77

BAB 3

PERANCANGAN SISTEM DATA WAREHOUSE

3.1 Gambaran umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan

Pada awal tahun 1990, INDOPARTS berada di dalam pengelolaan PT.

Indo Hero Engineering (Agen Tunggal Pemegang Merek / ATPM dari Suzuki)

dan berlokasi di Jl. Raden Inten II Kav. 8 No. 18, Jakarta Timur. Konsep

didirikannya INDOPARTS pada waktu itu adalah dalam rangka menciptakan

perusahaan yang mewakili sebuah merek, menjual merek tersebut, serta ingin

menyediakan suatu aksesoris atau suku cadang kendaraan bermotor (spare part)

yang berkualitas serta didukung oleh pelayanan / service yang memuaskan..

Pada waktu itu fakta yang ada di pasar menunjukkan bahwa hanya sekitar

25 % konsumen yang mampu membeli produk suku cadang genuine (asli) dan

lebih dari 75 % konsumen lainnya tidak mampu membeli produk suku cadang

genuine. Hal ini disebabkan, produk suku cadang genuine memiliki harga yang

tinggi. Maka dari itu, sebagai salah satu bentuk kepedulian INDOPARTS

terhadap konsumennya, INDOPARTS menyediakan aneka produk suku cadang

dengan spesifikasi yang sesuai dengan standar asli dari pabrikan dengan merek

INDOPARTS. Meskipun demikian, kualitas yang diberikan juga dijamin tidak

akan mengecewakan serta harga produk yang ditawarkan sangat kompetitif seta

lebih terjangkau dibandingkan dengan harga produk genuine. Melalui bentuk

78

kepedulian ini, diharapkan dapat meng-cover permintaan dari sekitar 75 %

konsumen yang tidak mampu membeli produk suku cadang genuine.

Seiring berjalannya waktu, tahun 1994, masuknya Suzuki Motor Jepang

dari PT. Indo Hero Engineering, mendapat sikap penentangan dari beberapa

pihak sehingga sejak September 1994 sampai Juli 2007, INDOPARTS mulai

terpisah dari PT. Indo Hero Engineering dan kemudian dikelola oleh PT.

Indomobil Buphala. Dan per Juli 2007 hingga sekarang, INDOPARTS berada di

bawah naungan PT. CENTRAL SOLE AGENCY.

Pada awal mula berdirinya, INDOPARTS mulai merintis produk spare

part-nya dari 1 jenis produk atau item, yaitu brake shoe dan saat ini telah

berkembang pesat sert memiliki lebih dari 1.000 item. Item-item tersebut terdiri

dari lebih kurang sekitar 1.000 item untuk spare parts kendaraan roda empat dan

lebih kurang 300 item untuk spare parts kendaraan roda dua. INDOPARTS tidak

hanya meng-cover untuk spare parts produk Suzuki saja, tapi juga mencakup

semua merek mobil atau motor terutama untuk item-item yang masuk kategori

fast moving (cepat terjual).

Perusahaan ini dikukuhkan di hadapan notaris No. Surat Keterangan

Domisili Perusahaan Nomor : 80/1.824.02/V/2007 dikeluarkan oleh Pemerintah

Propinsi DKI Jakarta, Kelurahan Gunung Sahari Utara, Kecamatan Sawah Besar,

Kotamadya Jakarta Pusat. Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ) : 01.314.268.2-

026.000 dikeluarkan oleh Departeman Keuangan Republik Indonesia, Direktorat

Jenderal Pajak. Tanda Daftar Perusahaan ( TDP ) Nomor : 09.05.1.50.00615

berlaku sampai 22 November 2010 dikeluarkan oleh Suku Dinas Perindustrian

dan Perdagangan Kodya Jakarta Pusat. Surat Ijin Usaha Perdagangan ( SIUP )

79

Nomor : 03489/1.824.271 tanggal 15 Agustus 2007 dikeluarkan oleh Dinas

Perindustrian dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta.

3.1.2 Visi, Misi Perusahaan dan Motto Perusahaan

Adapun visi perusahaan adalah menjadi perusahaan yang paling

kompeten di dalam pelayanan, kualitas dan fokus dalam bisnis suku cadang

otomotif. Sedangkan misi perusahaan adalah :

1. Melindungi konsumen dari pembelian spare parts yang berkualitas

rendah, yaitu dengan cara menyediakan spare parts berkualitas setara

dengan produk genuine-nya dan harga yang terjangkau.

2. Melayani konsumen “smart”, yaitu kelompok konsumen “kritis” yang

sadar akan pentingnya “kualitas dan harga terjangkau” atas spare parts

yang akan dibelinya.

Motto perusahaan adalah QUALITY PARTS FOR SMART PEOPLE,

artinya INDOPARTS ini disediakan bagi kelompok orang “SMART”, yaitu :

1. Kelompok konsumen yang “concern / sadar” akan pentingnya “kualitas

dan harga terjangkau” sebagai satu kebutuhan yang utama.

2. Para dealer dan penyalur INDOPARTS, yang selama ini “sadar” akan

pentingnya menjaga “citra positif” bisnisnya. Antara lain, dengan cara

memasarkan produk INDOPARTS dan pelayanan yang baik ke

konsumennya.

80

3.1.3 Strategi Perusahaan

Strategi perusahaan antara lain :

1. Membangun citra produk-produk INDOPARTS sebagai spare part

berkualitas untuk orang-orang yang smart.

2. Memperkuat jangkauan area pasar INDOPARTS.

3. Memperluas jangkauan produk khususnya untuk barang yang bersifat fast

moving.

3.1.4 Struktur Organisasi

Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-masing

mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda sehingga diperlukan

sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi juga berpengaruh untuk saling

mendukung dalam proses kemajuan sebuah perusahaan. Dalam struktur

organisasi PT. Central Sole Agency meiliki beberapa departemen antara lain :

B.O. D., D.I.R., D.I.R. / Depty, Dept. Head dan Sub. Dept. Head. Berikut ini

adalah struktur organisasi perusahaan PT. CENTRAL SOLE AGENCY yang

menghubungkan secara vertikal maupun horizontal antara pemimpin dan

bawahan beserta para karyawannya, di mana karyawan atau bawahan harus

menjalankan tugasnya dan bertanggung jawab kepada atasannya sehingga bisa

tercapai hasil kerja yang optimal.

81

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. CENTRAL SOLE AGENCY

3.1.5 Uraian Tugas dan Wewenang

PT. CENTRAL SOLE AGENCY dipimpin oleh beberapa Presiden

Direktur yang dibantu oleh Chief Executive Officer (C.E.O) dan Chief of

Operation (C.O.O) serta membawahi 3 kepala departemen yang masing-masing

82

dibagi menjadi 2 sub kepala departemen. Adapun tanggung jawab dan wewenang

masing-masing bagian dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. BOTH OF DIRECTUR ( B.O.D )

Tugas dan wewenang :

a. Mengelola manajemen dari seluruh anak perusahaan.

b. Mengambil keputusan (decision making) dalam kegiatan yang akan

dilakukan.

c. Membawahi langsung C.E.O.

2. Chief Executive Officer ( C.E.O )

Tugas dan wewenang :

a. Menjalankan kebijakan-kebijakan yang sudah ditetapkan B.O.D.

b. Mengelola manajemen dari departemen serta staf yang berada di

bawahnya.

c. Membawahi langsung C.O.O dan divisi Tool.

3. Chief Of Operation ( C.O.O )

Tugas dan wewenang :

a. Mengelola operasional pergudangan.

b. Mengontrol semua transaksi keluar masuk barang, penjualan, dan

pembelian yang ada di gudang.

c. Membawahi langsung 3 departemen, yaitu Finance, Marketing dan

Product Development.

83

4. Divisi Tool

Tugas dan wewenang :

a. Menangani segala keperluan perkakas bengkel.

b. Menangani keperluan peralatan yang bersifat mekanis lainnya.

5. Finance

Tugas dan wewenang :

a. Menangani masalah keuangan.

b. Menangani transaksi penjualan, pembelian, dan pembayaran.

c. Membuat laporan rugi / laba.

d. Membawahi Staf Cashier dan Staf Finance.

6. Marketing

Tugas dan wewenang :

a. Menangani pemasaran.

b. Memberikan briefing / penyuluhan kepada dealer-dealer mengenai

produk INDOPARTS.

c. Membawahi Sales Area Staff dan Operation and General Affair Staff.

7. Prode v

Tugas dan wewenang :

a. Mengembangkan produk-produk yang ada di INDOPARTS.

b. Mengontrol kualitas produk.

c. Membawahi Staf Prodev dan Staf Warehouse and Delivery.

84

Pada departemen Warehouse terdapat beberapa divisi beserta tugas dan

wewenang dari masing-masing divisi sebagai berikut :

a . ADMIN GUDANG

1. Terima dokumen barang Import dan Packing List.

2. Rekapitulasi Surat Jalan Penerimaan Barang.

3. Filling.

4. Rekapitulasi lembur personal Gudang.

5. Rekapitulasi penerimaan klaim Dealer dan Supplier.

6. Inventory Material dan ATK untuk Gudang.

7. Buat Surat Jalan dan penomoran koli di Packing List kiriman

barang.

8. Rekapitulasi Aktivitas Gudang.

b. INCOMING

* Receiving

1. Terima dokumen impor (Packing List dan B/L) dari Admin

Gudang, sebagai informasi barang-barang impor yang akan masuk

/ datang.

2. Terima barang import dan lokal (cek barang apa sesuai dengan

surat jalan).

3. Terima barang klaim dari Dealer.

4. Bantu alokasi barang di bagian Locater.

85

* Pressing

1. Melakukan proses Pressing barang.

2. Alokasi Inner dan Sticker guna keperluan Pressing.

3. Bantu di bagian Setting.

* Setting

1. Melakukan proses Setting barang.

2. Siapkan Inner dan Master Box.

3. Cek Inner, Sticker, dan Label IMG.

4. Alokasi barang Material.

* Locater

1. Mengalokasikan barang.

2. Serah terima barang dari bagian Receiving.

3. Cek barang yang baru masuk.

4. Siapkan barang yang akan di-Setting.

* Picker

1. Terima PL (Picking List ).

2. Pick Up barang sesuai dengan Picking List.

3. Cek barang yang bermasalah (kurang, salah P/N, dan rusak).

4. Tempel label IMG (Indomobil Group).

5. Set barang-barang item tertentu.

86

c. OUTGOING

* Checker

1. Check barang dari Picker.

2. Catat barang yang bermasalah.

* Delivery

1. Alokasi barang ke mobil (cek sesuai dengan Surat Jalan dan

Jumlah koli).

2. Kirim barang.

3. Ambil barang klaim ke ekspedisi.

3.1.6 Proses Bisnis

PT. CENTRAL SOLE AGENCY memiliki beberapa proses bisnis antara

lain :

3.1.6.1 Penjualan

Untuk melakukan sebuah transaksi penjualan, pelanggan mula-mula

membuat surat rincian pesanan barang dan kemudian diserahkan kepada

perusahaan ( INDOPARTS ), lalu perusahaan akan membuat order sheet.

Order sheet ini akan diserahkan masing-masing kepada pelanggan dan

divisi penjualan, sedangkan 1 lembar lagi akan disimpan oleh perusahaan.

Divisi penjualan kemudian meminta ACC kepada distribution manager.

Jika sudah disetujui, divisi penjualan lalu membuat surat jalan untuk

pelanggan, divisi administrasi, dan divisi penjualan sendiri. Setelah itu,

87

barang dikirimkan melalui ekspedisi. Kemudian, divisi penjualan

melakukan pengecekan antara order sheet dan surat jalan lalu membuat

faktur penjualan untuk pelanggan, divisi administrasi, dan divisi penjualan

sendiri. Faktur penjualan yang diarsip sementara oleh divisi penjualan

digunakan sebagai surat penagihan piutang. Sedangkan, surat jalan dan

faktur penjualan yang dis impan oleh divisi administrasi digunakan untuk

melakukan pengarsipan data-data perusahaan.

3.1.6.2 Pembelian

Untuk melakukan sebuah transaksi pembelian, divisi pembelian

mula-mula membuat surat rincian pesanan barang dan order sheet. Order

sheet tersebut kemudian diserahkan kepada direktur untuk ditandatangani.

Setelah ditandatangani, order sheet tersebut masing-masing akan diberikan

kepada pemasok dan divisi administrasi, sedangkan 1 lembar lagi disimpan

sendiri oleh divisi pembelian. Order sheet yang diberikan kepada pemasok

digunakan untuk melakukan pengaturan barang. Jika sudah selesai dan

lengkap, pemasok kemudian akan membuat surat jalan dan melakukan

pengiriman barang kepada perusahaan. Lalu, divisi pembelian akan

mengecek barang yang dikirimkan, apakah sudah sesuai dengan order sheet

dan surat jalan. Sedangkan, order sheet yang diberikan kepada divisi

administrasi akan digunakan untuk melakukan pengarsipan data-data

perusahaan.

88

3.1.6.3 Retur Penjualan

Sebuah retur penjualan berawal dari adanya laporan dari pihak

pelanggan kepada perusahaan tentang barang yang rusak. Perusahaan

kemudian mendatangi pihak pelanggan untuk mengecek kebenarannya.

Jika terbukti benar, perusahaan akan membuatkan faktur retur barang,

masing-masing untuk pelanggan dan divisi penjualan. Setelah meminta

ACC kepada pelanggan, perusahaan akan memberikan barang yang rusak

kepada divisi penjualan. Faktur barang yang diberikan kepada divisi

penjualan digunakan untuk melakukan pengecekan dan pemotongan

piutang. Kemudian, laporan retur barang akan diberikan kepada manajer

accounting.

3.1.6.4 Retur Pembelian

Sebuah retur pembelian berawal dari adanya laporan dari pihak

perusahaan tentang barang yang rusak kepada pemasok. Perusahaan

kemudian mendatangi pihak perusahaan untuk mengecek kebenarannya.

Jika terbukti benar, perusahaan akan membuatkan faktur retur barang,

masing-masing untuk pemasok dan divisi pembelian. Setelah meminta

ACC kepada pemasok, perusahaan akan memberikan barang yang rusak

kepada divisi pembelian. Faktur barang yang diberikan kepada divisi

pembelian digunakan untuk melakukan pengecekan dan pemotongan

hutang. Kemudian, laporan retur barang akan diberikan kepada manajer

accounting.

89

3.1.6.5 Hutang

Sebuah transaksi pembayaran berawal dari surat rincian tagihan

yang telah jatuh tempo. Surat tersebut mula-mula dibawa oleh divisi

pembelian kepada manajer accounting. Manajer accounting kemudian akan

melakukan pengecekan terhadap surat pembayaran dan melakukan

pembayaran kepada pemasok. Setelah menerima pembayaran dari pihak

perusahaan, pemasok kemudian membuat surat konfirmasi pembayaran,

masing-masing untuk divisi pembelian, manajer accounting perusahaan,

dan untuk pemasok sendiri yang digunakan sebagai bukti pembayaran.

Selain itu, pemasok juga mengembalikan surat jalan dan faktur pembelian

kepada pihak perusahaan yang kemudian diberikan kepada manajer

accounting. Surat konfirmasi pembayaran yang diberikan kepada divisi

pembelian digunakan untuk melakukan pemotongan hutang kepada

pemasok.

3.1.6.6 Piutang

Sebuah transaksi pembayaran berawal dari surat rincian tagihan

yang telah jatuh tempo. Surat tersebut mula-mula dibawa oleh manager

accounting kepada pelanggan. Pelanggan kemudian akan melakukan

pengecekan terhadap surat pembayaran dan melakukan pembayaran kepada

perusahaan. Setelah menerima pembayaran dari pihak pelanggan, manajer

accounting kemudian membuat surat konfirmasi pembayaran, masing-

masing untuk divisi penjualan, manajer accounting perusahaan, dan untuk

90

pelanggan sendiri yang digunakan sebagai bukti pembayaran. Selain itu,

manajer accounting juga mengembalikan surat jalan dan faktur penjualan

kepada pelanggan. Surat konfirmasi pembayaran yang diberikan kepada

divisi penjualan digunakan untuk melakukan pemotongan piutang kepada

pelanggan.

3.1.7 Diagram Aliran Sistem Yang Sedang Berjalan

1. Penjualan

Gambar 3.2a : menunjukkan gambar aliran dokumen penjualan.

Gambar 3.2b : menunjukkan gambar aliran dokumen penjualan ( lanjutan )

2. Pembelian

Gambar 3.3 : menunjukkan gambar aliran dokumen pembelian.

3. Retur Penjualan

Gambar 3.4 : menunjukkan gambar aliran dokumen retur penjualan.

4. Retur Pembelian

Gambar 3.5 : menunjukkan gambar aliran dokumen retur pembelian.

5. Hutang

Gambar 3.6 : menunjukkan gambar aliran dokumen hutang.

6. Piutang

Gambar 3.7 : menunjukkan gambar aliran piutang.

91

Gambar 3.2a Aliran Dokumen Penjualan

92

Gambar 3.2b Aliran Dokumen Penjualan ( Lanjutan )

93

Gambar 3.3 Aliran Dokumen Pembelian

94

Gambar 3.4 Aliran Dokumen Retur Penjualan

95

Gambar 3.5 Aliran Dokumen Retur Pembelian

96

Gambar 3.6 Aliran Dokumen Hutang

97

Gambar 3.7 Aliran Dokumen Piutang

98

3.1.8 Teknologi Informasi PT. CENTRAL SOLE AGENCY

Teknologi informasi digunakan untuk menunjang kegiatan

operasional sehari-hari, tetapi teknologi informasi tersebut belum

menyeluruh, hanya pada kegiatan yang menunjang administrasi saja.

Teknologi informasi yang terdapat pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY

terdiri atas perangkat keras dan perangkat lunak.

3.1.8.1 Server

1. Perangkat Keras ( Hardware )

a. Processor : Pentium IV 2,4 GHz

b. Memory : 1024 MB RAM

c. HDD : 120 GB

d. OS : Windows Server 2003

e. Jumlah : 1

2. Perangkat Lunak ( Software )

a. Database : Microsoft SQL Server 2000

b. Development Tool : Microsoft Visual Basic 6.0

c. Tool : Microsoft Office 2002

3.1.8.2 Workstation ( Client )

1. Perangkat Keras ( Hardware )

a. Processor : Pentium IV 1.6 GHz

b. Memory : 512 MB RAM

99

c. HDD : 40 GB

d. OS : Windows XP Profesional

e. Jumlah : 20

f. Lainnya : Printer HP Laserjet (10), Scanner Canon (3 buah)

2. Perangkat Lunak ( Software )

a. Database : Microsoft SQL Server 2000

b. Aplikasi data warehouse : Pembelian dan Penjualan

c. Tool : Microsoft Office 2002

3.1.9 Permasalahan yang dihadapi

Dari kondisi dan sistem yang telah ada saat ini di dalam perusahaan,

maka permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :

1. Data dan informasi mengenai laporan historikal dan current yang

tidak terintegrasi sehingga mempersulit perencanaan pembelian dan

penjualan berdasarkan tren yang terjadi.

2. Sulitnya membuat dan menyajikan laporan-laporan bulanan maupun

tahunan.

3. Belum adanya sistem yang dapat mengintegrasikan data dan

informasi.

100

3.1.10 Analisis Kebutuhan Informasi

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

Sumber Informasi

Pelanggan Data pelanggan yang memesan produk

pada perusahaan ini

Pemasok Data pemasok yang menyuplai bahan

baku ke perusahaan ini

Produk Data produk yang dijual

Penjualan Laporan barang terjual

Pembelian Laporan barang yang dibeli

Retur Penjualan Laporan retur barang yang dijual

Retur Pembelian Laporan retur barang yang dibeli

Hutang Laporan hutang perusahaan

Piutang Laporan piutang perusahaan

3.1.11 Usulan Pemecahan Masalah

Dalam mengatasi masalah yang terjadi, perancangan sistem basis data

dilakukan dengan menggunakan aplikasi database yang diharapkan dapat

membantu PT. CENTRAL SOLE AGENCY menghadapi masalah yang ada.

Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah :

101

1. Pembuatan aplikasi data warehouse yang telah terintegrasi dengan baik

untuk menjaga konsistensi data, baik pembelian, penjualan, retur,

maupun hutang dan piutang.

2. Pembuatan aplikasi data warehouse yang mampu menampilkan

perkembangan tren penjualan perusahaan.

3.2 Analisis Perancangan Dan Perencanaan

3.2.1 Metode Analisis dan Perancangan

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menganalisis dan

merancang sebuah data warehouse. Metode yang dapat dipakai yaitu : top-

down, bottom-up, dan gabungan antara top-down dan bottom-up.

Metode top-down dimulai dengan mengidentifikasi apa yang

dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan bisnis yang dapat dipenuhi

aplikasi data warehouse yang akan dibangun. Dengan metode ini dapat

dikembangkan data warehouse secara terencana dan dapat memenuhi

kebutuhan yang ada.

Metode bottom-up dimulai dengan percobaan dan pembuatan

prototipe. Keuntungan metode ini adalah waktu pengembangan yang

dibutuhkan relatif singkat.

Metode gabungan antara top-down dan bottom-up adalah digunakan

untuk memperoleh keuntungan dari kedua metode tersebut.

Dalam penelitian ini digunakan metode bottom-up, yang meliputi

analisis sistem pembelian dan penjualan yang ada di PT. CENTRAL SOLE

AGENCY, kemudian dilanjutkan dengan identifikasi kebutuhan para

102

eksekutif dan seluruh bagian di bawahnya, untuk seterusnya dilakukan

analisis permasalahan secara keseluruhan serta kaitannya satu sama lain.

Data warehouse yang dirancang digunakan untuk memenuhi

kebutuhan informasi dalam kegiatan yang terdapat pada PT. CENTRAL

SOLE AGENCY. Rancangan yang dilakukan meliputi arsitektur dan

infrastruktur data warehouse, skema bintang, dan prototipe laporan.

3.2.2 Subjek Data

Subjek data merupakan sumber dan data yang dapat dipakai untuk

menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. Subjek data

yang tersedia pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY terdapat pada tabel 3.2

berikut ini :

Tabel 3.2 Tabel Subjek Data

103

3.2.3 Analisis Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis adalah kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing

bagian dalam perusahaan yang dilaksanakan secara bersama-sama agar

tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Berdasarkan penelitian pada

PT. CENTRAL SOLE AGENCY, diperoleh fungsi bisnis seperti pada tabel

3.3 berikut :

Tabel 3.3 Tabel Fungsi Bisnis

No Fungsi Bisnis

1 Pengawasan mutu

2 Pesanan dari konsumen

3 Penjualan ke konsumen

4 Pengiriman ke konsumen

5 Pembayaran dari konsumen

6 Retur barang dari konsumen

7 Pemesanan produk ke pemasok

8 Penerimaan produk dari pemasok

9 Pembayaran produk ke pemasok

10 Retur barang ke pemasok

11 Laporan Keuangan

12 Laporan Penjualan

13 Laporan Pembelian

14 Laporan Stok Barang

104

3.2.4 Analisis Matrik

3.2.4.1 Matrik Unit Organisasi VS Subjek Data

Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara unit

organisasi dengan subjek data yang digunakan oleh unit organisasi

tersebut. Matrik ini digambarkan pada tabel 3.4 :

Tabel 3.4 Tabel Matrik Unit Organisasi VS Subjek Data

Subjek Data

Unit

Organisasi

P r o d u k

K e u a n g a n

K o n s u m e n

P e n j u a l a n

P e m b e l i a n

P e m a s o k

K a r y a w a n

P e r s e d i a n

Both Of Director ( B.O.D ) × × ×

Chief Executive Officer ( C.E.O ) × × × × ×

Chief Of Operation ( C.O.O ) × × × × ×

Divisi Tool ×

Finance × × × × ×

Marketing × × × ×

Product Development ( Prodev ) ×

105

3.2.4.2 Matrik Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi

Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara fungsi

bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan unit organisasi yang

menjalankan fungsi tersebut. Matrik ini digambarkan pada tabel 3.5:

Tabel 3.5 Tabel Matrik Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi

106

Keterangan:

R = Direct Management Responsibility, menunjukkan unit

organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung

dalam melaksanakan fungsi bisnis

A = Executive or Policy Making Authority, menunjukkan unit

organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan

melaksanakan kebijakan perusahaan yang berhubungan

dengan fungsi bisnis

I = Involved In The Function, menunjukkan keterlibatan suatu

unit organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis

E = Technical Expertise, menunjukkan unit organisasi yang

memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis

W = Actual Execution Of The Work, menunjukkan unit organisasi

yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis

3.2.4.3 Matrik Fungsi Bisnis VS Subjek Data

Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis

yang dijalankan oleh perusahaan dengan subjek data yang digunakan

untuk menjalankan fungsi bisnis tersebut. Matrik ini digambarkan pada

tabel 3.6 :

107

Tabel 3.6 Tabel Matrik Fungsi Bisnis VS Subjek Data

Subjek Data Fungsi Bisnis P

r o d u k

K e u a n g a n

K o n s u m e n

P e n j u a l a n

P e m b e l i a n

P e m a s o k

K a r y a w a n

P e r s e d i a n

Pengawasan mutu C R

R U

Pesanan dari konsumen C R

C R

R

Penjualan ke konsumen C R

R

Pengiriman ke konsumen

R U

Pembayaran dari konsumen

C R

R

Retur barang dari konsumen

U

R

U D

Pemesanan produk ke pemasok

C R

C R

R

Penerimaan produk dari pemasok

U

R

U D

Pembayaran produk ke pemasok

C R

R

Retur barang ke pemasok

U R U

R

Laporan Keuangan C R U D

R U

Laporan Penjualan C U

C R U D

R U

Laporan Pembelian C U

C R U D

R U

Laporan Stok Barang C R U D

R U

C R U D

108

Keterangan :

C = Create, menunjukkan subjek data yang diciptakan dalam

melaksanakan fungsi bisnis

R = Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam

melaksanakan fungsi bisnis

U = Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam

melaksanakan fungsi bisnis

D = Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam

melaksanakan fungsi bisnis

3.2.5 Tahapan Dalam Membangun Data Warehouse

Dalam membangun data warehouse yang baik dan benar maka harus

berdasarkan metodologi yang sudah ditetapkan. Metodologi yang digunakan

adalah nine-step methodology yang terdiri dari 9 tahapan, yaitu :

1. Memilih proses ( choosing the process )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan subjek dari

permasalahan yang sedang dihadapi, kemudian mengidentifikasikan proses

bisnisnya. Berdasarkan hasil survei terhadap sistem dan prosedur yang

berlaku pada perusahaan maka permasalahan yang dihadapi perusahaan

adalah tidak terintegrasinya data historikal dan data current yang

menyebabkan sulitnya membuat dan menyajikan laporan bulanan dan

tahunan.

109

Adapun data-data yang dibutuhkan dalam proses penjualan produk,

meliputi data pelanggan, data produk, data penjualan, nilai penjualan, data

retur penjualan, dan data piutang.

Sedangkan data-data yang dibutuhkan dalam proses pembelian

meliputi data pemasok, data produk, data pembelian, nilai pembelian, data

retur pembelian, dan data hutang.

Gambar 3.8 Skema ERD (tahapan proses)

110

2. Memilih grain ( choosing the grain )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan table fakta

dan identifikasi dimensi dari tabel fakta berdasarkan permasalahan yang

dihadapi. Pemilihan grain pada perancangan data warehouse perusahaan

mencakup :

a. Pembelian

b. Retur pembelian

c. Pembayaran hutang

d. Penjualan

e. Retur penjualan

f. Penagihan piutang

Grain yang dipilih antara lain pembelian, retur pembelian,

pembayaran hutang, penjualan, retur penjualan, dan penagihan piutang.

3. Idektifikasi data penyesuaian dimensi ( identifiying and conforming the

dimensions )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah identifikasi dimensi

dalam detail yang secukupnya untuk mendeskripsikan sesuatu.

Dimensi yang dibentuk adalah :

a. Dimensi jenis produk

b. Dimensi tipe produk

c. Dimensi merk

d. Dimensi produk mvc

e. Dimensi wilayah

111

f. Dimensi propinsi

g. Dimensi kota

h. Dimensi produk

i. Dimensi pemasok

j. Dimensi pelanggan

k. Dimensi cabang

l. Dimensi divisi

m. Dimensi staff

n. Dimensi waktu

4. Memilih fakta ( choosing the fact )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan fakta-fakta

dari tabel fakta yang akan digunakan pada data mart. Fakta yang

dibentuk adalah :

a. Fakta Pembelian

b. Fakta Penjualan

c. Fakta Retur Penjualan

d. Fakta Retur Pembelian

e. Fakta Piutang

f. Fakta Hutang

5. Menyimpan pre-calculation tabel fakta ( storing pre-calculation in the

fact table )

112

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah melakukan pengkajian

ulang untuk menentukan apakah ada fakta-fakta yang dapat diterapkan

a. Qty penjualan = sum ( jumlah barang )

b. Qty retur penjualan = sum ( jumlah barang )

c. Total penjualan = sum ( jumlah barang ) * harga jual

d. Qty pembelian = sum ( jumlah barang )

e. Qty retur pembelian = sum ( jumlah barang )

f. Total pembelian = sum ( jumlah barang ) * harga beli

g. Jumlah hutang = ( jumlah barang ) * harga beli

h. Jumlah total hutang = sum ( jumlah barang ) * harga beli

i. Jumlah piutang = ( jumlah barang ) * harga jual

j. Jumlah total piutang = sum ( jumlah barang ) * harga jual

6. Kembali pada dimensi table ( Rounding out the dimesion tables )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah kembali pada table

dimensi dan menambahkan gambaran teks terhadap dimensi yang

memungkinkan.

Waktu

Tahun

Kuartal

Bulan

Hari

Jenis Produk

Jenis_Produk_ID

113

Kd_Jenis_Produk

Jenis_Produk

Tipe Produk

Tipe_Produk_ID

Kd_Tipe_Produk

Tipe_Produk

Merk

Merk_ID

Kd_Merk

Nama_Merk

Wilayah

Wilayah_ID

Kd_Wilayah

Nama_Wilayah

Propinsi

Propinsi_ID

Kd_Propinsi

Nama_Propinsi

Kota

Kota_ID

Kd_Kota

Nama_Kota

Pemasok

Pemasok_ID

114

Kota_ID

Nama_Pemasok

Pelanggan

Pelanggan_ID

Kota_ID

Nama_Pelanggan

Produk

Produk_ID

Kd_Produk

Nama_Produk

7. Memilih durasi dari database ( choosing the duration of the database )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan

pembatasan waktu untuk data yang diambil dan dipindahkan ke dalam

table fakta. Data yang diambil pada perusahaan dibutuhkan untuk

membuat data warehouse. Berdasarkan hasil survei terhadap sistem dan

prosedur yang berlaku pada perusahaan maka data yang digunakan adalah

data selama 1 tahun dan data warehouse ini dapat digunakan untuk 5

tahun ke depan.

8. Melacak perubahan dari dimensi secara perlahan ( tracking slowly

changing dimensions )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah mengamati perubahan

dari dimensi pada tabel dimensi. Perubahan dari tabel dimensi pada data

115

warehouse perusahaan akan menggunakan dua tipe Slowly Changing

Dimensions, yaitu tipe 1 dan tipe 2.

Slowly Changing Dimesions ( SCD ) tipe 1 akan merubah semua

data lama menjadi data baru, sehingga data lama tidak lagi disimpan

dalam tabel dimensi. Tabel yang akan menggunakan SCD tipe 1 adalah

table dimensi produk, table dimensi tipe produk, table dimensi kode

MVC dan table dimensi jenis produk.

Proses dalam SCD tipe 1 seperti berikut :

Nama Tabel : dimProduk

Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Produk

Surrogate Key : produkID

Application Key : kd_produk

produkID JnsProdukID kd_produk Nama_produk Harga_jual

01 ab P0001 Bearing 15.000

02 cd P0002 bushing 5.000

Ketika suatu saat harga bearing dari tabel dimensi produk berubah

dari 15.000 menjadi 16.000 maka data nilai 15.000 tersebut akan

digantikan dengan data nilai baru 16.000, dan data lama hilang. Sehingga

tabel dimensi produk akan menjadi :

116

Nama Tabel : dimProduk

Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Produk

Surrogate Key : produkID

Application Key : kd_produk

produkID JnsProdukID kd_produk Nama_produk Harga_jual

01 ab P0001 Bearing 16.000

02 cd P0002 bushing 5.000

Sedangkan dalam proses Slowly Changing Dimensions ( SCD )

tipe 2, data yang berubah maupun data yang sebelum diubah akan tetap

disimpan ke dalam tabel dimensi. Tabel yang akan digunakan SCD tipe 2

adalah table dimensi pemasok dan table dimensi pelanggan.

Proses dalam SCD tipe 2 seperti berikut :

Nama Tabel : dimPelanggan

Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Pelanggan

Surrogate Key : pelangganID

Application Key : kd_pelanggan

pelangganID kd_

pelanggan

Nama_

pelanggan

Alamat_

pelanggan

Telp_

pelanggan

PP01 C01 Ani Jakarta 5422224

PP02 C02 riang Medan 8156461

117

Ketika suatu saat nomor telepon pelanggan Ani berubah, maka

data lama dan data baru akan tetap disimpan. Sehingga tabel dimensi

pelanggan akan menjadi :

Nama Tabel : dimPelanggan

Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Pelanggan

Surrogate Key : pelangganID

Application Key : kd_pelanggan

pelangganID kd_

pelanggan

Nama_

pelanggan

Alamat_

pelanggan

Telp_

pelanggan

PP01 C01 Ani Jakarta 5422224

PP02 C02 riang Medan 8156461

PP01 C01 Ani Jakarta 3821532

9. Memutuskan prioritas dan mode dari query ( deciding the query

priorities and the query modes )

Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah mempertimbangkan

pengaruh pada perancangan fisikal, seperti keberadaan dari ringkasan (

summaries ) dan penjumlahan ( aggregate ). Selain itu, masalah

administrasi, back up, kinerja index dan keamanan juga merupakan faktor

yang harus diperhatikan.

118

3.2.6 Analisis Basis Data

Dalam kegiatan sehari-hari, PT. CENTRAL SOLE AGENCY

memiliki basis data yang terdiri atas beberapa tabel. Berikut ini adalah tabel-

tabel data operasional dari PT. CENTRAL SOLE AGENCY :

1. Subjek Data : Jenis Produk

- Nama Table : Jenis_Produk

- Primary Key : Kd_Jenis_Produk

Tabel 3.7 Tabel JENIS_PRODUK

2. Subjek Data : Tipe Produk

- Nama Table : Tipe_Produk

- Primary Key : Kd_Tipe_Produk

Tabel 3.8 Tabel TIPE_PRODUK

119

3. Subjek Data : Merk

- Nama Table : Merk

- Primary Key : Kd_Merk

Tabel 3.9 Tabel MERK

4. Subjek Data : Produk MVC

- Nama Table : Produk_MVC

- Primary Key : Kd_MVC

Tabel 3.10 Tabel PRODUK_MVC

5. Subjek Data : Wilayah

- Nama Table : Wilayah

- Primary Key : Kd_Wilayah

120

Tabel 3.11 Tabel WILAYAH

6. Subjek Data : Propinsi

- Nama Table : Propinsi

- Primary Key : Kd_Propinsi

Tabel 3.12 Tabel PROPINSI

7. Subjek Data : Kota

- Nama Table : Kota

- Primary Key : Kd_Kota

Tabel 3.13 Tabel KOTA

121

8. Subjek Data : Produk

- Nama Tabel : Produk

- Primary Key : Kd_Produk

Tabel 3.14 Tabel PRODUK

9. Subjek Data : Pemasok

- Nama Table : Pemasok

- Primary Key : Kd_Pemasok

Tabel 3.15 Tabel PEMASOK

122

10. Subjek Data : Pelanggan

- Nama Table : Pelanggan

- Primary Key : Kd_Pelanggan

Tabel 3.16 Tabel PELANGGAN

11. Subjek Data : Jenis_Pembayaran

- Nama Table : Jenis_Pembayaran

- Primary Key : Kd_Bayar

Tabel 3.17 Tabel JENIS_PEMBAYARAN

123

12. Subjek Data : Cabang

- Nama Table : Cabang

- Primary Key : Kd_Cabang

Tabel 3.18 Tabel CABANG

13. Subjek Data : Divisi

- Nama Table : Divisi

- Primary Key : Kd_Divisi

Tabel 3.19 Tabel DIVISI

14. Subjek Data : Pengguna

- Nama Table : Pengguna

- Primary Key : Kd_Pengguna

124

Tabel 3.20 Tabel PENGGUNA

15. Subjek Data : Staff

- Nama Table : Staff

- Primary Key : Kd_Staff

Tabel 3.21 Tabel STAFF

16. Subjek Data : Header Penjualan

- Nama Table : Header_Penjualan

- Primary Key : Kd_Faktur_Jual

125

Tabel 3.22 Tabel HEADER_PENJUALAN

17. Subjek Data : Detil Penjualan

- Nama Table : Detil_Penjualan

- Primary Key : Kd_Faktur_Jual, Kd_Produk

Tabel 3.23 Tabel DETIL_PENJUALAN

18. Subjek Data : Header Pembelian

- Nama Table : Header_Pembelian

- Primary Key : Kd_Faktur_Beli

126

Tabel 3.24 Tabel HEADER_PEMBELIAN

19. Subjek Data : Detil Pembelian

- Nama Table : Detil_Pembelian

- Primary Key : Kd_Faktur_Beli, Kd_Produk

Tabel 3.25 Tabel DETIL_PEMBELIAN

20. Subjek Data : Retur Jual

- Nama Table : Retur Jual

- Primary Key : Kd_Retur_Jual