BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

A. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. PLN

Pusat (Persero) Tbk.

PT.Perusahaan Listrik Negara atau Biasa dikenal dengan PT.PLN (Persero) Tbk.

adalah merupakan salah satu perusahaan BUMN terbesar di indonesia. Perusahaan

yang Berlokasi di Jalan Trunojoyo Blok M1/135 Kebayoran Baru Jakarta Selatan ini

merupakan Kantor Pusat yang menaungi beberapa Distribusi dan Unit seluruh

Indonesia.

Sistem penggajian yang diterapkan pada PT.PLN (Persero) Tbk. Adalah

berdasarkan kinerja pegawai. Sistem ini di kenal dengan nama ERP SYSTEM atau

dalam hal ini di produksi oleh PT.SAP Indonesia , anak perusahaan dari SAP Yang

berkedudukan di Jerman.Sampai sekarang pun masih di lakukan prnyesuaian pada

sistem SAP (R/3). Untuk menjembatani pemakaian SAP (R/3) ini maka ada satu

sistem pendukung yang akan menghubungkan antara karyawan dengan data-data

administrasi kepegawaian yaitu ESS( Employee Self Service).melalui ESS ini

karyawan dapat mengakses data-data kepegawaian yang berhubungan dengan diri

mereka sendiri maupun bawahanya. Dengan ESS katyawan dapat mengakses data

pribadi (nama, alamat, anggota keluarga,pendidikan,riwayat penempatan,training

yang pernah diikuti, penilaian tahunan, surat teguran), data absensi(log absensi ,

lembur,cuti ,izin, sakit), data reinburse (reinburse biaya kesehatan, biaya perjalanan

dinas , biaya perjalanan dinas training).

1. Kebijakan Kepegawaian pada PT PLN (Persero) Tbk

a. Waktu Kerja

Untuk waktu kerja karyawan yang ditetapkan oleh PT .PLN (Persero)

Tbk sebagai berikut :

1). Hari dan jam kerja :

a). Senin s/d kamis 07.30 – 12.00 waktu kerja

12.00 – 13.00 waktu istirahat

13.00 – 16.30 waktu kerja

b). Jumat 07.30 – 11.30 waktu kerja

12.00 – 13.30 waktu istirahat

13.30 – 16.00 waktu kerja

b. Tata Tertib Karyawan dalam Perusahaan

1). Tata tertib dan kewajiban karyawan adalah sebagai berikut :

a). Karyawan diwajibkan untuk datang ketempat kerja tepat waktu

pada waktunya

b). Karyawan wajib melakukan absensi melalui mesin fingerscan ,

kartu jam hadir sudah tidak di gunkan lagi karena lebih akurat dan

menghindari fraud /kesalahan.

c). Didalam jam kerja diwajibkan memakai tanda pengenal,

berpakaian rapi dan sopan serta tidak dibenarkan menggunakan

alas kaki yang bukan sepatu

d). Karyawan wajib mengikuti dan mematuhi setiap petunjuk dan

instruksi yang diberikan oleh atasannya

e). Karyawan wajib mengabdikan semua kegiatannya kepada tugas

pekerjaanya yang telah ditentukan oleh perusahaan selama jam

kerja

f). Menggunakan dan menjaga dengan baik alat-alat atau

perlengkapan kerja dengan penuh tanggung jawab

g). Karyawan wajib menjaga serta memelihara nama baik perusahaan

dan segera melaporkan kepada pimpinan perusahaan atau

atasannya apabila mengetahui hal-hal yang dapat menimbulkan

bahaya atau kerugian perusahaan

h). Karyawan tidak diperbolehkan terlibat atau melakukan kegiatan

usaha lain, selain kegiatan usaha perusahaan

i). Karyawan dilarang menggunakan inventaris atau benda-benda

milik perusahaan keluar lingkungan perusahaan terhadap alas an

yang tidak dapat dibenarkan

j). Karyawan tidak diperkenankan tidak masuk kerja, datang

terlambat, meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya tanpa alas

an yang dapat diterima

2). Tata-tertib masuk dan keluar lingkungan perusahaan di pt pln:

a). Karyawan wajib menggunakan pintu atau gerbang yang disediakan

untuk masuk dan keluar perusahaan

b). Karyawan wajib mengisi daftar absensi pada tempat yang telah

disediakan baik pada waktu masuk maupun pulang kerja

c). Karyawan yang ingin masuk atau keluar dari lingkungan

perusahaan selama jam kerja harus memperoleh izin yang sesuai

dengan tata cara yang telah ditentukan

d). Keryawan yang ingin membawa masuk atau membawa keluar

benda-benda milik perusahaan harus memperoleh izin sesuai

dengan tatacara yang ditentukan

e). Jika diperlukan karyawan harus mengizinkan petugas keamanan

atau atasan memeriksa barang-barang pribadinnya pada saat

memasuki atau keluar perusahaan

c. Cuti

Cuti untuk karyawan pada PT PLN(Persero) Kantor Pusat meliputi :

1) Cuti tahunan dengan ketentuan sebagai berikut :

a). Masa kerja < 5 tahun mendapatkan hak cuti 12 hari kerja

b). Masa kerja < 10 tahun mendapatkan hak cuti sebesar 18 hari kerja

c). Masa kerja < 9 tahun mandapatkan hak cuti sebesar 20 hari kerja

d). Hak pekerja atas cuti tahunan akan gugur apabila dalam waktu

enam bulan sejak jatuhnya hak cuti tersebut tidak dapat

dipergunakan bukan karena alasan-alasan yang diberikan oleh

perusahaan.

e). Dengan mempertimbangkan kelancaran operasional kerjanya ,

maka perusahaan dapat menunda permohonan cuti karyawannya.

f). Hak karyawan atas cuti tidak dapat dikompensansikan dalam

bentuk apapun termasuk penggantian dengan uang

g). Hak karyawan atas cuti akan hilang (hangus) apabila melewati

batas waktu.

2) Cuti melahirkan dan cuti gugur kandungan

a) Seorang karyawan tetap wanita berhak atas cuti hamil dan cuti

melahirkan selama 3 tahun dengan mendapat gaji penuh dengan

mengajukan permohonan dan melampirkan perkiraan kelahiran

dari dokter atau bidan yang merawatnya kepada perusahaan empat

belas hari sebelumnya

b) Cuti gugur kandungan adalah pembebasan bagi karyawan tetap

wanita dari kewajiban untuk bekerja dengan tetap menerima gaji

penuh. Lamanya hari cuti gugur kandungan akan diberikan sesuai

dengan surat keterangan dokter atau bidan yang merawatnya

d.Tunjangan

Adapun Tunjangan yang diberikan oleh perusahaan PT PT

PLN(Persero) Kantor Pusat pada karyawan adalah sebagai berikut:

1) Tunjangan Jabatan

setiap karyawan pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat mempunyai hak

untuk mendapatkan tunjangan jabatan. Besar kecilnya penerimaan

tunjangan jabatan tidak tergantung pada kehadiran atau absensi

karyawan karena besarnya tunjangan tersebut telah ditetapkan sesuai

dengan jabatan dan kebijakan perusahaan,tapi lebih di tentukan oleh

kinerja karyawan tersebut yang akan di evaluasi setiap bulan.

2) Tunjangan Kesehatan Perusahaan

pada karyawan tetap mendapatkan jaminan 100% dari perusahaan,

pada karyawan kontrak hanya mendapatkan jaminan sebesar 1 bulan

gaji dari perusahaan.

3) Tunjangan Hari Raya (THR)

THR diberikan kepada semua karyawan perusahaan yang telah

mempunyai masa kerja selama tiga bulan atau lebih yang sehubungan

dengan hari raya. Besarnya tunjangan hari raya ini adalah sebesar 1

bulan gaji.

4) Bonus

Pemberian bonus mengacu pada INSENTIVE yang dibayarkan

selambat-lambatnya bulan atau tahun berikutnya.tergantung kebijakan

perusahaan tersebut untuk memberikan bonus kepada para

karyawannya. Adapun karyawan yang mempunyai masa kerja kurang

dari tiga bulan tidak akan mendapatkan bonus.

5) Rekreasi

Untuk kegiatan rekreasi perusahaan setahun sekali memberikan

bantuan dana sesuai dengan batas kewajaran kepada seluruh karyawan

bersama keluarganya untuk mengadakan rekreasi bersama.

6) Bantuan Biaya Pernikahan

Untuk bantuan biaya pernikahan diberikan kepada karyawan tetap

yang telah mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya satu tahun,

bantuan diberikan setelah karyawan yang bersangkutan menyerahkan

bukti copy surat nikah kepada bagian Sdm/Talenta. Bantuan biaya

pernikahan diberikan kepada karyawan sebanyak satu kali untuk

pernikahan yang pertama kalinya secara sah sebesar Rp700.000,

Jaminan Kesehatan

Jaminan kesehatan adalah jaminan pemeliharaan kesehatan yang diberikan

oleh perusahaan dalam rangka memelihara dan atau memulihkan

kesehatan karyawan dan atau keluarganya yang berhak.

PT PLN (Persero) Kantor Pusat menetapkan bahwa karyawan yang

berhak atas jaminan kesehatan adalah karyawan tetap. Dan bagi karyawan

wanita yang berhak atas jaminan kesehatan adalah untuk dirinya sendiri,

anggota keluarganya tidak dijamin perusahaan, kecuali apabila karyawati

tersebut sebagai janda dan bila suaminya tidak mempunyai pekerjaan

dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan maka biaya kesehatan

anak-anaknya dijamin oleh perusahaan. Perusahaan memberikan jaminan

kesehatan meliputi :

1) Pemeriksaan kesehatan kepada Rumah sakit rujukan yang ditunjuk

oleh perusahaan

2) Penggantian biaya perawatan dan pengobatan

3) Penggantian biaya kacamata

4) Penggantian gigi palsu

5) Penyelenggaraan keluarga berencana

g. Unsur- unsur Kebijakan Kenaikan atau Penyesuaian Gaji

Kebijakan dalam kenaikan gaji atau penyesuaian gaji dilakukan

setahun sekali pada bulan awal Januari dengan mempertimbangkan:

1) Kemampuan perusahaan

2) Prestasi kerja berdasarkan hasil penilaian kinerja tahunan/ pay

performance

3) Upah minimum propinsi (UMP) DKI Jakarta

4) Kinerja,pertumbuhan dan investasi suatu perusahaan

Adapun unsur unsur Kenaikan gaji pokok dapat juga dilakukan karena

kenaikan golongan atau promosi dan diatur tersendiri oleh perusahaan.

2. Sistem dan Prosedur Penggajian PT PLN

(Persero) Kantor Pusat

a. Prosedur Penerimaan dan Penempatan Karyawan

Pada umumnya prosedur penerimaan pegawai baru adalah suatu

proses mendapatkan SDM (sumberdaya manusia) yang sepenuhnya

menjadi wewenang perusahaan dan yang sesuai dengan kebutuhan

perusahaan dalam rangka mendukung dan mewujudkan tujuan

perusahaan. Beberapa proses penseleksian dengan cara, test psikotes, tes

wawancara dan test tertulis.

Pada PT. PLN (Persero) Kantor Pusat proses penerimaan pegawai

meliputi hal sebagai berikut :

1) Perekrutan dari Luar Perusahaan

Pengisian posisi yang dibutuhkan didapat dari luar perusahaan seperti

sumber-sumber dibawah ini:

a) Melalui media cetak

b) Internet

2) Melalui Informasi Rekomendasi Karyawan

Melalui rekomendasi karyawan, penerimaan pegawai baru untuk

mengisi kebutuhan perusahaan dilakukan melalui seleksi penerimaan.

Persyaratan tersebut sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh

perusahaan. Usaha permintaan karyawan baru akan dilakukan dengan

memeriksa surat lamaran yang masuk. Apabila dari pemeriksaan itu

didapat kriteria-kriteria yang sesuai dengan yang dibutuhkan maka

akan diadakan pemanggilan test bagi calon karyawan tersebut. Test

ujian tersebut meliputi attitude test, wawancara teknis, tes psikologis,

wawancara terakhir, tes kesehatan dan keputusan penerimaan. Pelamar

yang dinyatakan lulus dalam tes tersebut akan menjalani training

masa percobaan. Dimana masa percobaan tersebut merupakan masa

penjajakan baik dari pihak perusahaan maupun karyawan-karyawan

yang lainya. Training masa percobaan paling lama 3 (tiga) bulan

sampai 6 bulan terhitung sejak karyawan yang bersangkutan tersebut

bekerja diperusahaan. Selama masa percobaan kerja, masing-masing

pihak bebas melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK). Jika

hubungan kerja tidak diputuskan pada akhir masa percobaan, pekerja

dianggap telah diterima sebagai pekerja tetap. Untuk itu Divisi Sdm

dan Talenta akan memberikan surat pengangkatan yang berisikan

antara lain jabatan, tugas, upah serta fasilitas yang berlaku bagi jabatan

yang dipegangnya. Perusahaan akan menetapkan Pekerja sebagai

karyawan tetap apabila dinyatakan telah memenuhi persayaratan yang

ada dengan suatu surat ketetapan atau pengangkatan.

Dari kesimpulan yang di ambil oleh penulis yang melakukan riset teori

dan praktek yang dilakukan oleh PT PLN (Persero) Kantor Pusat tidak ada

perbedaan pada umumnya dalam penerimaan pegawai dengan perusahaan

atau instansi lain yang pastinya juga melalui proses penseleksian untuk

mendapatkan SDM yang berkualitas dan kompeten dalam hal ini PT PLN

(Persero) Kantor Pusat melakukan test psikologi, test wawancara, dan test

kesehatan untuk mendapatkan kualitas SDM yang baik dan kompeten di

masing masing bidang ilmu yang di kuasainya.

Adapun Setelah proses perekrutan dan penerimaan karyawan telah

selesai, maka terdapat karyawan baru yang akan berpengaruh terhadap

pada pembuatan daftar-daftar baru bagi karyawan tersebut atau Dokumen-

dokumen yang akan dihasilkan untuk prosedur penggajian pada PT. PLN

(Persero) Kantor pusat , adalah sebagai berikut :

a) Fingerscan

Untuk lebih meminimalisir terjadinya kesalahan yang di lakukan oleh

sistem itu sendiri atau karyawan tersebut, perusahaan telah mengganti

sistem pencatatan waktu untuk para karyawannya dengan menggunakan

Fingerscan. Karena mesin fingerscan bisa meminimasilsasi terjasinya

kecurangan yang dibuat oleh karyawan perusahaan tersebut

b) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji

Dokumen pendukung perubahan gaji ini di keluarkan oleh bagian SDM

dan Talenta, biasanya bagian SDM dan Talenta membuat suatu catatan .

misalnya SKPK ( Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan), Surat

Kenaikan Pangkat, surat penurunan pangkat, surat penempatan baru,

setelah bagian SDM Talenta membuatnya lalu mengirim kebagian Non

finansial untuk merekap dan membuat lagi surat-surat itu dan akan

menginput perubahan data yang dilakukan.perubahan ini akan efektif pada

tanggal 1 bulan berikutnya karena hal ini akan mempengaruhi pusat biaya

masing 2 karyawan.

c) Daftar gaji dan rekap daftar gaji adalah output yang di hasilkan setelah

proses penggajian selesai, setelah proses running gaji selesai maka sdm

bagian payrol akan mencetak daftar gaji di mana didalamnnya terdapat

perincian gaji dan potongan-potongan untuk masing-masing karyawan

kemudian akan ada rekap daftar gaji yang berisix perincian gaji dan

potongan-potongan yang ada untuk masing-masing pusat biaya ,dari rekap

daftar gaji inilah maka jurnal penggajian akan terbentuk dari daftar daftar

gaji ini akan tercetak slip gaji untuk karyawan.

d) Slip Gaji

Setelah semua data di cocokan maka sdm bagian payroll akan mencetak

slip gaji .dalam hal ini amplop gaji tidak dibutuhkan lagi karena gaji akan

ditransfer langsung melalui rekening gaji setiap karyawan sehingga juga

tidak akan ada bukti kas keluar kecuali hanya berupa jurnal umum untuk

penggajian

e) Daftar Potongan

Potongan atau pengurangan-pengurangan dari gaji yang ada pada PT.

PLN (Persero) Kantor Pusat adalah sebagai berikut :

1) Tax/pajak

Dalam hal ini pajak penghasilan pasal 21 yang ditanggung seluruh

karyawan/buruh yang bersangkutan, perusahaan menghitung sesuai

dengan peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia.

2) Asuransi

Untuk melindungi para karyawan dari kecelakaan saat bekerja, PT.

PLN (Persero) Kantor Pusat mengasuransikan kepada karyawannya.

2. Komponen Pemrosesan Gaji

Dalam pemrosesan gaji PT. PLN (Persero) Kantor Pusat telah

menggunakan sistem komputer (terkomputerisasi), dalam hal ini PLN sudah

menggunakan sistem SAP (R/3) hal ini dimaksukan untuk mempercepat

proses penyelesaian daftar gaji karyawan pada setiap bulannya.

Prosedur pembayaran gaji pada PT. PLN (Persero) Kantor Pusat adalah

sebagai berikut :

a. Bagian pencatatan waktu dilakukan oleh SA (Security Administrator)

dalam hal ini SA hanya bertanggungjawab untuk mendaftarkan dan

menghapus Sidik jari setiap karyawan pada mesin fingerscan serta

menarik memproses daftar absensi tersebut ke server setiap hari dan meng

upload ke SAP(R/3) sehingga setiap karyawan dapat melihat data log

absensinya pada aplikasi ESS-nya masing-masing. (payroll).

b. Bagian SDM bagian Payroll yang akan memproses gaji dari awal sampai

akhir, daftar potongan, daftar lembur . dari mulai melakukan running time

management sampai mencetak daftar gaji,rekap daftar gaji ,jurnal

penggajian, sampai mencetak slip gaji .

c. Berdasarkan bukti tersebut dibuat voucher. Atas dasar voucher tersebut

lalu ditulis cek dan menyetorkannya ke bank untuk mengisi rekening giro

untuk gaji. Cek gaji dimasukan kefile transaksi kas keluar lewat komputer.

d. Bank mentransfer atau mengisi gaji ke setiap rekening karyawan (tiap-

tiap karyawan mempeunyai rekening sendiri dari ban yang ditunjuk oleh

perusahaan).

e. Bukti setor diserahkan pihak bank kepada bagian SDM bagian

Payroll.SDM Bag Payroll kemudian menyerahkan struk gaji kepada

karyawan sesudah mereka menandatangani daftar gaji. Tanda terima di

buat rangkap dua dengan perincian lembar pertama diberikan ke

karyawan dan lembar kedua di pegang bagian gaji.

f. Berdasarkan atas struk gaji tersebut, masing-masing karyawan dapat

mengambil gajinya sendiri ke bank atau melalui ATM. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada flowchart penggajian.

b. Prosedur Pencatatan Waktu

Pada umumnya prosedur pencatatan waktu dilakukan oleh karyawan

untuk mencatat waktu kehadiran yang biasanya menggunakan kartu

kehadiran atau kartu absensi yang dilakukan serta diawasi oleh fungsi

pencatat waktu, nantinya kartu absensi tersebut dikumpulkan untuk

digunakan dalam dasar penentuan gaji karyawan.

Pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat dalam melaksanakan

pengawasan terhadap karyawan yang masuk kerja, Perusahaan

mengadakan pencatatan waktu kehadiran dari setiap karyawan

menggunakan Mesin Fingerscan . Pencatatan waktu kehadiran ini bukan

hanya digunakan sebagai dasar perhitungan gaji, namun untuk

mengevaluasi tingkat kedisiplinan kehadiran karyawan serta digunakan

sebagai pendukung untuk mendapatkan tunjangan transport dan tunjangan

kehadiran.

Dalam melakukan pencatatan waktu kerja pada PT PLN (Persero)

Kantor Pusat menggunakan mesin fingerscan sebagai alat untuk mencatat

waktu kehadiran setiap karyawan.

Adapun prosedur pencatatan waktu kerja dalam perusahaan ini adalah:

setiap pagi karyawan datang menempelkan jarinya pada Mesin Fingerscan

yang telah tersambung oleh dalam Sistem Administrator dan telah yang

tersedia dipintu masuk perusahaan serta diawasi oleh satu orang dari

fungsi bagian Sistem Informasi Wilayah (SIWU) dan Satu orang dari

fungsi bagian pengendalian Internal .

Dari analisa diatas berdasarkan teori umum dengan prosedur

pencatatan waktu pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat sistem fingerscan

ini meminimalisir terjadinya kecurangan karena jiaka absensi dilakukan

melalui jam kerja hadir (clockcard) maka kartu tersebut dapat dibawa oleh

rekan kerjanya dan di absenkan pada mesin clockcard sedangkan dengan

menggunakan fingerscan ,setiap karyawan tidak mungkin melakukan hal

tersebut karena karyawan yang bersangkutan yang harus melakukan

absensi sendiri dengan jari tangan mereka sendiri .sistem ini lebih akurat

karena dalam pencatatan waktu langsung diawasi oleh fungsi pencatat

waktu atau security card sehingga karyawan tidak bisa memanipulasi

data.

3. Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT PLN (Persero)

Kantor Pusat

Pengendalian sangat berguna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian

yang tidak diinginkan perusahaan, oleh karena itu pengendalian intern yang

baik akan menunjang terwujudnya kemajuan perusahaan tersebut.

Secara umum pengendalian intern memiliki tujuan :

a. Melindungi harta dan aktiva perusahaan

b. Menjamin keakuratan dan keandalan data serta informasi akuntansi

c. Meningkatkan efisiensi dalam seluruh operasi perusahaan

d. Mendorong kepatuhan pada kebijakan dan prosedur yang telah digariskan

oleh pihak manajemen perusahaan.

Dalam pengendalian terhadap sistem dan prosedur, PT. PLN (Persero)

Kantor Pusat masih teletak pada urusan pengawasan keuangan (financial

controller) yang ditunjang oleh bagian atau unit-unit lainnya. Secara

umum pengendalian tersebut terlihat pada :

1) adanya pembagian tugas dan tanggung jawab fungsi masing

masing bagian divisi , tidak ada keikutsertaan fungsi lain terhadap

Pencatatan waktu, catatan gaji, kenaikan pangkat dan pembuatan cek

gaji yang membuat tugas terhadap catatan kepegawaian pada PT PLN

(Persero) Kantor Pusat dilaksanakan sebagaimana mestinya dengan

memberikan tugas terhadap fungsi perekrutan.

2) Adanya pengendalian umum pada fungsi Umum dan Manajemen

Pusat yaitu adanya ototorisasi daftar gaji oleh yang berwenang yaitu

Kadiv Umum dan Manajemen Pusat . Daftar gaji diotorisasi oleh

Kadiv Umum dan Manajemen Pusat yang mempunyai tujuan agar

karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang

diangkat menurut surat keputusan manajemen puncak atau direktur

utama, serta keseluruhan perkalian, potongan dan penjumlahan data

daftar gaji sudah dicek kebenarannya. Pengendalian ini dilakukan

untuk menghindari pembayaran fiktif kepada karyawan.

3) Struktur organisasi yang ada pada perusahaan adalah struktur

organisasi garis di mana masing-masing langsung berhubungan dan

bertanggung jawab kepada atasannya masing-masing.

4) karyawan yang terlibat dalam memverifikasi waktu hadir dari mesin

pencatat waktu tidak terlibat dengan fungsi-fungsi lainnya terutama

fungsi keuangan. Pembagian tugas ini mencegah terjadinya manipulasi

jam kerja karyawan

5) Perusahaan mempunyai peraturan yang tegas antara lain mengenai jam

kerja karyawan, tarif gaji menurut jabatan dan golongan dan

perhitungan uang lembur, cuti, pengunduran diri dan lain-lain.

6) Adanya pembagian tugas yang jelas antara karyawan yang

memverifikasi daftar gaji, cek gaji dan karyawan yang

mendistribusikan cek gaji tersebut. Pada pengendalian tersebut

dilaksanakan untuk menghindari penyelewengan-penyelewengan PT

PLN (Persero) Kantor Pusatt

7) Tiap karyawan yang menerima gaji juga mendapat dan

menandatangani bukti pembayaran gajinya sehingga ada bukti tertulis

bahwa pembayaran gaji telah dilakukan

8) Berkaitan dengan sistem keamanan komputer agar data yang telah di

akses dan di simpan ke dalam kompter terjaga dan terlindungi, maka

digunakan antara lain hal-hal sebagai berikut :

a) Uninterruptible power supply (UPS) dan stabilizer

b) File-file yang ada pada komputer di back up setiap harinya

c) Hanya barang-barang tertentu saja yang diperkenankan

memakai komputer disertai dengan password guna menceagah hal-

hal yang tidak diinginkan.

2) Pengendalian Aplikasi

Pengendalian ini bertujuan untuk menjamin bahwa transaksi telah di

catat, diproses dan dilaporkan dengan benar. Pengendalian aplikasi

meliputi 3 (tiga) hal, yaitu :

1) Pengendalian Masukan

Pengendalian masukan dilakukan perusahaan antara lain :

a. Pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat pengendalian masukan dimulai dari

penerimaan pegawai sebagai tahap awal sebagai tahapan percobaan dengan

membuat format terhadap gaji pokok yang diperoleh pegawai selama status

percobaan selanjutnya dilakukan penyesuaian gaji pokok, tunjangan dan

potongan-potongan yang diterima pegawai ketika pegawai tersebut diangkat

menjadi karyawan tetap, berdasarkan surat keputusan perusahaan bagian

kepegawaian atau SDM Talenta sebagian yang bertanggung jawab akan

semua proses input tersebut bertugas meneliti dan melakukan pembenaran jika

terjadi satu kesalahan dengan sepengetahuan manager sebagai

otorisasinya.Dalam aplikasinya fungsi kepegawaian / SDM Talenta merekam

semua data tersebut dengan bantuan komputer dan bagian-bagian personalia /

manajemen dan umum secara berkala melakukan koreksi data terutama jika

ada karyawan yang pindah atau dilakukan pemutusan hubungan kerja. Selain

itu seluruh transaksi yang masuk dan terekam kedalam komputer harus sudah

diotorisasi secara sah oleh yang berwenang agar dapat diyakini

keakuratannya.

b. Selanjutnya ada Pengecekan dilakukan dengan cara membandingkan data

yang diketik pada keyboard dan data yang ditampilkan pada monitor

komputer untuk memastikan bahwa data yang di input adalah benar .program

ini biasa di sebut dengan ECHO CHECK.

c. Pengendalian kehadiran atau absensi yaitu menggunakan mesin pencatat

waktu kerja akan mendata waktu jam kerja dan waktu hadir, sehingga terlihat

jelas setiap karyawan yang datang terlambat dan tepat waktu bahkan

karyawan yang tidak hadir pada saat kerja.

d. pengendalian masukan yang dilakukan fungsi akuntansi yaitu dengan

sejumlah bukti kas keluar untuk pembayaran gaji karyawan beserta potongan-

potongan gaji yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan yang selanjutnya

bukti kas tersebut harus dilakukan pembukuan oleh fungsi akuntansi.

e. Penggunaan Program menggunakan Password yang ada serta digunakan kode

sandi sehingga hanya pihak-pihak berwenang saja yang dapat menginput data.

2) Pengendalian Proses

Pengendalian proses dilakukan PT. PLN ( Persero) Kantor Pusat

dimaksudkan untuk memberi keyakinan bahwa proses yang telah selesai

dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan seluruh transaksi telah

dimasukan dengan benar. Pengendalian ini antara lain adalah

a. Proses penghitungan gaji

Proses penghitungan gaji dijalankan oleh bagian kepegawaian /

bagian Manajemen dan Umum dalam perhitungan gaji. Proses

Sistem Administrator / fingerscan berperan penting dalam

pembayaran gaji pada karyawan karena Fingerscan merekam

jumlah jam setiap karyawan yang berada di perusahaan.

Pengendalian pemrosesan yang dilakukan oleh PT PLN (Persero)

Kantor Pusat yaitu memproses seluruh bukti kas keluar untuk

biaya gaji karyawan beserta potongan pajak dan potongan-

potongan pinjaman yang sesuai dengan NIK (Nomor Induk

Karyawan) masing-masing pada fungsi payroll dengan

memberikan sejumlah daftar gaji, rekap daftar gaji di proses

melalui satu program SAP , jadi fungsi lainya yang perlu repot

untuk membuat cacatan lagi untuk pemrosesannya. Pengendalian

pemrosesan yang dilakukan tidak melalui Fungsi keuangan tetapi

sudah melalui SAP PROCESS yaitu satu proses yang langsung

melakukan transfer ke sejumlah rekening gaji kepada masing-

masing rekening karyawan.

b. Di lakukan tes urutan dengan maksud mengecek kelengkapan

dokumen yang ada, sehingga dokumen yang hilang dapat segera

diketahui.

c. Setelah melakukan tes urutan lalu dilakukan pengecekan jumlah

gaji yang dibayarkan agar mengetahui keakuratan penjumlahan

secara terkomputerisasi.

Pengendalian Keluaran

Pengendalian ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil

pemrosesan data telah lengkap dan akurat serta didistribusikan kepada

pemakai yang tepat.

a). Pengendalian keluaran yang dilakukan oleh PT PLN (Persero)

Kantor Pusat, dengan memeriksa kembali kebenaran output yang

dihasilkan dengan tujuan memastikan bahwa hasil pemrosesan

sudah lengkap dan akurat, juga untuk memastikan kebenaran data.

Selain itu PT PLN (Persero) Kantor Pusat mempunyai kebijakan

yang mengatur lamanya data tersebut dimusnahkan hal ini

dilakukan oleh perusahaan dalam rangka menjaga keamanan dan

kerahasiaan data. Dalam hal ini penulis berpendapat bahwa PT

PLN (Persero) Kantor Pusat fungsi SDM Talenta atau HRD telah

menggunakan setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan

gaji karyawan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang yaitu

direktur utama dan direktur keuangan agar data gaji yang

tercantum dalam data gaji yang dapat dihandalkan. Dilain pihak

setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula

mendapat otorisasi dari yang berwenang oleh karena itu tidak

setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji setiap

karyawan tanpa mendapat otorisasi dari fungsi HRD / SDM

talenta.

b). Pengendalian keluaran yang dilaksanakan pada PT PLN (Persero) ,

yaitu memastikan Output-output daftar laporan yang akan dan

sedang ditampilkan hanya boleh diberikan kepada pihak yang

mempunyai wewenang.

c). Pengendalian keluaran yang dilakukan koreksi terhadap Laporan-

laporan yang dihasilkan tersebut harus di kaji ulang untuk diteliti

kebenarannya (verifikasi).

d). Pengendalian keluaran yang dilakukan terhadap data atau berkas

transaksi, master dan tabel yang dihasilkan tersebut disimpan ditempat

yang aman dan diberi label agar mudah dalam pencariannya.

e). Pengendalian keluaran yang dilakukan dengan koreksi terhadap semua

bukti kas keluar untuk pembayaran gaji setiap karyawan. Karena pada

fungsi akuntansi hanya bertugas memcocokan jurnal penggajian yang

sudah di program dan telah terupload dengan hasilnya pada AJR (Ayat

Jurnal Harian). Dari keterangan diatas maka PT PLN (Persero) Kantor

Pusat telah melakukan pengendalian yang sesuai dengan prosedur

yang ditetapkan. Dalam hal ini penulis berpendapat bahwa fungsi

akuntansi pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat telah menggunakan

program yang lebih akurat,cepat dan efisien.

f). Pengendalian keluaran yang dilakukan harus mem back-up semua data

sehingga data output yang dihasilkan tidak hilang ,dan juga untuk

menghindari data yang hilang akibat kerusakan pada komputer.

g). Pengendalian keluaran PT PLN (Persero) Kantor Pusat yang dilakukan

hanya pencetakan laporan dalam jumlah yang diperlukan sesuai

dengan kebutuhan perusahaan

Dalam pemrosesan pengajian PT PLN (Persero) Kantor Pusat menggunakan

komputerisasi sehingga tidak lepas dari peranan teknologi untuk memberikan

efektivitas dan efisiensi data. Teknologi informasi yang digunakan oleh PT PLN

(Persero) Kantor Pusat adalah sebagai berikut :

a. Perangkat Lunak (software)

Program komputer yang digunakan antara lain :

1). SAP(R/3) :Jadi program yang digunakan ini lebih menuju pengurangan

kertas (Paperless) oleh bagian Sdm payroll untuk menginput data dari

Sistem Administrator (fingerscan) menjadi rekap daftar gaji dan daftar

gaji , serta membuat slip gaji.

2). Micrsoft excell XP, microsoft word XP adalah program aplikasi lain

dalam proses penghitungan gaji

b. Perangkat Keras (hardware)

Komponen perangkat keras yang digunakan yaitu :

1) Input device : keyboard, mouse,speaker

2) Processor :CPU Zyrex, intel Pentium IV 2,8 GHz L2 1 Giga (Max

2 CPU), RAM 4 x 512 MB (Max 6 G), HDD 40 G

3) Output Devices : Mon 17”, Printer, scanner

4) Uninteruptible power supply (UPS) Sine-wave countinous 2 KVA,

berfungsi sebagai penyedia tenaga cadangan, dimana apabila aliran

listrik tiba-tiba terputus, data-data yang sedang on-line pada komputer

bisa tetap di akses selama beberapa jam.

5) Pengadaan Stabilizer Berfungsi untuk menjaga kestabilan listrik,

sehingga komputer atau mesin yang lain terawatt dan awet .serta

adanya Teknisi (Brainware) Pada teknisi terdapat operator yang

tugasnya memasukkan data dalam komputer supaya dapat diperoleh

lebih lanjut agar menghasilkan keluaran yang diperlukan.

B. EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN GUNA MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN PADA

PT PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT.

Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat

serta membandingkannya dengan teori-teori yang ada maka dapat dievaluasi

hasil penelitian sistem informasi akuntansi penggajian yang telah diterapkan dan

hubunganya dengan kinerja karyawan PT PLN (Persero) Kantor Pusat pada

diantaranya :

1. Prosedur Penerimaan Pegawai\

a) Yang menangani masalah pengadaaan karyawan di PT PLN (Persero) Kantor

Pusat adalah pengembangan SDM dan Talenta (Sumber Daya Manusia dan

Talenta). Para pelamar yang akan mengajukan surat lamaran berdasarkan

kriteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan setelah itu akan t ditest

berupa wawancara teknis, test psikologi, test kesehatan, tes tes lain yang

masih harus dikuti oleh si pelamar hal ini bertujuan untuk melihat kemampuan

pelamar dan juga agar perusahaan mendapatkan karyawan yang mampu

bekerja dengan baik ,efektif, dan bermutu. Dan juga penerimaan karyawan ini

yang akan nantinya akan menghasilkan kinerja yang baik untuk para kayawan

itu sendiri.

b) Untuk efisiensi penerimaan pegawai baru juga dapat dilihat saat PT PLN

(Persero) Kantor Pusat memaksimalkan penggunaan sarana media cetak dan

internet dalam mensosialisasikan penerimaan karyawan kepada masyarakat

sehingga tidak membutuhkan banyak biaya dan waktu.

c) Sebaiknya PT PLN (Persero) Kantor Pusat dalam proses penerimaan pegawai

melibatkan masing-masing divisi atau departemen yang membutuhkan

karyawan tersebut hal ini dikarenakan setiap divisi yang membutuhkan

karyawan yang lebih mengetahui spesifikasi dan kriteria yang mereka

inginkan, sehingga efektivitas dan kinerja yang diperoleh perusahaan dalam

perekrutan karyawan semakin baik.

d) Pencatatan waktu hadir karyawan sulit untuk dimanipulasi, hal ini disebabkan

karena karyawan di PT. PLN (Persero) Kantor Pusat sudah menggunakan

Sistem fingerscan (pencatatan waktu kehadiran karyawan dengan sidik jari)

yang dikelola oleh bagian Sistem pengendalian internal.Apabila karyawan

terlambat hadir, maka maka telah terprogram didalam komputer sehingga

dtinnnapat diketahui lamanya keterlambatan kehadiran karyawan tersebut.

e) PT PLN (Persero) Kantor Pusat terus meningkatkan efektifitas penggunaan

sistem fingerscan. Selain berfungsi untuk absensi identitas seorang karyawan

juga dirancang sebagai alat penilaian kinerja karyawan apakah karyawan

tersebut rajin atau tidak yang berujung pada peningkatan gaji dan jabatannya.

f) Penggajian yang digunakan pada PT. PLN (Persero) Kantor Pusat adalah sap

system, yaitu sistem yang memberikan penilaian kinerja pegawai yang

bersangkutan. Hal ini berguna dalam menentukan besar kecilnya tunjangan,

bonus yang akan diterima. jadi tarif kompensasi dan pengurangan gaji harus

diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.

2. Komponen Pemrosesan Gaji

a) Prosedur penghitungan gaji yang dilakukan oleh PT PLN (Persero) Kantor

Pusat telah dilakukan dengan baik dimana data-data tentang daftar absensi,

daftar lembur, dan cuti yang tadinya dibuat oleh bagian sdm/ hrd , tidak lagi

dibuat oleh bagian tersebut karena bagian gaji/ payroll sudah membuat semua

daftar absensi,lembur, cuti, tunjangan lainnya dalam satu program sap system.

b) Bagian fungsi pencatat waktu yang di sebut system administrator dalam hal

ini yang mencatat kehadiran karyawan dengan fingerscan sudah sangat baik

karena karyawan tidak bsa memanipulasi jam kehadiran tersebut.

c) Fungsi lainnya seperti akuntansi hanya akan mencocokan jurnal penggajian

yang memang sudah terprogram. Dalam hal ini fungsi akuntansi hanya akan

meng upload program yang sudah di program oleh fungsi gaji.

d) Teknologi yang digunakan selalu up to date, karena semakin cepat proses

yang dilakukan maka akan meminimalisasi biaya atau efisiensi akan tercapai.

Tetapi hal yang mungkin tepat adalah proses penyesuaian teknologi sesuai

dengan kebutuhan perusahaan, jangan sampai teknologi yang ‘dibeli” tersebut

harus disia-siakan yang berujung pada kerugian. Kemudian penggunaan

teknologi yang canggih juga harus diikuti sumber daya manusia (SDM) yang

bisa mengoperasikan teknologi tersebut.

3. Prosedur Pembayaran Gaji

a) Dilihat dari tingkat efektivitas dari prosedur pembayaran gaji dapat dilihat

pada saat bagian payroll membuat daftar gaji dan upah, setelah itu bagian

finance akan memeriksa kembali tentang kebenaran daftar gaji karyawan

untuk menghindari kesalahan perhitungan gaji yang mungkin terjadi oleh

bagian payroll setelah bagian finance memverifikasi, bagian finance akan

membuat rekening bank yang akan diserahkan ke bagian payroll untuk

dicairkan kebank. Kemudian bank akan memeriksa kembali daftar gaji

karyawan yang kemudian mentransfernya kerekening masing-masing

karyawan. Hal tersebut menunjukan bahwa efektivitas dalam pembayaran gaji

sangat diperhatikan oleh perusahaan agar tidak terjadi kecurangan-kecurangan

atau fraud yang mungkin terjadi.

b) Efisiensi dalam pembayaran gaji PT PLN ( Persero ) Kantor Pusat juga

terlihat saat pembayaran gaji kekaryawan menggunakan perantara Bank.

Kemudian pihak Bank akan mentransfer gaji karyawan ke nomor rekening

karyawan, sehingga karyawan tidak perlu mengambil gajinya dikantor namun

bisa melalui ATM yang merupakan salah satu fasilitas yang diberikan oleh

pihak Bank, Sehingga akan menghemat waktu dan biaya karyawan

c) Adanya adanya pengawasan independen terhadap bagian HRD, hal ini

disebabkan agar tidak terjadi manipulasi terhadap proses pembayaran gaji.

Misalnya bagian HRD tidak memasukkan bonus ataupun intensif yang

seharusnya dterima oleh karyawan.

4. Proses Penghitungan Gaji karyawan secara Komputerisasi:

a. mempercepat pengiriman dan proses data sehingga efisiensi waktu

dapat dicapai perusahaan.

b. meminimalisasi kesalahan akibat human error sehingga efektivitas

dicapai perusahaan.

c. Adanya arsip cadangan (back up file) di simpan kedalam perusahaan.

Sebaiknya perusahaan menyimpan arsip cadangan di luar perusahaan

juga,

d. Tingkat Efektivitas dari segi keakuratan data yang dihasilkan sangat

baik dikarenakan penghitungan dilakukan secara komputerisasi.

e. Tingkat keamanan data sangat baik hal ini dikarenakan penggunaan

kata sandi atau password hanya pihak yang memiliki otoritas saja yang

dapat mengupload dan membuka data tersebut.

5. Struktur Organisasi

a) Efektivitas Struktur organisasi PT PLN (Persero) Kantor Pusat dapat dillihat

dari perincian tugas dan tanggung jawab yang jelas dalam organisasi

perusahaan sehingga karyawan dapat mengetahui pekerjaannya sesuai dengan

ruang lingkup masing-masing.

b) Sedangkan efisiensi dari struktur organisasi perusahaan adalah mempersingkat

waktu pekerjaan, Hal ini dapat dilihat ketika ada suatu pekerjaan masing-

masing divisi akan melakukan kerjasama antara divisi atau departemen sesuai

dengan bidangnya sehingga pekerjaan akan selesai tepat waktu, hal ini

dikarenakan adanya sistem pembagian yang jelas dalam struktur organisasi

pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat

6. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi

Penggajian pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat sudah cukup baik

diantaranya:

a) adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab, bagian yang menghitung gaji,

bagian yang membuat atau mengolah data gaji dan bagian yang membayarkan

gaji.

b) Adanya sistem yang telah terprogram baik yang di gunakan oleh perusahaan ,

karenanya manfaat yang lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan untuk

menggunakan tekologi tersebut yang dinamakan efisiensi biaya.

c) Dengan menggunakan sistem sap ini perusahaan bisa lebih mempercepat

proses pencatatan, pengiriman data dan pekerjaan lebih paperless

(pengurangan kertas) dan jumla sumber daya untuk mendukung sistem ini

juga lebih sedikit sehingga karyawan lebih mengoptimalkan pekerjaan sesuai

job descpription (tugasnya masing-masing)

d) Dilihat dari efektifitas sistem informasi akuntansi penggajian berbasis sap

maka kinerja sistem ini dinilai cukup efektif karena pemisahan tugas setiap

fungsinya sudah berjalan cukup baik dengan tidak adanya fungsi-fungsi

dengan tugas-tugas yang tumpang tindih.

e) Selain itu dengan adanya fingerscan maka absensi karyawan tidak

membutuhkan kertas lain hal bukti pencatatan yang masih menggunakan

clockcard. Sehingga dengan menggunakan fingerscan dapat memimalisasi

tingkat kecurangan pada saat melakukan absensi.