BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Benang merah yang diupayakan tampak dalam seluruh pembahasan tentang sistem informasi manajemen dalam materi ini adalah bahwa informasi sebagai salah saturesourceorganisasi mutlak diperlukan oleh setiap jenis organisasi guna mendukung keseluruhan proses manajerial dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Secara implisit pertanyaan di atas berarti bahwa aplikasi terpenting dari informasi tersebut adalah untuk pengambilan keputusan oleh para manajer yang menduduki berbagai eselon jabatan pimpinan dalam organisasi.Seperti dimaklumi, agar supaya informasi sebagairesourceorganisasi bermanfaat dalam proses manajemen, informasi tersebut harus memiliki ciri kemutakhiran, kelengkapan, akurasi, keandalan, dapat dipercaya serta tersimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri jika diperlukan. Informasi yang memiliki cirri-ciri tersebut akan sangat mendukung pengambilan keputusan yang tepat, rasional, dan cepat serta tidak lagi didasarkan hanya pada intuisi dan pengalaman meskipun kedua hal itu tetap mempunyai tempat dalam proses pengambilan keputusan. Dengan perkataan lain, informasi yang memenuhi persyaratan di atas akan memainkan peranan penting dalam peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja suatu organisasi.Jelaslah bahwa agar informasi yang tersedia memenuhi cirri-ciri tersebut, sistem pengolahan data dalam organisasi tidak hanya harus berlangsung dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang setinggi mungkin, akan tetapi juga harus sedemikian rupa sehingga sistem tersebut benar-benar mampu memberikan dukungan yang diperlukan dan memang diharapkan.

1.2 Rumusan Masalah

BAB II

PEMBAHASAN

Sehubungan dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat itu, tujuh hal mutlak mendapat perhatian para pemakainya. Pertama: berbagai kategori komputer yang terdapat di pasaran ternyata memungkinkan para pengguna memilih jenis komputer yang sesuai dengan kebutuhannya. Kedua : kemampuan komputer dewasa ini semakin besar dan cara bekerjanya pun lebih cepat dibandingkan dengan komputer pada dekade tujuh puluhan misalnya. Jika di masa lalu aplikasi komputer terbatas pada bidang keuangan, akunting dan dokumen kepegawaian, khususnya pengolahan data tentang upah dan gaji, dengan teknologi yang makin canggih dimungkinkan aplikasi yang semakin beraneka ragam seperti perhitungan yang sangat rumit, peluncuran satelit, pengiriman manusia ke angkasa luar dan banyak lagi aplikasi lainnya. Ketiga : berbeda dengan situasi di masa lalu di mana para pengambil keputusan dihadapkan kepada kelangkaan informasi, dewasa ini para pengambil keputusan tersebut ada kalanya memiliki terlalu banyak informasi. Situasi demikian bisa terjadi karena dua faktor penyebab, yaitu: (a) Kecepatan komputer yang dimiliki perusahaan demikian tingginya sehingga dalam waktu yang sangat singkat banyak informasi yang bisa dihasilkan. (b) bawahan para pengambil keputusan itu-yang juga terlibat dalam pengolahan informasi-mengambil sikap bahwa lebih baik menyampaikan sebanyak mungkin informasi kepada atasan dan biarlah atasan yang memutuskan informasi mana yang akan digunakannya dan mana yang tidak. Keempat : karena perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat, usia satu generasi komputer ternyata semakin pendek. Meskipun harga komputer relatif makin murah, singkatnya usia satu generasi komputer harus menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam pengadaanya. Kelima : dalam dunia informasi terdapat akronim GIGO-singkatan dari kata-kata Garbage In, Garbage Out yang berarti bahwa jika sampah yang masuk, sampah juga yang keluar. Berarti bahwa mutu informasi yang dihasilkan oleh kegiatan pengolahan data sangat bergantung pada mutu data yang tidak mampu mengubah data dengan mutu yang rendah menjadi informasi yang bermutu tinggi. Keenam : Ternyata teknologi informasi yang makin canggih dibarengi oleh penggunaannya yang relatif makin mudah-yang dalam dunia pengolahan data disebut user friendly-sehingga makin banyak orang dalam perusahaan yang terlibat dalam pengolahan data. Ketujuh : telah terjadi perkawinan antara teknologi informasi dengan teknologi komunikasi. Perkawinan itu melahirkan alat-alat baru seperti faksimil dan teleks yang dalam banyak perusahaan berakibat pada cara-cara baru dalam penyelesaian pekerjaan seseorang. Jelas bahwa karena implikasinya yang sangat luas dan dampaknya yang sangat kuat terhadap cara pengelolan bisnis, dituntut penanganan informasi yang tidak saja harus efisien, tetapi juga efektif dalam arti benar-benar mendukung peningkatan kinerja, baik dalam arti individual, kelompok kerja, bidang fungsional, satuan bisnis yang ditangani dan organisasi sebagai keseluruhan.

2.1 Sepintas Kilas Tentang Pengolahan DataSehubungan dengan pernyatan di atas bahwa kearifan konvensional tentang pengolahan data yaitu secara manual bagi perusahaan kecil, secara mekanik bagi perusahaan sedang dan secara elektronik bagi perusahaan besar-tidak relevan lagi berkat perkembangan pesat dan berbagai terobosan di bidang teknologi informasi, pembahasan selanjutnya difokuskan pada pengolahan data secara elektronik tanpa ada maksud untuk mengatakan bahwa pengolahan data secara manual atau secara mekanik tidak mempunyai tempat lagi bagi dalam pengeloalaan bisnis. Fokus pembahasan diarahkan pada: pengolahan data, organisasi pengolahan data, perangkat keras pengolahan data dan aplikasi data dalam bisnis dan pemeliharaan sistem.

2.1.1 Pengolahan Data Secara ElektronikMenurut Prof. Dr. Sondang Siagian (2004:253) definisi mengatakan bahwa pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan pengawasan. Hasilnya adalah sejumlah informasi yang memenuhi persyaratan lengkap, mutakhir, dapat dipercaya dan akurat sehingga dapat digunakan sebagai pendukung kegiatan pengambilan keputusan yang efektif.Dari definisi di atas terlihat bahwa langkah pertama dalam pengolahan data adalah pengumpulan data. Data merupakan bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih lanjut agar berubah bentuknya menjadi informasi. Pengguna informasi menuntut tersedianya informasi yang bermutu tinggi. Oleh karena itu, para tenaga pengolahan data harus berupaya agar dalam menjalankan fungsinya, terdapat jaminan bahwa: (a) mutu data yang dikumpulkannya tinggi. (b) relevan dengan kepentingan penggunanya, dan (c) digali dari sumber yang dapat dipercayai, baik internal maupun eksternal, yaitu dengan cara perolehan seketika maupun secara berkala yang dapat bersumber dari semua komponen perusahaan yang bersangkutan.Langkah kedua ialah pengolahan data. Pengolahan data yang dimaksud ialah mengubah bentuk dan makna data menjadi informasi yang bermanfaat dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai proses dalam pengelolaan perusahaan termasuk proses pengambilan keputusan. Yang mempunyai nilai demikian hanyalah informasi. Berarti para pengolah data harus memahami benar perbedaan hakiki antara data dan informasi. Untuk membedakannya, secara umum dapat dirumuskan dengan gaya yang sederhana bahwa suatu hal atau fakta yang hanya mungkin diberikan satu interprestasi adalah informasi. Jika dimuka ditekankan bahwa informasi merupakan alat pendukung dalam proses pengambilan keputusan, maksudnya ialah segala jenis keputusan yang perlu diambil dalam pengelolaan perusahaan, seperti: (a) penentuan tujuan dan berbagai sasaran perusahaan sebagai keseluruhan. (b) penyusunan dan penentuan strategi akbar oleh manajemen puncak. (c) perumusan strategi induk bagi satuan bisnis. (d) perumusan strategi dasar bidang fungsional seperti pembelian, produksi baik dalam arti satu produk sebagai andalan maupun dalam hal diversifikasi produk, pemakaian promosi dan penjualan. (e) strategi operasional. (f) perencanaan, baik jangka panjang, jangka sedang dan jangka pendek. (g) pemilihan tipe dan sturktur organisasi. (h) manajemen sumber daya manusia, mulai dari perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, seleksi, materi orientasi, penempatan pendidikan dan pelatihan, sistem penilaian kerja, sistem imbalan, perencanaan dan pengembangan karier sistem kesehatan dan keselamatan kerja, penentuan bentuk-bentuk dan prosedur pengenaan sanksi disiplin, pemutusan hubungan kerja, pemeliharaan hubungan dengan serikat pekerja hingga pemensiunan. (i) keuangan, akunting dan sebagainya.Langkah ketiga adalah penyimpanan. Luaran pengolahan data berupa informasi harus disimpan sedemikian ruapa sehingga keamanannya terjamin, dan mudah ditelusuri dan diambil apabila tiba waktunya untuk digunakan. Keamanan informasi harus dilihat dari paling sedikit tiga sudut pandang, yaitu: (a) agar jangan sampai jatuh di tangan orang atau pihak yang tidak berhak, seperti pesaing yang mungkin melakukan kegiatan intelijen bisnis. (b) aman terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak sesuai. (c) aman dari berbahaya kebakaran. Hemat biaya yang dimaksud ialah penyimpanan sedemikian rupa sehingga tidak memerlukan ruang yang besar yang dapat berakibat pada biaya pemeliharaan yang tidak sedikit.Langkah keempat ialah pengawasan. Maksudnya ialah agar sistem pengolahan data yang sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh mereka yang bertanggungjawab untuk fungsi tersebut sehingga urutan langkah-langkah yang harus diambil benar-benar ditaati untuk emnghasilkan informasi yang memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukannya.

2.1.2 Organisasi Pengolahan DataMudah memahami apabila dikatakan bahwa banyak cara yang dapat ditempuh dalam menyusun organisasi satuan kerja yang mengolah data. Berbagai cara itu dipengaruhi oleh berbagai faktor, seperti pola sentralisasi, pola desentralisasi, pola pengolahan data yang didistribusikan, komputerisasi oleh pengguna akhir serta integrasi antara komputer pusat (mainframe) dan komputer kecil yang mungkin tersebar luas di lingkungan perusahaan. Bagaimanapun susunan organisasi satuan pengolah data dibuat, premise yang sangat mendasar ialah bahwa pimpinan tertinggi dari satuan kerja itu harus merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premise itu dikatakan sangat mendasar karena pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut: (a) pimpinan tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akses langsung kepada forum pengambilan keputusan stratejik dalam perusahaan. (b) pimpinan tertinggi harus mengetahui latar belakang dan proses pengambilan keputusan agar dia dapat menentukan dukungan informasi apa yang harus diberikannya. (c) agar seluruh jajaran organisasi memahami pentingnya informasi dalam manajemen bisnis yang ditangani oleh perusahaan. (d) agar seluruh jajaran organisasi bersedia memberikan masukan data yang diperlukan untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi. (e) agar perusahaan bersedia melakukan investasi yang diperlukan oleh satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk kepentingan pengadaan perangkat keras, membeli atau mengembangkan sendiri perangkat lunak dan untuk pengembangan tenaga-tenaga spesialis di bidang pengolahan data.Pendekatan sentralisasi. Pada uraian sebelumnya dikatakan bahwa salah satu pendekatan yang dapat digunakan dalam pengolahan data ialah pendekatan sentralisai. Ciri-ciri pengolahan data terpusat yang dapat diamati dalam suatu perusahaan antara lain ialah: adanya satu komputer besar yang berperan selaku pemroses semua data, adanya pangkalan data yang menjadi penentu konfigurasi pengolahan data, pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikan kepada berbagai terminal on-line dan adanya alat pencetak atau printer untuk mencetak luaran berupa informasi di atas kertas dan satuan kerja pengolahan data dengan pekerja otak atau brainware yang biasanya sudsh menempuh pendidikan khusus di bidang informatika sehingga mereka mampu mengelola satuan kerja tersebut dengan efisien dan efektif baik dalam arti operasi komputer, perencanaan sistem informasi, analisis data, pembuatan atau penerapan program yang diciptakan oleh orang lain, pengelolaan pangkalan data dan penggunaan perangkat lunak dan perangkat keras telekomunikasi.Memang tidak dapat disangkal bahwa terdapat keunggulan tertentu jika perusahaan menggunakan pendekatan sentralisasi dalam pengolahan data yang diperlukannya. Pertama: keunggulan dilihat dari segi pembiayaan. Harus diakui bahwa investasi awal atau modal yang harus ditanam besar karena kapasitas pemrosesan berskala besardan pemanfaatan simultan oleh beberapa pemakai pengolahan data. Kedua: pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan pemantauan yang lebih efektif terhadap lingkungan yang dihadapi, baik secara internal dalam perusahaan maupun secara eksternal sehingga berbagai penyesuaian yang diperlukan dengan cepat dapat dilakukan. Ketiga: dengan adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi data dapat lebih terjamin dan duplikasi penyediaan dan penyimpanan data dapat dihindari. Pemutrakhiran data pun lebih mudah dilakukan. Keempat: dengan adanya satu pangkalan data, langkah-langkah pengamanan data dapat diambil dengan mudah, usatu hal yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan data khususnya dan pengelolaan bisnis pada umumnya. Kelima: dengan sentralisasi pengolahan data, perencanaan dan pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahan data dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapat dilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja itu merasa adanya prospek meraih kemajuan dalam berkarya di masa yang akan datang.Namun harus pula disadari bahwa pendekatan sentralisasi bukan tanpa kelemahan, baik yang bersifat teknis, maupun non teknis. Secara teknis kelemahan pendekatan sentralisasi pengolahan data dapat mengambil paling sedikit tiga bentuk, yaitu: (a) waktu yang lama untuk mengembangkan segala bentuk aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen bidang-bidang fungsional sebagai pelaksana tugas pokok maupun sebagai pelaksana tugas penunjang. (b) kesulitan dalam alokasi waktu komputer kepada berbagai komponen perusahaan yang dirasakan adil dan sesuai dengan beban kerja yang harus dipikulnya. (c) timbulnya kesan bahwa dengan pendekatan sentralisasi, para pemilik data merasa kehilangan hak memiliki data yang diperlukannya untuk menyelenggarakan fungsinya karena apabila data tertentu diperlukannya, ia harus meminta dari pusat pengolahan data.Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksud dapat dilihat dari dua sudut pandang. Pertama: dimungkinkan pengolahan atau pemasukan data jarak jauh karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan data melalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini, berkat perkawinan antara teknologi informasi makin banyak jenis dan aplikasinya. Kedua: desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan desentralisasi pola pengambilan dalam perusahaan. Tidak mustahil bahwa manajemen puncak, terutama di lingkungan perusahaan besar yang dewasa ini sering disebut Group, memutuskan untuk mendelegasikan wewenang pengambilan keputusan kepada para manajer satuan bisnis, para manajer bidang fungsional, para manajer cabang dan bahkan para manajer kegiatan operasional. Pendekatan demikian sering digunakan dengan dua pertimbangan utama, yaitu: (a) manajemen puncak menggunakan gaya manajemen yang partisipatif. (b) makin canggihnya teknologi pengolahan data tetap dapat di jamin.

2.1.3 Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendektan Pengolahan yang TerpencarBagi mereka yang sudah biasa membahas organisasi satuan pengolah data elektronik dengan pengolahan yang terpancar, istilah yang mungkin lebih dikenal ialah istilah pengolahan data yang didistribusikan. Pendekatan demikian pada dasarnya berarti bahwa dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan pengolahan data yang diperlukan dalam proses berbagai jenis keputusan digunakan metode penempatan kegiatan berbagai aspek pengolahan data-seperti pengumpulan, pemrosesan dan pengolahannya-pada para pemakai tertentu, seperti pemakai untuk kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan pemasaran, pemakai untuk kepentingan promosi, pemakai untuk kepentingan penjualan, pemakai unutk kepentingan keuangan, pemakai utnuk kepentingan manajemen inventaris, pemakai untuk kepentingan pembelian, pemakai untuk kepentingan wilayah operasi perusahaan yang secara geografis mungkin tersebar luas. Dewasa ini dikenal paling sedikit tiga tipe jaringan. Ada yang bersifat setempat dikenal dengan istilah jaringan wilayah lokal (Local Area Network-LAN), ada yang meliputi wilayah geografis yang luas yang dikenal dengan istilah jaringan wilayah luas (Wide Area Network-WAN), dan jika wilayah yang dicakup adalah satu kota besar, jaringan itu dikenal dengan istilah jaringan wilayah kota metropolitan (Metropolitan Area Network-MAN).Yang menarik dengan pendekatan ini adalah bahwa bentuknya dapat beraneka ragam. Misalnya, manajemen puncak dapat dapat memutuskan bahwa yang dipancarkan hanya terbatas pada pemrosesannya, penyimpanan, danpenelusurannya kembali untuk digunakan siftanya terbatas, yaitu hanya untuk kepentingan spesifik secara lokal. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu, semua dilakukan secara terpusatdan dikendalikan oleh satuan pengolah data pada tingkat perusahaan. Karena itu peranan komunikasi data dalam pendekatan seperti ini menjadi sangat penting. Pendekatan lain ialah dengan pemrosesan data yang berbeda di berbagai tempat. Dalam lingkungan satu perusahaan besar, misalnya, pemrosesan data berdasarkan bidang-bidang fungsional dapat dilakukan di tempat yang berlainan apabila satuan-satuan atau komponen perusahaan tersebar di berbagai tempat. Pendekatan lain ialah dengan pemisahan pemilikan pangkalan data, tetapi para pemilik pangkalan data itu bekerja sama dan berbagai data.Meskipun demikian sebelum mengambil keputusan untuk menggunakan pendekatan ini, ada faktor-faktor yang harus dipertimbangkan. Misalnya karena lokasi yang tersebar luas, untuk mana pengendalian sukar dilakukan, tidak mustahil terjadi pemrosesan data yang sesungguhnya tidak diperlukan dalam menjalankan roda perusahaan.

2.1.4 Pengolahan Data Oleh Pemakai AkhirSeperti telah disinggung pada uraian sebelumnya perkembangan teknologi informasi dalam hal ini komputer berkembang demikian pesatnya sehingga dewasa ini sudah sangat mudah memperoleh komputer dengan konfigurasi yang sangat beraneka ragam. Salah satu perkembangan yang sudah diketahui secara umum ialah adanya Personal Computer yang mudah dipasang di mana pun dan Notebook yang demikian kecil ukurannya dan ringan bobotnya sehingga mudah dibawa kemana-mana. Kenyataanya menunjukkan bahwa komputer yang tergolong mikro ini memiliki ciri-ciri tertentu seperti harga relatif murah, kemampuan yang beraneka ragam, dukungan perangkatlunak pengoperasian yang sederhana akan tetapi menggunakan teknologi canggih.Kehadiran jenis-jenis komputer demikian mempunyai implikasi yang sangat luas terhadap pengelolaan bisnis, tidak hanya yang menyangkut segi-segi teknis pengolahan data, tetapi juga dalam gaya manajerial terutama dalam menentukan pola pengambilan keputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi canggih seperti itu pada umumnya dirasakan menuntut gaya manajerial yang demokratis dalam arti makin banyak mengikutsrrtakan para bawahan dalam pengambilan keputusan, terutama yang menyangkut tugas pekerjaan para bawahan.

2.1.5 Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer KecilUntuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari komputer kecil ke komputer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan kerja pengolah data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis komputer itu. Secara teknis dapat dikatakan bahwa jika pemindahan data yang berlangsung adalah dari komputer kecil ke komputer pusat, proses itu dikenal dengan istilah uploading sedangkan jika pemindahan data dari komputer pusat ke kompuetr kecil yang terjadi, kegiatan itu dikenal dengan istilah Downloading. Jika Uploading yang dilakukan, biasanya yang terjadi ialah bahwa data yang diterima dari komputer kecil masih perlu pengolahan lebih lanjut, karena misalnya komputer kecil tidak memiliki kemampuan untuk mengubah data yang ada pada ingatannya menjadi informasi dalam bentuk yang spesifik diperlukan oleh pihak tertentu dalam perusahaan. Sebaliknya, jika downloading yang dilakukan, biasanya hal itu berarti bahwa informasi dari komputer pusat yang dikirimkan ke komputer kecul sudah siap digunakan untuk kepentingan tertentu.

2.1.6 Pemrosesan Data oleh Pihak KetigaKarena berbagai pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuan keaungan perusahaan dan mahalnya tenaga spesialis di bidang informatika, ada kalanya perusahaan tidak memproses sendiri data yang diperlukannya tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga. Dalam hal demikian perusahaan tetap mempunyai satuan kerja yang menangani informasi, seperti untuk kepentingan penentuan kebijaksanaan aplikasinya dan penyimpanannya. Jika perusahaan memutuskan untuk menyerahkan pemrosesan data kepada suatu perusahaan yang memberikan jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi waktu komputer dengan perusahaan lain dan apa yang sekarang ini dikenal dengan istilah outsourcing. Seperti telah ditekankan pada uraian sebelumnya, sebenarnya pengolahan data oleh pihak ketiga sudah makin berkurang , karena biaya untuk penyediaan perangkat keras, perangkat lunak, dan pekerja otak relatif lebih murah, pemakaian komputer yang makin sederhana maupun karena pertimbangan kerahasiaan dan keamanan informasi yang dihasilkan oleh kegiatan pemrosesan data.

2.1.7 Perangkat Keras Pengolahan Data Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras yang juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut komputer. Kiranya bukan merupakan hal baru apabila dikatakan bahwa komputer adalah mesin elektronik yang menerima dan mengolah data dan menyimpan hasil olahannya berupa informasi yang semuanya dikerjakan berdasarkan instruksi, yang disebut program yang diberikan oleh operator komputer itu. Komputer tidak hanya mampu menerima dan mengolah serta menyimpan data sebagai masukan, tetapi juga menyimpan instruksi yang diberikan sehingga tidak diperlukan lagi campur tangan manusia setiap kali komputer itu disuruh bekerja.Dengan berbagai konfigurasinya, sesungguhnya komputer dapat dikategorikan kepada dua jenis, yaitu komputer dijital dan komputer analog. Komputer dijital bekerja dengan cara menghitung. Angka, huruf, dan simbol yang disajikan sebagai angka-angka diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah dijit biner. Jenis kedua, yaitu komputer analog, mengukur kuantitas elektronik atau fisik secara berlanjut misalnya suhu dan dimensi sesuatu. Jenis komputer yang paling banyak digunakan untuk mengolah data bisnis adalah tipe dijital. Alasan utamanya ialah karena kecepatan bekerja dan akurasi hasilnya dibandingkan dengan jenis analog.Berdasarkan kriteria kecepatan, besarnya otak atau memori dan besaran komputer, dewasa ini dikenal empat kategori komputer, yaitu komputer besar (mainframe), komputer mini, komputer mikro, dan komputer nano.Komputer Besar (Mainframe) dilihat dari segi ukurannya, komputer jenis ini merupakan komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengan kemampuan yang sangat tinggi, sampai jutaan instruksi setiap detik. Disamping itu komputer yang termasuk kategori ini memiliki kemampuan menyimpan (Storage) data atau informasi dalam jumlah yang sangat besar. Jenis komputer ini yang paling tepat digunakan apabila suatu organisasi atau perusahaan memerlukan beraneka ragam informasi. Dengan perkataan lain, komputer ini merupakan pilihan yang paling tepat jika perusahaan memerlukan suatu pangkalan data (data base) dan berbagai jenis jaringan. Salah satu sub kategori komputer besar ialah super komputer yang memiliki kemampuan sangat besar dan kecepatan yang sangat tinggi.Komputer mini, dari namanya sudah terlihat bahwa jenis komputer ini mempunyai ciri-ciri seperti ukurannya yang kecil, kecepatan mengolah data yang relatif lambat, kapasitas penyimpanan data tidak besar dan harganya pun relatif murah. Jenis komputer ini populer di kalangan bisnis karena dengan kemampuannya yang terbatas itu pun komputer mini dapat digunakan untuk (a) pemrosesan dengan pangkalan data, (b) jaringan on-line, (c) aplikasi yang tidak terlalu rumit, dan (d) berperan sebagai pengolah data tunggal dalam perusahaan berskala kecil.Komputer Mikro, dewasa ini terdapat dua jenis komputer mikro, yaitu yang dikenal dengan istilah Personal Computer dan Notebook. Kedua jenis komputer itu sangat populer dan digunakan bukan hanya oleh organisasi atau perusahaan, tetapi juga oleh perseorangan. Kemampuannya memang relatif terbatas, harganya pun dapat dikatakan murah. Namun meskipun demikian, aplikasinya tetap beraneka ragam berkat dukungan berbagai jenis perangkat lunak yang bahkan sudah dipasang dalam komputer tersebut.Komputer Nano, mungkin dapat dikatakan bahwa komputer yang termasuk kategori ini adalah kalkulator yang mengandung muatan teknologi tinggi. Ukurannya sangat kecil dan sering disebut sebagai komputer saku. Penggunaanya pun sangat terbatas, seperti melakukan perhitungan yang tidak rumit oleh pemilik toko eceran atau bahkan untuk menghitung pengeluaran seorang ibu rumah tangga untuk berbagai kepentingan seperti menghitung biaya listrik, belanja mingguan dan sejenisnya.

2.1.8 Aplikasi Data dan Pemeliharaan SistemPara manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan kepada keharusan mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan perusahaan yang dikelolanya. Seperti ditekankan pada uraian sebelumnya, tidak ada satu segi pun dalam dalam manajemen bisnis yang tidak memerlukan pengambilan keputusan. Setiap dan semua jenis keputusan yang harus diambil memerlukan dukungan informasi sebagai hasil olahan data. Dalam manajemen bisnis penggunaannya pengolahan data elektronik umumnya berorientasi pada tersedianya informasi yang mutakhir, lengkap, akurat, dapat dipercaya serta disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dan diambil dari tempat penyimpanannya apabila tiba waktunya untuk digunakan untuk berbagai kepentingan, termasuk pengambilan keputusan dalam berbagai hal seperti untuk pruduksi atau manufaktur, pengadaan inventaris bahan mentah, bahan baku dan suku cadang dan penyimpanannya, pemasaran, promosi, penjualan sistem distribusi produk jadi kepada berbagai pihak seperti distributor, agen, penyalur dan pembeli langsung, keuangan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana kerja-termasuk alat-alat kantor serta penelitian dan pengembangan.Mengenai sarana dan prasarana fisik yang diperlukan, dewasa ini sudah berbeda dibandingkan dengan masa lalu. Artinya, jika suatu perusahaan menggunakan komputer besar sebagai komputer pusat dalam perusahaan, memang diperlukan ruangan komputer khusus dengan penjagaan yang ketat agar tidak sembarang orang boleh memasukinya, suhu yang terkendali dengan penggunaan pengatur suhu udara dan berbagai persyaratan lain, seperti tersedianya alat pembangkit tenaga listrik dari perusahaan listrik terganggu, namun demikian makin meluasnya penggunaan personal komputer dan notebook penyediaan ruang khusus tidak lagi diperlukan karena berbagai jenis komputer mikro itu telah tersebar dimana-mana.Hal-hal yang perlu dikemukakan sepanjang menyangkut perangkat keras ialah berbagai komponennya seperti: (a) unit pemrosesan ssentral yang sering disebut sebagai inti suatu komputer yang berperan sebagai pemroses atau yang melaksanakan instruksi dalam bentuk program. Unit pemrosesan sentral, yang mungkin lebih dikenal dengan akronimnya dalam bahasa Inggris Central Processing Unit (CPU), mengubah data menjadi informasi. CPU mempunyai tiga fungsi yaitu mempunyai tiga fungsi yaitu menyimpan data dan program, melakukan perhitungan aritmatika dan lojik serta mengatur dan mengendalikan aktivitas CPU. Alat-alat memasukan data. Alat-alat inilah yang mengirimkan data dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer ke unit pemrosesan. Bergantung pada konfigurasi komputer, berbagai alat yang termasuk kategori ini adalah papan ketik, mouse, joy stick, light pen, digitizer, alat memasukan suara, alat pembaca kartu, alat pembaca karaktek secara optik, alat pembaca tinta magnetik, magnetic disc drive dan pemutar tape. Alat-alat luaran, alat-alat luaran yang dimaksud adalah berbagai perlengkapan yang berperan membuat informasi sebagai luaran olahan data siap digunakan oleh berbagai pihak dalam perusahaan. Contoh-contoh dari alat-alat luaran ini ialah magnetic disc drive, tape drive, disket, pencetak atau printer, plotter, layar monitor, alat pembuat mikrofilm dan alat mengeluarkan suara. Alat-alat menyimpan data dan instruksi tertentu yang belum diperlukan oleh CPU. Jika pemakai komputer sudah memerlukannya, yang bersangkutan tinggal mengkopi dari tempat penyimpanan dan dikirim ke tempat penyimpanan internal dalam komputer. Tiga jenis alat yang termasuk kategori ini ialah kartu komputer berlubang, disk, dalam bentuk hard disk dan disket, dan pita magnetik. 2.1.9 Perangkat LunakPerangkat lunak yang dikenal dengan istilah program adalah instruksi yang diberikan kepada komputer yang memungkinkan ukomputer mengerjakan pekerjaan yang diinginkan oleh pemrogram. Dalam arti yang sesungguhnya, perangkat lunak membuat komputer menjadi alat bantu yang tangguh dan handal bagi manajemen dalam menyelenggarakan fungsi dan aktivitasnya. Dalam pengoperasian komputer, perangkat lunak mempunyai paling sedikit fungsi, yaitu: (a) Mengelola berbagai sumber daya komputer yang dimiliki oleh perusahaan. (b) mengembangkan berbagai sarana yang dapat digunakan oleh sumber daya manusia sehingga pemanfaatannya menjadi optimal. (c) menjembatani peranan informasi sebagai hasil olahan data dengan perusahaan yang bersangkutan.

2.1.0 Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memilih sistem pengolahan dataManajemen puncak suatu perusahaan harus memutuskan sendiri sistem pengolahan data yang bagaimana yang akan digunakan dalam perusahaan yang bersangkutan. Pada akhirnya manajemen puncak yang memikul tanggung jawab untuk memutuskannya, termasuk penunjukan siapa yang akan ditugaskan mempelajari kebutuhan organisasi akan data dan informasi, melakukan studi kelayakan, menentukan konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat lunak dan memasangnya. Pengalaman memang menunjukkan bahwa manajemen puncak menunjuk orang dalam melakukannya karena dipandang memenuhi persyaratan kualitatif dan profesional untuk itu.Biasanya studi kelayakan yang dilakukan menjurus pada tiga alternatif, yaitu pengolahan data diserahkan kepada pemberi jasa pengolahan data; alternatif yang kedua ialah dengan berbagi waktu dengan organisasi atau perusahaan lain; alternatif ketiga ialah dengan memiliki instalasi pengolahan data sendiri yang perangkat kerasnya dapat dengan menyewa untuk kemudian dibeli yang dikenal dengan istilah hire purchase dan langsung membeli. Kiranya masih perlu untuk menekankan bahwa dewasa ini, karena berbagai pertimbangan, pendekatan pertama dan kedua sudah tidak banyak lagi digunakan. Karena itu asumsi yang digunakan dalam pembahasan ini ialah bahwa manajemen puncak memutuskan untuk memiliki sendiri instalasi pengolahan data elektronik.Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain ialah: (a) kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan, baik untuk kepentingan pengambilan keputusan pada berbagai eselon manajemen, seperti perumusan dan penentuan strategi akbar perusahaan oleh manajemen puncak, strategi induk satuan bisnis atau bidang fungsional, strategi dasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan penyimpanan informasi, baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan maupun untuk kepentingan pengelolaan bisnis, tetapi tidak segera dibutuhkan. (b) pertimbangan organisasional, baik kemudahan pengoperasiannya karena tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan yang memadai tentang informatika dan keterampilan teknis tentang pengolahan data. (c) pertimbagang efisiensi bukan hanya dalam pengoperasian satuan kerja pengolahan data, melainkan dalam upaya meningkatkan efisiensi kerja perusahaan sebagai keseluruhan (d) tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan, baik yang berkaitan dengan perangkat keras, perangkat lunak, maupun untuk sumber daya manusia, misalnya dalam bentuk pendidikan lanjutan dan pelatihan dalam rangka pemutakhiran keterampilan.Dari pembahasan sebelumnya, terlihat dengan jelas betapa pentingnya peranan satuan pengolahan data dalam perusahaan dalam pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan informasi yang bermuara pada peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas perusahaan sebagai keseluruhan. Untuk lebih menjamin bahwa semuanya itu terwujud, diperlukan audit yang menjadi topik pembahasan berikut.

2.2 Audit Fungsi Pengolahan DataSebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai fungsi dalam suatu perusahaan, audit fungsi pengolahan pun pada akhirnya ditujukan pada peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja perusahaan yang bersangkutan. Dengan demikian, yang menjadi objek perhatian para pelaksana audit dalam bidang ini menyangkut: (a) dukungan satuan pengolahan data kepada manajemen. (b) perencanaan pengolahan data. (c) organisasi pengolahan data dan (d) pengendalian data.

2.2.1 Dukungan Satuan Pengolahan Data Sebagai Sasaran Dari pembahasan dalam bab ini telah tampak dengan jelas bahwa salah satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan data menyelenggarakan fungsi dan menjalankan kegiatannya ialah kemampuannya memberikan dukungan informasi kepada seluruh perusahaan. Berarti dukungan itu harus terlihat dan dirasakan dalam hal penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak, strategi induk oleh para manajer satuan kerja bisnis, strategi dasar oleh pimpinan semua bidang fungsional baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penunjang dan strategi itu menuntut proses pengambilan keputusan yang efektif, tepat, dan cepat. Kondisi demikian hanya bisa terpenuhi apabila para manajer itu menerima informasi yang relevan, mutakhir, akurat dan lengkap dari satuan kerja pengolahan data.Disamping itu, informasi juga mutlak diperlukan dalam menyelenggarakan semua fungsi manajerial, seperti perencanaan, penyusunan perogram aksi, pemilihan dan penentuan struktur organisasi, pengelolaan sumber daya manusia, pengendalian dalam arti pengawasan dan penilaian serta penggunaan suatu sistem umpan balik.Hal-hal yang dikemukakan di atas dapat dikatakan berupa sasaran stratejik pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada akhirnya harus diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran stratejik tersebut. Oleh karena itu, pelaksana audit harus mampu menemukan fakta tentang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakan fungsinya, apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apa yang dihadapi.

2.2.2 Perencanaan Pengolahan Data Sebagai Sasaran AuditAsumsi yang digunakan dalam hal ini ialah bahwa perusahaan memiliki sendiri instalasi pengolahan data yang diperlukannya. Dengan demikian pertimbangan menyerahkan pengolahan data perusahaan kepada suatu pusat pengolahan data di luar perusahaan, berbagi waktu dengan perusahaan lain dan pendekatan outsourcing tidak menjadi perhatian pelaksana audit. Perencanaan pengolahan data yang menjadi sasaran audit mencakup (a) keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapat dilakukan oleh para tenaga ahli yang sudah terdapat dalam suatu perusahaan atau menyerahkannya kepada konsultan. (b) konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai bentuk, jumlah dan jenisnya. (c) keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan penyediaan sarana dan prasarana pengolahan data. (d) pola pengolahan data, apakah mengikuti pola sentralisasi, desentralisasi, pengolahan data didistribusikan. (e) penentuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya. (f) penelitian tentang para pemasok. (g) pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak, termasuk instalasinya.Informasi yang diperoleh melalui pelaksanaan audit harus mampu mengungkapkan, antara lain, pertimbangan biaya, kesesuaian biaya, kesesuaian besaran instalasi dengan kebutuhan, dampaknya terhadap pola pengambilan keputusan dalam organisasi dan mudah tidaknya melakukan penyesuaian proses pengolahan data apabila diperlukan, misalnya karena terobosan baru dibidang teknologi informasi.

2.2.3 Organisasi Pengolahan Data Sebagai Sasaran AuditSatuan kerja yang berfungsi untuk mengolah data hingga menjadi informasi yang berguna bagi pengelolaan bisnis, pada intinya menyelenggarakan kegiatan pengumpulan data, pengolahannya hingga menjadi informasi, menyimpannya dan menyajikannya kepada berbagai pihak yang memerlukan, baik untuk digunakan maupun untuk diperoses lebih lanjut. Berbagai kegiatan itu melembaga dalam satuan kerja pengolahan data. Dengan demikian, audit berupaya untuk meneliti: (a) tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam arti memungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilan keputusan tertinggi dalam perusahaan. (b) susunan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam pemrosesan data. (c) pengaturan tata ruang pengolahan data. (d) jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data. (e) ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolahan data. (f) lokasi komputer mini dan komputer mikro serta penggunaannya. (g) pola koordinasi dalam semua jenis kegiatan pengolahan data secara internal. (h) pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan berbagai mitra kerjanya, yaitu para pengguna informasi yang sekaligus sebagai sumber data dalam perusahaan. Singkatnya, melalui audit hendaknya bisa ditemukan apakah organisasi pengolahan data sudah tepat, apakah terjadi over organizing atau sebaliknya under organizing.

2.2.4 Pengendalian Sebagai Sasaran AuditBanyak perusahaan yang memiliki instalasi pengolahan data sendiri berarti bahwa pertimbangan keamanan data dan informasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan organisasi. Keamanan data dan informasi yang dimaksud antara lain ialah: (a) jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau pihak yang tidak berhak terutama yang sifatnya rahasia perusahaan, seperti data tentang hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau peningkatan mutu produk lama, data keuangan dan data-data lain yang penting bagi kelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan. (b) pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak mudah dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipun mereka adalah orang-orang dalam. (c)pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yang sudah diolah dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yang mahal, perlatan yang tidak murah, dan waktu yang tidak sedikit, tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi yang rawan bahaya kebakaran, kelembapan dan bahaya sejenisnya.Setelah melakukan penelitian dengan menggunakan berbagai metode dan teknik yang lumrah digunakan oleh para pelaksana audit disusun laporan yang faktual, lengkap dan objektif untuk kemudian disajikan kepada manajemen. Laporan yang faktual, lengkap dan objektif yang dimaksud adalah laporan yang bukan hanya mengandung fakta-fakta sebagai hasil temuannya, melainkan juga analisis temuan.