41

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Museum Nasional Indonesia

Keberadaan Museum Nasional Indonesia diawali dengan berdirinya lembaga

“Bataviaasch Genootschap van Kunsten en Wetenschappen” pada tanggal 24 April

1778. Lembaga ini didirikan oleh ilmuan Belanda dan seseorang pendiri adalah

Jacob Cornelis Matthieu Radermacher, yang menyumbangkan rumah tinggalnya di

Jalan Kalibesar, di Jakarta Kota, serta sejumlah koleksi benda budaya dan buku

sebagai cikal bakal berdirinya museum dan perpustakaan.

Selama masa pemerintahan Inggris di Jawa (1811–1816), Letnan Gubernur

Sir Thomas Stamford Raffles menjadi direktur perkumpulan ini. Karena rumah di

Kalibesar sudah penuh dengan koleksi, Raffles memerintahkan pembangunan

gedung baru untuk digunakan sebagai museum dan ruang pertemuan untuk Literary

Society. Bangunan ini berlokasi di Jalan Majapahit nomor 3. Sekarang di tempat ini

berdiri kompleks gedung Sekretariat Negara, di dekat Istana Kepresidenan.

Gedung museum yang terletak di Jalan Medan Merdeka Barat No. 12

dibangun pada tahun 1862 dan baru dibuka untuk umum pada tahun 1868, sangat

dikenal di kalangan masyarakat Indonesia, khususnya penduduk Jakarta. Penduduk

Jakarta menyebutnya “Gedung Gajah” atau “Museum Gajah” karena di halaman

depan museum terdapat patung gajah perunggu sebagai hadiah Raja Chulalongkorn

dari Thailand yang pernah berkunjung ke museum pada tahun 1871. Selain disebut

sebagai “Gedung Gajah” atau “Museum Gajah”, gedung ini disebut juga “Gedung

Arca” karena di dalam gedung banyak tersimpan berbagai jenis dan bentuk arca

yang berasal dari berbagai periode.

42

Mengingat pentingnya museum ini bagi bangsa Indonesia maka pada tanggal

17 September 1962 lembaga Kebudayaan Indonesia secara resmi menyerahkan

pengelolaan Museum kepada pemerintah Indonesia, yang kemudian menjadi

Museum Pusat. Kemudian berdasarkan surat keputusan menteri Pendidikan dan

Kebudayaan, No.092/O/1979 tertanggal 28 Mei 1979, Museum Pusat ditingkatkan

statusnya menjadi Museum Nasional Indonesia.

Museum Nasional Indonesia sebagai lembaga resmi pemerintah di bawah

Direktorat Jendral Sejarah dan Purbakala. Departemen Kebudayaan dan Pariwisata,

memiliki fungsi sebagai pusat informasi budaya bangsa yang bersifat edukatif

kultural pusat penelitian dan studi warisan budaya bangsa, juga menyebarluaskan

informasi kepada masyarakat baik melalui pameran, penerbitan buku ataupun brosur

dan program kegiatan umum. Dalam mengadakan suatu kegiatan, Museum Nasional

Indonesia selalu mengupayakan pendekatan yang bersifat adaptif, dapat di terima

dan sesuai dengan tingkatan dan lapisan masyarakat.

Berdasarkan Keputusan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata Nomor

KM45/OT.001/MKP/2003 tentang Organisasi dan Tata Kerja Museum Nasional

Indonesia, tugas pokok Museum Nasional Indonesia adalah melaksanakan

pengumpulan, perawatan, pengawetan, penelitian, penyajian, penerbitan hasil

penelitian, dan memberikan bimbingan edukatif kultural mengenai benda bernilai

sejarah, budaya, dan ilmiah, bersifat nasional. Hingga saat ini Museum Nasional

Indonesia menyimpan sekitar 141.899 benda terdiri atas 7 jenis koleksi yaitu

prasejarah, arkeologi, keramik, numismtik-heraldik, sejarah, etnografi dan geografi.

Komplek Museum Nasional Indonesia dibangun di atas tanah seluas sekitar

26.500m2 hingga saat mempunyai dua gedung. Gedung lama (unit A) digunakan

untuk berdasarkan pada jenis-jenis koleksi, baik berdasarkan keilmuan, bahan,

43

maupun kedaerahan. seperti ruang pameran prasejarah, ruang perunggu, ruang

tekstil, ruang etnografi daerah. Sedangkan gedung baru (unit B) yang dibuka secara

resmi pada tanggal 20 Juni 2007 oleh Susilo Bambang Yudhoyono (Presiden

Republik Indonesia). selain digunakan untuk ruang pameran kepada tema

berdasarkan aspek-aspek kebudayaan yang mana manusia diposisikan sebagai

pelaku dalam lingkungan tempat tinggalnya. Tema pameran yang berjudul

“Keanekaragaman Budaya dalam Kesatuan” ini terdiri dari beberapa subtema antara

lain: manusia dan lingkungan, ilmu pengetahuan, teknologi dan ekonomi, organisasi

sosial dan pola pemukiman, dan khasanah dan keramik, juga digunakan untuk

kantor, ruang konferensi, laboratorium, perpustakaan.

3.2 Struktur Organisasi

Museum Nasional Indonesia sebagai museum umum tingkat nasional,

merupakan unit pelaksana teknis di lingkungan kementrian kebudayaan dan

pariwisata, berkedudukan di bawah, dan bertanggung jawab kepada deputi bidang

sejarah dan purbakala, Museum Nasional Indonesia dipimpin oleh seorang kepala

museum.

Museum Nasional Indonesia terdiri dari:

� Bagian Tata Usaha.

� Bidang Pembinaan Koleksi Prasejarah dan Arkeologi.

� Bidang Pembinaan Koleksi Sejarah dan Antropologi.

� Bidang Konservasi dan Penyajian.

� Bidang Bimbingan dan Publikasi.

� Bidang Registrasi dan Dokumentasi.

� Kelompok Jabatan Fungsional.

44

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Museum Nasional Indonesia

45

• Tugas masing-masing bidang kerja

Setiap bidang kerja mempunyai tugas masing-masing, yaitu:

o Bagian tata usaha:

� Subbagian keuangan mempunyai tugas melakukan urusan

keuangan.

� Subbagian kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan

kepegawaian.

� Subbagian urusan dalam dan ketertiban mempunyai tugas

melakukan urusan surat menyurat, rumah tangga dan

perlengkapan, serta ketertiban dan keamanan kantor.

o Bidang pembinaan koleksi prasejarah dan arkeologi:

� Seksi koleksi prasejarah mempunyai tugas melakukan

pengumpulan, penelitian dan pengelolaan koleksi prasejarah.

� Seksi koleksi arkeologi klasik mempunyai tugas melakukan

pengumpulan, penelitian dan pengelolaan koleksi arkeologi.

� Seksi koleksi numismatik, heraldik dan keramik mempunyai tugas

melakukan pengumpulan, penelitian dan pengelolaan koleksi

numismatik, heraldik dan keramik.

o Bidang konservasi dan penyajian:

� Seksi konservasi dan restorasi mempunyai tugas melakukan

pengawetan dan pencegahan kerusakan dengan pengendalian

terhadap suhu, kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan

ruang koleksi, serta penanggulangan kerusakan serta perbaikan

koleksi.

46

� Seksi reproduksi mempunyai tugas melakukan pembuatan replica,

miniature, diorama, gambar dan foto koleksi.

� Seksi penyajian mempunyai tugas melakuakan tugas melakukan

pembuatan design dan persiapan tata pameran, serta pembuatan

alat praga untuk menunjang kegiatan edukatif kultural.

o Bidang bimbingan dan publikasi:

� Seksi bimbingan mempunyai tugas melakukan pemberian

bimbingan untuk pelajar dan umum mengenai koleksi.

� Seksi publikasi mempunyai tugas melakukan penyelenggaraan

publikasi mengenai koleksi museum baik yang bersifat ilmiah,

edukatif maupun informasi.

� Seksi hubungan masyarakat dan pemasaran mempunyai tugas

melakukan penyebarluasan informasi dan promosi.

o Bidang registrasi dan dokumentasi:

� Seksi registrasi mempunyai tugas melakukan inventarisasi,

registrasi dan pendistribusian koleksi museum.

� Seksi dokumentasi mempunyai tugas melakukan pencatatan dan

pendokumentasian seluruh koleksi serta pengelolaan dokumen,

foto, slide, film dan dokumen lain yang berhubungan dengan

koleksi museum.

� Seksi perpustakaan mempunyai tugas melakukan pengelolaan

perpustakaan.

• Fungsi masing-masing bidang kerja

Setiap bidang kerja mempunyai fungsi masing-masing, yaitu:

o Bagian tata usaha:

47

� Melaksanakan urusan keuangan.

� Melaksanakan urusan kepegawaian.

� Melaksanakan urusan perlengkapan, ketertiban, persuratan dan

rumah tangga.

o Bidang pembinaan koleksi prasejarah dan arkeologi:

� Melaksanakan pengadaan, pengumpulan, penelitian dan

pembinaan koleksi prasejarah dan arkeologi.

� Melaksanakan identifikasi dan klasifikasi koleksi prasejarah dan

arkeologi.

� Melaksanakan katalogisasi dan klasifikasi koleksi prasejarah dan

arkeologi.

� Melaksanakan penyusunan tulisan ilmiah dan popular yang

berhubunan dengan koleksi prasejarah dan arkeologi.

o Bidang pembinaan koleksi sejarah dan antropologi:

� Melaksanakan pengadaan, pengumpulan, penelitian dan

pembinaan koleksi antropologi.

� Melaksanakan identifikasi dan klasifikasi koleksi sejarah dan

antropologi.

� Melaksanakan katalogisasi dan klasifikasi koleksi sejarah dan

antropologi.

� Melaksanakan penyusunan konsepsi kegiatan pameran koleksi

sejarah dan antropologi.

� Melaksanakan penyusunan tulisan ilmiah dan popular yang

berhubungan dengan koleksi sejarah dan antropologi.

48

o Bidang konservasi dan penyajian:

� Melaksanakan konservasi dan restorisasi koleksi dengan

menggunakan laboratorium.

� Melaksanakan pembuatan reproduksi koleksi.

� Melaksanakan pembuatan design persiapan tata pameran.

� Melaksanakan pembuatan peralatan pengunjung kegiatan edukatif

kultural.

o Bidang registrasi dan dokumentasi:

� Melaksanakan inventarisasi dn registrasi benda koleksi museum.

� Melaksanakan pendistribusian koleksi ke bidang pembinaan

koleksi.

� Melaksanakan pencatatan dan pendokumentasian seluruh benda

cagar budaya yang menjadi koleksi museum.

� Melaksanakan pengelolaan dokumen foto, slide, film dan

dokumen lain yang berhubungan dengan koleksi museum.

� Melaksanakan pencatatan dan penghapusan koleksi museum.

� Melaksanakan pengelolaan perpustakaan.

3.3 Visi dan Misi Organisasi

• Visi:

Terwujudnya Museum Nasional Indonesia sebagai pusat informasi

budaya dan pariwisata yang mampu mencerdaskan kehidupan bangsa,

meningkatkan peradaban dan kebanggaan terhadap kebudayaan

nasional, serta memperkokoh persatuan dan persahabatan antar

bangsa.

49

• Misi:

o Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumber daya

manusia yang profesional, dan sarana-prasarana di lingkungan

Museum Nasional Indonesia yang berdampak pada peningkatan

keamanan dan kenyamanan.

o Meningkatkan penyajian informasi koleksi yang mampu

mencerdaskan kehidupan bangsa serta menumbuhkan daya

apresiatif, inovatif, dan imajinatif.

o Meningkatkan kualitas pemeliharaan dan penyajian koleksi yang

mampu meningkat-kan pelestarian budaya dan apresiasi

masyarakat terhadap kebudayaan nasional

o Meningkatkan kualitas pelayanan informasi yang berdampak pada

peningkatan apresiasi masyarakat dan kunjungan ke Museum

Nasional Indonesia.

o Meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan registrasi dan

dokumentasi melalui database koleksi dan kepustakaan yang

mudah diakses oleh pengguna data/user baik secara offline

maupun online.

50

3.4 Informasi Jam Beroperasi Museum

o Selasa – Jumat 08.30–16.00

o Jumat 08.30–11.30

o Sabtu dan Minggu 08.30–17.00

o Hari Senin dan hari besar Nasional tutup

3.5 Kegiatan Museum Nasional

3.5.1 Proses pengadaan pembelian barang koleksi

Proses pengadaan pembelian koleksi berbeda dengan tahap proses pemberian

dan hibah. Dalam proses pengadaan pihak museum melakukan beberapa kegiatan

research yang dibutuhkan dalam memenuhi koleksinya. Dengan melakukan

perjalanan ke beberapa wilayah di Indonesia yang di inginkan. Kegiatan ini

dilakukan oleh Bidang Registrasi dan Dokumentasi. Jika proses ini telah dilakukan

maka Bidang Registrasi dan Dokumentasi akan mengeluarkan Program Pengadaan

Koleksi yang berisi tentang kebutuhan koleksi yang ingin ditambah di museum

nasional.

Proses selanjutnya memberikan surat Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA)

untuk diteruskan. Program Pengadaan Koleksi dapat dilanjutkan dengan

penganggaran. Pembelian barang-barang koleksi dapat dibagi menjadi dua yaitu jika

kurang dari 100 juta maka akan dilakukan penunjukan langsung ke pada kolektor.

Dan jika pengadaan barang koleksi lebih dari 100 juta maka dilakukan lelang.

Jika proses tersebut telah dilakukan maka pihak museum membuat sebuat surat SPJ

(Surat Pertanggung Jawaban) hasil dari pengadaan pembelian barang koleksi.

51

Selanjutnya melakukan tahap identifikasi lebih lanjut dari kegiatan research

dan di inventaris ke dalam asset. Melakukan kegiatan perawatan jika terjadi

kerusakan pada koleksi tersebut. Dan kemudian di simpan ke dalam ruang sterilisasi.

3.5.2 Proses pemberian / hibah barang koleksi

Proses awal yang dilakukan dari pihak museum Bidang Konservasi dan

Dokumentasi dan pemberi sumbangan yaitu. Pihak museum membuat BA (Berita

Acara) yang akan dikeluarkan pihak museum kepada pihak pemberi hibah. Proses

selanjutnya kedua pihak melakukan mentaksir harga dari barang sumbangan.

Proses ini tidak ada kegiatan transaksi dalam bentuk uang, namun terdapat

pertukaran yang dilakukan sesama pemberi hibah dalam bentuk koleksi. Selanjutnya

museum mengeluarkan surat Berita Acara Serah Terima. Setelah koleksi diterima

maka pihak museum melakukan identifikasi dari koleksi tersebut.

Proses awal identifikasi yaitu pada Bidang Konservasi dan Penyajian dengan

melakukan identifikasi koleksi, kategori koleksi, tahun ditemukan, asal, sejarah

tersebut ke dalam asset. Proses selanjutnya yaitu proses perawatan yang dilakukan

Bidang Konservasi dan Penyajian di dalam ruang karantina. Tahap selanjutnya yaitu

pemberian nomer identifikasi koleksi tersebut, pencatatan yang dimasukan ke dalam

asset inventaris museum dan kemudian disimpan ke dalam ruang sterilisasi. Yang

nantinya akan di pamerkan dalam event tertentu oleh bagian Bidang Konservasi dan

Penyajian.

52

3.6 Analisis Museum Nasional

3.7.1 Identifikasi Knowledge Museum Nasional

• Explicit Knowledge

Explicit knowledge merupakan knowledge dari Museum Nasional yang

tertulis atau telah didokumentasikan, sehingga knowledge dapat disebarkan

melalui dokumen tersebut seperti berikut:

o Notulen Rapat

Notulen rapat merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge di

mana hasil rapat mengenai koleksi didokumentasikan, di dalam KM ini

karyawan yang tidak hadir dalam rapat dapat mengetahui hasil rapat untuk

menambah informasi.

o Organization Structure

Organization structure merupakan salah satu bagian dari explicit

knowledge di mana sebagai dokumentasi untuk menjelaskan mengenai

sejarah museum, struktur, gallery, visi dan misi museum untuk menambah

informasi bagi karyawan.

o Gallery

Gallery merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge di mana

sebagai dokumentasi mengenai foto-foto berkaitan dengan jenis-jenis koleksi.

Baik foto peristiwa berkaitan dengan proses pemberian koleksi, hibah, proses

pengadaan pembelian koleksi dan kegiatan sosial museum dengan format

JPG atau JPEG. Sehingga mudah dicari dan diakses pada saat dibutuhkan.

53

o Collection

Collection merupakan salah satu bagian dari explicit knowledge berisi

tentang product yang ada di dalam museum

o Document

Document merupakan salah satu dari explicit knowledge di mana pada

KM berisi tentang rules di dalam museum (peraturan-peraturan dasar),

undang-undang tenaga kerja, serta pengembangan SDM. Dalam bentuk file

PDF untuk digunakan sebagai literartur dalam knowledge bagi karyawan.

• Tacit Knowledge

Tacit knowledge merupakan knowledge organisasi yang belum tertulis atau

belum didokumentasikan seperti berikut:

o Article

Article merupakan kumpulan artikel berisi pengetahuan-pengetahuan

yang berhubungan dengan koleksi, tips, petunjuk-petunjuk, dan lain-lain.

Tujuannya untuk di-sharing kepada karyawan lain untuk menginformasikan

hal-hal yang belum pernah dibahas atau diketahui. Format file berbentuk text

dan biasanya berdasarkan faktor keahlian dan pengalaman.

o Forum

Forum merupakan salah satu bagian dari tacit knowledge, di mana

karyawan dapat mendeskripsikan forum ini sebagai wadah atau sarana agar

dapat saling berinteraksi dan berkomunikasi untuk membahas hal yang

berkaitan dengan museum.

o News

News berisi tentang kegiatan atau berita yang akan diadakan di museum.

54

3.7 Knowledge Taxonomy

Knowledge taxonomy pada museum nasional berasal dari kebutuhan-

kebutuhan dari tiap bagian, yang dimana tiap bagian terfokus pada benda-benda

koleksi yang ada di museum nasional terbagi atas:

� Prasejarah

� Arkeologi

� Keramik

� Numistik-Heraldik

� Prasejarah

� Etnografi

� Geografi

Gambar 3.2 Knowledge Taxonomy pada Museum Nasional Indonesia

3.8 Tata Laksana Sistem Berjalan

Kegiatan rutinitas sehari-hari Museum Nasional Indonesia adalah membuka

kesempatan kepada setiap pengunjung yang datang untuk melihat keanekaragaman

koleksi benda budaya yang ada di museum tersebut. Sedangkan sebelumnya koleksi

melakukan pengadaan dengan melakukan 2 cara, yaitu; pembelian dan pemberian

barang koleksi.

Tata laksana sistem berjalan pada saat ini yang berada di Museum Nasional

Indonesia umumnya terdapat beberapa aktivitas. Aktivitas yang dibagi menjadi pada

pengadsaan barang koleksi hingga di simpan:

• Proses pengadaan pembelian barang koleksi

42

Gambar 3.3 Activity Diagram Proses Pembelian Koleksi

43

• Proses pemberian / hibah barang koleksi

Gambar 3.4 Activity Diagram Proses Pemberian Koleksi

44

3.9 Inukshuk KM Model

3.10.1. Process

• Internalization

Seluruh knowledge yang berada di Museum didokumentasikan terlebih

dahulu sehingga dapat disebarkan kepada seluruh karyawan. Dengan penyebaran

knowledge secara terstruktur. Maka, para karyawan dapat memperoleh peningkatan

kualitas knowledge. Sumber explicit knowledge yang diperoleh oleh karyawan dapat

bersumber dari papan pengumuman, banner, surat edaran, media masa serta website

sebagai sumber informasi yang berasal dari eksternal untuk dapat mendukung proses

tersebut melalui fitur forum, article, news, notulen, document, gallery yang dapat

membantu proses explicit knowledge menjadi tacit knowledge.

• Externalization

Dalam membantu proses externalization, portal KM menjadi salah satu alat

bantu yaitu proses dimana merubah tacit knowledge yang dimiliki para karyawan

dapat berkolaborasi melalui fitur forum serta article, sehingga menjadi suatu konsep

ataupun pedoman yang baru dalam organisasi yang dapat dipelajari, dikembangkan

serta dimanfaatkan guna untuk mencapai visi & misi museum.

• Combination

Proses kombinasi knowledge yaitu mengkombinasikan berbagai macam

explicit knowledge yang pada akhirnya akan disusun kedalam portal KM. Fitur yang

dapat membantu proses ini yaitu fitur notulen, news, document, company profile,

collection, gallery.

45

Gambar 3.5 SECI Model dari Museum Nasional Indonesia

Catatan : Hubungan fitur tacit ke tacit (Socialization) tidak dibuat karena pada saat

ini tidak ada kebutuhan dari Museum Nasional Indonesia yang bersifat mendesak.

3.10.2. Foundation

• Leadership

Gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh Kepala Museum yaitu dengan

kepemimpinan demokratis mengutamakan orientasi pada hubungan dengan anggota

karyawan. Gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para

bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu

tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan

banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya. Di dalam

organisasi museum terdapat budaya kekeluargaan yang erat.

46

• Technology

Teknologi yang digunakan di dalam Museum Nasional Indonesia ini

menggunakan komputer dengan kebutuhan teknologi dalam menjalankan operasi

sebagai berikut: 100 unit komputer dengan spesifikasi intel Core 2 Duo 2GHz,

resolusi 1024 x 768, Memory 2GB, Kapasitas Harddisk sebesar 250 GB, Intel ® HD

Graphics Family, DirectX 10, operating system windows 7, 15 printer, 5 scanner.

Dalam jaringan yang digunakan pun berbagai macam antara lain akses jaringan

melalui wifi, local area network dan fax.

• Culture

Selama ini para karyawan tidak mendapatkan wadah yang baik dalam

pertukaran knowledge. Tacit Knowledge yang dimiliki tidak mampu atau sulit

disebarkan kepada karyawan yang lain. Oleh karena itu dengan terbentuknya KM,

memungkinkan para karyawan dapat bertukar tacit knowledge hingga kemudian

diubah dalam bentuk explicit knowledge. Dengan demikian akan tercipta budaya

sharing knowledge yang baik, akan menimbulkan sistem kekeluargaan yang baik,

saling tolong menolong, koordinasi kinerja para karyawan pun meningkat.

Organisasi ini menetapkan budaya demokratis dimana setiap karyawan karyawan

dapat berpendapat.

• Output Inukshuk KM Model

Output yaitu membuat KM lebih dapat berkembang dengan pesat. Dapat

mengetahui gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh pemimpin museum, cara

memimpin sebuah organisasi, kebudayaan belajar museum dan teknologi yang ada di

dalam museum. Inukshuk merupakan pengembangan dari model SECI dengan

penambahan leadership, culture dan teknologi. Model inukshuk memerlukan

47

keseimbangan yang tepat dari masing-masing aspek tersebut sehingga portal yang

akan dibangun akan berhasil dengan baik.

3.11 Masalah yang dihadapi

Pada museum tentu memiliki banyak knowledge yang harus di jaga serta

dikembangkan. Sedangkan pada kenyataannya museum nasional memiliki

permasalahan yang sedang dihadapi, yaitu:

1. Sumber daya manusia yang terbatas dalam mendapatkan informasi.

Keterbatasan waktu yang menimbulkan sulitnya karyawan mendapatkan

informasi yang berkualitas dalam hal penanganan masalah.

2. Kesulitan untuk mendapatkan informasi product knowledge yang lebih riil.

Apabila ada karyawan yang berhalangan hadir ataupun karyawan yang

ditugaskan untuk ditugaskan ke luar (tidak ada di museum). karyawan baru

kesulitan mendapatkan informasi.