BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sumber daya manusia yang berkualitas merupakan asset masa depan

bangsa yang senantiasa harus dijadikan prioritas utama dalam menuju cita-

cita bangsa sejajar dengan bangsa-bangsa yang telah maju.

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan non formal, bertujuan untuk

meningkatkan minat baca masyarakat yang pada akhirrnya diharapkan akan

menjadi budaya bangsa sedangkan kearsipan bertujuan untuk

menyelenggarakan kearsipan secara baku, sesuai dengan ketentuan

perundang-undangan..

Dalam mencapai tujuan di atas sebagaimana telah ditetapkan dalan

Renstra 2013 – 2018, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung

sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya berupaya secara terus menerus

untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan yang terbaik bagi warga Kota

Bandung.

1.2 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota

Bandung

1.2.1.Visi

Visi “Terwujudnya Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Sebagai

Pusat Baca Masyarakat dan Pusat Penyelenggaraan Kearsipan Kota Bandung”

Visi tersebut di atas diusung dalam rangka mendukung Program

Pemerintah Kota Bandung yang tertuang dalam Visi Kota, yaitu :

”Terwujudnya Kota Bandung Yang Unggul, Nyaman Dan Sejahtera”

1

1.2.2. Misi

Adapun yang menjadi Misi dari Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Bandung adalah sebagai berikut :

a. Mewujudkan Minat Baca Masyarakat;

b. Mewujudkan Penyelenggaraan Kearsipan;

c. Meningkatkan Pelayanan Kepada Masyarakat;

d. Mewujudkan Kinerja Yang Akuntabel.

1.3. Dasar Hukum

Pelaksanaan Kegiatan Peningkatan Operasional Perpustakaan

Keliling pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota

Bandung, berpedoman pada :

1. Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-undang No. 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

Sebagaimana telah diubah untuk kedua kalinya dengan Undang-undang

No.12 Tahun 2008;

3. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;

4. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;

6. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan;

7. Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 12 tahun 2007, tentang

Pembentukan Lembaga Teknis Daerah Kota Bandung;

8. Peraturan Walikota Bandung Nomor 1343 Tahun 2014 Tentang Rincian

Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas Dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan

Dan Arsip Daerah Kota Bandung.

1.4 Maksud dan Tujuan

Tujuan penerbitan buku Profil Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah

ini adalah untuk memberikan informasi kepada masyarakat umum dan Satuan

Kerja Perangakat Daerah (SKPD) mengenai Program-program dan kegiatan-

kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung.

2 3

BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1. Sejarah Berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Bandung

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 12 Tahun 2007

tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kota

Bandung, nomenklatur lembaga perpustakaan dan kearsipan di Kota

Bandung adalah Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Kronologis Perjalanan lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah

adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II

Bandung Nomor 10 Tahun 1987, Lembaga Kearsipan bernama Sub

Bagian Arsip dan Ekspedisi, kedudukan di bawah Bagian Umum

Sekretariat Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung;

2. Berdasarkan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung

Nomor 07 Tahun 1990 dan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat

II Bandung Nomor 10 Tahun 1990 tentang Pengesahan Susunan

Organisasi UPTD Perpustakaan Umum pada Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung, yang berlokasi di

Jl. Jend. A. Yani Nomor 239, Sayap Kiri Kantor Dinas P & K Kota

Bandung;

3. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II

Bandung No. 16 Tahun 1994 dan No. 17 Tahun 1994, lembaga kearsipan

yang semula bernama Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi statusnya

ditingkatkan, menjadi Kantor Arsip Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II

Bandung, yang menindaklanjuti Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 34

Tahun 1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja

Kantor Arsip Kabupaten/Kotamadya Daerah Tingkat II.

4. Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 56 Tahun 1994

tentang Pengembangan Organisasi/Kelembagaan Unit Pelaksana Daerah

(UPD) Perpustakaan Umum Kabupaten/ Kotamadya Daerah Tingkat II,

Surat Persetujuan Menteri Penertiban Aparatur Negara (MENPAN) No.

126/MK.Waspan/3/1999 tanggal 19 Maret 1999 dan Surat Ijin Prinsip

dari Menteri Dalam Negeri Nomor 061/475/SJ tanggal 6 Maret 1999,

statusnya ditingkatkan, menjadi Unit Pelaksana Daerah (UPD)

Perpustakaan Umum yang langsung bertanggung jawab kepada Walikota

dan secara administratif berada di bawah koordinasi Sekretaris Daerah,

yang berlokasi di Jl. Singaperbangsa Bandung;

5. Berdasarkan Keputusan Walikota Kodya Daerah Tingkat II Bandung No.

599 Tahun 1999, UPD diubah menjadi Kantor Perpustakaan Umum Kota

Bandung.

6. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kota Bandung Nomor 06

Tahun 2001 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga

Teknis Daerah Kota Bandung, Lembaga Perpustakaan Dan Kearsipan

yaitu Kantor Arsip Daerah dan Kantor Perpustakaan Umum Kota

Bandung, digabung menjadi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip

Daerah Kota Bandung;

7. Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kota Bandung Nomor 12

Tahun 2007 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga

Teknis Daerah Kota Bandung, kata Umum pada Kantor Perpustakaan

5

4 5

Umum dan Arsip Daerah Kota Bandung dihilangkan menjadi Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung dan berlokasi di Jl.

Wastukancana No.2 Bandung;

8. Mulai tanggal 25 Mei 2009, Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota

Bandung, menempati gedung yang berlokasi di jalan Pelajar Pejuang ’45

Nomor 8, Bandung;

9. Pada bulan Mei 2012 sampai dengan sekarang, Kantor Perpustakaan Dan

Arsip Daerah Kota Bandung menempati gedung baru yang berlokasi di

Jl. Caringin Nomor 103, Bandung.

2.2. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

(PUSARDA) Kota Bandung

Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung,

terdiri dari :

1. Kepala Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Bandung,

(eselon III.a)

2. Kepala Sub Bag. Tata Usaha, (eselon IV.a)

3. Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan, (eselon IV.a)

4. Kepala Seksi Pengelolaan Kearsipan, (eselon IV.a)

5. Kepala Seksi Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan, (eselon IV.a)

6. Jabatan Fungsional terdiri dari pustakwan 3 orang dan Arsiparis 3

orang.

7. Staf / Pelaksana : 19 orang

8. Bagan Struktur Organisasi (BSO) terlampir

2.3. Tugas Pokok dan Fungsi

I. Kepala Kantor

(1) Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas

pokok melaksanakan sebagian urusan pemerintahan lingkup

Perpustakaan dan kearsipan berdasarkan asas otonomi dan tugas

pembantuan.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

mempunyai fungsi :

a. Perumusan kebijakan teknis lingkup ketatausahaan, pengelolaan

perpustakaan, arsip serta pustaka dan kearsipan;

b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum

lingkup ketatausahaan, pengelolaan perpustakaan, arsip serta bina

pustaka dan kearsipan;

c. Penyelenggaraan pembinaan dan pelaksanaan kebijakan teknis

ketatausahaan, pengelolaan perpustakaan, arsip serta bina pustaka

dan kearsipan; dan

d. Penyelenggaraan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan

pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan Kantor.

II. Sub Bagian Tata Usaha

(1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Kepala Kantor Perpustakaan lingkup

Ketatausahaan;

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagiamana dimaksud pada ayat

(1), kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :

6 7

a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja kegiatan

ketatausahaan;

b. Pelaksanaan pelayanan ketatausahaan yang meliputi administrasi

umum, kepegawaian, keuangan, progam dan administrasi

perlengkapan;

c. Pelaksanaan pengkoordinasian perencanaan, implementasi dan

evaluasi kebijakan lingkup perpustakaan dan kearsipan; dan

d. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, pengawasan dan

pengendalian,evaluasi, dan pelaporan lingkup ketatausahaan.

III. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

(1) Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Kantor lingkup pengelolaan

perpustakaan;

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagiamana dimaksud pada

ayat (1), Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja lingkup

pengelolaan perpustakaan;

b. Pelaksanaan penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup

pengelolaan perpustakaan;

c. Pelaksanaan lingkup pengelolaan perpustakaan; dan

d. Pelaksanaan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan

pengendalian, evaluasi dan pelaporan lingkup pengelolaan

perpustakaan.

IV. Seksi Pengelolaan Arsip

(1) Kepala Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah di lingkup pengelolaan Arsip;

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagiamana dimaksud pada

ayat (1), Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja lingkup

pengelolaan arsip;

b. Pelaksanaan penyusunan bahan petunjuk te4knis lingkup

pengelolaan arsip;

c. Pelaksanaan lingkup pengelolaanarsip; dan

d. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan lingkup pengelolaan Arsip.

V. Seksi Bina Pustaka dan Kearsipan

(1) Kepala Seksi Bina Pustaka dan Kearsipan mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Kantor lingkup Bina Pustaka dan

Kearsipan;

(2) Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), Seksi Bina Pustaka dan Kearsipan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan progam kerja lingkup bina

pustaka dan kearsipan;

b. Pelaksanaan penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup bina

pustaka dan kearsipan;

c. Pelaksanaan lingkup Bina Pustaka dan Kearsipan ; dan

8 9

d. Pelaksanaan pengkoordinasian, monitoring, pengawasan dan

pengendalian, evaluasi dan pelaporan l;ingkup bina pustaka dan

kearsipan.

2.4. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

(PUSARDA) Kota Bandung sebanyak 37 orang, terdiri dari :

a. Berdasarkan Status Pegawai :

Pegawai Negeri Sipil = 25 orang

Calon Pegawai Negeri Sipil = 6 orang

b. Berdasarkan Jabatan :

Kepala Kantor = 1 orang

Ka.Sub.Bag Tata Usaha = 1 orang

Ka. Seksi = 3 orang

Pustakawan = 3 orang

Arsiparis = 4 orang

Pelaksana = 19 orang

c. Berdasarkan Jenjang Pendidikan :

SMU/SMK = 16 orang

D3 Non Perpustakaan = 1 orang

D3 Kearsipan = 1 orang

S1 Non Perpustakaan = 10 orang

S2 Non Perpustakaan = 2 orang

2.5. Sarana dan Prasarana

2.5.1. Gedung Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung merupakan

Lembaga Teknis Daerah yang tugas pokoknya menyelenggarakan layanan

Perpustakaan dan Kearsipan Daerah.

Letak Gedung Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Bandung, terdiri dari 2 (dua) lokasi :

1. Gedung Kantor/Ruangan Perpustakaan Kota Bandung berlokasi di di Jl.

Caringin No. 103, Bandung, Telepon/faks (022) 5410403, dengan luas

keseluruhan bangunan, sebesar : 1.530 m², terdiri dari 3 lantai dengan

luas lantai I : 492 m², lantai 2 : 519 m², dan lantai 3 : 519 m², meliputi

Ruang Kepala Kantor, Ruang Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Ruang

Kepala Seksi Pengelolaan Perpustakaan, Ruang Seksi Pembinaan

Pustakan dan Arsip, Ruang Audio Visual, Ruang Baca Referensi, Ruang

Baca Dewasa, ruang baca anak, Ruang Baca Remaja, Ruang

Penyimpanan Barang (gudang), Dapur dan Toilet.

2. Depo Arsip/tempat penyimpanan Arsip bertempat di Basement

Sekretariat Daerah Kota Bandung, Jl. Wastukancana Nomor 2, Bandung

dengan luas ± 750 M2, meliputi ruang Pelayanan Kearsipan dan Depo

Arsip/penyimpanan Arsip Pemerintah Kota Bandung.

10 11

BAB III

PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

3.1. Jasa Perpustakaan dan Informasi

Perpustakaan Daerah Kota Bandung harus berfungsi sebagai pusat

informasi, pusat belajar masyarakat, pusat kegiatan masyarakat yang tentunya

dapat memberikan manfaat, sekalipun belum optimal, sehingga akan

mendorong inovatif maupun kreatifitas masyarakat itu sendiri .

Layanan Perpustakaan bertempat di Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Bandung, beralamat di Jalan Caringin No. 103 Bandung,

melaksanakan kegiatan yaitu :

a. Pelayanan Pustaka dan Jasa Informasi;

b. Pelayanan Penelusuran Literatur secara manual maupun digital;

c. Pelayanan Audio Visual;

d. Pelayanan Bercerita/Story Teliing;

e. Pelayanan Peminjaman Koleksi Bahan Pustaka;

f. Pelayananan Keangggotaan Perpustakaan;

g. Penyiangan Koleksi Bahan Pustaka;

h. Pemprosesan/Pengolahan Koleksi Bahan Pustaka;

i. Katalogisasi Koleksi Bahan Pustaka; dan

j. Pemeliharaan dan Perawatan Koleksi Bahan Pustaka.

3.2. Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung berupaya untuk

memberikan layananprima kepada masyarakat Kota Bandung khususnya,

umumnya seluruh pengguna jasa perpustakaan yang memerlukan informasi

melalui pengembangan koleksi bahan pustaka.

Koleksi Perpustakaan yang dimiliki Sampai dengan tahun 2014

adalah sebagai berikut :

No Buku Judul Eksemplar

1 000 (Karya Umum) 2.826 6.634

2 100 (Filsafat dan Psikologi) 733 2.712

3 200 (Agama) 4.425 12.613

4 300 (Ilmu –Ilmu Sosial) 6.025 15.704

5 400 (Bahasa) 1.320 5.642

6 500 (Ilmu -Ilmu Murni/Pasti/Alam) 992 3.108

7 600 (Ilmu-Ilmu Terapan/Teknologi) 6.634 11.959

8 700 (Kesenianhiburan,olahraga) 893 2.607

9 800 (Kesusastraan) 3.855 7.931

10 900 (Geografi dan Sejarah Umum) 874 2.332

Jumlah 28.577 71.642

Selain itu Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Bandung

menyediakan pula terbitan berkala berupa majalah dan surat kabar, baik

terbitan dalam kota maupun luar Kota Bandung, antara lain :

- Majalah Tempo - Koran Kompas

- Majalah Trubus - Koran Pikiran Rakyat

- Majalah Mangle - Koran Metro (Tribun Jabar)

- Tabloid Nova

15

12 13

3.2.1. Klasifikasi

Klasifikasi adalah proses pengelompokan/pengumpulan benda atau

entitas yang sama, serta memisahkan benda atas entitas yang tidak sama.

Dalam pengolahan bahan pustaka, klasifikasi merupakan salah satu

pekerjaan teknis yang sangat penting, apalagi bagi perpustakaan umum

tingkat kota dengan jumlah koleksi bahan pustaka ribuan judul.

Secara garis besar koleksi bahan pustaka dibagi 2 kelompok, yaitu :

1) Kelompok Fiksi (ceritera, dongeng, novel dll)

2) Kelompok Non Fiksi (Ilmu Pengetahuan)

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung mengunakan

sistem DDC (Dewey Decimal Clacification). Klasifikasi sistem DDC

membagi seluruh cabang ilmu pengetahuan menjadi 10 kelas Utama, Yaitu :

000 = Karya Umum

100 = Filsafat dan Psikologi

200 = Agama

300 = Ilmu – Ilmu Sosial

400 = Bahasa

500 = Ilmu - Ilmu Murni(Pasti/Alam)

600 = Ilmu-Ilmu Terapan(Teknologi)

700 = Kesenian,Hiburan,Olahraga

800 = Kesusastraan

900 = Geografi dan Sejarah Umum

3.2.2 Katalogisasi

Katalogisasi adalah daftar pustaka yang ada dalam perpustakaan.

Katalogisasi merupakan pedoman atau petunjuk seluruh bahan atau sumber

yang tersedia di suatu perpustakaan, katalogisasi akan membantu

pengunjung perpustakaan memperolehinformasi yang cepat dan tepat

melalui pengarang, judul atau subjek yang dibutuhkan.

3.2.3. Prestasi Bidang Perpustakaan yang pernah diraih/dicapai :

1. Tahun 2002 Juara I se Wilayah V (Priangan) sebagai Pembina Terbaik

Perpustakaan Kelurahan.

2. Tahun 2004 Juara se Jawa Barat dalam rangka Lomba Karya Tulis.

3. Tahun 2004 Juara III Putra Putri se Jawa Barat dalam rangka Lomba

Pidato Bung Karno Tingkat SLTA.

4. Tahun 2004 Juara II Tingkat Provinsi Jawa Barat dalam perpustakaan

desa/Kelurahan se Jawa Barat.

5. Tahun 2005 Juara III Tingkat Provinsi Jawa Barat dalam rangka

Evaluasi Kinerja Perpustakaan dan pembina Terbaik Perpustakaan

Umum se Jawa Barat.

6. Tahun 2009 Juara Harapan II Lomba Perpustakaan Umum Kabupaten/

Kota Tingkat Provinsi Jawa Barat.

7. Tahun 2010 Mendapatka Piagam Jasa Darma Pustaloka.

8. Tahun 2010 Juara Ke 3 Lomba perpustakaan se Jawa Barat.

9. Tahun 2013 Juara Harapan 1 Lomba Perpustakaan Sekolah Tingkat

Jawa Barat (Perpustakaan SMA Negeri 5 Bandung).

10. Tahun 2014 Juara Stand Terbaik III dalam rangka mengikuti Pameran

IKAPI Jawa Barat.

14 15

3.3. Jasa Layanan

3.3.1. Layanan Perpustakaan/Layanan Pustaka

Layanan ini merupakan aktivitas Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Bandung dalam memberikan jasa perpustakaan kepada

Masyarakat Kota Bandung. Dengan berlokasi di Jalan Caringin No. 103

Bandung, jenis layanan pustaka ini cukup banyak diantaranya:

a. Layanan Kartu Anggota Gratis

Layanan kartu anggota perpustakaan ini sudah dilakukan secara

elektronik, dimana pemustaka bisa menjadi anggota perpustakaan secara

langsung dan menerima kartu anggotanya secara gratis.

b. Layanan Baca Anak, Remaja dan Dewasa

c. Layanan Internet Gratis

16 17

d. Layanan Pojok Sunda

e. Layanan kidsmart corner

f. Layanan Referensi

3.3.2. Layanan Perpustakaan Keliling

Kegiatan Peningkatan Operasional Perpustakaan Keliling merupakan

kegiatan yang berkesinambungan sehingga kegiatan yang diselenggarakan

merupakan kelanjutan dari kegiatan sebelumnya dan kegiatan ini

dilaksanakan dari Bulan Januari sampai dengan Bulan Desember setiap

tahunnya dengan menggunakan mobil unit Perpustakaan Keliling sebanyak

4 unit, yaitu 1 unit mobil Toyota Hi-lux, 2 unit mobil Daihatsu Luxio dan 1

unit mobil Toyota Dyna.

18

19

Kegiatan ini sasarannya adalah masyarakat yang jauh jangkauannya

dari Perpustakaan Kota Bandung, yaitu warga masyarakat di

Kelurahan/Kecamatan dan tempat-tempat aktivitas masyarakat Kota

Bandung. Kegiatan Operasional Perpustakaan Keliling berupa :

1. Perpustakaan Keliling Kelurahan/Kecamatan (hari kerja sesuai jadwal);

2. Perpustakaan Keliling Gelar Baca Santai di Tegalega (hari Minggu);

3. Perpustakaan Keliling di Dago Car Free Day (hari Minggu); dan

4. Perpustakaan Keliling di Buahbatu Car Free Day (hari Minggu).

Mobil Unit Perpustakaan Keliling

5. Library In The Boks

Setiap tahun kami menargetkan Pos-pos Pelayanan Layanan Keliling

sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dengan sasaran layanan,yaitu :

- Sekolah ( SD,SMP,SMA );

- Madrasah/Pondok Pesantren;

- Warga masyarakat di Kelurahan/Kecamatan;

- Tempat-tempat Aktivitas masyarakat.

3.3.3. Pelayanan Penelusuran Literatur

Penelusuran literature di Kantor PUSARDA dapat di seaching/dicari

dengan menggunakan 2 sistem katalogisasi yaitu secara manual dan

literature layanan komputerisasi.

3.4 Promosi

Untuk mempromosikan keberadaaan Perpustakaan pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung, kami sudah melaksanakan

kegiatan-kegiatan yaitu :

- Informasi melalui media cetak dan elektronik;

- Mengikuti Pameran Bekerjasama dengan IKAPI Jawa Barat;

- Mengadakan perlombaan :

Lomba Story Telling (Pelajar SD/Mi Se-Kota Bandung);

Lomba Story Telling (Pelajar SMP/Mts Se-Kota Bandung);

Lomba Baca Puisi ( TP.PKK, DWP, FTBM, GOW dan SKPD Se-Kota

Bandung).

Pameran Buku Kantor Pusarda Tahun 2014

Lomba Bercerita Pelajar SD/Mi Se-Kota Bandung tahun 2015

Lomba Baca Puisi Antara GOW & FTBM Se-Kota Bandung tahun 2015

BAB IV

PENGELOLAAN KEARSIPAN

4.1. Penarikan Arsip/Akuisisi

Penarikan arsip/akuisisi arsip adalah kegiatan perluasan khasanah

arsip ,kegiatan penarikan arsip harus diawali dengan survey arsip yaitu

kegiatan pendataan arsip yang mencakup volume arsip, jenis arsip, kurun

waktu dan masalah arsip serta dapat dijadikan dasar perencanaan kebutuhan

sarana, tenaga kerja, waktu dan biaya yang dibutuhkan.

Penarikan Arsip/Akuisisi arsip yaitu penyelamatan dan pelestarian

arsip untuk terpeliharanya bahan-bahan pertanggung jawaban

penyelenggaraan pemerintah dan kehidupan kebangsaan.

Penyelamatan dan pelestarian arsip meliputi penyelamatan arsip-

arsip yang berkaitan dengan perubahan sistem pemerintahan, pembentukan

dan penghapusan kelembagaan, peristiwa-peristiwa lainnya yang bersifat

awperubahan mendasar dalam penyelenggaraan pemerintahan dan

kehidupan kebangsaan yang bernilai sejarah bagi Pemerintah Daerah,

Negara dan Bangsa.

Dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, banyak

Satuan Kerja Perangkat Daerah di Pemerintah Kota Bandung yang

digabung/dilikuidasi, dengan demikian Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Bandung mengakuisisi/menarik/menyelamatan arsip-arsip

Satuan Kerja Perangkat Daerah yang digabung/dilkuidasi tersebut.

18

19

Hasil Akuisisi dan / Penyelamatan Arsip

4.2. Pemilahan

Dalam pemilahan arsip harus dipersiapkan : masker, kertas

pembungkus, membersihkan arsip dan menyiapakan boks arsip

Mulai pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan fisik arsip ialah

dengan pemilahan arsip, untuk memilah dan mengelompokan arsip/berkas

menurut masalahnya dan menggabungkan arsip-arsip yang berhubungan

satu sama lain sebagai satu rangkaian proses/transaksi atau yang terpisah

dari bundelnya (berkasnya), dari hasil pemilahan tersebut dikelompokan

menjadi 3 kelompok yakni :

a. Arsip yang bernilai guna

b. Non-arsip dan duplikasi

c. Buku, majalah , peta, foto dan bentuk arsip lainnya.

Pemilahan Arsip dan Non Arsip

4.3. Penataan Arsip

4.3.1. Penanganan arsip yang bernilai guna

1) Arsip yang bernilai guna yang diperoleh dari hasil pemilahan setelah

dikelompokan menurut masalahnya , ditentukan kode klasifikasinya.

2) Menyatukan arsip-arsip yang terpisah namun materinya berhubungan

satu sama lain , dan memasukannya kedalam folder.Apabila satu folder

tidak mencukupi dapat digunakan folder lain dan diberi nomor urut

selain kode klasifikasi , Dalam menata berkas untuk arsip dinamis in-

aktif ada perbedaan dengan menata berkas arsip dinamis aktif yakni

bahwa dalam menata berkas untuk arsip dinamis in aktif selain

digunakan kode klasifikasi digunakan pula nomor urut . Hal ini

dimaksudkan agar semua arsip yang menyangkut masalah atau sub

20 21

masalah yang sama terkumpul dalam satu tempat secara lengkap,

walaupun terdiri dari beberapa kejadian/transaksi dan waktu yang yang

berbeda Pengelompokannya dapat berbentuk rubric atau gabungan

antara rubric dan dosir.

3) Mendaftar arsip-arsip tersebut pada kartu-kartu pembantu.

Kartu pembantu tersebut dimaksudkan sebagai sarana untuk

menggabungkan arsip-arsip yang masih terpisah penyimpanannya, yang

belum ditemukan pada saat pemilahan. Penggabungan arsip tersebut

tidak dibatasi dengan faktor waktu, namun semata-mata didasarkan pada

rangkaian proses penyelesaian masalah/sub masalah yang bersangkutan.

Pencatatan dalam kartu harus dilakukan secara jelas, yakni

mencantumkan :

- Isi ringkasannya

- Rincian arsip yang ada dalam berkas yang bersangkutan

- Waktu/tahun penerbitan/penetapan dan keadaan fisik arsip

(lengkap/tidaklengkap/ baik/rusak)

4) Membuat daftar pertelaan

Pembuatan daftar pertelaan disesuaikan dengan system penataan

arsip/berkasnya yakni menurut :

- Nomor urut.

Misalnya untuk arsip-arsip peraturan dan arsip-arsip kepegawaianlah

berdasarkan NIP

- Abjad

- Waktu ialah menurut tahun

- Badan atau Instansi

- Klasifikasi masalah

- Gabungan antara dua system atau lebih sesuai kebutuhan

5) Penyampulan

- Penyimpanan daftar folder, memberi nomor pada folder selanjutnya

nomor tersebut digunakan sebagai nomor sampul.

- Membungkus dengan kertas pembungkus, dengan catatan untuk

berkas arsip yang banyak apabila dipandang perlu dapat dibungkus

menjadi beberapa bungkus, selanjutnya disatukan dalam satu bundle

- Sampul / pembungkus berfungsi sebagi alat untuk melindungi arsip

dari kerusakan, kehilangan dan kemusnahannya serta untuk

menuliskan nomor sampul.

6) Menentukan/mencantumkan nomor urut berkas pada sampul

pembungkus

7) Membuat skema daftar pertelaan atau inventaris berdasarkan data dari

kartu-kartu pembantu

Daftar pertelaan atau inventaris , disusun sebagai berikut :

a. Apabila penataan berkasnya menurut Nomor Urut, maka susunannya

dari nomor yang paling kecil menuju yang besar seperti : 01, 02, ..

dst atau NIP

b. Apabila penataan berkasnya menurut abjad maka mulai dari A

sampai dengan Z

9) Menyimpan arsip/berkas ke dalam boks

Apabila arsip telah didaftar pada kartu dan tidak dibungkus dimasukan

ke dalam folder dan sesudah diberi nomor sampul, baru dimasukan ke

dalam boks , selanjutnya diberi nomor urut.

22 23

Menyimpan pada rak

Penyimpanan boks pada rak yang benar ialah setelah arsip mempunyai

daftar pertelaan dan menurut urutan boks, sesuai dengan urutan nomor

sampul yang ada dalam boks tersebut.

4.3.2. Penanganan non arsip dan duplikasi

Non-arsip dan duplikasi dimusnahkan secara langsung dengan

memperhatikan prosedur pemusnahan arsip yang berlaku, dibuat berita acara

pemusnahan dilengkapi daftar pertelaan yang mencantumkan jenis-jenis non

arsip dan duplikasi yang dimusnahkan.

4.3.3. Penanganan arsip buku dan majalah

1. Dipilah untuk memisahkan buku dan majalah

2. majalah/buku yang tidak diperlukan bisa dimusnahkan

3. Mengelompokan menurut instansi pencipta dan menurut judul

4. Mendaftar judul kedalam kartu pembantu

5. memasang label dan nomor kode buku

6. Menyimpan pada rak buku menurut urutan yang tercantum dalam judul

dan kode

7. Membuat daftar pertelaan sesuai dengan data dalam kartu pembantu

(dengan demikian tidak dibuatkan kartu catalog seperti perpustakaan)

4.4. Perawatan/Pemeliharaan Arsip

4.4.1. Pemeliharaan adalah usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik,

sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan atau kehilangan arsip.

Dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 diamanatkan ketentuan sebagai berikut :

1. Pasal 83 :

Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan

dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana

penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp

25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah).

2. Pasal 85 :

Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip

tertutup sebagaimana dimaksud dalam pasal 44 ayat (2) dipidana dengan

pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp

250.000.000,- (dua ratus lima puluh juta rupiah).

4.4.2. Syarat-syarat pengamanan arsip

1. Petugas arsip harus :

- Jujur dapat menyimpan rahasia

- Disiplin

- Trampil dan cekatan

- Terdidik dan terlatih

- Rapih dan Bersih

2. Tempat Penyimpanan

- Cukup luas dan berpentilasi

- Bersih dan terang

- Lantai dan dinding ruangan tidak lembab

- Temperatur dan kelembaban sesuai dengan kebutuhan untuk

menyimpan , untuk itu diperlukan AC

24 25

- Menggunakan bahan-bahan yang baik dan lokasi bangunan berada di

daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bahaya kebakaran

serta bencana alam .

3. Peralatan

Peralatan kearsipan seperti rak, filling cabinet, dipilihkan yang

berkualitas baik, atau sesuai dengan standarisasi yang telah ditentukan.

4.5. Cara mengatasi arsip yang rusak :

1. Terbakar :

Arsip yang masih dapat diselamatkan dari bahaya kebakaran ,

pertolongan pertama yang harus dilakukan adalah membungkus arsip

tersebut dengan tissue, yang selanjutnya dimasukan dalam boks ,

kemudian diserahkan kepada yang ahli untuk diperbaiki.

2. Basah :

Arsip yang basah dan kotor dapat diselamatkan dengan cara :

a. Membersihkan kotorannya (debu, lumpur) dengan kapas, dilakukan

dengan menekan bundel/berkas tersebut secara perlahan-lahan.

b. Mengeringkan dengan cara :

- Menempatkan lembaran arsip pada kertas blofting ditempatkan

pada ruangan yang kering dan cukup udara.

- Arsip yang masih dalam bentuk berkas, dibuka secara hati-hati.

- Arsip diletakan diantara kertas blofting kemudian disetrika (jangan

terlampau panas ) .

- Arsip tidak diperkenankan dijemur di terik matahari karena akan

rusak.

c. Arsip yang robek diperbaiki dengan mempergunakan kertas yang

kuat dengan menggunakan perekat atau laminasi. Bagi arsip yang

parah rusaknya, hendaknya minta bantuan orang yang akhli.

d. Menghadapi serangan-serangga, cendawan

Untuk mencegah kerusakan arsip akibat serangga, cendawan dan

lain-lain dapat dilakukan dengan :

- Menyelenggarakan fumigasi

- Mengatur temperatus dan kelembaban sesuai dengan kebutuhan

penyimpanan arsip ( temperatur 22° - 25° C dan kelembaban 45

% - 55 % R.H.)

- Menjaga kebersihan ruangan

- Ruangan harus cukup terang

Cendawan yang sudah terlanjur melekat pada arsip, dapat

dihilangkan dengan mengoleskan acetone atau campuran cairan thymol dan

spiritus atau campuran formula ( 40% ) dengan air.

4.6. Penyusutan/Pemusnahan Arsip

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28

Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah

kegiatan pengurangan arsip dengan jalan :

1. Pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam

lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah

masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

26 27

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan

secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai

guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara

dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi

dikenal baik isi maupun bentuknya.

Tujuan pemusnahan arsip, adalah untuk :

1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai

referensi.

2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.

3. Mempercepat penemuan kembali.

4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

4.7. Prestasi Bidang Kearsipan yang pernah diraih/dicapai :

1) Tahun 1992 Juara Umum Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.

2) Tahun 1993 Di See Deed (Tidak diikutsertakan).

3) Tahun 1994 Juara Umum Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.

4) Tahun 1995 Juara ke II Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.

5) Tahun 1996 Juara ke II Type A tingkat Provinsi Jawa Barat.

6) Tahun 1997 Juara Umum Type A se Jawa Barat.

7) Tahun 1998 Juara II Type A se Jawa Barat.

8) Tahun 1999 Juara I Se Jawa Barat.

9) Tahun 2000 Juara I S Jawa Barat.

10) Tahun 2004 Juara Terbaik ke IV se Jawa Barat.

11) Tahun 2005 Juara Terbaik IX se Jawa Barat.

12) Tahun 2006 Juara terbaik ke VII se Jawa Barat.

13) Tahun 2007 Juara Terbaik ke V se Jawa Barat.

14) Tahun 2011 Arsip Citra Daerah Kota Bandung.

15) Tahun 2011 Pembina Kearsipan Terbaik Tingkat Nasional.

16) Tahun 2011 Wawancara Kenegaraan Bapak Walikota Bandung (Bapak

H. Dada Rosada ) di Arsip Nasional RI) .

17) Tahun 2014 Wawancara Kenegaraan Bapak Walikota Bandung (Bapak

Mochamad Ridwan Kamil ) di Arsip Nasional RI).

Wawancara Kenegaraan Bapak Walikota Bandung (M. Ridwan Kamil)

bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (M. Mustari)

28 29

BAB V

PELAKSANAAN PEMBINAAN

5.1. Aspek Pembinaan Perpustakaan

Dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, seksi Bina

Pustaka dan Kearsipan telah memiliki payung hukum yang jelas yaitu

Keputusan Walikota Bandung Nomor 819 tahun 2000 tentang Organisasi

Perpustakaan di tingkat Kecamatan dan Kelurahan. Menindaklanjuti

ketentuan tersebut Seksi Bina Pustaka dalam pelaksanaannya berorientasi

kepada sebelas aspek pembinaan Perpustakaan yaitu :

5.1.1. Status Organisasi dan Manajemen

Organisasi Perpustakaan Umum di kelurahan harus memiliki kekuatan

hukum berupa Keputusan yang dibuat oleh Lurah/Camat yang bersangkutan

dengan Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kelurahan yang diharapkan

terdiri atas :

1. Penanggung Jawab : Lurah/Camat

2. Ketua : Ketua/Wakil Ketua LPM

3. Wakil Ketua : Kasie Pendidikan dan Kebudayaan LPM/

Kasie Pembangunan dan Lingkungan Hidup

4. Sekretaris : Anggota Seksi PKK

5. Anggota-anggota : - Seksi Agama

- Seksi Kesejahteraan Sosial

- Seksi-seksi lainnya pada LPM

- Karang Taruna

- Unsur Lembaga masyarakat/tokoh masyarakat.

Dalam pelaksanaannya kondisi ideal yang diharapkan sulit untuk

dilaksanakan, sehingga struktur organisasi minimal yang dapat dilaksanakan

oleh Kelurahan-/Kecamatan di Kota Bandung adalah sebagai berikut :

1. Penanggung Jawab : Lurah/Camat

2. Penasehat : Ketua LPM

3. Kepala Perpustakaan : Seksi di LPM/PKK/Karang Taruna

4. Urusan Administrasi : Seksi PKK/Karang Taruna

5. Urusan Pengolahan Bahan : Seksi PKK/Karang Taruna Pustaka

6. Urusan Layanan Pustaka : Seksi PKK/Karang Taruna Informasi

5.1.2. Ketenagaan

Sebagaimana yang disyaratkan oleh ketentuan, bahwa Pengelola

Perpustakaan Umum Kelurahan/Kecamatan di antaranya :

a. Kepala Perpustakaan Umum Kelurahan/Kecamatan

Pendidikan minimal SLTA;

Memiliki minat untuk mengelola perpustakaan;

Memiliki dedikasi dan tanggung jawab dalam mengembangkan

perpustakaan.

b. Pengelola Urusan Administrasi atau Layanan Perpustakaan

Pendidikan minimal SLTP;

Warga setempat;

Aktif di organisasi baik Karang Taruna, PKK, ataupun organisasi

kemasyarakatan lainnya;

Memiliki minat untuk mengelola perpustakaan;

Memiliki dedikasi dan tanggung jawab dalam mengembangkan

Perpustakaan.

30 31

Dalam rangka menumbuhkembangkan budaya baca, Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung telah berupaya secara

optimal melakukan upaya –upaya yang nyata diantaranya melaksanakan

Pembinaan Pengelola Perpustakaan dan Kearsipan dengan cara

melaksanakan penyuluhan langsung ke Kelurahan/ Kecamatan yang ada di

wilayah Kota Bandung.

5.1.3. Gedung dan Ruangan

Gedung/Kantor Perpustakaan harus dapat menampung koleksi,

pembaca kegiatan administrasi dan pengolahan buku serta layanan kegiatan,

untuk itu Perpustakaan Kelurahan/Kecamatan dapat menggunakan Balai

Aula Kelurahan, Kantor LPM atau bangunan khusus perpustakaan,

mengusahakan tempat/ruang lain yang dianggap cukup memadai dan

representatif, bekerja sama dengan RW/RT dengan ukuran minimal 3 x 4

meter.

5.1.4. Perabot dan Peralatan

Perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang memiliki tata

ruang baik yang sesuai dengan kondisi yang ada. Jika berbicara soal tata

ruang maka tidak akan terlepas dari membicarakan soal perabot atau

peralatan/perlengkapan yang disesuaikan dengan kondisi gedung yang ada.

Pada umumnya kondisi perpustakaan di Kelurahan/Kecamatan tidak

didesain dari awal pembangunan gedung, sehingga kalaupun ada

perpustakaan di kelurahan, hanya memanfaatkan ruang yang ada, sehingga

sangat menyulitkan dalam penataan/penempatan perabot dan

peralatan/kelengkapan perpustakaan.

5.1.5. Koleksi dan Bahan Pustaka

Untuk menambah koleksi dan bahan Pustaka Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kota Bandung merencanakan dalam Rencana Kerja

Anggaran, selanjutnya diusulkan dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan

Belanja Daerah. Dalam usulan Rencana Kerja Anggaran di dalamnya sudah

termasuk rencana belanja dalam rangka pembinaaan kepada perpustakaan

Kelurahan/Kecamatan melalui bantuan tambahan koleksi dan bahan pustaka.

Menyadari akan keterbatasan anggaran, maka dalam rangka memberikan

layanan dan pembinaan kepada perpustakaan Kelurahan/Kecamatan

pengembangan koleksi bahan pustaka selain dengan membeli melalui

Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Kota Bandung, Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kota Bandung juga bekerja sama dengan Bapusipda

Provinsi Jawabaran dan Perpusnas Republik Indonesia serta diupayakan

juga dari Hadiah/Hibah dari perorangan atau organisasi.

5.1.6 Kerjasama antar Perpustakaan

Untuk memperoleh tambahan koleksi, diharapkan Perpustakaan

Kelurahan dapat menjalin hubungan kerja sama dengan perpustakaan lain,

baik Perpustakaan sekolah, Perpustakaan Mesjid, Perpustakaan Keliling

Kota Bandung, atau Perpustakaan lainnya, sehingga dengan adanya ini,

maka akan dapat melakukan tukar-menukar koleksi. Dalam rangka

pembinaan kerja sama antar perpustakaan, Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Bandung melalui Perpustakaan Keliling telah melaksanakan

pembinaan terhadap Kelurahan/Kecamatan binaan yang ada di wilayah Kota

Bandung.

32 33

5.1.7. Pembinaan Minat Baca dan Budaya Baca

Sesuai dengan Inmendagri Nomor 28 tahun 1984 yang diperbaharui

menjadi Kepmendagri dan Otda Nomor 3 tahun 2001 serta Keputusan

Walikota Bandung Nomor 815 tanggal 29 Desember 2000, maka

penyelenggaraan Perpustakaan Umum dengan cara :

1. Menumbuhkan, membina dan mengembangkan prakarsa dan swadaya

masyarakat kelurahan di bidang perpustakaan.

2. Menampung, mengarahkan dan menyalurkan prakarsa dan swadaya

masyarakat kelurahan dengan berperan-serta sesuai kedudukan, tugas

dan fungsinya masing-masing.

Secara konkrit kegiatan pembinaan dalam rangka

menumbuhkembangkan Minat Baca dan Budaya Baca kegiatan

dilaksanakan melalui :

1. Pembinaan oleh Pustakawan Kantor Pusarda dengan mendatangi

langsung ke Perpustakaan-perpustakaan Kelurahan/Kecamatan di

wilayah Kota Bandung.

2. Pendataan/Survei Perpustakaan Umum di masyarakat, Taman Bacaan,

Perpustakaan Pesantren, Perpustakaan Rumah Ibadah, Pasar dan Mall.

3. Pembinaan ke tiap sekolah dan dan Instansi Pemerintah maupun

Swasta.

5.1.8. Anggaran Perpustakaan

Perpustakaan yang tidak didukung dengan dana yang pasti dan

berkelanjutan, lambat atau cepat akan ditinggalkan pemakainya. Bagaimana

halnya dengan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung yang

keberadaannya ditunjang oleh dana yang pasti, baik dari APBD, APBN

maupun dari pihak lainnya. Sekalipun dana selalu pasti, namun apabila tidak

memadai dalam arti tidak sesuai dengan tuntutan kebutuhan bukanlah

sesuatu yang mustahil apabila suatu saat Kantor Pusarda akan ditinggalkan

pemakainya. Oleh sebab itu, dengan upaya yang gigih serta

berkesinambungan kami memperjuangkan tambahan anggaran baik melalui

Tim Anggaran Pemerintah Daerah, Panitia Anggaran Legislatif, maupun

pihak-pihak lainnya.

Hal tersebut kami lakukan mengingat tuntutan masyarakat yang semakin

besar akan peran dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Bandung Menuju Bandung Juara.

Dengan kondisi anggaran saat ini Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Badnung hanya mampu melaksanakan bantuan ke sebagian

kecil Perpustakaan yang berada di wilayah kota Bandung.

5.1.9. Jaringan Otomasi

Dalam era teknologi informasi, di samping sarana dan prasarana yang

bersifat manual, diperlukan pula fasilitas yang mendukung kegiatan otomasi

perpustakaan. Komputer dan fasilitas komunikasi telah menjadi bagian yang

mutlak dan diperlukan perpustakaan. Teknologi informasi yang

dipergunakan perpustakaan memerlukan dukungan sarana dan prasarana,

baik perangkat lunak maupun perangkat keras.

34 35

Menyadari akan tuntutan dimaksud, Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kota Bandung dengan dana yang minim telah merintis penerapan

jaringan otomasi dengan menyesuaikan kepada dana yang telah

dianggarkan oleh pemerintah kota.

5.1.10. Mitra Kerja Perpustakaan

Dalam rangka mengembangkan organsisasi dan menambah koleksi

perpustakaan kemitraan merupakan sesuatu yang mutlak dilaksanakan oleh

setiap organisasi perpustakaan. Kemitraan yang telah dibangun oleh Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung tidak hanya dengan instansi

vertikal dan horizontal saja, tetapi juga dengan instansi swasta yang peduli

terhadap perpustakaan. Kemitraan yang selama ini telah dilaksanakan di

antaranya dengan Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI), Ikatan Pustakawan

Indonesia (IPI).

5.2 Aspek Pembinaan Kearsipan.

Menyadari akan tugas dan tanggung jawab sebagai pembina

kearsipan, dipandang perlu untuk merumuskan suatu pola pembinaan di

bidang kearsipan untuk menuju peningkatan kinerja kearsipan di

Pemerintah Kota Bandung. Pola Pembinaan kearsipan yang telah dan

sedang dan akan terus dilaksanakan bertumpu pada 5 (lima) aspek dominan

yang secara simultan harus dibenahi terus serta perlu ditingkatkan,

dimana 5 (lima) aspek kearsipan tersebut, yaitu :

5.2.1. Aspek Kelembagaan.

Landasan yuridis akan pentingnya suatu lembaga yang maupun

menangani kerasipan baik di tingkat Pusat maupun Daerah tercantum

dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan jo

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-

undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan .

Lembaga yang menangani kearsipan pada awalnya ditangani oleh

Sub Bagian Arsip Ekspedisi berdasarkan Perda No. 10 Tahun 1987,

dengan terbitnya Parda Nomor 05 Tahun 1992 lembaga yang menangani

kearsipan tersebut diubah menjadi Sub Bagian TU Pimpinan dan Keuangan

Sekretariat, yang selanjutnya dengan Perda Nomor 16 dan 17 Tahun 1994

menjadi Kantor Arsip Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung,

dengan dilaksanakannya Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintah Daerah (Otonomi Daerah) maka Kantor Arsip Daerah diubah

menjadi Kantor Pepustakaan Umum dan Arsip Daerah (penggabungan

Kantor Perpustakaan Umum dan Kantor Arsip Daerah) sesuai dengan Perda

Nomor 06 Tahun 2001 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi

Lembaga Teknis Daerah Kota Bandung, hingga saat ini.

Selanjutnya Berdasarkan Peraturan Daerah Pemerintah Kota

Bandung Nomor 12 Tahun 2007 tentang Pembentukan dan Susunan

Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kota Bandung, nama Lembaga

Perpustakaan dan Kearsipan di Pemerintah Kota Bandung yaitu menjadi

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung, dimana kata Umum

pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Bandung

dihilangkan menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Bandung, yang lokasi kantornya masih tetap di Jl. Wastukancana No. 2

Bandung. Hakekat pembentukan suatu lembaga adalah kebijakan yang

mengarah kepada percepatan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Adanya Lembaga Kearsipan yaitu Kantor Perpustakaandan dan Arsip

36 37

Daerah Kota Bandung diharapkan dapat meningkatkan kualitas

pembinaan/sosialisasi, penyelenggaraan serta pengelolaan kearsipan di

lingkungan Pemerintah Kota Bandung. Peningkatan kualitas akan tercapai

antara lain berkat keberhasilan dalam pembinaan/sosialisasi dalam aspek

kelembagaan yang indikatornya adalah :

Semua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah

Kota Bandung melaksanakan Sistem Kearsipan;

Semua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) diharuskan mempunyai

tenaga pengelola khusus kearsipan.

Kinerja Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah di Kantornya

sendiri maupun di SKPD semakin optimal sehingga kelancaran

pelaksanaan tugas dapat tercapai.

5.2.2. Aspek Sumber Daya Manusia.

Terbitnya Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional

Arsiparis, setidaknya berimplilaksi pada dua hal adalah sebagai berikut :

Adanya pengakuan serta penghargaan terhadap jabatan fungsional

arsiparis;

Membuka kesadaran semua pihak bahwa masalah kearsipan harus

ditangani oleh sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi khusus

bidang kearsipan.

Menambah wawasan dengan seringnya study banding ke Kabupaten/

Kota/Propinsi/ANRI serta ke luar negeri untuk perbandingan sejauh mana

keberadaan system kearsipan yang dilaksanakan.

Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi, Nomor : 48 Tahun 2014 tentang Jabatan

Fungsional Arsiparis yang dinamakan Arsiparis itu adalah Pegawai

Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara

penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan

pada instansi pemerintah, oleh karena itu Arsiparis itu merupakan motornya

pengelolaan dan penguasaan sistem kearsipan di lembaga Kearsipan.

Pada awal tahun 1991/1992 jabatan Fungsional arsiparis di

Pemerintah Kota Bandung sebanyak 34 orang yang tersebar di unit-unit

kerja (Dinas dan Kecamatan) diangkat berdasarkan Surat Keputusan

Gubernur Propinsi Jawa Barat, saat sekarang ini Jumlah Arsiparis di

Pemerintah Kota Bandung hanya 3 orang, hal ini disebabkan banyak yang

beralih ke jabatan struktural dan sudah menjalani masa Pensiun, ini

diakbitakan belum berfungsinya kenaikan pangkat otomatis (fungsional)

dengan menggunkan angka kredit dan tidak jalannya Penilai Angka Kredit

Jabatan Fungsional Arsiparis serta belum dibentuknya Tim Penilai Angka

Kredit Arsiparis di Pemerintah Kota Bandung pada saat ini.

Pemerintah Kota Bandung sudah mengembangkan sumber daya

manusia di bidang pendidikan kearsipan dengan menugas belajarkan

pendidikan formal Program Diploma III Kearsipan di Universitas

Pajajaran Bandung sebanyak 7 orang Pegawai Negeri Sipil, yang

kesemuanya sudah lulus dan mendapatkan gelar Ahli Madya (A.Md)

Kearsipan, hal ini untuk meningkatkan kinerja bidang kearsipan di

Pemerintah Kota Bandung.

38 39

5.2.3. Aspek Sistem Kearsipan.

Pada dasarnya prinsip yang harus dipahami para pengelola di Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah sendiri maupun para pengelola kearsipan

di tiap SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Bandung adalah arsip yang

disimpan dan dipelihara untuk digunakan kembali atau pencarian/penemuan

kembali, karena itu harus dicarikan sistem sedemikian rupa sehingga

memudahkan pengendalian arsip dari mulai masa penciptaan hingga masa

penyusutan/pemusnahan.

Sistem Kearsipan yang digunakan di Pemerintah Kota Bandung

adalah Sistem Kearsipan Pola Baru yang mengacu pada Peraturan

Mendagri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Departemen

Dalam Negeri. Dalam praktek pelaksanaannya Sistem Kearsipan Pola Baru

ini terdiri dari 3 Sub Sistem, yaitu :

Sub Sistem Pengurusan Surat dengan menggunakan sarana Kartu

Kendali Surat Masuk dan Surat Kendali Keluar.

Sub Sistem Penataan Berkas dengan menggunakan sarana Pola

Klasifikasi ( 000 – 900). Pada prinsipnya adalah suatu kerangka dasar

yang disusun secara kronologis, sistematis dan logis dalam

pengelompokan arsip.

Sub Sistem Penyusutan Arsip dengan menggunakan sarana Jadwal

Retensi Arsip (JRA).

5.2.4. Aspek Sarana dan Prasarana.

Letak Gedung Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung

yaitu di :

1) Ruang Bawah (Basement) sebelah Barat seluas 225 M2 Jalan

Wastukancana Nomor 2 Bandung.

2) Ruang Bawah (Basement) sebelah Timur seluas 750 M2 (Depo Arsip /

Tempat Penyimpanan Arsip) Jalan Wastukancana Nomor 2 Bandung.

3) Lantai satu sebelah Barat (di atas Basement) Ruang Perpustakaan Umum

(Gedung Perpustakaan untuk layanan kepada Umum).

Sarana perlengkapan kearsipan (Arsip in Aktif) yang diperlukan

mengacu pada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980

tentang Pedoman Standarisasi Alat Perlengkapan, berupa Rak Arsip, Boks,

Kertas Sampul, label dan sebagainya yang tersebar di tiap Satuan Kerja

Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Bandung.

Target Pembinaan/sosialisasi dalam aspek sarana/prasarana adalah :

a. Setiap Dinas/Badan/Lembaga/Kantor di lingkungan Pemerintah Kota

Bandung diharapkan memiliki Depo Arsip (tempat penyimpanan

arsip).

b. Kebutuhan sarana kearsipan sebagaimana telah diatur dalam Kep.

Mendagri Nomor 160 Tahun 1980 dapat terpenuhi secara memadai.

5.2.5. Aspek Pemasyarakatan.

Pemasyarakatan kearsipan melalui berbagai media maupun kegiatan

lain yang mempunyai dampak sosialisasi dilaksanakan secara

berkesinambungan guna mewujudkan kondisi sadar arsip di kalangan

aparatur/pegawai Pemerintah Daerah.

Jenis kegiatan dalam rangka pemasyarakatan kearsipan yang telah

dilaksanakan adalah :

a. Penyebaran Informasi melalui brosur.

40 41

b. Ikut serta dalam Pameran.

c. Mengikuti Lomba Kearsipan baik tingkat Wilayah mapun tingkat

Propinsi.

d. Pemilihan Arsiparis teladan tingkat Propinsi.

e. Mengikuti Apresiasi Kearsipan.

f. Pembinaan/penyuluhan langsung yang berkenaan dengan masalah teknis

pengelolaan kearsipan.

g. Sosialisasi melalui Media Sosial (Twitter).

Target yang ingin dicapai dari aspek Pemasyarakatan kearsipan adalah :

a. Terlaksananya optimalisasi pemasyarakatan kearsipan melalui media

cetak dan media elektronik;

b. Terlaksananya tenaga teknis penyuluh kearsipan baik dalam kualitas

maupun kuantitas.

c. Terwujudnya kondisi sadar dan tertib arsip dikalangan aparatur

Pemerintah Daerah

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah merupakan salah satu

Lembaga Teknis yang tugas pokoknya adalah melaksanakan Pengelolaan

Perpustakaan dan Arsip Daerah di Pemerintah Kota Bandung. Berdasarkan

Tupoksi dimaksud permasalahan kearsipan baik sistem penataan arsip dan

pemeliharaan serta perawatan arsip harus dikelola secara profesional oleh

Kantor Pusarda, agar di era Otonomi daerah sekarang ini arsip dapat

terwujud sebagai Sumber sarana informasi, sumber data, sumber ingatan dan

sumber sejarah.

d. Kepedulian aparatur terhadap arsip masih belum optimal padahal arsip

merupakan hal yang sangat penting karena arsip merupakan bahan bukti

penyelenggaraan admninistrasi pemerintahan, kehidupan kebangsaan dan

bahan pertanggung jawaban bagi kegiatan pemerintah, oleh karena itu

dituntut khususnya baik bagi para Pejabat, Pengelola kearsipan maupun

aparatur Pemerintah Daerah untuk dapat melaksanakan yang diamanatkan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Dapat diamati bahwa kemutlakan meningkatkan kinerja ke 5 (lima)

aspek tersebut berpangkal pada praktek penyelenggaraan kearsipan,

khususnya di Pemerintah Daerah ternyata dalam prakatek penyelenggaraan

kearsipan masih terdapat perbedaan persepsi, dengan kata lain pengertian

tentang arsip masih belum dipahami secara utuh, baik oleh para

pejabat/pimpinan maupun oleh para pegawai/staf pelaksana (dalam artian

arsip masih dilihat sebelah mata). Ke 5 (lima) aspek tersebut di atas saling

berkaitan, kalau saja sudah dilaksanakan dengan sempurna sesuai dengan

peraturan yang berlaku, maka penanganan kearsipan akan lebih mudah

untuk di kerjakan.

42 43

BAB VI

P E N U T U P

Gambaran Umum tentang Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota

Bandung selain sebagai bahan evaluasi bagi kepentingan Kantor Pusarda,

diharapkan dapat mengembangkan keberadaan Perpustakaan Daerah khususnya

yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Bandung, umumnya bagi Perpustakaan-

perpustakaan yang ada di Kota Bandung.

Dengan memperhatikan kelebihan dan segala kekurangannya, semoga

dapat memacu kami dalam memajukan/mengembangkan Perpustakaan ke arah

yang lebih baik, guna menunjang Program Pemerintah Kota Bandung khususnya

dalam meningkatkan budaya baca masyarakat, sehingga secara konkrit dapat

menunjang salah satu program prioritas pembangunan Kota Bandung, yaitu

Program Bandung Cerdas untuk lima tahun berikutnya.

Demikian selintas gambaran Perpustakaan Kota Bandung yang dapat kami

sajikan, semoga dapat bermanfaat bagi kita sekalian.

Bandung, Juni 2015

KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN

ARSIP DAERAH KOTA BANDUNG

H. ADIN MUKHTARUDIN, SH., MH.

Pembina Tingkat I

NIP. 19610625 198603 1 008

LAMPIRAN-LAMPIRAN

44

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BANDUNG

TAHUN 2015

STAF SUB BAGIAN TATA USAHA

H. ADIN MUKHTARUDIN, SH., MH.

NIP. 19610625 198603 1 008

(Kepala Kantor Pusarda)

NETI SUPRIATI, SH., M.Si

NIP. 19620704 098203 2 008

(Ka Si Pengelolaan Perpustakaan)

Drs. H. TOMI PRAMUJI

NIP. 19600720 198503 1 008

(Kepala Sub. Bag. Tata Usaha)

YODI MAULANA, SE

NIP. 19640704 199503 1 002

(Ka Si Bina Pustaka & Kearsipan)

DINA NESFIANA, SH

NIP. 19651219 198908 2 001

(Ka. Si Pengelolaan Kearsipan)

Drs. H. TATA TAKWANA S.

NIP. 19670217 199403 1 007

(PUSTAKAWAN)

NENI SUNARSIH

NIP. 19590708 198212 2 002

(PUSTAKAWAN)

DADAN TOHAMANSUR, SH.

NIP. 19760908 200604 1 003

(PUSTAKAWAN)

LISTIA HIDAYAH, SAP

NIP. 19690616 200604 2 005

(ARSIPARIS)

IWAN SUYATMAN,A.Md

NIP. 19760129 200902 1 001

(ARSIPARIS)

ADE YANTI, A.Md

NIP. 19801223 201101 2 003

(ARSIPARIS)

R. TAUFIK KUSUMAH P., SH.

NIP. 19760510 201001 1 001

(Penyusun Dokumen & Pembukuan)

SETIANA NIP. 19610616 198802 1 003

(Penyimpan Barang)

IIS SUNARNI

NIP. 19670417 198611 2 001

(Pengadministrasi Surat)

RINA ROHMA RENGGANI, S.Sos

NIP. 19870924 201001 2 009

(Penata Usaha Umum)

ACHMAD

NIP. 19620724 198109 1 002

(Pengelola Gaji)

SUTANDI.

NIP. 19670525 200701 1 014

(Verifikator)

NUR RUYANI AHDYATI

NIP. 19720823 200801 2 005

(Bendahara Pengeluaran)

MARA DIPRAJA

NIP. 19801006 200801 1 005

(Pengurus Barang)

SUPRIADI

NIP. 19841107 201410 1 001

(CPNS)

JUNI AKBAR

NIP. 19810626 201411 1 003

(CPNS)

NUNU SUTARDI

(Tenaga Honorer)

STAF SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

STAF SEKSI PENGELOLAAN KEARSIPAN

STAF SEKSI BINA PUSTAKA DAN KEARSIPAN

UCUP SUPIANA

NIP. 19720819 200701 1 012

(Pengelola Kearsipan)

YUSAK KARIM

NIP. 19800918 201411 1 001

(CPNS)

YUSLIN S. NOOR.

NIP. 19600815 199103 2 002

(Pengelola Layanan Dewasa/Remaja)

NUNUNG SURTIWARLIAH NIP. 19620615 199103 2 007

(Pengelola Layanan Sirkulasi)

AAN ABDULLAH SAMADI, SIP

NIP. 19730102 200604 1 005

(Pengelola Layanan Referensi)

SUHENDI

NIP. 19640407 200604 1 012

(Pengelola Layanan Keliling)

TOTO SOPIAN

NIP. 19740915 200701 1 008

(Pengelola Layanan Keliling)

UJANG NURJAMIL

NIP. 19780728 201411 1 001

(CPNS)

ANDI RUSLI IRAWAN

(Tenaga Honorer)

RIANTI RACHMAWATI, A.Md

(Tenaga Honorer)

AGUS SUYANTO

NIP. 19780723 201411 1 001

(CPNS)

ERMA KURNIA FATMAWATI

(Tenaga Honorer)

APRILIA QURNIA SARI, A.Md

NIP. 19930419 201503 2 001

(CPNS)

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP

DAERAH KOTA BANDUNG

(BERDASARKAN PERDA NO. 12 TAHUN 2007 TANGGAL 4 DESEMBER 2007)