39

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Riwayat PT PLN (Persero)

Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di

Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang

bergerak di bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik

untuk keperluan sendiri.

Antara tahun 1942-1945 terjadi peralihan pengelolaan perusahaan-

perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah Belanda menyerah kepada

pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II.

Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II

pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini

dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi

Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan KNI

Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan

perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada

27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di

bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas

pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.

Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi

BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang

40

bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Pada tanggal 1 Januari 1965 BPU-

PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) dibubarkan dan

pada saat yang sama pula, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik

Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan

Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan.

Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17, status

Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum

Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan

(PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.

Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan

kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka

sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi

Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan

listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang.

Sumber: http://www.pln.co.id/?p=102

3.2. Riwayat Pusat Pendidikan dan Pelatihan di PT PLN (Persero)

PLN Pusdiklat didirikan berdasarkan Keputusan Dir. PLN No.

033.K/DIR/1973 tanggal 22 Agustus 1973 sebagai tindak lanjut Peraturan

Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik No. 01/PRT/1973 dengan

menetapkan struktur organisasi dan tugas-tugas pokok lembaga pendidikan

dan pelatihan. Tugas-tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan adalah

41

mengurus dan menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan terhadap

pendidikan, pelatihan, keterampilan dan penataran termasuk segala sesuatu

yang berhubungan dengan itu berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan

oleh Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara.

Dalam perjalanannya terjadi beberapa perubahan organisasi yaitu:

Keputusan Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara No. 033.K/DIR/1976

tanggal 08 Juni 1976 tentang uraian tugas dan susunan organisasi Pusdiklat

dimana dalam perubahan ini hanya mengatur masalah struktur organisasi

namun tidak merubah tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan;

Keputusan Dir. No. 095.K/DIR/2007 tanggal 08 Maret 2007 tentang

organisasi PT PLN (Persero) Jasa Pendidikan dan Pelatihan; Keputusan Dir.

No. 319.K/DIR/2008 tanggal 24 September 2008 tentang Organisasi PT PLN

(Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan dan Keputusan Dir. No.

295.K/DIR/2010 tanggal 25 Mei 2010 tentang Organisasi PT PLN (Persero)

Pusat Pendidikan dan Pelatihan .

Hingga saat ini PLN Pusdiklat memiliki Kantor Induk di Jakarta dan

memiliki 12 Unit Pelaksana yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, unit

tersebut adalah : Udiklat Bogor, Udiklat Jakarta, Udiklat Semarang, Udiklat

Pandaan, Udiklat Tuntungan, Udiklat Makassar, Udiklat Suralaya, Udiklat

Padang, Udiklat Banjarbaru, Udiklat Palembang, Unit Assesement Center,

dan Unit Sertifikasi.

Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat/?p=297

42

3.3. Riwayat PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi

PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi, yang selanjutnya disebut

Unit Sertifikasi PLN / USER PLN merupakan salah satu Unit Pelaksana di

PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan yang secara resmi dibentuk

pada tahun 2010 sesuai dengan Keputusan Direksi Nomor: 295.K/DIR/2010

dan 486.K/DIR/2010. Sejak Januari 2011 USER PLN mulai beroperasi untuk

melaksanakan sertifikasi kompetensi personel. Saat ini USER PLN sedang

dalam proses untuk menjadi Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) yang

mendapatkan akreditasi dari institusi yang berwenang, sehingga sertifikat

kompetensi personel yang diterbitkan oleh USER PLN nantinya dapat diakui

secara nasional dan/atau internasional. Dalam melaksanakan tugas dan

fungsinya sebagai LSP, proses pelaksanaan uji kompetensi mengacu pada

standar SNI ISO/IEC 17024 tahun 2009. Sedangkan standar kompetensi

sebagai acuan dalam proses assesmen / uji berupa standar kompetensi yang

telah ditetapkan oleh instansi tertentu maupun standar kompetensi yang

dikembangkan sendiri oleh LSP USER PLN.

Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat/?p=580

43

3.4. Visi dan Misi PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi

Visi

Menjadi Lembaga Sertifikasi Personel (LSP) di bidang ketenagalistrikan

yang terpercaya dan diakui secara internasional

Misi

1. Melaksanakan sertifikasi kompetensi personel kepada tenaga kerja

bidang ketenagalistrikan dengan sertifikat kompetensi yang diakui secara

nasional maupun internasional untuk meningkatkan daya saing tenaga

kerja menghadapi era globalisasi.

2. Meningkatkan kualitas hasil kerja dan keselamatan kerja melalui proses

sertifikasi kompetensi sesuai dengan standar yang berlaku secara

nasional maupun internasional

3. Melaksanakan proses sertifikasi kompetensi yang dapat

dipertanggungjawabkan dan mengedepankan kepuasan stakeholder

Sumber: http://www.pln.co.id/pusdiklat/?p=580

3.5. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat

Dalam struktur organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat terdiri dari

Kepala Pusdiklat (Chief Learning Officer), Bidang-bidang, Unit Pendidikan

dan Pelatihan (Academy / Learning Unit), Unit Assessment Centre, dan Unit

Sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat.

Berikut gambaran struktur organisasi yang berada di PT PLN

(Persero) Pusdiklat:

44

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat

Sumber: Dokumen Keputusan Direksi PT PLN (Persero)

* Academy : untuk Udiklat Bogor, Udiklat Jakarta, Udiklat Semarang, Udiklat

Pandaan, Udiklat Makassar, Udiklat Suralaya, dan Udiklat

Palembang.

**Learning Unit : untuk Udiklat Tuntungan, Udiklat Padang, dan Udiklat Banjar

Baru.

3.5.1 Uraian Fungsi dan Tugas Pokok

Uraian fungsi dan tugas pokok pada Kepala Pusdiklat (Chief

Learning Officer), Bidang-bidang, Unit Pendidikan dan Pelatihan

(Academy / Learning Unit), Unit Assessment Centre, dan Unit Sertifikasi

pada PT PLN (Persero) Pusdiklat adalah sebagai berikut:

45

1. Kepala Pusdiklat (Chief Learning Officer)

Bertanggung jawab untuk memastikan terlaksananya strategi dan

pengelolaan Pusdiklat sesuai dengan misi Pusdiklat dengan

mengoptimalkan sumber daya yang tersedia secara efisien, efektif, dan

sinergis. Menjamin terselenggaranya pembelajaran sesuai dengan

kebutuhan perusahaan, meningkatkan mutu dan pelayanan dalam

pembelajaran serta memastikan terlaksananya Good Corporate

Governance (GCG) di Pusdiklat.

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Merumuskan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja serta

Anggaran Pusdiklat.

b. Menetapkan kebijakan strategis terkait pengelolaan Pusdiklat.

c. Memastikan terlaksananya Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

(RKAP) Pusdiklat sesuai dengan penetapan Direksi.

d. Memastikan terlaksananya penyusunan, pengembangan, dan

pengelolaan pembelajaran dan asesmen untuk mendukung

implementasi corporate university

e. Menetapakan kebijakan manajemen dalam rangka optimasi

pemberdayaan Udiklat, Unit Assesment Centre dan Unit Sertifikasi

serta membina penerapannya

f. Memastikan pengembangan organisasi dan kompetensi SDM

Pusdiklat

g. Menetapkan Laporan Manajemen Pusdiklat.

46

2. Bidang Perencanaan Dan Teknologi Informasi

Bertanggung jawab untuk memastikan perencanaan dan evaluasi

pembelajaran / korporat, pengembangan dan infrastruktur teknologi

informasi, dan manajemen mutu untuk mewujudkan pencapaian visi

sesuai dengan Rencana Jangka Panjang Pusdiklat.

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang

dan Rencana Kerja dan Anggaran Pusdiklat.

b. Merencanakan kebutuhan pembelajaran dan asesmen yang dibutuhkan

PLN untuk periode 1 (satu) tahun secara sistematis.

c. Mengkoordinir penyusunan Laporan Manajemen dan Laporan Kinerja

Pusdiklat.

d. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran,

assesmen, dan pencapaian kinerja Pusdiklat.

e. Mensinergikan pengelolaan dan pengembangan teknologi informasi,

baik perangkat lunak maupun perangkat keras dalam rangka

mewujudkan learning management system terintegrasi.

f. Memastikan kualitas pada setiap proses bisnis pembelajaran sesuai

dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

dan assignment.

47

3. Bidang Pembelajaran Teknik

Bertanggung jawab dalam pengembangan pembelajaran sesuai dengan

kebijakan dan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi

SDM dan kinerja perusahaan pada bidang energi primer, pembangkitan,

energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan

niaga.

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang

dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang pengembangan

pembelajaran energi primer, pembangkitan, energi baru dan

terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga

berdasarkan hasil learning needs yang telah disetujui oleh Learning

Council.

b. Bertindak sebagai Learning Partner dan membantu Learning Steering

Committee dalam merumuskan kebutuhan kurikulum dan silabus

pembelajaran pada bidang energi primer, pembangkitan, energi baru

dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga.

c. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pengembangan materi

pembelajaran dan rencana pembelajaran sesuai dengan kurikulum dan

silabus yang telah disetujui oleh Learning Steering Committee bidang

pembangkitan, energi primer, energi baru dan terbarukan, proyek,

transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga.

48

d. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan

pembelajaran bidang pembangkitan, energi primer, energi baru dan

terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga.

e. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran,

asesmen, dan pencapaian kinerja bidang bidang pembangkitan, energi

primer, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB,

distribusi, dan niaga.

f. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

counseling, dan assignment.

4. Bidang Pembelajaran Non Teknik

Bertangung jawab dalam pengembangan pembelajaran sesuai dengan

kebijkan dan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi

SDM dan kinerja perusahaan pada bidang kepemimpinan, budaya

korporat, dan penunjang korporat.

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang

dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang kepemimpinan, budaya

korporat, dan penunjang korporat berdasarkan hasil learning needs

yang telah disetujui oleh Leraning Council.

b. Bertindak sebagai Learning Partner dan membantu Learning

Steering Committee dalam merumuskan kebutuhan kurikulum dan

49

silabus pembelajaran pada bidang kepemimpinan, budaya korporat,

dan penunjang korporat.

c. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pengembangan materi

pembelajaran dan rencana pembelajaran sesuai dengan kurikulum dan

silabus yang telah disetujui oleh Learning Steering Committee bidang

kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat.

d. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan

pembelajaran bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang

korporat.

e. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran,

asesmen, dan pencapaian kinerja bidang bidang kepemimpinan,

budaya korporat, dan penunjang korporat.

f. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

counseling,dan assignment.

5. Bidang Pengembangan, Inovasi, Dan Kemitraan

Bertangung jawab dalam pengelolaan aliansi, kerjasama, dan rantai

pasokan pembelajaran, pengelolaan pembelajaran berbasis digital,

penelitian dan pengembangan metode pembelajaran, pengembangan

instruktur dan assesor, serta pengembangan pembelajaran prajabatan dan

purnabakti sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan untuk

memastikan corporate university diterapkan secara berkelanjutan.

50

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang

dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang pengembangan

pembelajaran.

b. Mengelola aliansi, kerjasama, dan rantai pasokan pembelajaran.

c. Mengelola pembelajaran berbasis digital dalam rangka efektifitas dan

efisiensi pelaksanaan pembelajaran.

d. Memastikan penelitian dan pengembangan metode pembelajaran baik

untuk bidang teknik maupun non teknik dapat meningkatkan

efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pembelajaran serta mendorong

tumbuhnya budaya inovasi.

e. Memastikan pelaksanaan program pengembangan instruktur dan

asesor PLN dan mengevaluasi kinerjanya.

f. Mengkoordinir pengembangan materi pembelajaran dan rencana

pembelajaran bidang Prajabatan dan Purnabakti.

g. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan

pembelajaran bidang Prajabatan dan Purnabakti.

h. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran

bidan Prajabatandan Purnabakti.

i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

counseling, dan assignment.

51

6. Bidang Keuangan, Sdm, Dan Administrasi

Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan sumber daya

manusia dan keuangan Pusdiklat untuk menjamin tersedianya sumber

daya manusia, kelancaran proses adminstrasi serta menjamin pengelolaan

sumber daya keuangan secara efektif sebagai bagian pencapaian target

kinerja unit.

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang

dan Rencana Kerja dan Anggaran pada Bidang Keuangan, SDM dan

Administrasi.

b. Memastikan pengembangan organisasi dan SDM Pusdiklat sesuai

dengan perkembangan kebijakan korporat

c. Memastikan pengelolaan keuangan, anggaran, dan akuntansi

memenuhi prinsip-prinsip Good Corporate Governace (GCG)

d. Memastikan efektifitas dan efisiensi fasilitas kerja, sistem keamanan,

keselamatan dan administrasi umum

e. Memastikan pengelolaan hukum, hubungan masyarakat, dan

hubungan industrial berjalan dengan baik untuk menciptakan

lingkungan yang kondusif

f. Memastikan pengelolaan perpustakaan di lingkungan Pusdiklat

berjalan dengan efektif dan efisien untuk meningkatkan budaya

pembelajaran

52

g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

dan assignment.

7. Udiklat (Academy)

Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan pembelajaran

yang unggul, khususnya kebutuhan pembelajaran yang menjadi fokus dari

Learning Council untuk meningkatkan kompetensi peserta pembelajaran

dan meningkatkan kinerja unit / korporat setelah pembelajaran

dilaksanakan.

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Udiklat

b. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran sesuai dengan standar

mutu yang telah ditetapkan

c. Memastikan penyusunan program kerja pembelajaran dan

pengelolaan Instruktur

d. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran termasuk evaluasi kinerja

Instruktur

e. Memastikan penyusunan manual dan prosedur operasional Udiklat

f. Memastikan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan

pembelajaran

g. Mengevaluasi pengelolaan aset (termasuk laboratorium), administrasi

kepegawaian, kesekretarian dan umum

53

h. Memastikan pelayanan prima selama proses pembelajaran

berlangsung

i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

dan assignment.

j. Secara bertahap mengembangkan materi pembelajaran dan rencana

pembelajaran sesuai denga akademi yang menjadi fokusnya.

8. Udiklat (Learning Unit)

Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan pembelajaran

yang unggul untuk meningkatkan kompetensi peserta pembelajaran dan

meningkatkan kinerja unit / korporat setelah pembelajaran dilaksanakan.

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Udiklat

b. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran sesuai dengan standar

mutu yang telah ditetapkan

c. Memastikan penyusunan program kerja pembelajaran dan

pengelolaan Instruktur

d. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran termasuk evaluasi kinerja

Instruktur

e. Memastikan penyusunan manual dan prosedur operasional Udiklat

f. Mematikan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pembelajaran

54

g. Mengevaluasi pengelolaan aset (termasuk laboratorium), administrasi

kepegawaian, kesekretarian dan umum

h. Memastikan pelayanan prima selama proses pembelajaran

berlangsung

i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan,

dan pengembangan SDM di bidangnya melaui coaching, mentoring,

dan assignment.

9. Unit Assessment Centre

Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan assesmen dan

pemetaan kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero), dan

tersedianya database hasil assesmen pegawai di lingkungan PT PLN

(Persero) untuk mendukung manajemen dalam memperoleh SDM yang

unggul sesuai dengan visi dan misi PT PLN (Persero).

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Unit Assessment Centre.

b. Memastikan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan Assessment Centre

untuk pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)

c. Memastikan efektifitas dan efisiensi pengembangan alat (tools)

Assessment Centre untuk pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)

d. Menyusun manual dan prosedur operasional Assessment Centre untuk

pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)

55

e. Memastikan pengelolaan asesmen pegawai PT PLN (Persero) untuk

mendukung pemetaan kompetensi pegawai dan proses asesmen dalam

program seleksi kandidat potensial dalam pengisian jabatan-jabatan

strategis sesuai dengan kebutuhan PT PLN (Persero)

f. Memastikan pengelolaan database hasil asesmen sesuai kebijakan PT

PLN (Persero), termasuk validitasnya dan mensinergikan dengan

sistem informasi pengelolaan karir pegawai

g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

dan assignment.

10. Unit Sertifikasi

Bertangung jawab dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai di

lingkungan PT PLN (Persero), pengelolaan tenaga ahli sebagai tim

penguji kompetensi dan berkerjasama dengan lembaga sertifikasi terkait

dan menjamin sistem mutu sertifikasi untuk mengoptimalkan target

kinerja dan mendukung manajemen dalam memperoleh SDM yang

unggul sesuai dengan visi dan misi PT PLN (Persero)

Tugas pokok sebagai berikut:

a. Memastikan pengelolaan program sertifikasi kompetensi yang

dilakukan oleh Pusdiklat maupun kerjasama dengan lembaga lainnya

b. Memastikan tersedianya tenaga ahli sebagai tim penguji kompetensi

pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)

56

c. Memastikan terlaksananya kerjasama dengan lembaga sertifikasi

nasional dan internasional dalam mendukung program sertifikasi

kompetensi pegawai

d. Memastikan tersedianya program, metode dan prosedur operasional

dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai termasuk metode

evaluasi kinerja pegawai pemegang sertifikasi kompetensi di unit /

user

e. Memastikan pelaksanaan perluasan akreditasi sertifikasi kompetensi

keahlian SDM

f. Mengelola database sertifikasi kompetensi pegawai dan

mensinergikan denga sistem informasi kepegawaian

g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan

dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring,

dan assignment.

57

3.6 Analisis lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan

3.6.1 Analisis SWOT Perusahaan

Karena PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi termasuk

dalam kategori jasa sertifikasi maka analisis yang dibuat adalah analisis

SWOT dimana analisis dimulai dari intern perusahaan kearah eksternal.

Berikut ini adalah beberapa faktor SWOT yang didapatkan melalui

hasil wawancara, rangkuman hasil wawancara terdapat pada lampiran.

3.6.1.1 Faktor Internal Perusahaan

Tabel 3.1

Faktor Kekuatan (Strength) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi

No. Faktor Kekuatan Perusahaan S-1 Memiliki dukungan dari Manajemen PLN S-2 Mendapatkan akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN

sesuai standar ISO 17024 S-3 Memiliki sistem ujian online (SI-UJO)

a. Kekuatan (Strength) antara lain:

S-1 Memiliki dukungan dari Manajemen PLN.

PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi memiliki dukungan

dari Manajemen PLN dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi

pegawai di lingkungan PT PLN (Persero).

58

S-2 Mempunyai akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor

KAN sesuai standar ISO 17024.

PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi telah mempunyai

akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar

ISO 17024. Sehingga memiliki standar internasional yang

menetapkan kriteria untuk program sertifikasi organisasi bagi setiap

pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)

S-3 Memiliki sistem ujian online (SI-UJO).

PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi telah memiliki

sistem ujian online (SI-UJO) untuk mengidentifikasi pegawai yang

over valued maupun yang under valued antara kompetensi yang

dimilikinya dengan tuntutan kompetensi di pekerjaannya. Sehingga

menjadi bagian dari pemetaan level kompetensi pegawai yang sangat

terkait erat dengan pembinaan kompetensi dan karir pegawai

nantinya.

Tabel 3.2

Faktor Kelemahan (Weakness) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi

No. Faktor Kelemahan Perusahaan W-1 Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN W-2 Jumlah personil masih terbatas W-3 Sebagian sarana uji masih bergantung fungsi yang lain

59

b. Kelemahan (Weakness), antara lain:

W-1 Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN.

Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN. Sehingga hanya

menjadi pendukung dalam jalannya perusahaan, masih belum

menjadi bisnis inti.

W-2 Jumlah personil masih terbatas.

Terbatasnya jumlah personil menjadi kendala dalam

menjalankan pengelolaan sertifikasi, terutama dalam hal input data

dan sebagainya. Sehingga terkadang menjadi kewalahan ketika

banyaknya permohonan sertifikasi oleh unit induk/operasional.

W-3 Sebagian sarana uji masih bergantung pada fungsi lain.

Sebagian sarana uji masih bergantung dengan fungsi yang lain

karena proses bisnis sertifikasi masih baru di lingkungan PT PLN

(Persero). Sehingga terkadang menjadi kendala dalam pelaksanaan

sertifikasi.

3.6.1.2 Faktor Eksternal Perusahaan

Tabel 3.3 Faktor Peluang (Opportunity) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit

Sertifikasi

NO. Faktor Peluang Perusahaan O-1 Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan O-2 Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak internal PLN maupun

eksternal O-3 Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki

60

a. Peluang (Opportunity), antara lain:

O-1 Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi

perusahaan.

Dengan perkembangan teknologi, perusahan dapat

menggunakan teknologi untuk meningkatkan tingkat efisiensi

perusahaan baik dalam hal pengelolaan sertifikasi maupun

organisasi. Disamping itu perusahaan dapat meningkatkan daya

saingnya dengan perusahaan lain yang sejenis di Indonesia. Namun

dengan peningkatan di bidang teknologi harus diikuti dengan

peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia.

O-2 Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak internal

PLN maupun eksternal.

Terdapat potensi pasar “peserta uji” yang sangat besar terutama

dari jumlah pegawai PLN (Persero) yang tersebar di seluruh

Indonesia.

O-3 Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki.

Dengan pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki PT

PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi maka akan meningkatkan

pengembangan ruang lingkup uji baik itu materi uji maupun skema

uji.

61

Tabel 3.4 Faktor Ancaman (Threats) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit

Sertifikasi

No. Faktor Ancaman Perusahaan T-1 Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN

maupun eksternal T-2 Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan

luar PLN T-3 Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi

sertifikasi

b. Ancaman (Threats), antara lain:

T-1 Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal

PLN maupun eksternal.

Perubahan regulasi ketenagalistrikan sangat mempengaruhi

fungsi dan keberlangsungan dari PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit

Sertifikasi. Misalnya di lingkungan internal terdapat perubahan

direksi yang dapat juga merubah regulasi di lingkungan PT PLN

(Persero).

T-2 Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di

lingkungan luar PLN.

Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan

luar PLN. Hal ini di karenakan proses binis sertifikasi masih baru di

PLN.

T-3 Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi

sertifikasi.

Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi

sertifikasi akan menjadi ancaman di masa mendatang ketika semakin

banyaknya permohonan sertifikasi yang ada. Sehingga perusahaan

belum maksimal dalam menjalankan kegiatan secara efektif dan

efisien.

62

3.6.2 Matriks SWOT

Setelah semua informasi yang berpengaruh terhadap perusahaan

telah dikumpulkan, kemudian akan dibuatkan sebuah matriks SWOT

yang akan menggambarkan secara jelas bagaimana memanfaatkan

kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat

Unit Sertifikasi untuk meminimalkan kelemahan dan ancaman yang ada

pada perusahaan. Berdasarkan SWOT tersebut, kemudian dapat disusun

empat set kemungkinan alternatif strategis, yakni: SO, WO, ST, WT.

Tabel 3.5

Matriks SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi

Strengths-S (Kekuatan)

1. Memiliki

dukungan dari Manajemen PLN.

2. Mendapatkan akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar ISO 17024.

3. Memiliki sistem ujian online (SI-UJO).

Weaknesses-W (Kelemahan)

1. Proses bisnis sertifikasi

masih baru di PLN. 2. Jumlah personil masih

terbatas. 3. Sebagian sarana uji

masih bergantung fungsi yang lain.

Opportunity-O (Peluang) 1. Penggunaan

Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan.

2. Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak

Strategi SO

� Mengembangkan teknologi informasi untuk sistem administrasi sertifikasi. (S1,O1)

� Dukungan teknologi

Strategi WO �

Menggunaan Teknologi Informasi untuk mengoptimalkan kinerja dan kegiatan operasional perusahaan. (W1,O1)

� Memperbaiki struktur kerja organisasi.

63

internal PLN maupun eksternal.

3. Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki.

informasi dalam menjalankan ISO 17024. (S2,O1)

(W3,O2) �

Merekrut karyawan yang berkualitas dan sesuai kebutuhan perusahaan. (W2,O3)

Threats-T (Ancaman) 1. Perubahan regulasi

ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN maupun eksternal.

2. Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan luar PLN.

3. Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi.

Strategi ST

� Mempertahankan kualitas pelayanan dan materi uji. (S2,T2)

� Melakukan integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi. (S1,T3)

Strategi WT � Melakukan sosialisasi

materi uji yang lebih gencar. (W1,T2)

� Mengoptimalkan sumber daya yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keahlian. (W2,T2)

64

3.7 Analisis Critical Succes Factor (CSF)

Analisis CSF dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi

penentu atau pendukung perusahaan untuk mencapai tujuan yang ingin di

capai. Faktor- faktor penting yang merupakan kunci keberhasilan PT PLN

(Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi serta yang dijadikan sebagai tolak

ukurnya adalah sebagai berikut:

1. Pelayanan yang baik serta materi uji berkualitas.

Pelayanan yang baik dan materi uji berkualitas selalu menjadi incaran

para peserta uji, sehingga peserta uji akan merasa selalu diperhatikan. Maka

dari itu sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga kualitas materi uji dan

pelayanannya agar tidak kalah bersaing dengan para pesaingnya.

2. Sumber Daya Manusia.

Sumber daya manusia adalah tulang punggung perusahaan. Tanpa

sumber daya manusia yang handal tentu perusahaan tidak akan dapat

beroperasi dengan baik dan sukses. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan

sumber daya manusia yang berkualitas dan handal. Serta meningkatkan mutu

karyawannya melalui pelatihan-pelatihan agar karyawan semakin

memperdalam dalam penguasaan ilmu yang sangat dibutuhkan serta

berpengaruh besar terhadap perusahaan, sehingga karyawan akan semakin

65

dapat mengenal kondisi pasar dengan sangat baik dan dapat membina

hubungan dengan peserta uji semakin baik.

3. Sosialisasi materi uji yang baik dan juga tepat sasaran.

Perusahaan harus mensosialisasikan materi uji dengan baik agar

memudahkan peserta uji untuk mengikuti materi uji yang ada di perusahaan.

Maka dari itu, perusahaan perlu sosialisasi materi uji tepat pada sasarannya,

sehingga tidak ada kekeliruan dalam mengajukan permohonan uji

kompetensi.

4. Menggunakan Sistem Administrasi Sertifikasi.

Perusahaan harus menggunakan sistem administrasi sertifikasi, sehingga

semakin mempermudah proses administrasi sertifikasi bagi unit sertifikasi.

66

3.8. Sistem Yang Sedang Berjalan

Permohonan sertifikasi merupakan salah satu dari proses sertifikasi

yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Permohonan

sertifikasi adalah proses permohonan uji kompetensi oleh individu (setiap

karyawan) yang diajukan oleh atasan / unit induknya.

PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah salah satu

perusahaan yang belum menerapkan database yang terintegrasi pada bagian

permohonan sertifikasi (offline) hingga monitoring hasil pelaksanaan

sertifikasi dan laporan sertifikasi .

Standar pelaksanaan uji kompetensi personel ini dimulai ketika Unit

Sertifikasi menerima surat usulan uji kompetensi (permohonan sertifikasi)

dikirimkan oleh Unit Induk / Operasional PLN, kemudian Unit Sertifikasi

akan membuat daftar hasil evaluasi peserta yang memenuhi persyaratan uji

kompetensi (verifikasi permohonan sertifikasi). Setelah proses verifikasi

permohonan sertifikasi, Unit Sertifikasi akan melakukan koordinasi terkait

pelaksanaan uji meliputi LSP (Lembaga Sertifikasi Personel), Tempat Uji

Kompetensi (TUK), dan Unit Induk / Operasional (UNIT). Koodinasi LSP

meliputi surat pelaksanaan kepada LSP dan surat penunjukkan administrator.

Lalu koordinasi TUK dan UNIT meliputi Penyiapan TUK (uji di unit),

penyiapan konsumsi (uji di unit), mengundang peserta uji.

Setelah koordinasi LSP, TUK, dan UNIT selesai dilaksanakan,

kemudian proses selanjutnya adalah pelaksanaan sertifikasi meliputi surat

pelaksanaan penguji (LSP) dan kesiapan sarana dan prasarana (TUK). Lalu

dilakukan monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi meliputi daftar hasil

pelaksanaan dan surat laporan administrator. Selanjutnya membuat laporan

67

pelaksanaan sertifikasi meliputi laporan hasil pelaksanaan uji kompetensi

serta evaluasi terhadap hasil uji kompetensi (jumlah pegawai kompeten,

belum kompeten, dll). Untuk rincian Standar pelaksanaan uji kompetensi di

PLN Unit Sertifikasi (LSP), akan digambarkan dalam activity Diagram pada

Gambar 3.2

68

Act Standar Pelaksanaan Uji Kompetensi LSP

USER PLN

PLN USER (LSP)Tempat Uji

Kompetensi (TUK)

Unit Operasional

(UNIT)

Permohonan

Sertifikasi

Perusahaan

Verifikasi

Permohonan

Sertifikasi

Sesuai

Persyaratan ?

Koordinasi LSP,

Koordinasi TUK,

Koordinasi UNIT

Pelaksanaan

Sertifikasi

Kesiapan sarana

dan prasarana

Monitoring Hasil

Pelaksanaan

Sertifikasi

Laporan

Pelaksanaan

Sertifikasi

Permohonan

Sertifikasi Peserta

Gambar 3.2 Activity Diagram Standar Pelaksanaan Uji Kompetensi Personel

Sumber: Unit Sertifikasi PLN

69

3.9 Permasalahan

Kondisi yang terjadi di PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi

adalah masih manualnya pengelolaan data administrasi sertifikasi meliputi

pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi.

Permasalahan yang ada dalam PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi

adalah ketika banyak permohonan uji kompetensi yang masuk maka terdapat

banyak sekali input data permohonan sertifikasi karena proses permohonan

sertifikasi masih berjalan manual dengan menggunakan formulir permohonan

uji kompetensi (masih paper based / offline) sehingga PT PLN (Persero)

Pusdiklat Unit Sertifikasi memiliki keterbatasan dalam menginput data

kedalam Microsoft Access karena kekurangan tenaga dan sangat menguras

waktu (tidak efisien dan tidak efektif), sehingga mengakibatkan kesalahan-

kesalahan dalam pengelolaan data administrasi sertifikasi yang karena data

yang tidak akurat. Penyebab masalah ini adalah tidak adanya sistem yang

mendukung penglohan data administrasi sertifikasi secara sistematis. Setiap

perusahaan idealnya memiliki suatu database yang digunakan untuk

menyimpan data-data perusahaan. Data-data ini dapat digunakan sebagai

dasar untuk mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Oleh karena itu diperlukan solusi untuk mengatasi permasalahan ini.

3.10 Usulan Pemecahan Masalah

Setelah peneliti melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan.

Menurut peneliti, solusi yang terbaik untuk mengatasi masalah di atas adalah

dengan merancang suatu sistem yag dapat mendukung pengelolaan data

administrasi sertifikasi meliputi pendaftaran sertifikasi hingga monitoring

70

hasil pelaksanaan sertifikasi, untuk meminimalisir kesalaha-kesalahan seperti

yang dijelaskan diatas yaitu dengan membangun suatu aplikasi sistem

informasi administrasi sertifikasi. Dengan aplikasi sistem informasi

administrasi sertifikasi maka semua data permohonan uji kompetensi akan

langsung masuk database sehingga tidak perlu lagi melakukan input data

permohonan sertifikasi. Karena masing-masing individu (peserta) dan

perusahaan (unit induk) tidak perlu lagi mengisi pada lembar formulir

permohonan uji kompetensi, cukup dengan input data pada aplikasi sistem

informasi administrasi sertifikasi, tentunya dengan otorisasi yang benar.

Sehingga pada aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi individu

(karyawan) memiliki hak akses peserta dan perusahaan (unit induk /

operasional) memiliki hak akses admin unit induk. Nantinya juga terdapat

juga hak akses untuk PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi yaitu

sebagai admin unit sertifikasi (USER) yang fungsinya untuk melakukan

verifikasi aplikasi permohonan uji kompetensi yang masuk apakah memenuhi

syarat atau belum memenuhi syarat, hingga ke monitoring pelaksanaan dan

keputusan sertifikasi apakah kompeten atau belum kompeten.