Table of Contents

Apakah Pengurusan?...............................................................................................................................4

Jenis-Jenis Pengurusan............................................................................................................................5

Fungsi Pengurusan...................................................................................................................................6

Prestasi Pengurusan................................................................................................................................6

Jenis-Jenis Pengurus................................................................................................................................7

Peringkat Pengurusan..........................................................................................................................7

Pengurusan Tertinggi...........................................................................................................................7

Pengurus Pertengahan........................................................................................................................8

Pengurus Bawahan..............................................................................................................................8

Tugas Para Pengurus...............................................................................................................................8

Peranan Pengurus untuk Bekerjasama dengan Orang Lain.................................................................8

Para pengurus bertanggung jawab dan ditanggungjawabkan.............................................................8

Para pengurus menentukan matlamat dan menetapkan keutamaan.................................................9

Para Pengurus Harus Pandai Menurunkan Kuasa................................................................................9

Para pengurus mestilah berfikir secara kritis dan berkonsep..............................................................9

Para pengurus membuat keputusan yang sukar................................................................................10

Para Pengurus Sebagai Perantaraan..................................................................................................10

Para Pengurus Sebagai Ahli Politik.....................................................................................................10

Para Pengurus Sebagai Diplomat.......................................................................................................11

Para Pengurus Sebagai Simbol...........................................................................................................11

Para Pengurus Sebagai Penyelesai Masalah......................................................................................11

Tingkat Pengurusan dan Kemahiran Pengurusan..................................................................................11

Proses Pengurusan................................................................................................................................13

Perancangan......................................................................................................................................13

Rasional Perancangan.......................................................................................................................13

Proses Perancangan...........................................................................................................................14

Prestasi Pengurusan..............................................................................................................................21

Pengurusan, Pentadbiran dan Kepimpinan Pendidikan.........................................................................22

RUJUKAN...............................................................................................................................................23

APAKAH YANG TERDAPAT DALAM BAB INI?

Apabila anda selesai membaca bab ini, anda akan dapat melakukan perkara-perkara berikut:

Mengetahui pengertian pengurusan.Memahami falsafah, teori dan konsep pengurusan.Mengenali fungsi dan peranan pengurusan. Membandingbezakan antara pengurusan, pentadbiran dan kepemimpinan.Mengaplikasi kemahiran-kemahiran pengurusan.Menilai jenis-jenis pengurus dan stail kepemimpinan.Membincangkan cabaran-cabaran yang perlu dihadapi oleh pengurus pada masa akan datang.

ASAS PENGURUSAN

Menurut Daft (2012), organisasi adalah sekumpulan manusia yang dikumpulkan bersama di bawah satu sistem untuk mencapai sesuatu matlamat. Sesebuah organisasi memerlukan satu proses tindakan yang disebut pengurusan (Putti, 1987).

Apakah Pengurusan?

Pengurusan menurut Witzel (2004) ialah penyelarasan dan pengarahan sesuatu aktiviti oleh seseorang ataupun sesuatu kumpulan untuk mencapai sesuatu yang dihajati.

Pengurusan boleh ditakrifkan sebagai penyempurnaan matlamat-matlamat organisasi secara cekap dan berkesan melalui perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan terhadap sumber-sumber organisasi . Selain itu, pengurusan juga boleh ditakrifkan sebagai proses yang dijalankan oleh seseorang atau lebih bagi menyelaras aktiviti kerja orang lain, modal, bahan mentah dan teknologi bagi mencapai hasil yang berkualiti tinggi yang tidak mampu dicapai oleh seseorang yang bertindak secara bersendirian.

Terdapat juga takrif pengurusan yang lain yang membawa maksud sekumpulan manusia yang bekerja bersama-sama di dalam sesuatu struktur dan dikoordinasi untuk mencapai sesuatu matlamat. Matlamat tersebut termasuklah penemuan ilmu, kepuasan sosial ataupun keuntungan. Follett (1918) menyifatkan pengurusan sebagai “seni melakukan perkara-perkara yang tertentu melalui orang lain” (hal. 5). Zaidatol (1993) juga berpendapat bahawa pengurusan ialah satu proses sosial yang dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai matlamat. Pendapat ini disokong oleh Saxena (2009) berpandangan bahawa pengurusan merupakan aktiviti mengumpulkan manusia bersama-sama untuk mencapai matlamat organisasi. Dalam mencapai matlamat tersebut pengurusan melakukan perancangan, penstafan, pengarahan dan pengawalan.

Takrifan tentang pengurusan juga menunjukkan bahawa para pengurus menggunakan semua sumber organisasi, iaitu kewangan, kelengkapan dan maklumat serta tenaga manusianya untuk mencapai matlamat organisasi. Selain daripada itu, pengurusan juga meliputi usaha untuk mencapai matlamat-matlamat organisasi yang ditetapkan. Ini membawa makna bahawa para pengurus sebarang organisasi mencuba untuk mencapai tujuan-tujuan yang khusus. Apa pun matlamat yang ditetapkan bagi sesuatu organisasi itu, pengurusan adalah suatu proses yang membolehkan matlamat-matlamat tersebut dicapai.

Daripada takrifan-takrifan yang diberikan di atas, terdapat tiga perkara utama yang terkandung dalam pentakrifan maksud pengurusan iaitu proses atau aktiviti yang berterusan, penggunaan sumber organisasi dan pencapaian matlamat organisasi. Perbincangan kita akan dimulakan dengan satu takrif yang lebih kompleks supaya kita dapat memahami aspek-aspek tambahan yang penting tentang soal pengurusan. Secara umumnya, pengurusan ialah suatu proses yang berterusan untuk mencapai matlamat organisasi agar lebih berkesan dan cekap dengan menjalankan satu set aktiviti iaitu perancangan, pengorganisasian, pimpinan dan pengawalan terhadap sumber-sumber organisasi.

Jenis-Jenis Pengurusan

Sabrautzki (2010) membahagikan pengurusan kepada tiga sub-kategori iaitu pengurusan normatif, pengurusan strategik dan pengurusan operatif. Pengurusan normatif menjelaskan konsep kendiri sesebuah organisasi yang meluahkan visi, misi dan matlamat asasnya. Pengurusan normatif memastikan keakuran terhadap sesuatu kebenaran yang berteraskan nilai, peraturan dan syor-syor sesebuah organiasi. Ia berbentuk evaluatif dan bukan deskriptif. Dalam pengurusan normatif, perkara yang menjadi tumpuan bukanlah menjelaskan sesuatu kejadian, fenomena ataupun isu tetapi mengapa ia berlaku sedemikian. Memperjelaskan budaya dan piagam korporat adalah tugas pengurusan normatif. Dalam pengurusan normatif, pihak pengurusan memberikan keutamaan dan mengambil berat hal-hal berkaitan pemegang taruh. Ini disebabkan kejayaan sesebuah organisasi bergantung sepenuhnya kepada pemegang taruh. Pengurusan normatif bukan sahaja melihat dari segi kepentingan ekonomi tetapi juga kepentingan nilai-nilai murni.

Pengurusan strategik pula memindahkan garis panduan normatif kepada matlamat strategik dan kayu ukur yang ditetapkan kepada pengurusan operatif. Pengurusan strategik melihat organisasi sebagai suatu sistem yang berkembang dan berterusan. Organisasi ini tidak lari daripada menghadapi masalah dan mempunyai peluang untuk maju.

Pengurusan operatif merealisasikan pengurusan normatif melalui pengurusan yang strategik. Melalui pengurusan operatif, segala perancangan strategik cuba direalisasikan. Pengurusan operatif berlaku sehari-hari dan lebih berbentuk operasional.

RAJAH 1: Pengurusan Normatif, Pengurusan Strategik dan Pengurusan Operatif (Sumber: Sabrautski, 2010, ms. 1).

Pengurusan Normatif

Piagam Pelanggan Visi, Misi, Matlamat Budaya Korporat

Pengurusan Strategik

Struktur

Sistem

Strategi

Pengurusan Operatif

Sasaran Kriteria

MATLAMAT ORGANISASI

PENGURUSAN

Me

rancang

Me

ngorga

nisasi

Me

mim

pin

Me

ngaw

alFungsi Pengurusan

Terdapat empat fungsi pengurusan yang utama iaitu merancang, mengorganisasi, memimpin, dan mengawal. Keempat-empat fungsi pengurusan tersebut mempunyai penjelasan tentang set aktiviti yang dilakukan oleh pengurus dalam bidang pengurusan. Dalam aspek perancangan, ia merupakan satu proses menetapkan matlamat dan menentukan arah tindakan mereka, membentuk prosedur dan peraturan, membentuk rancangan dan membuat ramalan untuk jangka masa panjang. Tindakan mereka biasanya digerakkan berdasarkan suatu kaedah, rancangan dan logik. Secara ringkasnya, perancangan adalah proses menetapkan matlamat bagi prestasi organisasi pada masa hadapan dan menetapkan tugas-tugas serta sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai sesuatu matlamat sesebuah organisasi tersebut.

Pengorganisasian terjadi apabila para pengurus menyelaraskan sumber-sumber tenaga manusia dan bahan organisasi melalui pembahagian tugas-tugas, pengumpulan tugas-tugas dan pengagihan sumber-sumber. Ia juga boleh ditafsirkan sebagai proses mengenal pasti kerja-kerja yang perlu dilakukan, melantik seseorang untuk melaksanakannya, membentuk jawatankuasa, membuat delegasi autoriti kepada subordinat, membentuk arahan kerja iaitu saluran autoriti dan komunikasi serta menyelaras tugas-tugas subordinat. Sesebuah organisasi itu akan menjadi lebih efektif jika kerja-kerja yang dilaksanakan dengan lebih bersepadu dan selaras. Hal ini disebabkan, sebahagian daripada tugas seorang pengurus ialah mewujudkan keselarasan seperti mana yang diperkatakan di atas.

Aspek kepimpinan menghuraikan cara atau strategi para pengurus mengarah dan mempengaruhi para subordinat bertindak supaya mereka melakukan tugas-tugas yang perlu. Dengan mewujudkan suasana kerja yang sesuai, para pengurus membantu subordinat supaya memberikan khidmat yang sebaik mungkin. Pengurus juga berperanan membentuk budaya kerja, menguruskan konflik dan komunikasi serta mengekalkan moral di dalam organisasinya.

Aspek pengawalan merupakan suatu proses pengurusan yang merujuk kepada penetapan piawaian ataupun standard untuk membandingkan prestasi sebenar dengan piawaian dan mengambil tindakan pembetulan apabila perlu. Ia lebih tertumpu kepada usaha pengurus dalam memastikan organisasi bergerak ke arah pencapaian matlamatnya. Sekiranya sebahagian daripada organisasi bergerak mengikut arah yang salah, para pengurus akan mencari punca dan membetulkan arah haluannya.

Prestasi Pengurusan

Kejayaan sesebuah organisasi diperoleh apabila mencapai objektif-objektifnya dan memenuhi keperluan masyarakat bergantung kepada had kecekapan dan keberkesanan para

pengurus sesuatu organisasi dalam melaksanakan tugas-tugas mereka. Prestasi organisasi sebagai satu kumpulan adalah faktor utama yang menentukan prestasi sebuah masyarakat atau negara.

Peter Drucker (1967), menegaskan bahawa prestasi seseorang pengurus boleh diukur berdasarkan dua konsep iaitu kecekapan dan keberkesanan. Menurut beliau, kecekapan bererti dapat melakukan kerja-kerja dengan betul. Pengurus yang cekap ialah seseorang yang mampu mengeluarkan output, atau hasil yang setimpal dengan input (tenaga buruh, bahan, dan masa) yang digunakan untuk mencapai output tersebut. Para pengurus dikira telah bertindak dengan cekap sekiranya mereka dapat mengurangkan kos sumber-sumber yang digunakan untuk mencapai matlamat mereka.

Keberkesanan pula bermaksud kebolehan memilih objektif-objektif yang sesuai. Pengurus yang berkesan ataupun efektif ialah seseorang yang memilih perkara-perkara yang betul untuk disempurnakan. Sesungguhnya keberkesanan sesuatu tindakan itu tidak dapat ditukar ganti walaupun dengan tahap kecekapan yang tinggi. Tanggung jawab seseorang pengurus itu berkehendakkan prestasi yang dinilai sebagai cekap dan berkesan. Walaupun kecekapan dianggap penting namun demikian bagi Drucker, keberkesanan merupakan kunci bagi kejayaan sesebuah organisasi.

Jenis-Jenis Pengurus

Istilah pengurus telah digunakan sebagai seseorang yang bertanggung jawab kepada subordinat dan sumber-sumber lain dalam sesebuah organisasi. Para pengurus boleh dibahagikan kepada beberapa jenis melalui tugas dan tanggung jawab yang agak berbeza. Mereka boleh diklasifikasikan kepada dua jenis iaitu berasaskan tingkat mereka di dalam sesebuah organisasi, dan berasaskan bidang aktiviti organisasi yang menjadi tanggung jawab mereka. Kedua-dua jenis pengurus ini juga dikenali sebagai pengurus fungsian dan pengurus am ataupun pengurus besar.

Peringkat Pengurusan

Secara umumnya terdapat tiga peringkat pengurusan iaitu pengurusan tertinggi, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Setiap peringkat pengurusan mempunyai peranan dan tanggung jawab yang berbeza. Berikut adalah penerangan bagi setiap peringkat pengurusan. Tingkat-tingkat perbezaan ini mewakili hiraki pengurusan sesebuah organisasi.

Pengurusan Tertinggi

Pengurusan peringkat tertinggi merupakan peneraju sesebuah organisasi yang menetapkan polisi-polisi berhubung dengan operasi dan interaksi organisasi dengan persekitarannya. Pengurusan atasan ini bertanggung jawab bagi keseluruhan pengurusan organisasi dan mereka terdiri daripada satu kumpulan kecil atau lebih dikenali sebagai para eksekutif. Nama-nama biasa bagi jawatan para pengurus atasan ini ialah ‘Ketua Pengarah’, ‘Rektor’ dan ‘Ketua Pegawai Eksekutif’. Nama-nama jawatan yang sebenar berbeza-beza antara sebuah organisasi dengan organisasi yang lain. Ini bergantung pada organisasi tersebut. Misalnya

peringkat pengurusan tertinggi di sekolah ialah Pengetua dan Penolong Kanan. Mana kala peringkat pengurusan tertinggi bagi sesebuah dan sering kali tidak boleh dijadikan sebagai panduan untuk mencirikan keanggotaan seseorang itu dalam klasifikasi pengurusan yang paling tinggi.

Pengurus Pertengahan

Para pengurus pertengahan mengarahkan aktiviti-aktiviti para pengurus lain dan ada kalanya juga mengarahkan pekerja operasi. Tanggung jawab utama para pengurus pertengahan ialah mengarahkan aktiviti-aktiviti yang berhubung kait dengan polisi organisasi dan mengimbangkan tuntutan pihak atasan mereka dengan keupayaan subordinat yang mereka perolehi. Guru besar dan pengetua merupakan contoh-contoh pengurus pertengahan.

Pengurus Bawahan

Pengurus Bawahan ataupun dikenali juga dengan Pengurus Barisan Pertama merupakan tingkat paling rendah dalam organisasi yang mana seseorang bertanggung jawab ke atas kerja orang-orang lain. Para pengurus barisan pertama hanya memberi arahan kepada pekerja operasi dan mereka tidak menyelia pengurus-pengurus di bahagian lain. Sebagai contoh, para pengurus barisan pertama ialah ketua panitia di sekolah dan guru penasihat badan beruniform, persatuan akademik ataupun rumah sukan dan penyelia asrama. Kebiasaannya, para pengurus barisan pertama dipanggil penyelia.

Tugas Para Pengurus

Para pengurus mempunyai tugas yang pelbagai. Antara tugas-tugas dan tanggung jawab yang perlu dilakukan oleh para pengurus adalah seperti berikut:

Peranan Pengurus untuk Bekerjasama dengan Orang Lain

Para pengurus haruslah dapat bekerja bersama-sama sesiapa sahaja di mana-mana peringkat sama ada di dalam ataupun di luar organisasi dengan tujuan untuk merancang ataupun membantu mencapai matlamat unit ataupun organisasi. Selain daripada itu, para pengurus dalam sebarang organisasi bekerjasama antara satu sama lain untuk menetapkan matlamat-matlamat jangka panjang organisasi dan merancang strategi untuk mencapainya. Dengan demikian, para pengurus bertindak sebagai saluran komunikasi dalam sesebuah organisasi. Istilah termasuk ‘orang lain’ bukan sahaja subordinat dan penyelia sahaja, tetapi juga para pengurus lain di dalam organisasi itu. ‘Orang’ juga termasuk individu di luar organisasi iaitu pelanggan, pembekal, wakil kesatuan dan sebagainya.

Para pengurus bertanggung jawab dan ditanggungjawabkan

Para pengurus bertanggung jawab memastikan bahawa tugas-tugas tertentu disempurnakan dengan jayanya. Penilaian terhadap mereka biasanya diasaskan kepada kecekapan mereka

mengatur pelaksanaan sesuatu tugas. Para pengurus juga bertanggung jawab bagi segala tindakan orang bawahannya. Kejayaan ataupun kegagalan subordinat secara langsung mencerminkan kejayaan atau kegagalan para pengurus itu sendiri.

Para pengurus menentukan matlamat dan menetapkan keutamaan

Penting dan Segera Segera Tapi Tidak Penting Penting Tapi Tidak Segera Tidak Penting dan Tidak Segera

KEUTAMAAN

Setiap pengurus berhadapan dengan beberapa matlamat, masalah dan keperluan organisasi yang kesemuanya akan memerlukan keupayaan pengurus itu dari segi masa dan sumber-sumber baik tenang manusia ataupun bahan. Kebanyakan pengurus mengatur kerja mereka setiap hari mengikut keutamaan, iaitu kerja-kerja yang paling penting dan memerlukan tindakan segera diberikan keutamaan tertinggi. Mana kala kerja-kerja yang tidak begitu mendesak dikendalikan kemudian. Dengan cara ini maka dapatlah pengurus itu menggunakan masanya dengan lebih berkesan. Para pengurus juga sering kali terperangkap di antara keperluan manusia dan organisasi yang bertentangan dan mereka terpaksalah membuat pilihan berdasarkan keutamaan.

Para Pengurus Harus Pandai Menurunkan Kuasa

Para pengurus juga mestilah membuat keputusan kepada siapa sesuatu tugas harus diberikan. Sungguhpun secara ideal setiap orang hanya patut diberikan tugas yang ia sendiri suka melakukannya, tetapi keadaan sedemikian tidak dapat dilakukan. Kadang kala kebolehan individu adalah faktor penentu dan sesuatu tugas itu diserahkan kepada seseorang yang paling layak melaksanakannya. Namun demikian, ada kalanya pula seseorang itu diberikan tugas sebagai satu pendedahan.

Para pengurus mestilah berfikir secara kritis dan berkonsep

Untuk menjadi seseorang yang berfikiran kritis dan kreatif, seseorang pengurus itu mestilah berupaya memecahkan sesuatu masalah kepada komponen-komponen tertentu, menganalisis komponen-komponen itu dan kemudian memikirkan cara yang sebaik-baiknya bagi menyelesaikan masalah tersebut. Apa yang lebih penting ialah bagi seseorang pengurus ialah keupayaannya berfikir secara konsep, iaitu ia dapat mengkaji sesuatu tugas secara keseluruhan dan menghubungkannya dengan tugas-tugas yang lain. Keupayaan memikirkan sesuatu tugas dalam hubungan dengan implikasinya yang besar bukanlah suatu perkara yang mudah. Namun hakikatnya ia perlu dititikberatkan sekiranya seseorang pengurus itu ingin mengejar matlamat organisasi pada keseluruhannya dan juga bagi mencapai matlamat setiap unit yang berkenaan.

Para pengurus membuat keputusan yang sukar

Kita sering berhadapan dengan keadaan yang mana kita perlu membuat keputusan. Kesilapan membuat keputusan akan membawa padah kepada organisasi kita. Sering kali dalam membuat keputusan kita mengasaskan keputusan tersebut kepada pengalaman dan pengetahuan kita. Kadang-kadang kita meminta pandangan orang lain. Walau apa pun cara kita mendapatkan maklumat, akhirnya kita perlu membuat keputusan. Keputusan yang hendak dibuat menjadi sukar apabila sesuatu perkara itu tidak pernah berlaku dalam hidup kita ataupun organisasi kita. Kita pula harus bertanggung jawab terhadap keputusan yang kita ambil. Jadi, para pengurus merupakan golongan yang dikehendaki mencari jawapan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang sukar itu dan berpegang kepada keputusan yang telah diambilnya walaupun dengan berbuat demikian ia menjadi tidak popular. Cara terbaik ialah dengan membuat keputusan secara konsensus.

Para Pengurus Sebagai Perantaraan

Dalam sesebuah organisasi, perselisihan pendapat tidak dapat dielakkan. Pertikaian dalam sesebuah organisasi boleh menjejaskan semangat bekerja dalam kalangan ahli-ahli organisasi tersebut. Keadaan mungkin menjadi tidak tenteram atau tergganggu sehinggakan yang cekap mengambil keputusan akan menjadi pasif, hilang semangat, negatif, mohon pindah, malahan berhenti bekerja. Keadaan seumpama ini merupakan penghalang dalam usaha mengejar matlamat unit ataupun organisasi. Oleh yang demikian, pengurus mestilah memainkan peranan sebagai perantara dan menyelesaikan pertikaian sebelum pertikaian tersebut menjadi tidak terkawal. Menyelesaikan konflik memerlukan kemahiran dan kebijaksanaan kerana para pengurus yang tidak berhati-hati dalam cara tindakannya menyelesaikan pertikaian akan berasa kecewa kerana mendapati ia hanya menyebabkan keadaan menjadi bertambah teruk.

Para Pengurus Sebagai Ahli Politik

Maksud ahli politik di sini ialah para pengurus mestilah mengasaskan perhubungan yang baik dan bertindak dengan memujuk serta berkompromi dalam usahanya bagi menjayakan matlamat organisasi. Pengurus sebagai ‘ahli politik’ yang berkesan bukan hanya pandai bercakap tetapi mempunyai hala tuju yang jelas. Kemahiran bercakap dalam khalayak ramai perlu ada pada para pengurus untuk menyakinkan stakeholders. Para pengurus hendaklah juga memperkembangkan cara kemahiran politik yang lain. Semua pengurus yang berkesan ‘bermain politik’ dengan mewujudkan rangkaian kewajipan bersama-sama dengan para pengurus lain dalam organisasi. Mereka juga mungkin perlu membentuk dan menganggotai suatu pakatan dan gabungan. Para pengurus menggunakan hubungan ini untuk mendapatkan sokongan untuk setiap cadangan atau keputusan yang dibuat atau untuk mendapatkan kerjasama dalam melaksanakan pelbagai aktiviti. Pembuangan kerja yang sering menimpa para pengurus pasukan sukan profesional, sebagai satu contoh biasanya mempunyai kepentingan politik.

Para Pengurus Sebagai Diplomat

Pengurus kadang-kadang bertindak sebagai wakil rasmi unit-unit bahagian kerja mereka dalam mesyuarat organisasi. Mereka mungkin juga mewakili seluruh organisasi atau sebuah unit yang berurusan dengan klien, kontraktor, pegawai kerajaan dan personel organisasi yang lain. Sebagai diplomat, para pengurus membawa imej organisasinya. Justru mereka haruslah bertindak dengan penuh kredibiliti dan berhemah dalam menjalankan tugas.

Para Pengurus Sebagai Simbol

Para pengurus juga merupakan simbol atau lambang bagi kejayaan dan kegagalan sesebuah organisasi dari sudut pandangan anggota-anggota organisasi dan juga pemerhati-pemerhati luar. Dalam situasi ini para pengurus juga mungkin dikira bertanggung jawab bagi perkara-perkara yang mereka sendiri mempunyai sedikit kawalan atau tiada kawalan langsung. Sebagai simbol kepada organisasi, para pengurus menjadi wakil dan imej kepada organisasinya. Setiap tindak tinduk Justru mereka haruslah bertindak dengan penuh kredibiliti dan berhemah dalam menjalankan tugas.

Para Pengurus Sebagai Penyelesai Masalah

Para pengurus harus bijak menyelesaikan masalah organisasi. Tidak ada sebuah organisasi pun yang sentiasa berjalan dengan lancar. Pelbagai masalah boleh timbul meliputi kesulitan kewangan, masalah berikutan dengan kaki tangan pekerja atau perbezaan pendapat berhubung polisi organisasi. Para pengurus merupakan golongan yang dikehendaki mencari jawapan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang sukar itu. Jika masalah tersebut terlalu sukar, seseorang pengurus itu boleh bermesyuarat ataupun berunding dengan pihak yang lebih berwibawa. Dalam menyelesaikan sesuatu masalah, seseorang pengurus itu perlu dapat menganalisis sesuatu situasi itu dengan tepat menggunakan sumber-sumber yang berkaitan dan berguna. Seseorang pengurus itu juga kadang-kadang terpaksa bertindak sebagai kaunselor.

Huraian ringkas tentang peranan-peranan ini menunjukkan bahawa para pengurus mestilah sering “menukarkan peranannya” dan mesti cepat bertindak memainkan sesuatu peranan yang diperlukan pada masa-masa tertentu. Keupayaan memahami peranan tertentu yang patut dimainkan dan dapat pula menukarkan peranannya dengan mudah adalah ukuran tentang seseorang pengurus yang berkesan.

Tingkat Pengurusan dan Kemahiran Pengurusan

Pengurusan yang berkesan menurut Katz (2009) bergantung pada tiga kemahiran asas yang boleh dikembangkan, iaitu kemahiran konsep, manusia dan teknik yang dikatakannya perlu dimiliki oleh semua pengurus. Dengan memiliki ketiga-tiga kemahiran ini, seseorang pengurus itu akan lebih berjaya dibandingkan pengurus yang hanya mempunyai satu-satu kemahiran sahaja. Katz menyarankan bahawa sesungguhnya ketiga-tiga jenis kemahiran ini amat perlu untuk pengurusan yang berkesan. Namun, kepentingannya secara relatif bagi

Konsep

Manusia

Teknik

PENGURUSAN BARISAN PERTAMA

Konsep

Manusia

Teknik

PENGURUSAN PERTENGAHAN

Konsep

Manusia

Teknik

PENGURUSAN ATASAN

Rajah 1-1: Kemahiran relatif yang diperlukan bagi prestasi berkesan di tingkat-tingkat pengurusan yang berlainan.

seseorang pengurus bergantung pada pangkatnya dalam organisasi. Hal ini dapat dilihat dalam Rajah 1-1.

Kemahiran konsep ialah kebolehan mental untuk menyelaras dan menyatukan semua kepentingan dan aktiviti organisasi. Ini termasuklah kebolehan seseorang pengurus itu untuk melihat organisasi secara keseluruhannya dan memahami bagaimana bahagian-bahagian organisasi itu saling bergantungan.

Kemahiran manusia ialah kebolehan untuk bersama-sama dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan, memahami dan mendorong orang lain, sama ada secara individu atau kumpulan. Para pengurus memerlukan dengan secukupnya kemahiran dari segi hubungan kemanusiaan untuk membolehkan mereka bekerja dengan anggota-anggota lain dalam organisasi serta memimpin kumpulan-kumpulan kerja mereka.

Kemahiran teknik ialah kebolehan menggunakan alat, tatacara atau teknik sesuatu bidang yang khusus. Seorang guru seni, doktor, jurutera atau pemuzik semuanya mempunyai kemahiran teknik dalam bidang masing-masing. Kemahiran teknik adalah paling penting di tingkat pengurusan bawahan dan menjadi semakin kurang pentingnya di tingkat pengurusan atasan. Sebaliknya kemahiran konsep menjadi semakin bertambah penting apabila pangkat kita meningkat.

Huraian ringkas tentang peranan-peranan ini menunjukkan bahawa para pengurus mestilah sering ‘menukarkan peranannya’ dan mestilah cepat bertindak memainkan sesuatu peranan yang diperlukan pada masa-masa tertentu. Keupayaan memahami peranan tertentu yang patut dimainkan dan dapat pula menukarkan peranannya dengan mudah adalah ukuran tentang seseorang pengurus yang berkesan. Kemahiran manusia pula amat penting di semua tingkat organisasi. Ini kerana setiap pengurus terpaksa menyempurnakan kerja mereka melalui orang lain. Kemahiran teknik atau kemahiran konsep yang tinggi tidaklah begitu berfaedah jika mereka tidak dapat menggunakannya untuk menggalakkan dan mempengaruhi anggota organisasi yang lain.

Proses Pengurusan

Sesuatu bidang yang kompleks seperti pengurusan lebih mudah difahami apabila dihuraikan bahagian-bahagian yang terlibat secara berasingan, atau fungsi, yang membentuk satu proses keseluruhan. Jenis huraian ini yang dikenali sebagai model ialah suatu pemudahan daripada keadaan yang sebenar yang digunakan untuk menyampaikan pertalian-pertalian yang kompleks dengan cara yang mudah difahami. Model tentang pengurusan ini telah dicipta pada penghujung abad yang ke-19 (Stoner, 1989).

Terdapat empat fungsi pengurusan yang utama iaitu perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan. Berikut adalah penjelasan tentang set aktiviti yang dilakukan oleh pengurus yang meliputi aspek-aspek tersebut yang akan diterangkan secara terperinci dan dikaitkan dengan pengurusan mata pelajaran pendidikan seni visual:

Perancangan

Perancangan adalah satu proses menetapkan matlamat dan menentukan arah tindakan mereka, membentuk prosedur dan peraturan, membentuk rancangan, dan membuat peramalan masa depan. Tindakan mereka biasanya digerakkan berdasarkan suatu kaedah,

rancangan, atau logik, bukannya firasat. Secara ringkasnya, perancangan adalah proses menetapkan matlamat bagi prestasi organisasi pada masa hadapan dan menetapkan tugas-tugas serta sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat tersebut.

Perancangan merupakan persiapan awal bagi mengenal pasti dan menyelaraskan usaha-usaha untuk mencapai sesuatu matlamat organisasi secara sistematik. Ia merangkumi proses penentuan matlamat serta pemilihan tindakan untuk mencapai matlamat itu. Antara kepentingan dan faedah perancangan adalah seperti berikut:

a. mendorong pemimpin untuk berfikir jauh ke hadapan;b. melicinkan usaha ke arah pencapaian matlamat;c. menjamin ketekalan dalam proses membuat keputusan;d. merangsang usaha dan memberi motivasi kepada staf, dane. menjadi asas kepada proses pengawalan.

Rasional Perancangan

Setiap perancangan memerlukan suatu rasional yang kuat dan logik. Bagi menentukan rasional itu, seseorang pemimpin perlu mengetahui keadaan sebenar tentang bidang pengurusan yang memerlukan perancangan dan perancangan semula. Apakah masalah atau kelemahan yang terdapat dalam sistem sekarang? Sejauh manakah ia telah terpesong daripada matlamat asal organisasi? Kajian boleh dibuat melalui kaedah pemerhatian, pencerapan, temu bual dan perbincangan dengan guru-guru. Misalnya, kelemahan pengajaran-pembelajaran dapat dikesan menerusi latihan harian atau mingguan, ujian bulanan, perbincangan dengan guru mata pelajaran dan juga pelajar, atau analisis keputusan peperiksaan awam.

Rasional perancangan perlu memberi suatu gambaran mengenai profil dan struktur bidang pengurusan atau aspek yang hendak dikaji. Kekuatan, kelemahan, peluang dan kekangan di dalam bidang atau aspek berkenaan diselidiki dengan teliti untuk mengetahui punca masalah dan implikasinya. Di sinilah masalah-masalah disenaraikan untuk disedari dan difikirkan oleh setiap ahli dalam organisasi. Ia menjadi fokus dalam menentukan matlamat atau objektif baru organisasi untuk membawa pembaharuan secara sistematik dan seterusnya meningkatkan prestasi sesebuah organisasi. Unjuran-unjuran kemajuan dibuat dengan andaian bahawa sesuatu masalah dapat diselesaikan dengan tindakan tertentu.

Proses Perancangan

Dalam usaha mewujudkan satu iklim dan budaya yang boleh mempertingkatkan keberkesanan pengurusan seni dan prestasi sekolah, pengetua dan guru-guru perlu memastikan setiap staf memahami matlamat organisasi, melibatkan diri dalam menentukan objektif dan memilih tindakan untuk bergerak ke arah pencapaian matlamat sekolah.

a. Visi dan Misi OrganisasiSesebuah organisasi perlu mempunyai visi dan misi. Organisasi yang tidak mempunyai visi adalah ibarat pelayaran tanpa haluan. Pernyataan visi bukan berkaitan dengan apa yang organisasi ada tetapi apa yang organisasi ingin capai pada masa akan datang. Visi sesebuah

organisasi harus mengambil kira status semasa organisasi. Status tersebut digunakan untuk menunjukkan apa yang ada dalam organisasi tersebut. Ini meliputi sumber manusia, kedudukan kewangan, kemudahan infrastruktur dan persekitaran.

Bagi sesebuah sekolah, visinya ialah gambaran tentang masa depannya dalam jangka tertentu, umpamanya tiga tahun, lima tahun atau 10 tahun. Visi ini penting dalam menggubal polisi dan perancangan tentang saiz sekolah, kualiti program kurikulum dan kokurikulum, perkembangan kemudahan fizikal, teknologi dan budaya sekolah, mengambil kira arah tujuan pengurusan, matlamat pendidikan negara, perkembangan sosioekonomi, politik, alam sekeliling dan negara. Visi sekolah juga harus mengambil kira visi Kemeterian Pendidikan Malaysia. Mesyuarat Susulan Jemaah Menteri Bil.7 / 2013 yang diadakan pada 27 September 2013 telah membuat pemilihan visi dan misi Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) yang baru iaitu, "Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera"

Selain daripada visi, setiap organisasi perlu mempunyai suatu misi yang jelas. Walaupun pernyataan visi dan misi kelihatan hampir sama, tetapi ada titik perbezaan di antara kedua-duanya. Sesuatu pernyataan misi lebih prihatin dengan matlamat keseluruhan organisasi. Pernyataan misi mengekalkan kualiti tertentu atau sifat sesebuah organisasi. Kementerian Pendidikan Malaysia mempunyai misi untuk “Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara". Misi adalah satu pernyataan umum berkaitan dengan hasrat pencapaian jangka panjang, iaitu visi. Bagi sesebuah sekolah, misinya harus selari dengan misi Kementerian Pendidikan Malaysia juga. Misalnya, menjadikan sekolah ABC sebagai sekolah yang terkemuka dan memperoleh pencapaian cemerlang dalam kurikulum, kokurikulum dan sahsiah diri. Keempat-empat kecemerlangan yang ingin dicapai ini mempunyai kaitan untuk melestarikan sistem pendidikan berkualiti melalui pembangunan potensi setiap individu, sama ada guru, pelajar mahupun kaki tangan bukan akademik.

Setiap visi dan misi sesebuah organisasi, khususnya organisasi pendidikan tidak dapat lari daripada membentuk visi dan misi yang selari dengan visi dan misi badan induk yang mengawal organisasi tersebut. Sekolah-sekolah misalnya harus mematuhi Pelan Induk Pendidikan Negara (PIPP) sebagai wadah untuk pembentukan visi dan misi.

b. Penentuan Matlamat dan ObjektifMatlamat sesebuah organisasi boleh dicapai melalui penggubalan objektif-objektif yang jelas. Matlamat pendidikan negara telah digariskan oleh Kementerian Pendidikan dengan berpandukan Falsafah Pendidikan Kebangsaan dan berfungsi di bawah Akta Pendidikan. Walau bagaimanapun, sesebuah sekolah masih perlu menentukan matlamat sendiri. Demikianlah juga dengan panitia, perlu menentukan matlamatnya dengan jelas dan didasarkan matlamat Falsafah Pendidikan Kebangsaan serta matlamat sekolah yang mana panitia berkenaan berada. Matlamat panitia perlulah mendokong misi dan visi sekolah. Semua ahli dalam panitia perlu memainkan peranan untuk merealisasikan matlamat berkenaan.

Rajah 1-2 menunjukkan satu model di dalam proses membuat perancangan.

A. Visi dan Misi Organisasi Saiz dan perkembangan Matlamat baru Kualiti Program Hasrat Masyarakat dan Negara

F. Pemilihan Tindakan: Apakah tindakan yang paling baik? Sesi sumbangsaran.

DasarPolisi &Falsafah

Pendidikan

Matlamat SekolahObjektif Jawatankuasa/

Unit/Jabatan/Panitia

Objektif Pengajaran Pembelajaran

Kementerian Pelajaran Malaysia

Sekolah

Jawatankuasa /UnitJabatan/Panitia

Staf Sekolah

Rajah 1-3 menunjukkan hierarki dalam menentukan matlamat dan objektif sesebuah organisasi.Jelas bahawa matlamat sesuatu panitia perlulah difahami dan disedari oleh semua ahli panitia supaya apa yang dirancangkan boleh menjadi kenyataan. Matlamat panitia yang kabur dan dalam bentuk teori sahaja tidak akan mencapai kejayaan.

Dalam membentuk objektif, elemen-elemen SMART perlulah diambilkira:a. Specific: Sesuatu objektif hendaklah khusus, jelas, tepat, ringkas dan tidak

menimbulkan keraguan;b. Measurable: Dapat diukur. Kayu ukur juga mestilah tepat.c. Attainable: Dapat dicapai dan ada kemampuan melaksanakannya; bersesuaian

dengan dasar, falsafah dan prosedur kementerian dan selari dengan matlamat

Rajah 1-3: Hierarki Penentuan Objektif

B. Rasional Perancangan Keadaan kini Pernyataan Masalah, Jurang. Apakah yang perlu berubah? Bagaimana? Bila?C. Penentuan Matlamat dan Objektif: Ke manakah arah tujuan? Matlamat dan falsafah pendidikan negara. Hierarki penentuan objektif.

D. Pengenalpastian Strategi Pelaksanaan: Apakah tindakan untuk mencapai objektif/matlamat? Adakah cara-cara lain?

e. Penilaian Tindakan: Menilai tindakan berasaskan pengalaman, eksperimentasi dan penyelidikan.

G. Penggubalan Rancangan Penglibatan semua lapisan serta masyarakat sekolah. Rancangan jangka panjang. Rancangan jangka pendek. Proses untuk mengendalikan projek/ program. Pengumpulan data. Rancangan kontigensi.H. Pengawalan proses & Penempatan Piawai: Mengawal tindakan & hasilan untuk menepati objektif/ matlamat. Ukuran piawai ditentukan.

I. Perancangan Semula Tindakan pembetulan. Jika kurang berjaya, rancang semula.

Rajah 1-2: Model Proses Perancangan

sekolah;d. Reasonable: Menarik dan dapat memotivasikan; dane. Time-bound: Mempunyai tempoh masa tertentu, biasanya satu tahun.

SMART telah wujud sejak tahun 1960-an dan digunakan oleh organisasi untuk mewujudkan objektif yang berkesan dan boleh dilihat pencapaiannya. Sering kali kita melihat objektif yang ditetapkan terlalu umum dan kita tidak dapat mengetahui sama ada telah tercapai ataupun tidak objektif yang ditetapkan. Seering kali apabila kita membuat post-mortem, kita dapati bahawa dalam analisis akhir sangat sedikit telah dicapai ataupun tidak dicapai langsung. Lebih teruk jika kita hanya mengandaikan telah mencapai objektif yang dirancang untuk menyedapkan hati kita. Pengurusan yang cekap dan berkesan tidak hanya menggunakan emosi dan intuisi semata-mata tetapi sebaliknya mempunyai mekanisme yang tertentu untuk mengukur dan melihat pencapaian kita. Rajah 1-4 menunjukkan suatu proses perancangan menerusi hierarki atau lapisan objektif untuk menuju kepada matlamat panitia.

6.0 Mengenal pasti Strategi PelaksanaanSetelah matlamat dan objektif perancangan ditentukan, ketua panitia berserta jawatan kuasanya perlu mengenal pasti strategi untuk melaksanakan program bagi meningkatkan prestasi dalam sesuatu bidang pengurusan panitia.Strategi pelaksanaan adalah tindakan atau langkah yang perlu diambil untuk mengatasi masalah atau kelemahan. Setiap masalah dan kelemahan dalam bidang pengurusan panitia dapat diatasi dengan tindakan yang betul. Walau bagaimanapun terdapat kekangan yang di luar bidang kuasa panitia atau sekolah dan hanya dapat diatasi dengan kerjasama pihak Pejabat Pendidikan Daerah atau Jabatan Pendidikan Negeri.

Bagi mengatasi sesuatu masalah atau kelemahan, mungkin ada pelbagai tindakan untuk dipilih. Semasa mengenal pasti tindakan, beberapa pilihan perlu difikirkan supaya tidak bergantung kepada satu cara semata-mata untuk menyelesaikan masalah. Salah satu daripada langkah untuk mengenal pasti sesuatu masalah ataupun kelemahan ialah menggunakan Analisis S.W.O.T (Strengths, Weaknessess, Opportunities, Threats).

Proses pelaksanaan

Rajah 1-4: Proses Perancangan Menerusi Hierarki Penentuan Objektif

Output ( Matlamat )

1. Pengurusan yang cekap dan berkesan.

2. Program-program yang bermutu

3. Budaya sekolah yang memberangsangkan

4. Staf yang berdedikasi5. Pelajar-pelajar yang

bermotivasi.6. Prestasi yang

cemerlang.

Input

1. Kemudahan fizikal2. Tenaga pengajar3. Kemahiran pengurusan4. Potensi pelajar5. Dasar kurikulum6. Teknologi7. Kewangan8. Masyarakat

Proses Perancangan

Hierarki penentuan Objektif/Matlamat

Eksperimentasi

Bagaimana memilih di antara tindakan-tindakan

Penyelidikan

Bergantung kepada pengalaman Pemilihan ditetapkan

Rajah 1-5 menunjukkan objektif dan strategi dalam mengatasi kelemahan dalam bidang mata pelajaran Pendidikan Seni Visual. Usaha untuk mengenal pasti tindakan-tindakan yang akan diambil perlulah dikendalikan secara bersepadu oleh setiap ahli dalam organisasi.

7.0 Pelan Tindakan-TindakanSetelah tindakan-tindakan untuk mengatasi sesuatu masalah dikenalpasti, sampailah masanya bagi pihak panitia mengkaji dan menilai setiap tindakan itu berasaskan kepada matlamat sesuatu program atau projek.Penilaian terhadap tindakan-tindakan adalah penting untuk memilih tindakan atau pendekatan yang paling sesuai bagi membina sesuatu projek atau mengatasi sesuatu kelemahan dalam program yang sedia ada. Tiga pendekatan (Rajah 1-6) untuk menilai tindakan-tindakan di peringkat panitia adalah:

a. kaedah yang bergantung kepada pengalaman profesional;b. eksperimentasi; danc. penyelidikan

Kebanyakan proses penilaian terhadap tindakan dibuat dengan berasaskan pengalaman profesional. Rujukan kepada rekod projek yang berjaya pada masa lepas serta membuat penyesuaian untuk keadaan baru adalah perlu dan penting dalam menjamin kejayaan sesuatu program yang hendak dilaksanakan. Sesi sumbangsaran dengan ahli-ahli terutama yang berpengalaman akan dapat membantu ketua panitia memperoleh idea-idea baru. Sumber rujukan dan pakar runding dari agensi luar sekolah, seperti Guru Sumber Daerah, Pegawai-pegawai Pendidikan Daerah patut digunakan.

Rajah 1-5: Objektif dan Strategi dalam Meningkatkan Pencapaian Mata Pelajaran Pendidikan Seni Visual di Peringkat SPM

KelemahanPencapaian dalam

mata pelajaran pendidikan seni

visual di peringkat SPM adalah rendah

ObjektifMencapai 100%

kelulusan dengan kepujian dalam SPM

dalam tempoh 5 tahun

Tindakan-tindakan1. Mengadakan program

khas kecemerlangan pada setiap tahun.

2. Membuat program intensif mingguan.

3. Memperbaiki dan meningkatkan mutu P&P.

4. Mengadakan pertandingan akademik

5. Menjalankan kursus-kursus dlaman kepada guru-guru berkenaan.

Eksperimentasi adalah kaedah menguji kaji atau mencuba sesuatu pendekatan yang baru serta membuat pemerhatian tentang kemajuan dan kesesuaiannya sebelum penggunaannya sebagai tindakan dikekalkan. Dalam bidang pedagogi, misalnya, pelajar disuruh menyediakan satu soalan tentang topik pelajaran untuk dikemukakan dif kelas dengan tujuan untuk menggalakkan penyertaan pelajar yang biasanya pasif. Dalam kokurikulum, pelajar dikehendaki mencatat penyertaannya dalam kegiatan mingguan Kelab Seni Lukis di dalam buku kemajuan kokurikulum untuk dinilai oleh guru tingkatan dengan tujuan untuk meningkatkan peratusan kehadirannya dalam kegiatan luar bilik darjah. Eksperimen seperti ini boleh diadakan di beberapa kelas untuk sesuatu tempoh masa. Sekiranya ia didapati berkesan, ia boleh digunakan sebagai suatu tindakan untuk menyelesaikan masalah yang timbul.Penyelidikan yang berbentuk Kajian Tindakan merupakan kaedah yang lebih saintifik dan mencabar, akan tetapi memerlukan kepakaran profesional dan teknologi. Contohnya, panitia boleh membuat penyelidikan tentang dua pendekatan pedagogi dalam pengajaran bidang grafik di Tingkatan Dua:

a. mengajar grafik dengan menggunakan alat bantu mengajar biasa; danb. mengajar grafik dengan menggunakan komputer.Dua kumpulan pelajar dipilih untuk penyelidikan ini. Mereka diberi pra-ujian sebelum

kajian dan pos-ujian selepas kajian dalam tempoh masa yang tertentu. Hasil pencapaian setiap kumpulan pelajar selepas pos-ujian mungkin akan menentukan satu tindakan adalah lebih berkesan daripada yang lain.Selain daripada kajian tindakan, penyelidikan yang dilakukan di institusi-institusi pendidikan tinggi dan yang disiarkan di dalam jurnal-jurnal boleh membantu panitia dalam menggunakan asas-asas tertentu untuk menilai tindakan-tindakan secara profesional.

8. Pemilihan Tindakan Yang Paling SesuaiSetelah tindakan-tindakan diperiksa dan dinilai, langkah berikutnya adalah memilih tindakan yang terbaik atau paling sesuai untuk melaksanakan sesuatu program atau projek. Ada kalanya lebih daripada satu tindakan diperlukan untuk menjamin keberkesanan pelaksanaan sesuatu projek atau program panitia.Dalam memilih tindakan, pihak panitia perlu menyedari implikasi pemilihan sesuatu tindakan itu terhadap perkara-perkara seperti berikut:

a. kesan terhadap guru dan pelajar;b. perubahan-perubahan yang mungkin berlaku;c. kemampuan kewangan, kemudahan, tenaga dan teknologi; dan

d. pencapaian matlamat asal.

9. Penggubalan RancanganSetelah memilih tindakan, pihak panitia melangkah ke peringkat menggubal rancangan induk atau menyediakan buku biru panitia. Penyediaan rancangan perlu melibatkan semua peringkat ahli atau lapisan dalam organisasi. Misalnya perancangan jawatankuasa induk panitia haruslah disokong oleh perancangan Kelab Seni Lukis dan lain-lain komponen. Demikian juga, perancangan kegiatan kokurikulum perlu disokong oleh perancangan jawatankuasa induk panitia dan lain-lain yang ada hubungkait.Penggubalan rancangan perlu merangkumi perancangan jangka panjang (misalnya lima tahun) dan perancangan jangka pendek (misalnya satu tahun). Perancangan jangka panjang mempunyai suatu matlamat tertentu, contohnya; pencapaian 100% dalam peperiksaan SPM bagi mata pelajaran Pendidikan Seni Visual dalam tempoh lima tahun. Rancangan jangka pendek mempunyai satu siri objektif dalam mencapai matlamat akhir bagi rancangan jangka panjang. Misalnya pelajar dari Tingkatan 1 dibimbing secara beransur-ansur dalam tempoh lima tahun.

Dalam alam pendidikan, suatu projek, biasanya, adalah rancangan jangka panjang dan program adalah rancangan jangka pendek. Suatu projek mungkin mengandungi beberapa program. Sesuatu program mungkin mempunyai pelbagai kegiatan. Misalnya rancangan lima tahun untuk mencapai 100% kelulusan dengan kepujian mata pelajaran Pendidikan Seni Visual dalam peperiksaan SPM merupakan suatu projek jangka panjang. Di bawah projek itu, didapati lima program tahunan yang semuanya menuju kepada pencapaian matlamat projek berkenaan. Di bawah setiap program, mungkin ada beberapa kegiatan seperti kelas bimbingan/tambahan bagi pelajar dan pengelolaan bahan sumber. Bagi rancangan jangka pendek atau program, pihak sekolah perlu menyediakan takwim kegiatan untuk melaksanakan program itu secara sistematis untuk menjamin kejayaannya. Untuk menggubal sesuatu rancangan, amalan mengumpul data dan maklumat yang berkaitan dengan projek atau program adalah sangat penting kerana ia akan dapat membantu pihak panitia mengesan masalah atau kelemahan bidang secara terperinci supaya tindakan yang wajar dapat diambil untuk mengatasinya.

Setengah-setengah rancangan bergantung kepada peruntukan kewangan semata-mata dan memerlukan anggaran belanjawan yang terperinci. Contohnya, projek seperti kemudahan fizikal, kelengkapan studio, pembekalan bahan, alat dan teknologi. Rancangan belanjawan yang didasarkan kepada keutamaan keperluan panitia hendaklah disediakan.Rancangan luar duga “kontingensi” mungkin perlu disediakan bagi sesuatu projek atau program yang menghadapi kekangan seperti kewangan dan teknologi khas. Rancangan kontingensi ini merupakan suatu rancangan pilihan atau gantian. Sekiranya kekangan dapat diatasi dalam tempoh tertentu, ada kemungkinan rancangan asal dapat dilaksanakan.Suatu senarai semak perlu disediakan untuk memastikan perancangan disediakan dengan berpandu kepada misi dan wawasan asal, rasional, matlamat yang ditentukan dan tindakan-tindakan yang dipilih untuk melaksanakannya.

10. Pengawalan Proses Perancangan dan Penetapan PiawaiPerancangan dan pengawalan merupakan dua fungsi pengurusan yang saling berkaitan. Perancangan tidak mungkin dapat dilakukan dengan jayanya tanpa kawalan yang sistematis.

Proses pengawalan akan dapat menyelenggarakan mutu dan menetapkan piawai yang dikehendaki. Rajah 1-7 menunjukkan perhubungan di antara proses perancangan dan pengawalan. Jelas di sini kawalan berperanan untuk: -

a. menetapkan piawai;b. mengukur prestasi/produktiviti berbanding dengan piawai;c. membetulkan varian; dand. memberi isyarat untuk merancang semula.

10.1 Tidak dapat dinafikan bahawa sistem pengawalan diwujudkan untuk menjamin kejayaan dalam melaksanakan sesuatu projek atau program. Proses pengawalan merangkumi proses menilai perkembangan dalam pelaksanaan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan serta membetulkan varian yang mungkin berlaku. Sekiranya terdapat sebarang kesilapan, tindakan pembetulan perlu diambil. Hanya setelah pembetulan dilakukan, barulah proses pelaksanaan diteruskan. Jika pelaksanaan tidak berjaya, segalanya akan kembali kepada proses perancangan semula.

2. Pengorganisasian bermaksud bahawa para pengurus menyelaraskan sumber-sumber tenaga manusia dan bahan organisasi melalui pembahagian tugas-tugas, pengumpulan tugas-tugas dan pengagihan sumber-sumber. Ia juga boleh ditafsirkan sebagai proses mengenal pasti kerjap-kerja yang perlu dilakukan, melantik seseorang untuk melaksanakannya, membentuk jawatankuasa, membuat delegasi autoriti kepada subordinat, membentuk arahan kerja (saluran autoriti dan komunikasi) dan menyelaras tugas subordinat. Keberkesanan sesebuah organisasi itu bukan bergantung kepada keupayaannya menentukan penggunaan segala sumber ini bagi mencapai matlamatnya. Sesebuah organisasi itu akan menjadi lebih efektif hanya jika kerja-kerjanya lebih bersepadu dan selaras. Sebahagian daripada tugas seorang pengurus ialah mewujudkan keselarasan ini.3. Kepimpinan menghuraikan bagaimana para pengurus mengarah dan mempengaruhi para subordinat serta bertindak supaya mereka melakukan tugas-tugas yang perlu. Dengan mewujudkan suatu suasana kerja yang sesuai, para pengurus membantu subordinat supaya memberikan khidmat yang sebaik-baiknya. Pengurus juga berperanan membentuk budaya kerja, menguruskan konflik dan komunikasi serta mengekalkan moral.4. Pengawalan merupakan proses pengurusan yang merujuk kepada penetapan piawaian ataupun standard), membandingkan prestasi sebenar dengan piawaian dan mengambil tindakan pembetulan apabila perlu. Ia lebih bertumpu kepada usaha pengurus memastikan organisasi bergerak ke arah pencapaian matlamatnya. Sekiranya sebahagian daripada

Rancangan Semula

Tindakan pembetulan

Kawalan:Membanding hasil

dengan piawaiPelaksanaanPerancangan

Rajah 1-7: Perhubungan Antara Perancangan dan Pengawalan

organisasi bergerak mengikut arah yang salah, para pengurus akan mencari puncanya dan membetulkan arah haluannya.

Prestasi Pengurusan

Kejayaan sesebuah organisasi mencapai objektif-objektifnya dan memenuhi keperluan masyarakat bergantung kepada had kecekapan para pengurus organisasi melaksanakan tugas-tugas mereka. Prestasi organisasi sebagai satu kumpulan adalah faktor utama yang menentukan prestasi sebuah masyarakat atau negara.Peter Drucker (1967), menegaskan bahawa prestasi seseorang pengurus boleh diukur berdasarkan dua konsep: kecekapan dan keberkesanan. Menurut beliau, kecekapan bererti melakukan kerja-kerja dengan betul, dan keberkesanan bermaksud membuat perkara yang betul. Kecekapan, iaitu kebolehan melakukan sesuatu kerja dengan betul, adalah satu konsep “input-output”. Pengurus yang cekap ialah seseorang yang mengeluarkan output, atau hasil yang setimpal dengan input (tenaga buruh, bahan, dan masa) yang digunakan untuk mencapai output tersebut. Para pengurus dikira telah bertindak dengan cekap sekiranya mereka dapat mengurangkan kos sumber-sumber yang digunakan untuk mencapai matlamat mereka. Keberkesanan pula bermaksud kebolehan memilih objektif-objektif yang sesuai. Pengurus yang berkesan ataupun efektif ialah seseorang yang memilih perkara-perkara yang betul untuk disempurnakan. Sesungguhnya keberkesanan sesuatu tindakan itu tidak dapat ditukar ganti walaupun dengan tahap kecekapan yang tinggi. Tanggung jawab seseorang pengurus itu berkehendakkan prestasi yang dinilai sebagai cekap dan berkesan. Sungguhpun kecekapan dianggap penting, tetapi keberkesanan adalah sesuatu yang kritis. Menurut Drucker (1967), keberkesanan merupakan kunci bagi kejayaan sesebuah organisasi.

Pengurusan pendidikan, pentadbiran dan kepimpinan merupakan topik hangat yang dibincangkan sama ada dalam bidang teori, amalan dan penyelidikan. Pengurusan pendidikan adalah suatu bidang kajian dan amalan yang berkaitan operasi organisasi pendidikan. Pengurusan pendidikan lahir kerana keperluan untuk mencapai matlamat organisasi pendidikan. Sehubungan itu, Sharma (2009, p. 1) berpendapat bahawa “These purposes or goals provide the crucial sense of direction to underpin the management of educational institutions”. Ini bermakna bahawa matlamat organisasi menjadi jantung kepada pengurusan pendidikan. Matlamat organisasi pula dipengaruhi oleh persekitaran luaran.

Pengurusan, Pentadbiran dan Kepimpinan Pendidikan

Konsep pengurusan bertindan dengan dua istilah yang sama, iaitu pentadbiran dan kepimpinan. Istilah “Pengurusan” digunapakai secara meluas di negara-negara seperti United Kingdom, Eropah dan Afrika. Manakala istilah “Pentadbiran” menjadi pilihan di Amerika, Kanada dan Australia (Bush & Bell, 2005; Sharma, 2009). Istilah “Kepimpinan” pula merupakan istilah yang kerap digunakan pada masa kini di kebanyakan negara-negara maju.

Bush dan Bell (2005) memilih menggunakan istilah pengurusan kerana ia menggambarkan aktiviti yang lebih luas dalam menjalankan organisasi pendidikan yang berjaya.

Pengurusan pendidikan merupakan suatu bidang yang diadaptasi daripada bidang industri, khususnya di Amerika. Pada peringkat awal bidang ini diperkenalkan, teori-teori yang digunakan diambil daripada teori-teori pengurusan yang disesuaikan dengan pengurusan pendidikan. Walau bagaimanapun, apabila bidang pengurusan pendidikan semakin mantap, sarjana dalam bidang ini mula menghasilkan teori-teori alternatif yang dihasilkan melalui pemerhatian dan pengalaman mereka di sekolah-sekolah ataupun institusi pengajian tinggi.

RUJUKAN

Bush, T., & Bell, L. (2005). The principles and practice of educational management. Thousand Oaks, CA: Sage Publications.

Daft, R. L. (2012). Management (10th ed.). Mason, OH: Cengage Learning.Follett, M. P. (1918). The new state: Group organization as the solution of popular government. New

York: Longmans, Green and Co.Katz, R. L. (2009). Skills of an effective administrator. Boston, MA: Harvard Business School Publishing

Corporation.Sabrautzki, S. (2010). Strategies, mission, vision, goals. Norderstedt, Germany: Druck und Bindung.Saxena, P. K. (2009). Principles of management: A modern approach. Delhi: Global India Publications.Sharma, S. L. (2009). Educational management: A unified approach of education. New Delhi: Global India

Publications.Witzel, M. (2004). Management: The basics. New York: Routledge.