43

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Organisasi Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT Kamajaya Tri Laksana (PT KTL) merupakan salah satu agen

tunggal PT Yuasa Battery Indonesia. PT KTL didirikan pada tanggal 4

September 1998 dengan ruang lingkup sebagai dealer battery Yuasa untuk

keperluan otomotif dan kendaraan bermotor yang beroperasi di daerah

Jabotabek.

Pada awal berdirinya, PT KTL hanya mendistribusikan aki untuk

kendaraan bermotor dalam berbagai jenis dan ukuran yang terbatas, khususnya

tipe-tipe aki standar Jepang. Namun dengan meningkatnya volume dan

kapasitas produksi aki PT Yuasa Battery Indonesia, seiring dengan semakin

berkembangnya permintaan akan jenis dan ukuran aki kendaraan, saat ini telah

diproduksi dan didistribusikan pula beberapa tipe aki untuk keperluan otomotif

dan industri dengan standar Eropa. Jenis produknya pun semakin beragam

dengan spesifikasi, keunggulan dan harga tersendiri.

Sebagai anak perusahaan yang bernaung langsung dibawah PT Yuasa

Battery Indonesia, PT KTL pun berorientasi pada komitmen untuk memenuhi

kebutuhan pelanggan secara cepat, tepat dan memuaskan, serta meningkatkan

pemasaran dengan mengutamakan 3 faktor penting untuk kepuasan pelanggan

yaitu kualitas, harga dan pengiriman tepat waktu. Visi kedepan PT KTL adalah

menjadi perusahaan pemasok aki untuk otomotif, kendaraan bermotor dan

keperluan industri untuk daerah Jawa Barat. PT KTL juga memiliki

tanggung jawab untuk selalu menjamin kualitas produk PT Yuasa Battery

Indonesia yang didistribusikannya, karena produk Yuasa telah lama dipercaya

dan dipakai sebagai suku cadang orisinil oleh kendaraan terkemuka karena

memiliki variasi tipe dan kapasitas yang lengkap.

Saat ini PT KTL dikenal sebagai salah satu perusahaan pemasok aki

terbesar untuk daerah Jakarta dan sekitarnya, meliputi sekitar 65 sub area. PT

KTL berkedudukan dan berkantor pusat di Jl. Taman Kebon Sirih II No 7A

Jakarta Pusat.

3.1.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT KTL

45

3.1.3 Wewenang dan Tanggung jawab

A. Direktur

• Mengendalikan perusahaan secara global dan memberikan result area

yang jelas bagi General Manager di bawahnya.

• Menetapkan arah, gagasan dan tujuan jangka panjang bagi perusahaan.

B. General Manager

• Mengendalikan dan mengawasi jalannya seluruh kegiatan operasional

dan keuangan perusahaan.

• Mengambil keputusan dan menentukan arah operasional perusahaan

sesuai dengan kondisi yang dihadapi oleh perusahaan.

• Memberikan progress report perusahaan kepada Direktur dalam jangka

waktu tertentu.

C. Sales Manager

• Menentukan dan mengontrol para salesman dalam melakukan

pemasaran produk di sektor-sektor unggulan perusahaan.

• Mengontrol dan melakukan penjualan produk kepada para pelanggan.

• Memberikan masukan kepada pelanggan mengenai spesifikasi produk

serta membantu pelanggan dalam menentukan kebutuhan.

• Memberikan masukan kepada pihak manajemen akan kebutuhan

pelanggan.

D. HRD & GA

• Bertanggung jawab untuk membuat pendataan gaji seluruh karyawan.

46

• Menerima, memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan pada

masing-masing bagian.

• Membuat iklan lowongan pekerjaan.

• Melakukan pelatihan pada karyawan baru.

• Menyeleksi karyawan baru.

• Mengecek slip gaji.

E. FI-CO Manager

• Mengatur dan mengawasi bagian Accounting, Finance dan IS dalam

menjalankan tugasnya masing-masing.

• Memberikan laporan perusahaan mengenai keuangan kepada General

Manager.

H. SPV AMB

• Bertugas mengawasi para salesman yang menjual produk untuk

otomotif battery.

• Memberikan laporan penjualan produk otomotif battery kepada Sales

Manager.

I. SPV MCB

• Bertugas mengawasi para salesman yang menjual produk untuk

motorcycle battery.

• Memberikan laporan penjualan produk motorcycle battery kepada Sales

Manager.

47

J. S/O (Spesial Outlet)

• Melakukan penjualan produk untuk pemesanan dan penjualan dalam

partai besar.

K. Warehouse

• Mengontrol persediaan barang.

• Melayani klaim yang diajukan oleh pelanggan jika barang yang dibeli

cacat atau rusak.

• Melakukan distribusi barang ke pelanggan.

D. Sales Admin

• Membuat laporan setiap transaksi yang terjadi.

• Membuat surat jalan untuk distribusi barang.

• Mengeluarkan faktur penjualan jika terjadi transaksi.

• Mencatat setiap transaksi yang dilakukan

E. Sales Counter

• Menghubungi para pelanggan untuk memberitahu jika tanggal batas

waktu pembayaran akan jatuh tempo.

• Melayani pelanggan dalam melakukan pembayaran.

L. Finance

• Mengatur jalannya seluruh perputaran uang perusahaan.

• Mengembangkan sistem anggaran yang layak sebagai dasar

pengendalian dan pengukuran kinerja.

• Menyusun data keuangan sampai terciptanya laporan keuangan.

48

M. Accounting

• Menyelenggarakan akuntansi atas permintaan, penyimpangan, dan

pengeluaran serta akuntansi perusahaan.

• Membuat rencana kerja dan anggaran belanja tahunan akuntansi dan

informasi sesuai dengan jangka panjang perusahaan.

N. I S (Information System)

• Bertanggung jawab dalam pemasukan data ke dalam komputer.

• Menangani pengoperasian komputer dalam perusahaan.

3.2 Sistem yang Berjalan

Sejak awal berdirinya PT KTL sejak tahun 1998, seluruh kegiatan bisnis dan

administrasi PT KTL seperti kegiatan transaksi penjualan dan pembelian;

penyimpanan data pelanggan, rekan supplier serta salesman, pengontrolan stock dan

pencetakan laporan berkala telah dilakukan dengan prasarana otomatisasi sebuah

aplikasi transaksi berbasiskan Visual Basic dan memakai database Microsoft

Access. Saat ini, database Access ini telah menyimpan kira-kira 3.400.000 record

dan kapasitasnya mencapai 2,2 Gb.

Rapat perencanaan strategi PT KTL diselenggarakan berdasarkan jadwal:

• Tiap minggu. Melibatkan supervisor dengan sales manager, untuk mengetahui

progress antara kondisi pemasaran dengan target yang ditentukan.

• Tiap bulan. Melibatkan pihak eksekutif, seperti direktur, general manager,

sales manager. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama sebulan terakhir

dan menentukan estimasi pemasaran untuk bulan berikutnya.

49

• Tiap kuarter. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu kuarter terakhir

dan menentukan estimasi pemasaran untuk kuarter berikutnya.

• Tiap semester. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu semester

terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk semester berikutnya.

• Tiap tahun. Bertujuan untuk melihat akumulasi data pemasaran selama satu

tahun terakhir dengan tujuan untuk menentukan rencana pemasaran tahun

depan.

Dalam rapat perencanaan strategi ini, digunakan laporan-laporan yang

dihasilkan dari modul pencetakan data transaksi dalam menu aplikasi transaksional

PT KTL. Laporan-laporan tersebut merupakan laporan yang sangat mendetail

berbasiskan transaksi perharian.

3.3 Teknologi Informasi PT Kamajaya Tri Laksana

Dalam pelaksanaan kegiatan transaksi operasional sehari-hari, PT Kamajaya

Tri Laksana sudah menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Teknologi informasi

pada PT Kamajaya Tri Laksana terdiri atas perangkat keras dan perangkat piranti

lunak.

3.3.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan PT Kamajaya Tri Laksana untuk

menunjang aktivitas kerja :

• 1 server.

• 11 unit PC sebagai workstation yang digunakan pada semua departemen.

50

• Jaringan LAN yang menghubungkan server dengan workstation pada

bagian terkait.

• 9 unit printer.

• 4 unit modem.

3.3.2 Piranti Lunak

Sistem operasi yang digunakan PT Kamajaya Tri Laksana pada bagian

server adalah Windows NT, sedangkan untuk bagian workstation

menggunakan Windows XP. Database yang digunakan adalah Microsoft

Access 2000 dengan aplikasi transaksi berbasis Visual Basic 6.0.

3.4 Analisis Perancangan dan Perencanaan

3.4.1 Metode Analisis dan Perancangan

Metode yang dapat dipakai untuk menganalisis dan merancang sebuah

data warehouse antara lain: top-down, bottom-up, dan gabungan antara top-

down dan bottom-up.

Metode top-down dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan dan

rencana perusahaan, dimulai dari pihak pimpinan lalu dilanjutkan ke bagian

dibawahnya. Keputusan untuk mengembangkan sistem dibuat oleh pihak

pimpinan.

Metode bottom-up dimulai dengan melakukan perancangan dan

pencobaan prototipe dimana data didapatkan dari formulir serta dokumen-

dokumen yang ada.

51

Dalam penelitian ini digunakan metode gabungan antara top-down dan

bottom-up, dimana metode top-down digunakan dalam analisis struktur

organisasi, deskripsi tugas, analisis matriks dan tujuan bisnis, sedangkan

metode bottom-up digunakan dalam analisis sistem informasi yang berjalan,

hardware dan software yang digunakan, serta permasalahan yang dihadapi.

Data warehouse yang dirancang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan

informasi pada PT KTL. Perancangan yang dilakukan meliputi arsitektur

perancangan tabel, metadata, skema bintang serta rancangan layar dan output

yang dihasilkan.

3.4.2 Subyek Data

Subyek data adalah kumpulan data-data yang telah dikelompokkan

pada suatu sistem yang memiliki fungsi tertentu dari hasil penelitian. Subyek

data ini merupakan kelompok sumber data yang berguna untuk menampilkan

informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif.

Subyek data yang ada pada PT Kamajaya Tri Laksana terdapat pada

tabel 3.1 berikut ini :

52

No Subyek Data Keterangan

1 Produk Berisi informasi mengenai produk yang dijual ke pelanggan

2 Pelanggan Berisi informasi mengenai daftar nama pelanggan

3 Penjualan Berisi informasi mengenai aktifitas yang berhubungan

dengan penjualan produk

4 Persediaan Berisi informasi mengenai daftar stok produk yang tersedia

di gudang

5 Pembelian Berisi informasi mengenai aktifitas yang berhubungan

dengan pembelian produk

6 Pengiriman Berisi informasi mengenai daftar tempat-tempat yang akan

dikirim barang

7 Karyawan Berisi informasi mengenai daftar nama karyawan

8 Keuangan Berisi informasi mengenai keuangan perusahaan

Tabel 3.1 Tabel Subyek Data

3.4.3 Analisis Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis adalah kelompok dari aktifitas perusahaan atau kegiatan

yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan yang dilakukan

secara bersama-sama agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai dengan baik.

Dari hasil penelitian, diperoleh fungsi bisnis seperti pada tabel 3.2 berikut ini :

53

No Fungsi Bisnis

1 Penjualan Produk

2 Klaim Penjualan Produk

3 Penerimaan Pembayaran

4 Penetapan Harga

5 Perencanaan Pemasaran

6 Analisa Penjualan

7 Pelayanan Pelanggan

8 Peramalan Penjualan

9 Laporan Keuangan

10 Evaluasi Hasil

11 Perencanaan Taktis

12 Perencanaan Strategik

13 Pengawasan Produk

14 Klaim Pembelian

15 Penggajian Karyawan

16 Rekrutmen Karyawan

17 Pengawasan Internal

Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis

3.4.4 Analisa Matriks

Analisa yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran umum tentang

model perusahaan dalam bentuk matriks.

3.4.4.1 Matriks Unit Organisasi VS Subyek Data

Matriks unit organisasi vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.3

berikut ini :

54

SUBYEK DATA

UNIT

ORGANISASI

Prod

uk

Pela

ngga

n

Penj

uala

n

Pers

edia

an

Peng

irim

an

Pem

belia

n

Keu

anga

n

Kar

yaw

an

Direktur * * * General Manager

* * * * * * * *

Sales Manager * * * * HRD & GA * * FI-CO Manager

* * * * *

SPV AMB * * * SPV CMB * * * S/O * * * Warehouse * * * Sales Admin * * Sales Counter * Finance * Accounting *

Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data

Dari tabel matriks di atas dapat diketahui bahwa General

Manager berhubungan dengan seluruh subyek data yang ada, di mana

General Manager dalam melakukan analisis dan perencanaan serta

pengambilan keputusan terlibat dengan keseluruhan subyek data,

sehingga General Manager membutuhkan laporan yang mencakup

keseluruhan subyek data.

55

3.4.4.2 Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi

Matriks fungsi bisnis vs unit organisasi dapat dilihat pada tabel

3.4 berikut ini :

Dire

ctor

Gen

eral

M

aang

er

Sale

s Man

ager

HR

D &

GA

FI-C

O M

anag

er

SPV

AM

B

SPV

CM

B

S/O

War

ehou

se

Sale

s Adm

in

Sale

s Cou

nter

Penjualan Produk IEW

IEW

IEW

IEW

IEW

IEW

Klaim Penjualan Produk IW RAEW

Penerimaan Pembayaran IW IEW

Penetapan Harga RA EW

RAEW

IEW

Analisa Penjualan RA EW

RAEW

Pelayanan Pelanggan IEW

IEW

IEW

IEW

IW

Peramalan Penjualan IW IW

Laporan Keuangan RAEW

Perencanaan Pemasaran RA EW

RAEW

Evaluasi Hasil RA EW

IEW

Perencanaan Taktis RAEW

Perencanaan Strategik RA EW

Pengawasan Produk RA EW

IW

Klaim Pembelian Produk RAEW

Penggajian Karyawan RA EW

Perekrutan Karyawan RA EW

IEW

Pengawasan Internal RAEW

RA EW

Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

56

Keterangan:

R: Direct Management Responsibility, menunjukkan bahwa unit organisasi

yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam melaksanakan fungsi

bisnis.

A: Executive/Policymaking authority, menunjukkan bahwa unit organisasi

yang mempunyai wewenang membuat dan melaksanakan kebijaksanaan

perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.

I: Involved in the function, menunjukkan bahwa unit organisasi ikut terlibat

dalam kegiatan pada fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak

memiliki hak atau kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.

E: Technical expertise, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pada

fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis dari unit organisasi yang

terkait.

W: Actual execution of the work, menunjukkan bahwa unit organisasi yang

terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dan fungsi bisnis yang

sedang berjalan.

57

3.4.4.3 Matriks Fungsi Bisnis VS Subyek Data

Matriks fungsi bisnis vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.5

berikut ini :

Prod

uk

Pela

ngga

n

Penj

uala

n

Pers

edia

an

Peng

irim

an

Pem

belia

n

Keu

anga

n

Kar

yaw

an

Penjualan Produk R R CUDR

R

Klaim Penjualan Produk R R R CUDR

Penerimaan Pembayaran R R CUDR

Penetapan Harga CUDR

R R

Analisa Penjualan R R R

Pelayanan Pelanggan CUDR

R R

Peramalan Penjualan R R

Laporan Keuangan R R R R

Perencanaan Pemasaran R R R R

Evaluasi Hasil R R R R R R R

Perencanaan Taktis R R R R R R R

Perencanaan Strategik R R R

Pengawasan Produk R R

Klaim Pembelian Produk CUDR

R

Penggajian Karyawan CUDR

R

Rekrutmen Karyawan C

Pengawasan Internal R R R R R R R

Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data

58

Keterangan:

C = Create, menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam

melaksanakan fungsi bisnis.

R = Read, menunjukkan subyek data yang dibaca dalam

melaksanakan fungsi bisnis.

U = Update, menunjukkan subyek data yang diubah dalam

melaksanakan fungsi bisnis.

D = Delete, menunjukkan subyek data yang dihapus dalam

melaksanakan fungsi bisnis.

59

3.4.4.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

PT.K

TL

App

licat

ion

Mic

roso

ft

Off

ice

Fungsi Bisnis

* Penjualan Produk

* Klaim Penjualan Produk

* Penerimaan Pembayaran

* Penetapan Harga

* Perencanaan Pemasaran

* Analisa Penjualan

* Pelayanan Pelanggan

* * Peramalan Penjualan

* Laporan Keuangan

* Evaluasi Hasil

* Perencanaan Taktis

* Perencanaan Strategik

* Pengawasan Produk

* Klaim Pembelian Produk

* Penggajian Karyawan

* * Rekrutmen Karyawan

* Pengawasan Internal

Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

60

3.4.4.5 Matriks Subyek Data vs Aplikasi

PT.K

TL

App

licat

ion

Mic

roso

ft

Off

ice

Subyek Data

* Produk

* Pelanggan

* Penjualan

* Persediaan

* Pengiriman

* Pembelian

* Keuangan

* * Karyawan

Tabel 3.7 Matriks Subyek Data vs Aplikasi

3.4.5 Analisis SWOT

SWOT yang terdapat pada PT KTL dapat diuraikan sebagai berikut:

Strength :

1. Merk YUASA yang sudah terkenal dari bertahun-tahun lalu secara

nasional dan internasional sebagai produk berkualitas tinggi dan banyak

digunakan sebagai spare part asli di seluruh dunia.

2. Terdapat begitu banyak variasi aki YUASA untuk semua merk motor

dan mobil nasional maupun internasional, dengan spesifikasi, harga dan

kualitas tersendiri, untuk memenuhi keanekaragaman keinginan pasar.

3. Tersedia beberapa paket harga dan diskon yang cukup besar untuk

pembelian dalam jumlah banyak dan dalam masa-masa promosi.

61

4. Sudah terkomputerisasi, yakni sudah menggunakan teknologi untuk

mengolah sistem informasinya.

Weakness:

1. Penganalisaan kondisi pasar PT KTL kurang sensitif, karena hanya

didasarkan pada laporan umum yang merupakan pencetakan dari

laporan data detil transaksi perharinya. Hal ini menyebabkan tindakan

promosi dan perencanaan target penjualan cenderung monoton, yakni

hanya menjalankan rencana pemasaran yang sama tiap tahun, tanpa

melakukan analisa perkembangan kondisi pasar dalam jangka waktu

yang lebih lama.

2. Pengembangan produk untuk memenuhi kebutuhan konsumen

dirasakan lamban karena dibutuhkan ijin resmi dari Yuasa

internasional.

Opportunity:

1. Pertumbuhan populasi kendaraan yang tinggi di Jakarta terus

membutuhkan produk battery.

Threat:

1. Terdapat banyak pesaing yang menjual produk yang sama walaupun

tidak berskala besar.

2. Munculnya pesaing atau produk baru dengan harga murah.

62

3.4.6 Matriks SWOT

Strength Weakness

Opportunity Strategi SO

• Mengadakan promosi atau

event tertentu untuk

meningkatkan pangsa pasar.

Informasi: total penjualan,

diskon penjualan.

Strategi WO

• Melakukan penganalisaan

kondisi pasar yang makin

berkembang.

Informasi: penjualan.

Threat Strategi ST

• Menjamin kualitas produk

Informasi: jumlah persediaan

barang yang keluar masuk

melalui retur.

Strategi WT

• Melakukan penyesuaian

harga untuk menarik

pelanggan.

Informasi: harga penjualan,

harga pembelian.

Tabel 3.8 Matriks SWOT

3.4.7 Analisis Critical Success Factor

Menurut James Martin (1990, p89), Critical Success Factors (CSF)

adalah area terbatas dimana kemajuan hasilnya akan menjamin kemajuan

kompetitif untuk individu, departemen, atau organisasi. CSF adalah area kunci

dimana semuanya harus berjalan dengan baik agar bisnis bisa berkembang dan

mencapai target manajer. CSF bukan tujuan, sasaran, atau target, melainkan

apa yang harus dilakukan untuk mencapai target tersebut.

Adapun yang menjadi CSF pada PT Kamajaya Tri Laksana adalah :

1. CSF pada bagian pemasaran demi mencapai target peningkatan volume

penjualan, yang terlihat pada peningkatan jumlah produk yang dijual

63

kepada pelanggan dan total penjualan produk sehingga meningkatkan profit

(keuntungan) perusahaan.

• Kualitas produk yang terus dijamin. Hal ini dapat dilihat dari jumlah

retur penjualan yang terjadi.

• Jenis produk yang bervariasi dengan spesifikasi unik masing-masing.

• Keefektifan promosi.

• Tersedia bermacam paket harga yang menarik dengan berbagai

bermacam jenis diskon.

• Penganalisaan kondisi pasar yang sensitif, agar bisa mengadaptasikan

diri dengan perubahan permintaan pasar secara cepat dan tepat.

• Pengorganisasian stok yang teratur

• Pemberian ranking pada salesman yang mampu memenuhi target

penjualan tertinggi dapat memberikan dorongan dalam meningkatkan

kualitas pelayanan dan target penjualan.

2. CSF pada bagian pembelian, yang bertujuan untuk menggunakan modal

seefisien dan seefiktif mungkin.

• Penganalisaan penjualan dan target pemasaran yang cepat dan tepat,

agar dapat menentukan batasan pembelian yang sesuai.

• Pemberian ranking pada supplier yang terbaik dalam harga dan

pelayanan memberikan kemudahan dalam menjalankan strategi

pembelian.

64

3. CSF pada bagian persediaan, yang bertujuan untuk memberikan jaminan

terhadap fungsi gudang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan

pembelian yang dilakukan.

• Tersimpannya data-data yang akurat dan konsisten antara jumlah

persediaan barang yang keluar masuk dari gudang dengan jumlah

barang yang keluar masuk melalui transaksi jual beli yang dilakukan.

3.4.8 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran, pihak

eksekutif PT Kamajaya Tri Laksana menyadari bahwa keperluan data dan

informasi yang bersifat rincian maupun ringkasan sangat penting bagi mereka

dalam proses pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan akurat untuk

kemajuan perusahaan. Pihak eksekutif ini meliputi Direktur sebagai penentu

tujuan jangka panjang perusahaan, General Manager sebagai pengambil

keputusan dan penentu arah operasional perusahaan, dan Sales Manager

sebagai pengontrol kegiatan pemasaran.

Agar pihak eksekutif dapat melakukan analisis terhadap data dan

informasi secara lebih efektif, maka data dan informasi tersebut disajikan

dalam bentuk laporan yang ringkas dengan data yang akurat dan terintegrasi

serta dengan penyajian informasi dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik

untuk menunjukkan perbandingan dan trend dalam kurun waktu tertentu.

Penyajian informasi ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pihak

manajemen tingkat atas untuk menentukan langkah-langkah yang harus

65

dijalankan sehingga menghasilkan keputusan yang tepat demi kemajuan

perusahaan.

Berikut ini gambaran data dan informasi yang dibutuhkan :

• Dibutuhkan informasi penjualan pada tiap area yang ada, dimaksudkan

untuk melihat dan memantau area mana saja yang angka penjualannya

tinggi dan mana saja yang kurang, sehingga dapat dilakukan tindakan

lebih lanjut.

• Dibutuhkan informasi mengenai jumlah dan jenis-jenis produk yang

terjual, sehingga dapat melihat jenis produk apa yang paling banyak

digemari pelanggan maupun yang kurang terjual.

• Dibutuhkan informasi tentang pelanggan dan salesman mana saja yang

melakukan angka penjualan tinggi, agar dapat dilakukan perankingan

sebagai usaha meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan dan

salesman.

• Dibutuhkan informasi pembelian agar dapat diketahui perubahan harga

pembelian yang terjadi pada kurun waktu tertentu, untuk

mengantisipasinya dengan menyesuaikan harga penjualan.

• Dibutuhkan informasi mengenai persediaan terkait dengan transaksi jual-

beli yang terjadi untuk memantau kekonsistensian antara jumlah barang

yang keluar masuk dari gudang dengan jumlah barang yang tercatat

dalam data transaksi pembelian, penjualan dan retur.

66

• Semua informasi diatas dapat dilihat dalam kurun waktu yang diinginkan,

sehingga dapat memperlihatkan perbandingan keadaan bisnis didalam

kurun waktu tersebut.

3.5 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah

3.5.1 Masalah yang dihadapi

Masalah yang dihadapi PT Kamajaya Tri Laksana yang mempersulit

eksekutif untuk menganalisa, menentukan keputusan dan melakukan

perencanaan strategi pemasaran yang terbaik bagi perusahaan adalah tidak

tersedianya basis data penyimpan data yang strukturnya secara khusus didesain

untuk mendukung kegiatan query demi tujuan penganalisaan.

Database OLTP tidak menunjang kegiatan pengambilan keputusan

karena strukturnya didesain dengan konsep normalisasi untuk memodifikasi

data secara efisien agar dapat menunjang kegiatan basis transaksi tiap harinya,

dan hal ini menyebabkan struktur relasi antar tabel menjadi rumit dan proses

query membutuhkan waktu respon yang lama karena proses join dan filtering

data yang banyak dan kompleks.

Selama ini, PT KTL hanya menggunakan modul pencetakan laporan

bulanan untuk menampilkan data yang dibutuhkan untuk kegiatan analisis.

Laporan-laporan yang dihasilkan dari aplikasi sistem informasi perusahaan

seringkali tidak mendukung kebutuhan informasi yang diinginkan oleh pihak

eksekutif dalam proses pengambilan keputusan. Pencetakan laporan juga

memakan waktu yang cukup lama, kira-kira 20 menit untuk menghasilkan satu

bulan laporan penjualan. Hal ini dikarenakan laporan yang dihasilkan

67

merupakan pencetakan detil dari data operasional hasil transaksi yang belum

terintegrasi dan hanya menyajikan data mentah dalam jumlah besar namun

justru membingungkan dan mengaburkan informasi yang sedang dicari dan

dibutuhkan penganalisa.

3.5.2 Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang dilakukan pada saat ini adalah dengan cara

membangun data warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data untuk

keperluan pengambilan keputusan, dengan cara memilih data yang dibutuhkan

dan kemudian mentransformasikan data tersebut ke dalam suatu database yang

sudah terintegrasi yang dapat diakses oleh user.

Data warehouse ini menyimpan data yang bersifat analitikal dan

historis karena struktur tabelnya lebih sederhana daripada struktur tabel dalam

OLTP dan informasinya sudah terangkum, sehingga mempermudah

pengaksesan dan pencarian data untuk kebutuhan analisis. Hal ini juga

mempersingkat waktu pengaksesan data dalam data warehouse .

Disediakan pula aplikasi data warehouse yang menyajikan data dalam

bentuk informasi secara fleksibel dan menghasilkan laporan standar yang

sesuai dengan yang telah didesain berdasarkan keinginan pihak eksekutif dan

bersifat rincian maupun ringkasan tiap waktu. Data yang diinginkan disajikan

dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik per periode waktu yang dipilih,

sehingga memberikan gambaran yang jelas dan nyata atas kondisi perusahaan

dengan tujuan untuk memberikan landasan atas kebijakan yang akan diambil

penganalisa.