10

BAB 2

KONSEP DASAR CORPORATE EVENT

2.1 Learning Outcomes

Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan memahami konsep

dasar corporate event (CE), yang mencakup: pengertian manajemen even,

Pengertian CE, Tujuan Penyelenggaraan CE, Jenis dan Bentuk CE, Kebutuhan CE,

Mengidentifikasi Kebutuhan CE

2.2 Pengertian Manajemen Even

Untuk memahami pengertian dari manajemen even, ada baiknya terlebih dahulu

memahami pengertian manajemen. Ada beberapa pendekatan untuk memahami

pengertian manajemen. Dalam sub bab ini akan dibahas dua pendekatan, yaitu

pendekatan dari arti kata dan pendekatan secara proses.

Manajemen bisa diterjemahkan dari bahasa Inggris management, yang

merupakan kata benda. Kata kerjanya adalah to manage, yang artinya

mengelola. Terkait dengan kata mengelola, akan timbul pertanyaan dan jawaban

sebagai berikut:

Tabel 1.1 Pertanyaan dan Jawaban Mengelola Sebuah Kegiatan

Pertanyaan Jawaban

a. Apa yang dikelola? Sumber daya kegiatan, yang meliputi Manusia,

Money, Material, Methode, Machines,

Measurement, Environment

b. Siapa yang mengelola? Pemilik sumber daya, yaitu para pengelola

c. Mengapa mereka

mengelola?

Karena ingin mewujudkan tujuan

d. Dimana mengelolanya? Mereka mengelola di organisasinya

e. Kapan mengelolanya? Dalam suatu kurun waktu yang telah ditetapkan

f. Bagaimana

mengelolanya?

Melalui suatu proses pengelolaan untuk

mewujudkan tujuan yang telah ditentukan

11

sebelumnya, secara efektip dan efisien.

Pengertian manajemen dari pendekatan proses adalah seperti jawaban

pertanyaan terakhir pada table di atas, yaitu suatu proses untuk mewujudkan

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Adapun

proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan adalah:

a. merencanakan, yaitu merencanakan kebutuhan sumberdaya yang

diperlukan untuk mewujudkan tujuan kegiatan.

b. mengorganisir, yaitu menentukan organisasi pelaksana kegiatan,yang

meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana kegiatan.

c. melaksanakan, yaitu melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas dan

tanggung-jawab masing-masing dengan menggunakan sumber daya

sesuai dengan yang sudah direncanakan.

d. mengevaluasi kegiatan, yaitu mencocokkan hasil yang sudah diperoleh

dalam melaksanakan kegiatan dibandingkan dengan tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Maksudnya adalah

untuk mengetahui apakah hasil yang diperoleh sudah sesuai dengan

tujuan yang direncanakan (efektip), dengan menggunakan sumber-daya

yang seminimal mungkin (efisien).

Setelah memahami pengertian manajemen, sekarang akan dibahas

pengertian even. Secara singkat even dapat diartikan sebagai acara. Menurut

Any Noor (2009:7) definisi dari event adalah suatu kegiatan yang

diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup

manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat,

budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta

melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu

tertentu. Dari definisi di atas, dapat diketahui bahwa even adalah:

• merupakan sebuah kegiatan

• dilakukan secara individu atau kelompok

• terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama

12

• diselenggarakan untuk tujuan tertentu

• melibatkan lingkungan masyarakat

• diselenggarakan pada waktu tertentu.

Mengingat even adalah merupakan suatu kegiatan, tentunya pengertian

manajemen dapat diterapkan pada even. Dengan demikian pengertian

manajemen even secara singkat dapat diartikan sebagai pengelolaan suatu

acara. Sehingga akan timbul pertanyaan dan jawaban sebagai berikut:

Tabel 1.2 Pertanyaan dan Jawaban Mengelola Sebuah Acara

Pertanyaan Jawaban

a. Apa yang dikelola? Sumber daya sebuah acara, yang meliputi manusia

pada lingkungan masyarakat tertentu, uang,

material, metode, sarana, ukuran atau tata-nilai yang

terikat secara adat, budaya, tradisi, agama , dan

Lingkungan masyarakat tertentu.

b. Siapa yang mengelola? Individu (perorangan) atau kelompok (organisasi)

c. Mengapa mereka

mengelola?

Karena ingin mewujudkan tujuan

d. Dimana mengelolanya? Lingkungan masyarakat tertentu

e. Kapan mengelolanya? Dalam suatu kurun waktu yang telah ditetapkan

f. Bagaimana

mengelolanya?

Melalui suatu proses pengelolaan untuk mewujudkan

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara

efektip dan efisien.

Kemudian jika diterangkan dengan pendekatan proses, manajemen even adalah

suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara

efektip dan efisien. Adapun tahapan prosesnya adalah:

a. merencanakan, yaitu merencanakan kebutuhan sumberdaya yang diperlukan

untuk mewujudkan tujuan melalui penyelenggaraan sebuah acara.

b. mengorganisir, yaitu menentukan organisasi pelaksana sebuah acara,yang

meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana suatu acara.

13

c. melaksanakan, yang melaksanakan suatu acara sesuai dengan tugas dan

tanggung-jawab masing-masing dengan menggunakan sumber daya sesuai

dengan yang sudah direncanakan.

d. mengevaluasi kegiatan, yaitu mencocokkan hasil yang sudah diperoleh dalam

melaksanakan suatu acara secara efektip dan efisien, dibandingkan dengan

tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya .

2.3 Pengertian Corporate Event (CE)

Dari Tabel 1.2 diketahui bahwa yang mengelola sebuah acara atau even adalah

individu (perorangan) atau kelompok (organisasi). Dengan demikian yang

dimaksud dengan corporate event adalah suatu acara yang dikelola atau

diselenggarakan oleh atau untuk sebuah organisasi. Tentunya acara ini

diselenggarakan dalam rangka mewujudkan tujuan sebuah organisasi.

2.4 Tujuan Penyelenggaraan CE

Seperti telah disebutkan pada pembahasan sebelumnya bahwa suatu acara yang

diselenggarakan oleh subuah organisasi adalah dalam rangka mewujudkan

tujuan organisasi tersebut. Jadi jelaslah bahwa tujuan penyelenggaraan

corporate event adalah membantu mewujudkan tujuan organisasi. Baik itu

tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang.

Tujuan jangka pendek biasanya dijangkau dalam waktu 1 tahun. Tujuan ini

diwujudkan melalui program kerja tahunan. Kemudian tujuan jangka menengah

biasanya dijangkau dalam waktu 5 tahun. Tujuan ini diwujudkan secara bertahap

melalui program kerja tahunan. Selanjutnya tujuan jangka panjang akan

dijangkau dalam waktu lebih dari 5 tahun. Tujuan ini tercermin pada visi dan misi

organisasi. Dengan demikian penyelenggaraan corporate event sebenarnya lebih

banyak difungsikan untuk membantu mewujudkan program kerja tahunan.

Namun tidak tertutup kemungkinan secara tidak langsung membantu

mewujudkan tujuan jangka menengah dan jangka panjang.

2.5 Jenis dan Bentuk corporate event

Pengelompokkan jenis corporate events dapat dilakukan berdasarkan

pendekatan-pendekatan sebagai berikut:

14

a. Berdasarkan fungsi yang ada pada organisasi, antara lain dapat

dikelompokkan menjadi:

• Even Marketing, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam

rangka mewujudkan tujuan dari fungsi marketing. Contoh acara yang

masuk dalam kelompok ini adalah launcing product, mengikuti

pameran untuk meningkatkan penjualan, dan berbagai acara promosi

produk.

• Even Personalia, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam

rangka mewujudkan tujuan dari fungsi personalia. Contoh acara yang

masuk dalam kelompok ini adalah pelatihan karyawan, mengikuti

bursa tenaga kerja, outbond untuk meningkan kerja sama karyawan.

15

• Even Kelembagaan, yaitu even atau acara yang diselenggarakan

dalam rangka mewujudkan tujuan dari fungsi kelembagaan. Contoh

acara yang masuk dalam kelompok ini adalah pelantikan pejabat,

penanda-tanganan MoU, dan pisah-kenal pimpinan.

• Even Kehumasan, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam

rangka mewujudkan tujuan dari fungsi kehumasan. Contoh acara

yang masuk dalam kelompok ini adalah mengikuti pameran

pembangunan, menyelenggarakan kegiatan social, dan pemberian

penghargaan kepada relasi kerja.

16

b. Berdasarkan tingkat formalitas penyelenggaraannya, dapat

dikelompokkan menjadi:

• Acara Formal, yaitu acara yang memiliki aturan dan prosedur yang

baku, yang harus diikuti oleh semua yang terlibat dalam acara

tersebut. Acara ini memiliki susunan acara yang pasti, menggunakan

bahasa resmi atau formal, dan menggunakan busana yang sesuai

dengan ketentuan. Contoh acara ini adalah Upacara Peringatan

Ulang Tahun Kemerdekaan, Upacara Pelantikan Pejabat, dan Wisuda.

• Acara Semi Formal, yaitu acara yang memiliki aturan dan prosedur

yang tidak terlalu baku atau resmi. Acara ini memiliki susunan acara

yang terstruktur, menggunakan bahasa yang tidak terlalu resmi tetapi

masih dengan bahasa yang baik dan sopan, dan menggunakan

17

busana yang kadang ditentukan dan kadang bebas. Contoh acara ini

adalah malam pentas seni, peresmian kantor baru, dan ulang tahun

perusahaan.

• Acara Tidak Formal,yaitu yang memiliki susunan acara tertentu,

tetapi tidak terlalu diatur tentang penggunaan bahasa dan tata

busananya. Contoh acara ini adalah lomba-lomba, talk show,ulang

tahun karyawan.

c. Berdasarkan waktu pelaksanaan, antara lain dapat dikelompokkan

menjadi:

• Acara Rutin, yaitu acara yang diselenggarakan secara rutin dalam

periode waktu tertentu, misalnya setiap setahun sekali, seperti rapat

tahunan, ulang-tahun organisasi, dan Rapat kerja penyusunan

anggaran.

18

(Sumber: http://www.fkm.undip.ac.id, 30 Maret 2011, 12:27:49)

• Acara Tidak Rutin, yaitu acara yang diselenggarakan tidak tergantung

pada periode waktu yang tetap. Acara ini diselenggarakan terkait

dengan adanya sesuatu yang biasanya tidak direncanakan

sebelumnya. Contoh acara ini misalnya menerima tamu kunjungan

dari organisasi lain, siaran pers terkait kejadian khusus di organisasi.

d. Berdasarkan pihak yang terlibat dalam acara itu, antara lain dapat

dikelompokkan menjadi:

• B to B (Buiness to Business) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis, biasanya

untuk membangun jaringan bisnis baru atau mengembangkan

jaringan bisnis yang sudah ada. Contoh acara ini misalnya Pameran

Dagang (Trade Show)

19

(infomoneter.com)-Pulp & Paper Asia 2013 hari ini resmi dibuka oleh Wakil

Menteri Perdagangan Bayu Krisnamurthi. Pulp & Paper Asia adalah

pameran pulp, kertas, dan board terbesar di Indonesia ditujukan bagi para

profesional di industri pulp dan kertas yang mencari informasi mengenai

mesin, peralatan, service, dan supplier serta perkembangan teknologi

terbaru. Selain itu di pameran business-to-business ini para peserta dan

pengunjung juga dapat melihat peluang pengembangan pasar dan jaringan

bisnis di tingkat regional maupun internasional.

• B to C (Buiness to Customers) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis dengan

konsumennya, biasanya acara ini diselenggarakan untuk

memperkenalkan produk baru dan sekaligus ada target terjadinya

transaksi. Contoh acara ini adalah pameran produk dan bazaar.

20

Pameran Produk Halal (Sumber: dakwatuna.com/2013/04/05)

• B to G (Buiness to Government) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis dengan

pemerintah, acara ini diselenggarakan agar para pelaku bisnis

tertarik untuk menginvestasikan modalnya untuk menjalankan bisnis

pada wilayah pemerintahan tertentu. Bisa bersifat lokal, nasional,

bahkan international. Contoh acara ini adalah Gathering antara

Walikota dengan Pelaku Bisnis di daerahnya.

Tatap Muka Walikota Menado dengan Pemilik resort membicarakan

penanganan sampah (Sumber: http://www.manadotoday.com, 27 Mei

2013)

21

• G to G (Government to Government) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para Kepala Pemerintahan,

agar terjadi kerja-sama bisnis antar pemerintah. Contoh acara ini

adalah Asia-Pasific Economic Converence (APEC) 2013 di Bali, yang

membahas kerjasama ekonomi secara komprehensip di kawasan

Asia-Pasifik.

(Sumber: www.indonesia.travel, 2013)

2.6 Latihan pemahaman konsep dasar corporate event

Lihat RENCANA TUGAS – ke 1