48

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Profil STIE YP Karya

Nama Institusi : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YP Karya

SK MENDIKBUD.RI : No. 51/D/O/1996

Status : Terakreditasi BAN-PT

No SK : 028/BAN-PT/Ak-IX/S1/I/2006

Nama Yayasan : Yusuf Permata Husada

Sekolah tinggi ilmu ekonomi YP Karya Tangerang (STIE YP Karya)

berdasarkan SK MENDIKBUD RI. No. 51/D/O/1996 bernaung dibawah Yayasan

Yusuf Permata Husada yang didukung oleh unsur pelaksanaan akademik, unsur

pelaksanaan administratif, bagian administrasi perencanaan dan sistem informasi

dan unit pelaksana teknis seperti perpustakaan dan laboratorium. Dengan

berasaskan Pancasila dan Undang–Undang Dasar 1945 STIE YP Karya mempunyai

tugas pokok dalam menyelenggarakan pendidikan akademis untuk program strata

satu program studi Akuntansi dan program studi Manajemen. Dalam

penyelenggaraan tugas pokok diatas, STIE YP Karya mempunyai fungsi :

1. Mengembangkan dan melaksanakan pendidikan tinggi, antara lain membina

masyarakat Indonesia dengan jalan memberikan pendidikan melalui program

beasiswa sampai dengan menjadi sarjana yang berkualitas.

49

2. Melaksanakan penelitian dan pelatihan untuk memperkaya ilmu pengetahuan

dan teknologi modern dalam era globalisasi serta sebagai suatu bagian dari

program pendidikan akuntansi dan manajemen.

3. Melakukan segala pembinaan civitas akademika dalam hubungannya dengan

lingkungan sekitar.

4. Melaksanakan kegiatan administratif yang handal.

STIE YP Karya yang menyelenggarakan jalur pendidikan akademis,

mengelola 2 (dua) program studi yakni : program studi Akuntansi (S1) dan program

studi Manajemen (S1) untuk jalur pendidikan akademis.

STIE YP Karya juga telah menjalankan proses penjaminan mutu eksternal

melalui evaluasi eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi pada

tahun 2006.

3.1.1 Visi dan Misi

STIE YP Karya didirikan untuk mewujudkan visi, misi, tugas pokok

serta strategi atas keprihatinan terhadap kelemahan masyarakat Indonesia

dalam segala segi kehidupan termasuk pembinaan dan pendidikan tinggi. Oleh

karena itu Yayasan Yusuf Permata Husada merasa terpanggil untuk ikut

berperan serta membangun kembali bangsa Indonesia. Landasan pemikiran ini

kemudian dituangkan ke dalam visi, misi, prinsip atau nilai tujuan, tugas

pokok serta strategi STIE YP Karya

50

3.1.1.1 Visi

Pada tahun 2020 STIE YP Karya menjadi pusat penelitian

penyebaran dan penerapan ilmu yang secara proaktif memanfaatkan ilmu

pengetahuan dan teknologi guna menghasilkan sumber daya manusia yang

memiliki intelektualitas tinggi, dengan moral yang baik, berbudi luhur dan

siap bersaing serta mampu beradaptasi dengan ilmu pengetahuan dan

teknologi dalam skala nasional maupun internasional

3.1.1.2 Misi

Menghasilkan lulusan yang siap bekerja untuk menerapkan ilmu

pengetahuan dan teknologi dalam bisnis dan perusahaan.

Menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi ilmu pengetahuan

dan teknologi terapan yang mampu bersaing pada tingkat lokal,

nasional, regional dan global.

Menghasilkan lulusan yang bersikap kritis terhadap diri sendiri, orang

lain dan lingkungannya demi kebenaran sebagai perwujudan dari

intelektualitas, keluhuran budi dan moral yang baik sesuai dengan

panggilan profesinya.

Aktif dalam meneliti, menyebarkan dan menerapkan ilmu pengetahuan

yang bermanfaat bagi masyarakat, bangsa dan negara sebagai wujud

Tri Darma perguruan tinggi.

Menghasilkan lulusan dengan pemahaman akan lembaga-lembaga dan

prilaku penting dunia usaha dan bisnis guna menghasilkan sinergi.

51

Menghasilkan lulusan yang menyeluruh tentang ilmu pengetahuan,

politik, ekonomi, sosial budaya, lingkungan, pertahanan dan keamanan

guna menunjang pembangunan nasional.

3.1.2 Fasilitas STIE YP Karya

Beberapa fasilitas yang terdapat di STIE YP Karya yang membantu

kelancaran proses perkuliahan antara lain :

1. Laboratorium Akuntansi

2. Laboratorium Manajemen

3. Laboratorium Komputer

4. Laboratorium Bahasa

5. Kelas Full AC

6. LCD

7. Infocus

8. Hotspot

9. Kursus Gratis (mulai semester 1 sampai dengan semester 7) :

Bahasa Inggris

Bahasa Mandarin

Komputer

Akuntansi

Manajemen

10. IIS (Integrated Information System)

52

3.1.3 Program Studi STIE YP Karya

1. Akuntansi (S1)

Konsentrasi :

Perpajakan

Keuangan

Akuntansi Manajemen

2. Manajemen

Konsentrasi :

Pemasaran

Sumber Daya Manusia

Pembangunan

Keuangan

Bisnis

Perkantoran

Perbankan

Kesehatan

Pendidikan

3.1.4 Struktur Organisasi STIE YP Karya

Struktur organisasi merupakan salah satu faktor penting dalam organisasi

besar maupun kecil, sebab dengan adanya struktur organisasi maka akan

terlihat suatu pendelegasian dari masing–masing bagian dalam hal–hal tugas,

tanggung jawab serta wewenang. Dengan adanya pendelegasian ini,

53

memungkinkan penempatan tiap–tiap pegawai pada kedudukan yang sesuai

dengan bakat dan keahlian masing–masing. Gambar berikut ini akan

menggambarkan secara umum struktur organisasi STIE YP Karya.

Ketua YayasanDr. Mulyono., MBA

Ketua Sekolah Tinggi

Drs. Muliawan., SE., SH., MM

Pembantu Ketua IIDr. Muliono.,

M.M.Kes

Pembantu Ketua IIIDrs. Joseph

Kedang., M.Psi

Pembantu Ketua IDr. Dollar., SH.,

MH., MM

Perpustakaan, Arsip Universitas,

Administrasi

Fakultas, Pusat Studi, Kantor

Pimpinan Univeristas

Satuan Keamanan dan Keselamatan

Kampus, Kebersihan

Kampus

Unsur pelaksana Akademik

Unsur pelaksana Administrasi

Unsur penunjang Universitas

Gambar 3.1 Struktur Organisasi STIE YP Karya

54

Dalam hal ini pimpinan, dosen dan segenap unsur pendukung

berkomitmen untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu dalam

meningkatkan aktivitas sehari-hari, yang kini memasuki tahap baru yang

bertujuan mencapai sasaran akhir yakni peningkatan daya saing bangsa

melalui standar mutu internasional (International Standard

Organization/ISO).

3.2. Gambaran Umum Sistem Yang Sedang Berjalan

STIE YP Karya telah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung

kinerja organisasinya. Dalam kegiatannya, STIE YP Karya menggunaan komputer

dan printer yang terhubung ke jaringan lokal (LAN) dan jaringan internet.

STIE YP Karya menggunakan 22 buah komputer, dan 1 buah printer.

Adapun topologi jaringan dari STIE YP Karya adalah sebagai berikut :

55

Gambar 3.2 Topologi Jaringan STIE YP Karya

56

STIE YP Karya menggunakan sebuah router yang terhubung dengan

jaringan internet. Koneksi internet didapat dengan menggunakan jasa Internet

Service Provider (ISP) dari telkomspeedy dengan kuota unlimited dan kecepatan

akses 512Kbps. Koneksi internet yang ada dibagi ke seluruh jaringan lokal didalam

STIE YP Karya sehingga memungkinkan semua pengguna komputer dapat

mengakses internet.

Lokasi STIE YP Karya berada dalam satu gedung yang memiliki 3 tingkat,

dimana lantai 1 dan lantai 2 sudah terkomputerisasi, maka Router yang ada

dihubungkan dengan sebuah switch yang kemudian dari switch tersebut digunakan 2

port untuk menghubungkan lantai 1 dan 2 menggunakan media kabel Unshielded

Twisted Pair (UTP). Pada lantai 2 terdapat 17 komputer dan dimana 16 komputer

digunakan sebagai fasilitas lab komputer pihak kampus. Adapun perangkat lunak

yang digunakan setiap komputer adalah sebagai berikut :

Sistem operasi : Windows XP.

Perangkat lunak pendukung : Office 2000, Adobe Reader 7.

Sedangkan untuk spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk semua

komputer tersebut adalah sebagai berikut :

Pentium 4 2 Ghz

Hardisk 80 GB

Memory 512 MB

Kabel UTP yang menuju lantai 1 dihubungkan dengan sebuah Access Point,

dimana dalam hal ini pihak STIE YP Karya mencoba menerapkan suatu

perkembangan dari teknologi LAN yaitu Wireless LAN yang merupakan jaringan

57

lokal komputer yang terhubung tanpa kabel. Pada lantai 1 terdapat lima buah

komputer yang tersambung dalam suatu jaringan lokal melalui access point. Selain

itu terdapat juga sebuah printer yang terhubung dengan salah satu komputer di

bagian administrasi kampus yang pemakaiannya di share dengan komputer lainnya.

Komputer yang terdapat di bagian administrasi ini menyimpan seluruh database

kampus, mulai dari database mahasiswa, dosen, Karyawan, dan seluruh materi

perkuliahan. Data materi perkuliahan yang ada pada komputer bagian administrasi

ini di-share ke seluruh jaringan lokal dalam gedung, sehingga seluruh komputer

dapat mengakses data dari komputer manapun dalam jaringan lokal kampus. Kabel

UTP yang menuju lantai 2 dihubungkan dengan switch yang memiliki 24 port.

Pada lantai 1 perangkat lunak yang digunakan lebih bervariasi karena

terdapat batas wilayah publik dan pribadi. Untuk komputer umum berikut

spesifikasi yang digunakan :

Komputer

Spesifikasi

Perangkat Keras Sistem Operasi Aplikasi pendukung

Umum

Pentium 4 2 Ghz

Memori 512 MB

Hardisk 80 GB

Windows XP Tidak ada

Operasional

Pentium 4 2 Ghz

Memori 512 MB

Hardisk 80 GB

Windows XP Office 2000,

Adobe Reader 7

Rektor Pentium 4 2.6 Ghz Windows XP Office 2000,

58

Memori 512 MB

Hardisk 80 GB

Adobe Reader 7

Server atau

Administrasi

Pentium 4 2.6 Ghz

Memori 1 GB

Hardisk 120 GB

Windows XP SQL Server 2000,

Office 2000,

Adobe Reader 7,

Windows File Sharing

( NetBIOS )

Tabel 3.1 Spesifikasi Komputer STIE YP Karya

Seluruh komputer memiliki akses internet dan memanfaatkan aplikasi

Windows File Sharing dan media flashdisk untuk proses download data. Sedangkan

beberapa user yang lebih mahir menggunakan komputer dapat menggunakan

aplikasi bawaan Windows yaitu net send untuk mengirim pesan satu sama lain

ataupun memberikan pengumuman–pengumuman tertentu.

3.2.1 Permasalahan Yang Dihadapi

Telah dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu penggunaan jaringan lokal

adalah untuk memudahkan proses pertukaran informasi dan data, tetapi dalam

kenyataannya, pihak STIE YP Karya mengalami kendala dalam proses pertukaran

data dan manajemen hak akses data. Saat ini penggunaan komputer di kampus

dibebaskan kepada seluruh pihak kampus, tanpa adanya otorisasi yang jelas

sehingga setiap pengguna komputer dalam jaringan lokal dapat mengakses dengan

59

bebas seluruh data dan informasi yang ada di kampus dan internet. Selain itu proses

pertukaran data yang hanya memanfaatkan aplikasi bawaan dari operating system

yaitu Windows File Sharing memiliki beberapa kelemahan teknis dan nonteknis.

Berdasarkan pengamatan, Windows File Sharing yang digunakan di kampus

memiliki beberapa kelemahan teknis seperti :

- Windows File Sharing memungkinkan seluruh komputer dalam jaringan lokal

kampus mengakses suatu directory yang di-share. Untuk beberapa data yang

bersifat rahasia dan sensitif, hal ini dapat membahayakan kerahasiaan data.

- Dimungkinkannya user untuk menyalin file yang dibagi ke masing-masing

komputer dalam jaringan lokal tanpa manajemen data dan pengguna yang jelas

sehingga mengakibatkan data yang dibagikan tidak dapat terorganisir dengan

baik.

- Windows File Sharing tidak user friendly.

- Windows File Sharing memiliki celah keamanan yang memungkinkan penyusup

memanfaatkan kelemahan teknologi NetBIOS untuk mengambil data-data

komputer yang menggunakan fasilitas Windows File Sharing. (

http://www.microsoft.com.nsatc.net/technet/security/Bulletin/MS03-034.mspx )

Windows File Sharing juga memiliki kelemahan non teknis seperti :

- Terbatasnya pengetahuan user mengenai komputer mengakibatkan user kesulitan

dalam menggunakan Windows File Sharing yang kurang begitu user friendly .

60

Selain Windows File Sharing juga terdapat aplikasi lain yang kurang layak

untuk didayagunakan, yaitu net send. Net send adalah sebuah perintah sederhana

untuk mengirimkan pesan ke komputer lain dalam suatu jaringan lokal. Pengirim

tidak dapat mengirim beberapa pesan sekaligus dan penerima tidak dapat langsung

membalas pesan dari pengirim. Net send merupakan model chat paling sederhana

jadi hanya memungkinkan pengiriman hanya sejumlah karakter saja melalui

jaringan lokal.

Gambar 3.3 Net Send

Oleh karena itu semua, saat ini pihak STIE YP Karya sangat membutuhkan

suatu perangkat yang lebih reliable untuk melakukan komunikasi data antar pihak–

pihak yang bersangkutan dalam proses perkuliahan

61

3.2.2 Usulan Pemecahan Masalah

Dari hasil analisis permasalahan yang dihadapi di atas, maka disimpulkan

bahwa STIE YP Karya membutuhkan sebuah aplikasi yang berjalan dalam jaringan

lokal komputer dan juga yang dapat menutupi kelemahan teknis dan non-teknis dari

aplikasi yang digunakan saat ini, yaitu Windows File Sharing dan net send. Aplikasi

yang dirancang juga harus dapat digunakan sebagai aplikasi otorisasi penggunaan

komputer, karena banyaknya pihak-pihak yang berdatangan ke dalam lingkungan

STIE YP Karya.

Perancangan dan pengembangan aplikasi baru sesuai analisis permasalahan

dan kriteria dari pihak STIE YP Karya yaitu :

- User interface yang menarik dan mudah sehingga bagi user awam sekalipun tidak

mengalami kesulitan.

- Aplikasi yang dibuat merupakan satu kesatuan dari beberapa aplikasi yang

memiliki daya guna yang berbeda.

- Komunikasi hanya terbatas pada jaringan lokal kampus.

Berdasarkan usulan pemecahan masalah tersebut, kami mencoba

mengembangkan sebuah aplikasi pendukung perkuliahan untuk memenuhi hal–hal

tersebut. Aplikasi ini lebih tepat disebut paket aplikasi pendukung perkuliahan STIE

YP Karya karena aplikasi dikembangkan khusus untuk berjalan pada sistem di STIE

YP Karya setelah melewati beberapa pengamatan dan survey untuk menjangkau

segala aspek kinerja dalam satu aplikasi gabungan.

62

Aplikasi ini akan memiliki kemampuan sebagai berikut :

- Adanya otorisasi penggunaan komputer dengan menggunakan fasilitas login.

- Memiliki fasilitas pengiriman Instant Message ke komputer administrasi untuk

melakukan panggilan teknis.

- Dapat melakukan proses pengambilan ( download ) file dengan satu komputer

( server ) yang menjadi pusat penyedia data.

- Dapat menerima pesan berupa pengumuman dari pihak administrasi.

- Penghapusan temporary data atau data ( file ) yang telah diambil dari pusat data

secara otomatis saat logout.

Keuntungan – keuntungan yang didapat dengan menggunakan aplikasi ini adalah :

- Tidak perlu membuat arsitektur jaringan baru karena aplikasi ini memanfaatkan

arsitektur jaringan lokal komputer yang berjalan sekarang.

- Aplikasi ini dikembangkan dengan Graphical User Interface sehingga sangat user

friendly.