45

BAB 3

PERUMUSAN OBYEK PENELITIAN

3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.1 Sejarah Yamaha

Yamaha diambil dari nama Torakusu Yamaha, dilahirkan pada tahun

1851 merupakan penemu dan pembuat alat musik Piano dan organ. Pada tahun

1890 Torakusu Yamaha mendirikan perusahaan dengan nama Nippon Gakki

Company Limited yang memproduksi alat musik dengan logo 3 (tiga) garpu tala.

Genichi Kawakami anak pertama kaici kawakami generasi ketiga

presiden Nippon Gakki Company Limited (sekarang Yamaha Corporation)

lulusan dari sekolah Sekolah Tinggi Takachicho pada maret 1934 dan pada Juli

1937 bergabung dengan Nippon Gakki Company. Dan menduduki generasi

Presiden ke empat pada tahun 1950 di usia 38 Tahun.

Pada tahun 1953, “ Saya ingin melakukan percobaan manufaktur mesin

sepeda motor” itu kata-kata yang diucapkan oleh Genichi Kawakami (Presiden

Yamaha Motor pertama), kemudian Genichi mulai melebarkan usaha ke produk

termasuk mesin jahit, auto parts, scooter, kendaraan roda tiga serta sepeda

motor. Dan mulai fokus untuk mengembangkan perusahaan pada pasar sepeda

motor. Pada periode tersebut ia kerap mengunjungi Amerika untuk mempelajari

46

peluang di bisnis ini. Riset untuk membangun sepeda motor ia lakukan sampai ke

pabrik sepeda motor di Jerman.

“Jika anda membuatnya, maka jadikanlah yang terbaik” adalah motto

mereka dalam menciptakan sepeda motor. Semua itu dituangkan pada

pembangunan prototype pertama sepuluh bulan kemudian tepatnya bulan

Agustus 1954 keluarlah Yamaha YA-1. sepeda motor dengan spesifikasi

berpendingin udara, 2-stroke, 125 cc dengan satu silinder mesin.

Setelah selesai sepeda motor tersebut di uji sejauh 10.000 km yang belum

pernah dilakukan sebelumnya dan memastikan bahwa kualitasnya adalah kelas

atas. Kemudian, pada Tahun 1955 setelah perang dunia II presiden Genichi

Kawakami menyadari bahwa untuk membangun kembali Jepang, Negara

membutuhkan alat transportasi terjangkau. Akhirnya Yamaha YA-1 alias “Red

Dragonfly” mulai diproduksi dan sangat sukses dipasaran. Dengan keyakinan

tersebut pada tanggal 1 Juli 1955 Yamaha Motor Co,Ltd didirikan dengan jumlah

karyawan sebanyak 274 orang, dan sanggup memproduksi 200 unit sepeda motor

perbulan.

Pada tahun yang sama Yamaha YA-1 mengikuti acara balap motor

terbesar di Jepang, yaitu Mt Fuji Festival dan Asama Highlands Festival. Di

debut balapan tersebut berhasil menjuarai di kelas 125 cc. Pada tahun berikutnya

kembali Yamaha YA-1 merajai kelas tersebut. Tahun 1956, model kedua YCI

siap dilahirkan, dengan 175 cc, silinder tunggal dan dua stroke.

47

Di tahun 1957 mulai produksi yang pertama YD-1 250 cc, dua stroke

twin merupakan perbaikan dari versi Jerman. Untuk lebih meluaskan pemasaran

Yamaha, pada tahun 1958 mulai merambah pasar Amerika dengan model

andalan YD-1 250cc dan MF-150cc. dan ditahun yang sama Yamaha berhasil

bertengger di posisi ke 6 pada gelaran balap International Catalina Grand Prix

di Amerika Serikat. Genichi berkata, “ Saya percaya bahwa yang paling penting

ketika membangun sebuah produk adalah untuk selalu diingat orang yang

menggunakannya” dengan kata lain Yamaha selalu mengedepankan kepuasan

produsen dalam menciptakan hasil karyanya. Dan dengan visi dan filosofi

kejujuran total, Yamaha Motor Company sukses menembus pasar motor dunia.

Genichi Kawakami dengan sejarah panjang Yamaha, di tahun 1982

berhasil menembus 20 juta roll off assembly. Pada 25 Mei 2002 Genichi wafat

namun ia menjadi visi hidup di masyarakat melalui produk Yamaha di seluruh

dunia.

3.1.2 Sejarah PT. Dwi Kencana Motor

PT. Dwi Kencana Motor merupakan salah satu dealer resmi Yamaha

yang terletak di Jl. RS Fatmawati no. 54 CDE, Cilandak, Jakarta Selatan. PT.

Dwi Kencana Motor Fatmawati ini sudah berdiri sejak Mei 2005.

PT. Dwi Kencana Motor dibawah naungan bisnis Deta Group milik Dedi

Tedja. Deta Group ini mempunyai 6 cabang di Jakarta yaitu: PT Dwi kencana

48

Motor di Fatmawati, PT. Batavia Motor di Cempaka Putih, PT. General Motor di

Pondok Labu, PT. General Motor di Karang tengah, PT. Ratu Sakti Motor di

Cibubur, dan PT. Ampera Motor di Ciputat.

PT Dwi Kencana Motor melayani penjualan motor Yamaha, bengkel dan

penjualan suku cadang Yamaha. Presiden direktur PT. Dwi Kencana Motor yaitu

Bapak Willy Koerniadi, lalu memperkerjakan 55 orang karyawan yang tersebar

di bagian Marketing, Finance, Sales Counter dan Service Sparepart.

PT. Dwi Kencana Motor memperkerjakan kurang lebih 56 orang

karyawan. Dimana untuk bagian Marketing bertanggung jawab langsung kepada

Branch Manager, sedangkan bagian Administrasi (keuangan) bertanggung jawab

langsung dengan Vise President.

Bagian Marketing dibagi menjadi 2 (dua) tim terpisah, yang dimaksudkan

untuk berlomba untuk mencapai target yang ditentukan perusahaan. Setiap tim,

dikepalai oleh seorang Supervisor, dan setiap supervisor memilih 1 (satu) orang

sales yang mendapatkan prestasi terbaik dalam penjualan motornya untuk

dijadikan koordinator, Setiap koordinator membawahi 5 (lima) orang sales atau

lebih.

Bagian Sparepart terdiri dari counter sparepart yang mengurusi stock

spareparts motor, dan gudang spareparts, kemudian ada cashier yang melayani

pembayaran service dan membuat laporan penjualan sparepart per harinya. Lalu

ada Chief mechanic yang membawahi 4 (empat) orang mekanik yang menangani

service motor.

49

Sales counter ada 3 (tiga) orang di PT. Dwi Kencana Motor yaitu Ibu SI,

Ibu RA, dan Ibu FY. Sales counter bertugas untuk melayani konsumen yang

datang ke counter untuk membeli motor.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Dwi Kencana Motor

Sumber : Peneliti

PRESIDENT DIRECTOR

VICE DIRECTOR

BRANCH MANAGER

BAGIAN

ADMINISTRASI

BAGIAN MARKETING BAGIAN

SPAREPART

SALES

COUNTER

ADMIN HEAD

Kasir

TIM 1 TIM 2

HEAD SPV

Faktur

HEAD SPV

Staff Accounting

Staf Operasional

Koordinator 1*

Koordinator 1*

Koordinator 2*

Koordinator 2*

Counter

Sparepart

(Ibu Novi)

Kasir

Ahli Mesin **

50

Keterangan Gambar:

* Setiap koordinator membawahi kurang lebih 5 (lima) sales.

** Ada 4 orang Mechanic untuk melayani konsumen dan dikepalai oleh seorang

Chief Mechanic.

3.2 Alur kerja yang berlaku

Alur kerja di PT. Dwi Kencana Motor terbagi menjadi 4 bagian yaitu

bagian penjualan, bagian administrasi, bagian leasing dan bagian sparepart.

Pada bagian penjualan terdiri dari sales marketing dan sales counter,

yang menangani penjualan motor. Setiap konsumen yang datang akan dilayani

oleh sales counter atau sales marketing, kemudian sales counter atau sales

marketing mencoba menarik minat konsumen dengan menanyakan motor apa

yang hendak dicari oleh calon konsumen tersebut. Setelah konsumen mengambil

keputusan membeli, sales counter akan menulis SPK (Surat Pesanan Kendaraan)

dan menerima DP (down payment) sebagai tanda jadi. Sales Counter atau sales

marketing pun berusaha untuk membuat calon konsumen tersebut membeli motor

dengan cara kredit, dikarenakan kredit lebih menguntungkan. Sales counter atau

sales marketing pun mendata konsumen tersebut, data tersebut diberikan kepada

leasing untuk diproses.

Sales counter atau sales marketing bertanggung jawab sampai proses

pengiriman barang ke konsumen. DP (down payment) akan diserahkan kepada

51

bagian administrasi untuk diproses. Setelah konsumen di survei oleh leasing dan

proses kredit disetujui maka sales counter mengecek stock motor, konfirmasi

pengiriman ke konsumen dan melakukan pengiriman motor ke rumah konsumen.

Gambar 3.2 Alur kerja pada bagian penjualan PT. Dwi Kencana Motor

NO

YES

Tidak setuju disetujui

Sumber : Peneliti

KONSUMEN DATANG

MENARIK MINAT KONSUMEN

DECISION

TULIS

SPK

KREDIT CASH

CEK STOCK

JENIS

PEMBAYARAN

PENGUMPULAN DATA

SURVEY

DECISION

ADA

VERIFIKASI DATA

CETAK PO

DELIVERY ORDER

ANTAR KE

KONSUMEN

TIDAK ADA

52

Gambar 3.3 Alur kerja pada bagian leasing dan administrasi PT. Dwi Kencana Motor

Sumber : Peneliti

SURVEY

BUAT DENAH RUMAH

COLLECT DATA

CETAK PO

TTD SURAT KONTRAK

PROSES DATA

DI KANTOR

ANALISA TIM KANTOR

DISETUJUI

TIDAK SETUJU

KONFIRMASI DARI

KANTOR KE SURVEYOR

DECISION DARI

SURVEYOR TIDAK SETUJU

DISETUJUI

KIRIM PO KE

DEALER UTK

KIRIM UNIT

PEMBERITAHUAN KE

KONSUMEN

DEALER KIRIM SURAT

TAGIHAN KE LEASING

CROSS CHECK LEASING

KE KONSUMEN

PENCAIRAN UANG KE

DEALER

SPK DITERIMA

DP DITERIMA OLEH ADMIN

BUAT PO

BUAT DO

PENGIRIMAN MOTOR

KONFIRMASI PENGIRIMAN

SISA PEMBAYARAN

BUAT FAKTUR

MENGURUS STNK & BPKP

(10-15 hr kerja)

STNK & BPKP KELUAR

ANTAR STNK &

BPKP KE

KONSUMEN

53

Pada bagian leasing, setelah data diterima dari sales counter atau sales

marketing, leasing akan melakukan kroscek pada konsumen akan data-data yang

diterima. Setelah data benar, surveyor akan mendatangi rumah konsumen

kemudian mewawancarai konsumen, membuat denah rumah dan menandatangani

surat kontrak kemudian data tersebut akan diproses oleh kantor dan keputusan

dari kantor sehari setelah surveyor datang kerumah.

Proses kredit bisa saja ditolak oleh leasing apabila data-data tidak

lengkap ataupun melihat dari kemampuan konsumen untuk membayar hutang

dianggap meragukan. Keputusan proses kredit biasanya dipengaruhi oleh

surveyor yang melakukan survei ke rumah konsumen. Jika proses kredit diterima,

maka dari leasing akan mencetak PO (Purchase Order) ke dealer. Setelah itu

barang dikirimkan dealer akan mengirimkan tagihan ke leasing, lalu leasing

melakukan pencairan uang dan dibayarkan ke dealer. Jika proses kredit tidak

diterima, maka DP akan dikembalikan dan konsumen tersbut tidak dapat membeli

motor.

Pada bagian administrasi, setelah menerima DP dari sales counter atau

marketing, maka admin akan membuat PO (purchase order), kemudian

menunggu keputusan dari surveyor, kemuadian membuat DO (delivery order),

setelah itu pengiriman motor akan dilakukan. Setelah motor dikirim, pihak

administrasi akan melakukan konfirmasi dengan konsumen sebagai pengecekan.

Kemudian, administrasi akan mengirim tagihan kepada leasing untuk

pelunasan motor yang telah dikirim. Administrasi akan membuat faktur, dan

mempersiapkan STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) dan BPKB (Buku

54

Pemilik Kendaraan Bermotor). STNK dan BPKB tersebut akan memakan waktu

sekitar 10 -15 hari kerja. Setelah STNK dan BPKB keluar, maka pihak dealer

akan mengirimkannya kepada konsumen.

Gambar 3.4 Alur kerja pada bagian sparepart PT. Dwi Kencana Motor

YA

YA

Sumber: Peneliti

Bagian Sparepart mengurusi service motor Yamaha. Konsumen yang

membeli motor di delaer PT. Dwi Kencana Motor akan mendapatkan free service

sebanyak 3 kali. Konsumen yang datang akan ditanya terlebih dahulu keluhan dari

motor tersebut, kemudian kerusakan tersebut akan di cek oleh teknisi, kemudian

ada konfirmasi kerusakan.

KONSUMEN DATANG

DAFTAR

BERTANYA KELUHAN KONSUMEN

CEK KONDISI MOTOR

OLEH MEKANIK

KONFIRMASI

KERUSAKAN TIDAK JADI

JADI

CEK SPAREPART

MOTOR DIKERJAKAN OLEH

TEKNISI

PEMBAYARAN

SELESAI

TIDAK ADA

BARANG

TIDAK

JADI

MENUNGGU

(INDEN)

55

Selanjutnya bagian gudang akan mengecek stock barangnya dulu, jika

ada maka motor bisa langsung dikerjakan, bila sparepart tidak ada maka akan

dipesan dahulu, tetapi konsumen akan diberitahu jika sparepart tidak ada. Apabila

tidak ada barang, konsumen harus inden sebagai tanda jadi terlebih dahulu.

Kemudian motor akan langsung dikerjakan oleh teknisi, setelah selesai aka nada

konfirmasi pembayaran dari cashier kepada konsumen. Setelah lunas pembayaran

motor bisa dibawa pulang oleh konsumen.

3.3 Metode Pengumpulan Data

Untuk menganalisa permasalahan, peneliti telah mempersiapkan

pengumpulan informasi dan data pendukung penelitian yang akan menggunakan

metode dan teknik pengumpulan data, dimana kedua hal tersebut akan diuraikan

dibawah ini.

a. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu

dilkakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang

menanyakan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang

memberikan jawaban atas pertanyaan itu. Dalam penelitian ini, peneliti

melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman wawancara (interview

guide).

56

Jenis wawancara yang digunakan dalam penlitian ini adalah wawancara

mendalam (indepth interview). Wawancara mendalam yaitu bentuk

komunikasi antara dua orang, melibatkan seseorang yang ingin memperoleh

informasi dari seseorang lainnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan

berdasarkan tujuan tertentu (Mulyana, 2001 : 180).

Peneliti menggunakan teknik wawancara ini dengan terlebih dahulu

membuat petunjuk/ pedoman wawancara (interview guide). “Pedoman

wawancara biasanya tidak berisi pertanyaan-pertanyaan yang mendetail, tetapi

sekedar garis besar tentang data atau informasi apa yang ingin didapatkan dari

informan yang nanti dapat dikembangkan dengan memerhatikan

perkembangan, konteks dan situasi wawancara” (Pawito, 2007: 133).

Pedoman wawancara tersebut berisi pertanyaan-pertanyaan mengenai

hambatan komunikasi organisasi dalam komunikasi ke bawah dan ke atas

yang terjadi di PT. Dwi Kencana Motor, sebelum terjun langsung ke lapangan

dan melakukan wawancara dengan para informan, yang merupakan pimpinan

dan para staff PT. Dwi Kencana Motor. Hal ini dimaksudkan agar peneliti bisa

tetap fokus pada permasalahan yang ingin diteliti saat melakukan wawancara.

b. Observasi.

Observasi adalah pengamatan secara langsung yang meliputi kegiatan

pemuatan perhatian terhadap suatu objek dengan menggunakan seluruh alat

indra. (Arikunto, 2002:133). Beberapa informasi yang diperoleh dari hasil

observasi adalah ruang (tempat), pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian

57

atau peristiwa, waktu, dan perasaan. Alasan peneliti melakukan observasi

adalah untuk menyajikan gambaran realistik perilaku atau kejadian, untuk

menjawab pertanyaan, untuk membantu mengerti perilaku manusia, dan untuk

evaluasi yaitu melakukan pengukuran terhadap aspek tertentu melakukan

umpan balik terhadap pengukuran tersebut.

Pada penelitian ini, peneliti menggunakan participant observation,

dimana peneliti ikut dalam kegiatan di lingkungan penelitian. Peneliti

melakukan pengamatan terhadap hambatan komunikasi organisasi dalam

downward communication dan upward communication di PT. Dwi Kencana

Motor selama 2 (dua) bulan.

Metode observasi atau pengamatan biasanya dilakukan untuk melacak

secara sistematis dan langsung gejala-gejala komunikasi terkait dengan

persoalan-persoalan sosial, politis dan cultural masyarakat. Di sini, kata

“langsung” memiliki pengertian bahwa peneliti hadir dan mengamati

kejadian-kejadian di lokasi penelitian.

Dalam praktek penggunaannya, metode observasi dapat dibedakan

menjadi beberapa jenis sesuai dengan tingkat keterlibatan peneliti dalam atau

terhadap aktivitas serta proses-proses yang ada dalam masyarakat yang

diteliti. “ada dua jenis metode observasi, yaitu observasi dengan ikut terlibat

dalam kegiatan organisasi yang akan diteliti (participant observation), dan

observasi tidak terlibat (non-participant observation)”. (Pawito, 2007:114-

115)

58

c. Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel

yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen,

rapat, agenda, dan sebagainya. (Arikunto, 2007: 231)

Dokumen digunakan untuk keperluan penelitian menurut Guba dan

Lincoln, karena alasan: 1) Dokumen digunakan karena merupakan sumber

yang stabil, kaya, dan mendorong, 2) berguna sebagai bukti untuk suatu

pengujian, 3) berguna dan sesuai dengan penelitian kualitatif karena sifatnya

yang alamiah, sesuai dengan konteks, lahir dan berada dalam konteks, 4)

dokumen harus dicari dan ditemukan, 5) hasil pengkajian isi akan membuka

kesempatan untuk lebih memperluas tubuh pengetahuan terhadap sesuatu

yang diselidiki. (Moleong, 2007:217)

Dalam penelitian ini, dokumen yang digunakan berupa profil PT. Dwi

Kencana Motor, struktur organisasi, foto-foto, data penjualan PT. Dwi

Kencana Motor per bulannya, serta data-data organisasi lainnya yang dapat

mendukung kelancaran penelitian ini. Selain itu peneliti juga mengambil dari

berbagai buku literatur maupun karya tulis ilmiah yang berhubungan dengan

pembahasan penelitian.

3.3.1 Teknik Pengambilan Informan atau Narasumber

Dalam memilih sampel penelitian kualitatif menggunakan teknik non

probabilitas, yaitu suatu teknik pengambilan sample yang tidak didasarkan pada

59

rumusan statistik tetapi lebih pada pertimbangan subyektif peneliti dengan

didasarkan pada jangkauan dan kedalaman masalah yang ditelitinya.

Metode yang digunakan dalam pengambilan sampel menggunakan

metode purposive sampling yaitu suatu pengambilan sampel berdasarkan

pertimbangan tertentu yang dibuat oleh peneliti sendiri, berdasarkan ciri atau

sifat-sifat populasi yang sudah diketahui sebelumnya.

Pada penelitian kualitatif tidak ditujukan untuk menarik kesimpulan suatu

populasi melainkan untuk mempelajari karakteristik yang diteliti, baik itu orang

ataupun kelompok sehingga keberlakukan hasil penelitian tersebut hanya untuk

orang atau kelompok yang sedang diteliti tersebut. Pemilihan sample tidak

bergantung pada kuantitas tetapi lebih pada kualitas orang yang akan diteliti yang

biasa kita sebut sebagai informan.

Dalam penelitian ini informan atau narasumber yang akan dipilih adalah

Bapak SL selaku Branch Manager (Kepala Cabang PT. Dwi Kencana Motor),

Bapak AS selaku supervisor dari divisi marketing, Ibu YD selaku kepala

keuangan PT. Dwi Kencana Motor, seorang karyawan dari Staf keuangan (sesuai

dengan kemauan responden yang tidak mau dituliskan namanya), Ibu RA selaku

staf sales counter dan Ibu NV selaku staf divisi sparepart. Alasan penulis

memilih ke enam narasumber tersebut, karena (1) informasi dari mereka sudah

mewakili informasi secara keseluruhan, (2) orang-orang tersebut memiliki

pengetahuan yang luas dengan permasalahan yang diteliti dan, (3) dimaksudkan

untuk mengecek keabsahan data atau memiliki nilai validitas yang tinggi.

60

3.3.2 Profil Informan

Adapun narasumber yang dipilih oleh peneliti yaitu:

1. Nama : Bapak SL

Jabatan : Kepala Cabang PT. Dwi Kencana Motor

Lamanya bekerja : 2 tahun.

2. Nama : Bapak AS

Jabatan : Supervisor

Lamanya bekerja : 1 tahun.

3. Nama : Ibu YD

Jabatan : Head Administration

Lamanya bekerja : 6 tahun.

4. Nama : Ibu SW

Jabatan : Staff Administrasi

Lamanya bekerja : 1 tahun.

5. Nama : Ibu RA

Jabatan : Sales Counter

Lamanya bekerja : 6 tahun.

6. Nama : Ibu NV

Jabatan : Divisi Sparepart

Lamanya bekerja : 4 tahun.

61

3.3.3 Uji Validitas Data

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan trianggulasi untuk

mengontrol tingkat keabsahan data yang diperoleh dalam penelitian. Trianggulasi

merupakan upaya untuk menunjukkan bukti empirik untuk meningkatkan

pemahaman terhadap realitas atau gejala yang diteliti. “Selain itu, trianggulasi

juga sangat diperlukan ketika peneliti hendak mengemukakan konsep (construct)

atau proposisi-proposisi ilmiah (thesis) yang mengarah pada kesimpulan”.

(Pawito,2007:98)

Trianggulasi yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah

trianggulasi sumber, yakni menunjuk pada upaya peneliti untuk mengakses

sumber-sumber yang lebih bervariasi guna memperoleh data berkenaan dengan

persoalan yang sama. Hal ini berarti peneliti bermaksud menguji keakuratan data

yang diperoleh dari satu sumber (untuk dibandingkan) dengan data dari sumber

yang lain. Peneliti melakukan trianggulasi sumber dengan mewawancarai

karyawan PT. Dwi Kencana Motor dari berbagai divisi, dan wawancara dengan

Branch Manager yang mengerti dan memahami komunikasi internal organisasi

terutama downward dan upward communication.

Data-data yang didapat dari wawancara dengan kedua pihak tersebut

nantinya akan dikroscekkan dengan data-data atau dokumen-dokumen

organisasi. Dari kroscek data tersebut akan diketahui kebenaran mengenai

hambatan komunikasi organisasi yang terjadi dalam downward dan upward

communication di PT. Dwi Kencana Motor.

62

Gambar 3.5 Trianggulasi Sumber

Sumber: Peneliti

3.3.4 Teknik Analisis Data

Menurut Patton, teknik analisis data adalah proses kategori urutan data,

mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori dan satuan uraian dasar, ia

membedakannya dengan penafsiran yaitu memberikan arti yang signifikan

terhadap analisis, menjelaskan pola uraian dan mencari hubungan di antara

dimensi-dimensi uraian. (Moleong, 2007:280)

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan teknik analisis data secara

umum yang dibagi menjadi tiga langkah yaitu:

a. Reduksi data

Data-data penelitian yang telah dikumpulkan selanjutnya direduksi. Reduksi

merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan,

pengabstrakan dan transformasi data kasar dari catatan-catatan tertulis di

lapangan.

Informan (Branch Manager, Supervisor, Staff Marketing, Administration

Head, Staf Administrasi, Sales Counter, Divisi Sparepart)

Struktur organisasi PT. Dwi

Kencana Motor, dan profil

perusahaan.

Hasil observasi (pengamatan

di lapangan) dan wawancara

63

b. Penyajian data

Setelah data direduksi langkah selanjutnya yaitu diadakan penyajian data.

Penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yangmemberi

kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.

Dalam pelaksanaan penelitian, penyajian-penyajian data merupakan suatu cara

utama bagi analisis kualitatif yang valid.

c. Penarikan kesimpulan dan verifikasi

Data-data dari hasil penelitian setelah direduksi, disajikan langkah terakhir

adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Hasil dari data-data yang telah

didapatkan dari laporan penelitian selanjutnya digabungkan dan disimpulkan

serta diuji kebenarannya. Penarikan kesimpulan merupakan bagian dari suatu

kegiatan dari konfigurasi yang utuh sehingga kesimpulan - kesimpulan juga

diverifikasi selama penelitian berlangsung.

3.4 Permasalahan yang ada

Selama masa observasi atau pengamatan berlangsung, Peneliti melihat

bahwa struktur organisasi di PT. Dwi Kencana Motor sudah berjalan dengan

baik, akan tetapi masih memiliki kendala khususnya di aliran informasi antara

atasan dan bawahan (downward communication) dan sebaliknya antara bawahan

kepada atasan. (upward communication).

Masalah yang sering terjadi dalam aliran komunikasi antara atasan dan

bawahan (downward communication) yaitu seringkali atasan memberikan

64

instruksi saja tanpa memberikan kejelasan dari instruksi tersebut, dan ketika

karyawan menanyakan kejelasan instruksi, atasan hanya diam saja. Kemudian,

masalah lain instruksinya tidak jelas atau tidak lengkap karena tidak diberikan

secara langsung. Terkadang banyaknya instruksi membuat karyawan bingung

untuk memilih prioritas dari instruksi tersebut, karena atasan hanya mau semua

instruksi tersebut dikerjakan dengan segera. Sering terjadi pula persepsi pesan

yang tidak sama antara atasan dan karyawannya, sehingga terjadi kekeliruan.

Sedangkan masalah yang terjadi dalam aliran komunikasi antara bawahan

kepada atasan (upward communication) yaitu pegawai yang tidak mau terbuka

dan menyembunyikan pikiran mereka ketika mendapatkan kesulitan. Seringkali

karyawan menganggap bahwa atasan tidak tertarik dan tidak mau mendengarkan

keluhan karyawan ataupun seringkali atasan tidak merespon keluhan tersebut.

Apabila karyawan memberikan ide atau saran yang membangun seringkali tidak

ada penghargaan yang diberikan dari atasan. Selain itu alasan manajer tidak ada

di tempat dan sulit dihubungi, sehingga komunikasi sulit terjadi menjadi salah

satu permasalahan di PT. Dwi Kencana Motor.

3.5 Alternatif Pemecahan Masalah

Melaui penelitian ini, peneliti mencoba mencarikan sebuah solusi untuk

mengatasi permasalahan yang terjadi dalam aliran informasi antara atasan dan

bawahan (downward communication) dan sebaliknya antara bawahan kepada

atasan (upward communication).

65

Alternatif pemecahan masalah untuk aliran informasi atasan dan bawahan

(downward communication) yaitu pimpinan atau manajer hendaklah mau

memberikan informasi kepada karyawan apabila karyawan bertanya. Jika

pimpinan atau manajer tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka

maka perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya. Pimpinan

atau manajer juga harus bisa menyempatkan waktu untuk berkomunikasi dengan

karyawannya, seperti bertukar pikiran atau mengevaluasi pekerjaan bersama.

Pimpinan atau manajer harus dapat menurunkan egonya ketika berbicara

dengan karyawannya. Pimpinan harus dapat menempatkan waktu yang benar,

kapan perlu berlaku tegas, dan mendengarkan dengan baik kesulitan karyawan.

Pimpinan juga harus dapat memberikan spesialisasi pekerjaan yang sesuai

dengan kemampuan karyawannya dan bersikap bijak kepada karyawannya.

Alternatif pemecahan masalah untuk aliran informasi antara bawahan

kepada atasan (upward communication) yaitu pegawai harus terbuka dengan

atasan dengan menciptakan komunikasi yang baik, sehingga jika ada

permasalahan tidak menggangu kinerja, melainkan bisa mencari solusi bersama

dengan bercerita kepada atasan. Karyawan pun harus bisa membaca situasi dan

kondisi pimpinan atau manajer, yang mungkin saja sedang banyak masalah dan

emosinya tidak stabil. Jadi ketika pimpinan atau manajer tidak memberikan

respon jangan bertanya berulang-ulang jika melihat emosinya sedang tidak stabil.

Sebagai karyawan juga memiliki hak untuk berpendapat sehingga

cobalah untuk memberikan masukan kepada pimpinan atau manajer apabila ada

66

kesalahan yang dilakukan oleh atasan, beri masukan bahwa pendapat atau ide

karyawan yang menarik sebaiknya diberikan penghargaan. Jika pimpinan atau

manajer tidak ada di tempat atau sibuk diluar dan karyawan memang ada urusan

yang penting, sebaiknya karyawan mencoba menghubungi atasan melalui telepon

genggam (HP) dan meminta kesediaan pimpinan atau manajer untuk menerima

telepon karena ada hal yang mendesak. Hendaknya karyawan jangan berpikir

negatif akan tindakan yang belum dicoba.