BAB 5 MEMBUAT DOKUMEN Audit with ACL Pada saat kita baru menggunakan ACL, status bar pada layar...

Banking Audit with ACL

BAB 5MEMBUAT DOKUMEN

5.1 MEMULAI ACL DAN MEMBUAT DOKUMEN BARU

ACL menyimpan semua informasi mengenai data yang digunakan kedalam

sebuah file yang disebut dengan dokumen. Data yang diolah oleh komputer dan

informasi yang sedang dikerjakan disimpan kedalam sebuah file yang disebut file

data.

Untuk dapat bekerja dengan ACL dibutuhkan sebuah dokumen.

Pembuatan dokumen dapat dibuat dari dokumen baru atau dokumen yang

pernah dibuat. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut untuk

membuat dokumen baru.

Langkah – langkah untuk mulai bekerja dengan ACL :

1. Sorot [START] pada tampilan windows

2. Pilih menu [Program] kemudian pilih [ACL for windows V6.5 ]

3. Double click pada pilihan [ACL for windows V6.5 ]

Pada layar akan tampil ACL application Screen

Title bar Menu bar

Button bar

Status bar

Application Workspace

Gambar 5. 1 Tampilan awal ACL

Membuat Dokumen 68


Pada saat kita baru menggunakan ACL, status bar pada layar aplikasi

ACL menunjukkan tidak adanya dokumen yang dibuka dan tidak ada input file

yang digunakan. Sebelum kita bekerja dengan data di ACL, terlebih dahulu kita

harus membuka dokumen yang sudah dibuat atau membuat sebuah dokumen

baru.

Untuk membuat sebuah dokumen baru, kita membutuhkan nama

dokumen, yang secara khusus dapat disimpan pada harddisk atau disket.

Tentukan sebuah file berisi data yang mengandung data yang diinginkan

kemudian, buat sebuah input file definition yang mengandung format untuk

data tersebut.

Langkah – langkah membuat dokumen baru adalah :

1. Pilih file dari [menu bar] dan pilih [New Document]. ACL akan

menampilkan :

Gambar 5.2 Tampilan pembuatan dokumen baru

2. Ketikkan ‘bank_gunadarma’ sebagai nama dokumen kita. Kemudian pilih [Save].

Membuat Dokumen 69


Gambar 5.3 penyimpanan file

5.2. INPUT FILE DEFINITIONS

Sebuah input file definition adalah sebuah format yang akan kita gunakan untuk

menggambarkan struktur dan isi dari file data. ACL menggunakan input file

definition untuk membaca data dalam file, tanpa melakukan perubahan pada

data original. Input file definition terdiri dari nama field, tipe data, dimana

masing-masing filed dimulai dan, berapa panjang masing-masing field.

Sebelum kita membuat sebuah input file definition, sebaiknya kita menyiapkan

file data yang akan diolah.

5.2.1 Membuat Input File Definition menggunakan Data Definition

Wizard

Apabila data yang akan kita gunakan dalam ACL adalah data baru, maka

secara otomatis, pembuatan input file definition menggunakan Wizard. Hal ini

dimaksudkan agar kita dapat mengatur file data sesuai keinginan kita.

Langkah – langkah membuat input file definition :

1. Tentukan file data yang akan digunakan. Pilihlah [New], tekan [Next]

Membuat Dokumen 70


Gambar 5.4 Select Input File Definition

2. Tampilan Definition Wizard

Gambar 5.5 Tampilan Definition Wizard

3. Pilih [Disk], tekan [Next]

Membuat Dokumen 71


Gambar 5.6 Pemilihan Disk

3. Pilih file data yang akan digunakan. Dalam latihan ini kita menggunakan file

CAB_SALDO.dbf Kemudian pilih [Open]

Gambar 5.7 Select File

Membuat Dokumen 72


4. Pilih [Next], karena kita akan menggunakan spesifikasi defaultnya

Gambar 5.8 Data Definition Wizard –Character set

5. Pilih [Other file format], kemudian pilih [Next]

Gambar 5.9 Data Definition Wizard – File Format

6. File data yang akan dikerjakan di ACL dapat diset-up sesuai keinginan. Kita

Hal ini berarti file data pada ACL dapat di atur dan dirubah sesuai dengan

Membuat Dokumen 73


keinginan kita tanpa harus merubah file data yang asli. kemudian pilih

[Next]

Gambar 5.10. Data Definition Wizard – Final

7. Pilih [Finish]

5.2.2 Penentuan data Field tanpa Wizard

Apabila kita akan melakukan pengaturan kembali terhadap input file

definition yang telah dibuat, kita dapat mengatur filed data tanpa menggunakan

Wizard. Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut

1. Pada pemilihan File definition pada dialog box, klik[New]. ACL akan membuka

wizard. Klik[next] sampai pada jendela pengaturan properti file kemudian

pilih [Skip to Finish] kemudian klik [Next].

2. Simpan input file dengan nama file.yang kita inginkan

3. Dari Menu Edit, pilih Input File Definition. Maka akan ditampilkan gambar

berikut :

Membuat Dokumen 74


Gambar 5.11 Input File Definition

Jika data yang didefinisikan bukan berjenis DBF maka ACL akan membuat

hasil definisi file dengan ekstensi .FIL.

Perhatikan bahwa status bar menampilkan nama dari dokumen yang

dibuka disisi kiri dan melaporkan jumlah record yang terkandung pad file

tersebut. Nama dari input file ditampilkan disisi kanan dari status bar. Path dan

nama dari data file ditentukan dalam title bar pada jendela input file definition.

Pada saat kotak Input file Definition dibuka dan input file dipilih, ACL akan

menampilkan informasi mengenai data file :

Tipe media : Disk, Tape – one real, atau Tape multi real

Tipe File : Fixed record length, IBM TM variabel Record Length, atau text file (CR atau CRLF)

Tipe Karakter : ASCII atau EDCDICPanjang Record : Panjang dari record untuk fixed length atau panjang dari longest record jika record

adalah panjang variabel Skip length : Nilai ini ditentukan dengan sejumlah bytes dalam input file yang oleh ACL

akan diabaikan atau dilompati sebelkum dimulainya analisa data. Untuk contohnya, kita dapat menggunakan skip untuk mengabaikan judul informasi dan mulai menetukan file dari detail record.

Defaultnya adalah nol, ACL menganalisa data dari permulaan file.

Membuat Dokumen 75


Kita hanya dapat membuat input file definition untuk satu data file.

Setelah itu ACL secara otomatis menghubungkan data file untuk input file

definition.

Melakukan Edit Input File Definition

Input File definition yang sudah didefinisikan dapat di-edit kembali baik

diperbaiki, dihapus maupun ditambah field baru. Untuk mengaksesnya pilih

menu Edit kemudian pilih Input Field Definition :

Gambar 5.12 Edit Input File Definition

Pada jendela ini kita dapat merubah nama field, type dan panjang dari

field tersebut.

Mengedit Field berjenis Numerik

Field numerik berisi angka yang mempunyai titik desimal termasuk tanda

minus atau tanda kurung yang menunjukkan angka negatif.

Membuat Dokumen 76


Gambar 5.13 Edit Field Jenis Numerik

Mendefinisikan Fields Tanggal

ACL memberikan kelebihan dalam mengakses, menampilkan dan

menghitung tanggal. Tanggal disimpan dalam data file dengan cara yang

berbeda-beda. Acl menggunakan format tanggal yang Anda tentukan dalam

input file definition untuk mengakses data dalam file dan menampilkan tanggal

tersebut. Anda dapat memilih atau menentukan sendiri format tanggal yang

paling cocok dengan kebutuhan Anda.

Jika Anda memilih tipe data DATE/Tanggal, Anda perlu mendefinisikan

bagaimana fields data tersebut disimpan dalam data file. Tipe data DATE dapat

didefinisikan sebagai numerik murni (10/31/98) atau alphanumeric (Oct 31, 98).

Field ASCII atau EBCDIC mungkin didefinisikan sebagai tipe data DATE dalam

input file definition.

Format Input Tanggal

Format Input Tanggal biasanya hanya mengandung angka (numeric) atau huruf

dan angka (alphanumeric). Karakter lain diperlakukan sebagai karakter format

Membuat Dokumen 77

Nama Field

Jenis FieldPosisi Mulai

Panjang Field

Titik decimal

Area Field


(filler). Contoh filler yang biasa adalah “/” pada 11/30/97 (mm/dd/yy), atau

blanks dan koma pada “Nov 28,1997” (mmm dd,yyyy). Karakter format yang

digunakan untuk format yang digunakanuntuk format input harus cocok dengan

karakter dalam field

Standar Tanggal

Ada beberapa format tanggal yang valid yang biasa digunakan:

Tabel 5.1 Standar Format Tanggal

Tipe Format

Contoh menggunakan

31 Des 1997American Mm dd yy 12 31 97European Dd mm yy 31 12 978

Mmm dd DEC 31Julian yydd 97365

Format tanggal yang Anda tentukan harus cocok dengan data dalam field.

Dengan memberi tanda garis miring (/) dalam suatu format, padahal garis miring

tersebut tidak terdapat dalam data file dan sebaliknya, menyebabkan ACL salah

dalam mengartikan tanggal tersebut. Dalam hal ini biasanya menghasilkan nilai

nol (01/01/00) untuk field tersebut.

Untukmelihat format input tanggal dari field tanggal tersebut:

1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Input File Definition. Window Input File

muncul

2. Klik tab Edit Fields/Expression

3. Dalam list box field, double klik TGL BUKA

Text box format menampilkan format YYYYMMDD

4. Klik tombol (clear entry) untuk kembali ke layar list box field

Membuat Dokumen 78


Untuk mengedit format tanggal:

Dalam list box field, double klik Date. Layar format edit data muncul.

Nama field tipe posisi mulai panjang field

Gambar 5. 14 Edit Format TanggalFormat tanggal

Area data pada bagian dasar window memperlihatkan Anda bagaimana tanggal

disimpan dalam data file. Area Valid Field Types di sisi kanan window

memperlihatkan Anda bagaimana tanggal akan disajikan dalam view. Jika format

tanggal tidak cocok dengan data dalam field, Anda dapat mengubahnya.

1. Klik Dropdown format dan pilih format yang tepat.

2. Klik tombol (Accept entry). ACL mengubah format tanggal tersebut dan

kembali ke window Input File yang menampilkan daftar field.

Menampilkan Tanggal

ACL mendefinisikan tanggal dalam data file sesuai dengan spesifikasi Anda dalam

text box format dalam dialog box Input File Definition. ACL menampilkan tanggal

pada semua view, laporan, dan output lain sesuai dengan selera Anda.

Membuat Dokumen 79


Menampilkan Tanggal dalam Window View

Anda dapat memilih Date option dalam dialog box Preference untuk

mengendalikan bagaimana tanggal yang ingin Anda tampilkan dalam view,

laporan, dan output lain.

Sebagai contoh, jika Anda memiliki invoice tertanggal 23 November 1999.

Tabel 5.2 Penjelasan Format TanggalFile data menyimpan tanggal sebagai: 19991123Format default preference adalah: mm/dd/yyyyFormat input file tanggal yang ditentukan

user adalah;yyyy/mm/dd

Window view menampilkan data sebagai: 11/23/1999

Default format tanggal ACL adalah mm/dd/yyyy. Tanggal disusun secara global

untuk semua view dan output file. ACL mengartikan format tanggal sebagai

berikut:

Tabel 5.3 Format Tanggal ACLYear 1 - 90 yyYear 1990 - 9999 yyyyMonth 1 - 12 mmMonth Jan - Dec mmmDay 1 - 31 ddDay 1 - 366 ddd

Untuk mengubah tampilan tanggal dalam input dan output file terhadap

bulan, hari, tahun (format MMM DD, YYYY):

1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Preferences

2. Klik tab Date Option dalam dialog box Preferences untuk memperlihatkan

pilihan susunan tanggal.

3. Klik dropdown format Default Date dan pilih format MMM DD, YYYY.

Membuat Dokumen 80


Gambar 5.15 Format Tanggal ACL

4. Klik [ OK ] untuk mengubah format default tanggal sampai Anda keluar ACL.

Anda akan memperhatikan bahwa ACL dengan segera mengubah tampilan

semua tanggal dalam view.

Catatan: Jika format alpha digunakan dalam data file untuk mendefinisikan

bulan, format yang digunakan harus sama dengan yang digunakan dalam

singkatan nama bulan. Format alpha bulan akan dibatasi dengan tanda

pemisah.

Untuk mengubah format tanggal menjadi format tanggal Eropa, dd/mm/yy:

1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Preferences.

2. Klik tab option Date dalam dialog box Preferences.

3. Pilih DD/MM/YY dari dropdown Default Date Format.

4. Anda dapat menyimpan format baru untuk sesi ACL yang akan datang

dengan mengklik [Save] dan kemudian mengklik [Yes].

Klik [ OK ] untuk menggunakan format tanggal Eropa hanya pada sesi ini.

ACL secara menyeluruh memformat kembali semua field tanggal.

Membuat Dokumen 81


Mengatur Start of Century

Susunan permulaan abad menunjukkan tahun yang memisahkan abad ini

dengan tanggal yang akan datang dengan tahun dua digit.

Sebagai contoh, Anda dapat memilih tahun 1960 sebagai tahun pemisah. Anda

masukkan 60 pada text box Start of Century. ACL akan memperlakukan tahun 60

sampai dengan 99 sebagai tahun 1960 sampai dengan 1999 dan tahun 00

sampai 59 sebagai 2000 sampai 2059.

Jika semua tanggal mengandung tahun empat digit, berarti semua tanggal

ditetapkan untuk abad 21 dan tidak perlu menggunakan Start of Century

preference.

Tabel berikut ini mengilustrasikan kemungkinan tanggal Start of Century.

Tabel 5.4 Tanggal Start of CenturyStart of Century date:

Years: Display as dates:

00 00 to 99 1900 to 1999(cannot display after 2000)

05 05 to 9900 to 04

1905 to 19992000 to 2004

60 60 to 9900 to 59

1960 to 19992000 to 2059

77 77 to 9900 to 76

1977 to 19992000 to 2076

Untuk membuat tahun pemisah abad ini dan tanggal dengan tahun dua digit

berikutnya:

1. Plih Edit dari menu bar dan pilih Preferences.

2. Klik tab Date Options dalam dialog box Preference.

3. Masukkan 60 dalam text box Start of Century.

4. Klik [ OK ] untuk menggunakan susunan Anda hanya pada sesi ini.

Membuat Dokumen 82


Gambar 5.16. Edit Tanggal ACL

Mengakhiri ACL

Jika Anda ingin mengakhiri ACL, pilih File dari menu bar dan pilih Exit.

Membuat Dokumen 83

BAB 5 MEMBUAT DOKUMEN Audit with ACL Pada saat kita baru menggunakan ACL, status bar pada layar...

Documents

Transcript of BAB 5 MEMBUAT DOKUMEN Audit with ACL Pada saat kita baru menggunakan ACL, status bar pada layar...