BAB 8 MANIPULASI DATA 8.1 PENDAHULUAN · Banking Audit with ACL Gambar 8.2 Extract Data ... program...

Banking Audit with ACL

BAB 8

MANIPULASI DATA

8.1. PENDAHULUAN

Pada bagian ini kita akan mempelajari bagaimana memanipulasi

data untuk berbagai macam tujuan. Manipulasi disini bukan berarti

melakukan kecurangan terhadap data melainkan menyiapkan bentuk

data untuk berbagai macam keperluan. Fungsi – fungsi yang

disediakan oleh ACL dan akan dipelajari pada bab ini adalah Extract,

Export, Sort, Index, Join, Relating,dan Merge serta Ekspresi dan Filter

untuk mendukung kemampuan ACL.

8.2 MENGGUNAKAN MENU MANIPULASI DATA

Untuk melakukan manipulasi data pada ACL menu yang akan dipilih

adalah Menu Data seperti tampak pada tampilan di bawah ini.

Gambar 8.1 Menu Manipulasi Data

Manipulasi Data 112


8 .2.1. Extract

Fungsi ini bertujuan untuk melakukan pemisahan (extract)

terhadap sebuah file. Pemisahan dapat dilakukan berdasarkan record

atau field yang kita inginkan.Hasil dari fungsi extract akan disimpan

pada suatu file dan akan menjadi input file definition. Extract berguna

agar kita dapat menganalisa data yang lebih kecil dan lebih khusus.

Pada fungsi extract terdapat dua pilihan yaitu extract

berdasarkan record dan berdasarkan field tertentu yang dipilih. Extract

berdasarkan record menghasilkan suatu file yang berisi semua field

yang sama dengan file sumber apabila tidak terdapat kondisi yang

mengikutinya, jika terdapat kondisi yang mengikutinya maka hasil

extract adalah semua field dengan kondisi tertentu. Sedangkan extract

berdasarkan field menghasilkan satu file lain yang berisi pilihan field

tertentu.

Sebelum menggunakan perintah Extract sebaiknya kita lakukan

fungsi count dan total untuk memastikan bahwa data sebelum dan

sesudah di extract sama (tidakada data yang hilang ).

8.2.1.1 Extract data berdasarkan record

1). Klik [Data] dan pilih [Extract]. Maka akan muncul tampilan fungsi

ekstract. Di dalam fungsi ekstract terdapat dua pilihan yaitu Record

dan field.

Manipulasi Data 113


Gambar 8.2 Extract Data berdasarkan record

2). Klik radio button [record] dank ilk tombol command button [if]

untuk menentukan bahwa data yang diekstrak berdasarkan kode

transaksi 01 yaitu setoran tunai

3). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to]

Kasus : Extract file untuk semua record yang mempunyai kode

transaksi = 01

Gambar 8.3 Extract untuk kode transaksi 01

Manipulasi Data 114


Maka pada jendela command log ditampilkan :

Gambar 8.4 Jendela command log extract

8.2.1.2 Extract data berdasarkan field

1). Klik [Data ] dan pilih [Extract]

Gambar 8.5 Extract data berdasarkan field

Manipulasi Data 115


2). Klik radio button [field] dan kita pilih field yang diinginkan. Dalam

latihan ini kita pilih Field yang dipilih prodno, salepr dan uncost.

Kemudian Klik OK.

Gambar 8.6 Pilih field

3). Simpan hasil ekstrak yang diisikan pada text box [to]

4). Klik [ok]

Maka pada command log dan view akan ditampilkan :

Gambar 8.7 Command log extract

Manipulasi Data 116


8.3 ExportExport adalah sebuah fungsi yang dimiliki oleh ACL untuk

merubah file menjadi suatu bentuk lain yangdapat dibaca oleh

program aplikasi lainnya seperti ASCII, dBase III+/IV, Delimit,Excel,

Word, Lotus,Word Perfect, untuk selanjutnya diproses atau diolah

kembali.

8.3.1 Export untuk seluruh field

1. Klik [Data] dan pilih [Export]. ACL akan menampilkan gambar

seperti berikut ini.

(Dalam kasus ini kita menggunakan data Mutasi)

Gambar 8. 8 Export file

2. Klik [Export Field] kemudian klik [Add All]

3. Klik [ok] maka seluruh field akan diwarnai dengan warna biru

4. Pilih jenis program aplikasi yang diinginkan pada [Export As]

5. Ketik pada text box [to] nama file dan direktori tujuannya

Manipulasi Data 117


Gambar 8.9 Jendela export file untuk pengetikan nama file dan direktori

6. Klik [More] biarkan pada keadaan seperti gambar ini

Gambar 8.10 Jendela export file pada tab more

7. Radio button [first] dan [next] digunakan apabila kita akan

mengexport data dari posisi record tertentu ke posisi record

selanjutnya

8. Karena kita akan mengexport seluruh file maka kita pilih radio

button [All] kemudian klik [ok]

9. Pada jendela command log akan ditampilkan :

Manipulasi Data 118


Gambar 8.11 Command Log export file

8.4. Sort dan IndexSort dan Index adalah sub menu yang terdapat pada menu

Data. Sort dan Index digunakan untuk pengurutan data. Pada saat

menggunakan perintah SORT akan terbentuk file definisi yang baru

dan terlihat di View. Sedangkan pada saat penggunaan INDEX tidak

menghasilkan file baru.

A .Menggunakan perintah Sort

1). Aktifkan File Mutasi.dbf, Pilih menu [Data] dan klik submenu

[Sort]

2). Klik [Sort on] untuk menentukan sort berdasarkan field yang dipilih

(contoh dalam kasus ini kita gunakan sortir berdasarkan field

TGL_TRAN)

3). Isikan nama file Sort_Produk pada direktori tujuannya pada text

box [to]

Manipulasi Data 119


Gambar 8.12 Perintah Sort

3). Maka pada command log akan ditampilkan

Gambar 8.13 Command log perintah sort

B. Menggunakan perintah Index

1). Klik [Data] dan kemudian klik [Index]

2). Klik [Index on] untuk menentukan index berdasarkan field yang

tertentu (contoh dalam kasus ini kita gunakan index berdasarkan

field NOREK)

3). Simpan hasil index pada text box [to] dengan nama file

Index_Persediaan pada direktori tujuannya

Gambar 8. 14. Perintah index

4). Klik [ok]

5). Pada jendela command log akan ditampilkan

Manipulasi Data 120


Gambar 8. 15. Command log perintah index

8.5. SUMMARIZE

Perintah ini digunakan untuk menampilan ringkasan data

berdasarkan field tertentu (field kunci) dan field yang mengikutinya

kemudian dihitung jumlah record sesuai dengan field kuncinya.

Menggunakan perintah Summarize

1. Aktifkan File Customer.dbf

2. Klik [Data] dan kemudian pilih [Summarize]

2). Klik [Summarize on] untuk menentukan field kuncinya tertentu

(dalam kasus ini kita gunakan field Kode Transaksi sebagai

kuncinya)

3). Klik [Accumulate Fields] untuk menentukan field yang

mengikutinya adalah field Jumlah ) Yakinkan data sudah di sort

dengan mengisi tanda pada check box presort

Manipulasi Data 121


Gambar 8. 16 Summarize

5). Klik [Output] untuk menentukan hasil ringkasan akan dihasilkan

pada layar, file, graph atau dicetak (kita pilih screen)

Gambar 8. 17 Tab output pada jendela summrize

6). Klik [ok] maka pada jendela command log akan ditampilkan

Manipulasi Data 122


Gambar 8. 18 Command log summarize

catatan : jika kita pilih file maka ACL akan meminta nama file baru

untuk hasil ringkasan tersebut.

8.6 JOIN

Perintah Join digunakan apabila kita akan bekerja dengan dua

file sekaligus. Kita dapat menggabungkan fileu. Selain itu perintah Join

dapat kita gunakan untuk membandingkan isi record.

Jika kita ingin menggabungkan lebih dari dua file, yang harus

kita lakukan pertama kali tentukan primary dan secondary file-nya

kemudian lakukan perintah Join. Dengan perintah Join akan dihasilkan

output yang merupakan file baru.

Primary dan Secondary File

Pada saat kita membuka dua file, file pertama yang sedang kita

gunakan adalah Primary File, file kedua yang kita buka disebut

Secondary File. Kita hanya dapat memiliki satu Primary File yang

sedang aktif dan juga hanya dapat memiliki satu secondary file.

Primary file selalu merupakan file pertama yang dibuka dan biasanya

merupakan file yang jumlah recordnya terbesar.

Pilihan Output

Manipulasi Data 123


Perintah Join mempunyai lima pilihan output. Pemilihan output

menentukan record yang mana yang terkandung dalam file ke tiga.

1. Matched Record (record yang sama)

Matched record dari primary file dan secondary file yang

terkandung dalam file output dapat digambarkan sebagai berikut.

Gambar 8.19 Join (matched record)

2. Matched Records – All Primary

Matched record dari primary file dan secondary file yang tidak

mempunyai record yang sama di kedua file tersebut.

Gambar 8. 20 Matched Record – All Primary

Gambar 8. 21 Macthed record – All secondary

3. Matched Record – All Primary dan Secondary

Manipulasi Data 124


Gambar 8.22 Matched Record – all primary dan secondary

4. Unmatched Record

Hanya unmatched record dalam primary file yang merupakan

output file.

Gambar 8. 23 unmatched record

Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah

Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung

berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join.

Lebih baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending

bertdasarkan kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join

terhadap dua file, field yang dijadikan kunci harus mempunyai

panjang yang sama di kedua file tersebut.

Contoh Join Matched Record

Apabila kita memilih pilihan outputnya adalah Join Matched

Record maka ACL akan menampilkan record-record yang sama

berdasarkan kunci field yang telah ditentukan. Pemilihan kunci field

haruslah sama antara primary dan secondary file. Sehingga dengan

cocoknya kunci field maka field-field yang ingin ditampilkan baik yang

bersumber dari primary dan secondary dapat dilakukan.

Jika tedapat lebih dari satu kunci filed yang cocok dengan

secondary file, ACL hanya akan menggunakan satu field saja dari

record pertama yang cocok. Jika tidak ada record yang cocok pada

secondary file, ACL tidak akan menghasilkan sebuah output record.

Manipulasi Data 125


Perintah untuk menggabungkan semua record dari primary yang

dicocokan (sama) dengan file kedua.

Langkah-langkah yang kita lakukan :

1. Sorot data dari menu bar dan pilih Join.

2. Pilih secondary file.

3. Pilih filed yang akan menjadi primary key, pada keylist box.

4. Pilih filed yang akan menjadi secondary key, pada keylist box.

5. Pilih primary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan kita

pilih kita gunkan tombol control (Ctrl).

6. Pilih secondary field pada list box, jika lebih dari satu yang akan

kita pilih kita gunkan tombol control (Ctrl).

7. Ketikkan Matched pada text box sebagai nama file yang baru.

8. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort

checkbox.

9. Klik OK untuk memprosesnya. ACL akan menampilkan hasilnya di

jendela command log.

Lakukan Sort terhadap Secondary file sebelum di lakukan perintah

Join. Kita harus mengurutkan secondary file secara ascendung

berdasarkan karakter kunci sebelum menggunakan peintah Join. Lebih

baik lagi jika primary file terurut juga secara ascending bertdasarkan

kunci tersebut. Untuk menggunakan perintah Join terhadap dua file,

field yang dijadikan kunci harus mempunyai panjang yang sama di

kedua file tersebut.

Contoh Kasus Join :

File Mutasi adalah file yang berisi transaksi . File Staff_ID adalah file

yang berisi identitas dari teller.

Manipulasi Data 126


Dari file mutasi tersedia kode dari teller yang melakukan transaksi

tetapi tidak tersedia field nama dan departemennya. Untuk itu kita

dapat menggunakan fungsi JOIN.

Lakukan langkah-langkah berikut :

1. File Mutasi merupakan Primary File

2. File Staff_ID merupakan Secondary File. Lakukan Sort berdasarkan

field Staff_ID kemudian simpan dengan nama ID_SORT

3. Buka File Mutasi.

a. Pilih [JOIN] dari menu DATA

b. Pilih Secondary File : ID_SORT

c. Pilih Primary Key dan Secondary Key dengan field yang sama

yang menghubungkan kedua file tersebut. Dalam hal ini pilih

field Staff_id.

d. Klik Primary field kemudian pilih field yang diinginkan

Lakukan hal yang sama pada Secondary Field. Simpan hasil

join dengan mengklik [To]

e. Klik [More] akan ditampilkan. Pilih Matched Record

Manipulasi Data 127


Gambar 8. 24 Jendela Join

Kemudian Klik [Main], maka akan ditampilkan :

Gambar 8. 25 Jendela Join (Main)

Hasil pada View :

Manipulasi Data 128


Gambar 8. 26 View (Join)

Field-field pada view merupan field-fied yang dipilih pada saat

melakukan proses JOIN.

Hasil Join pada Command Log :

Gambar 8. 27 Command Log (Join)

Pada Command Log terlihat bahwa ada 94 record produced dan 2

record bypass. Hal ini menerangkan bahwa ada 94 record dengan field

staff_id yang sama sedangkan ketidaksamaan isi record yang Manipulasi Data 129


berjumlah 2 record artinya ada 2 record staff_id pada file mutasi yang

tidak sama dengan file ID_SORT. Hal ini mengakibatkan adanya

pertanyaan lebih lanjut. Siapakah yang melakukan transaksi tersebut ?.

Hal ini dapat dijawab dengan melakukan JOIN, tetapi pilihan pada

[MORE] pilih Unmatched Record.

Gambar 8. 28 Join (unmatched record)

Pada View :

Gambar 8. 29 View default view (Join)

Pada Command Log :

Manipulasi Data 130


Gambar 8. 30 command log view default view

8.7 RELATION

Relation digunakan untuk menghubungkan dua file atau lebih

untul berbagai macam keperluan. .

Merencanakan dan Menyiapkan hubungan data

Sebelum kita mulai menggunakan perintah relation, hal yang

penting adalah mengerti betul field-field yang akan kita olah. Kita

memerlukan perencanaan terhadap file dan field mana yang akan kita

hubungkan dan bagaimana kita menghubungkannya.

Perencanaan Relation

1. Tentukan Parent File : Parent File adalah file hasil transaksi

yang menghubungkan file master satu dengan lainnya. Contoh

File Mutasi merupakan file hasil transaksi dari file master

nasabah dengan file master staff_id. Atau Parent File adalah file

yang kedatangan field kunci dari file lainnya. Berikut table yang

menggambarkan keterhubungan 3 file : File Mutasi, Nasabah

dan Staff_ID.

Manipulasi Data 131


Gambar 8. 31 Keterhubungan 3 file

2. Tentukan Child File : Dalam kasus ini child file adalah File

nasabah dan staff_id. Lakukan Index tehadap file ini.

3. Buka Parent File kemudian lakukan Relation dengan langkah-

langkah berikut :

a. Klik Data , Pilih Relation

b. Klik Relate File : Pilih Nasabah_BI

c. Klik Relate On : Pilih Field yang menghubungkan kedua

file tersebut. Dalam hal ini field NO.

d. Pilih Using Index : File yang di index

Akan ditampilkan :

Manipulasi Data

NASABAH

NO *OPEN DATEDATE BIRTHPLACEID_CARDNAMEADDRESS1ADDRESS2ZIPCODEOFFICERBRANCHNPWPREFFJENIS_KAGAMA

MUTASI

NOREKNO **TGL_TRANKD_TRANKETJUMLAHSTAFF_ID **STAFF_IDSPNO_BUKTITGL_VALUTAGLDBGLCR

STAFF_ID

STAFF_ID *PASSWORDDEPTNAMAOTORKD_BATASKD_CABBATAS_WAKTU

Child File

Parent File

Child File

132


Gambar 8. 32 Relasi

e. Lakukan lagi untuk menghubungkan file mutasi dan

staff_id, hasil yang ditampilkan :

Gambar 8. 33 Menghubungkan file mutasi dan staff id

f. Klik Done untuk membentuk Relation

g. Klik Add Column untuk menambahkan field-field yang

diinginkan dari child File.

Manipulasi Data 133


8.8 MERGE

Merge digunakan untuk menggabungkan file yang memiliki

struktur record yang sama. Hasil Merge akan menghasilkan File

baru. Kedua file harus dalam keadaan terurut secara ascending

sebelum dilakukan perintah Merge. Contoh akan digabungkan file

mutasi dan file mutasi1

Langkah-langkah yang dapat kita lakukan :

1. Buka primary file Mutasi dari jendela overview.

2. Klik [Data] dari menu bar dan pilih [Merge].

3. Sorot secondary file Mutasi1

4. Pada [primary key list box] sorot field NO yang sudah di Sort.

5. Pada [Secondary key list box] sorot field NO.

6. Untuk meyakinkan primary field sudah terurut, cek presort

checkbox.

7. Ketikkan nama output file MERGE Mutasi_gabung

Gambar 8. 34. Merge

8. Klik [OK].

Manipulasi Data 134

BAB 8 MANIPULASI DATA 8.1 PENDAHULUAN · Banking Audit with ACL Gambar 8.2 Extract Data ... program...

Documents

Transcript of BAB 8 MANIPULASI DATA 8.1 PENDAHULUAN · Banking Audit with ACL Gambar 8.2 Extract Data ... program...