BAB 3 ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU...

BAB 3

ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG

KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. PUTRATUNGGAL ANEKA didirikan di Jakarta berdasarkan akta

notaris nomor 70 tanggal 26 September 1988 yang dibuat oleh E. Sianipar S.H,

dan Surat Keputusan Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta No.534/-1.811.32

sebagai salah satu perusahaan pengelola kendaraan umum Bus Kecil (Mikrolet)

yang berlokasi di Jl.Raya Bogor Km.25, 70 RT.008/01 Kel.Ciracas, Jakarta.

Salah satu kegiatan bisnis yang dijalankan oleh PT. PUTRATUNGGAL

ANEKA adalah menyediakan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) bagi

kendaraan angkutan umum yang mengalami kerusakan atau membutuhkan

penggantian spare part. PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memperoleh spare

part dari berbagai pemasok, sesuai dengan ketersediaan dan harga spare part

yang ditawarkan oleh masing-masing pemasok.

Pada awal pembentukannya, jumlah kendaraan angkutan umum yang

dikelola oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA berjumlah 200 unit dengan

merek yang bervariasi. Namun, saat ini hanya 144 unit kendaraan angkutan

umum yang aktif beroperasi. Banyak faktor yang mengakibatkan penurunan

bisnis perusahaan, salah satunya adalah kesulitan dalam hal pengelolaan

persediaan spare part.

48

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Berikut adalah pernyataan visi dan misi PT. PUTRATUNGGAL

ANEKA:

1. Visi : Menjadi perusahaan pengelola kendaraan angkutan umum yang

profesional, sehingga dapat dijadikan panutan dalam pengembangan

dan penerapan jasa angkutan umum di wilayah Jakarta dan

sekitarnya.

2. Misi : Memberikan pelayanan jasa angkutan umum yang aman,

nyaman, serta tertib sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA disajikan dalam

Gambar 3.1.

49

Staff Akuntansi

Direktur

Komisaris

Manajer Operasional

Staff AngkutanUmum

Kepala Bengkel

Staff KeuanganMontir

Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

Sumber: Direktur PT. PUTRATUNGGAL ANEKA.

50

3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Berikut adalah pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang dari

masing-masing elemen organisasi sebagaimana tercantum dalam gambar struktur

organisasi diatas :

1. Komisaris

1) Menetapkan tujuan perusahaan atau target operasi yang harus dicapai

dalam jangka panjang dan jangka pendek.

2) Menetapkan perencanaan, program kerja, kebijaksanaan, dan rancangan

Anggaran Dasar (AD) / Anggaran Rumah Tangga (ART) perusahaan.

3) Meminta dan menilai pertanggung jawaban direktur atas jalannya

perusahaan secara keseluruhan.

2. Direktur

1) Memimpin perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan.

2) Menyusun perencanaan, program kerja, kebijaksanaan, dan rancangan

AD / ART perusahaan secara umum.

3) Meninjau kembali secara berkesinambungan perencanaan, program kerja,

kebijaksanaan perusahaan, dan AD / ART perusahaan agar tetap relevan

dengan perkembangan perusahaan dan perkembangan jaman.

4) Menetapkan perencanaan kegiatan operasi harian, organisasi informasi,

dan koordinasi didalam perusahaan.

5) Bertanggung jawab kepada komisaris atas jalannya perusahaan secara

keseluruhan berdasarkan wewenang yang dimiliki.

51

3. Manajer Operasional

1) Menyusun perencanaan kegiatan operasi harian, organisasi informasi, dan

koordinasi didalam perusahaan.

2) Meninjau kembali secara berkesinambungan perencanaan kegiatan

operasi harian, organisasi informasi, dan koordinasi didalam perusahaan

agar tetap relevan dengan perkembangan perusahaan dan jaman.

3) Mengawasi pelaksanaan kegiatan operasi harian perusahaan berdasarkan

laporan yang diterima maupun pengawasan langsung di lapangan.

4) Menangani hal yang berhubungan dengan pihak luar perusahaan.

5) Memajukan perusahaan melalui pengembangan dan pemantapan kegiatan

operasi harian perusahaan.

6) Bertanggung jawab kepada direktur atas kegiatan operasi harian

perusahaan yang meliputi: perbengkelan, angkutan umum, keuangan, dan

akuntansi berdasarkan wewenang yang dimiliki.

4. Kepala Bengkel

1) Mengatur dan mengawasi kegiatan perbengkelan perusahaan

(pemeliharaan dan perbaikan kendaraan angkutan umum yang dimiliki

perusahaan).

2) Bertanggung jawab atas terpeliharanya peralatan yang berhubungan

dengan kegiatan perbengkelan perusahaan.

3) Menentukan jenis, jumlah, dan waktu pemesanan spare part untuk

persediaan.

4) Bertanggung jawab atas pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan

pemakaian spare part kendaraan angkutan umum.

52

5) Melakukan kerjasama dan koordinasi yang baik dengan bagian lainnya

guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

6) Bertanggung jawab kepada manajer operasional atas segala hal yang

berhubungan dengan kegiatan perbengkelan dan pengelolaan persediaan

spare part perusahaan berdasarkan wewenang yang dimiliki.

5. Montir

1) Melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan kendaraan angkutan

umum yang dimiliki perusahaan.

2) Menjaga dan merawat peralatan yang berhubungan dengan kegiatan

pemeliharaan dan perbaikan kendaraan angkutan umum yang dimiliki

perusahaan.



4) Bertanggung jawab kepada kepala bengkel atas segala hal yang

berhubungan dengan kegiatan pemelirahaan dan perbaikan kendaraan

angkutan umum yang dimiliki perusahaan.

6. Staff Keuangan

1) Menangani masalah penerimaan dan pengeluaran kas yang berhubungan

dengan kegiatan operasional perusahaan.

2) Mengelola kas yang dimiliki perusahaan secara efektif dan efisien.



53


berhubungan dengan keuangan perusahaan berdasarkan wewenang yang

dimiliki.

7. Staff Akuntansi

1) Melaksanakan kegiatan administrasi dan pembukuan perusahaan.

2) Memonitor saldo pembukuan setiap akhir bulan.

3) Menghasilkan dan melaporkan laporan keuangan perusahaan kepada

manajer operasional.




berhubungan dengan akuntansi perusahaan berdasarkan wewenang yang

dimiliki.

8. Staff Angkutan Umum

1) Mengatur dan mengawasi kegiatan operasional kendaraan angkutan

umum yang dimiliki perusahaan di lapangan.

2) Mengatur dan melaksanakan pengadministrasian (pengurusan dan

perpanjangan) surat (STNK, KIR, Trayek, SIPA) kendaraan angkutan

umum yang dimiliki perusahaan.

3) Bertanggung jawab atas penerimaan dan pemberdayaan supir kendaraan

angkutan umum.



54


berhubungan dengan supir dan surat kendaraan angkutan umum yang

dimiliki perusahaan berdasarkan wewenang yang dimiliki.

3.5 Gambaran Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan

Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

Rich picture dari sistem pengelolaan persediaan suku cadang kendaraan

bermotor (spare part) PT. PUTRATUNGGAL ANEKA saat ini disajikan dalam

Gambar 3.2.

55

$$

Staff Keuangan

$ $$

Kepala Bengkel

PemasokStaff Akuntansi

Melaporkan Ketidak-tersediaan Spare Part

Faktur & Surat Jalan (dari pemasok)

Montir

Menggunakan Spare Part (jika tersedia)

Dana Pembelian Spare Part &Bukti Kas Keluar

Spare Part, Faktur,& Surat Jalan

(dari pemasok)

Memeriksa dan M

enyimpan

Spare Part

Faktur & Surat Jalan (dari pemasok)

Gudang PenyimpananSpare Part

Membeli /MemesanSpare Part

MenyerahkanDana Pembelian

Spare Part &Bukti Kas Keluar

Gambar 3.2 Rich picture sistem pengelolaan persediaan spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

56

Disaat montir membutuhkan suatu suku cadang kendaraan bermotor

(spare part) guna melakukan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan kendaraan

angkutan umum, maka montir akan mengecek spare part tersebut didalam

gudang. Apabila spare part tersebut tersedia, maka montir akan mengambil dan

menggunakan spare part tersebut untuk melakukan kegiatan pemeliharaan atau

perbaikan kendaraan angkutan umum. Jika spare part tersebut tidak tersedia,

maka montir akan melapor kepada kepala bengkel bahwa spare part yang ia

butuhkan tidak tersedia.

Setelah menerima laporan dari montir, maka kepala bengkel akan

memesan spare part yang dibutuhkan oleh montir dan spare part yang

dimaksudkan sebagai persediaan di masa datang kepada pemasok yang jumlah

dan jenis spare part tersebut ditentukan oleh kepala bengkel berdasarkan

frekuensi pemakaian spare part tersebut di masa lalu.

Setelah memperoleh spare part yang dibutuhkan beserta faktur dan surat

jalan dari pemasok, maka kepala bengkel akan memeriksa kembali apakah spare

part tersebut sesuai dengan jenis dan jumlah spare part yang telah ditentukan

sebelumnya. Jika sesuai, maka kepala bengkel akan menyimpan spare part

tersebut ke dalam gudang dan menyerahkan faktur dari pemasok kepada staff

keuangan.

Setelah menerima faktur dan surat jalan dari pemasok yang diserahkan

oleh kepala bengkel, maka staff keuangan akan memeriksa faktur dan surat jalan

tersebut apakah sesuai dengan pemesanan yang dilakukan atau tidak. Jika sesuai,

maka staff keuangan akan menyerahkan faktur dan surat jalan tersebut kepada

57

staff akuntansi untuk dibukukan, dan segera mempersiapkan serta menyerahkan

bukti kas keluar dan dana pembelian spare part kepada kepala bengkel.

Setelah menerima bukti kas keluar dan dana pembelian spare part dari

staff keuangan, maka kepala bengkel akan menyerahkan bukti kas keluar dan

dana pembelian spare part tersebut kepada pemasok.

Selama ini, pemesanan atau pembelian spare part dilakukan oleh kepala

bengkel kepada pemasok sesuai dengan ketersediaan dan harga spare part

(paling murah) yang ditawarkan oleh masing-masing pemasok. Pemesanan atau

pembelian spare part biasanya dilakukan satu bulan sekali dalam jumlah besar

dengan memperhatikan kondisi keuangan perusahaan saat itu. Pemesanan atau

pembelian spare part dapat terjadi sebanyak dua kali, tiga kali, atau lima kali

dalam satu bulan.

Perusahaan sering mengalami kelebihan atau kekurangan spare part

tertentu. Kondisi kelebihan spare part mengakibatkan kerusakan dan turunnya

kualitas spare part, dan kondisi kekurangan spare part mengakibatkan

terhambatnya kegiatan operasional kendaraan angkutan umum yang

membutuhkan spare part tersebut, sehingga tidak dapat menghasilkan

pendapatan setoran yang optimal.

58

3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku

Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

1. Kuantitas pemesanan spare part tidak ekonomis.

Pemesanan spare part biasanya dilakukan dalam jumlah yang

tidak pasti dan dengan berbagai jenis, tanpa memperhatikan jumlah dan

jenis spare part aktual yang sesuai dengan kebutuhan.

Seharusnya pemesanan spare part dilakukan dalam jumlah dan

jenis spare part aktual yang sesuai dengan kebutuhan.

Kondisi diatas terjadi karena perusahaan tidak dapat mengetahui

secara pasti jumlah dan jenis spare part yang akan dipesan secara aktual

sesuai dengan kebutuhan.

Akibat dari kondisi diatas, jumlah dan jenis spare part yang akan

dipesan tidak dapat dipastikan secara akurat (sesuai dengan yang benar-

benar dibutuhkan), sehingga sering terjadi kekurangan atau kelebihan

persediaan spare part tertentu didalam gudang.

Untuk itu, sebaiknya dikembangkan suatu sistem yang dapat

mengidentifikasikan secara akurat jumlah dan jenis spare part yang

sesuai dengan kebutuhan guna menghindari kekurangan persediaan spare

part atau kelebihan investasi persediaan spare part tertentu didalam

gudang yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

2. Kuantitas persediaan spare part minimum tidak ditentukan.

Persediaan spare part pada jumlah terendah (minimum) sebagai

persediaan cadangan atau penyelamat tidak ditentukan.

59

Seharusnya persediaan spare part minimum sebagai persediaan

cadangan atau penyelamat ditentukan.


secara akurat jumlah dan jenis spare part minimum yang harus tersedia

didalam gudang.

Akibat dari kondisi diatas, terdapat kemungkinan pada suatu

waktu perusahaan mengalami kekurangan persediaan spare part (stock

out) sehingga tidak dapat memenuhi permintaan kebutuhan atas suatu

spare part yang dapat menyebabkan pendapatan perusahaan atas

kendaraan angkutan umum yang mengalami kerusakan atau

membutuhkan penggantian spare part menjadi tidak optimal.


menentukan secara akurat jumlah dan jenis spare part minimum yang

harus dimiliki didalam gudang agar tidak terjadi kekurangan atau

kehabisan spare part sehingga kegiatan operasional perusahaan menjadi

lancar.

3. Pemesanan spare part kembali tidak dilakukan pada waktu atau saat yang

tepat.

Pemesanan spare part tidak dilakukan pada suatu titik atau batas

dari jumlah dan jenis spare part yang ada, yang mengharuskan

diadakannya pemesanan kembali.

Seharusnya pemesanan spare part dilakukan pada suatu titik atau

batas dari jumlah dan jenis spare part yang ada, yang mengharuskan

60

diadakannya pemesanan kembali agar dapat menggantikan spare part

yang telah terpakai.


jumlah dan jenis spare part minimum yang harus dimiliki, sehingga

menyulitkan dalam penentuan saat harus diadakannya pemesanan spare

part kembali.

Akibat dari kondisi diatas, terdapat kemungkinan perusahaan

mengalami kekurangan atau kelebihan spare part pada suatu waktu yang

dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.


menentukan titik atau batas dari jumlah dan jenis spare part yang ada,

dimana titik tersebut mengisyaratkan diadakannya pemesanan kembali

agar persediaan spare part yang telah terpakai dapat tergantikan,

sehingga perusahaan tidak mengalami kekurangan atau kelebihan spare

part pada suatu waktu yang dapat menimbulkan kerugian bagi

perusahaan.

4. Terdapat perangkapan tugas kepala bengkel dalam kegiatan perbengkelan

dan pembelian spare part.

Kepala bengkel bertugas menentukan jenis, jumlah, dan waktu

pemesanan spare part untuk persediaan, serta bertanggung jawab dalam

hal pemesanan, penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian spare part

seorang diri.

Seharusnya perusahaan memiliki unit atau bagian yang bertugas

dan bertanggung jawab atas pengelolaan persediaan spare part yang

61

terpisah dari unit atau bagian yang bertugas dan bertanggung jawab atas

pemesanan spare part.

Kondisi diatas terjadi karena perusahaan kurang menyadari

pentingnya pemisahan tugas dan tanggung jawab dalam hal pemesanan

dan pengelolaan (beserta pengendalian) spare part.

Akibat dari kondisi diatas, tidak ada fungsi saling kendali

(controlling) dalam hal pemesanan persediaan spare part yang dapat

menyebabkan kemungkinan terjadinya kecurangan (fraud) dalam hal

pengelolaan persediaan spare part yang dapat merugikan perusahaan.

Misal: Kepala bengkel dapat dengan leluasa melakukan pemesanan spare

part yang sebenarnya tidak perlu dilakukan atau memang tidak dilakukan

(fiktif).

Untuk itu, sebaiknya dibentuk bagian logistik (gudang) dibawah

manajer operasional yang memiliki tugas, tanggung jawab, dan

wewenang dalam :

1) Menentukan jenis dan jumlah spare part yang harus dibeli atau

dipesan untuk persediaan.

2) Menentukan saat pemesanan kembali akan dilakukan.

3) Meminta kepada kepala bengkel untuk membeli atau memesan spare

part yang sudah ditentukan untuk persediaan.

4) Menerima dan memeriksa apakah spare part yang diterima dari

pemasok sesuai dengan jumlah dan spesifikasi spare part yang

dipesan, dan jika sesuai lalu menyimpan dan memelihara spare part

tersebut sebagai persediaan didalam gudang.

62

5) Mengadakan pengecekan spare part mana yang cepat habis dan spare

part mana yang lambat habis.

6) Mengadakan pencatatan secara administratif mengenai jenis, jumlah

dan nilai persediaan spare part.

7) Mengadakan pemeriksaan secara langsung atas keadaan fisik spare

part (stock opname) yang terdapat didalam gudang setiap akhir bulan.

8) Menganalisa keadaan persediaan spare part untuk dapat menentukan

jumlah persediaan spare part yang optimum dengan memperhatikan

jumlah persediaan spare part yang minimum, jumlah pesanan yang

ekonomis, dan titik pemesanan kembali.

9) Bertanggung jawab atas pengeluaran persediaan spare part dari

dalam gudang.

10) Melakukan kerjasama dan koordinasi yang baik dengan bagian

lainnya guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan.


berhubungan dengan pengelolaan persediaan spare part perusahaan

berdasarkan wewenang yang dimiliki.

Dengan demikian, maka tugas, tanggung jawab, dan wewenang

kepala bengkel berubah, menjadi :

1) Mengatur dan mengawasi kegiatan perbengkelan perusahaan

(pemeliharaan dan perbaikan kendaraan angkutan umum yang

dimiliki perusahaan).

2) Bertanggung jawab atas terpeliharanya peralatan yang berhubungan

dengan kegiatan perbengkelan perusahaan.

63

3) Melakukan pemesanan spare part untuk persediaan sebagaimana

yang telah ditentukan oleh staff gudang.

4) Melakukan kerjasama dan koordinasi yang baik dengan bagian

lainnya guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan.


berhubungan dengan kegiatan perbengkelan dan pemesanan spare

part perusahaan berdasarkan wewenang yang dimiliki.

Apabila dibentuk unit atau bagian logistik (gudang), maka

struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA berubah,

sebagaimana disajikan dalam Gambar 3.3.

64

Staff Akuntansi

Direktur

Komisaris

Manajer Operasional

Staff AngkutanUmum

Kepala Bengkel

Staff KeuanganMontir Staff Gudang

Gambar 3.3 Rancangan struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

65

5. Tidak ada catatan atau dokumen pengawasan persediaan spare part yang

digunakan dalam sistem pengelolaan persediaan spare part berjalan.

Sistem pengelolaan persediaan spare part yang berjalan selama

ini tidak menggunakan catatan atau dokumen pengawasan persediaan

yang berhubungan dengan pencatatan mengenai penerimaan, persediaan

didalam gudang, dan pengeluaran barang dari gudang.

Seharusnya sistem pengelolaan persediaan spare part

menggunakan catatan atau dokumen pengawasan persediaan spare part

guna agar persediaan spare part didalam gudang digunakan secara efektif

dan efisien.

Kondisi diatas terjadi karena perusahaan kurang memperhatikan

atau menyadari pentingnya pengelolaan dan pengendalian persediaan

spare part secara baik dan benar.

Akibat dari kondisi diatas, perusahaan tidak dapat mengikuti

perkembangan persediaan spare partnya dengan baik.

Untuk itu, sebaiknya sistem pengelolaan persediaan spare part

saat ini dikembangkan dengan menggunakan catatan atau dokumen

pengawasan persediaan spare part agar persediaan spare part didalam

gudang digunakan secara efektif dan efisien, dan agar perusahaan dapat

mengikuti perkembangan persediaan spare part serta mengetahui

perkembangan keadaan usaha atau bisnisnya. Catatan atau dokumen yang

sebaiknya digunakan oleh perusahaan dalam hal pengelolaan dan

pengendalian persediaan adalah :

66

1) Surat Permintaan Kebutuhan Barang (SPKB)

2) Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG)

3) Surat Permintaan Beli (SPB)

4) Surat Perintah Pembelian (SPP)

5) Surat Penawaran Harga (SPH)

6) Daftar Penawaran Harga (DPH)

7) Surat Penetapan Pesanan (SPPs)

8) Surat Order Pembelian (SOP)

9) Surat Kontrak (SK)

10) Bukti Barang Masuk (BBM)

11) Berita Acara (BA)

Apabila catatan atau dokumen pengawasan persediaan spare part

diatas digunakan, dan dengan asumsi unit atau bagian logistik (gudang)

dibentuk, maka sistem pengelolaan persediaan spare part PT.

PUTRATUNGGAL ANEKA dapat diilustrasikan melalui Gambar 3.4.

67

Staff Gudang

$$

Staff Keuangan Staff Akuntansi

$ $$

KepalaBengkelPemasok

Manajer Operasional

SPKB rangkap-1

Montir

SPKB rangkap-2

FPBG rangkap-1 + Spare Part

SPB rangkap-1

SPB rangkap-2

SPB rangkap-3

Konsultasi SPB ra

ngkap-1

Konfirmasi S

PB rangkap-1

SPP rangkap-1

SPP rangkap-2

SPH rangkap-1 + DPH 3 rangkap

SPH rangkap-2 + DPH rangkap-4

SPH rangkap-3 +DPH rangkap-5

DPH (beserta harga spare part) rangkap-1



SPPs rangkap-1 & 3SPPs rangkap-2

SPPs rangkap-3

SPPs rangkap-3

SOP rangkap-2

SOP rangkap-3

SOP rangkap-4

SK rangkap-1 (bermaterai)


SK rangkap-3

SK rangkap-4

SOP rangkap-1

Spare Part + Faktur + SJ (dari pemasok)

BBM rangkap-1

BBM rangkap-2

BBM rangkap-3

BBM rangkap-4

BA rangkap-1

BA rangkap-2

BA rangkap-3

BA rangkap-4

FPBG rangkap-2

FPBG rangkap-3

FPBG rangkap-4


SPB rangkap-3

Keterangan :SPKB = Surat Permintaan Kebutuhan BarangFPBG = Form Pengeluaran Barang GudangSPB = Surat Permintaan BeliSJ = Surat Jalan (dari Pemasok)

SPP = Surat Perintah PembelianSPH = Surat Penawaran HargaDPH = Daftar Penawaran HargaSPPs = Surat Penetapan Pesanan

SOP = Surat Order PembelianSK = Surat KontrakBBM = Bukti Barang MasukBA = Berita Acara

SPH rangkap-4 + DPH rangkap-6

Gudang PenyimpananSpare Part

Menyimpan / Mengeluarkan

Spare Part

Gambar 3.4 Rich picture perancangan sistem pengelolaan persediaan spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA

68

Disaat montir membutuhkan suatu suku cadang kendaraan bermotor

(spare part) guna melakukan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan kendaraan

angkutan umum, maka montir akan meminta spare part yang diperlukan kepada

staff gudang dengan sebelumnya mengisi Surat Permintaan Kebutuhan Barang

(SPKB) sebanyak dua rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama akan diberikan kepada staff gudang, dan

2. Rangkap kedua akan disimpan oleh montir yang bersangkutan sebagai tanda

bukti permintaan barang.

Setelah staff gudang menerima SPKB rangkap pertama dari montir, maka

staff gudang akan membuat Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) sebanyak

empat rangkap (copy) , dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Copy pertama akan diberikan kepada montir yang bersangkutan beserta spare

part yang dibutuhkan,

2. Copy kedua akan diberikan kepada kepala bengkel,

3. Copy ketiga akan diberikan kepada staff akuntansi, dan

4. Copy keempat akan disimpan oleh staff gudang.

Apabila terdapat suatu jenis spare part yang mengalami kondisi minimum

stock yang mengharuskan diadakannya pemesanan kembali, maka staff gudang

akan membuat Surat Permintaan Beli (SPB) sebanyak tiga rangkap (copy),

dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Copy pertama diberikan kepada staff keuangan,

2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang, dan

3. Copy ketiga diberikan kepada kepala bengkel (yang melakukan proses

pemesanan spare part).

69

Setelah staff keuangan menerima SPB rangkap pertama dari staff gudang,

maka staff keuangan akan mengkonsultasikan SPB tersebut dengan manajer

operasional. Setelah manajer operasional menyetujui SPB tersebut, maka staff

keuangan akan membuat Surat Perintah Pembelian (SPP) sebanyak dua rangkap,


1. Rangkap pertama diberikan kepada kepala bengkel, dan

2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi.

Setelah kepala bengkel menerima SPP dari staff keuangan, maka kepala

bengkel akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) sebanyak empat rangkap

beserta Daftar Penawaran Harga (DPH) sebanyak enam rangkap, dengan

pendistribusian sebagai berikut :

1. SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak tiga rangkap diberikan kepada

pemasok,

2. SPH rangkap kedua beserta DPH rangkap keempat diberikan kepada staff

keuangan,

3. SPH rangkap ketiga beserta DPH rangkap kelima diberikan kepada staff

akuntansi, dan

4. SPH rangkap keempat beserta DPH rangkap keenam diberikan kepada staff

gudang.

Setelah pemasok menerima SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak

tiga rangkap dari kepala bengkel, maka pemasok akan mengisi harga masing-

masing spare part yang tertera pada tiga rangkap DPH tersebut. Setelah mengisi

harga masing-masing spare part, pemasok akan mengembalikan DPH, dengan


70

1. DPH rangkap pertama kepada staff gudang,

2. DPH rangkap kedua kepada staff keuangan, dan

3. DPH rangkap ketiga kepada staff akuntansi.

Setelah ketiga rangkap DPH dikembalikan oleh pemasok, maka kepala

bengkel akan membuat Surat Penetapan Pesanan (SPPs) sebanyak tiga rangkap,


1. Rangkap pertama dan ketiga diberikan kepada manajer operasional,

2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi, dan

3. Rangkap ketiga setelah disetujui oleh manajer operasional akan diberikan

kepada kepala bengkel untuk disimpan.

Setelah membuat SPPs, kepala bengkel akan membuat Surat Order

Pembelian (SOP) sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai

berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada pemasok,

2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi,

3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang, dan

4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel.

Setelah membuat SOP, kepala bengkel akan membuat Surat Kontrak

(SK) sebanyak empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :

1. Rangkap pertama diberikan kepada staff keuangan yang kemudian diteruskan

kepada staff akuntansi sebagai lampiran bukti pembukuan,

2. Rangkap kedua-bermaterai-diberikan kepada pemasok,

71

3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang sebagai acuan mengenai

syarat-syarat dan waktu penyerahan spare part yang akan dikirimkan oleh

pemasok, dan

4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala bengkel.

Apabila spare part yang dipesan beserta Faktur dan Surat Jalan (SJ) dari

pemasok telah diterima dan diperiksa oleh staff gudang, maka staff gudang akan

membuat Bukti Barang Masuk (BBM) sebanyak empat rangkap, dengan



2. Rangkap kedua disimpan oleh staff gudang,

3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan

4. Rangkap keempat diberikan kepada kepala bengkel.

Setelah kepala bengkel menerima BBM rangkap keempat dari staff

gudang, maka kepala bengkel akan membuat Berita Acara (BA) sebanyak empat

rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :


2. Rangkap kedua diberikan kepada staff gudang,

3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan

4. Rangkap keempat diberikan kepada kepala bengkel.

72

6. Sistem pengelolaan persediaan spare part saat ini tidak mendukung

pengelolaan dan pengendalian persediaan spare part secara efektif dan

efisien.

Penerapan sistem pengelolaan dan pengendalian persediaan spare

part saat ini masih menggunakan cara tradisional. Misal: Dalam

menentukan jumlah dan jenis spare part yang akan dipesan atau dibeli

hanya mengandalkan prediksi frekuensi penggunaan spare part tersebut

di masa lalu.

Seharusnya jumlah dan jenis spare part yang akan dipesan atau

dibeli berdasarkan perhitungan yang akurat, dan diketahui pula saat

dimana pemesanan atau pembelian persediaan spare part akan dilakukan,

dan jumlah minimal persediaan spare part yang harus terdapat didalam

gudang, sehingga pengelolaan dan pengendalian persediaan spare part

berjalan secara efektif dan efisien.

Kondisi diatas terjadi karena perusahaan kurang memperhatikan

atau menyadari pentingnya pengelolaan dan pengendalian persediaan

spare part secara baik dan benar.

Akibat dari kondisi diatas, perusahaan sering mengalami

kekurangan dan atau kelebihan persediaan spare part, dimana kondisi

kekurangan persediaan spare part mengakibatkan terhambatnya kegiatan

operasional perusahaan, dan kondisi kelebihan spare part mengakibatkan

investasi berlebih pada persediaan spare part didalam gudang.

73

Untuk itu, sebaiknya dikembangkan suatu sistem pengelolaan

persediaan spare part secara terkomputerisasi yang dapat memperoleh,

mengolah, dan menghasilkan informasi tentang persediaan spare part

(Sistem Informasi Manajemen Persediaan), sehingga mendukung proses

pengelolaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan terhadap hal-hal

yang berhubungan dengan persediaan spare part secara efektif dan

efisien.

BAB 3 ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU...

Documents

Transcript of BAB 3 ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU...