Audit Sdm Makalah

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Makalah

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan

Oleh :

Agus Nugraha (0807149)

Bernard C (0807129)

Eva Astriana (0806275)

Krisfandi Setyo (0807125)

Wittya Aprodhita Kusumo (0806265)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

2010

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penyusun panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah

SWT, karenaNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam semoga

tetap terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat

yang mulia. Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya

Manusia Lanjutan, adapun judul makalah ini adalah “AUDIT SDM”.

Penyusun menyadari makalah ini masih banyak kekurangan dalam penyusunannya.

Untuk itu penyusun menerima saran dan kritik yang membangun agar supaya adanya

perbaikan.

Akhirnya, penyusun sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam penyusunan makalah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf

atas segala kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi penyusun

khususnya dan bagi pembaca umumnya.

Alhamdullillahirrabibil’aalamiin.

Wassaalaamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, April 2010

Penyusun

Audit Sumber Daya Manusia i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………………………………………………………….. iDAFTAR ISI ……………………………………………………………………. ii

BAB I PENDAHULUAN1.1. Latar Belakang Masalah ……………………………………….. 11.2. Rumusan Masalah ……………………………………………… 31.3. Tujuan ………………………………………………………….. 3

BAB II PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Audit SDM ………………………………………… ..42.2. Latar Belakang Perlunya Audit..............…………………………142.3. Norma Audit ....…………………………………………………. 172.4. Manfaat Audit SDM.....…………………………………………. 362.5. Tujuan Audit SDM..............………………...………………….. 372.6. Sumber data Audit SDM........……………...…………………… 432.7. Prospek Audit..........................……………...………………….. 472.8. Pendekatan Riset Audit SDM...............………………………... .572.9 Instrumen-instrumen Audit SDM……………………………… ..612.10 Laporan Audit.................………………………………………. .652.11 Rekomendasi Hasil Audit......................………………………... 71

BAB III SIMPULAN DAN SARAN3.1. Simpulan …………………………………………………......... 723.2. Saran …………………………………………………………... 72

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………... iii

Audit Sumber Daya Manusia ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan

menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia

sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak

berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama

sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi

dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran,

mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka

sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan

melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi

memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya

untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara

keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian

yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan

jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya

yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna

mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana

fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber

daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai

komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap

analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat

audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang

‘terbaik’.

Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber

daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal

Audit Sumber Daya Manusia 1

pengertian, manfaat, instrument-instrumen, dan bentuk laporan audit

secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian

dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini

sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud

dari audit sumber daya manusia.

Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti

selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan

tetapi, berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor

memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk

menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia memotivasi

auditee guna memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan

atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung

oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar

yang dapat meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi.

Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung

oleh kredibilitas individu dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber

daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan

perbaikan dan menghindari masalah yang sama di kemudian hari. Dan,

peranan top management sangat diharapkan dalam keberhasilan audit

ini. Caranya, dengan memberikan disposisi atas laporan hasil audit

sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi

auditee.

Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai

proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba.

Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini

dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa

yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang


disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi:

reasonable failure should never be received with anger.

1.2. Rumusan Masalah

Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini,

yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimana mendefinisikan Audit SDM.

2. Bagaimana tahapan dalam Audit SDM.

3. Bagaimana menentukan metode laporan Audit yang tepat.

4. Bagaimana mengevaluasi kegiatan SDM yang dilakukan SDM.

1.3. Tujuan

Setelah mempelajari makalah ini diharapkan mahasiswa mampu :

1. Mendefinisikan Audit SDM

2. Mengerti tahapan dalam Audit SDM.

3. Menentukan jenis laporan audit yang tepat.

4. Dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu

perusahaan.


BAB II

PEMBAHASAN

Audit SDM :

- Pengertian Audit SDM

- Latar belakang perlunya audit SDM

- Norma Audit

- Manfaat Audit SDM

- Tujuan Audit SDM

- Sumber data Audit SDM

- Prospek Audit

- Pendekatan Riset Audit SDM

- Instrumen-instrumen Audit SDM

- Laporan Audit

- Rekomendasi Hasil Audit

2.1 PENGERTIAN AUDIT SDM

Salah satu fungsi manajemen adalah pengawasan. Tujuannya antara lain

untuk menjaga dan mengamankan harta milik perusahaan dari

penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan maupun

ekstern. Untuk mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja, perlu didorong

untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk menjaga agar tercapainya

manajemen information system yang baik. Ada berbagai pendekatan yang

dapat dilakukan dalam melaksanakan pengawasan,yang salah satunya adalah

Audit . Dengan demikian, pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari

tugas manajemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat pengawasan itu

sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen. Sehingga semakin besar

organisasi suatu perusahaan, biasanya mungkin beberapa perusahaan


memiliki cabang yang tersebar diseluruh negeri dan bahkan hingga keluar

negeri. Kegiatan Audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional oleh

para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan

independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang diperlukan

suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.

Dengan demikian, audit sebagai suatu proses dengan kemampuan dan

independensi seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti-bukti

dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan

untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan

keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan .

Dengan demikian, audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu

kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang

independen yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur

lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan

kriteria yang telah ditentukan.

Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan

tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk

mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam

suatu perusahaan.

Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap

praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen

mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk

mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat

menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai

peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.

Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu perusahaan, sebagai contoh

bank, perusahaan penerbangan, leasing, asuransi yang sangat luas dengan


cabang yang tersebar di seluruh pelosok negeri dan bahkan keluar negeri,

sehingga mulai dari kegiatan pengambilan keputusan dan penetapan

kebijakan oleh Top Manajemen persuahaan yang bersangkutan. Kemudian

kegiatan pelaksanaan dari keputusan kebijakan tersebut , serta kegiatan

membukukan dan melaporkan akibat dari kegiatan yang terjadi yang

utamanya yang menyangkut SDM, semuanya perlu diaudit .

Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang

utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya

terdiri atas :

1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara

sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan

dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk

meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen,

pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.

2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian yang

sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas

masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang

utamanya dalam bidang SDM.

3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara

independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data

keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan

melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri

dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya :

1. ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak

2. ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu

tinjauan.


3. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep.

SDM

4. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang

memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm

5. ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan

sistem sdm perusahaan.

Audit memberikan suatu perspektif yang komperehensif terhadap praktik yang

berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan

sumber daya manusia serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan

ulang peluang dari strategi tersebut. Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa

peluang telah hilang karena tetap bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan

proses manajemen sumber daya manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus

menerus diarahkan ulang agar responsif tehadap kebutuhan.

Sedangkan, audit SDM adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan

SDM dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi

kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada

peningkatan atau perbaikan kegiatan.

Audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang

berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan

SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan

strategi tersebut. Audit juga menciptakan citra departemen SDM yang profesional

antara manajer dan spesialis SDM, membantu menjernihkan peran departemen dan

menghasilkan keseragaman yang lebih besar. Intinya, melalui audit dapat

menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan

perundang-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.

Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam

arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi

menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia

menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha

mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan,


pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka

sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh

mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas

kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung

tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya

manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga

didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi

tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia.

Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-

fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia

dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian

keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber

daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan

sebagai yang "terbaik".

Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses

pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran

(learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk

lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik.

Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk

semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.

Secara garis besar, maka HR Audit terdiri dari beberapa area:

Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur

efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini,

maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM,

kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan

tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung

jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan

tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk

kemudian dicari solusinya.


Kedua, audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann

perusahaan terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan

fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka

artinya perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang

berkaitan dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan,

aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.

Ketiga, audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan,

mulai dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan

dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan

pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.

Keempat, audit strategi perusahaan. Mengapa audit strategi perusahaan

menjadi penting? Hal ini dikarenakan strategi perusahaan menentukan

keunggulannya dalam bersaing di pasar. Melalui audit strategi, maka perusahaan

akan mampu melakukan analisa SWOT yang merupakan informasi penting dalam

menentukan strategi perusahaan ke depan. Kemudian bagaimana hubungannya

dengan SDM? Tentunya fungsi SDM harus memahami strategi, karena segala

aktivitas SDM seperti rekrutmen, kompensasi, succession planning, dan lainnya

harus selalu sesuai dengan strategi perusahaan.

Audit juga merupakan proses sistematik dalam pengumpulan dan penilaian

secara objektif atas bukti-bukti yang berkenaan dengan pernyataan tentang

tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa untuk menentukan tingkat kesesuaian

antara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria standar, serta

mengkomunikasikan hasil-hasilnya kepada pihak-pihak pengguna yang

berkepentingan.

Audit dapat dibagi dua berdasarkan siapa pelakunya yaitu: audit internal dan

audit eksternal. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan di dalam suatu


organisasi dalam hal ini Badan Pengawasan Internal oleh auditor internal yang

juga karyawan sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum

kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai temuan.

Hasil kerja auditor internal bukan untuk masyarakat umum, melainkan untuk

kepentingan internal organisasi sendiri. Audit eksternal adalah audit yang

dilaksanakan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal atau dari institusi

independen. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas formal/standar kriteria

tertentu yang digunakan sebagai acuan untuk menilai. Hasil penilaian

dikeluarkan oleh institusi independen tersebut berdasarkan data dan informasi

yang diperoleh dari proses audit. Pernyataan auditor eksternal itu adalah

kesimpulan yang dijadikan dasar bagi institusi maupun pihak-pihak lain yang

berkepentingan. Contoh lembaga audit eksternal adalah akuntan publik. Audit

eksternal juga bisa dilakukan oleh konsultan yang diminta Dewan Audit untuk

melakukan audit sesuai lingkup permasalahan tertentu.

Audit manajemen adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi secara

keseluruhan untuk menilai usur-unsur manajemen apakah telah direncanakan,

dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip-prinsip manajemen yang baik dan

benar sehingga organisasi melalui fungsi-fungsinya dapat mencapai tujuan yang

direncanakan yang mencakup dimensi PQCDSME (productivity, quality, cost,

delivery, safety, morale, environment) secara efektif dan efisien. Audit

manajemen merupakan instrumen bagi manajemen puncak untuk membantunya

dalam pemastian pencapaian visi, misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

Yang termasuk audit manajemen adalah audit manufaktur, audit mutu, audit

keuangan, audit sistem informasi, audit infrastruktur, audit sumber daya

manusia,audit tata pamong, audit komunikasi, audit lingkungan.


SEKILAS TENTANG AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan

formal yang didesain untukmengukur biaya dan manfaat keseluruhan program

Manajemen Sumber Daya Manusia dan untuk membandingkan efisiensi dan

efektivitas keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut

dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat

dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi, merupakan suatu proses

sistematik dan formal untuk mengevaluasi kompatibilitas fungsi Sumber Daya

Manusia dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM,

kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM.

Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi

aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan

tujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi

atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi

sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis

sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa

baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka.

Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek

aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh

perusahaan.

Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan

dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya,

organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber

daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda

organisasi dalam usaha mewujudkan visi – misi dan tujuan organisasi. Dan, persis

seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional,

internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk


memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam

organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam

prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara

keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang

sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan

bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan

dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan

budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi

terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan

diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam

audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada

kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang

‘terbaik’.

Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya

manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian,

tujuan, aktivitas, dan manfaat audit secara umum serta kemudian

menghubungkannya dengan pengertian, tujuan, dan manfaat audit sumber daya

manusia. Pemaparan pengertian ini sangatlah penting supaya pembaca tidak

kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia. Lebih dari itu,

mengerti betul akan perbedaan audit sumber daya manusia dengan audit

bersifat umum. Setelah itu, barulah beralih kepada sistem audit, prosedur dan

perencanaan audit sumber daya manusia. Misal, dalam prosedur dan

perencanaan audit.


Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:

1. Menilai efektivitas fungsi SDM

2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan

prosedur

3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar

4. Memperbaiki mutu staff SDM

5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM

6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas

7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM

8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting

9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.


2.2 LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT

Audit menelaah seberapa baik manajer mematuhi kebijakan SDM. Jika

manajer mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar peraturan hubungan

karyawan, audit akan mengungkapkan kesalahan-kesalahan ini sehingga

tindakan korektif dapat segera diambil. Ketaatan terhadap hukum sangat

penting.

Di samping memastikan ketaatan, audit dapat meningkatkan citra

departemen SDM dan kontribusinya terhadap perusahaan. Manajer operasi

dapat memperoleh respek yang lebih tinggi untuk departemen pada saat tim

audit meminta pandangan mereka. Karena pada dasarnyadepartemen SDM

merupakan departemen pelayanan. Tindakan ini dapat memperbesar

kontribusinya terhadap tujuan-tujuan organisasional perusahaan.

Departemen SDM yang efektif memenuhi tujuan perusahaan dan

kebutuhan karyawan. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka frekuensi

perputaran karyawan, ketidakhadiran dan aktivitas serikat pekerja kemungkinan

akan terjadi. Untuk mempelajari seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim audit

mengumpulkan informasi mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan,

bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai

kinerja mereka.

Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan

formal untuk mengevaluasi kopmpatibilitas fungsi SumberDaya Manusia dengan

tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur

SDM, serta kinerja setiap program SDM.


Audit SDM dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi :

1. Ketika di rasa perlu oleh manajemen puncak

2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan

(perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris,

badan pemerintah dan lain-lain)

3. Ketika seorang manajer baru bertanggung jawab atas departemen

sumber daya manusia.

4. Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang

memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (contoh,

penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman sedikit pekerja, dan

perputaran karyawan yang tinggi sekali.

5. Ketika suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk

meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan.

Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai

proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam

pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang

sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang

sebagai praktek terbaik.

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Audit Kompatibilitas: Audit Fungsi SDM: Audit Kepuasan Audit

Ketaatan Menilai alignment Dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan

dan strategi perusahaan Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta

mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan

kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan

• Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer

lini •Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku

PROSES AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA


Proses audit sumber daya manusia terdiri atas enam langkah:

a. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan

berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan

manajemen puncak.

b. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit,

serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.

c. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda

dalam organisasi.

d. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi departemen

SDM.

e. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang

kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi

f. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran

operasi organisasi regular.

Dalam rangka memberikan suatu kontribusi strategis dan tercapainya

tujuan-tujuan lainnya, maka bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya

faktor manusia bagi perkembangan perusahaan. Dengan kata lain,

pengembangan produktivitas perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui

pendekatan SDM-nya. Namun demikian, pengembangan produktivitas

perusahaan melalui pendekatan SDM harus terintegrasi dengan pendekatan

sistem yang ada secara keseluruhan. Dengan cara melakukan audit (penilaian)

terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus-

menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki masalah-

masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini dilakukan

secara benar maka proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi antara

departemen SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua anggota

departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut.


Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah sub

sistem atau departemen dari perusahaan cukup luas, yaitu meliputi penilaian

yang komprehensif. Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu

audit yang efektif tidaklah hanya menguji subsistem, melainkan meyakinkan,

bahwa semua subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan

rasional terhadap pembentukan dan pemberian pelayanan.

Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang

sempurna, di mana pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan

kegagalan atau terjadi penyimpangan-penyimpangan, baik penyimpangan yang

disengaja maupun yang tidak disengaja, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan

untuk meminimalkan kesalahan ataupun menghilangkan penyimpangan-

penyimpangan dikemudian hari.

Demikian halnya dengan departemen SDM, tidak dapat mengasumsikan

bahwa segala sesuatu telah mereka lakukan dengan benar. Dalam kenyataannya,

manajemen SDM akan menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijakan-

kebijakan yang tidak tepat atau ketinggalan zaman. Melalui pemeriksaan

kegiatan-kegiatannya, departemen SDM dapat lebih dini menemukan masalah-

masalah sebelum hal itu menjadi serius. Bila audit ini dilakukan dengan benar,

departemen SDM akan terhindar dari masalah-masalah yang lebih besar yang

merugikan karyawan ataupun perusahaan di kemudian hari.

2.3 Norma Audit

Lazimnya audit dilaksanakan secara intern oleh departemen audit yang

ada di perusahaan. Audit dilaksanakan sebagai suatu fungsi penilaian yang bebas

dibentuk dalam suatu organisasi perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi

kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya yang berkaitan dengan SDM. Tujuan


dari audit adalah untuk membantu setiap SDM dalam melaksanakan tanggung

jawab mereka secara efektif. Departemen audit menyediakan analisis-analisis,

penilaian mengenai objek yang diperiksa.

Auditor mempunyai tanggung jawab atas penyediaan informasi mengenai

kecukupan dan efektivitas suatu system pengendalian intern dan mutu pekerjaan

departemen SDM. Informasi untuk masing-masing mungkin berbeds-beda baik

dalam bentuk maupun keterinciannya, tergantung dari kebutuhan-kebutuhan

dan permintaan-permintaan manajemen.

Departemen Audit adalah bagian integral dari organisasi perusahaan dan

fungsinya diatur menurut kebijakan manajemen. Tugas, wewenang dan tanggung

jawab departemen harus sejalan dengan norma audit.

Dalam menyususn norma-norma ini, hendaknya telah dipertimbangkan

mengenai pengembangan berikut :

Manajemen diminta lebih bertanggung jawab atas efektivitas system

pengendalian intern (internal control) dan mutu pekerjaan organisasi

perusahaan tersebut.

Anggota manajemen semakin dapat menerima internal audit sebagai alat

untuk menyediakan analisis-analisis yang objektif, penilaian-penilaian,

rekomendasi-rekomendasi, saran-saran dan informasi mengenai

pengendalian dan prestasi organisasi perusahaan.

Eksternal auditor dapat mempergunakan hasil pekerjaan departemen

audit untuk melengkapi pekerjaan mereka karena departemen audit

telah menyediakan bukti-bukti yang cukup dan independen.

Tujuan dari norma audit adalah :


Menanamkan pengertian atas peranan dan tanggung jawab departemen

audit kepada semua level manajemen, badan atau lembaga lainnya yang

mempunyai hubungan dengan audit.

Menetapkan dasar sebagai pedoman dan pengukuran tugas-tugas audit.

Perbaikan atas pelaksanaan tugas-tugas audit.

Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan

dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung :

1. Independensi departemen audit dari kegiatan-kegiatan objek yang

diperiksa dan objektivitas internal audit.

2. Kemahiran jabatan auditor harus dipergunakan secara seksama.

3. Ruang lingkup tugas departemen audit.

4. Pelaksanaan tugas departemen audit.

5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.

Norma Audit Manajemen :

1. Independensi/Kebebasan

Departemen audit dikatakan independen apabila mereka dapat

melakukan pekerjaannya secara bebas dan objektif, tanpa pengaruh dan

tekanan dari luar sehingga memungkinkan auditor memberikan

pertimbangan yang tidak memihak.

Ini dapat dicapai dengan menentukan status organisasi dan

objektivitasnya.

1. Status Organisasi


Status organisasi departemen audit harus cukup memadai untuk

memungkinkan tercapainya tanggung jawab audit yang

diembannya. Di sini auditor harus mendapat dukungan dari

manajemen sehingga mereka dapat memperoleh kerja sama yang

baik dari departemen SDM dan bebas dari campur tangan pihak

lain.

Manajer departemen audit harus bertanggung jawab

kepada seseorang yang mempunyai wewenang yang

cukup dalam organisasi perusahaan, sehingga

memungkinkan terjaminnya independensi dan ruang

lingkup audit yang lebih luas, pertimbangan yang cukup

atas laporan audit dan tindakan-tinadakan pelaksanaanya

yang layak atas rekomendasi-rekomenadasi yang

diberikan.

Manajer departemen audit harus dapat berkomunikasi

langsung dengan manajemen. Komunikasi yang teratur

sangat membantu tercapainya independensi dan

hambatan-hambatan dan cara mengatasinya dapat segera

disampaikan untuk tindakan selanjutnya.

Independensi dapat ditingkatkan apabila manajemen

menyetujui pengangkatan atau penggantian manajer

departemen audit.

Tugas, wewenang, dan tanggung jawab departemen audit

harus didefinisikan secara tertulis dan disetujui oleh

manajemen.

Manajer departemen audit harus menyampaikan kepada

manajemen untuk mendapat persetujuan


menginformasikan tentang ringkasan jadwal audit

departemen audit, rencana SDM dan rencana biaya.

Manajer departemen audit juga menyampaikan seluruh

perubahan yang berarti (significant) untuk mendapat

persetujuan sekaligus sebagai informasi. Jadwal

pelaksanaan audit, rencana SDM dan rencana biaya yang

disampaikan kepada manajemen meliputi ruang lingkup

audit dan batasan-batasan yang ada dalam ruang lingkup

audit.

Manajer audit harus menyampaikan laporan kegiatan

audit secara tahunan atau lebih sering (sesuai kebutuhan)

kepada manajemen. Laporan kegiatan harus menekankan

pada penemuan-penemuan audit yang cukup berarti

(significant) dan terdapat rekomendasi-rekomendasi yang

diberikan, setiap penyimpangan yang berarti (significant)

dari jadwal pelaksanaan audit, rencana SDM maupun

anggaran keuangan dan penjelasan mengenai

penyimpangan itu.

2. Objektivitas

Objektivitas adalah kebebasan sikap mental yang harus

dipertahankan oleh internal auditor dalam melakukan

audit. Auditor tidak boleh membiarkan pertimbangan

auditnya dipengaruhi oleh orang lain.

Objektivitas mengharuskan auditor melakukan audit

sedemikian rupa sehingga kejujuran hasil pekerjaan

mereka dapat diyakini dan bukan merupakan hasil

kompromi. Auditor tidak boleh ditugaskan pada situasi


yang memungkinkan mereka tidak dapat memberikan

pertimbangan jabatan yang objektif.

Objektivitas auditor sama sekali tidak terpengaruh apabila

mereka merekomendasikan suatu standar pengendalian

untuk sistem-sistem atau menelaah prosedur-prosedur

sebelum hal itu dilaksanakan. Merancang, membuat dan

melaksanakan system operasional dan juga membuat

konsep prosedur suatu system bukanlah fungsi audit.

Melakukan pekerjaan semacam itu dapat dianggap

mengurangi objektivitas audit.

2. Kemahiran jabatan

Kemahiran jabatan adalah tanggung jawab dari departemen audit dan

setiap auditor. Departemen audit harus menugaskan auditor yang

memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kecakapan ilmu yang

diperlukan dalam melakukan audit yang layak.

a. Departemen Audit

Pengisian staff

Departemen audit harus menjamin tersedianya auditor yang

memiliki kecakapan teknis dan latarbelakang pendidikan yang

sesuai dalam melaksanakan audit.

- Manajer departemen audit harus membuat criteria

yang sesuai dalam mengisi jabatan internal audit baik


pendidikan maupun pengalamannya,

mempertimbangkan dengan seksama ruang lingkup

pekerjaan dan tingkat tanggung jawab.

- Setiap calon auditor harus mempunyai kualifikasi dan

kecakapan sesuai dengan criteria yang telah

ditentukan.

Pengetahuan, keterampilan dan kecakapan ilmu

Departemen audit harus memiliki pengetahuan, keterampilan,

dan kecakapan ilmu yang diperlukan untuk memikul tanggung

jawab audit.

- Auditor secara bersama-sama harus memikili

pengetahuan dan keterampilan yang berguna dalam

melaksanakan jabatannya di dalam organisasi

perusahaan. Dalam hal ini termasuk kecakapan dalam

melaksanakan norma audit, prosedur-prosedur dan

teknik-teknik audit.

- Departemen audit harus mempunyai auditor atau

memakai tenaga konsultan yang mempunyai

kecakapan ilmu seperti akunting, keuangan, statistic,

EDP, perpajakan, hukum, dan keahlian lainnya sesuai

dengan bidang bisnis perusahaan dalam

mengembangkan tanggung jawab audit. Walaupun

demikian, tidak berarti bahwa setiap auditor harus

mempunyai semua kecakapan ilmu itu.

Pengawasan


Departemen audit harus dapat menjamin bahwa auditor

diawasi sebagaimana mestinya.

- Manajer departemen audit bertanggung jawab dalam

melakukan pengawasan audit secara layak.

Pengawasan adalah suatu proses yang

berkesinambungan, diawali dengan perencanaan dan

diakhiri dengan penyimpulan tugas audit.

- Bukti-bukti pengawasan yang memadai harus

didokumentasikan dan disimpan.

- Luasnya pengawasan yang dibutuhkan tergantung

pada kecakapan internal auditor dan sulitnya tugas

audit.

- Semua tugas yang dilakukan oleh auditor tetap

menjadi tanggung jawab manajer departemen audit.

b. Internal auditor

Ketaatan pada kode etik, seorang auditor dituntut kejujuran,

objektif, tekun dan loyalitasnya tinggi pada perusahaan,

sehingga seorang auditor harus bertindak sesuai dengan kode

etik.

Memiliki pengetahuan, keterampilan dan kecakapan ilmu yang

memadai sebagai modal dalam melakukan audit.

Memiliki kemampuan dalam melakukan hubungan manusiawi

dan komunikasi, sehingga diperlukan keluwesan dalam

menghadapi berbagai watak manusia dan dapat

berkomunikasi secara efektif.


Kontinuitas belajar, adanya keinginan untuk senantiasa

mempertahankan serta meningkatkan kemampuan teknisnya

dengan belajar secara kontinu.

Memiliki kemahiran jabatan secara seksama.

3. Ruang Lingkup audit

a. Ruang lingkup audit hanya mencakup pengujian dan evaluasi

terhadap kecukupan efektivitas system pengendalian intern

perusahaan dan kualitas manajemen dalam melaksanakan tanggung

jawab yang dibebankan kepadanya.

Ruang lingkup tugas auditor seperti dijelaskan pada norma

internal audit ini, mencakup tugas audit yang harus

dilaksanakan. Hal ini cukup diketahui, akan tetapi biasanya

manajemen memberikan pengarahan secara umum mengenai

ruang lingkup pekerjaan dan kegiatan yang akan diperiksa.

Maksud penelaahan atas kecukupan pengendalian intern

(internal control) adalah untuk memastikan apakah system

yang dibuat dapat memberikan keyakinan bahwa tujuan dan

sasaran perusahaan dapat dicapai secara efisien dan efektif.

Maksud penelaahan atas efektivitas system pengendalian

intern adalah untuk memastikan bahwa system itu berfungsi

seperti yang diharapkan.

Tujuan utama pengendalian intern adalah untuk menjamin :

- Kepercayaan dan integritas terhadap informasi


- Ditaatinya kebijakan-kebijakan, rencana-rencana,

prosedur-prosedur, ketentuan-ketentuan, dan

peraturan-peraturan yang berlaku.

- Perlindungan atas harta perusahaan.

- Penggunaan sumber-sumber daya secara efisien dan

efektif.

- Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan

atas kegiatan usaha atau program-program

perusahaan.

b. Tingkat kepercayaan dan integritas informasi

Auditor harus menelaah tingkat kepercayaan, integritas informasi

keuangan maupun operasional, sarana serta cara-cara yang

digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, menggolongkan dan

melaporkan informasi tersebut. System informasi menyediakan data

untuk pengambilan keputusan, pengendalian dan kebutuhan pihak

ekstern. Oleh karena itu, auditor harus memeriksa kelayakan system

informasi dan memastikan apakah :

- Laporan-laporan dan catatan-catatan keuangan dan

operasional benar-benar akurat, dapat dipercaya, tepat waktu,

lengkap dan berguna.

- Kecukupan dan efektivitas pengawasan terhadap pencatatan

dan pelaporan.

c. Ditaatinya kebijakan-kebijakan, rencana-rencana, prosedur-prosedur

yang berlaku.

d. Perlindungan atas harta perusahaan.


Auditor harus menguji cara-cara untuk melindungi harta perusahaan

dan sedapat mungkin menguji kebenaran harta tersebut.

- Auditor harus menelaah cara-cara yang dipergunakan untuk

melindungi harta perusahaan dari segala bentuk kerugian

seperti pencurian, kebakaran, dll.

- Auditor dalam menguji kebenaran ada tidaknya harta

perusahaan haruslah mempergunakan prosedur audit.

e. Penggunaan sumber-sumber daya secara efesien dan efektif

Auditor harus menilai tingkat efektif dan efisiensi penggunaan

sumber-sumber daya yang ada. Disamping itu, manajemen

bertanggung jawab menyusun suatu standar-standar kegiatan

usaha untuk mengukur kegiatan-kegiatan penggunaan

sumber-sumber daya secara efektif dan efisien. Auditor

bertanggung jawab menentukan apakah :

- Standar-standar kegiatan usaha untuk mengukur

tingkat efektif dan efisiensi ini telah dibuat atau belum.

- Standar-standar kegiatan yang dibuat dapat dimengerti

dan dapat dicapai.

- Penyimpangan dari standar-standar kegiatan usaha itu

diketahui, dianalisis, dan dibicarakan dengan mereka

yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan.

- Tindakan perbaikan telah diambil.

Audit yang berhubungan dengan tingkat efektif dan efisiensi

penggunaaan sumber-sumber data harus mengetahui kondisi-

kodisi berikut :


- Fasilitas yang tidak dipergunakan secara maksimal

- Pekerjaan tidak produktif

- Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak dapat

diterima akal sehat

- Kelebihan atau kekurangan staff

f. Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan atas kegiatan

usaha atau program perusahaan.

Auditor harus menguji setiap kegiatan atau program untuk

memastikan apakah hasil-hasil yang dicapai konsisten dengan tujuan

dan sasaran yang telah ditetapkan, dan apakah kegiatan usaha atau

program-program yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan.

4. Pelaksanaan audit

Pelaksanaan audit harus mencakup perencanaan audit, pengujian dan

evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil-hasil audit, dan

penindaklanjutan hasil audit.

a. Perencanaan audit

Auditor harus merencanakan terlebih dahulu setiap tugas audit yang

akan dilakukan dan perencanaan harus didokumentasikan dan harus

mencakup :

- Menentukan tujuan dan lingkup audit

- Mendapatkan latar belakang informasi mengenai kegiatan-

kegiatan yang akan diperiksa


- Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan

audit

- Membicarakan dengan mereka yang terlibat audit

- Melakukan pemahaman dan survey lapangan mengenai

kegiatan-kegiatan dan pengendalian-pengendalian yang akan

diperiksa, menetapkan titik berat audit dan minta saran atau

komntar dari departemen yang diperiksa

- Membuat program audit

- Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit

akan disampaikan

- Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit

b. Pengujian dan evaluasi terhadap informasi

Auditor harus mengumpulkan, menganalisis, menginterprestasikan

dan mendokumentasikan informasi-informasi yang diperoleh guna

menunjang hasil-hasil audit. Proses pengujian dan evaluasi informasi

adalah sebagai berikut :

1) Mengumpulkan informasi mengenai hal-hal yang

berhubungan dengan tujuan dan lingkup audit.

2) Informasi harus cukup, kompeten, relevan, dan berguna untuk

menyusun rekomendasi-rekomendasi secara baik atas

temuan-temuan audit.

Informasi yang cukup adalah berdasarkan fakta,

memadai, meyakinkan sehingga orang yang diberi


informasi akan mempunyai kesimpulan yang sama

dengan auditor.

Informasi yang kompeten adalah dapat dipercaya, dan

cara terbaik untuk memperolehnya adalah dengan

mempergunakan teknik audit yang tepat.

Informasi yang relevan adalah untuk mendukung

temuan-temuan audit dan rekomendasi-rekomendasi,

dan konsisten dengan sasaran audit.

Informasi yang berguna adalah informasi yang dapat

membantu perusahaan dalam mencapai sasaran-

sasarannya.

3) Prosedur-prosedur audit, termasuk teknik pengujian dan

sampling yang dipergunakan, harus dipilih terlebih dahulu,

apakah dapat dipraktikan atau tidak, apakah harus diperluas

atau diubah bila diperlukan.

4) Proses pengumpulan, penganalisisan, penginterpretasian, dan

pendokumentasian informasi ini harus diawasi guna menjamin

terpeliharanya objektivitas internal auditor dan tercapainya

sasaran audit.

5) Kertas kerja audit harus dibuat oleh auditor dan diperiksa

kembali oleh atasan auditor. Kertas kerja audit ini harus

mencatat semua informasi yang diperoleh dan analisis-analisis

yang dibuat dan harus mendukung penemuan-penemuan

audit dan rekomendasi-rekomendasi yang dilaporkan.


c. Penyampaian hasil-hasil audit

Auditor harus melaporkan hasil-hasil audit yang dilakukannya/

Laporan hasil audit setelah tugas audit selesai, harus disusun

secara tertulis dan ditandatangani. Laporan intern baik secara

tertulis maupun lisan dapat diterima.

Auditor harus mendiskusikan teman-teman audit, kesimpulan

dan rekomendasi-rekomendasi yang diusulkan dengan

manajemen pada tingkat tertentu sebelum mengeluarkan

laporan resmi hasil audit.

Laporan harus objektif, jelas, singkat tapi padat, membangun

dan tepat waktu.

Laporan harus menyajikan tujuan, lingkup dan hasil audit, dan

bila mungkin laporan harus berisi pernyataan pendapat

auditor.

Laporan dapat berisi rekomendasi-rekomendasi atas

perbaikan-perbaikan yang masih dapat dilakukan, pernyataan

kepuasan atas prestasi yang dicapai dan tindakan perbaikan.

Pandangan/pendapat unit kerja yang diperiksa mengenai

kesimpulan atau rekomendasi-rekomendasi yang diberikan

dapat juga dimasukkan dalam laporan.

Manajer Departemen audit atau yang ditugaskan untuk itu,

terlebih dahulu harus menelaah kembali dan menyetujui

laporan audit itu sebelum dikeluarkan, harus menentukan

kepada siapa saja laporan itu akan diedarkan.

d. Tindak lanjut audit


Auditor harus melakukan tindak lanjut audit untuk memastikan

bahwa tindakan-tindaka perbaikan yang memadai telah dilakukan

sesuai laporan hasil temuan audit. Disini auditor harus menetapkan

bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan berhasil dengan baik,

atau manajemen diasumsikan telah mengetahui resiko bila tidak

dilakukan tindakan perbaikan sesuai laporan hasil audit.

5. Pengelolaan Departemen Audit

Manajer departemen audit harus mengelola dan bertanggung jawab

secara layak, sehingga :

- Pekerjaan audit harus dapat memenuhi tujuan umum perusahaan,

dan tanggung jawabnya disahkan oleh manajemen puncak.

- Sumber daya yang ada di departemen audit harus digunakan

secara efektif dan efisien.

- Pekerjaan audit dilakukan menurut norma audit.

a. Tujuan, wewenang dan tanggung jawab

Manajer departemen audit harus mempunyai pernyataan

yang lengkap mengenai tujuan, wewenang dan tanggung

jawab untuk departemen audit. Selain itu manajer

departemen audit juga bertanggung jawab mendapatkan

persetujuan, dukungan Top Manajemen dalam lingkup

tugas, wewenang dan tanggung jawab departemen audit.

b. Perencanaan


Manajer departemen audit harus menyusun rencana-

rencana dalam melaksanakan tanggung jawab departemen

audit.

1) Rencana-rencana ini harus sejalan dengan lingkup

tugas dan tanggung jawab departemen audit dan

sasaran perusahaan.

2) Proses perencanaan meliputi penetapan:

- Sasaran-sasaran

- Jadwal pelaksanaan audit

- Perencanaan staff dan anggaran biaya

- Laporan kegiatan

3) Sasaran departemen audit harus mampu dicapai

sesuai dengan rencana-rencana kegiatan usaha,

dan sedapat mungkin harus dapat diukur. Sasaran

tersebut harus disertai dengan criteria pengukuran

dan tanggal penyelesaian yang ditargetkan.

4) Jadwal pekerjaan audit harus:

- Kegiatan-kegiatan yang akan diperiksa

- Kapan audit itu akan dilakukan

- Perkiraan waktu yang dibutuhkan, dengan

memperhitungkan lingkup audit yang

direncanakan, sifat dan luasnya audit yang

dilakukan oleh yang lain.


Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam

menetapkan prioritas dalam audit harus termasuk :

- Tanggal dan hasil audit yang lalu

- Pengungkapan kondisi keuangan

- Potensi kerugian dan resiko

- Permintaan manajemen

- Perubahan yang besar dalam kegiatan

operasional, program-program, system dan

pengendalian.

- Kesempatan untuk mencapai manfaat

kegiatan operasional

- Perubahan dan kemampuan auditor

Jadwal pekerjaan auditor harus cukup fleksibel

sehingga dapat memenuhi kemungkinan

permintaan jasa yang tidak dapat diduga

sebelumnya kepada departemen audit.

5) Perencanaan staff dan anggaran biaya, termasuk

jumlah dan pengetahuan, keterampilan dan

kecakapan ilmu yang dibutuhkan untuk

melaksanakan pekerjaannya harus ditetapkan dari

jadwal pekerjaan, kegiatan-kegiatan administrasi,

pendidikan dan latihan kerja yang dibutuhkan,

penelitian dan pengembangan audit.

6) Laporan kegiatan harus disampaikan secara berkala

kepada manajemen. Laporan-laporan ini harus


membandingkan (a) prestasi dengan sasaran

departemen dengan jadwak audit, dan (b)

pengeluaran dengan anggaran biaya audit.

Departemen audit harus menjelaskan sebab-sebab

penyimpangan yang mencolok dan menyatakan

tindakan yang diambil atau diperlukan.

c. Kebijakan dan prosedur

Manajer departemen audit harus membuat kebijakan dan

prosedur secara tertulis yang akan digunakan sebagai

pedoman kerja oleh auditor. Bentuk dan isi kebijakan dan

prosedur tertulis tersebut harus sesuai dengan ukuran dan

struktur departemen audit dan tingkat kesulitan

(kompleksitas) pekerjaannya. Departemen audit yang kecil

mungkin dapat dikelola secara informal. Para auditor

mungkin dapat diperintahkan dan diawasi secara harian,

pengawasan tertutup dan pembuatan memo saja.

Sedangkan departemen audit yang besar harus dikelola

secara lebih formal dan harus ada kebijakan dan prosedur

audit yang lengkap (comprehensive) sebagai pedoman bagi

auditor.

d. Manajemen dan Pengembangan Karyawan

Manajer departemen audit harus membuat suatu program

untuk melakukan seleksi dan pengembangan SDM dalam

departemen audit. Program tersebut harus dilengkapi

dengan :


1) Uraian jabatan secara tertulis untuk setiap

tingkatan auditor

2) Seleksi SDM yang cakap dan memenuhi syarat

3) Pelatihan kerja dan kesempatan melanjutkan

pendidikan bagi setiap auditor

4) Menilai prestasi setiap auditor paling tidak sekali

setahun

5) Memberikan bimbingan bagi auditor atas prestasi

dan pengembangan jabatan mereka

e. Jaminan mutu audit

Manajer departemen audit harus mengusahakan dan

mempertahankan program pengawasan terhadap mutu

pekerjaan audit guna mengevaluasi kegiatan departemen

audit.

1) Tujuan program ini adalah menjamin pekerjaan

audit sesuai dengan standar, lingkup tugas, dan

wewenang auditor, dan standar lain yang ada.

Program pengawasan mutu harus mencakup

elemen-elemen berikut :

o Supervisi

o Penelaahan kembali secara internal

o Penelaahan kembali secara eksternal

2) Supervise pekerjaan auditor harus dilaksanakan

secara terus-menerus guna menjamin pelaksanaan


pekerjaan audit sesuai dengan norma audit,

kebijakan departemen audit, dan program audit.

3) Pekerjaan audit harus ditelaah (review) secara

periodic oleh karyawan di departemen audit untuk

menilai kualitas dari audit yang telah dilaksanakan.

Penelaahan ini harus dilakukan oleh karyawan yang

tidak melakukan audit.

4) Pekerjaan audit ditelaah kembali secara eksternal

oleh orang independen yang tidak mempunyai

konflik kepentingan dalam perusahaan. Laporan

harus menyatakan pendapat atas dipatuhinya

norma audit dan rekomendasi untuk perbaikan.

2.4 Manfaat Audit SDM

1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya

manusia bagi organisasi

2. Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia

3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di

antara anggota-anggota departemen sumber daya manusia

4. Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber

daya manusia

5. Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber

daya manusia

6. Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis


7. Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-

ketentuan ilegal

8. Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur

personalia yang efektif

9. Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan-

perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya

manusia

10. Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi

departemen

Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan

berbagai sumber data yang ada diantaranya :

1. pemeriksaan fisik perusahaan

2. konfirmasi

3. dokumentasi

4. observasi

5. pertanyaan pada klien

2.5 Tujuan Audit SDM

Tujuan audit sistem informasi adalah untuk meninjau dan mengevaluasi

pengendalian internal yang melindungi sistem tersebut. Ketika melakukan audit

sistem informasi, seorang auditor harus memastikan tujuan-tujuan ini terpenuhi:

o untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap

tujuan-tujuan organisasi

o untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung jawab

secara sosial, etikal, dan kompetitif


o untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan

manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM

o untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk

membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-

kegiatan SDM

o menilai efektifitas SDM

o mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki

o mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam

o menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi

untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Pelaksanaan audit ini hendaknya

mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para

manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan

kerja.

o Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di

kemudian hari

o Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement

o Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi

o Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar,

peraturan dan regulasi yang ada.

o Perlengkapan keamanan melindungi perlengkapan komputer, program,

komunikasi, dan data dari akses yang tidak sah, modifikasi atau

penghancuran.

o Pengembangan dan perolehan program dilaksanakan sesuai dengan

otorisasi khusus dan umum dari pihak manajemen


o Modifikasi program dilaksanakan dengan otorisasi dan persetujuan dari

pihak manajemen

o Pemrosesan transaksi, file laporan dan catatan komputer lainnya telah

akurat dan lengkap.

o Data sumber yang tidak akurat atau yang tidak memiliki otorisasi yang

tepat

diidentifikasi dan ditangani sesuai dengan kebijakan manajerial yang telah

ditetapkan.

o File data komputer telah akurat, lengkap dan dijaga kerahasiaannya.

Tujuan audit tersebut diatas berkaitan dengan komponen dari sistem

informasi.

Keterkaitan antara tujuan audit dan komponen sistem informasi dapat dilihat

pada


gambar 1.

Feed back dari suatu pelaksanaan audit adalah :


1. Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan

2. meningkatkan citra professional dep. SDM

3. mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar

diantara karyawan dep. SDM

4. memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM.

5. menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM

6. menemukan masalah SDM yang kritis

7. menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku

8. mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif

9. meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang

diperlukan dalam dep. SDM

10. memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM

Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya

manusia :

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Rencana-rencana sumber daya manusia :

pemberian kompensasi

· Taksiran-taksiran permintaan dan suplai

· Persediaan keahlian

· Bagan penggantian dan ringkasan penggantian


Pemberian Kompensasi :

· Tingkat gaji dan upah

· Paket tunjangan karyawan

· Jasa-jasa untuk karyawan yang disediakan oleh perusahaan

Informasi analisis pekerjaan :

· Deskripsi pekerjaan

· Spesifikasi pekerjaan

· Standar kinerja pekerjaan

Penyusun Staf dan Pengembangan

Rekrutmen :

· Sumber-sumber rekruitmen

· Ketersediaan calon pelamar

· Lamaran-lamaran pekerjaan

Seleksi :

· Rasio-rasio seleksi

· Prosedur-prosedur seleksi

· Adanya peluang kerja yang sama

Pelatihan dan Orientasi :

· Program-program orientasi


· Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur

· Tingkat proses belajar

Pengembangan Karier :

· Keberhasilan penempatan internal

· Program perencanaan karier

· Upaya-upaya pengembagan SDM

Kontrol dan Evaluasi Organisasi

Penilaian Kinerja :

· Standar-standar dan ukuran kinerja

· Prosedur-prosedur disiplin

· Prosedur perubahan dan pengembangan

Hubungan manajemen-karyawan :

· Kepatuhan legal

· Manajer-manajer pelaksana

· Umpan balik karyawan atas personalia

Ada tiga faktor yang membatasi pemeriksaan manajemen yaitu:


Pengetahuan audit manajemen.

Waktu audit.

Biaya audit

2.6 Sumber data Audit SDM

Sumber data yang dapat digunakan untuk keperluan audit, dapat

diperoleh

Dari berbagai sumber, antara lain yaitu:

1.Pemeriksaan fisik

2.Konfirmasi

3.Dokumentasi

4.Observasi

5.Pertanyaan pada klien.

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :

SOP, aturan dan prosedur yang ada

Pimpinan Departemen SDM atau personalia

Pimpinan Departemen lain

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan

dasar :

Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi

(termasuk pelatihan)?

Bagaimana struktur organisasi SDM ?


Bagaimana anggaran SDM ?

Tentang Perekrutan :

Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?

Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?

Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?

Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua

lokasi ?

Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang kompensasi dan manfaat

Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal

manajerial, staff dan pekerja?

Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?

Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?

Apakah uraian jabatan selalu diupdate?

Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?

Bagaimana penentuan kenaikan gaji?

Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?

Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang

berlaku ?

Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang

berlaku ?



lokasi ?


Tentang ketenagakerjaan

Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?

Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?

Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan

umur, jenis kelamin dll ?

Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?

Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?

Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua

lokasi ?


Tentang Pelatihan dan Pengembangan

Bagaimana pelatihan diberikan ?

Bagaimana program pelatihan dikelola ?

Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?


lokasi ?



Tentang Hubungan Industrial

Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?

Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan

kadaluarsanya?

Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?

Apakah ada demo yang luar biasa ?

Tentang aspek hukum tenaga kerja

Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum

sesuai yuridiksi yang berlaku?

Apakah ada proses litigasi ?


lokasi ?


Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?

Seberapa update teknologi sistem informasi ?

Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?


Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara

periodik ?

Tentang Strategi SDM

Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?

Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?

2.7 Prospek Audit

PROSPEK AUDIT

1. Audit Strategi Perusahaan

Strategi perusahaan tidak dibentuk oleh profesional SDM, melainkan

kekuatannya sendirilah yang menentukan kesuksesannya. Strategi

perusahaan memberi perhatian pada bagaimana perusahaan bekerja

untuk memperoleh keuntungan kompetitif. Misalnya dengan menilai

kekuatan dan kelemahan internal serta peluang dan ancaman

eksternal. Memahami strategi akan memberikan implikasi yang kuat

bagi perencanaan, pengadaan staf, kompensasi, hubungan karyawan

dan kegiatan SDM lainnya, yang dapat menjadi efektif hanya jika

mereka memberikan kontribusi terhadap tujuan-tujuan strategis

perusahaan.


Kecocokan antara lingkungan dan strategi tidak dapat diabaikan.

Karyawan pada departemen SDM dapat mempelajari strategi

perusahaan melalui wawancara dengan eksekutif utama, tinjauan

rencana jangka panjang bisnis, dan pengamatan lingkungan sistemik

yang didesain untuk menemukan perubahan trend/kecenderungan.

Mereka memeriksa fungsi, kepatuhan terhadap manajerial dan

penerimaan karyawan terhadap kebijakan dan praktik SDM dalam

hubungannya dengan rencana strategi perusahaan.

Dengan demikian, melalui audit akan mengingatkan karyawan dari

departemen SDM dan yang lainnya tentang kontribusi tersebut dalam

menciptakan sebuah image yang lebih profesional dari departemen

itu di antara para manajer dan para ahli. Selain itu, dengan audit akan

membantu menjelaskan tentang peranan departeman SDM ini,

khususnya mengenai fungsi desentralisasi dari perusahaan-

perusahaan besar. Barangkali hal yang lebih penting bahwa audit ini

menemukan masalah-masalah dan membuat rencana dari

perusahaan.

2. Audit Strategi Kerja Sama

Strategi kerja sama tidaklah ditata oleh para profesional SDM, akan

tetapi mereka menentukan kesuksesannya. Strategi kerja sama ini

menekankan pada bagaimana agar perusahaan terus memperoleh

keuntungan kompetitif, dengan melaluinuji kekuatan dan kelemahan

internal perusahaan serta ancaman eksternal (melalui analisis SWOT).

Memahami strategi ini mempunyai implikasi yang kuat bagi

penyusunan kompensasi hubungan antara pekerja dan aktivitas SDM

lainnya di dalam perusahaan itu yang dapat dikatakan efektif apabila

mereka memberikan kontribusi kepada tujuan strategi perusahaan.

Strategi kecocokan lingkungan tidak dapat diabaikan. Para karyawan

departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan melalui


interview eksekutif-eksekutif kunci mempelajari rencana bisnis jangka

panjang dan sistem lingkungan yang telah tersusun. Untuk

mengetahui trend-trend perubahan mereka harus mengaudit fungsi

mereka. Fungsi manajerial kebijakan dan praktik penerimaan

karyawan dalam hubungannya dengan rencana perusahaan. Sebagai

contoh terjadi pertukaran karyawan yang tinggi.

3. Audit Fungsi SDM

Audit ini mengadakan evaluasi tentang seberapa jumlah para

manajer yang mampu melaksanakan segala kebijakan dan prosedur

yang telah digariskan oleh departemen SDM. Seandainya para

manajer mengabaikan kebijakan-kebijakan yang ada atau melanggar

hukum ketenagakerjaan, selayaknya penilaian ini mampu

mengungkapkannya. Dengan demikian, tindakan-tindakan perbaikan

segera dapat dilakukan sebelum permasalahan berkembang terlalu

jauh. Dalam pelaksanaan audit fungsi SDM ini, auditor harus:

a. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab terhadap

aktivitas/kegiatan.

b. Menetapkan sasaran-sasaran yang dicari dari setiap kegiatan.

c. Meninjau kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai

sasaran-sasaran tersebut.

d. Mengambil catatan-catatan dalam sistem informasi SDM untuk

mempelajari apabila kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur

telah diikuti dengan tepat.

e. Menyiapkan laporan yang sebenarnya tentang sasaran, kebijakan

dan prosedur.

f. Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan

dalam sasaran, kebijakan dan prosedur.


g. Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat jika sasaran,

kebijakan dan prosedur memecahkan masalah yang ditemukan

dalam audit.

4. Audit Kepuasan Kerja

Departemen yang efektif pasti mampu memenuhi sasaran-sasaran

perusahaan maupun kebutuhan-kebutuhan karyawan. Ketika

kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka pergantian,

ketidakhadiran dan aktivitas serikat kerja kemungkinan besar terjadi.

Untuk mempelajari seberapa jauh kebutuhan-kebutuhan karyawan

dipenuhi, auditor mengumpulkan data dari para karyawan. Auditor

akan mengumpulkan informasi tentang upah, tunjangan, praktik-

praktik pengawasan, bantuan perencanaan karier dan feed back yang

diterima karyawan atas prestasi kerjanya.

5. Prospek Audit SDM di Masa Mendatang.

Audit memang diperlukan bagi suatu perusahaan, namun itu

hanyalah merupakan tindakan untuk melihat keadaan di masa lalu.

Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan suatu keputusan

di masa lalu. Departemen SDM seharusnya menatap jauh ke depan,

karena tanpa pandangan jauh ke depan bidang SDM hanyalah akan

menjadi “reaktif” dan tidak “proaktif”.

Adapun tantangan yang akan menghadang dalam manajeman SDM di

masa datang diperkirakan, antara lain tentang:

a. Globalisasi, keanekaragaman dan kaitannya dengan lingkungan

b. Hak-hak pekerja

c. Performance pekerja dan produktivitasnya

d. Hambatan-hambatan SDM.


H. PENDEKATAN RISET AUDIT SDM

Riset juga digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset ini

diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut.

Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun

data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Setiap alat

menyajikan pandangan yang berbeda mengenai aktivitas SDM

sebuah perusahaan. Seandainya dapat digunakan dengan sebaik

mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun pandangan-

pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai

segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun

alat-alat tersebut adalah, sebagai berikut:

1. Interview atau wawancara

Wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor

alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang

kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidang-bidang yang

membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada maslah pergantian

karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan,

kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara

dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di

sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu

menunjukkan dengan tepat persepsi dan penyebab yang dapat

menyusun dasar bagi tindakan-tindakan ke departemen tersebut.

Demikian pula saran dari manajer-manajer lain dapat mengungkap

cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. Ketika

kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka perubahan harus

segera dilakukan. Melalui wawancara langsung dapat pula dilakukan

dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-


Format Wawancara Langsung

Nama karyawan : …………………………… Tanggal Dihubungi : ……………………………

Pewawancara : …………………………… Wawancara pada : ……………………………

Nama Pengawas : …………………………… Departemen : ……………………………

1. Apakah tugas dan wewenang jabatan Anda saat ini sesuai dengan harapan Anda ?

2. Berikan pendapat Anda denga jujur tentang:a. Pekerjaan Anda ?b. Kondisi kerja Anda ?c. Orientasi Anda pada pekerjaan ?d. Pendidikan dan Pelatihan yang diberikan perusahaan ?

pandangan mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan

menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan oleh

auditor, seperti contoh berikut ini:

Gambar 21.1. Format Pertanyaan Langsung

Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian

ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari penyebab masalah

pergantian/berhentinya karyawan, ketidakpuasan kerja, dan

masalah-masalah lainnya.

Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara

harus pandai menggunakan waktu untuk menggali dan

mendengarkan pandangan atau tanggapan karyawan dengan hati-

hati, di antara departeman, divisi atau manajer.

2. Informasi Eksternal

Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar

memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-

kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang

dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit

diperoleh. Sumber informasi yang signifikan adalah dari pemerintah.

Melalui Departemen ini secara rutin mempublikasikan informasi


tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian

karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi

kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau

pembanding.

3. Survei

Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar,

sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja,

sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuesioner

untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga

dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada

wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner seperti

berikut ini :


SIKAP KARYAWAN

1. Apakah pekerjaan para supervisor sangat memuaskan atau sangat tidak memuaskan ?2. Apakah para supervisor tertentu memerlukan pelatihan untuk meningkatkan kualitasnya ?3. Sudah diperbaik4. i sikap-sikap tersebut semenjak survey terakhir.

SIKAP KARYAWAN TENTANG PEKERJAAN

1. Apa saja unsur-unsur yang umum dalam pekerjaan yang dapat menimbulkan sikap negatif ? dan apa yang dapat menimbulkan sikap positif ?

2. Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulkan sikap negatif didesain ulang untuk meningkatkan kepuasan kerja ?

3. Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulakan sikap negative diberikan jadwal kerja alternatif (misalnya hari minggu kerja hanya 6 jam atau waktu kerja yang fleksibel)

PERSEPSI KEEFEKTIFAN DEPARTEMEN SDM

1. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka bekerja untuk perusahaan yang bagus atau buruk

2. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka hanya sekedar memiliki jabatan atau karier ?3. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka memiliki kesempatan untuk memecahkan

masalah di samping atasan mereka sendir ?4. Apakah karyawan pernah diberitahu perkembangan perusahaan ?5. Apakah karyawan menegetahui apa yang diharapkan dari mereka dalam pekerjaannya ?6. Apakah karyawan puas dengan jumlah dan jenis feedback yang mereka dapatkan tentang

kinerjanya ?7. Apakah karyawan puas dengan gaji mereka ? Tunjangan mereka ?

Gambar 21.2 Masalah Penting yang Perlu Dijawab Melalui Survei Sikap

4. Eksperimen SDM

Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang

membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di

bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian

ketidakhadiran, pergantian, kepuasan kerja, kompensasi,

keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya. Contoh:

departemen SDM mengimplementasikan program latihan

keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut

sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari

supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya

dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan,

karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih

untuk mengikuti eksperimen.

5. Analisis sejarah

Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang

seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan

prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan

kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan

tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja,

dengan contoh seperti halaman berikut:

6. Audit Internasional

Audit internasional lebih kompleks dan lebih penting.

Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri

dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi,

sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah


pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-prakrik

perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu

sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur

semua kegiatan untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan

perusahaan dan menjamin keseragaman budaya perusahaan. Di

pihak lain, kompetisi, hukum, kebudayaan dan kepuasan karyawan

dapat menuntut perbedaaan dari kebijakan, praktik dan prosedur

perusahaan.


CATATAN KESELAMATAN KERJA

1. Menentukan perbedaan-perbedaan sebelum dan sesudah program dilaksanakan untuk menurunkan tingakat kecelakaan kerja

2. Adakah sebab-sebab terpola atau sebab-sebab yang dapat diamati ? Menurut pekerjaan ? Menurut shift ?

3. Apakah perusahaan telah patuh pada peraturan ?CATATAN KELUHAN1. Adakah pola keluhan yang timbul karena pernyataan

kontrak tertentu ataukah karena pengawasan ?2. Adakah klaususl-klausul dari persetujuan yang tidak

jelas bagi serikat pekerja atau bagi manajer ?

STUDI KOMPENSASI

1. Apakah upah yang diberikan adil, baik secara eksternal maupun internal ?

2. Apakah perhitungan tunjangan dimengerti oleh karyawan ?

3. Apakah paket tunjangan tambahan lebih banyak dibandingkan dengan perusahaan sejenis setempat atau nasional ?

RENCANA TINDAKAN PENYETUJUAN

1. Apakah perusahaan patuh pada semua ketentuan kerja sama ?

2. Apakah rencana tindakan penyetujuan member perhatian pada klausula-klausula dimana perusahaan tidak mematuhinya ?


SKOR PRETEST – PRO TEST

1. Menentukan bilamana program pengenalan atau pendidikan meningkatkan skor tes atau kinerja

2. Seberapa jauh skor tes memengaruhi kinerja ?

CATATAN PENEMPATAN INTERNAL

1. Apakah presentase pekerjaan terpenuhi secara internal ?2. Secara internal, seberapa jauh penyelenggaraan calon keryawan dipromosikan ?3. Apakah grafik penempatan menunjukkan kekurangmampuan mempromosikan

bakat/talenta karyawan ?

CATATAN SELEKSI

1. Apakah kinerja karyawan lebih baik, daripada menurut sumber tempat dimana mereka direkrut ?

2. Apakah biaya perekrutan dan seleksi dapat dibandingkan dengan biaya perekrutan dan seleksi dari perusahaan lain?

DATA KARYAWAN

1. Apakah data karyawan telah dilengkapi dengan benar ?2. Apakah catatan tersebut berisi informasi yang akurat untuk membuat keputusan bagi

karyawan ?3. Apakah karyawan ini membuat kemampuan karier yang layak ?4. Apakah karyawan ini merupakan sumber masalah kedisiplinan atau interpersonal ?

LAPORAN PROGRAM KHUSUS

1. Apakah program khusus telah mencapi hasil yang diinginkan ?2. Apakah perusahaan patuh pada peraturan tentang jaminan kesehatan bagi pensiunan ?

Gambar 21.3 Beberapa Catatan Sebagai Bagian dari Audit SDM

2.8 Pendekatan Riset Audit SDM

Mengaudit SDM dengan riset, ada enam pendekatan yang dapat

diterapkan, yaitu :

1. Riset Terapan (Applied Research)

Riset ini digunakan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM.

Kadang kala risetnya mungkin canggih, tergantung pada desain dan

statistik yang digunakan. Melaui riset ini berupaya untuk

memperbaiki kinerja departemen.

2. Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)

Bentuk riset ini adalah bentuk yang sederhana. Pendekatan ini

menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu

membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan yang dari


perusahaan lain tersebut. Pendekatan komparatif kerap digunakan

untuk membandingkan maslah ketidakhadiran, perputaran karyawan,

dan data gaji. Pendekatan ini dapat membantu dalam mendeteksi

bidang-bidang yang memerlukan perbaikan. Tim audit sumber daya

manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan

atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja

buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan

hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia

spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang

membutuhkan pembenaran

3. Pendekatan otoritas pihak luar (Outside Authority Approach)

Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya

ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah

dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan

selanjutnya dievaluasi. Dalam hal ini konsultan dapat membantu

mendiagnosis penyebab timbulny masalah. Tim audit sumber daya

manusia bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau

temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar

terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia

dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat

membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul

4. Pendekatan Statistik (Statistical Approach)

Melalui pendekatan ini adalah dengan mengembangkan ukuran

statistical kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada.

Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan


mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan.

Data ini menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM dan manajer

operasi dalam mengendalikan permasalahan ini. Pendekatan ini

biasanya dilengkapi dengan perbandingan terhadap informasi

eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini

sering dinyatakan juga sebagai rasio yang mudah dihitung dan

digunakan. Dengan standar statistik ini, dapat ditemukan kesalahan-

kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut ke arah yang

merugikan perusahaan. Dari catatan-catatan yang ada, tim audit

sumber daya manusia menghasilkan standar-standar statistical

terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya

manusia dievaluasi. Dengan standar matematis ini, tim audit dapat

menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan-kesalahan

tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun,

metode kuantitatif seperti :

Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih

variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari

variabel lainnya

Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua

atau lebih variabel

Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan

antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi

5. Pendekatan Kepatuhan (Compliance Appoach)

Pendekatan kegiatan ini adalah strategi audit SDM lainnya. Metode

ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah

tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti


kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi

penyimpangan hukum. Cara kerjanya adalah dengan mengambil

sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin, dan

penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan

apakah para manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang

berlaku di perusahaan. Dengan mengambil sample elemen-elemen

system informasi sumber daya manusia, tim audit mencari

penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan,

serta prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian

fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan

berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan

6. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by

Objective Approach)

Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer

menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.

Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan

khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti

kinerja aktual dan membandingkannya dengan tujuan yang

ditetapkan sebelumnya.

Dalam praktiknya pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan

sekaligus pada semua departemen SDM. Lazimnya, hanya

menggunakan beberapa dari pendekatan tersebut, tergantung pada

aktivitas-aktivitas SDM yang diaudit. Di sini auditor biasanya

memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di

dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan

para karyawan. Umpan balik yang tidak menguntungkan akan

menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi

aktivitas-aktivitas SDM.


Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan

terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat

membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang

dinyatakan. Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan

dilaporkan.

Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrumen-

instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap

Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan

Manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.

Proses audit manajemen SDM seperti yang dijelaskan di atas akan

dikemukakan dalam Gambar 21.4 berikut ini:

Gambar 21.4. Proses Audit MSDM

2.9 INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA

MANUSIA


Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam

menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :

- Wawancara

Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi

mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim

audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari

karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh

departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang

saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka

servis yang lebih baik.

- Kuisioner

Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas

pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang

menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka.

Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih

terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

Metode metode untuk menganalisa temuan

1. Membandingkan program SDM dengan organisasi

2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas

3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total

4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM

apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan

5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran


Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :

SOP, aturan dan prosedur yang ada

Pimpinan Departemen SDM atau personalia

Pimpinan Departemen lain

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan

dasar :

Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi

(termasuk pelatihan)?

Bagaimana struktur organisasi SDM ?

Bagaimana anggaran SDM ?

Tentang Perekrutan :

Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?

Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?

Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?


lokasi ?


Tentang kompensasi dan manfaat

Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal

manajerial, staff dan pekerja?

Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?


Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?

Apakah uraian jabatan selalu diupdate?

Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?

Bagaimana penentuan kenaikan gaji?

Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?

Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang

berlaku ?

Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku

?


lokasi ?


Tentang ketenagakerjaan

Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?

Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?

Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur,

jenis kelamin dll ?

Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?

Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?

Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua

lokasi ?



Tentang Pelatihan dan Pengembangan

Bagaimana pelatihan diberikan ?

Bagaimana program pelatihan dikelola ?

Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?


lokasi ?


Tentang Hubungan Industrial

Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?

Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan

kadaluarsanya?

Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?

Apakah ada demo yang luar biasa ?

Tentang aspek hukum tenaga kerja

Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum

sesuai yuridiksi yang berlaku?

Apakah ada proses litigasi ?

Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan

semua lokasi ?


Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?


Seberapa update teknologi sistem informasi ?

Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?

Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM

secara periodik ?

Tentang Strategi SDM

Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?

Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu

SDM ?

- Informasi Eksternal

Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar

memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-

aktivitas perusahaan dapat dinilai.

- Eksperimen-eksperimen Riset

2.10 LAPORAN AUDIT

Laporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya

manusia yang meliputi rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang

efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang

tidak efektif.

1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini

Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan

tanggung jawab sumber daya manusia mereka dimana pada PT Jasa Angkasa


Semesta laporan manajer-manajer lini ini seperti : pewawancaraan pelamar,

pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan

pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.

2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya Manusia

Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas

personalia lainnya juga memerlukan umpan balik.

3.Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia

o Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada manajer lini dan

spesialis di dalam departemen sumber daya manusia. Disamping, manajer

sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai :

o Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis departemen

sumber daya manusia

o Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk mencapai tujuan

tersebut

o Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya

o Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang dapat

dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.

Dengan adanya informasi yang ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya

manusia dapat mengambil pandangan luas mengenai fungsi sumber daya

manusia.

laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk Manajer

lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas :

- Judul


- Daftar Isi

- Ringkasan dan kesimpulan

- Masalah-masalah pokok

- Kesimpulan dan saran

- Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )

- Sumber data

- Lampiran yang dianggap penting.

Adapun bentuk laporan audit dapat dibagi menjadi 2 bagian :

LAPORAN AUDIT BENTUK TABEL

Divisi : Personalia

Tanggal Audit :

Auditor :

URAIAN

TEMUAN

BUKTI –

BUKTI

REFERENSI SKALA

KEKRITISAN

REKOMENDASI


LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI

KASUS LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI

Latar Belakang

Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya perbuatan

anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali sebagai urat nadi wisata

Indonesia dengna Bom Bali-nya (Bali Blast).

Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun tidak

langsung dalam industri pariwisata seperti : hotel, restaurant, tour and Travel,

Distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha kebandarudaraan

yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai tuban,

menjadi menurun tingkat aktivitasnya.

Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa Semesta

(JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah dipercayai dan

ditugasi oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai dalam hal

pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan penumpang dan bagasi.

Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya Manusia

dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001 sampai

pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak + 300 orang,

dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima perusahaan, maka hal

ini berdampak sangat serius bagi perkembangan dan kinerja karyawan sebagai

faktor operasional perusahaan, permasalahan mulai muncul setahap demi

setahap mulai dari perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan

pengurangan upah / gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara

dilakukan oleh Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi selalu

saja tidak mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan yang didapat,


untuk itu Manajemen SDM perlu kiranya membentuk sebuah tim Audit yang

terdiri dari Manajemen SDM dan konsultan Audit yang berasal dari ekstern

perusahaan.

Analisa Kasus

Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit melakukan

langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang terbaik yang akan

dilakukan manajamen SDM; dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Pengamatan Kegiatan

Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal

Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada Karyawan dan

Manajemen SDM pada khususnya

Telaah Dokumen yang terkait dengan karyawan

Pemeriksaan karyawan secara teliti

Pembuktian

Wawancara

Survei

Laporan hasil audit adalah merupakan salah satu tahap paling penting dan

akhir dari

suatu pekerjaan audit. Dalam setiap tahap audit akan selalu terdapat dampak

psikologis bagi auditor maupun auditee. Dampak psikologis dalam tahapan

persiapan audit dan pelaksanaan audit dapat ditanggulangi pada waktu


berlangsungnya audit. Tetapi dampak psikologis dari laporan hasil audit,

penanggulangannya akan lebih sulit karena:

a. Waktu audit sudah selesai

b. Laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis, formal, sehingga

auditor tidak

dapat mengetahui reaksi auditee secara langsung

c. Laporan telah didistribusikan kepada berbagai pihak sehingga semakin banyak

pihak yang

terlibat. Karena laporan hasil audit akan mempunyai dampak luas, maka

diperlukan pengetahuan khusus tentang penyusunan laporan hasil audit.

Pelaporan hasil audit merupakan tahap akhir kegiatan audit. Selain harus sesuai

dengan norma pemeriksaan, penyusunan laporan hasil audit juga harus

mempertimbangkan dampak psikologis, terutama yang bersifat dampak negatif

bagi auditee, pihak ketiga dan pihak lain yang menerima laporan tersebut.

* contoh Format Laporan

LAPORAN TEMUAN AUDIT SDM / ORGANISASI

KEPADA :

FAKULTAS/JURUSAN :

TANGGAL :

Uraian ketidaksesuaian Bukti-bukti objektif Referensi Skala kekritisan Batas

waktu penyelesaian

Rekomendasi auditor :

Laporan perbaikan :

Verifikasi oleh auditor :


2.11 Rekomendasi Hasil Audit

rekomendasi hasil audit memuat temuan atas hasil audit yang dilakukan oleh

auditor, temuan-temuan yang bersifat negative biasanya dibuat dalam bentuk

KDT (Kertas Data Temuan) oleh auditor untuk dijadikan laporan kepada institusi

auditor.

Kertas data temuan tersebut, setelah audit selesai perlu ada tanggapan dari

perusahaan yang diaudit, sehingga penyimpangan-penyimpangan yag ditemukan

dapat dijelaskan apa yang menjadi penyebabnya dan apa upaya dari perusahaan

tersebut di masa yang akan datang, agar penyimpangan-penyimpangan itu tidak

terulang kembali.


BAB III

SIMPULAN DAN SARAN

3.1 Simpulan

Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi secara

keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka

panjang. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan dengan

memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk

membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh

Departemen. Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk

referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang

SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan

organisasi jangka panjang.

3.2 Saran

Dari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan pentingnya

untuk menguasai konsep Audit SDM karena hal tersebut akan dapat

membantu mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakuakan dalam

suatu perusahaan. Dan hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi

SDM bagi para manajer operasional dan departemen SDM. Ini juga

mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas SDM.


DAFTAR PUSTAKA

Rivai, Veithzal.2006.MSDM untuk perusahaan dari teori ke praktek. Jakarta: RajaGrafindo Persada.

Siagian, Sondang P. 2007. MSDM . Jakarta: Bumi Aksara.

Rohardi, Ahmad. 2002. Pemahaman Praktis MSDM. Bandung: Mandar Maju.

Handoko, T Hani. 2001.Manajemen Personalia dan SDM. Yogyakarta: BPFE.

Hasibuan, Malayu S.P.2007.MSDM. Ed. Rev. Jakarta: Bumi aksara.

Majalah Info Bisnis Edisi 106, Tahun ke VII, Februari 2003 sebagai resensi buku Audit

SDM dari Willy Susilo.

www.geocities.com/ariyanto_eks79/Audit_SDM_Lnjtn.htm

www.geocities.com/reni_rosari/m sdm /SESI14- AUDITSDM .pdf

http://blog-indonesia.com/blog-archive-6332-16.html

http://visijobs.com/artikel.php?id=154&sub=news&page=8

www.google.co.id.

Audit Sumber Daya Manusia iii

http://www.google.co.id/

http://visijobs.com/artikel.php?id=154&sub=news&page=8

http://blog-indonesia.com/blog-archive-6332-16.html

http://www.geocities.com/reni_rosari/msdm/SESI14-AUDITSDM.pdf

http://www.geocities.com/ariyanto_eks79/Audit_SDM_Lnjtn.htm

Wittya Aprodhita K : Pengertian audit SDM dan latar belakang audit SDM

Eva Astriana : Norma audit SDM dan manfaat audit SDM

Krisfandi Setyo : Tujuan audit SDM dan sumber data audit SDM

Bernard C : Prospek audit SDM dan pendekatan audit SDM

Agus Nugraha : Instrumen-instrumen audit SDM, laporan audit SDM, dan rekomendasi audit SDM

Audit Sdm Makalah

Documents

Transcript of Audit Sdm Makalah