ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN 2014 · Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik...

LAPORAN AKUNTABILITAS DAN KINERJA PEMERINTAH

(LAKIP)

ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN

2014

KATA PENGANTAR

Dalam rangka melaksanakan amanah Inpres Nomor 7 Tahun 1999,

Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan menyusun Laporan Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Tahun 2014 sebagai bentuk komitmen

untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tujuan dan sasaran strategis

secara transparan dan akuntabel kepada publik.

LAKIP ini menyajikan informasi yang akurat tentang keberhasilan

dan/atau kegagalan pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU) Tahun 2014

sebagai ukuran kinerja yang telah diperjanjikan dalam dokumen Penetapan

Kinerja yang ditunjang dengan pencapaian sasaran strategis, progam, dan

kegiatan.

Laporan ini juga menggambarkan implementasi manajemen kinerja

yang telah dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas sistem

akuntabilitas kinerja instansi pemerintah di Sekretariat Kabinet beserta

kendala yang dihadapi. Informasi tersebut juga ditunjang dengan analisis atas

akuntabilitas keuangan menyangkut keekonomisan, efisiensi, dan efektivitas

penggunaan anggaran yang dikaitkan dengan pencapaian sasaran strategis

Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan.

Kami mengharapkan informasi yang disajikan dalam LAKIP ini dapat

dijadikan masukan bagi perbaikan secara berkelanjutan untuk penguatan dan

peningkatan akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet, guna

mewujudkan organisasi yang berorientasi pada hasil sejalan dengan tujuan

reformasi birokrasi.

Jakarta, Januari 2015

Abdul Muis

Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah (AKIP) pada intinya menegaskan bahwa untuk

meningkatkan pelaksanaan pemerintahan yang lebih berdayaguna, berhasil

guna, bersih dan bertanggung jawab diperlukan adanya pelaporan

akuntabilitas kinerja instansi pemerintah guna mengetahui kemampuannya

dalam mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi yang dikembangkan melalui

sistem pelaporan akuntabilitas kinerja yang mencakup indikator, metode,

mekanisme dan tata cara pelaporan kinerja instansi pemerintah.

Penyusunan LAKIP dalam Sistem AKIP, dilakukan melalui proses

penyusunan rencana strategis, penyusunan rencana kinerja, penetapan

kinerja, serta pengukuran dan evaluasi kinerja. Pelaporan akuntabilitas

kinerja yang dituangkan ke dalam bentuk LAKIP merupakan uraian

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka pencapaian

visi dan misi serta penjabarannya yang menjadi perhatian utama dari suatu

instansi pemerintah dan mencakup berbagai aspek yang meliputi uraian

pertanggungjawaban mengenai aspek keuangan, sumber daya manusia

(SDM), sarana dan prasarana, serta metode kerja, pengendalian manajemen

dan kebijakan lain yang mendukung pelaksanaan tugas utama instansi.

Dalam Sistem AKIP, rencana strategis, rencana kinerja dan penetapan

kinerja mempunyai keterkaitan yang sangat erat sebagai dokumen

perencanaan. Jika rencana strategis memberikan arah pembangunan

organisasi dalam jangka menengah, maka rencana kinerja dan penetapan

kinerja menetapkan target dan komitmen kinerja yang ingin diwujudkan pada

suatu tahun tertentu.


B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun

2014 merupakan bentuk pemenuhan kewajiban Asisten Deputi Bidang Materi

Persidangan untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan

pelaksanaan visi dan misi dalam pencapaian tujuan dan sasaran yang telah

ditetapkan dalam dokumen Penetapan Kinerja Tahun 2014.

Pada prinsipnya, penyusunan LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi

Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik sebagai indikator pemicu

perbaikan kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun yang akan

datang.

C. Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011

t e n t a n g O r g a n i s a s i d a n T a t a K e r j a S e k r e t a r i a t K a b i n e t ,

Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah unit kerja yang berada

dan bertanggung jawab secara langsung kepada Deputi Bidang

Persidangan Kabinet yang mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan bahan-bahan sidang kabinet, penyiapan bahan-bahan rapat atau

pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil

Presiden.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan bahan-bahan sidang kabinet;

b. Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau

dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;

c. Pelaksanaan koordinasi dengan Kementerian/Lembaga Non

Kementerian terkait dalam rangka penyiapan bahan persidangan;

d. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi Bidang

Persidangan Kabinet.


BAB II

PENETAPAN KINERJA

DAN INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU) TAHUN 2014

A. Visi dan Misi

Visi adalah suatu peryataan tentang gambaran keadaan dan

karakteristik yang ingin di capai oleh suatu organisasi pada jauh dimasa yang

akan datang. Rumusan visi Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah

“memberikan dukungan teknis administrasi yang tepat, cepat, aman dan

akurat melalui Sekretaris Kabinet dalam penyiapan bahan-bahan sidang

kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden

dan/atau Wakil Presiden secara tertib, aman, dan lancar.

Dalam mewujudkan visi tersebut, dirumuskan misi organisasi yang

merupakan upaya-upaya yang akan dilaksanakan guna pencapaian visi

tersebut. Misi Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah

“melaksanakan dalam penyiapan analisis dan pelaporan materi bahan-bahan

sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh

Presiden dan/atau Wakil Presiden”.

B. Tujuan Strategis

Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai dan sebagai pernyataan

misi dari suatu organisasi. Oleh karena itu, tujuan merupakan hasil akhir

yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka panjang. Dengan adanya

tujuan, maka fokus organisasi dapat lebih dipertajam dan diarahkan kepada

sasaran yang akan dicapai.

Perumusan tujuan menjadi pijakan dalam perumusan sasaran dan

kebijakan serta program dan kegiatan yang akan dilakukan. Dalam Rencana

Strategis (Renstra) Sekretariat Kabinet Tahun 2011–2014 telah

digambarkan mengenai tujuan strategis organisasi ”meningkatkan kualitas

dalam penyiapan analisis dan pelaporan materi bahan-bahan sidang kabinet,


rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden

dan/atau wakil Presiden”

C. Sasaran Strategis

Sasaran merupakan hasil yang ingin dicapai secara nyata oleh

suatu organisasi dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun

waktu yang lebih pendek dari tujuan. Sasaran merupakan penjabaran dari

tujuan yang akan dicapai atau dihasilkan oleh organisasi dalam jangka waktu

tertentu.

Pada Penetapan Kinerja (PK) Tahun 2014, Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan telah menetapkan sasaran strategisnya yaitu

”Terwujudnya peningkatan kecepatan dan ketepatan penyiapan dan

pelaporan bahan materi sidang kabinet” yang dijabarkan dalam 1 (satu)

program dan 4 (empat) kegiatan. Sasaran dan program yang tertuang dalam

Penetapan Kinerja (PK) 2013 merupakan acuan bagi unit kerja Asisten

Deputi Bidang Materi Persidangan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya

dalam kurun waktu satu tahun.

D. Program dan Kegiatan

Dalam mencapai tujuan dan sasaran, maka ditentukanlah arah

pencapaian yang dituangkan dalam bentuk kebijakan. Arah kebijakan

Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah ”penyusunan Materi Sidang

Kabinet/Briefing Sheet yang tepat waktu”. Untuk dapat mengoperasionalkan

kebijakan tersebut, perlu diformulasikan dalam bentuk program-program.

Rumusan program-program diorientasikan pada pencapaian tujuan dan

sasaran. Adapun program Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah

”penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku Kepala

Pemerintahan”. Agar program tersebut dapat diimplementasikan secara

optimal, maka program perlu dioperasionalkan dalam bentuk kegiatan-

kegiatan yang dinilai dapat memberikan kontribusi langsung terhadap

pencapaian tujuan dan sasaran. Kegiatan-kegiatan yang dinilai dapat


memberikan kontribusi langsung terhadap pencapaian program Asisten

Deputi Bidang Materi Persidangan adalah sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait dengan penyiapan

bahan materi paparan Sidang Kabinet.

2. Penyelesaian materi Briefing Sheet Sidang Kabinet.

3. Pelaksanaan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet .

4. Pelaksanaan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet.

E. INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU)

Indikator Kinerja Utama (IKU) atau Key Performance Indicator

adalah tolak ukur yang ditetapkan dalam menilai keberhasilan dari suatu

sasaran dan tujuan strategis organisasi. Keberhasilan Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya yang

tertuang dalam tujuan dan sasaran strategis dipengaruhi oleh 2 (dua) IKU

yaitu:

Tabel 1

Indikator Kinerja Utama (IKU) Asdep Bidang Materi Persidangan

Tahun 2014

No No. Uraian Alasan

1. Tingkat kecepatan penyelesaian briefing sheet sidang kabinet

Mengukur kinerja organisasi dalam melakukan penyiapan bahan materi sidang Kabinet yakni Briefing Sheet. Salah satu indikator keberhasilan pelaksanaan Sidang Kabinet adalah tersedianya Briefing Sheet tepat waktu.

2. Tingkat Kecepatan dalam

pendistribusian bahan materi

paparan Sidang Kabinet

Mengukur kinerja organisasi dalam melakukan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet.


F. PENETAPAN KINERJA TAHUN 2014

Penetapan kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

merupakan ikhtisar kesepakatan rencana kinerja yang akan dicapai pada

tahun 2014 oleh unit di lingkungan Asisten Deputi Bidang Materi

Persidangan.

Gambaran mengenai Penetapan Kinerja Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan Tahun 2014 dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:

Tabel 2

Penetapan Kinerja (PK) Asdep Bidang Materi Persidangan

Tahun 2014

Program Utama

Sasaran strategis

Indikator Sasaran Satua

n

Target 2014

Target Anggaran (Rupiah)

1 2 3 4 5

Program penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku kepala pemerintahan

Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet

1. Kecepatan pengkoordinasian dan penyiapan bahan materi sidang kabinet

Jam 1 -

2. Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

Hari 2 -

3. Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

% 90

4. Kecepatan pendistribusian materi paparan sidang kabinet

menit 50

5. Kecepatan inventarisir materi sidang kabinet

menit 50


G. TARGET CAPAIAN KINERJA TAHUN 2014

Keberhasilan implementasi Rencana Kinerja Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan Tahun 2014 dapat diukur dengan cara menetapkan

indikator kinerja dan target yang hendak dicapai untuk masing-masing

sasaran yang dapat digambarkan sebagai berikut:

Tabel 3

Indikator Kinerja dan Target Capaian Asdep Bidang Materi Persidangan

Tahun 2014

Sasaran strategis

Indikator Kinerja Satuan Target

Capaian 2014

Ket.

1 2 3 4 5

Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet

1. Jumlah laporan hasil koordinasi penyiapan bahan materi paparan sidang kabinet

Berkas 82 -

2. Jumlah briefing sheet Sidang Kabinet yang terselesaikan

Berkas 30 -

3. Jumlah materi paparan Sidang Kabinet yang terdistribusi

Berkas 3000 -

4. Jumlah laporan hasil inventarisir materi sidang cabinet

Berkas 82 -


BAB III

AKUNTABILITAS KINERJA

Penerapan manajemen pemerintah berbasis kinerja pada dasarnya

adalah mengubah mindset dari sistem yang birokratis ke arah sistem yang

bertujuan untuk lebih mewirausahakan birokrasi pemerintah. Dalam bahasa

yang lain, transformasi sektor pemerintahan yang mengubah fokus

akuntabilitas dari orientasi pada masukan-masukan (Inputs-Oriented

accountability) dan proses ke arah akuntabilitas pada hasil-hasil (Results-

Oriented Accountability), terutama berupa outcomes.

Salah satu cara yang tepat untuk dapat meningkatkan efektivitas

pengelolaan manajemen pemerintahan adalah dengan melakukan reformasi

pengelolaan dan pertanggungjawaban kinerja instansi pemerintah. Prioritas

strategis pemerintah harus ditetapkan berdasarkan kebutuhan masyarakat.

Instansi pemerintah berdasarkan prioritas-prioritas tersebut menetapkan

sasaran-sasaran strategis di instansi masing-masing dengan ukuran-ukuran

kinerja yang jelas dan terukur.

Ukuran-ukuran kinerja atau yang kemudian dikenal sebagai indikator

kinerja merupakan alat atau media yang digunakan untuk mengukur tingkat

keberhasilan suatu instansi untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Indikator

kinerja akan memberikan rambu atau sinyal apakah kegiatan atau sasaran

yang diukurnya telah berhasil dilaksanakan atau dicapai sesuai yang

direncanakan. Indikator kinerja yang baik akan menghasilkan informasi

kinerja yang memberikan indikasi yang lebih baik dan lebih menggambarkan

mengenai kinerja organisasi. Selanjutnya apabila didukung dengan suatu

sistem pengumpulan dan pengolah data kinerja yang memadai maka kondisi

ini akan dapat membimbing dan mengarahkan organisasi pada hasil


pengukuran yang andal (reliable) mengenai hasil apa saja yang diperoleh

selama periode aktivitasnya.

Penetapan indikator kinerja pada tingkat sasaran dan kegiatan

merupakan prasyarat bagi pengukuran kinerja yang hasilnya dituangkan

dalam LAKIP tahun 2014. Indikator kinerja sasaran diperlukan dalam

mengukur tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang akan diwujudkan

pada tahun yang bersangkutan. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai

dalam kurun waktu tertentu (tahunan) secara berkesinambungan sejalan

dengan tujuan yang ditetapkan dalam rencana strategis.

Indikator Kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun

2013 terdiri dari indikator kinerja masukan (input), keluaran (output) dan

hasil (outcome). Keseluruhan indikator kinerja tersebut telah dapat

dirumuskan walaupun untuk indikator kinerja hasil belum seluruhnya dapat

diukur tingkat pencapaiannya.

Indikator kinerja input memberikan gambaran mengenai sumber daya

yang digunakan untuk menghasilkan output dan outcome. Indikator input

sebaiknya dibedakan dengan inputnya sendiri. Input adalah segala hal yang

digunakan untuk untuk menghasilkan output dan outcome, sedangkan

indikator input adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana

input itu digunakan untuk menghasilkan output dan outcome.

Output adalah segala hal yang dihasilkan oleh suatu aktivitas/kegiatan.

Sedangkan indikator output adalah alat untuk menggambarkan bagaimana

organisasi mengelola input yang digunakan untuk mengahasilkan output,

misalnya jumlah laporan pelaksanaan program dan kegiatan.

Indikator outcome memberikan gambaran mengenai hasil aktual atau

manfaat yang diharapkan dari barang atau jasa yang diproduksi oleh suatu


organisasi. Dalam banyak kondisi, hasil atau manfaat baru akan diperoleh

setelah rentang waktu yang cukup lama. Indikator kinerja outcome sebaiknya

mengukur outcome-outcome yang lebih controllable, misalnya persentase

program dan kegiatan yang telah dievaluasi keberhasilannya.

Keberhasilan program-program kerja Asisten Deputi Bidang Materi

Persidangan sampai saat ini lebih banyak diukur dengan menggunakan

indikator kinerja output, namun secara bertahap akan terus dilakukan

berbagai tindakan penyempurnaan agar program tersebut dapat diukur

keberhasilannya dari sisi manfaat (outcome).

A. Analisis atas Capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Capaian Kinerja Tahun

2014

Indikator Kinerja Utama (IKU) merupakan ukuran keberhasilan tujuan

dan sasaran strategis organisasi. IKU Asisten Deputi Bidang Materi

Persidangan ditetapkan melalui pemilihan indikator sasaran yang dianggap

paling mencerminkan core business organisasi.

IKU Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 ditetapkan

dengan berpedoman pada Rencana Strategis organisasi 2011-2014 dengan

sasaran strategis yang mengarah pada terwujudnya peningkatan kualitas

pengelolaan persidangan kabinet.

IKU Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 yaitu:

1. Kecepatan penyelesaian briefing sheet sdiang kabinet

2. Ketepatan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet

Capaian IKU di atas dapat tercermin dari capaian 5 (lima) indikator sasaran

yang berhubungan langsung dengan IKU tersebut. Berikut adalah gambaran

capaian dari masing-masing indikator sasaran:

Tabel 4


Persentase Capaian Target untuk masing-masing Indikator Sasaran Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014

No. IKU Sasaran Indikator Sasaran Target Realisasi % Capaian Ket.

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Kecepatan

pengkoordinasia

n terkait

penyiapan bahan

materi Sidang

Kabinet

Terwujudnya

peningkatan kualitas

pengelolaan

persidangan kabinet

1. Kecepatan

pengkoordinasian terkait

penyiapan bahan materi

Sidang Kabinet

1 jam 1 jam 100% -

2 Ketepatan

pendistribusian

bahan materi

paparan sidang

kabinet

2. Kecepatan penyelesaian

briefing sheet Sidang

Kabinet

2 hari 2 hari 100% -

3. Ketepatan enyelesaian

briefing sheet Sidang

Kabinet

90% 90% 100% -

4. Kecepatan

pendistribusian materi

paparan Sidang Kabinet

50

menit

50

menit

100% -

5. Kecepatan inventarisir

bahan materi Sidang

Kabinet

50

menit

50

menit

100%

Berikut adalah penjelasan tentang capaian berdasarkan masing-

masing indikator sasaran:

Indikator Sasaran 1:

Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi sidang kabinet

Tabel 5

Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 1 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

Tahun 2014

Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase

Capaian Target Keterangan

1 2 3 4 5

Kecepatan

pengkoordinasian terkait

penyiapan bahan materi

Sidang Kabinet

1 jam 1 jam 100% -


Sidang Kabinet selama tahun 2014 dilaksanakan sebanyak 89 kali.

Capaian target dari indikator sasaran diatas adalah 82 kali sebesar 108,54%,

dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk indikator sasaran 1 yaitu

”Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi Sidang

Kabinet” dikategorikan baik. Terpenuhinya target dikarenakan telah

terlatihnya sumber daya manusia untuk melakukan koordinasi dengan

instansi terkait berkenaan dengan penyiapan bahan materi Sidang Kabinet

secara baik, tepat, dan cepat.

Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 1 kegiatan yang

dilakukan adalah pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi Sidang

Kabinet Tahun 2014, dengan capaian kinerja output dan outcome seperti yang

dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 6

Capaian Output dan Outcome Kegiatan Pertama Sasaran 1 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

Tahun 2014

Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi % Capaian

Kinerja

1 2 3 4 5

Output: Jumlah laporan hasil koordinasi terkait penyiapan bahan materi bahan sidang kabinet

berkas 82 89 108,54%

Outcome: Kecepatan pengkoordinsian terkait penyiapan bahan materi sidang kabinet

Jam

1

1

100%

Penentuan indikator kinerja output pada indikator sasaran 1

ditetapkan berdasarkan pada asumsi bahwa sebelum diselenggrakann sidang

kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin/dihadiri Presiden/Wakil

Presiden, Sekretariat Kabinet dalam hal ini Asisten Deputi Bidang Materi

Persidangan perlu melakukan koordinasi dengan pihak terkait berkenaan

dengan ketersediaan bahan materi paparan Sidang Kabinet .


Sebagaimana diketahui bahwa sidang kabinet pada prinsipnya

dilakukan guna membahas permasalahan aktual yang terjadi di dalam negeri.

Oleh karena itu, ketersediaan bahan materi sidang kabinet merupakan hal

yang mutlak.

Persoalan yang sering dijumpai dalam penyiapan materi paparan

sidang kabinet adalah seringkali sidang kabinet dilakukan secara mendadak,

sehingga ketersediaan waktu dalam menyiapkan bahan materi sidang kabinet

menjadi sangat terbatas. Seringnya sidang kabinet yang dilakukan secara

mendadak berimplikasi kepada kurang optimalnya bahan materi yang

disiapkan oleh instansi (Kementerian/Lembaga).

Peran penting koordinasi adalah untuk menyinkronkan antara

bahan materi paparan yang disiapkan oleh Kementerian/Lembaga dengan

topik/permasalahan yang dibahas dalam Sidang Kabinet. Hal ini dimaksudkan

agar Presiden dapat melihat secara cermat permasalahan yang dibahas untuk

kemudian diambil keputusan (arahan) sebagai suatu kebijakan nasional.

Dengan demikian, pemaksimalan koordinasi terkait penyiapan

bahan materi paparan sidang kabinet yang dilakukan oleh Asisten Deputi

Bidang Materi Persidangan merupakan hal yang penting guna menjaga

keberlangsungan kualitas dari optimalisasi pelayanan sidang kabinet.

Target kinerja output yang ditetapkan oleh Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan pada tahun 2014 terkait koordinasi yang dilakukan

adalah sebanyak 82 laporan hasil koordinasi. Dan realisasi sebanyak 89

laporan hasil koordinasi atau sebesar 108,54% dari target. Capaian target ini

dikarenakan jumlah sidang yang dilakukan pada tahun 2014 sebanyak 89 kali

atau menurun dari jumlah sidang yang dilakukan pada tahun 2013 yakni 125

kali. Penurunan jumlah sidang, disebabkan bertambahnya jumlah kunjungan

kerja yang dilakukan oleh Presiden baik didalam negeri maupun di luar

negeri, selain itu juga pada tahun 2014 akan memasuki masa pemilu baik

legislatif maupun pemilu presiden sehingga sidang kabinet lebih banyak

dirubah menjadi pertemuan rahasian yang bersifat internal. Fenomena Ini

menjadi semacam tren menjelang tahun politik sehingga kegiatan cabinet


lebih diokuskan kepada persiapan pemerintah menjelang pelaksanan

pemilihan Umum tahun 2014.

Terkait dengan perhitungan persentase capaian kinerja output

jumlah laporan hasil koordinasi digunakan metode penghitungan sebagai

berikut :

Tidak jauh berbeda dengan metode penghitungan capaian kinerja

outcome berupa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan koordinasi

menggunakan metode sebagai berikut:

Indikator Sasaran 2:

Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

Tabel 7


Tahun 2014

Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase

Capaian Target Keterangan

1 2 3 4 5

Tingkat Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

2 hari 2 hari 100% -

realisasi jumlah laporan hasil koordinasi X 100 target jumlah laporan hasil koordinasi

Σ (waktu pelaksanaan koordinasi+ hari penyelesaian koordinasi + …….. n n = jumlah koordinasi


Jika melihat persentase capaian target dari indikator sasaran 2

yaitu ”Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet” sebesar 100%,

maka dikategorikan sangat baik, karena sesuai dengan target.

Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 2 kegiatan yang

dilakukan adalah Penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet Tahun 2014,

dengan capaian kinerja output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada

tabel berikut:

Tabel 8

Capaian Output dan Outcome Kegiatan Kedua Sasaran 2 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

Tahun 2014


Kinerja

1 2 3 4 5

Output: Jumlah briefing sheet yang terselesaikan Berkas 30 92 340,74%

Outcome: Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

Hari

%

2

90%

2

90%

100%

100%

Tugas Sekretariat Kabinet adalah memberikan dukungan

dukungan staf, administrasi, teknis dan pemikiran kepada Presiden selaku

Kepala Pemerintahan. Berdasarkan hal tersebut, dalam rangka memberikan

dukungan pemikiran kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan

khususnya dalam Sidang Kabinet, oleh karena itu penyiapan materi/briefing

sheet sidang kabinet harus dilakukan secara cermat.

Briefing sheet sidang kabinet adalah merupakan intisari dan

analisis dari pelbagai materi yang disampaikan oleh Kementerian/Lembaga

terkait, yang disajikan dalam rumusan executive summary.

Capaian indikator kinerja output jumlah briefing sheet sidang

kabinet yang terselesaikan ditargetkan sebanyak 30 berkas. Dan realisasi


selama tahun 2014 sebanyak 89 berkas atau sebesar 306,67% Capaian

outcomes baik kecepatan maupun ketepatan penyelesaian briefing sheet

yang mencapai 100%.

Capaian yang sangat baik ini dapat terwujud mengingat kami

banyak menurunkan target briefing sheet pada tahun ini selain itu, pada

masa persidangan tahun ini ada hal yang tidak biasa dimana para menteri

lebih antusias memberi paparan atau laporan Presiden, meskipun tidak

berada didalam jadualnya....kejadian seperti ini yang membuat naikknya

angka briefing sheet tersebut. Sejatinya, jumlah briefing sheet berbanding

lurus dengan jumlah Sidang Kabinet yang dilakukan. Namun berdasarkan

kebiasaan yang terjadi pada tahun sebelumnya, tidak semua Sidang Kabinet

dilakukan dengan proses yang normal dalam artian tidak mendadak.

Dalam hal Sidang Kabinet yang dilakukan dengan tidak mendadak

(tidak terjadual), Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dapat

menyiapkan briefing sheetnya, namun terhadap Sidang Kabinet yang

dilakukan secara mendadak, briefing sheet tidak dapat disiapkan.

Metode penghitungan capaian kinerja output berupa jumlah

briefing shet yang disajikan menggunakan metode perhitungan sebagai

berikut:

Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome kecepatan

penyelesaian penyiapan briefing sheet, digunakan metode sebagai berikut:

jumlah realisasi briefing sheet yang diselesaikan X 100 jumlah target briefing sheet yang diselesaikan

Σ (waktu penyelesaian briefing sheet1 + waktu penyelesaian2 + …….. n n = jumlah briefing sheet yang terselesaikan


Indikator Sasaran 4: Kecepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet

Tabel 9


Tahun 2014

Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase Capaian

Target Keterangan

1 2 3 4 5

Kecepatan pendistribusian materi paparan Sidang Kabinet

50 menit

50 menit

100% -

Dilihat dari angka persentase capaian target indikator sasaran 3

sebesar 100%, dapat dinyatakan bahwa capaian untuk indikator sasaran 3

dikategorikan sangat baik.

Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 3, kegiatan yang

dilakukan adalah Penyelenggaraan pendistribusian bahan materi paparan

Sidang Kabinet Tahun 2014, dengan capaian output dan outcome seperti

yang dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 10

Capaian Output dan Outcome Kegiatan Ketiga Sasaran 3 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

Tahun 2014


Kinerja

1 2 3 4 5

Output: Jumlah bahan materi paparan yang didistribusikan

Berkas

3000

7.187

239,57%



Kinerja

1 2 3 4 5

Outcome: Kecepatan pendistribusian materi paparan Sidang Kabinet

menit

50

50

100%

Pada tahun 2014, target jumlah kegiatan pelaksanaan

pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet berjumlah 3.000

berkas laporan dan yang terealiasi berjumlah 7.187 berkas atau sebesar

239,57%. Terkait dengan penghitungan persentase capaian kinerja output

jumlah kegiatan pelaksanaan pendistribusian materi paparan sidang kabinet,

digunakan metode penghitungan sebagai berikut :

Terkait dengan indikator sasaran 3, indikator kinerja outcome

kecepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet dengan

realisasi sebesar 100%.

Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome berupa

persentase kecepatan pendistribusian bahan materi sidang kabinet sebagai

berikut:

jumlah bahan materi paparan yang didistribusikan X 100 target bahan materi paparan yang didistribusikan

realisasi ketepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet

X 100 Target ketepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet


Indikator Sasaran 5: Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet

Tabel 11


Tahun 2014

Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase Capaian

Target Keterangan

1 2 3 4 5

Kecepatan Inventarisir bahan materi sidang Kabinet

50 menit

50 menit

100% -

Dilihat dari angka pesentase capaian target indikator di atas

sebesar 100%, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk indikator sasaran

5 ”Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet” dikategorikan sangat

baik.

Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 5, kegiatan yang

dilakukan adalah Pelaksanaan inventarisasi bahan materi sidang kabinet,

dengan capaian output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada tabel

berikut:

Tabel 12

Capaian Output dan Outcome Kegiatan Keempat Sasaran 5 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014


Kinerja

1 2 3 4 5

Output: Jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet

Berkas

82

89

108,54%

Outcome: Kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet

Menit

50

50

100%


Kegiatan pelaksanaan inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet

bertujuan untuk mengumpulkan dan memilah bahan materi Sidang Kabinet

yang masuk ke Sekretariat Kabinet yang berasal dari seluruh kementerian

dan lembaga sebagai bahan laporan kepada Presiden di luar materi paparan

Sidang Kabinet. Kecepatan pemilahan diperlukan agar kegiatan Sidang

Kabinet dapat berjalan dengan baik tanpa harus terganggu dengan

ketersediaan bahan materi sidang kabinet.

Pada tahun 2014, target indikator kinerja output berupa jumlah

laporan hasil inventarisasi bahan/materi Sidang Kabinet terealisasi

sebanyak 89 berkas atau 108,54%.

Terkait dengan penghitungan persentase capaian kinerja output

jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet, digunakan

metode penghitungan sebagai berikut :

Terkait dengan indikator sasaran 5, indikator kinerja outcome

berupa kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet terealisasi

selama 50 menit atau 100% dari target yang diperlukan dalam melakukan

kegiatan inventarisasi bahan materi sidang kabinet.

Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome hasil

inventarisir bahan materi sidang kabinet, menggunakan metode sebagai

berikut:

realisasi jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi sidang X 100 target jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi sidang

realisasi waktu inventarisir bahan materi sidang kabinet X 100 target waktu inventarisir bahan materi sidang kabinet


B. REVIEW ATAS PERENCANAAN KINERJA DAN CAPAIAN KINERJA

Secara keseluruhan capaian kinerja atas perencanaan kinerja yang

telah dituangkan dalam Rencana Kinerja Tahunan (RKT) dan Penetapan

Kinerja (PK) 2014 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan telah dapat

dilakukan dengan baik meskipun masih terdapat berbagai kendala yang

mempengaruhi kinerja organisasi. Kendala yang dihadapi Asisten Deputi

Bidang Materi Persidangan dapat ditinjau dari berbagai aspek antara lain:

1. Aspek Organisasi

Masih adanya tumpang tindih kewenangan dalam penentuan

penjadualan Sidang Kabinet;

2. Aspek Teknis.

Secara umum dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Asisten

Deputi Bidang Materi Persidangan telah menunjukkan peningkatan,

namun terdapat beberapa kendala teknis, antara lain:

a. Sumber daya manusia yang ada masih terbatas dari segi jumlah dan

kualitasnya sehingga perlu di tambah dan terus-menerus

ditingkatkan kemampuannya;

b. Sarana dan prasarana dalam mendukung pelaksanaan kinerja sangat

terbatas, sehingga hasilnya kurang maksimal;

c. Informasi pelaksanaan Sidang Kabinet yang sering mendadak

berpengaruh kepada ketersediaan materi sidang maupun briefing

sheet.

3. Aspek Anggaran.

Sebagaimana diketahui bahwa anggaran merupakan salah satu faktor

pendukung yang sangat menentukan untuk keberhasilan suatu kegiatan.

Dukungan anggaran tersebut sampai saat ini masih menjadi masalah

utama yang dihadapi oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan,

adalah masih terbatasnya anggaran yang tersedia.

Untuk menghadapi kendala tersebut di atas, langkah-langkah yang telah

dan akan dilakukan Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan


diantaranya melakukan koordinasi dan sinkronisasi baik di lingkungan

Sekretariat Kabinet maupun Kementeriaan/lembaga lain.

C. AKUNTABILITAS KEUANGAN

Di dalam menyusun dan menetapkan anggaran, Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan telah berusaha dengan berdasarkan pada pendekatan

prestasi kerja yang akan dicapai atau dengan kata lain menyusun anggaran

yang berorientasi pada penganggaran berbasis kinerja. Penganggaran

berbasis kinerja merupakan penyusunan anggaran dengan memperhatikan

keterkaitan antara pendanaan dengan keluaran dan hasil yang diharapkan.

Pada tahun 2014, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

mendapatkan alokasi anggaran sebesar Rp. 744.654.000. Dana yang diperoleh

dialokasikan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan untuk melakukan

kegiatan-kegiatan seperti :

a. Penyiapan Bahan-Bahan Sidang Kabinet;

b. Rapat terkait Sidang Kabinet/Rapat Terbatas;

c. Rapat terkait rapat kerja (retreat);

d. Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau

dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;

e. Pengumpulan dan Pengolahan Data untuk penyiapan bahan-bahan rapat

atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau

Wakil Presiden;

f. Rapat Koordinasi untuk penyiapan bahan-bahan rapat-rapat atau

pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil

Presiden

g. Rapat Koordinasi di Lingkungan Asdep Bidang Materi Persidangan

h. Persiapan Rapat/Pertemuan yang dihadiri Presiden dan/atau Wakil

Presiden pada saat kunjungan kerja di daerah

Untuk lebih jelasnya, kami sajikan informasi tersebut dalam bentuk tabel di

bawah ini.


Realisasi Anggaran Tahun 2014 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

Berdasarkan Detail Kegiatan

Uraian Kegiatan Pagu (RP) Pagu Revisi Realisasi %

1 2 3 3 4

Penyiapan Bahan-bahan Sidang Kabinet 900.000.000 744.654.000 694.031.012 93,20

Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan

120.832.000 59.309.000 55.543.686 93,65

Rapat Koordinasi untuk pelaksanaan koordinaterkait penyiapan bahan persidangan di bidang polhukam, perekonomian dan Kesra

68.410.000 66.110.000 63.489.400 96,03

Pelaksanaan fungsi-fungsi lain 536.253.000 97.676.500 465.133.126 92,46

TOTAL 900.000.000 744.654.000 694.031.012 93,20

Dengan memperhatikan angka realisasi penyerapan anggaran yang

mencapai 93.20% maka dapat kami simpulkan bahwa penggunaan anggaran

yang dilakukan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dalam

pelaksanaan tugas dan fungsinya telah dilakukan dengan baik, walaupun

dengan adanya penghematan berimplikasi pada beberapa kegiatan Presiden

khususnya beberapa bulan terakhir di luar kota maupun luar negeri yang

tidak terfasilitasi oleh Asisten Deputi bidang Materi Persidangan.


BAB IV

P E N U T U P

Secara umum sasaran strategis yang ditetapkan oleh Asisten Deputi Bidang

Materi Persidangan sudah tercapai dengan baik. Hal tersebut dapat terlihat dari

pencapaian kinerja sesuai dengan yang telah diperjanjikan dalam dokumen

Rencana Kinerja Tahunan dan Penetapan Kinerja Tahun 2014. Namun di masa

yang akan datang perlu dirumuskan indikator-indikator yang lebih berorientasi

kepada outcomes bukan hanya terpaku pada output.

Penyempurnaan dan perbaikan akan terus dilakukan baik dari sisi kinerja

maupun penyusunan laporan sehingga LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi

Persidangan ini dapat dimanfaatkan oleh pejabat/pegawai di lingkungan Asisten

Deputi Bidang Materi Persidangan sendiri maupun oleh para pengambil

keputusan sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan untuk

meningkatkan kinerja organisasi.

Lampiran 1

PENGUKURAN KINERJA KEGIATAN (PKK)


KEGIATAN

Program Uraian Indikator Kinerja Satuan Rencana Tingkat Capaian

Realisasi Presentase

capaian target

keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 Penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku kepala pemerintahan

Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait dengan penyiapan bahan materi paparan Sidang Kabinet

Input : Dana Output : Jumlah laporan hasil koordinasi penyiapan bahan materi paparan sidang cabinet Outcomes:

Kecepatan pengkoordinasian dan penyiapan bahan materi sidang cabinet

Berkas

Jam

82

1

89

1

108,54%

100%

Penyelesaian materi Briefing Sheet Sidang Kabinet

Output :

Jumlah briefing sheet Sidang Kabinet yang terselesaikan Outcomes:

Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet

Berkas

Hari

%

30

2

90

92

2

90

306,67%

100%

100%

Pelaksanaan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet

Input : Dana Output : Jumlah bahan materi paparan yang terdistribusi Outcomes: Kecepatan pendistribusian materi paparan sidang kabinet

Berkas

menit

3.000

50

7.187

50

239,57%

100%

Pelaksanaan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet

Input : Dana Output : Jumlah laporan hasil inventarisir bahan materi sidang kabinet Outcomes: Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet

Berkas

menit

82

50

89

50

108,54%

100%

Lampiran 2

PENGUKURAN KINERJA


Unit Organisasi : Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan

Tahun Anggaran : 2014

SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET REALISASI %

1 2 3 4 5 Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet

1. Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan

materi Sidang Kabinet

1 jam 1 jam 100%

2. Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet 2 hari 2 hari 100%

3. Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet 90% 90% 100%

4. Kecepatan pendistribusian bahan materi paparan Sidang

Kabinet

50 Menit 50 Menit 100%

5. Kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet 50 Menit 50 Menit 100%

Jumlah anggaran tahun 2014 : Rp. 744.654.000

Jumlah Realisasi Anggaran Kegiatan Tahun 2014 : Rp. 694.031.012

ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN 2014 · Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik...

Documents

Transcript of ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN 2014 · Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik...