9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi

2.1.1 Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen yang saling

berikatan yang bekerjasama untuk menangani proses merubah masukan

(input) menjadi keluaran (output) yang diinginkan. Sistem informasi

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung

operasi organisasi dengan kegiatan strategi sehingga menghasilkan laporan

yang dibutuhkan oleh pihak tertentu (Aisyah & Falgenti, 2017).

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen seperti hardware dan

software yang berfungsi sebagai people, procedures, dan machine dan ketiga

komponen tersebut bekerjasama untuk mendukung jalannya kegiatan

operasional perusahaan (Kalimantara, Witjaksono, & Ambarsari, 2016).

Menurut (Ariaji, Utami & Sunyoto,2014), sistem informasi

menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan bagi pihak luar dalam

bentuk laporan yang berisikan data kombinasi antara pengolahan transaksi

harian, pendukung operasi, dan kegiatan strategi dari sebuah organisasi.

Dari pengertian sistem informasi di atas, dapat disimpulkan bahwa

sistem informasi terdiri dari elemen-elemen seperti orang, mesin, dan

prosedur yang saling berkaitan dan bekerjasama guna mendukung jalannya

operasi serta menyediakan laporan dalam upaya pencapaian tujuan strategis

perusahaan

2.1.2 Fungsi Sistem Informasi

Menurut (Hendarti, 2011), fungsi sistem informasi antara lain:

a. Menjadi kontributor untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas

kegiatan operasional perusahaan, serta produktifitas dan

pelayanan terhadap pelangannya

10

b. Sebagai area fungsional yang penting untuk mejalankan proses

bisnis seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, manajaemen

operasional maupun sumber daya manusia

c. Menjadi penyedia sumber informasi untuk mendukung pihak

manjaerial dalam pengambilan keputusan

d. Memberikan competitive advantage bagi perusaahan agar dapat

bersaing di pasar global

e. Memberikan peluang dalam berkarir dinamis

f. Sebagai komponen penting dari sumber daya, infrastruktur dan

kemampuan perusahaan bisnis yang akan membentuk jaringan

Dalam jurnal “Pengaruh Kualitas Sistem, Kualitas Informasi dan Kualitas

Layanan Terhadap Kepuasan Pengguna Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Daerah Kalisat Kabupaten Jember” yang ditulis oleh (Putra dan Siswanto, 2016)

ditemukan bahwa sebuah sistem yang berkualitas (kemudahan penggunaan,

kemudahan dipelajari, kecepatan akses, keandalan sistem, kegunaan fitur dan fungsi)

akan menghasilkan output berupa informasi yang tepat waktu, lengkap, dan akurat

dan kedua variable tersebut positif mempengaruhi kepuasan pelanggan akan layanan

yang diberikan oleh rumah sakit tersebut. Sehingga dapat disimpulkan bahwa dengan

adanya keberadaan sistem informasi yang berkualitas, proses bisnis dalam sebuah

organisasi dapat mengalami peningkatan sehingga dapat melayani pelanggannya

dengan lebih baik.

2.2 Akuntansi

Menurut (Weygandt, Kieso, dan Kimmel, 2015) akuntansi merupakan sebuah

sistem informasi yang dapat mengidentifikasi, mencatat dan menyampaikan kejadian

bersifat ekonomis dari suatu organisasi kepada seluruh pengguna yang memiliki

kepentingan

2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Menurut (Hall, 2011), sistem informasi akuntansi merupakan sebuah

sistem yang memproses transaksi keuangan (contoh: transaksi penjualan)

maupun bukan keuangan (contoh: menambahkan list supplier bahan baku)

11

yang akan mempengaruhi pemrosesan suatu transaksi keuangan sebuah

organisasi. SIA terbagi menjadi tiga subsistem besar yaitu

a. Transaction Processing System (TPS): Menunjang aktifitas operasi bisnis

harian dengan berbagai macam laporan, dokumen, maupun pesan antar

individu di dalam organisasi

b. General Ledger/ Financial Reporting System (GL/FRS): Menghasilkan

laporan keuangan seperti income statement, balance sheet, statement of

cash flow, tax returns, dan laporan lainnya yang di wajibkan secara hukum

c. Management Reporting System (MRS): Menyediakan laporan untuk

manajemen internal dengan informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan

keputusan seperti pembuatan anggaran, analisa varian, dan laporan

pertanggungjawaban.

2.2.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Terdapat enam komponen dari sistem informasi akuntansi yaitu:

a. People: individu yang mengoperasikan sistem dan fungsi di dalamnya

b. Procedures: Aktifitas mengumpulkan, pemrosesan, dan penyimpanan

berbagai macam aktifitas perusahaan

c. Data: Berisikan informasi mengernai kegiatan dan proses bisnis

perusahaan

d. Software: Merupakan perangkat lunak yang menopang proses

pengolahan data di perusahaan

e. Information Technology Infrastructure: Mencakup perangkat keras

seperti komputer, jaringan, dan perangkat pendukung lainnya untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan informasi perusahaan

f. Internal Control: Upaya untuk mengamankan informasi yang terdapat di

dalam Sistem Informasi Akuntansi

2.3. Evaluasi

Menurut (Beddu, 2017), evaluasi merupakan sebuah proses sistematis

untuk menentukan nilai sesuatu (ketentuan, kegiatan, keputusan, unjuk-kerja,

proses, orang, objek dan yang lainnya) dengan cara dibandingkan dengan

kriteria tertentu melalui penilaian. Dari perbandingan terhadap kriteria inilah

12

kira dapat mengetahui sejauh mana tingkat keberhasilan/ pencapaian kriteria

tersebut. Evaluasi memberikan penilaian objektif mengenai derajat dari

seluruh pelayanan apakah sudah mencapai hasil sesuai dengan rencana atau

belum, kemudian hasil penilaian dapat digunakan sebagai panduan untuk

pengambilan keputusan maupun langkah yang akan dilakukan selanjutnya

(Ariaji, Utami & Sunyoto,2014).

Hal ini dibuktikan dalam jurnal “Evaluasi Sistem Akuntansi Penjualan

dan Penerimaan Kas dalam Meningkatkan Pengendalian Intern yang Efektif

(Studi pada PT Sun Star Motor)” dimana penulis melakukan evaluasi pada

sistem informasinya dan menemukan masih ada beberapa kelemahan yaitu

sistem penagihan hutangnya disatukan dengan penagihan dan semua

dilakukan oleh satu orang. Dari hasil evaluasi dapat diketahui bahwa

perusaahaan tersebut rawan terjadi fraud karena tidak adanya pemisahan

wewenang. Dan dari hasil evaluasi tersebut, penulis mengusulkan

dijalankannya job rotation secara berkala dan juga pemisahaan kewenangan

untuk operasional yang lebih baik di masa yang mendatang. Penelitian

tersebut menunjukkan bahwa dengan dilakukannya evaluasi, dapat diketahui

kelemahan yang masih terdapat dalam organisasi sehingga dapat dilakukan

perbaikkan terhadap kekurangan tersebut.

Berdasarkan pembahasan diatas maka disimpulkan bahwa evaluasi

merupakan proses sistematis untuk memberikan penilaian mengenai sesuatu.

Penilaian akan dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan dan

kemudian hasil penilaian akan digunakan untuk perbaikan yang akan

dilakukan pada masa mendatang.

2.4 Sistem Pengendalian Internal

2.4.1. Definisi Sistem Pengendalian Internal

Menurut (Hery, 2015), pengendalian internal adalah seperangkat

kebijakan atau prosedur yang bertujuan untuk melindungi aset organisasi dari

segala bentuk penyalahgunaan, menjamin ketersediaan informasi yang akurat,

13

serta memastikan undang-undang atau peraturan telah dijalankan seluruh

karyawan perusahaan.

Menurut (Iswandi, 2011) pengendalian internal merupakan sebuah

teknik pengawasan keseluruhan dari kegiatan operasi perusahaan baik

mengenai organisasinya maupun sistem atau prosedur yang digunakan pada

perusahaan serta alat-alat yang digunakan. Pengendalian internal harus

senantiasa di monitor dan di evaluasi sehingga manfaatnya dapat

dipertanggungjawabkan.

Dari pemahaman diatas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian

internal merupakan kebijakan atau prosedur pengawasan perusahaan secara

menyeluruh, dan digunakan untuk melindungi jalannya operasi organisasi

dari penyelewengan, meyediakan informasi yang akurat, serta memastikan

bahwa peraturan dan kebijakan manajemen dipatuhi seluruh karyawannya

dan pengendalian internal harus secara berkala diawasi sehingga manfaatnya

dapat dirasakan.

2.4.2. Tujuan Sistem Pengendalian Internal

Menurut (Sanusi, Johari, Said & Iskandar, 2015) internal kontrol harus

diimplemetasikan dengan benar dalam sebuah organisasi untuk memastikan adanya

perlindungan terhadap aset perusahaan dan laporan keuangan yang dihasilkan dapat

diandalkan. Sistem Pengendalian Internal memastikan bahwa manager akan

mengutilisasi sumber daya finansial untuk mengamankan kepentingan kontributor

perusahaan.

Menurut (Arens, Elder & Beasley, 2014) pengendalian internal bertujuan

untuk memastikan efektifitas dan efisiensi operasi, menjamin keandalan laporan

keuangan, serta mejamin kepatuhan terhadap hukum yang berlaku. Pengendalian

yang dilakukan harus dapat mencegah dilakukannya kegiatan yang tidak perlu

ataupun mencegah pemborosan serta mengamankan aktifa dan catatan akuntansi.

Dengan demikian manajemen memiliki kewajiban untuk menjamin bahwa informasi

yang telah disiapkan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.

14

Dalam jurnal “The Influence of Internal Control Weaknessed on Firm

Performance” yang ditulis oleh (Lai, Li, Lin, dan Wu,2017) menunjukkan bahwa

perusahaan yang memiliki internal kontrol inventory yang rendah rasio inventory

turnovernya lebih rendah serta lebih tinggi tingkat kerusakan inventorinya. Dan

ketika internal kontrolnya diperbaiki, perusahaan menunjukkan hasil operasi yang

membaik. Hal ini menunjukkan bahwa internal kontrol yang memadai dapat

memberikan perlindungan terhadap aset organisasi seperti pada teori yang dicetuskan

oleh (Sanusi, Johari, Said & Iskandar, 2015)

Berdasarkan pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem

pengendalian internal bertujuan untuk memastikan bahwa operasi di dalam

organisasi dilaksanakan dengan efektif dan efisien, laporan keuangan dapat

diandalkan, patuh terhadap kebijakan manajemen, juga sumber daya finansial

diutilisasi dengan baik sehingga pemegang kepentingan dalam perusahaan dapat

terpenuhi kepentingannya.

2.4.3 Unsur Sistem Pengendalian Internal

Menurut (Mulyadi, 2014:164), ada beberapa unsur pokok sistem

pengendalian internal yaitu:

1. Adanya pemisahan tanggung jawab fungsional dalam struktur organisasi.

Struktur organisasi menjadi kerangka yang berfungsi untuk membagi

tanggung jawab fungsional kepada unit organisasi untuk menjalankan

tugasnya masing-masing. Pembagian tanggung jawab harus didasarkan pada

prinsip:

a. Fungsi operasi dan penyimpanan dipisahkan

b. Sebuah fungsi tidak boleh memiliki tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahapan transaksi

2. Prosedur pencatatan dan wewenang pada organisasi memberikan

perlindungan yang memadai terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Organisasi harus memiliki pembagian wewenang dalam menjalankan

transaksi. Setiap kegiatan yang terjadi dalam harus mendapatkan otorisasi

dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi

15

tersebut demi menjamin terciptanya pembukuan yang dapat dipercaya

sehingga menjadi masukan yang dapat diandalkan bagi proses akuntansi.

3. Praktik yang sehat pada setiap unit

Beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk

memastikan praktik yang sehat yaitu:

a. Pemberian nomor urut pada dokumen sehingga pemakaiannya dapat

dipertanggungjawabkan

b. Dilakukannya pemeriksaan secara mendadak (tanpa pemberitahuan)

c. Transaksi yang terjadi tidak boleh di tangani hanya satu orang atau satu

unit organisasi

d. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak

e. Melakukan pencocokan aset tercatat dengan wujud fisiknya secara

periodik

f. Adanya rotasi jabatan

g. Adanya unit organisasi yang melakukan pengecekan unsur sistem

pengendalian internal

4. Karyawan memiliki mutu yang sesuai dengan tanggung jawabnya

Kelancaran jalannya sebuah organisasi tidak hanya bergantung pada

struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, maupun praktik

yang sehat. Mutu sumber daya manusia yang ada di dalam sebuah organisasi

juga merupakan unsur sistem pengendalian internal yang sangat berpengaruh.

Jika seorang karyawan yang di rekrut memiliki kompetensi dan kejujuran,

maka mereka akan melakukan pekerjaannya dengan efektif dan efisien

meskipun hanya sedkit unsur sistem pengendalian internal yang

mendukungnya sehingga dapat menghasilkan pertanggungjawaban keuangan

yang dapat diandalkan.

Hal ini dibuktikan oleh (Alfian, Musadieq, dan Sulistyo, 2018) pada

jurnal “Pengaruh Kepribadian dan Kompetensi Terhadap Kinerja Karyawan”

dan menemukan hasil bahwa variabel kompetensi karyawan memberikan

kontribusi sebesar 40,8% terhadap kinerja karyawan. Jadi dengan semakin

meningkatnya kompetensi karyawan, maka akan semakin meningkatkan pula

kinerjanya.

16

2.4.4 Pihak yang Bertanggung Jawab

Menurut (Mulyadi, 2014), pihak yang memiliki tanggung jawab

terhadap jalannya pengendalian internal dalam sebuah organisasi yaitu:

1. Manajemen

Manajemen bertanggung jawab untuk menjalankan, mengembangkan,

melakukan sosialisasi pengendalian internal yang dijalankan dalam

perusahaan.

2. Komisaris dan komite audit

Dewan komisaris memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa tugas

manajemen dalam melaksanakan pengendalian internal telah terpenuhi

3. Audtior internal

Auditor internal bertugas untuk melakukan evaluasi kegiatan internal

perusahaan, menilai pengendalian internal yang dijalankan serta memberi

rekomendasi masukan untuk peningkatan yang dapat dilakukan.

4. Personel organisasi

Tidak hanya manajemen tingkat atas yang memiliki peran dalam

menjalankan pengendalian internal, seluruh personel dalam perusahaan juga

harus memiliki peran dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dan

dikomunikasikan dengan jelas kepada mereka. Ada beberapa cara yang bisa

diterapkan untuk menyeleksi pegawai yang memiliki integritas dan

kompetensi yaitu:

a. Menyeleksi calon pegawai atas persyaratan yang kebutuhannya sesuai

bidangnya

b. Pengembangan dalam bidang pendidikan selama tetap menjadi karyawan

perusahaan sesuai dengan keadaan perkembangan pekerjaannya

5. Auditor eksternal

Merupakan auditor yang berasal dari luar organisasi. Bertugas untuk

melakukan audit laporan keuangan, melakukan evaluasi pengendalian

internal kliennya serta mengkomunikasikan temuan mereka kepada

manajemen, komite audit, maupun dewan komisaris dalam perusahaan

17

6. Pihak eksternal lainnya

Pihak eksternal lain yang memiliki tanggung jawab atas pengendalian internal

entitas yaitu badan pengatur seperti Bank Indonesia atau Badan Pengawas

Pasar Modal

2.4.5 Keterbatasan pada Pengendalian Internal

Menurut (Mulyadi,2014) terdapat beberapa keterbatasan atas

pegendalian internal yaitu:

1. Kesalahan dalam pertimbangan

Pengambilan keputusan manajemen dapat terjadi kesalahan akibat tidak

memadainya informasi, waktu yang terbatas, atau tekanan lain.

2. Gangguan

Gangguan dalam pengendalian dapat terjadi ketika personel keliru dalam

memahami perintah atau membuat kesalahan yang diakibatkan oleh kelalaian,

kelelahan atau kurangnya perhatian

3. Kolusi

Kolusi merupakan tindakan persekongkolan atau pemufakatan yang

dilakukan sekelompok individu untuk mencapai tujuan mereka pribadi.

Kolusi dalam organisasi dapat mengakibatkan kecurangan terhadap sistem

pengendalian internal yang telah dirancang, dan jika diabaikan terus menerus

dapat berdampak buruk bagi aset entitas

4. Pengabaian manajemen

Terjadi ketika manajemen sengaja mengabaikan kebijakan atau prosedur

yang telah ditetapkan untuk menguntungkan dirinya sendiri. Contoh: manajer

melaporkan laba yang lebih tinggi daripada yang sesungguhnya sehingga

mendapatkan bonus yang lebih tinggi

5. Biaya yang lebih besar dari manfaat

Dalam menetapkan struktur pengendalian internal, harus dapat

dipastikan bahwa biaya yang dikeluarkan tidak lebih besar dari manfaat yang

didapatkan. Walaupun pengukuran tidak dapat dilakukan secara tepat baik

biaya maupun manfaat karena dapat terjadi hal yang tidak terduga,

manajemen harus melakukan estimasi sebaik mungkin sehingga peramalan

tidak jauh dari kondisi aktualnya.

18

2.5 Committee of Sponsoring Organization (COSO)

2.5.1 Definisi Committee of Sponsoring Organization (COSO)

Menurut (Arens, Elder, Beasley, 2014) COSO Framework

merupakan kerangka pengendalian interal yang paling banyak diterima di

A.S dikeluarkan oleh Committee of Sponsoring Organizations (COSO)

ditujukkan untuk organisasi untuk menilai efektifitas sistem kontrol

internal untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh manajemen.

Framework COSO memiliki tiga kategori tujuan, yaitu:

1. Operations Objectives

Operasi yang efektif menghasilkan hasil yang diinginkan dari prosesnya,

dimana operasi yang efektif berarti meminimalkan sumber daya yang

terbuang

2. Reporting Objectives

Menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan baik laporan

finansial maupun non-finansial kepada pihak internal maupun eksternal

3. Compliance Objectives

Tujuan ini berkaitan dengan hukum dan peraturan yang harus diikuti oleh

entitas.

2.5.2 Komponen Framework COSO

Menurut (Arens, Elder, Beasley, 2014) terdapat lima komponen dari

pengendalian internal yaitu:

1. Control Environment

Lingkungan pengendalian merupakan standar, proses dan struktur

yang menjadi landasan pengendalian internal dalam organisasi.

Lingkungan pengendalian menggambarkan keseluruhan sikap

manajemen, direksi, dan pemilik organisasi atas kesadaran akan

pentingnya pengendalian dan standar perilaku yang diharapkan. Sub

komponen dari control environment yaitu:

a) Integritas dan nilai etika

b) Komitmen terhadap kompetensi

c) Partisipasi dewan direksi dan komisaris/komite audit

19

d) Struktur organisasi

e) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

2. Risk Assessment

Merupakan aktifitas yang dilakukan untuk mengidentifikasi dan

menganalisis resiko yang mungkin terjadi yang dapat mengakibatkan

terhambatnya pencapaian tujuan. Resiko yang mungkin terjadi bisa saja bisa

bersifat internal maupun eksternal. Penanganan resiko akan dikelola

berdasarkan tingkat toleransi resiko yang telah ditetapkan.

3. Control Activities

Berisikan tindakan-tindakan yang ditetapkan melalui kebijakan dan

prosedur untuk memastikan bahwa seluruh aktifitas yang dilakukan oleh

entitas dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi. Beberapa aktifitas

pengendalian yaitu:

a) Separation of Duties (Pemisahan tugas yang memadai)

b) Authorization of Transactions and Activities (Otorisasi yang tepat atas

transaksi dan aktifitas)

c) Adequate Documents and Records (Dokumen dan catatan yang

memadai)

d) Control Over Assets and Records (Pengendalian fisik atas aset dan

dokumen)

e) Independent Checks on Performance (Pengecekan terhadap pekerjaan

secara independen)

4. Information and Communication

Manajemen harus memperoleh, menghasilkan dan menggunakan

informasi yang relevan dan berkualitas demi mendukung tecapainya tujuan

organisasi. Sementara komunikasi dalam kerangka kerja COSO diartikan

sebagai proses berkelanjutan untuk memperoleh, membagikan, dan

menyediakan informasi. Pembagian informasi harus terjadi secara

menyeluruh, baik dari atas ke bawah, bawah keatas maupun lintas fungsi.

20

5. Monitoring

Merupakan pemantauan berkala yang dilakukan oleh manajemen

untuk memastikan bahwa pengendalian internal dijalankan sesesuai yang

telah ditetapkan dan bila ada penyimpangan dimodifikasi atau dilakukan

perubahan. Terdapat dua prinsip dalam penerapan pengendalian internal yang

dapat mendukung komponen monitoring yang lebih baik yaitu:

a. Organisasi melakukan evaluasi berkelanjutan atau terpisah untuk

memastikan apakah komponan pengendalian internal ada dan berfungsi

dengan baik

b. Organisasi melakukan evaluasi dan mengkomunikasikan kekurangan

pengendalian internal secara tepat waktu kepada pihak yang memiliki

tugas untuk melakukan tindakan korektif termasuk manajemen senior dan

dewan direksi.

Beberapa penelitian yang menggunakan COSO sebagai acuan dalam

pelaksanaan pengendalian internal:

Peneliti Jurnal Masalah/ Hipotesa Temuan

Sukhman Raj

Singh

Dhillon,

Alfiandri

(2018)

The Effect of

Internal

Control by

using COSO

Framework on

Revenue

Toward

Employee

Performance:

A Case Study

in Public

Hospital of

South of

Tangerang,

Indonesia

1. Control activities

memiliki

pengaruh yang

signifikan

terhadap

performa

karyawan dalam

divisi akuntansi

& finance

2. Monitoring yang

memadai

memiliki

pengaruh

terhadap

performa

karyawan

1. Pemisahan

wewenang yang

mencukupi,

dokumentasi cukup,

sosialisasi yang baik

mengenai aturan dan

kebijakan membantu

pekerja menjadi

lebih focus sehingga

performanya

meningkat

2. Monitoring tidak

memiliki pengaruh

terhadap performa

karena dilakukan

oleh supervisor

21

internal

Abidin, A.,

& Andri, A.

(2018)

Internal

Control

Implementation

in The Revenue

Cycle – A Case

Study an

Online

Transportation

Company

Jumlah transaksi

yang mencapai

ratusan ribu sehari

dapat menyebabkan

tingginya fraud jika

tidak adanya internal

control

1. Menerapkan salah

satu elemen COSO

yaitu access control

yaitu hanya pihak

yang memiliki

authorisasi yang

dapat mengakses

informasi sensitif.

2. Menerapkan

pemisahan

wewenang antara

billing dan shipping

serta adanya

rekonsiliasi antara

kedua fungsi

tersebut

2.5.3 Hubungan Tujuan dan Komponen Pengendalian Internal

Gambar 2.1 Hubungan Tujuan dan Komponen COSO

22

Pada gambar 2.1 menunjukkan bahwa COSO (Committee of Sponsoring

Organization) memiliki lima komponen yaitu control environment, risk assessment,

control activities, information & communication, dan monitoring activities. Dimana

masing-masih komponen memiliki fungsi yaitu:

1. Control environment berhubungan dengan lingkungan organisasi seperti

manajemen, direksi, maupun kebijakan yang terdapat di dalam organisasi

2. Risk assessment berkaitan dengan bagimana organisasi menilai resiko yang

mungkin terjadi dan meminimalisir terjadinya resiko tersebut

3. Control activities merupakan aktifitas yang membatasi kewenangan maupun

tanggung jawab masing-masing individu

4. Information & communication berkaitan dengan informasi yang diperoleh,

diolah, dan di distribusikan di dalam organisasi

5. Monitoring berkaitan dengan adanya pengawasan untuk memastikan bahwa

segala aktifitas dijalankan sesuai dengan yang telah ditentukan

Semua aktifitas ini berkaitan dalam mendukung tiga tujuan utama

pengendalian internal yaitu operasi manajemen yang diajalankan dengan efektif,

laporan yang tidak mengandung kesalahan yang bersifat material, dan kesesuaian

dengan peraturan yang berlaku. Tujuan dan komponen yang ada tidak dapat tercapai

tanpa adanya kerjasama dengan semua pihak dalam organisasi dimulai dari

manajemen terbesar hingga fungsi divisi terkecil dalam organisasi. Setiap orang

memiliki peran dalam mewujudkan tercapainya tujuan pengendalian internal.

2.6 Fit/Gap Analysis

2.6.1 Definisi Fit/Gap Analysis

Fit Gap Analysis menurut (Pol & Partukar, 2011), merupakan sebuah

metodologi dimana keseluruhan proses organisasi dan fungsi yang dijalankan

oleh sistem dilakukan perbandingan, di evaluasi kondisinya dan hasilnya akan

dikategorikan menjadi sesuai (fit) atau terjadi ketidaksesuaian (gaps).

Menurut Bens (2012: 78) Gap analysis merupakan suatu metode yang

dapat digunakan untuk mengidentifikasi langkah yang harus dijalankan untuk

mencapai tujuan. Gap analysis digunakan untuk memahami situasi yang

sedang berjalan dengan situasi yang diinginkan di masa mendatang

23

Dapat disimpulkan bahwa Fit/Gap Analysis merupakan sebuah

metode yang digunakan untuk mengindentifikasi proses organisasi yang

sedang berjalan saat ini kemudian dibandingkan dengan tujuan yang ingin

dicapai, dan hasilnya dikategorikan menjadi fit atau gap berdasarkan tingkat

kesesuaiannya.

Beberapa penelitian yang telah menggunakan metode fit gap analysis

untuk melakukan evaluasi beserta memberikan solusi untuk penyelesaian

masalah terkait dengan sistem:

Peneliti Judul Jurnal Permasalahan Solusi

Jordi

Nugra,

Mahendra

Wiyarta,

Yohannes

Kurniawan

(2018)

The

Evaluation of

Inventory

Management

Module of

Enterprise

Resource

Planning

System (A

Case Study

Approach)

1. License software

sudah melampaui

masa guna

2. Kurangnya

dokumentasi

pergerakan

keluar masuk

barang

3. Keterlambatan

proses produksi

1. Melakukan

upgrade sistem

2. Menciptakan

sistem internal

untuk

implementasi

barcode

3. Menambahkan

menu “Add”

pada Reorder

Point

Suryanto

(2014)

Evaluasi

Sistem

Informasi

Manajemen

Perhotelan

Berbasis Web

Pada PT XYZ

Tiga hotel yang

berada di naungan

PT XYZ tidak

dapat

mengintergrasikan

data yang

diperlukan

Tagihan fasilitas

dan kamar

customer terpisah

Membuatkan

sistem yang dapat

melakukan

integrasi data

maupun

mengakomodasi

pembuatan laporan

24

(tidak teringrasi)

Sistem tidak dapat

mengakomodasi

pembuatan laporan

Angellia

debora

Suryawan,

Marlene

Martani,

Mahenda

Metta

Surya

(2015)

Pengembangan

Sistem

Penunjang

Operasional

dan

Pengelolaan

Sumber Daya

Manusia untuk

Laboratorium

Komputer

1. Belum ada

sistem untuk

mengelola data

kepegawaian

2. Belum ada

sistem

perhitungan KPI

(Key

Performance

Indicator)

3. Belum ada

sistem yang

dapat

menampilkan

hasil pencapaian

asisten

1. Membuatkan

rancangan

database dalam

bentuk ERD

(Entity

Relationship

Diagram)

2. Membuat menu

KPI dan

menentukan

komponen

indikatornya

3. Membuatkan

rekap dashboard

realisasi KPI

dalam score

Nurlina

(2013)

Studi

Kelayakan

Implementasi

SAP R/3

Modul

Penjualan

untuk

Perusahaan

Distributor

Evaluasi sistem

ERP layak

diimplementasikan

pada perusahaan

tersebut untuk

mendukung

kegiatan

operasional

ERP sistem layak

diimplementasikan

berdasarkan

pertimbangan akan:

1. Mengurangi

biaya operasional

2. Meningkatkan

kinerja

3. Mengurangi

resiko kesalaah

4. Meningkatkan

kemanana

5. Kemudahan

25

penyimpanan dan

akses data

Ginanjar

Dewi

Girang,

Rachmadita

Andreswari

Umar

Yunan

K.S.H

(2017)

Perancangan

sistem ERP

modul payroll

berbasis odoo

8 dengan

metode rapid

application

development

Teridentifikasi gap

yang terkait dengan

kesalahan pada

perhitungan

sehingga

menyebabkan

pelaporan slip gaji

tidak sesuai dengan

gaji yang diterima

Melakukan

implementasi

ERP pada modul

payroll yang

digunakan untuk

perhitungan

penggajian dan

pembuatan

laporan

penggajian

2.6.2 Tujuan Fit Gap Analysis

Beberapa tujuan dari metode Fit Gap Analysis menutur (Pol &

Partukar, 2011) yaitu:

1. Memastikan bahwa aplikasi yang telah dibangun oleh perusahaan

dapat menjalankan proses bisnis sesuai dengan yang dibutuhkan

2. Mengidentifikasi apakah sistem saat ini memiliki kekurangan / telah

sesuai

3. Mencari solusi untuk peningkatan kinerja sistem yang masih belum

berjalan sesuai dengan kebutuhan

4. Memastikan bahwa prosedur yang dijalankan dalam perusahaan

adalah best practice (secara luas digunakan oleh individu atau

perusahaan dalam industri yang sama)

5. Melihat kemampuan aplikasi untuk mengakomodasi kebutuhan yang

muncul di masa depan.

6. Menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan

2.6.3 Langkah pelaksanaan Fit Gap Analysis

Menurut (Pol & Partukar, 2011), ada beberapa langkah yang

harus dilakukan pada saat melakukan fit gap analysis yaitu:

26

1. Requirement ranking

Kebutuhan yang terdapat di dalam proses binis memiliki tingkat

prioritas dan urgensi yang berbeda, oleh karena itu sangatlah penting

untuk mengurutkan kebutuhan tersebut sehingga memudahkan

pemegang kepentingan dalam projek dalam menentukan mana yang

harus diselesaikan/ diberi perhatan lebih. Ada tiga macam level untuk

requirement:

• High/ Kebutuhan Penting

Kebutuhan ini merupakan yang paling penting dimana jika

kebutuhan ini tidak terpenuhi maka akan menghambat jalannnya

proses bisnis yang dijalankan.

• Medium/ Kebutuhan Penambah Nilai

Kebutuhan pada tingkat ini akan memberikan nilai tambah yang

signifikan pada perusahaan jika dipenuhi, tetapi tidak bersifat

wajib.

• Low/ Kebutuhan yang Diinginkan

Pada tingkatan ini, kebutuhan hanya akan memberikan nilai tambah

sedikit dan tidak akan terlalu berpengaruh bagi perusahaan

2. Degree of Fit

Tingkat kesesuaian sistem yang di analisa akan dikelompokkan ke dalam

salah satu kategori dibawah ini:

a. Fit

Terjadi ketika requirement secara keseluruhan telah terpenuhi oleh sistem

yang dijalankan.

b. Gap

Terjadi ketika sistem yang berjalan mengalami ketidaksesuaian dengan

kebutuhan (requirement).

c. Partial Fit

Terjadi ketika sistem yang berjalan telah memenuhi kebutuhan, tetapi

masih ada bagian yang kurang/ masih belum sempurna.

27

Gambar 2.1 Template Fit/ Gap Analysis (Sumber: Waterloo, 2012)

3. Gap Resolution

Setelah sistem diidentifikasi tingkat kesesuaiannya, jika ditemukan

gap (ketidaksesuaian) maka akan dirumuskan solusi untuk menyelesaikan

ketidaksesuaian tersebut.

2.5.3 Tipe Pendekatan pada Fit/Gap Analysis:

Menurut (Pol & Paturkar, 2011) ada beberapa tipe pendekatan yang

digunakan di dalam fit/gap analysis antara lain:

1. Simulation based

Sistem di instalasi di simulate development atau sandbox sistem untuk

dapat mengetahui fungsionalitas sistem yang ditawarkan

28

2. Brainstorming discussion based

Pada metode ini, dibutuhkan peran konsultan yang mempunyai

pengetahuan sistem yang luas serta partisipasi para pemegang

kepentingan proyek. Sesi diskusi ini diisi dengan topik diskusi,

pertemuan konsultan serta adanya presentasi unutk membuat komunikasi

lebih efektif.

3. Questionnaire based

Dengan metode ini, dibuatkan kuesioner yang berisikan jawaban dari

user. Kemudian jawaban tersebut akan menjadi acuan untuk

membandingkan fitur dan funsionalitas sistem dengan kondisi aktualnya.

4. Hybrid

Pendekatan yang mencampurkan dua atau lebih metode yang telah

disebutkan diatas. Biasanya pendektan hybrid dimulai dengan

brainstorming yang berhubungan dengan sistem.

2.7 Unified Modeling Language (UML)

Menurut (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2012) UML (Unified

Modeling Language) merupakan sebuah metode pemodelan visual untuk

menggambarkan perancangan sistem berorientasi objek. UML merupakan

Bahasa yang sudah menjadi standar pada visualisasi, perancangan dan juga

dokumentasi sistem.

Tidak hanya berguna untuk merancang sistem, UML diagram juga

berguna untuk melakukan maintenance sistem seperti yang diungkapkan oleh

(Fernández-Sáez, Chaudron, dan Genero,2015) dalam jurnal “An industrial

case study on the use of UML in software maintenance and its perceived

benefits and hurdles. Empirical Software Engineering” dimana mereka

melakukan wawancara dengan seluruh pengembang sistem dan seluruh

responden setuju bahwa diagram memberikan keseragaman dokumentasi

dibangingkan dengan dokumentasi berbentuk teks. Diagram juga memberikan

overview struktur sistem dan hubungan komponen di dalamnya. Sehingga

ketika melakukan perubahan pengembang sistem dapat mengacu kepada

dokumentasi UML yang telah dibuat sebelumnya.

29

2.7.1 Tujuan atau Fungsi Penggunaan UML (Unified Modelling Language)

Beberapa tujuan atau fungsi penggunaan UML antara lain:

a. Memberikan bahasa pemodelan kepada pengguna dari berbagai macam

pemrograman

b. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang ada dalam pemodelan sistem

c. Merupakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif mengembangkan

sistem, dan mudah untuk dilakukan penukaran antar model

d. Berfungsi sebagai blueprint, dikarenakan detail dan kelengkapannya

yang menunjukkan informasi yang akan dibutuhkan saat melakukan

pemrograman sistem

e. Menciptakan suatu bahasa pemodelan yang nantinya dapat digunakan

manusia maupun mesin

2.7.2 Activity Diagram

Menurut (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2012) activity diagram

merupakan sebuah diagram yang menggambarkan alur kerja atau aktifitas user

secara berurutan. Notasi yang terdapat di dalam activity diagram antara lain:

Gambar 2.2 Activity Diagram

30

Gambar 2.3 Contoh Activity Diagram

a. Swimlane

Memiliki bentuk persegi dan berfungsi untuk merepresentasikan aktifitas

yang dilakukan oleh setiap agen/ user yang terlibat dalam aktifitas

b. Starting Activity (Pseudo)

Memiliki bentuk lingkaran yang dihitamkan dan berfungsi untuk

menunjukkan awal dimulainya sebuah aktifitas

c. Transition Arrow

Memiliki bentuk anak panah yang menunjukkan alur perpindahan sebuah

aktifitas

d. Activity

Merupakan notasi yang menunjukkan aktifitas yang dilakukan oleh agen

e. Ending Activity (Pseudo)

Berbentuk lingkaran yang di hitamkan di bagian tengah dan berfungsi

untuk menandai bahwa aktifitas telah selesai

f. Synchronization bar (Split)

Berfungsi untuk memisahkan urutan jalur aktifitas

31

g. Synchronization bar (Join)

Berfungsi unutk menyatukan urutan jalur aktifitas

h. Decision Activity

Merupakan notasi yang menunjukkan kondisi pilihan dari sebuah aktifitas

2.7.3 Use Case Diagram

Menurut (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2012), use case

menggambarkan aktifitas yang dapat dilakukan oleh user terhadap sistem

beserta hubungan antara aktor pengguna tersebut di dalam sistem. Dalam

notasi use case diagram terdapat aktor yang digambarkan dengan figur

manusia, lingkaran yang menunjukkan aktifitas yang dapat dilakukan oleh

aktor, beserta notasi persegi yang membatasi antara sistem dengan aktor

Gambar 2.3 Use Case Diagram

(Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd,2012)

2.7.4 Use Case Desription

Menurut (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2012), use case description

merupakan penjelasan terperinci mengenai sebuah proses yang terdapat pada

use case diagram tentang aktifitas yang dapat dilakukan oleh user. Use case

juga mmeberikan gambaran dar semua penggunaan kasus untuk sistem

32

Gambar 2.4 Use Case Description

Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2012)

2.8 User Interface

User Interface merupakan bentuk tampilan grafis yang

berhubungan langsung dengan pengguna. User Interface merupakan

penghubung anara sistem operasi dengan orang yang menggunakan sistem

tersebut. Menurut (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2012) User Interface

adalah bagian dari sebuah sistem informasi yang membutuhkan interaksi

pengguna untuk membuat input dan output. Dalam merancang user

interface terdapat delapan aturan emas (eight golden rules) yang mendukung

perancangan yaitu:

1. Consistency

Konsisten pada rancangan user interface berarti menggunakan pola

desain atau urutan action yang sama pada situasi yang sama. Juga

menggunakan warna, font, perumpamaan pada tampilan, menu dsb di

keseluruhan desain

2. Enable user to use shortcut

33

User akan sangat terbantu dengan adanya jalur singkat untuk

menghindari jumlah interaksi yang dibutuhkan user untuk melakukan

sebuah task. Dengan adanya shortcut maka akses informasi akan lebih

cepat serta menghindari alur menu yang panjang dan kotak dialog yang

ganda

3. Offer informative Feedback

Umpan balik berguna agar user dapat mengetahui aksi yang telah

dilakukannya. Umpan balik dapat berupa konfirmasi, informasi atau

suatu aksi

4. Design dialogs that yield closure

Urutan sebuah aksi harus memiliki awal, tengah dan akhir. Ketika

sebuah aksi telah dilakukan, user harus diberikan pemberitahuan

mengenai hal tersebut juga diberikan opsi yang menuntun pengguna

untuk lanjut ke tahapan berikutnya.

5. Error handling

User interface yang baik harus dibuat untuk meminimalisir terjadinya

kesalahan. Tetapi ketika terjadi kesalahan, sistem harus dapat

memberikan solusi agar pengguna sistem mengetahui tindakan yang

harus dilakukan untuk memperbaikinya. Cara yang mudah untuk

menangani eror adalah menyediakan noritifkasi atau deskripsi error

yang memberikan penjelasan kepada user cara untuk menangani

masalah tersebut.

6. Easy reversal of actions

Sistem harus dapat menghapuskan kesalahan yang telah dilakukan oleh

pengguna. Dengan adanya undo maka user akan lebih nyaman ketika

menggunakan sistem dan tidak takut melakukan eksplorasi terhadap

sistem

7. Support internal locus of control

User harus diberikan kontrol dan kebebasan sehingga mereka merasa

memiliki kontrol terhadap output yang akan diberikan oleh sistem.

Hindari kejutan, interupsi atau hal yang belum diberikan ijin oleh user.

8. Reduce short term memory load

34

Sistem tidak boleh menyulitkan pengguna dengan banyaknya menu pada

sistem atau aplikasi, menu, navigasi, komponen yang terdapat di dalam

sistem harus muda diingat oleh user sehingga memudahkan penggunaan.

2.9 Report (laporan)

Menurut (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2012), ada empat jenis laporan

keluaran yang biasa disediakan oleh sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Laporan detail

Bersifat dan berisi detail akan suatu transaksi bisnis.

2. Laporan Ringkasan

Digunakan sebagai rekapan aktivitas periodik.

3. Laporan Pengecualian

Di dalam laporan ini memberikan rincian atau ringkasan informasi tentang

transaksi atau hasil operasi yang berada di luar dari yang telah ditentukan

atas rentang nilai tertentu

4. Laporan Eksekutif

Biasa digunakan oleh level atas yang berisi keseluruhan dari semua

pendapatan dan performa perusahaan.

2.10 Persediaan

2.10.1 Pengertian persediaan

Persediaan merupakan simpanan material yang dapat berupa bahan

mentah, barang dalam proses dan barang jadi. (Wijaya, Arifin, dan

Soebijono,2013). Menurut (Minarni& Susanti,2014) persediaan merupakan

barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan.

Persediaan merupakan salah satu aset termahal dari banyak

perusahaan, mencerminkan kurang lebih 50% dari total modal yang

diinvestasikan. (Heizer dan Render,2015)

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa inventory

merupakan barang yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan,

dan wujudnya dapat berupa barang mentah, barang dalam proses dan barang

jadi. Juga persediaan merupakan salah satu aset termahal dari perusahaan

35

2.10.2 Fungsi dan Tujuan Persediaan

Menurut (Heizer dan Render, 2015) persediaan memiliki beberapa

fungsi yang dapat meningkatkan felksibilitas operasi perusahaan. Terdapat

empat fungsi yaitu:

1. Memberikan pilihan barang agar dapat memenuhi permintaan pelanggan

yang tekah diantisipasi dan melindungi perusahaan dari fluktuasi

permintaan. Metode persediaan ini secara umum digunakan pada

perusahaan ritel.

2. Memisahkan tahapan dari proses produksi

3. Mendapatkan keuntungan dari potongan harga akibat pembelian dalam

jumlah besar maupun untuk mengurangi biaya akibat pengiriman

4. Menghindari inflasi harga barang

Berdasarkan tujuannya, persediaan terdiri dari:

1. Persediaan pengaman (safety stock) yang digunakan untuk mengantisipasi

ketidakpastian dalam permintaan dan persediaan. Biasanya persediaan

pengaman digunakan untuk menghindari terjadinya kehabisan persediaan

(stockout) yang mengakibatkan terhambatnya penyediaan barang terhadap

pembeli.

2. Persediaan antisipasi (anticipation stock) digunakan untuk mengatasi

fluktuasi permintaan yang telah di prediksi sebelumnya

3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock) dapat juga disebut work-in

process stock karena masih dalam proses pengiriman, dan terbagi menjadi:

a. Eksternal transit stock yaitu persediaan yang masih berada dalam

proses transportasi

b. Internal transit stock merupakan persediaan yang masih menunggu

untuk proses atau belum dipindahkan

2.10.3 Jenis dan Tipe Persediaan

Terdapat beberapa jenis persediaan yang memiliki karakteristik berbeda serta

cara pengelolaan yang juga berbeda. Berdasarkan jenisnya, menurut (Rusdiana,

2014) persediaan dikategorikan menjadi:

1. Bahan baku (raw materials)

36

Bahan baku merupakan barang yang diperoleh baik dari alam maupun

dibeli dari supplier sebuah perusahaan yang dapat dikelola atau di proses

menjadi wujud lain.

2. Barang dalam proses (work in process)

Barang dalam proses merupakan barang yang sedang dalam proses

pengolahan dan belum selesai sehingga belum dapat dijual kepada

pelanggan. Persediaan ini meliputi tiga unsur biaya yaitu biaya langsung,

upah langsung, dan biaya tidak langsung (overhead cost)

3. Barang jadi (finished goods)

Merupakan produk yang berasal dari bahan baru yang telah selesai

diolah dan siap dijual kepada pembeli. Pada saat produk ini diselesaikan,

biaya yang terakumulasi pada proses produksi ditransfer dari barang dalam

proses ke persediaan barang jadi.

2.10.4 Biaya Persediaan

Menurut (Heizer dan Render, 2015), ada tiga jenis biaya persediaan yaitu:

1. Biaya penyimpanan (holding cost), merupakan biaya yang terkait

dengan penyimpanan persediaan dalam kurun waktu tertentu

2. Biaya pemesanan (ordering cost) mencakup biaya dari proses

pembelian, pemesanan, administrasi, dsb yang berkaitan dengan proses

pemesanan barang.

3. Biaya pemasangan (setup cost), merupakan biaya untuk mempersiapkan

sebuah mesin untuk memproses atau membuat sebuah pesanan. Ini

menyertakan waktu dan tenaga kerja untuk mempersiapkan mesin

tersebut.

37

2.11 Kerangka Pikir

Gambar 2.5 Kerangka Pikir

38

Penulis akan pertama-tama melakukan studi pustaka dari berbagai sumber

yaitu jurnal, buku maupun melalui informasi yang di akses dari internet mengenai

fit/gap analysis maupun framework COSO (Committee of Sponsoring Organization).

Kemudian penulis menentukan sistem dan area yang akan dilakukan evaluasi oleh

penulis.

Setelah menentukan sistem dan areanya, secara bersamaan penulis akan

melakukan identifikasi lingkungan sistem yang menjadi cakupan evaluasi, saat

melakukan evaluasi lingkungan dimana sistem dijalankan yaitu pada PT XYZ

dengan menggunakan framework COSO komponen control environment, risk

assessment, dan monitoring. Kemudian penulis akan melakukan evaluasi sistem itu

BAA (Berita Acara Adjustment) dan menyesuaikannya dengan komponen control

activities, dan information & communication. Tahapan awal evaluasi sistem BAA

yaitu dengan melakukan evaluasi requirement sistem yang telah didefinisikan pada

tahap awal pengembangan sistem. Kemudian akan disesuaikan requirements tersebut

dengan sistem yang ada saat ini untuk dilihat tingkat kesesuaian atau degree of fit

nya. Setelah melakukan evaluasi, jika ada kekurangan maka penulis akan

membuatkan rancangan rekomendasi perbaikan sistem, kebutuhan rancangan

maupun hal yang dapat diperbaiki akan dikumpulkan melalui wawancara dengan tim

yang terkait dengan pembuatan sistem. Jika rekomendasi telah dibuat, maka penulis

akan menuliskan penutup berupa kesimpulan dari hasil evaluasi pada tulisan ini.