BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab...
Transcript of BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab...
![Page 1: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/1.jpg)
48
BAB 3
ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Perusahaan
PT. Grama Bazita merupakan sebuah perusahaan ahli teknik dan
kontraktor yang menawarkan segala pelayanan di bidang teknik, pengadaan
barang, konstruksi & pemeliharaan hingga pembangunan industrial dan gedung
komersial.
Pada mulanya Grama Bazita berkiprah murni hanya sebagai kontraktor
peralatan. Saat ini memiliki kemampuan tidak hanya saja mengerjakan proyek
peralatan, produksi, mekanikal, pemasangan pipa, elektrikal, otomatisasi dan
pengendalian, penyejuk udara, perlindungan kebakaran, dan pemasangan pipa
ledeng.
Divisi teknik & konstruksi Grama Bazita telah beroperasi sejak tahun
1990. Kantor pusat berada di Jakarta dengan kantor-kantor cabang di Surabaya,
medan, dan pekanbaru.
3.2. Visi dan misi Perusahaan
Visi dan Misi Perusahaan adalah penekanan perhatian pada kerja tim,
yang membedakan dari yang lain. Personel perusahaan di lokasi konstruksi
mempertunjukan hal ini dalam tugas pribadi mereka masing-masing, dimana
koordinasi dengan client, vendor, dan kontraktor lain diperlakukan sebagai hal
yang terpenting.
![Page 2: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/2.jpg)
49
3.3. Struktur organisasi
Struktur organisasi dari perusahaan ini adalah sebagai berikut :
Gam
bar 3.1 Struktur Organisasi
![Page 3: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/3.jpg)
50
3.4. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab di perusahaan ini adalah sebagai
berikut :
a. Secretary
Sekretaris Manajer Umum bertanggung jawab untuk membantu
pekerjaan Manajer Umum & untuk mengkoordinasikan semua kegiatan di
kantor pusat.
Tugas dari sekretaris manajer adalah sebagai berikut :
• Membuat laporan IPO (Incoming Purchase Order) setiap bulannya
• Mencatat pemasukkan fax setiap harinya
• Mencatat pengeluaran kertas setiap hari
• Memperbaiki head office (gedung, elektrik, dan sebagainya) jika
diperlukan
• Setiap harinya menangani Driver, jadwal pertemuan dan operasi
• Membersihkan head office jika diperlukan
• Menangani event kantor jika diperlukan
• Menangani pertemuan dengan client jika diperlukan
• Mempersiapkan MOM dan distribusi setiap Minggunya
• Membuat laporan anggaran untuk GM jika diperlukan
• Merekrut karyawan melalui pemasangan iklan atau agen jika diperlukan
![Page 4: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/4.jpg)
51
b. Estimation Coordinator
Estimation coordinator bertanggung jawab untuk memeriksa
penawaran dan melaporkan ke Manajer Umum sebelum di serahkan ke client.
Tugas dari estimation coordinator adalah sebagai berikut :
• Memeriksa hasil perhitungan dari perkiraan waktu selama membuat
proposal penawaran
• Memeriksa dokumen rekayasa setelah diterima dari client sebelum tim
membuat perhitungan BOQ
• Presentasi ke client selama klarifikasi teknis sesuai tim membuat kutipan
c. Project Coordinator
Project cooerdinator bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan
semua kegiatan proyek & membantu Manager Operasional dalam
pelaksanaan sistem standarisasi.
Tugas project coordinator adalah sebagai berikut :
• Mempersiapkan format dan standarisasi dari sistem per pedoman yang
disediakan oleh Manajer Operasional
• Menjaga dokumen proyek yang berbeda sesuai dengan dokumentasi
filsafat
• Berkoordinasi dengan tempat yang berbeda untuk mengumpulkan letak
koordinator kemajuan setiap hari dan setiap minggunya
![Page 5: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/5.jpg)
52
• Berkoordinasi dengan departemen pembelian dan logistik untuk
memastikan bahwa kebutuhan material dari tempatnya harus dirawat
sesuai jadwal proyek.
• Berkoordinasi dengan Departemen HR untuk memastikan bahwa setiap
kebutuhan tenaga kerja dari tempatnya akan menangani proyek sesuai
jadwal
• Mengikuti instruksi yang disampaikan oleh Manajer Operasional untuk
memperlancar kegiatan proyek dan memperkuat perusahaan
• Mempersiapkan gambar, laporan kemajuan, bagan organisasi, S-Curve,
dari waktu ke waktu untuk memenuhi persyaratan proyek
• Mempersiapkan Laporan Status Faktur
d. Maintenance Controller
Maintenance Controller bertanggung jawab untuk mengangani semua
kegiatan perbaikan elektrik.
Tugas dari maintenance controller adalah sebagai berikut :
• Preventive maintenance meliputi inspeksi visual untuk semua sistem
elektrik, membersihkan dan menguji.
• Perbaikan rutin meliputi memperbaiki, men-setting, memonitor, trouble
shooting.
• Instalasi meliputi instalasi baru, modifikasi, relocation.
• Perbaikan mesin meliputi perubahan bantalan, dissembling mesin,
mengecek mesin.
![Page 6: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/6.jpg)
53
e. Purchassing Officer
Purchassing Officer bertanggung jawab untuk membeli sebagian
besar bahan/barang untuk semua proyek, mendukung pengukur dalam
menyediakan semua data dan berkoordinasi dengan rekan-rekan semua
kegiatan pengadaan dan logistik di departemen.
Tugas dari Purchassing Officer adalah sebagai berikut :
• Penawaran / Tender Stage
Tender Stage ini melakukan tugas sebagai berikut :
Mengumpulkan Bill of Quantity dan semua
dokumen pendukung dari penilai
Mendapatkan izin dari spesifikasi material
Memandu pembelian sekretaris untuk
mempersiapkan penyelidikan
Memeriksa pendapatan quota memenuhi
spesifikasi atau tidak
Memeriksa semua data sebelum melakukan
penawaran
• Tahap proyek
Tahap proyek ini melakukan tugas sebagai berikut :
Mengumpulkan Bill of Quantity dan semua dokumen
pendukung.
Menyiapkan, mengirim dan menindaklanjuti penyelidikan
untuk vendor
Memilih penghargaan proses paska vendor
![Page 7: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/7.jpg)
54
Mempersiapkan tawaran tabulasi untuk perbandingan harga
Menghitung anggaran pembelian
Melepaskan Pesanan Pembelian (PO) berdasarkan materi
kontrak atau permintaan
Mengumpulkan Delivery Order (DO) dari vendor
Memastikan bahwa bahan/barang tiba di lokasi sesuai jadwal
Memantau/memeriksa bahan laporan yang diterima dari
tempatnya
Mengumpulkan Delivery Order (DO) dari tempatnya untuk
faktur
Mempersiapkan Proyek Biaya Pembelian atau laporan kepada
Superior & Cost Control Department
f. Cost Control Coordinator
Cost control coordinator bertanggung jawab untuk memantau,
mengendalikan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi kegiatan
Pengendalian Biaya di Kantor Pusat.
Tugas dari Cost control coordinator adalah sebagai berikut :
• Membuat laporan status proyek dengan perbandingan anggaran yang
teratur dan update pada setiap minggu.
• Mengontrol arus kas dengan melihat setiap peningkatan biaya apapun
atau dengan memeriksa setiap kesalahan dan penipuan dalam laporan
biaya pengeluaran di Kantor Pusat. Setiap hal tersebut akan didiskusikan
![Page 8: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/8.jpg)
55
dengan Manajer Operasional dan General Manager untuk tindakan yang
diperlukan dan resolusinya.
• Mengontrol dan menjaga garis aliran arus kas kecil untuk tempatnya
dengan berkoordinasi pada penerimaan kas kecil dan daftar permintaan
tunjangan makan secara rutin.
• Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan di Departemen
Pengawasan Biaya.
• Melakukan koordinasi dengan distribusi pekerjaan di departemen
(Departemen Pengawasan Biaya).
• Memeriksa semua laporan pengeluaran dan Faktur untuk Legitimasi dan
Keasliannya.
• Memantau dan mengendalikan biaya di tempatnya dengan menggaris
bawahi semua jenis variasi biaya dari anggaran yang diperlukan dan akan
menemukan solusi dengan Manajer Operasional untuk mengontrol biaya.
g. Logistic Coordinator
Logistic coordionator bertanggung jawab untuk membuat sumber
daya perusahaan yang digunakan dalam cara yang terbaik untuk memberikan
layanan, biaya terbaik, ke tempat yang tepat, pada saat yang tepat, sehingga
client dan proyek-proyek dapat memperoleh keuntungan maksimal.
Tugas dari Logistic coordionator adalah sebagai berikut :
• Merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinir penyimpanan dan
distribusi operasi peralatan dan bahan.
![Page 9: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/9.jpg)
56
• Menyediakan laporan untuk Koordinator Logistik detail dari alat/bahan
status, bersama dengan saran mengenai tindakan apapun yang diperlukan
untuk mempertahankan aliran bahan ke tempatnya dan lokasi lain sesuai
dengan persyaratan proyek pembuatan konstruksi.
• Memelihara catatan dan laporan kehilangan atau kerusakan pada barang-
barang yang dikeluarkan
• Fisik Inspection (QC) dari peralatan dan material, termasuk personel
pemeliharaan, memberitahukan barang yang akan dijemput untuk
perbaikan besar dan menjaga catatan yang diperlukan.
• Persiapan alat pengamanan dan alat untuk karyawan pergi ke tempat yang
ditujunya.
• Memelihara dan memperbaharui daftar aset saham
• Berkoordinasi dengan karyawan untuk proyek pengadaan alat/bahan
persyaratan
• Melakukan tugas-tugas terkait lainnya sebagaimana ditugaskan.
h. IT Departerment
IT Departerment bertanggung jawab untuk kelancaran kegiatan yang
berhubungan dengan kerja komputer (hardware & software), baik di kantor &
di kantor pusat.
IT Departerment mempuntai tugas sebagai berikut :
• Memeliharaan Local Area Network di kantor pusat
• Memperbaikan peralatan komputer untuk kantor kepada pemasok
![Page 10: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/10.jpg)
57
• Menangani email untuk kantor
• Memeriksa peralatan untuk setiap komputer
• Membuat cadangan data untuk semua departemen
• Memeriksa peralatan komputer baru
• Membuat catatan untuk semua peralatan komputer untuk kantor
• Membuat serial no. untuk semua peralatan komputer & printer di kantor
• Membuat catatan untuk komputer, notebook, kamera digital, & OHP
yang akan dipinjam oleh karyawan yang akan pergi ke lapanagan
• Mengendalikan master database.
• Mengontrol semua sistem komputer dan peripherals (printer, scanner,
dll) di Kantor Pusat dan di lapangan.
i. HR Coordinator
HR Coordinator bertanggung jawab untuk merencanakan,
memerintahkan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi kegiatan dan
formalitas HRD di Kantor Pusat dan Kantor Cabang meliputi: Recruitment,
Training, Formalitas, dan Aspek Legal yang lainnya, mengatur kesesuaian
peraturan perusahaan, yang bertanggung jawab untuk mencapai sasaran
perusahaan.
HR coordinator mempunyai tugas sebagai berikut :
• Kesesuaian Peraturan Perusahaan
Kesesuaian peraturan perusahaan meliputi:
![Page 11: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/11.jpg)
58
Memberikan masukan bagi manajemen jika isi peraturan perlu
diperbaiki, sebagai pertimbangan Peraturan Perusahaan dan
SOP yang masih berlaku.
Menentukan bahwa Peraturan Perusahaan, SOP dan prosedur
lain yang harus diikuti oleh karyawan dan akan mengambil
tindakan jika diperlukan.
Membuat Memo atau Internal Correspondence untuk membuat
karyawan menyadari Hak dan Tanggung Jawab mereka dalam
mematuhi Peraturan Perusahaan
• Recruitment
Recruitment meliputi :
Membuat rencana Tenaga Kerja tahunan.
Membuat sistem recruitment.
Lakukan Proses Recruitmen (Semua pelamar harus di pilih
pertama oleh HRD).
Mengontrol total karyawan agar karyawan yang akan di tambah
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
Mengendalikan dan menyarankan karyawan potensial (Internal
Recruitment) untuk memutar, mutasi, dll
• Training & Development
Training & Development meliputi :
Membuat rencana pelatihan untuk semua Karyawan dengan
pertimbangan anggaran, kebutuhan bisnis dan prinsip-prinsip
yang adil.
![Page 12: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/12.jpg)
59
Menentukan evaluasi untuk setiap peserta pelatihan dari GBE dan
mengendalikan realisasi
Mengontrol pendaftaran pelatihan untuk membuat HRD tahu
siapa yang hadir untuk pelatihan
Mengembangkan kegiatan pelatihan, seperti: menjadi pelatih,
mengatur pelatih internal, eksternal pelatih dan kegiatan lainnya
• Legal Aspect
Legal Aspect meliputi hal sebagai berikut :
Mengontrol kontrak yang sah, seperti Peraturan Perusahaan, dan
Kewajiban Laporan Perusahaan (wajib lapor)
Membuat hubungan yang baik dengan DepNaker dan lembaga
lain yang terhubung dengan Departemen Sosial
Mengkoordinasikan permintaan sumbangan dan diskusikan
dengan General Manager/Operational Manager.
• Kegiatan sosial
Kegiatan sosial meliputi :
Membuat jadwal dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan sosial
tahunan: Gathering, Anniversary, Rekreasi, Etc
Mengontrol sebuah Notice Board dan memberi kesempatan
kepada karyawan untuk memberikan partisipasi mereka dalam
sebuah Notice Board dengan pemberitahuan yang bermanfaat.
Informasi ini akan meningkatkan tim yang solid di kantor (seperti
Daftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll)
![Page 13: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/13.jpg)
60
• Penyusunan anggaran
Penyusunan Anggaran meliputi hal sebagai berikut:
Mengatur Anggaran tahunan untuk kegiatan HRD berkoordinasi
dengan General Manager.
Mendiskusikan anggaran dalam rapat tahunan dan menyarankan /
mempertahankan anggaran untuk kegiatan penting.
• Administrasi
Administrasi Bertanggungjawab kepada: HRD Status, Update
Struktur Organisasi, Update Gaji Struktur, Training, Rencana Recruitment,
Kegiatan, Etc
j. Supervisor
Supervisor bertanggung jawab untuk menangani semua
pemeliharaan (preventif & rutin) kegiatan dari Departemen Listrik.
Supervisor bertugas untuk :
• Mengawasi semua kegiatan sehari-hari
• Mengendalikan kegiatan sehari-hari
• Mengkoordinasikan TPL Pemeliharaan, produksi dan operator untuk
pelaksanaan pekerjaan
• Bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan harian dan mingguan
laporan kepada Site Manager.
![Page 14: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/14.jpg)
61
3.5. Proses Bisnis
Pada perusahaan ini memiliki beberapa proses bisnis yang dilakukan oleh
perusahaan tersebut. Perusahaan ini menggunakan sistem import terhadap semua
barang yang digunakan berkaitan dengan proyek yang sedang berlangsung atau
proyek yang sedang di jalankan oleh perusahaan. Jadi, setiap perusahaan
menerima proyek baru dari client maka bagian logistik akan melakukan
permintaan dan pemesanan barang yang dibutuhkan untuk proyek kepada kantor
pusat yang berlokasi di Negara Jerman. Pemesanan barang yang dilakukan hanya
untuk berguna dalam proyek yang sedang di tangani saja. Perusahaan tidak
melakukan stok barang / logistik dalam gudang. Jadi, perusahaan akan menerima
barang dari kantor pusat berdasarkan permintaan dari perusahaan saja. Stok
barang hanya dilakukan terhadap barang – barang tertentu saja yang memiliki
permintaan cukup tinggi dalam setiap proyek. Hal tersebut dilakukan agar tidak
terjadi barang yang berlebih sehingga tidak digunakan. Sedangkan untuk barang
yang memiliki stok dilakukan agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengerjaan
proyek yang disebabkan terlambatnya barang datang dari kantor pusat.
Untuk pekerjaan atau project yang akan dikerjakan maka perusahaan
akan mengikuti tender yang diadakan oleh perusahaan lain selaku pembuat
tender yang ingin membuat sebuah project. Perusahaan tidak pernah menerima
project selain dari tender, jadi perusahaan hanya menerima project dari tender
yang diikuti dan dimenangkan.
![Page 15: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/15.jpg)
62
3.6. Diagram Aliran Data
3.6.1. Penerimaan Karyawan Baru
Gambar 3.2 Diagram Aliran Data Penerimaan Karyawan Baru
![Page 16: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/16.jpg)
63
Pertama-tama calon karyawan atau pelamar mengirim surat lamaran atau
CV kepada perusahaan. Surat lamaran yang masuk kebagian HRD kemudian
dikelompokan dan diseleksi sesuai kebutuhan perusahaan. Setelah diketahui
hasilnya maka perusahaan akan mengirimkan surat panggilan kepada pelamar
yang sesuai dengan kebutuhan dan surat penolakan kepada pelamar yang tidak
sesuai. Kemudia bagian HRD akan melakukan interview kepada calon karyawan
atau pelamar yang telah lulus uji kebutuhan. Jika karyawan tidak diterima maka
HRD akan mengirimkan kepada sang pelamar yang bersangkutan untuk mencoba
lagi lain waktu karena posisi yang di kehendaki sudah ada yang menempati atau
pelamar tidak diterima dan bila pelamar lulus uji interview maka pelamar
tersebut akan menjadi karyawan perusahaan. Data pelamar yang diterima akan
dikirimkan oleh HRD ke bagian cost control untuk keperluan mengisi form gaji .
Jika sudah dibuat form gaji pelamar maka diserahkan kembali ke pada bagian
HRD dan bagian HRD akan memasukan data yang didapat dari cost control dan
data pelamar ke dalam database.
![Page 17: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/17.jpg)
64
3.6.2. Proses Pengambilan Cuti
Gambar 3.3 Diagram Aliran Data Cuti Tahunan Karyawan
![Page 18: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/18.jpg)
65
Cuti merupakan salah satu hak karyawan, yang dimaksud dengan
cuti adalah karyawan yang tidak masuk dengan alasan tertentu yang telah
ditetapkan dalam peraturan. Peraturan cuti di DPU DKI Jakarta diatur
dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976.
Jenis – jenis cuti yang ada di DPU DKI Jakarta adalah:
1. Cuti tahunan
Cuti yang diberikan setiap tahun ke karyawan. Cuti tahunan
diberikan perusahaan adalah 12 hari pertahun.
2. Cuti sakit
Cuti sakit diberikan sesuai dengan surat keterangan dari
doketer. Cuti diberikan paling lama selama setahun.
3. Cuti bersalin
Untuk kelahiran anak ke 1,2,3 berhak mendapatkan cuti
selama 1 bulan sebelum persalinan dan 2 bulan setelah persalinan.
Sedangkan untuk anak ke 4 dan seterusnya diberikan cuti tapi diluar
tanggungan Negara. Karyawan tetap mendapatkan penghasilan penuh
selama masa cuti
4. Cuti besar
Cuti besar diberikan apabila karyawan ingin menunaikan
ibadah haji diberikan cuti selam 2 bulan tetapi berlaku pada karyawan
yang telah menunaikan masa kerja minimal 6 tahun.
![Page 19: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/19.jpg)
66
5. Cuti karena alasan penting
Adalah cuti apabila ada keluarga yaitu bapak, ibu, adik, kakak,
mertua, suami/istri, anak yang sakit keras atau meninggal dunia.
Selain itu, diberikan untuk pernikahan pertama selama 2 bulan.
6. Cuti di luar tanggungan Negara
Yaitu cuti apabila suami/istri harus ikut suami/istri ke luar
negri. Masa cuti selama 3 tahun tetapi tidak mendapatkan gaji selama
cuti, setelah cuti selesai karyawan dapat melanjutkan pekerjaaan
dengan posisi yang berbeda dari sebelumnya sesuai dengan SK dan
gaji disesuaikan dengan posisi yang baru.
Prosedur pengambilan cuti di perusahaan DKI Jakarta adalah:
1. Mengajukan permintaan secara tertulis 1 bulan sebelum cuti kepada
Manger HRD.
2. Karyawan mendapatkan tanda tangan dari Manager HRD yang
menandakan ijin cuti disetujui.
3. Jika jatah cuti tahunan sudah abis maka karyawan mendapatkan
pemberitahuan bahwa jatah cuti yang dimiliki sudah abis.
4. Jika jatah cuti sudah habis maka karyawan dapat menggunakan jatah
ijin.
5. Jatah ijin yang dimiliki karyawan adalah 4 kali dalam setiap bulan.
6. Jika karyawan menggunakan jatah ijin maka karyawan akan terkena
pemotongan uang makan
![Page 20: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/20.jpg)
67
7. Jika karyawan mengambil jatah ijin lebih dari 4 kali atau sampai 5
kali maka karyawan tidak mendapatkan uang makan.
8. Bagian cost control melakukan input ke dalam database untuk update
penggajian yang diterima karyawan.
Karyawan mengajukan ijin cuti dengan cara mengisi formulir cuti
kemudian formulir cuti diserahkan kebagian HRD. Bagian HRD memproses
dan memeriksa permintaan cuti oleh karyawan yang bersangkutan apakah
karyawan masih memiliki jatah cuti. Jika jatah cuti abis maka karyawan site
atau lapangan akan mendapatkan izin ketentuan seperti poin – poin di atas.
Untuk bagian HO (Head Office) jika jatah cuti abis maka karyawan tidak
mendapatkan izin cuti.
![Page 21: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/21.jpg)
68
3.6.3. Proses Mutasi Karyawan
Gambar 3.4 Diagram Aliran Data Mutasi Karyawan
![Page 22: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/22.jpg)
69
Pimpinan department membuat pengajuan mutasi karyawan.
Bagian HRD menerima pengajuan mutasi karyawan yang diajukan oleh
pemimpin department. HRD membuat surat mutasi dan memberikan
kepada karyawan yang bersangkutan. Karyawan menerima surat mutasi
dari bagian HRD dan pindah ke posisi yang baru tempat dimana dia di
mutasikan. Setelah karyawan pindah ke tempat baru maka bagian HRD
akan membuat dokumen mutasi yang berisi data karyawan yang baru
bedasarkan tempat dimana karyawann yang bersangkutan dimutasikan.
Bagian cost control menerima dokumen mutasi.
![Page 23: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/23.jpg)
70
3.6.4. Proses Promosi Karyawan
Gambar 3.5 Diagram Aliran Data Promosi Karyawan
![Page 24: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/24.jpg)
71
Pimpinan departement membuat pengajuan promosi karyawan.
HRD menerima pengajuan promosi dari pimpinan department. HRD
mempelajari permintaan dari pimpinan department jika karyawan yang
bersangkutan layak untuk mendapakan promosi maka HRD akan
membuat surat promosi dan jika karyawan tidak layak untuk
mendapatkan promosi maka HRD akan mengirim surat kepada pimpinan
departement bahwa promosi yang di ajukan tidak disetujui. Karyawan
akan menerima surat promosi dari bagian HRD dan karyawan akan
pindah. Bagian HRD membuat laporan promosi karyawan yang
bersangkutan. Laporan promosi karyawan diberikan kepada bagian cost
control dari bagian HRD.
![Page 25: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/25.jpg)
72
3.6.5. Proses Dinas Karyawan
Gambar 3.6 Diagram Aliran Data Dinas Karyawan
![Page 26: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/26.jpg)
73
Bagian HRD menentukan karyawan mana saja yang akan
berangkat dinas. Jika sudah mendapatkan karyawan yang akan berangkat
dinas maka HRD akan membuat surat dinas yang nantinya akan diberikan
kepada karyawan. Karyawan mendapatkan surat dinas. Bagian HRD
menerima surat persetujuan dinas dari karyawan dan membuat
perencanaan biaya dinas. Setelah rincian biaya sudah terbentuk maka
bagian HRD akan memberikan rincian biaya dinas kepada cost control.
Bagian cost control menerima permintaan dana untuk dinas dan
mengeluarkan dana tersebut untuk perjalan dinas karyawan. Cost control
melakukan input ke dalam database sebagai pengeluaran dinas dan
memberikan dana yang sudah keluar kepada karyawan yang ditugaskan
dinas.
3.7. Analisis kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
Tabel 3.1 Tabel Analisi Kebutuhan Informasi
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Karyawan - Data diri karyawan - HRD Satu hari kerja
- Jabatan Karyawan - Cost Control - Project yang sedang
dikerjakan Cuti - Form cuti - Karyawan Membutuhkan waktu kurang
lebih 2 sampai 5 hari - Sisa cuti - Data karyawan yang sedang cuti
PerjalananDinas - Data karyawan yang melakukan perjalanan dinas
- Karyawan Kurang dari 1 bulan
- HRD
![Page 27: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/27.jpg)
74
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Absensi - Kehadiran karyawan - HRD Satu hari kerja
- Jumlah izin karyawan - Cost Control
UserID - Data diri karyawan - Karyawan Satu hari kerja - Username dan password - HRD
Project - Nama project yang sedang di kerjakan
- Karyawan Sesuai dengan kontrak
- Lamanya project dikerjakan Promosi - Data diri karyawan - Karyawan Kurang dari 1 bulan
- Jabatan karyawan Mutasi - Data diri karyawan - Karyawan Kurang dari 1 bulan
- Jabatan karyawan Penggajian - Absensi Karyawan - HRD Kurang dari 1 minggu
- Data diri karyawan - Cost Control - Karyawan
Pelamar - Data pelamar - HRD Kurang dari 1 bulan sejak pengiklanan, namun jika tidak mendapatkan pegawai yang sesuai maka waktu ditambah sampai menemukann calon pegawai yang tepat
3.8. Permasalahan yang dihadapi
Setelah menganalisa kondisi yang sedang berjalan, terdapat beberapa
permasalahan yang diketahui akibat sistem yang masih manual. Masalah-
masalah yang ada yaitu sebagai berikut :
• Sistem penyimpanan data yang bersifat manual sehingga dalam pencarian
data memerlukan waktu yang cukup lama.
• Terjadinya redudansi nomor induk karyawan dan adanya nomor induk
karyawan yang terlewati akibat sistem dokumentasi data karyawan yang
bersifat manual
![Page 28: BAB 3 ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2010-1-00169-IF Bab 3.pdfDaftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll) 60 • Penyusunan anggaran Penyusunan Anggaran](https://reader030.fdokumen.com/reader030/viewer/2022013018/5c83227c09d3f2a1038d217f/html5/thumbnails/28.jpg)
75
• Sulitnya mencari data karyawan baik yang aktif maupun yang tidak
dikarenakan lokasi penyimpanan data yang berpindah-pindah.
3.9. Usulan Permecahan Masalah
Dari permasalahan yang ada, usulan untuk pemecahan masalah tersebut
dapat diselesaikan dengan membuat sistem yang terstruktur. Berikut ini adalah
usulan untuk masing-masing permasalahan yang ada :
• Membuat aplikasi yang dapat membantu menyusun database secara
terstrukur sehingga pencarian data dapat dilakukan dengan cepat.
• Membuat struktur database dimana nomor induk karyawan menjadi primary
key sehingga tidak terjadi redudansi data pada field nomor induk karyawan.
• Menyimpan data karyawan di dalam aplikasi yang berada di server yang
dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.