AUDIT MUTU INTERNAL - spmi.its.ac.idspmi.its.ac.id/files/M1. TEORI AMI - MOSES L SINGGIH.pdf ·...

24
Rektorat Lt. 1 Kantor Penjaminan Mutu AUDIT MUTU INTERNAL Oleh : Moses Laksono Singgih Di : Institut Teknologi Sepuluh Nopember Pada : 5 September 2017

Transcript of AUDIT MUTU INTERNAL - spmi.its.ac.idspmi.its.ac.id/files/M1. TEORI AMI - MOSES L SINGGIH.pdf ·...

Rektorat Lt. 1

Kantor Penjaminan Mutu

AUDIT MUTU INTERNAL

Oleh : Moses Laksono SinggihDi : Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Pada : 5 September 2017

PEMAHAMAN TEORI AUDIT DIPERLUKAN UNTUK:

1. merencanakan program audit internal dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan audit.

2. menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.

3. melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasilaudit sebelumnya.

2AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH

DEFINISI AUDIT :

Suatu pemeriksaan yang sistematis danindependen untuk menentukan apakah kegiatanmenjaga mutu serta hasilnya telahdilaksanakan secara efektif sesuai denganrencana yang ditetapkan untuk mencapaitujuan

3AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH

Tujuan Audit

STANDAR

KESESUAIAN

IMPLEMENTASI

VS

SPME VS SPMI

Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk menentukantingkat kesesuaian terhadap standar eksternal SPME

Audit internal: audit yang dilakukan untuk menentukantingkat kesesuaian terhadap standar internal (mutuorganisasi sendiri) dan meningkatkan untuk mencapaistandar internal SPMI

5AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH

SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi(PD Dikti)

Sistem PenjaminanMutu Eksternal

(SPME/Akreditasi)

SPM Dikti

MMUTU

PENDIDIKAN

TINGGI

Sistem PenjaminanMutu Internal

(SPMI)

AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 6

SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi(PD Dikti)

Sistem PenjaminanMutu Eksternal

(SPME/Akreditasi)

SPM Dikti

MMUTU

PENDIDIKAN

TINGGI

Sistem PenjaminanMutu Internal

(SPMI)

AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 7

Manajemen SPMI

P

P

EP

P

Penetapan Standar Dikti;

Pelaksanaan Standar Dikti;

Evaluasi (pelaksanaan) Standar Dikti;

Pengendalian (pelaksanaan) Standar Dikti; dan

Peningkatan Standar Dikti.

AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 8

1. Untuk menentukan kesesuaian atau taksesuaian unsur-

unsur sistem mutu dengan syarat-syarat yang ditetapkan.

2. Untuk menentukan kapabilitas dari sistem manajemen mutu

dan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang

telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).

3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem

mutu.AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 9

Tujuan Audit:

PRINSIP DASAR AUDIT

1. Sikap dasar : mempunyai sifat profesional

2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan yang objektif

3. Ketelitian : kecermatan dalam menggali informasisehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid

4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif saatmembuat kesimpulan audit

5. Berdasar bukti : penjelasan yang rasionil dalammenghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya

10AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH

KLASIFIKASI TEMUAN AUDIT:

Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapatdiselesaikan dengan cepat dan mudah.

Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu

Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu

11AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH

LINGKUP (CAKUPAN) AUDIT

Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruhterhadap mutu layanan, diantaranya:

1. Dokumen sistem mutu

2. Organisasi

3. Komitmen (tanggungjawab) manajemen

4. Sumber daya, meliputi:a. Sumber daya manusia

b. Infrastruktur

5. Proses dan pengendaliannya

6. Evaluasi dan perbaikan

12AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH

PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU

Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk mengelolaaudit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapaauditor

Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur ataupersyaratan yang digunakan sebagai referensi

Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atauinformasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapatdiperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas

AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 13

PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU

Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaanyang disusun berdasar hasil audit dokumenuntuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.

Temuan Audit (Audit Findings): hasil darievaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.

14AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH

Istilah Audit

Auditor

Auditee

Kriteria audit

Ruang lingkup

audit

Pihak yang melakukan audit

Pihak yang diaudit

Standar yang diacu dalam proses audit

(ketentuan-ketentuan)

Batasan audit yang terdiri dari fokus bidang

audit & periode audit

Proses Audit

Perencanaan

Pelaksanaan

Pelaporan

Tindak Lanjut

Auditor membuat laporan sesuai

kesepakatan dengan auditee

Auditor melaksanakan audit

minimal sesuai checklist

Auditor melakukan verifikasi

temuan

Perencanaan dan penjadwalan audit

Pelaksanaan Audit

Pembukaan

Audit

Penutupan

Auditor menjelaskan tujuan audit,

ruang lingkup audit, kriteria audit

Auditor melakukan audit

Auditor membacakan temuan dan

membuat kesepakatan dengan auditee

Auditor yang BAIK

3A3GAsah

Asih

Asuh

Gesek

Gosok

Gasak

Auditor yang BAIK

Sedikit bicara

Banyak makan

Sedikit bicara

Banyak mendengar

Pelaksanaan Audit

Pertanyaan

terbuka

Pertanyaan

tertutup

Bagaimana...?

Mohon diceritakan.....

Mohon dijelaskan....

Sudahkah...?

Untuk menggali … Untuk memastikan …

Penulisan Temuan

Temuan: ketidaksesuaian antara standar VS implementasi.

Cara penulisan temuan:

• Awali dengan menuliskan hal baik, baru masuk ke detail temuan.

• Detail temuan dituliskan dengan teknik PLOR

• Problem (masalah), apa masalahnya? Tulis dengan detail masalah yang

ditemukan

• Location (lokasi), dimana ketidaksesuaian ditemukan

• Objective (bukti), bukti ketidaksesuaian (nomor dokumen, foto dll)

• Reference (rujukan), tidak sesuai dengan dokumen / peraturan apa?

Contoh Penulisan Temuan

Secara umum, proses penanganan Sumber Daya Manusia di prodi XXX telah

tertata dengan baik. Selama berlangsungnya proses audit, ditemukan adanya

kesesuaian dan ketidaksesuaian berikut:

1. Daftar dosen tetap di prodi XXX dapat ditunjukkan …

2. Rasio jumlah mahasiswa terhadap jumlah dosen tetap tertulis …, dari hasil diskusi

Location

RINGKASAN

1. Tujuan utama Audit mutu ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit

2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu secara periodik akan menjadikan institusi berkualitas.

3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami

AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 23

5 September 2017

Kantor Penjaminan Mutu