36

BAB 3

PROSES BISNIS YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA)” yang selanjutnya disingkat

atau disebut dengan PT. AKASTRA adalah perusahaan yang bergerak dalam

bidang service mobil secara berkala dan penjualan suku cadang termasuk ke dalam

perusahaan jasa, yaitu perusahaan yang kegiatannya melakukan service pada

mobil-mobil, dan menjual suku cadang yang dibutuhkan pelanggan. PT.

AKASTRA sebelumnya bergabung dengan Bengkel Astra Motor Sales selama

kurang lebih 5 tahun yaitu tahun 1982 sampai dengan 1987 dengan nama Bengkel

Astra Motor Sales. Selanjutnya tahun 1987 Bengkel Astra Motor Sales berdiri

sendiri dengan nama Bengkel Akastra Motor Sales atau lebih dikenal dengan

sebutan Akastra Toyota serta sudah mendapat Sertifikat Body & Paint dari PT.

Toyota Astra Motor National Service Division maupun dari Toyota Motor

Corporation Jepang.

Sertifikasi Bengkel Resmi : hasil audit PT Toyota Astra Motor, fasilitas, peralatan,

sumber daya manusia, sistem manajemen Akastra Toyota telah memperoleh

pengakuan sebagai jaringan resmi TOYOTA. Dan PT. AKASTRA ini adalah salah

satu bengkel resmi uji emisi.

37

3.1.2 Visi dan misi perusahaan

PT. AKASTRA memiliki beberapa visi dan misi yaitu :

Visi : Membentuk team professional untuk mencapai tujuan perusahaan

dalam memberikan service terbaik.

Misi : Pelanggan adalah mitra bisnis dan asset yang sangat berharga,

pilihan kami adalah kepuasan pelanggan.

38

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Struktur Organisasi PT. Alkaustar Putra Indonesia (AKASTRA)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Sumber PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA)

39

3.2.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

1. General Manager

Tugasnya adalah :

- Mengadakan pengawasan secara umum atas operasional perusahaan agar

dapat berjalan sesuai dengan rencana dan target yang harus dicapai.

- Melakukan koordinasi dengan masing-masing divisi/departemen yang

meliputi service, suku cadang, administrasi, dan keuangan, mengenai

kinerja dan progress pekerjaan yang telah dilaksanakan.

- Melakukan penilaian terhadap performa staff, rekomendasi salary, promosi

dan pemberhentian.

- Melakukan pengembangan relasi bisnis yang sudah ada, mengelola

pelanggan dan melakukan pengembangan bisnis baru.

- Memeriksa laporan-laporan yang disampaikan oleh bawahannya, untuk

selanjutnya meneruskan informasi yang penting, untuk dilaporkan kepada

owner.

- Menyediakan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan operasional

perusahaan.

2. Service Manager

Tugasnya adalah :

Mengelola seluruh kegiatan bengkel dalam rangka meningkatkan mutu dan

kecepatan service melalui SOP yang berlaku serta menginformasikan

kompetensi jajaran personil bengkel dalam usaha pencapaian target untuk

40

meningkatkan produktivitas dan pencapaian performance bengkel serta

kepuasan pelanggan.

3. Customer Relation Center

Tugasnya adalah :

- Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan akan booking di PT.

Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA).

- Melakukan remainder terhadap customer untuk melakukan service sesuai

dengan waktu atau kilometer kendaraaan.

- Reporting dan KPI.

- Melakukan estimasi biaya perbaikan dan waktu perbaikan.

- Menentukan harga dan memberikan diskon pada customer untuk perbaikan

kendaraan sesuai standar yang ditetapkan.

4. Service Advisor Body Repair

Tugasnya adalah ;

- Melaksanakan dengan benar dan selalu melakukan improvement SOP yang

menjadi tanggung jawab Service Advisor secara terus-menerus

- Melaksanakan dan selalu menjaga kebersihan di area kerja

- Membuat estimasi harga untuk asuransi

- Melakukan follow up ke pelanggan tentang hasil pekerjaan dan membantu

pelanggan untuk membuat surat kepuasan pelanggan

- Mempromosikan booking

41

5. Service Advisor General Repair

Tugasnya adalah :

- Membuat PKB dan estimasi waktu serta biaya untuk mencapai kepuasan

pelanggan.

- Melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar bengkel dengan

mendengarkan, menganalisa, dan menjelaskan tentang kerusakan

kendaraan.

- Menjaga kerapian data-data kendaraan pelanggan.

6. Foreman General Repair

- Teknisi

Tugasnya adalah :

- Bertanggung jawab dalam mengkoordinir dan memonitoring proses

pekerjaan dan ketidakteraturan pekerjaan yang terjadi di dalam bengkel

secara keseluruhan sesuai dengan standar yang berlaku.

- Membantu mengatasi apabila ada kesulitan kerja pada Foreman.

- Memantau mobilitas group khususnya pada waktu-waktu yang kritis.

- Mengetahui status group leader (test kendaraan, dsb.).

- Koordinasi dengan koordinator yang lain (untuk meningkatkan

produktivitas).

7. Foreman Body Paint

- Teknisi

Tugasnya adalah :

42

- Melakukan repair kendaraan, meliputi perbaikan body dengan prioritas

pekerjaan kategori tingkat kesulitan menengah atau berkaitan dengan

pengecatan kendaraan, sesuai Perintah Kerja Bengkel (PKB) / Work Order

(WO).

- Membantu Service Advisor dalam proses penerimaan untuk melakukan

diagnose pekerjaan sulit

- Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi

untuk diserahkan pada atasan.

- Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel

(PKB) / Work Order (WO).

8. Mechanical Commisioning

Tugasnya adalah :

- Melakukan diagnosa dan perbaikan problem teknik sulit di bengkel.

- Melaporkan progress penanganan problem teknik ke ATL.

- Membuat LT (Laporan Teknik) dan PBT (Permintaan Bantuan Teknik)

- Mengirimkan Laporan Bulanan ke ATL

9. Technical Leader

Tugasnya adalah :

- Memutuskan apakah kendaraan masih bisa di warranty kan atau tidak

43

10. Partman

Tugasnya adalah :

Mengelola persediaan suku cadang di gudang parts sesuai standar pengelolaan

parts Toyota sehingga mampu menyediakan parts yang dibutuhkan di bengkel

Toyota secara efektif.

- Melaksanakan dengan benar dan selalu melakukan improvement SOP /

WSS yang menjadi tanggung jawab Partman secara terus-menerus

- Melaksanakan dan selalu menjaga kebersihan di area kerja.

- Melakukan order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan

gudang parts maupun parts pesanan Indirect.

- Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat

memberikan informasi yang akurat terhadap parts pesanan next internal

customer.

- Mencatat order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan melakukan

follow-up kepada next internal customer atas kondisi order tersebut.

- Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik

dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

- Menginformasikan kepada next internal customer apabila parts yang

dipesan telah tersedia.

- Menyimpan parts untuk suku cadang persediaan sesuai dengan lokasi yang

telah ditetapkan, membuat lokasi baru untuk parts baru dan menyimpan

parts pesanan indirect di intransit area.

- Mengatur layout gudang agar menjadi efektif dan efisien.

44

- Melakukan evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang,

evaluasi parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory

yang berhubungan dengan standar pengelolaan parts TOYOTA.

- Memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh next internal

customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, persediaan suku

cadang, kondisi order dan kedatangan parts pesanan.

- Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumen-dokumen

order, penerimaan, pengeluaran, klaim, transfer, berita acara dan laporan-

laporan yang berhubungan dengan bidang kerjanya.

- Melakukan sampling stock opname secara rutin.

- Membuat retur dan klaim bagi parts yang rusak atau kurang dalam

penerimaan dari TAM atau Sub Depo.

- Melakukan transfer parts antar cabang apabila dibutuhkan.

- Mempromosikan booking.

11. Sistem Service Tool

Tugasnya adalah :

- Memonitoring daftar peminjaman alat dan sistem service tool.

- Menjaga ketersediaan tool dan sistem service yang dibutuhkan mekanik.

- Membuat permintaan pembelian equipment tambahan dan lain-lain yang

dibutuhkan bengkel.

45

12. Warehouse

Tugasnya adalah :

- Menjaga ketersediaan bahan, material dan oli yang dibutuhkan mekanik.

- Membuat permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan

bengkel.

- Menerima kiriman bahan dan lain-lain dari vendor dan menyimpannya di

gudang bahan.

- Memproses Order Pembelian Bahan (OPB), Surat Penerimaan Gudang

(SPG) dan Bukti Pencatatan Hutang (BPH).

- Membuat memo expenses untuk bahan yang dipakai bengkel.

13. Lubbing

Tugasnya adalah :

- Menjaga ketersediaan bahan, material dan oli yang dibutuhkan mekanik.

- Membuat permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan

bengkel.

- Menerima kiriman bahan dan lain-lain dari vendor dan menyimpannya di

gudang bahan.

- Memproses Order Pembelian Bahan (OPB), Surat Penerimaan Gudang

(SPG) dan Bukti Pencatatan Hutang (BPH).

- Membuat memo expenses untuk bahan yang dipakai bengkel.

46

14. Booking

Tugasnya adalah :

- Menerima dan mencatat booking service.

- Memasukkan data keluhan customer mengenai kondisi kendaraan customer

ke komputer.

- Membuat chip istimasi waktu.

- Membuat Perintah Kerja Bengkel ( PKB Booking manual ).

- Membuat PKB Booking melalui sistem yang ada.

- Follow up customer apabila booking belum datang.

15. MRS (Maintanance Reminder System)

Tugasnya adalah :

- Untuk menghitung kilometer service berkala.

- Meminta kepada Service Advisor untuk mengkonfirmasi terhadap

kendaraan-kendaraan yang mempunyai keluhan spesifik/khusus setelah

pekerjaannya selesai.

- Mengingatkan dan meminta Service Advisor untuk pelanggan-pelanggan

kredit yang sudah ada perjanjian kontrak agar membawa SPK.

16. Cashier

Tugasnya adalah :

Melakukan pengolahan data dan melaporkannya ke kantor pajak.

A. Aktivitas Utama

47

- Billing : baik customer cash maupun kredit (tertentu).

- Melaksanakan pembayaran berdasarkan bukti-bukti pembayaran yang

ada.

- Pembuatan BPH (Bukti Pencatatan Hutang) tertentu.

- Menerima pembayaran dan membuat bukti penerimaan atas uang tunai

dari pelanggan maupun yang lain.

- Bertanggung jawab atas keamanan jumlah uang / cek / bilyet giro yang

ada di kasir.

- Membuat dan melaporkan buku kas atau bank harian.

- Membuat laporan bulanan pendapatan service cash.

B. Tugas Tambahan

Merangkap sebagai billing dalam struktur organisasi kaizen.

17. Billing

Tugasnya adalah :

- Mengambil PKB (Perintah Kerja Bengkel) dari slot waiting for billing.

- Mencetak Invoice.

- Menaruh invoice pada slot waiting for notification.

18. Service Plus

Tugasnya adalah :

A. Aktivitas Utama

48

- Mempersiapkan kendaraan untuk service plus.

- Memeriksa eksterior (bagian luar) kendaraan.

- Memeriksa ruang mesin.

- Membersihkan bagian interior.

- Membersihkan bagasi.

- Membersihkan seluruh eksterior (bagian luar) kendaraan.

- Melaporkan service plus selesai.

B. Tugas Tambahan

- Membantu Tim Storing Jika dibutuhkan dan dalam keadaan mendesak.

3.3 Proses Bisnis Perusahaan

3.3.1 Proses Bisnis Pembelian

PT. AKASTRA bergerak dalam bidang service mobil secara berkala dan

penjualan suku cadang termasuk ke dalam perusahaan jasa, yaitu perusahaan yang

kegiatannya melakukan service pada mobil-mobil, dan menjual suku cadang yang

dibutuhkan pelanggan. Perusahaan ini menggunakan sistem ADMS (Astra

Database Management System), yaitu merupakan sistem yang digunakan oleh PT.

AKASTRA dalam menjalani proses bisnis pembelian dan persediaan suku cadang.

PT. AKASTRA merupakan anak perusahaan dari Toyota Astra International, dan

Toyota Astra International ini adalah satu-satunya supplier resmi PT. AKASTRA.

Dalam hal ini PT. AKASTRA menyebut supplier dengan istilah vendor maka

selanjutnya kami sepakat menggunakan istilah vendor. Sistem ADMS (Astra

49

Database Management System) mencakup kegiatan bisnis perusahaan seperti

penjualan, pembelian, dan persediaan suku cadang. ADMS (Astra Database

Management System) dapat diakses oleh semua karyawan yang bekerja

diperusahaan tersebut. Dalam sistem ADMS terdapat hak atau batas akses untuk

setiap posisi karyawan. Sebagai contoh, bagian IT Support dapat mengakses

keseluruhan bagian berikut data-datanya. Tetapi bagian Foreman hanya bisa

meng-update dan meng-edit sistem pada bagian Foreman, dia tidak dapat meng-

update dan meng-edit data bagian Cashier.

Berikut ini adalah proses bisnis pembelian pada PT. AKASTRA :

Pembelian pada PT. AKASTRA dilakukan oleh Foreman. Pembelian

terdapat 3 jenis, yaitu :

(1) Re-order (pada sistem ADMS disebut batch order), yaitu untuk

menggantikan stok suku cadang yang sudah terjual. Biasanya termasuk suku

cadang yang dibutuhkan setiap hari untuk service mobil. Peraturan pada

pembelian ini adalah pemesanan suku cadang dilakukan satu kali melalui e-

mail ke vendor dalam sehari, sebelum pukul 11 pagi, dan suku cadang akan

diantar oleh vendor keesokan hari pada pukul 8 pagi. Apabila pemesanan

suku cadang dilakukan diatas pukul 11 pagi maka suku cadang yang dipesan

akan datang dua hari berikutnya.

(2) Emergency order (pada sistem ADMS disebut realtime VOR order),

merupakan pembelian suku cadang yang bersifat segera, karena suku cadang

tersebut dibutuhkan pada hari itu juga. Pada emergency order biasanya lebih

didahulukan dibandingkan dengan pengganti stok. Pemesanan suku cadang

dalam kategori emergency order dilakukan melalui e-mail ke vendor.

50

(3) Local order, merupakan pemesanan suku cadang yang dilakukan kepada

vendor lain jika suku cadang yang akan dipesan tidak tersedia di Toyota

Astra International.

Pertama kali, apabila terjadi transaksi service kendaraan yang memerlukan

penggantian suku cadang, maka Service Advisor akan membuat PKB (Perintah

Kerja Bengkel) 4 rangkap.

• PKB rangkap 1 diserahkan kepada SA (Service Advisor) Body Repair

• PKB rangkap 2 diserahkan kepada Customer

• PKB rangkap 3 diserahkan kepada Technician

• PKB rangkap 4 diserahkan kepada Partman

Partman menerima PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 lalu mengecek

ketersediaan suku cadang, apabila suku cadang tersedia maka partman akan

membuat goods issue PKB (Perintah Kerja Bengkel) pada sistem ADMS dan

mencetaknya dengan nama BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) sebanyak 2

rangkap lalu ditandatangani.

• BPSC rangkap 1 diberikan kepada Technician untuk ditandatangani dan

diberikan ke Service Advisor

• BPSC rangkap 2 dijadikan arsip oleh Partman

Partman akan meng-update ketersediaan suku cadang pada database yang

secara otomatis mengurangi persediaan suku cadang.

Apabila suku cadang tidak tersedia maka partman akan membuat form PO

(Purchase Order) melalui sistem ADMS lalu memilih vendor yang akan dituju,

51

mengisi item details dan menyimpannya dalam sistem, lalu mencetak sebanyak 2

rangkap.

• PO rangkap 1 diberikan untuk Service Manager untuk di tandatangani.

• PO rangkap 2 dijadikan arsip oleh Partman.

Setelah Service Manager menandatangani form PO rangkap 1 maka Partman

akan mengirim form pemesanan yang sudah disimpan dalam komputer dalam

bentuk file excel atau PDF ke vendor melalui e-mail. Setelah menerima e-mail,

Partman akan menelepon vendor untuk melakukan konfirmasi pengiriman e-mail.

Jika suku cadang yang dipesan tidak tersedia pada Toyota Astra

International, maka partman akan memilih vendor yang lain untuk memesan suku

cadang dengan proses yang sama seperti proses pemesanan suku cadang kepada

vendor.

Apabila suku cadang yang dipesan tersedia, maka keesokan harinya suku

cadang akan diantar oleh kurir dengan membawa form PI (proforma invoice) 1

rangkap dan SJ (Surat Jalan) 1 rangkap. Partman akan menerima suku cadang dan

mengecek suku cadang apakah sesuai dengan form PI (proforma invoice) tersebut.

Jika telah sesuai, maka partman menandatangani form PI (proforma invoice)

• Form PI rangkap 1 diarsip oleh Partman sebagai bukti penerimaan suku

cadang.

Partman akan membuat GR (Goods Receipt) pada sistem lalu memasukkan

nomor invoice dan tanggal sehingga sistem akan meng-update jumlah suku cadang

secara otomatis. Lalu partman akan menyimpan form GR (Goods Receipt) dan

52

mencetak form GR (Goods Receipt) dengan nama dokumen SPG (Surat

Penerimaan Gudang) sebanyak 1 rangkap untuk diberikan pada bagian Cashier.

Setelah membuat form SPG (Surat Penerimaan Gudang), Partman

meletakkan suku cadang tersebut ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode suku

cadang masing-masing.

Lalu partman akan menyerahkan form PI, form PO rangkap 1, dan form SPG

pada bagian Cashier untuk mencatat bukti pembelian dengan membuat form BPH

(Bukti Pencatatan Hutang) dengan memilih BPH type, document date, posting

date, currency/date, meng-input vendor details, BPH form information dan PO

details. Setelah itu bagian Cashier akan menyimpan dan mencetak form BPH

menjadi 2 rangkap, lalu menandatanganinya.

• Form BPH rangkap 1 diberikan pada bagian Accounting

• Form BPH rangkap 2 diarsip oleh bagian Cashier

Bagian Cashier akan mengarsip form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

rangkap 2, dan menerima form PO (purchase order) rangkap 1, form GR (goods

receipt) rangkap 1, dan form PI (proforma invoice) rangkap 1 dari Partman. Lalu

cashier akan mengecek kesesuaian data antara form PI (proforma invoice)

rangkap 1, form PO (purchase order) rangkap 1, form GR (goods receipt) rangkap

1, dan form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) rangkap 2, setelah itu membuat

giro/cek yang akan diberikan kepada vendor sebagai bukti pembayaran atas

pembelian yang telah dilakukan.

53

3.3.2 Proses Bisnis Persediaan Suku Cadang

Setelah menerima suku cadang yang dikirim, Partman meletakkan suku

cadang tersebut ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode suku cadang masing-

masing. Tempat penyimpanan suku cadang dibagi menjadi tiga tempat, yaitu :

(1) Fast moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang

diletakkan dibarisan paling depan, karena paling sering di gunakan untuk

melakukan service pada mobil setiap harinya.

(2) Medium moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang

diletakkan dibarisan setelah fast moving parts, karena suku cadang ini

biasanya berada di tingkatan yang tidak terlalu cepat terjual tetapi tidak

terlalu lama terjual.

(3) Slow moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang

diletakkan dibarisan paling akhir, karena suku cadang pada slow moving

parts merupakan suku cadang yang lama terjual dan digunakan untuk service

mobil-mobil tahun lama.

Jika terjadi kesalahan dalam pengiriman atau kerusakan pada suku cadang

yang disebabkan oleh kurir, maka suku cadang tersebut akan dikembalikan (retur)

yang disebut klaim, yaitu Partman membuat berita acara dengan menjelaskan

mengapa suku cadang tersebut rusak dan harus di tukar (retur). Misalnya suku

cadang pecah dalam perjalanan ke bengkel, suku cadang yang dipesan tidak sesuai

dengan suku cadang yang datang.

54

3.4 Diagram Aliran Data pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA)

3.4.1 Event table

Tabel 3.1 Event Table Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku cadang

No. Event Internal Agent Starts When Activity

1. Melakukan login

Partman Ketika ingin melakukan pemesanan

Membuka sistemADMS (Astra Database Management System), meng-input user name dan password, mengklik button login.

2. Membuat form create goods issue to PKB (Perintah Kerja Bengkel)

Partman Ketika customer ingin melakukan penggantian suku cadang pada kendaraan, lalu Service Advisor menyerahkan form PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 kepada Partman

Menerima form PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 dari Service Advisor. Partman membuka form (GR) create goods issue to PKB (Perintah Kerja Bengkel), meng-input PKB no, posting date, movement type, goods issue date, police registration no, dan recipient. Lalu mencetak form create goods issue to PKB dengan nama dokumen form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2 rangkap, menandatangani form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2 rangkap, menyerahkan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 1 kepada Technician untuk ditandatangani, dan menyerahkannya pada Service Advisor, mengarsip form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 2

3. Melakukan pemesanan suku cadang

Partman Ketika persediaan suku cadang pada rak suku cadang berkurang

Membuka PO (purchase order) pada sistem ADMS, meng-input purchase order type, category, pricing date, purchase order date,

55

currency, BO follow, meng-input material no, quantity, menyimpan PO (purchase order), mencetak form PO (purchase order) rangkap 2. Rangkap 1 diberikan kepada Service Manager untuk di tandatangani¸ rangkap 2 untuk diarsip. Mengirim e-mail pesanan suku cadang kepada vendor, menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 kepada bagian Cashier

4. Membuat form GR (goods receipt)

Partman Ketika suku cadang datang dan telah dicocokan dengan invoice

Menerima form PI (proforma invoice), menyesuaikan isi form PI (proforma invoice) dengan suku cadang, membuka form GR (goods receipt) pada sistem ADMS, menginput purchase order PO) no, invoice (PI) no, goods receipt date, invoice date, mengecek jumlah suku cadang, mengklik button save. Mencetak form GR (goods receipt) dengan nama dokumen SPG (Surat Penerimaan Gudang) 1 rangkap, memberikan form SPG (Surat Penerimaan Gudang) rangkap 1, form PI (proforma invoice dan form PO (purchase order) rangkap 1 kepada bagian Cashier

5. Membuat form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

Bagian Cashier

Menerima form PO (purchase order) dan form PI (proforma invoice) dari Partman

Menerima form PO (purchase order) rangkap 1, form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice) dari Partman, membuka form BPH (Bukti Pencatatan Hutang), memilih BPH type,currency/rate, meng-input document date, posting date, meng-input vendor

56

details dan BPH form information. Menyimpan BPH (Bukti Pencatatan Hutang), mencetak form BPH (Bukti Pencatatan Hutang). 2 rangkap, rmenandatangani form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 2 rangkap, rangkap 1 diberikan pada bagian accounting, rangkap 2 diarsip oleh bagian Cashier.

6. Melakukan Pembayaran

Bagian Cashier

Ketika pembayaran masuk tanggal jatuh tempo

Menerima BPH (Bukti Pencatatan Hutang), rangkap 2, form PO (purchase order) rangkap 1, form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice). Menyesuaikan isi form PI (proforma invoice), form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1, dan form PO (purchase order) rangkap 1, membuat giro/cek pembayaran sesuai jumlah yang dibayarkan, menandatangani giro/cek.

57

3.4.2 Overview Activity Diagram (OAD)

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram (OAD) Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT.

AKASTRA

58

3.4.3 Work Flow Table

Tabel 3.2 Work flow Table Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT. AKASTRA

Actor Activity

Melakukan login Partman 1. Membuka ADMS (Astra Database Management System) Komputer 2. Menampilkan halaman login Partman 3. Meng-input user name dan password

4. Memilih button login

Komputer 5. Menampilkan menu utama ADMS (Astra Database Management

System) Membuat form create goods issue to PKB (Perintah Kerja Bengkel)

Partman 6. Menerima PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 dari SA

(Service Advisor) 7. Mengklik menu create goods issue PKB

Komputer 8. Menampilkan form create goods issue PKB Partman 9. Meng-input PKB number Komputer 10. Meng-generate posting date

11. Meng-generate movement type 12. Meng-generate good issue date 13. Meng-generate police registration no.

Partman 14. Menginput recipient Komputer 15. Meng-generate status

16. Meng-generate item details Partman 17. Mengklik button save Komputer 18. Menampilkan notifikasi Partman 19. Mengklik button OK.

Komputer

20. Mencetak form create goods issue PKB (Perintah Kerja Bengkel) dengan nama dokumen BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2 rangkap

Partman 21. Menandatangani form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2

rangkap 22. Menyerahkan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang)

rangkap 1 kepada technician Technism 23. Menerima form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 1

24. Menandatangani form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 1

Partman 25. Menyerahkan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang)

rangkap 1 kepada SA (Service Advisor) Service Advisor 26. Menerima form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 1

Partman 27. Menyimpan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap

2 untuk diarsip

59

Melakukan pemesanan suku cadang Partman 28. Mengklik menu purchasing order Komputer 29. Menampilkan form purchasing order

30. Meng-generate purchase order no, Partman 31. Memilih purchase order type Komputer 32. Menampilkan purchase order type

33. Meng-generate kategori 34. Meng-generate pricing date 35. Meng-generate purchase order date 36. Meng-generate status 37. Meng-generate currency 38. Meng-generate BO follow 39. Meng-generate sales order number 40. Meng-generate item

Partman 41. Meng-input material number Komputer 42. Menampilkan detail material Partman 43. Meng-input qty Komputer 44. Meng-generate UOM

45. Meng-generate req.date 46. Meng-generate SLoc.

Partman 47. Mengklik button save 48. Menyimpan form PO (purchase order)

Komputer 49. Mencetak form PO (purchase order) 2 rangkap Partman 50. Menandatangani form PO (purchase order) 2 rangkap 51. Menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 pada Service

Manager Service Manager 52. Menerima form PO (purchase order) rangkap 1 53. Menandatangani form PO (purchase order) rangkap 1 54. Menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 yang telah

ditandatangani kepada partman Partman 55. Menerima form PO (purchase order) rangkap 1 yang telah

ditandatangani oleh Service Manager 56. Mengakses e-mail untuk mengirim PO (purchase order) kepada

supplier 57. Mengambil data PO (purchase order) yang disimpan dalam

komputer dalam bentuk file pdf atau excel. Komputer 58. Mengirim file PO (purchase order) yang telah diambil dari file

komputer melalui e-mail kepada supplier Partman 59. Menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 kepada bagian

cashier 60. Menyimpan form PO (purchase order) rangkap 2 sebagai arsip

Membuat form GR (goods receipt)

Partman 61. Menerima suku cadang dan form PI (proforma invoice) rangkap 1

dari kurir 62. Menyesuaikan form PI (proforma invoice) dengan suku cadang

60

63. Mengklik menu form GR (goods receipt) Komputer 64. Menampilkan form GR (goods receipt)

65. Meng-generate GR (goods receipt) number 66. Meng-generate movement type

Partman 67. Meng-input PO (purchase order) number 68. Meng-input PI (proforma invoice) number 69. Mengisi notes

Komputer 70. Meng-generate goods receipt date 71. Meng-generate status 72. Meng-generate purchase order date

Partman 73. Meng-input performa invoice date Komputer 74. Meng-generate posting date

75. Menampilkan detail pemesanan Partman 76. Meng-input qty Komputer 77. Meng-generate UOM

78. Meng-generate SLoc 79. Meng-generate stock type

Partman 80. Mengecek kesesuaian data pesanan dengan form PI (proforma

invoice) 81. Mengklik button save

Komputer 82. Menyimpan goods receipt Partman 83. Mengklik button print

Komputer 84. Mencetak form GR (goods receipt) dengan nama dokumen SPG

(Surat Penerimaan Gudang) sebanyak 1 rangkap

Partman

85. Menyerakan form SPG (Surat Penerimaan Gudang) rangkap 1, form PO (purchase order) rangkap 1, dan form PI (proforma invoice) rangkap 1 kepada bagian Cashier.

Membuat form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

Bagian Cashier 86. Menerima form GR (goods receipt) rangkap 1, form PO (purchase

order) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice) dari Partman 87. Mengklik menu create BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

Komputer 88. Menampilkan form create BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 89. Memilih BPH type

Komputer 90. Menampilkan pilihan BPH type 91. Meng-generate document no. 92. Meng-generate header text 93. Meng-generate currency/rate 94. Meng-generate document date 95. Meng-generate posting date 96. Meng-generate status

Bagian Cashier 97. Memilih vendor no Komputer 98. Menampilkan pilihan vendor

99. Meng-generate address 100. Meng-generate reference document no. 101. Meng-generate payment term

61

Bagian Cashier 102. Meng –input invoice no 103. Meng –input invoice amount

Komputer 104. Meng-generate assignment 105. Meng-generate telephone 106. Meng-generate city

Bagian Cashier 107. Memilih payment method Komputer 108. Menampilkan payment method Bagian Cashier 109. Meng –input invoice description

110. Meng –input text 111. Meng –input requestor 112. Meng –input finance officer 113. Meng –input supervisor

Komputer 114. Menampilkan PO (purchase order) details Bagian Cashier 115. Mengklik button save Komputer 116. Menyimpan form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

117. Mencetak form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 2 rangkap 118. Menandatangani form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 2 rangkap

Bagian Cashier 119. Memberikan form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) rangkap 1 pada

bagian accounting 120. Mengarsip form BPH rangkap 2 Melakukan Pembayaran

Bagian Cashier

121. Menerima form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1, form PO (purchase order) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice) dari Partman

122. Menyesuaikan isi form PI (proforma invoice), form PO (purchase order), form SPG (surat penerimaan gudang) dan BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

123. Membuat giro/cek pembayaran sesuai dengan jumlah yang harus

dibayarkan 124. Menandatangani giro/cek 125. Menyerahkan giro/cek kepada vendor.

62

3.4.4 Detail Activity Diagram (DAD)

3.4.4.1 DAD Melakukan Login

Gambar 3.3 Detail Activity Diagram (DAD) Melakukan Login

KomputerPartman

1.Membuka atau mengakses ADMS (Astra Database Management System)

Ms_Karyawan

2.Menampilkan halaman login

3.Meng-input username dan password

4.Memilih button login

5.Menampilkan menu utama ADMS

Melakukan Login

63

3.4.4.2 DAD Membuat Form Create Goods Issue PKB

Gambar 3.4 Detail Activity Diagram (DAD) Membuat Form Create Goods Issue

PKB

64

3.4.4.3 DAD Melakukan Pemesanan Suku Cadang

Gambar 3.5 Detail Activity Diagram (DAD) Melakukan Pemesanan Suku cadang

65

3.4.4.4 DAD Membuat Form Goods Receipt (GR)

Gambar 3.6 Detail Activity Diagram (DAD) Membuat Form Goods Receipt (GR)

66

3.4.4.5 DAD Membuat Form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

Gambar 3.7 Detail Activity Diagram (DAD) Membuat Form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

67

3.4.4.6 DAD Melakukan Pembayaran

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram (DAD) Melakukan Pembayaran

40

3.4.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 3.9 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT. AKASTRA

69

3.4.6 User Interface

1. Tampilan login pada saat membuka ADMS (Astra Database Management System)

Gambar 3.10 Tampilan Login

2. Setelah melakukan login, akan muncul tampilan menu utama dari ADMS (Astra

Database Management System)

Gambar 3.11 Tampilan Menu Utama ADMS (Astra Database Management System)

70

3. Untuk membuat form PKB (Perintah Kerja Bengkel)

Gambar 3. 12 Tampilan Form Create Goods Issue PKB (Perintah Kerja Bengkel)

4. Notifikasi setelah melakukan penyimpanan form PKB (Perintah Kerja Bengkel) pada

ADMS (Astra Database Management System)

Gambar 3.13 Tampilan Notifikasi Penyimpanan form Create Goods Issue PKB (Perintah Kerja Bengkel)

71

5. Untuk membuat form PO (purchase order) dengan tipe re-order

Gambar 3.14 Tampilan Form Create PO (Purchase Order) dengan tipe re-order

6. Untuk membuat form PO (purchase order) dengan tipe emergency order

Gambar 3.15 Tampilan Form Create PO (Purchase Order) dengan tipe emergency order

72

7. Untuk membuat form PO (purchase order) dengan jenis local order (pemesanan ke

vendor lain)

Gambar 3.16 Untuk membuat form PO (purchase order) dengan jenis local order (pemesanan ke vendor lain)

8. Tampilan setelah mengklik button save setelah membuat form create PO (purchase

order)

Gambar 3.17 Tampilan Form Viewer

73

9. Mengirim PO (purchase order) melalui e-mail kepada vendor

Gambar 3.18 Tampilan E-mail saat Mengirim PO (Purchase Order) kepada Vendor

10. Apabila suku cadang telah sampai maka partman membuat form GR (form goods

receipt)

Gambar 3.19 Tampilan Form GR (Goods Receipt)

74

11. Setelah membuat form GR (form goods receipt), maka persediaan suku cadang akan

bertambah dan dapat dilihat dalam display stock status.

Gambar 3.20 Tampilan Display Stock Status

12. Bagian Cashier membuat form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

Gambar 3.21 Tampilan BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

75

13. Setelah BPH (Bukti Pencatatan Hutang) di buat, maka bagian cashier akan

mencetaknya menjadi 2 rangkap.

Gambar 3.22 Tampilan BPH (Bukti Pencatatan Hutang) yang akan dicetak

76

3.4.7 Navigation Diagram

Gambar 3.23 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT. AKASTRA