Bab 3 1 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00079-IF-Bab 3.pdf · Hasilnya PT...

46

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Organisasi Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT Samafitro berdiri pada tanggal 27 Maret 1982 berstatus perseroan terbatas

dengan kantor pusat yang terletak di Jalan Ir. H. Juanda No.8 Jakarta 10120. Pada

awalnya PT. Samafitro hanya merupakan paralel distributor untuk mesin fotokopi

saja. Kemudian pada tahap perkembangannya, PT Samafitro berusaha

meningkatkan pelayanan purna jual (after sales service) dan mengutamakan

pelayanan pelanggan. Hasilnya PT Samafitro berhasil menjadi distributor tunggal

untuk produk CANON (copier, fax dan micrographics) pada akhir tahun 1991. Tidak

berhenti di produk CANON saja pada tahun 2002, PT Samafitro juga telah dipercaya

menjadi distributor tunggal untuk produk mesin cetak digital HP Indigo.

Dalam pengembangan yang terus menerus dan berkelanjutan, akhirnya pada

tanggal 9 Agustus 2002, PT Samafitro berhasil memenuhi ketentuan untuk

memperoleh sertifikat ISO 9001:2002 yang dikeluarkan oleh IQNet dan KEMA

karena telah mengimplementasikan sistem manajemen yang baik dalam aktifitas

penjualan, servis purna jual dan sewa untuk peralatan kantor.

47

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT Samafitro adalah menjadi perusahaan distributor peralatan nomor

satu di Indonesia dengan melakukan perubahan untuk mencapai layanan terbaik

dalam memposisikan diri untuk menjadi perusahaan yang memiliki komitmen dalam

pelayanan

Di dalam pencapaian visi ini maka perusahaan menerapkan misi antara lain:

1. Mempermudah pelanggan mendapatkan kebutuhan produk berkualitas

dan meningkatkan layanan untuk mencapai kepuasan pelanggan.

2. Rekonstrukturisasi organisasi servis dengan lebih fokus pada After

Market Business.

3. Memberikan layanan service dengan motto “kecepatan, kualitas dan

keunggulan harga”.

4. Melakukan hubungan kerjasama yang saling menguntungkan.

5. Mengedukasi pasar dalam rangka meningkatkan dan menggali

kebutuhan pelanggan.

6. Menyediakan peralatan dan software pengelolaan untuk mengelola

transaksi penjualan tunai.

48

3.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Samafitro

49

3.1.4 Wewenang dan Tanggung jawab

A. Managing Director

Adalah pemilik perusahaan yang bertanggung jawab atas maju

mundurnya perusahaan.

Managing Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

• Memimpin rapat direksi.

• Menetapkan kebijaksanaaan, strategi dan perencanaan terhadap

perusahaan.

• Mengambil keputusan untuk perusahaan berdasarkan dari

laporan-laporan dari setiap staff di dalam perusahaan.

• Memonitor perkembangan perusahaan

B. Deputy Managing Director

Bertanggung jawab kepada Direktur.

Deputy Managing Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai

berikut :

• Membantu Managing Director dalam menetapkan kebijakan,

strategi dan perencanaan terhadap perusahaan

C. Management Representative

Bertanggung jawab kepada Deputy Managing Director.

Management Representative mempunyai tugas dan wewenang sebagai

berikut :

• Memastikan proses yang diperlukan sistim manajemen mutu

untuk ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.

50

• Melaporkan kepada direktur tentang kinerja sistem manajemen

mutu.

• Memastikan pembangkitan kesadaran tentang persyaratan

customer diseluruh perusahaan.

• Bertanggung jawab atas dokumentasi dari sistim manajemen mutu

sesuai standard ISO 9001:2000

• Menyelenggarakan dan memimpin rapat-rapat tentang sistim

manajemen mutu sesuai standar ISO 9001:2000, kecuali rapat

tinjauan manajemen yang harus dipimpin oleh direktur.

• Memeriksa, menyetujui rencana, memberikan instruksi dan

meminta laporan/pertanggung jawaban pelaksanaan aktivitas

manajemen mutu.

• Mengusulkan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian personil

di lingkup manajemen mutu.

• Memberikan instruksi dan memastikan dilaksanakannya instruksi

tersebut dalam sistim manajemen mutu.

D. Operations Director

Bertanggung jawab kepada Deputy Managing Director.

Operations Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:

• Memonitor penjualan, service dan keuangan pada perusahaan

• Memastikan kondisi seluruh aset dan lingkungan kerja dapat

digunakan secara baik dan mendukung suasana kerja.

51

• Mengembangkan, mengimplementasikan dan mengawasi

kebijakan dan prosedur di jalankan secara benar.

• Mengembangkan strategi sumberdaya manusia yang ada dan

implementasinya, mereview seluruh program benefit karyawan,

termasuk kompensasi.

• Berkoordinasi dan mengarahkan secara langsung kerja bagian

pembelian, pengiriman dan bagian pelaksana di dalam departemen

pembelian.

• Mengarahkan kegiatan para kepala departemen/divisi guna selaras

dengan arah dari bisnis plan.

E. Purchasing Services

Bertanggung jawab kepada Operations Director

Purchasing services mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:

• Membuat perencanaan pembelian (Purchasing planning)

berdasarkan laporan stock yang ada ( Kantor Pusat, Cabang dan

Dealer).

• Memantau proses kedatangan produk yang di impor sesampai ke

pergudangan.

• Mencari sub kontraktor yang melakukan jasa pengiriman.

F. General Services Department


General Services Department mempunyai tugas dan wewenang sebagai

berikut:

52

• Operasional dan Layanan Departemen Teknik.

• Pengembangan Standar Operasi dan Prosedur Kerja Teknik

• Bekerja sama dengan Dep. HRD dalam Pengembangan

Kemampuan Sumber Daya Manusia untuk Aspek Teknis.

• Pengembangan Sistem Informasi Database dan Pengolahan Data.

• Pembinaan dan Pengembangan Karyawan.

• Merancang dan menetapkan rencana penjualan jasa perbaikan dan

perawatan mesin elektronik kantor milik pelanggan

• Memberikan sanksi dan peringatan kepada karyawan

bawahannya

• Mengganti alat kerja berdasarkan rekomendasi dari Field

Technician Manager.

• Memutuskan penggantian suku cadang untuk mesin rental

G. HR Services Department


HR Services Department mempunyai tugas dan wewenang sebagai

berikut :

• Rekrutmen dan Seleksi Serta Penempatan Karyawan.

• Sistem Imbal Jasa Karyawan.

• Penilaian Karya (Performance Appraisal).

• Pelatihan dan Pengembangan Karyawan.

• Administrasi Data Karyawan.

• Pembinaan dan Pengembangan Karyawan.

53

• Berhak melakukan rekrutmen dan seleksi untuk seluruh calon

karyawan PTS.

• Merekomendasikan karyawan dalam usulan kenaikan gaji

karyawan dan bonus.

• Merekomendasikan promosi / mutasi karyawan.

H. Finance & Accounting Division


Finance & Accounting Division mempunyai tugas dan wewenang sebagai

berikut :

• Laporan Keuangan Perusahaan dan aktivitas keuangan

perusahaan.

• Pembinaan dan Pengembangan Bawahan

• Mengaudit aktivitas keuangan perusahaan, dan kegiatannya di

PT.Samafitro

I. Sales & Marketing Director

Bertanggung jawab kepada kepala Deputy Managing Director

Sales & Marketing Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai

berikut :

• Membuat riset pemasaran (marketing research) untuk produk-

produk PT Samafitro dan mengoptimalkan marketing intelligent

untuk produk-produk pesaing.

• Mengimplementasikan marketing strategic untuk produk-produk

PT Samafitro.

54

• Menjalankan database pemasaran melalui marketing

communications yang mencakup penjualan barang/jasa servis,

pelayanan kepada costumer dan jaringan distribusi.

• Keberhasilan dalam memasarkan produk-produk PT Samafitro

yang diukur dalam kinerja penjualan produk barang dan

jasa/servis.

• Menindak lanjuti hasil survei kepuasan pelanggan, melalui

pembuatan program pemasaran untuk waktu tertentu.

• Pembinaan dan pengembangan bawahan.

• Mengusulkan produk line up kepada direksi yang didasarkan hasil

riset pasar dan studi kelayakan.

• Memelihara pengelolaan anggaran untuk kegiatan pemasaran

• Menginformasikan hasil marketing intelligent dan marketing

communications kepada bagian terkait terutama bagian penjualan.

• Bekerja sama dengan divisi/departemen lainnya dalam kegiatan

promosi produk/jasa servis.

J. Channel & Hospitality Business

Bertanggung jawab terhadap Sales & Marketing Director

Channel & Hospitality Business mempunyai tugas dan wewenang

sebagai berikut :

• Pencapaian target penjualan seluruh produk yang meliputi mesin

fotokopi tipe kecil, faksimili, Café Bar dan Electronic type writer

55

untuk area Jakarta dan Dealer dan mesin fotokopi analog dan

digital (untuk Dealer).

• Membantu PT Samafitro cabang dalam melakukan penjualan

mesin-mesin yang menjadi tanggung jawab divisi Channel

Distribution and Hospitality.

• Membantu Departemen HRD dalam melakukan

pelatihan/pembelajaran pada divisi Channel Distribution and

Hospitality

• Mencari, membina dan mengembangkan saluran distribusi

(dealer)

• Pembinaan dan pengembangan bawahan.

• Memberikan discount untuk produk sesuai dengan ketentuan yang

telah ditetapkan oleh perusahaan..

• Mengevaluasi kinerja sales manager dan subordinatnya sesuai

waktu yang telah ditetapkan.

• Merekomendasikan insentif, gaji, bonus dan benefit lainnya

untuk subordinat

• Memutuskan pengeluaran keuangan sesuai budget, kecuali yang

tidak dianggarkan.

• Bekerjasama dengan marketing dalam melakukan aktivitas

promosi untuk produk yang menjadi tanggung jawabnya.

• Bekerjasama dengan PTS cabang dalam memasarkan dan menjual

produk-produk yang menjadi tanggung jawabnya.

56

• Mendapatkan laporan penjualan (dalam rupiah) dari bagian

akunting dan merekomendasikan usulan perubahan kepada bagian

terkait.

K. Production & Graphics Arts Business

Bertanggung jawab kepada Sales & Marketing Director

Production & Graphics Arts Business mempunyai tugas dan wewenang

sebagai berikut :

• Target Penjualan HP Indigo Digital Press, mesin fotokopi Canon

tipe 85 cpm ke atas, mesin multifunction berwarna (IRC) dan

Bulk Toner.

• Membantu PT Samafitro cabang dalam melakukan penjualan

mesin-mesin yang menjadi tanggung jawab Production Division.

• Membantu Departemen HRD dalam melakukan

pelatihan/pembelajaran pada Production Division

• Pembinaan dan pengembangan karyawan.

• Memberikan discount untuk produk sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan oleh Sales & Marketing Director.

• Mengevaluasi kinerja sales manager dan subordinatnya sesuai

waktu yang telah ditetapkan.

• Merekomendasikan insentif, gaji, bonus dan benefit lainnya

untuk subordinat

• Memutuskan pengeluaran keuangan sesuai budget, kecuali yang

tidak dianggarkan.

57

• Bekerjasama dengan marketing dalam melakukan aktivitas

promosi untuk produk yang menjadi tanggung jawabnya.

• Bekerjasama dengan PTS cabang dalam memasarkan dan menjual

produk-produk yang menjadi tanggung jawabnya.

• Mendapatkan laporan penjualan (dalam rupiah) dari bagian

akunting dan merekomendasikan usulan perubahan kepada bagian

terkait.

L. After Market Services


After Market Services mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

• Menentukan produk yang tangible dan intangible pada

perusahaan.

M. Office System Solution Marketing


Office System Solution Marketing mempunyai tugas dan wewenang

sebagai berikut :

• Memberikan solusi pemasaran untuk penjualan produk

• Mengelola dan menjaga hubungan melalui pelayanan yang baik

dan menanggapi keluhan pelanggan dengan memberikan solusi

untuk memecahkan persoalan customer.

58

N. Direct Sales Operations


Direct Sales Operations mempunyai tugas dan wewenang sebagai

berikut :

• Melakukan penjualan dan penyewaan langsung

• Mengelola pelanggan – pelanggan yang terdaftar yang

berorientasi pada solusi dan menangani proyek besar

O. Branch Operations


Branch Operations mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

• Target Penjualan Office Equipment Product / Tahun.

• Distibusi produk Office Equipment Product Kepada Customer.

• Operasional Penjualan Office Equipment Product di kantor pusat,

cabang dan dealer.

• Pembinaan dan pengembangan karyawan.

• Memberikan discount untuk semua produk sesuai dengan yang

telah ditetapkan oleh General Manager.

• Menandatangani S/O dan pengambilan faktur oleh sales untuk

ditagih sesuai dengan prosedur.

• Merekomendasikan pemutusan kerjasama dengan pelanggan

yang performance kerjanya kurang baik.

• Menetapkan jasa prestasi.

59

3.2 Sistem yang Berjalan

Sejak awal berdirinya PT Samafitro, seluruh kegiatan bisnis dan administrasi

PT Samafitro seperti kegiatan transaksi penjualan dan pembelian; penyimpanan data

pelanggan, rekan supplier serta salesman, pengontrolan stock dan pencetakan

laporan berkala telah dilakukan dengan prasarana otomatisasi. Dan untuk saat ini

aplikasi transaksi yang digunakan berbasiskan Visual Basic dan memakai database

SQL Server 2000.

Rapat perencanaan strategi PT Samafitro diselenggarakan berdasarkan

jadwal:

• Tiap minggu. Melibatkan supervisor dengan sales manager, untuk mengetahui

progress antara kondisi pemasaran dengan target yang ditentukan.

• Tiap bulan. Melibatkan pihak eksekutif, seperti direktur, general manager,

sales manager. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama sebulan terakhir

dan menentukan estimasi pemasaran untuk bulan berikutnya.

• Tiap kuarter. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu kuarter terakhir

dan menentukan estimasi pemasaran untuk kuarter berikutnya.

• Tiap semester. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu semester

terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk semester berikutnya.

• Tiap tahun. Bertujuan untuk melihat akumulasi data pemasaran selama satu

tahun terakhir dengan tujuan untuk menentukan rencana pemasaran tahun

depan.

Dalam rapat perencanaan strategi ini, digunakan laporan-laporan yang

dihasilkan dari modul pencetakan data transaksi dalam menu aplikasi transaksional

60

PT Samafitro. Laporan-laporan tersebut merupakan laporan yang sangat mendetail

berbasiskan transaksi perharian.

3.3 Teknologi Informasi PT Samafitro

Dalam pelaksanaan kegiatan transaksi operasional sehari-hari, PT Samafitro

sudah menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Teknologi informasi pada PT

Samafitro terdiri atas perangkat keras dan perangkat piranti lunak.

3.3.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan PT Samafitro untuk menunjang aktivitas

kerja :

• 1 unit PC sebagai server dengan processor Pentium IV 3,0 GHz, memory

512MB, hard disk 80GB.

• 57 unit PC sebagai workstation yang digunakan pada semua divisi dengan

processor Pentium IV 2.6 GHz, memory 256MB, hard disk 40GB.

• 16 unit Notebook sebagai workstation yang digunakan pada semua

departemen dan divisi processor Pentium IV 3,0 GHz, memory 512MB,

hard disk 40 GB.

• Jaringan LAN yang menghubungkan server dengan workstation pada

bagian terkait.

• 11 unit printer.

• 57 unit modem.

61

3.3.2 Piranti Lunak

Sistem operasi yang digunakan PT Samafitro pada bagian server adalah

Windows XP, sedangkan untuk bagian workstation menggunakan Windows 98

dan Windows XP. Database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server

2000. Aplikasi transaksi yang digunakan pada PT Samafitro antara lain :

• General Application yang digunakan untuk mengolah transaksi yang

berhubungan dengan produk.

• Procurement Application digunakan untuk mengolah transaksi yang

berhubungan dengan pembelian.

• Inventory Application digunakan untuk mengolah transaksi yang

berhubungan dengan persediaan.

• Accounting Application digunakan untuk mengolah transaksi yang

berhubungan dengan keuangan.

• HR Application digunakan untuk mengolah transaksi yang berhubungan

dengan SDM pada PT Samafitro.

3.4 Analisis Perancangan dan Perencanaan

3.4.1 Subyek Data

Subyek data adalah kumpulan data-data yang telah dikelompokkan

pada suatu sistem yang memiliki fungsi tertentu dari hasil penelitian. Subyek

data ini merupakan kelompok sumber data yang berguna untuk menampilkan

informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif.

62

Subyek data yang ada pada PT Samafitro terdapat pada tabel 3.1 berikut

ini :

No Subyek Data Keterangan

1 Produk Berisi informasi mengenai produk yang dijual ke pelanggan

2 Gudang Berisi informasi mengenai informasi tempat penyimpanan

sementara.

3 Persediaan Berisi informasi mengenai daftar stok produk yang tersedia

di gudang

4 Supplier Berisi informasi mengenai daftar nama supplier yang

memasok produk.

5 Pembelian Berisi informasi mengenai aktifitas yang berhubungan

dengan pembelian produk

6 Penerimaan

pembelian

Berisi informasi mengenai penerimaan produk yang dibeli

oleh perusahaan.

7 Retur

pembelian

Berisi informasi mengenai pengembalian produk yang

dibeli.

8 Karyawan Berisi informasi mengenai daftar nama karyawan yang

menangani transaksi pembelian.

Tabel 3.1 Tabel Subyek Data

3.4.2 Analisis Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis adalah kelompok dari aktifitas perusahaan atau kegiatan

yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan yang dilakukan

secara bersama-sama agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai dengan baik.

Dari hasil penelitian, diperoleh fungsi bisnis seperti pada tabel 3.2 berikut ini :

63

No Fungsi Bisnis Keterangan

1 Analisa harga

produk

Proses menganalisa harga produk pada tiap

supplier (untuk mencari harga termurah dari

produk-produk yang ditawarkan oleh supplier)

2 Pemesanan produk Proses pemesanan produk yang akan dijual oleh

perusahaan kepada pihak supplier

3 Pembelian produk Proses pembelian produk yang akan dijual oleh

perusahaan kepada pihak supplier

4 Penerimaan

pengiriman produk

Proses penerimaan produk yang dikirim oleh

supplier berdasarkan pemesanan pembelian

oleh perusahaan

5 Retur pembelian

produk

Proses pengembalian produk yang tidak sesuai

dengan pesanan perusahaan kepada pihak

supplier

6 Pembayaran

pembelian produk

Proses pembayaran produk yang telah diterima

dari pihak supplier sesuai dengan harga yang

harus dibayarkan kepada pihak supplier

7 Pengawasan produk Proses pengawasan terhadap produk yang

terdapat di dalam perusahaan

Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis

3.4.3 Analisis Matriks

Analisis yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran umum tentang

model perusahaan dalam bentuk matriks.

3.4.3.1 Matriks Unit Organisasi VS Subyek Data

Matriks unit organisasi vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.3

berikut ini :

64

Subyek

Data

Unit

Organisasi Prod

uk

Gud

ang

Pers

edia

an

Supp

lier

Pem

belia

n

Pene

rimaa

n Pe

mbe

lian

Ret

ur

Pem

belia

n

Kar

yaw

an

Managing Director V V V V V

Deputy Managing Director

V V V V V V

Operations Director V V V V V V V V

Purchasing services V V V V V V V

General Services Department

V V V V V V V

HR Services Department V

Finance & Accounting Division

V V V V

Sales & Marketing Director

V V V

Channel & Hospitality Business

V V V

Production & Graphics Arts Business

V V V

After Market Services V V

Office System Solution Marketing

V

Direct Sales Operations V V

Branch Operations V V

Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data

65

Dari tabel matriks di atas dapat diketahui bahwa Operation

Director berhubungan dengan seluruh subyek data yang ada, di mana

Operation Director dalam melakukan analisis dan perencanaan serta

pengambilan keputusan terlibat dengan keseluruhan subyek data,

sehingga Operation Director membutuhkan laporan yang mencakup

keseluruhan subyek data.

3.4.3.2 Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi

Matriks fungsi bisnis vs unit organisasi dapat dilihat pada tabel

3.4 berikut ini :

66

Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Unit

Organisasi

Fungsi

Bisnis Man

agin

g D

irect

or

Dep

uty

Man

agin

g D

irect

or

Ope

ratio

ns

Dire

ctor

Purc

hasi

ng

serv

ices

G

ener

al

Serv

ices

D

epar

tmen

t

HR

Ser

vice

s D

epar

tmen

t

Fina

nce

&

Acc

ount

ing

Div

isio

n

Sale

s &

Mar

ketin

g D

irect

or

Cha

nnel

&

Hos

pita

lity

Bus

ines

s

Prod

uctio

n &

G

raph

ics A

rts

Bus

ines

s

Afte

r Mar

ket

Serv

ices

Off

ice

Syst

em

Solu

tion

Mar

ketin

g

Dire

ct S

ales

O

pera

tions

Bra

nch

Ope

ratio

ns

Analisa harga produk A RA RAEW

IE

W IE

Pemesanan produk RAEW

AEW I I I

Pembelian produk A RA RAEW

AEW IE

Penerimaan pengiriman produk REW EW

Retur pembelian produk REW EW Pembayaran pembelian produk A RA REW I EW

Pengawasan produk A RA REW I

67

Keterangan:

R: Direct Management Responsibility, menunjukkan bahwa unit organisasi

yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam melaksanakan fungsi

bisnis.

A: Executive/Policymaking authority, menunjukkan bahwa unit organisasi

yang mempunyai wewenang membuat dan melaksanakan kebijaksanaan

perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis.

I: Involved in the function, menunjukkan bahwa unit organisasi ikut terlibat

dalam kegiatan pada fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak

memiliki hak atau kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.

E: Technical expertise, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pada

fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis dari unit organisasi yang

terkait.

W: Actual execution of the work, menunjukkan bahwa unit organisasi yang

terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dan fungsi bisnis yang

sedang berjalan.

68

3.4.3.3 Matriks Fungsi Bisnis VS Subyek Data

Matriks fungsi bisnis vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.5

berikut ini :

Subyek Data

Fungsi Bisnis

Prod

uk

Gud

ang

Pers

edia

an

Supp

lier

Pem

belia

n

Pene

rimaa

n Pe

mbe

lian

Ret

ur

Pem

belia

n

Kar

yaw

an

Analisa harga produk R R R

Pemesanan produk R R R R R

Pembelian produk CUR R CUDR R

Penerimaan pengiriman produk R R UDR R R CUDR R

Retur pembelian produk R R RU R UDR RU CUDR R

Pembayaran pembelian produk R R R R

Pengawasan produk R R R R

Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data

Keterangan:

C = Create, menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam

melaksanakan fungsi bisnis.

R = Read, menunjukkan subyek data yang dibaca dalam


U = Update, menunjukkan subyek data yang diubah dalam


D = Delete, menunjukkan subyek data yang dihapus dalam


69

3.4.3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

Aplikasi PT.Samafitro

Fungsi Bisnis

General

Application

Procurement

Application

Inventory

Application

Accounting

Application

Analisa harga produk V Pemesanan produk V Pembelian produk V Penerimaan pengiriman produk V Retur pembelian produk V Pembayaran pembelian produk V Pengawasan produk V

Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

3.4.3.5 Matriks Subyek Data vs Aplikasi

Aplikasi PT Samafitro

Subyek Data

General

Application

Procurement

Application

Inventory

Application

HR

Application

Produk V V V Gudang V V Persediaan V V V Supplier V V Pembelian V V V Penerimaan pembelian V V Retur pembelian V V Karyawan V V V V

Tabel 3.7 Matriks Subyek Data vs Aplikasi

3.4.4 Analisis Critical Success Factor (CSF)

Adapun yang menjadi CSF pada PT Samafitro adalah :

1. CSF pada bagian pembelian, yang bertujuan untuk menggunakan modal

seefisien dan seefiktif mungkin.

70

• Penganalisaan penjualan dan target pemasaran yang cepat dan tepat,

agar dapat menentukan batasan pembelian yang sesuai.

• Pemberian ranking pada supplier yang terbaik dalam harga dan

pelayanan memberikan kemudahan dalam menjalankan strategi

pembelian.

2. CSF pada bagian persediaan, yang bertujuan untuk memberikan jaminan

terhadap fungsi gudang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan

pembelian yang dilakukan.

• Tersimpannya data-data yang akurat dan konsisten antara jumlah

persediaan barang yang keluar masuk dari gudang dengan jumlah

barang yang keluar masuk melalui transaksi jual beli yang dilakukan.

3.4.5 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Sebagai perusahaan distribusi mesin cetak, pihak eksekutif PT

Samafitro menyadari bahwa keperluan data dan informasi yang bersifat rincian

maupun ringkasan sangat penting bagi mereka dalam proses pengambilan

keputusan yang tepat, cepat dan akurat untuk kemajuan perusahaan. Pihak

eksekutif ini meliputi Managing Director sebagai penentu tujuan jangka

panjang perusahaan dengan dibantu oleh Deputy Managing Director,

Operation Director sebagai pengambil keputusan dan penentu arah operasional

perusahaan, dan Sales & Marketing Director sebagai pengontrol kegiatan

pemasaran.

71

Agar pihak eksekutif dapat melakukan analisis terhadap data dan

informasi secara lebih efektif, maka data dan informasi tersebut disajikan

dalam bentuk laporan yang ringkas dengan data yang akurat dan terintegrasi

serta dengan penyajian informasi dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik

untuk menunjukkan perbandingan dan trend dalam kurun waktu tertentu.

Penyajian informasi ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pihak

manajemen tingkat atas untuk menentukan langkah-langkah yang harus

dijalankan sehingga menghasilkan keputusan yang tepat demi kemajuan

perusahaan.

72

Berikut ini gambaran data dan informasi yang dibutuhkan :

User

Informasi Man

agin

g D

irect

or

Dep

uty

M

anag

ing

D

irect

or

Ope

ratio

ns

Dire

ctor

Purc

hasi

ng

serv

ices

Gen

eral

Se

rvic

es

Dep

artm

ent

Persediaan jumlah stock berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang

jumlah stock berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang




jumlah penerimaan berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang




jumlah pengembalian unit berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang




Tabel 3.8 Kebutuhan Informasi Persediaan

73

User

Informasi Man

agin

g D

irect

or

Dep

uty

M

anag

ing

D

irect

or

Ope

ratio

ns

Dire

ctor

Purc

hasi

ng

serv

ices

Gen

eral

Se

rvic

es

Dep

artm

ent

Pembelian Total harga pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar

Total harga pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar




jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar

Jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar


Jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar


Tabel 3.9 Kebutuhan Informasi Pembelian

3.5 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah

3.5.1 Masalah yang Dihadapi

Setelah melakukan analisa pada PT Samafitro, masalah yang dihadapi

PT Samafitro dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Laporan yang dihasilkan selama ini merupakan pencetakan detil dari data

operasional hasil transaksi yang belum terintegrasi dan hanya menyajikan

data mentah dalam jumlah besar sehingga membingungkan dan

74

mengaburkan informasi yang sedang dicari dan dibutuhkan pihak

eksekutif.

2. Kesulitan tersebut diatas menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk

memperoleh data cukup lama.

3. Format laporan yang diterima pihak eksekutif selama ini bersifat statis.

4. Laporan yang diterima pihak eksekutif terpisah dari setiap periode

waktunya, sehingga kesulitan untuk melihat data secara keseluruhan.

3.5.2 Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang dilakukan pada saat ini adalah dengan cara

membangun data warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data untuk

keperluan pengambilan keputusan, dengan cara memilih data yang dibutuhkan

dan kemudian mentransformasikan data tersebut ke dalam suatu database yang

sudah terintegrasi yang dapat diakses oleh user.

Data warehouse ini menyimpan data yang bersifat analitikal dan

historis karena struktur tabelnya lebih sederhana daripada struktur tabel dalam

OLTP dan informasinya sudah terangkum, sehingga mempermudah

pengaksesan dan pencarian data untuk kebutuhan analisis. Hal ini juga

mempersingkat waktu pengaksesan data dalam data warehouse .

Disediakan pula aplikasi data warehouse yang menyajikan data dalam

bentuk informasi secara fleksibel dan menghasilkan laporan standar yang

sesuai dengan yang telah didesain berdasarkan keinginan pihak eksekutif dan

bersifat rincian maupun ringkasan tiap waktu. Data yang diinginkan disajikan

dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik per periode waktu yang dipilih,

75

sehingga memberikan gambaran yang jelas dan nyata atas kondisi perusahaan

dengan tujuan untuk memberikan landasan atas kebijakan yang akan diambil

penganalisa.

Bab 3 1 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00079-IF-Bab 3.pdf · Hasilnya PT...

Documents

Transcript of Bab 3 1 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00079-IF-Bab 3.pdf · Hasilnya PT...