya dengan

tinggi kompleksitas permasalahan dan tugas yang harus

diselesaikan dengan tepat waktu.

2. Rendahnya pemahaman Aparatur tentang aturan dan kaidah

hukum dan pemerintahan.

3. Terdapat beberapa kegiatan yang terkait langsung dengan kegiatan

DPRD dalam pelaksanaannya sangat tergantung pada DPRD,

sehingga pelaksanaannya tidak sesuai dengan rencana/jadwal yang

telah disusun Sekretariat DPRD.



3.3 PEMECAHAN MASALAH

Sehubungan hal tersebut di atas, guna mengatasi permasalahan yang

ada maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Mengoptimalkan SDM Sekretariat DPRD Kota Batam dalam

melaksanakan fungsi pelayanan dengan terus berupaya meningkatkan

kompetensi sesuai tugas, pokok dan fungsi.

2. Mengikutkan aparatur dalam berbagai pelatihan terhadap

perkembangan/perubahan kebijakan atau peraturan perundang-

undangan.

3. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara Sekretariat DPRD

dengan DPRD Kota Batam.



BAB IV

PROGRAM DAN KEGIATAN

4.1 PROGRAM DAN KEGIATAN

Hasil Pelaksanaan Program dan kegiatan SKPD Sekretariat DPRD

Kota Batam Tahun 2013 adalah : Program dan kegiatan merupakan

penjelasan yang bersifat umum dari program dan kegiatan beserta indikasi

pendanaan dan sumbernya, baik yang berasal dari APBD Kota Batam.

Sekretariat DPRD Kota Batam menetapkan Program dan Kegiatan Tahun

2013 yang seluruhnya dengan sumber dana APBD Kota Batam sebagai

berikut :

1. Program :

Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan

Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Penyusunan Laporan Kinerja

Pemerintah Daerah

Kegiatan :

Penyusunan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ)

Jumlah Dana :

Rp. 1.969.947.058,-

2. Program :


Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Penyusunan Laporan Kinerja

Pemerintah Daerah



Kegiatan :

Penyusunan Renstra dan Renja SKPD

Jumlah Dana :

Rp. 1.143.317.200,-

3. Program :


Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Pembahasan Rancangan KUA dan

PPAS

Kegiatan :

Pembahasan Rancangan KUA dan PPAS

Jumlah Dana :

Rp. 3.244.718.816,-

4. Program :

Peningkatan Pelayanan Keungan Daerah

Indikator Sasaran :

Terpenuhinya kebutuhan Administrasi SKPD

Kegiatan :

Peningkatan Pelayanan Administrasi Perkantoran

Jumlah Dana :

Rp. 8.370.329.540,-



5. Program :

Pembangunan, Peningkatan dan Pengadaan Fasilitas, Sarana dan

Prasarana Perkantoran Pemerintah

Indikator Sasaran :

Terpenuhinya Kebutuhan Sarana dan Prasarana Perkantoran

Kegiatan :

Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

Jumlah Dana :

Rp. 3.558.395.600,-

6. Program :

Peningkatan Kualitas Sumber Daya Aparatur

Indikator Sasaran :

Meningkatnya Kualitas SDM Aparatur

Kegiatan :

Peningkatan Sumber Daya Aparatur dan Disiplin Aparatur

Jumlah Dana :

Rp. 2.646.775.000,-

7. Program :


Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Pembahasan Rancangan Peraturan

Daerah



Kegiatan :

Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah

Jumlah Dana :

Rp. 4.690.548.600,-

8. Program :

Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Daerah

Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Hearing/Dialog dan Koordinasi

Dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Agama

(Komisi I)

Kegiatan :

Hearing/Dialog dan Koordinasi dengan Pejabat Pemerintah Daerah dan

Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi I)

Jumlah Dana :

Rp. 239.076.000,-

9. Program :


Indikator Sasaran :



(Komisi II)



Kegiatan :


Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi II)

Jumlah Dana :

Rp. 239.073.500,-

10. Program :


Indikator Sasaran :



(Komisi III)

Kegiatan :


Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi III)

Jumlah Dana :

Rp. 239.074.800,-

11. Program :


Indikator Sasaran :



(Komisi IV)



Kegiatan :


Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama (Komisi IV)

Jumlah Dana :

Rp. 239.076.000,-

12. Program :


Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD,

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Rapat Paripurna

Kegiatan :

Penyediaan Kebutuhan Rapat-rapat Alat Kelengkapan DPRD

Jumlah Dana :

Rp. 1.350.108.800,-

13. Program :


Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Reses

Kegiatan :

Penyediaan Kebutuhan Reses

Jumlah Dana :

Rp. 3.557.660.900,-

14. Program :




Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan

Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi I)

Kegiatan :

Penyediaan Kebutuhan Kunjungan Kerja Pimpinan dan Anggota

DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi I)

Jumlah Dana :

Rp. 2.112.870.000,-

15. Program :


Indikator Sasaran :


Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi II)

Kegiatan :


DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi II)

Jumlah Dana :

Rp. 2.302.040.000,-

16. Program :




Indikator Sasaran :


Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi III)

Kegiatan :


DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi III)

Jumlah Dana :

Rp. 2.105.970.000,-

17. Program :


Indikator Sasaran :


Anggota DPRD Dalam Daerah (Komisi IV)

Kegiatan :


DPRD Dalam dan Luar Daerah (Komisi IV)

Jumlah Dana :

Rp. 2.115.920.000,-

18. Program :


Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Kapasitas Pimpinan dan Anggota

DPRD



Kegiatan :

Penyediaan Kebutuhan Peningkatan Kapasitas Pimpinan dan Anggota

DPRD

Jumlah Dana :

Rp. 3.299.413.000,-

19. Program :


Indikator Sasaran :


Anggota DPRD Luar Daerah

Kegiatan :


DPRD Luar Daerah

Jumlah Dana :

Rp. 12.656.741.000,-

20. Program :


Indikator Sasaran :


Anggota DPRD Luar Negeri

Kegiatan :


DPRD Luar Negeri



Jumlah Dana :

Rp. 4.620.712.000,-

21. Program :


Indikator Sasaran :

Tingkat Pemenuhan Kebutuhan Penyusunan Peraturan Daerah Kota

Batam Inisiatif DPRD

Kegiatan :

Penyediaan Kebutuhan Penyusunan Peraturan Daerah Kota Batam

Inisiatif DPRD

Jumlah Dana :

Rp. 1.633.069.400,-

22. Program :


Indikator Sasaran :

Meningkatnya Pelayanan Keprotokolan

Kegiatan :

Pelayanan Keprotokolan

Jumlah Dana :

Rp. 2.409.300.900,-

23. Program :




Indikator Sasaran :

Meningkatnya Kualitas Pelayanan Publik

Kegiatan :

Dokumentasi dan Audio Visual

Jumlah Dana :

Rp. 731.287.000,-

24. Program :


Indikator Sasaran :


Kegiatan :

Pelayanan Kehumasan

Jumlah Dana :

Rp. 2.362.888.800,-

25. Program :


Indikator Sasaran :


Kegiatan :

Rapat Koordinasi Antara DPRD Dengan Instansi Terkait

Jumlah Dana :

Rp. 137.592.000,-\



26. Program :


Indikator Sasaran :

Jumlah SOP Per Satuan Pekerjaan

Kegiatan :

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Sekretariat DPRD Kota

Batam

Jumlah Dana :

Rp. 368.873.700,-

27. Program :


Indikator Sasaran :


Kegiatan :

Pembinaan dan Penguatan Peran PISWAN Kota Batam

Jumlah Dana :

Rp. 393.574.200,-



BAB V

PENUTUP

Dalam Pencapaian keberhasilan mewujudkan Visi Sekretariat DPRD “

“Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang professional dalam

mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui kepemerintahan yang baik“” serta

untuk mewujudkan Visi Kota Batam “Terwujudnya Kota Batam sebagai Bandar

Dunia Madani yang Modern dan Menjadi Andalan Pusat Pertumbuhan

Perekonomian Nasional” maka perlu adanya komitmen, semangat, kemauan dan

tekad bersama serta meningkatkan etos kerja yang lebih baik yang tercermin

dalam kesungguhan, kejujuran dan keterbukaan dalam melaksanakan program

kegiatan yang telah dirumuskan.

Rencana Kerja Sekretariat DPRD Kota Batam merupakan Dokumen

Perencanaan yang diharapkan dapat memberikan arah dalam melakukan

Perencanaan Pembangunan dimasa yang akan datang. Dan dengan ditetapkannya

Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Sekretariat DPRD Tahun 2014 ini

diharapkan kegiatan yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat

DPRD Kota Batam dapat berjalan dengan baik.

Perumusan Rencana Kerja SKPD Sekretariat DPRD Kota Batam akan

dapat berhasil dengan baik apabila didukung oleh dana yang diajukan serta

dengan komitmen melalui komunikasi secara Top Down maupun secara Bottom

Up Approach.



Untuk mewujudkan pencapaian sasaran dan tujuan yang diharapkan telah

dilalui dengan berbagai proses dalam merespon aspirasi masyarakat. Dengan

demikian sangat diharapkan agar program-program kegiatan tersebut dapat

terealisir dan terlaksana sebagaimana yang diharapkan oleh masyarakat.

Batam, Maret 2014

Sekretaris DPRD Kota Batam

MARZUKI, SE. M.Si

NIP. 19640814 199003 1 013

BAB I PENDAHULUAN - arsipskpd.batam.go.id filefungsi Sekretariat DPRD Kota Batam sebagai unsur...

Documents

Transcript of BAB I PENDAHULUAN - arsipskpd.batam.go.id filefungsi Sekretariat DPRD Kota Batam sebagai unsur...