Berbagi Ilmu Tentang Manajemen dan Administrasi Perkantoran Berbagi Ilmu Tentang Manajemen dan Administrasi PerkantoranTuesday, February 12, 2013

Contoh Makalah Manajemen Administrasi Perkantoran

Labels: Administrasi Perkantoran, Manajemen Ok Sobat blogger kali ini saya akan berbagi ilmu tentang Contoh Makalah Manajemen Administrasi Perkantoran. silahkan di simak baik-baik ya..

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORANPENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN

OLEH :

NAMA SAYA..................

Program Studi Administrasi PendidiKan Kosentrasi TIK

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

KATA PENGANTAR

Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya, saya telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen matakuliah Manajemen Perkantoran dengan judul makalah Pengertian Dan Prinsip-Prinsip Perkantoran.Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada, pembahasan, dan analisa yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk dimengerti bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan, keimanan, ketaqwaannya kepada Allah SWT.Saya menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga saya mengharapkan, kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam penyempurnaan makalah berikutnya. Akhir kata saya ucapkan terimakasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Indonesia, Oktober 2012

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL !KATA PENGANTAR !!DAFTAR ISI !!!BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang 1B. Rumusan Masalah 2C. Tujuan 2BAB II PEMBAHASANPENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN 3A. Pengertian Kantor 3B. Manajemen Perkantoran 4C. Perkantoran Modern 7D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern 9BAB III PENUTUA. Kesimpulan 13B. Saran 13REFERENSI

BAB IPENDAHULUAN

A. Pendahuluan Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita memikirkan sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti: telepon, Laptop yang stand bai dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang melambangkan dunia maya dan seterusnya dan seterusnya. Itulah gambaran awal kita ketika membaca atau mendengar kata Manajemen Perkantoran Modern. Sepakat ? Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang up to date..Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan, pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas atau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.

B. Rumusan MasalahAdapun rumusan masalah dalam makalah kami ini adalah sebsagai berikut.1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?2. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?3. Apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?4. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn?

C. TujuanAdapun tujuan dari makalah kami ini adalah sebagai berikut :1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?\3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn

BAB IIPEMBAHASAN

A. Pengertian KantorPerkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan perkataan Office yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.Sedang perkataan bahasa Inggris Office dapat berarti:1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).2. Jabatan (tenure of official position).3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)4. Jasa pelayanan (service, kind help)5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some bodys duty to do, work, and duties)6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).

Dari berbagai pengertian perkataan kantor dan perkataan office seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan Departemen Dalam Negeri? jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif.

Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

B. Manajemen PerkantoranSebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:Arthur Grager Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

William Leffingwell & Edwin Robinson Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

Hal Nourse It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

George Terry Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Dia mengatakan:Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran).

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) sebagai berikut:The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

C. Perkantoran ModernKamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan terbaru mutakhir, sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:a. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, b. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, c. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesionald. Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.e. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya Modern Office Management bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang komonikasi dan pengelolaan data

Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.

Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:a. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.b. Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.c. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)

D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran ModernKamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative OfficeManagement, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.

Prinsip 1 Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.Prinsip 2Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.Prinsip 3 dan 4Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.Prinsip 5Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.

1. PerencanaanUntuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu :1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan;2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan;3. Kapan pekerjaan dikerjakan;4. Dimana pekerjaan dikerjakan;5. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.

2. JadwalPekerjaan harus dijadwal.Suatu jadwal menjadi efektif, harus di : ________________1. Tentukan;2. Selaraskan dengan jadwaljadwal lain;3. Laksanakan, walaupun sulit;4. Mungkinkah diselesaikan;5. Pelihara secara baku.

3. Pelaksanaan Pekerjaan harus dilaksanakan______________________1. Secara terampil;2. Secara teliti;3. Secara cepat;4. Tanpa upaya yang tidak perlu;5. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.

4. UkuranPekerjaan yang dilaksanakanharus diukur _____________1. Sesuai dengan potensi Anda;2. Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu, oleh organisasi lain;3. Berdasarkan kuantitas;4. Berdasarkan kualitas.

5. ImbalanJika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan _______________________1. Kondisi kerja yang baik;2. Kesehatan;3. Kebahagiaan;4. Pengembangan diri;5. Uang.

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

BAB IIIPENUTUPA. Kesimpulanperkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:Tata penyelenggaraan;Pelaksanaan secara efesien;Pengendalian, pengawasan dan pengarahanPerencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

B. SaranKami memberikan sarah kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat memberikan kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti atau diamalkan dalan kesehariannya. Amin..!

Copyright 2008 Berbagi Ilmu Tentang Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Office AdministrationTop of Form

Bottom of FormARTIKEL ADMINISTRASI PERKANTORAN Pengertian AdministrasiSecara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata adyang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lainmenjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaituadministration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford AdvancedLearners Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai tomanage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kataadministrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatancatat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainyayang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of PublicAdministration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat padasemua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yangkecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasiadalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukanoleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasanusaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakankeseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atasrasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementaraitu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusiayang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori1yaitu :1. Pengertian administrasi dalam arti sempitAdministrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan datadan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan sertamemudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satusama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tatausaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalamtiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.2. Pengertian administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompokorang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur denganmendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif danefisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuanyang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.B. Administrasi PerkantoranAdministrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraanperkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan danpencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah officemanagement.IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanankeamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanankepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanansurat menyurat dan ekspedisi.--------------------A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan1. Pelayanan KeamananDalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugassatpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dantamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankanlingkungan sekolah.2. Pelayanan Kebersihan dan KeindahanPelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orangpetugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina7K dan siswa, serta guru piket.B. Pelayanan Tamu dan TeleponPelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerimatamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkanpelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan ataumenindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.C. Pelayanan kepegawaianPelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiapindividu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuatlaporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usulkepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usulmutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisiskepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digitalsesuai dengan kebutuhan.D. Pelayanan kesiswaanPelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induksiswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasipembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengankebutuhan.

E. Pelayanan keuanganPelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.F. Pelayanan umumPelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidakmemerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisiSurat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjaminkeakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkanpengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungandengan surat-menyurat yang ada.Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yangada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelasdituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.III. PenutupAdministrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karenaitu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuaidengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yangtelah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, danoffice management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Officemanager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampumemberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secaraharmonis dan berkesinambungan.Sasanti Intan Laras Januari - 15 PERMALINK

KUMPULAN ARTIKEL Rabu, 27 Februari 2008Administrasi Kepegawaian A. Pengantar Belakangan ini mungkin kita semua pernah mendengar kata administrasi atau manajemen kepegawaian dalam kehidupan sehari-hari. Akan tetapi kebanyakan dari kita tidak tahu akan arti dan makna administrasi kepegawaian tersebut sehingga tidak tahu apa fungsi dari administrasi kepegawaian itu sendiri. Padahal hal ini sangat penting dalam mengelola suatu organisasi khususnya perusahaan sehingga organisasi tersebut bisa sukses.Tidak seperti administrasi perkantoran, perbekalan, pemasaran, atau yang lainnya, administrasi kepegawaian merupaka cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi. Sebab, obyek material administasi kepegawaian pada hakikatnya adalah manusia yang sekaligus juga obyek atau tujuan kegiatan dari organisasi atau perusahaan itu sendiri.Administrasi kepegawaian atau manajemen kepegawaian ini mencakup banyak hal penting, mulai dari proses penerimaan tenaga kerja, pembinaan kerja, produktivitas kerja, pemutusan hubungan kerja sampai yang terakhir yaitu pensiun. Kerena sangat kompleknya cakupan dari administrasi kepegawaian ini maka di atas telah disebutkan bahwa administrasi kepegawaian merupaka cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi.B. Pengertian Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. manajemen kepegawaian ialah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin agar tercapainya tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat dan hakikat para anggotanya.Society for Personal Administration di Amerika Serikat memberikan pengertian personal manajemen sebagaimana dikutip oleh Paul Pigors dan Charles A. Myerse dalam hubungan personal administrasion sebagai berikut: manajemen kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dan efisiensi kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.Menurut Drs. M. Manullang pengertian manajemen kepegawaian adalah seni atau ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan meninggalkan keputusan hati pada diri pekerja. Atau dengan kata lain manajemen kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana memberikan fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi tercapainya tujuan.Dari ketiga pendapat yang bervariasi itu sebanarnya mempunyai inti atau pokok yang sama, yaitu kegairahan dan produktivitas kerja maksimum dari anggaota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai tujuan organisasi itu sendiri.C. Setatus dan Sistem Kepegawaian serta Penggajian1. Status KepegawaianDalam suatu lembaga atau perusahaan atau yang lebih umum disebut dunia kepegawaian tidak semua pekerja atau pegawai mempunyai status kepegawaian yang sama, sehingga muncul hak maupun kewajiban yang berbeda-beda pula.Penggunaan istilah pegawai atau pekerja, kepegawaian atau ketenaga kerjaan pada hakikatnya secara yuridis tidak mempunyai perbedaan arti dalam kaitannya dengan kehadirannya di dalam suatu perusahaan, hanya berbeda lingkungan penggunaannya.UU 8/1947 tentang pokok-pokok kepegawaian dalam pasal 1 butir a mengemukakan bahwa yang dimaksud dengan pegawai (negeri) adalah orang yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas negara dalam suatu jabatan dan digaji menurut perundang-undangan yang berlaku. Menurut UU 7/1987 butir d pekerja adalah tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan dan menerima upah. Sedangkan pengertian tenaga kerja menurut UU 14/1969 tentang ketentuan-ketentuan pokok mengenai tenaga kerja pasal 1 ialah orang yang mampu melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar hubungan kerja guna menghasilkan jasa atau barang untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.a. Pegawai PercobaanPegawai percobaan bisanya merupakan status pegawai yang tergolong masih baru, baik di lingkungan lembaga pemerintah ataupun di lingkungan lembaga swasta. Status pegawai percobaan disandang selama pegawai yang bersangkutan sedang dalam masa percobaan. Nama status kepegawaian di lembaga pemerintah berbeda dengan status kepegawaian di lembaga swasta . dalam lingkungan lembaga pemerintah, pegawai dengan status percobaan ini sering disebut calon pegawai negeri sipil (CPNS). Batas waktu masa percobaan ini berkisar antara satu hingga dua tahun dengan gaji 80% gaji pokok, menurut PP 7/1978. Dalam lingkungan lembaga swasta, status pegawai percobaan ini sering disebut pekerja atau keryawan percobaan. Menurut UU 12/ 1964 tentang Pemutusan Hubungan Kerja, masa percobaan karyawan swasta tidak boleh lebih dari tiga bulan.Pegawai dengan status pecobaan secara hukum mempunyai kedudukan yang lemah di dalam lembaga pemarintah ataupun di lembaga swasta. Apabila ia melakukan kesalahan, hubungan kerja dengan pihak perusahaan dapat langsung diputuskan tanpa syarat. Namun apabila dalam masa percobaan itu hasilnya bagus atau memuaskan, maka untuk masa percobaan tiga bulan untuk lembaga swasta dan satu sampai dua tahun untuk lembaga pemerintah masa percobaan yang telah ditentukan akan dihitung sebagai masa kerja.Adapun gaji atau upah pada umumnya berdasarkan, waktu, harian, atau bulanan.b. Pegawai HarianPegawai harian adalah orang yang bekerja pada suatu instansi baik pada lingkungan lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. Pegawai dengan status ini digaji satu hari sekali, dua hari sekali, seminggu sekali, atau dua minggu sekali tergantung kesepakatan awal. Biasanya pegawai dengan status ini berlaku asas no work no pay, tidak bekerja tidak ada upah.Pegawai dengan status harian dapat dibadekan antara pegawai harian lepas, pegawai harian sementara, dan pegawai harian tetap. Pegawai harian lepas secara hukum mempunyai kedudukan yang sangat lemah, sehaigga pemutusan hubungan kerja oleh perusahaan dapat dilakukan dengan mudah dan tanpa syarat. Tetapi status hukum ini dapat berubah lebih kuat apabila pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja harian lepas itu tidak dapat dipisahkan dengan eksistensi perusahaan yang bersangkutan, dan dapat dibuktikan bahwa pegawai ini telah mempunyai masa kerja secara terus-menerus sampai lebih dari atau sama dengan satu, dua, atau tiga tahun.Berbeda dengan pegawai harian lepas, pegawai harian sementara mempunyai kesdudukan hukum yang lebih kuat dan pada umumnya status pegawai ini senderung dapat ditingkatkan menjadi pegawai tetap. Tetapi di beberapa perusahaan nasib pegawai ini hampir sama dengan pegawai harian lepas, sewaktu-waktu dapat diputus hubungan kerjanya. Secara harfiah pegawai sementara menunjukkan pengertian bahwa ia akan dipekerjakan pada perusahaan untuk sementara.Pegawai harian tetap mempunyai kedudukan yang lebih kuat dibandingkan dengan pegawai harian lepas dan pegawai harian sementara. Pada umumnya pegawai harian tetap mempunyai masa kerja relatif lama dibandingkan dengan pegawai harian lepas maupun pegawai harian sementara. Pada umumnya pegawai harian tetap merupakan peningkatan status dari pegawai harian lepas. Pekerjaan pegawai harian tetap pada umumnya disebut sebagai pekerjaan yang bersifat organik karena pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai harian tetap merupakan pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan dari eksistensi perusahaan yang bersangkutan.c. Pegawai BulananPegawai bulanan adalah orang yang bekerja pada suatu lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta, dengan menerima upah berdasarkan waktu setiap bulan sekali. Dengan status ini upah pegawai tidak berdasarkan jumlah hari kerja tetapi upah dibayarkan sama yaitu sebulan. Walaupun pegawai tersebut sebulan penuh tidak masuk karena libur atau alasan lain jumlah upah yang dibayarkan tetap sama dengan pegawai yang satu bulan penuh masuk.Pegawai bulanan pada umumnya pegawai tetap, kecuali pegawai di lingkungan lembaga pemerintah sebagai diatur dalam PP 7/1977 tentang peraturan gaji pegawai negeri sipil dalam status CPNS. Di beberapa perusahaan status pegawai bulanan itu merupakan peningkatan dari status pegawai harian tetap, setelah dipenuhi persyaratan tertentu.Di sementara perusahaaan besar, pegawai bulanan juga diberi hak pensiun, yang besarnya tergantung pada kemampuan perusahaan yang bersangakutan. Sedangkan bagi pegawai negeri sipil hak pensiun diatur dalam UU 32/1969 tentang pensiun pegawai negeri sipil. Berdasarkan UU 32/1969 pegawai negeri sipil yang diberhentikan dengan hormat berhak memperoleh uang tunggu, apabia umur dan masa kerja yang di syaratkan belum dapat dipenuhi.d. Pegawai BoronganPegawai borongan ialah yang bekerja pada suatu lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta, dengan menerima upah berdasarkan hasil kerja yang dicapainya. Jadi kadang besar upah pegawai ini lebih besar atau lebih kecil dari upah rata-ratayang diterimanya setiap hari.Kedudukan hukum pegawai borongan dalam hubungannya dengan perusahaan pada umumnya tidak berbeda dengan kedudukan hukum pegawai harian maupun bulanan, hanya berbeda dengan pegawai harian lepas. Dengan kedudukan hukum seperti itu, hak dan kewajiban pegawai borongan sama dengan hak dan kewajiban pegawai harian dan bulanan.e. Pegawai MusimanPegawai musiman ialah orang yang bekerja pada suatu lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta selama jangka waktu tertentu. Pegawai musiman banyak dijumpai di perusahaan-perusahaan yang kegiatan operasiaonalnya bersifat musiman, misalnya perusahaan-perusahaan perkebunan, garam, soda, dan sebagainya.Sesuai dengan macam pekerjaan yang dilakukan, upah yang diterima pegawai musiman dapat bersifat borongan, harian, ataupun bulanan.Di beberapa perusahaan tertentu pegawai musiman dapat bekerja pada perusahaan yang bersangkutan pada tahun-tahun berikutnya, sejauh hubungan pegawai itu dengan perusahaan, karena sesuatu alasan, tidak pernah terputus. Dengan sistem hubungan kerja seperti itu, pegawai musiman juga mempunyaihak untuk memperoleh pensiun dan hak-hak lain seperti yang dapat diperoleh pegawai harian atau pegawai tetap. Besarnya pensiun diperhitungkan berdasarkan lama kerja yang dimiliki setiap tahunnya.2. Sistem KepegawaianPegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik perusahaan negara maupunperusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya tehnologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apa-apa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini dapat digunakan berbagai sistem kepegawaian, antara lain sistem kawan, sistem kecakapan, dan sistem karier.a. Sistem Kawan (Patronage System)Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat subyektif, artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dengan yang bersifat nonpolitis.Sistem yang bersifat politis dikenal dengan istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoilof war (semua rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini pengangakatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai.Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa dikenal dengan istilah nepotisme. Kata nepotisme berasal dari kata Inggris nepotism, yang akar katanya nepos atau kemenakan.b. Sistem Kecakapan (Merit System)Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif. Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya.Dalam praktek kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juda pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan tingkat, dan sebagainya.c. Sistem Karier (Career System)Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari sistem kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.3. Sistem PenggajianPenggajian merupakan suatu hal yang wajib diberikan kepada pekerja baik sebelum maupun setelah pekerjaan diselesaikan. Tanpa adanya gaji atau upah manusia tidak akan mau disuruh untuk bekerja. Karena, pada hakikatnya manusia hidup di dunia ini adalah untuk memenuhi kebutuhan hidupnya, yaitu salah satunya dengan bekerja yang pada akhirnya mendapatkan gaji untuk melangsungkan kehidupannya. a. Upah atau GajiApabila seseorang melakukan pekerjaan bagi orang lain, penghasilan yang diperolehnya disebut gaji atau upah. Kata gaji dan upah sesungguhnya berbeda, tetapi bagi seorang pegawai mempunyai arti yang sama, karena kedua kata itu menujukkan nilai yang sama, yaitu imbalan atas hasil pekerjaan yang telah dilakukannya untuk orang lain.Perbedaan penggunaan istilah upaha atau gaji banyak ditentukan oleh status lembaga atau perusahaan yang bersangkutan. Istilah gaji dipergunakan di lingkungan lembaga pemerintah atau perusahaan negara, sedangkan istilah upah banyak dipergunakan di lingkungan perusahaan swasta.Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. dalam bukunya Pokok-pokok Manajemen Kepegawaian memberkan pengertian yang berbeda mengenai upah dan gaji, sekalipun pada dasarnya keduanya mempunyai esensi yang sama. Upah adalah jumlah seluruh uang yang ditetapkan dan diterimakan seseorang sebagai pengganti jasa yang telah dikeluarkan oleh tenaga kerja selama jangka waktu tertentu dan dengan syarat tertentu. Sedangkan yang dimaksud dengan gaji ialah suatu jumlah uang yang ditetapkan dan diterimakan sebagai pengganti jasa bagi pemanfaatan tenaga kerja dengan tugas-tugas yang sifatnya lebih konstan.Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA. untuk mendorong semangat kerja pegawai agar produktivitas meningkat maka dalam penyusunan program pemberian upah dan gaji pemimpin harus memakai dasar-dasar yang tepat. Adapun dasar-dasar itu ialah:1) Gaji yang sama harus diberikan untuk pekerjaan yang sama pula (equel pay for equel work).2) Gaji atau upah minimum harus mencukupi kebutuhan hidup sehari-hari pekerja atau pegawai beserta keluarganya.3) Perbedaan yang mencolok antara gaji dikantor-kantor pemerintah dan gaji di perusahaan-perusahaan swasta atau perusahaan negara harus dihindarkan sebab perbedaan yang mencolok itu akan menimbulkan kegoncangan-kegoncangan dan tendensi larinya pegawai ketempat-tempet yang memberi gaji lebih tinggi.b. Bentuk dan Komposisi Upah atau GajiUpah atau gaji yang dijumpai dalam sistem pengupahan di berbagaiperusahaan adalah:1) Dalam bentuk uangUpah atau gaji dalam bentuk uang selain mempunyai kelebihan juga mempunyai kekurangan. Kelebihan dari uang ialah mudah ditukar-tukar dengan materi lain dan mudah dibawa kemana-mana. Sedangkan kekurangannya tampak pada saat terjadinya inflasi, yaitu nilai real dari upah itu merosot.Struktur upah dalam bentuk uang tersusun dari berbagai komponen upah, yaitu:a) upah pokokb) tunjangan keluargac) tunjangan anakd) tunjangan kemahalane) uang makan f) uang transporg) uang servish) tunjangan kerajinani) tunjangan pisah keluargaj) tunjangan bahayak) tunjangan jabatanl) tunjangan variabel2) Dalam bentuk barangUpah dalam bentuk barang biasanya banyak dijumpai di daerah pedesaan. Biasanya upah ini berbentuk barang kebutuhan pokok atau kebutuhan sehari-hari. Biasanya dalam bentuk makanan.3) Dalam bentuk uang dan barangPengupahn dalam bentuk ini biasanya dilakukan diperusahan-perusahaan perkebunan. Hal ini di maknudkanuntuk membantu para pekerja dalam memperoleh barang-barang perkebunan terdsebut, karena barang-barang itu tidak dapat di beli di daerah perkebunan.4) Dalam bentuk kesempatan untuk menikmati suatu faktor produksiUpah ini biasanya dijumpai di daerah-daerah pedesaan. Biasanya pamong desa mendapat upah seperti ini, yaitu berupa tanah garapan. Tetap, sesuai dengan perkembangan sistem pemerintahan dan demi pembangunan nasional dewasa ini berangsur-angsur ditiadakan.c. Sistem Pengupahan atau PenggajianPengupahan merupakan salah satu hal terpenting yang harus ada dalam suatu perusahaan, tanpa adanya pengupahan maka konsekuensinya iatialah pekerja atau pegawai dalam dunia ini tadak akan pernah ada. Sistem pengupahan dapat di bagi menjadi empat golongan, diamtaranya:1) Sistem pengupahan menurut waktuSistem pengupahan menurur waktu merupakan sistem pengupahan yang didasarkan atas waktu lama para pekerja bekerja. Hasil pekerjaan tidak merupakan ukuran khusus. Sehingga dalam sistam ini pekerja cenderung tidak mempunyai daya dorong yang mengarah ke perubahan lebih baik.2) Sistem pengupahan menurut hasil kerjaDalam sistem ini pengupahan di dasarkan atas hasil kerja dari masing-masing pekerja. Dengan sistem ini pekerja akan cederung lebih giat dalam bekerja, karena siapa yang banyak menghasilkan hasil produksi maka upahnya semakin besar juga.3) Sistem pengupahan menurut setandar waktuDengan sistem ini, upah dibayarkan berdasarkan waktu yang telah disetandarisasi guna menyelesaikan suatu pekerjaan. Upah dalam sistem ini pada umumnya berbentuk premi atau bonus, di samping upah yang telah disetandarisasi.4) Sistem pengupahan menurut kerja sama pengusaha dan pekerjaSistem ini meliputi pembagian keuntungan yang pembayaranya dilakukan kemudian sebagai tambahan atau dikombinasi dengan sistem pembayaran upah yang telah diutarakan di atas. Pembayaran upah dengan sistem ini biasanya disebut tunjangan atau fringe benefits atau pembayaran tidak langsung.D. Proses Penerimaan Tenaga Kerja 1. Penarikan Tenaga KerjaApabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.2. Sumber-sumber Tenaga KerjaSetelah perusahaan mengetahui kualifikasi yang perlu dimiliki oleh seseorang untuk memangku suatu jabatan, maka selanjutnya pihak perusahaan dalam hal ini adalah manajer kepegawaian berusaha mendapatkan tenaga kerja atau calon pegawai/pekerja yang dibutuhkan. Dalam hal ini pihak perusahaan dapat memilih tenaga kerja dari dua macam sunber, yaitu dari dalam dan dari luar perusahaan tersebut. Sumber tenaga dari dalam yaitu berasal dari pegawai perusahaan tersebut.Pada umumnya apabila dalam suatu perusahaan tersebut tidak ada pegawai yang dirasa cocok dengan pekerjaan itu, baru kemudian pihak perusahaan mengangkat atau mencari sumber dari luar, antar lain:a. Teman-teman Pegawai Perusahaanb. Badan-badan Penempatan Tenagac. Lembaga Pendidikan3. Seleksi dan OrientesiSetelah pihak memperoleh calon pekerja atau pegawai selanjutnya perusahaan menyelanggarakan seleksi yang kemudian diteruskan dengan orientasi. Seleksi ini dimaksudkan untuk memilih bibit-bibit unggul. Tetapi pada umumnya seleksi dilaksanakan apabila pendaftar lebih dari jumlah lowongan yang tersidia dalam perusahaan yang bersangkutan.Selanjutnya, setelah pekerja baru yang telah lolos seleksi pada umunya harus mengikuti orientasi. Orientasi ini bertujuan untuk menyesuaikan pekerja/pegawai baru kepada lingkungan perusahaan yang bersangkutan. Sehingga diharapkan pekerja/pegawai baru ini bisa bekerja dengan nyaman.E. Pembinaan Tenaga KerjaPada umunya pengalaman kerja bagi para pekerja baru masih sangat minim. Sehingga dari masalah ini pihak perusahaan berusaha untuk membina tenaga kerja barunya sebaik mungkin. Hal ini bertujuan agar kedua belah pihak, yaitu pegawai dan perusahaan tidak dirugikan.Salah satu pembinaan yang diberikan kepeda tenaga kerja yaitu kemanan dan keselamatan kerja. Dengan adanya pembinaan tenaga kerja ini, dari kedua belah pihak yaitu pegawai dan perusahaan akan merasa lebih tentram dan lebih aman. Sehingga mereka tidak khawatir akan acaman yang mungkin akan menimpa diri mereka. Adapun progam keamanan dan keselamatan kerja dapat terlaksana, diperlukan penanganan yang baik dalam bentuk Panitia Pembina Keselamatan Kerja atau Safeti Committee. Adapun fakto-faktor keselamatan dan keamanan kerja yang harus diperhatikan oleh Panitia Pembina Keselamatan Kerja, antara lain:1. Tata ruang kerjaTata ruang yang baik ialah tata ruang yang dapat mencegah timbulnya gangguan keamanan dan keselamtan kerja bagi semua pegawi atau pekerja yang bekerja di dalamnya. Misalnya, penempatan barang berbahaya pada tempat yang aman, jalan-jalan yang dipergunakan untuk lalu lalang diberi tanda khusus, dan lain sebagainya.2. Pakaian kerjaDalam hal pakaian, misalnya penggunaan pakaian yang tidak terlalu longgar, penggunaan sepatu bersol rendah untuk mengurangi timbulnya kecelakaan terpeleset, dan masih banyak contoh lainya.3. Alat pelindung diriAlat pelindung diri, misalnya kaca mata, sepatu pengaman sarung tangan, dan lain sebagainya.4. Lingkungan kerjaUntuk menciptakan suasana yang kondusif dalam lingkungan kerja maka perlu diperhitungakan tentang masalah udara di lingkungan kerja tersebut, suara yang selalu yang berujuan untuk meningkatkan produktivitas, cahaya yang cukup, dan juga warna-warna yang dapat membangkitkan semangat bagi para pegawai atau pekerja.F. Produktivitas Kerja1. Makna Produktivitas KerjaMengenai arti atau makna tentang produktivitas, rumusan yang diberikan oleh sarjana yang satu dengan yang lain berbeda-beda. Pengertian atau makna produktivitas pada umumnya lebih dikaitkan dengan pandangan produksi dan ekonomi, sering pila dikaitkan dengan pandangan manusiawi (sosialogi) bahkan juga dengan falsafah hidup.Menurut Prof. Luis Saburin pada Asia Produktivity Congress mengemukakan, Pengertian umum mengenai produktivitas adalah rasio antara hasil produksi (output) dengan seluruh biaya produksi (input).Pada kesempatan yang sama R. Saint Paul mengatakan, Devinisi produtivitas sangat sederhana, yaitu perbandingan antara hasil yang diproduksi dan jumlah kerja yang dikeluarkan untuk memproduksinya, atau dalam pengertian yang lebih umum, rasio antara kepuesan yang dikehendaki dan pengorbanan yang dilakukan.George J. Washnis dalam bukunya Produktivity Improvemen Handbook menyatakan, produktivitas mengandung dua konsep, yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi mengukur tingkat sumber daya, baik manusia, kauangan ,muapun alam, yang dibutuhkan untuk memenuhi tingkat pelayanan yang dikehendaki; efektivitas mengukar hasil dan mutu pelayanan yang dicapai.Di antara pendapat di atas mengenai rumusan-rmusan produktivitas memeng terdapat sutau perbedaan. Tapi pendapat itu mempunyai inti ynga sama, yaitu rasio antara produksi yang dapat dihasilkan dengan keseluruhan biaya yang telah dikeluarkan untuk keperluan produksi itu atau rasio antara seluruh kepuasan yang dapat diperoleh dengan pengorbanan yang telah diberikan.a. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja1) KeterampilanKeterampilan atau kemampuan pegawai dalam melaksanakan pekerjaan dan tugasnya merupakan faktor yang sangat perlu agar dapat diperoleh hasil seperti yang diharapkan. Kemampuan dan kecakapan kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai diperoleh karena bakat dan atau pengetahuan serta pengalaman.Kadang keterampilan tidak berasal dari bakat melainkn dari latihan dan pendidikan yang didapatnya. Sehingga di sinilah tugas penting dari seorang menejer kepegawaian untuk melaksanakan program pendidikan dan pelatihan sesuai dengan pendidikan atau kemampuan yang dimiliki pegawai atau pekerja.2) Kesediaan Pegawai untuk Melaksanakan Tugas dengan Penuh Semangat dan Tanggung JawabKesediaan pegawai untuk melaksanakan tugas dengan penuh semangat dan tanggung jawab dapat diharapkan apabila pegawai atau pekerja merasakan kebutuhan hidupnya, baik fisik maupun nonfisik, relatif terpenuhi. Adapun kebutuhan hidup pegawai yang sangat penting adalah:a) Kebutuhan Hidup yang Bernilai Psikologis(1) Kebutuhan akan rasa aman (a sense of scurity)(2) Kebutuhan akan perasaan berhasil (a sense of success)(3) Kebutuhan untuk diperlakukan sebagai teman sejawat/warga (a sense of belongingness)b) Kebutuhan Hidup yang Bernilai Ekonomis dan Bersifat FisikKebutuhan ini merupakan bentuk kebutuhan yang dapat dinilai dengan uang atau suatu fasilitas untuk memperoleh uang. Yang termasuk dalam kebutuhan ini ialah upah, jaminan sosial, dan berbagai tunjangan dan insentif dalam bentuk uang atau sesuatu yang dapat dinialai dengan uang.Adapun kebutuhan yang bersifat fisik yang memungkinkan pegawai bersedia bekerja dengan penuh semangat meliputi tata ruang kerja, pakaian kerja, alat pelindung diri, dan lingkungan kerja seperti udara, suara, cahaya, warna, bahan-bahan dan alat-alat kerja yang dipergunakan dalam perusahaan.Menurut Drs. Alex S. Nitisemito dalam bukunya Manajemen Personalia cara untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja pegawai, yaitu:(1) memberi gaji yang cukup(2) memperhatikan kebutuhan rohani pegawai(3) sekali-sekali menciptakan suasana santai(4) meperhatikan harga diri pegawai(5) menempatkan posisi pegawai pada posisi yang tepat(6) memberi kesempatan untuk maju(7) memupuk perasaan aman menghadapi masa depan (8) mengusahakan loyalitas pegawai(9) mengajak berunding para pegawai(10) memberi insentif secara terarah(11) memberi fasilitas yang menyenagkanb. Berbagai Petunjuk Turunnya Produktivitas1) Menurunnya PresensiMenurunya gairah kerja pegawai dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kesehatan pegawai terganggu, musim panen tiba sehingga banyak pegawai memanfaatkan kesempatan itu untuk memperoleh penghasilan yang relatif lebih besar. Apa pun faktor penyebabnya, menurunya tingkat presensi tanpa diketahui sebelumnya oleh pimpinan perusahaan dapat mengganggu program kerja.2) Meningkatnya Labour Turnover (kecendungan pekerja untuk melepaskan diri)Kalau presensi pegawai menurun karena mereka tidak memperoleh kepuasan sebagaimana diharapkan, pada hakikatmya keadaan serupa itu menunjukkan langkah awal dari keinginan pegawai yang bersangkutan untuk pindah ke perusahaan lain yang diharapkan dapat memberi fasilitas lebih baik, yang baisa dikenal dengan istilah labour turnover.3) Meningkatnya KerusakanApabila pegawai dihadapkan pada suatu ketimpangan antara harapan dan kenyataan,maka ketelitian kerja dan rasa tanggung jawab terhadap hasil kerjanya cenderung menurun. Sehingga sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam melakukan pekerjaan. Akibat lebih lanjutm yaitu timbulnya kerusakan yang melebihi batas normal. Apabila keadaan ini tidak segera diatasi, kerugian cenderung bertambah, berarti produtivitas pun menurun.4) Timbulnya Kegelisahan, Tuntutan, PemogokanKegelisahan kerja wajar dialami oleh pegawai apabila mereka merasakan bahwa pimpinan perusahaan enggan memberikan perhatian terhadap keinghinan dan hak-haknya. Sehingga pada suatu saat wajar apabila para pegawai ini mengajukan tuntutan terhadap perusahaan. Apabila dengan cara ini tidak dapat mencapai apa yang diharapkan maka akan timbul pemogokan. Suatu pemogokan, apa pun bentukanya pasti sedikit banyak akan mempengaruhi produktivitas. Sehingga pada akhirnya akan menyebabakan kerugian bagi perusahaan.G. Pemutusan Hubungan KerjaAda awal pasti juga ada akhir, begitu juga halnya bekerja ada penerimaan kerja dan ada pula pemutusan hubungan kerja. Pemutusan hubungan kerja bisa dangan hormat dan bisa juga dengan tidak hormat. Pemutusan kerja dengan predikat dengan hormat biasanya diberikan apabila pemutusan kerja dilakukan di luar kesalahan pekerja. Sebaliknya pemutusan kerja dengan predikat dengan tidak hormat pada umumnya diberikan apabila pemutusan kerja karena kesalahan perkerja.Dalam pemutusan hubungan kerja pasti ada alasan-alasannya, alasan-alasan pemutusan hubungan kerja itu diantaranya:1. Pemutusan Hubungan Kerja Karena Keinginan Pengusahaa. pekerja tidak cakap dalam masa percobaanb. adanya alasan-alasan mendesakc. pekerja sering mangkird. pekerja di tahan oleh alat negarae. pekerja dihukum oleh hakimf. pekerja sering sakitg. pekerja berusia lanjuth. pengurangan tenga kerja2. Pemutusan Hubungan Kerja Karena Keinginan Pekerja a. pegawai tidak cocok dengan situasi dan kondisi perusahaanb. pegawai pindah karena mengikuti keluargac. pegawai bekerja karena alasan mendesak3. Pemutusan Hubungan Kerja Karena Alasan Laina. pekerja meninggal duniab. perjanjian kerja berakhirc. pekerjaan telah seleisaiH. PensiunPada hakikatnya pensiun merupakan jaminan hari tua, jaminan hari tua itu sendiri adalah jaminan yang diberikan sebagai balas jasa terhadap pegawai negeri yang telah bertahun-tahun mengabdi kepada negara[1]. Secara umum pensiun berarti jaminan hari tua yang diberikan sebagi balas jasa terhadap pegawai/pekerja yang telah bertahun-tahun mengabdi kepada pengusaha.Sebenarnya program pensiun bukan hanya menguntungkan pihak pegawai atau pekerja saja, tetapi juga menguntungkan pihak perusahaan itu sendiri. Pekerja merasa diuntungkan karena mereka mempunya jaminan tua yang bisa digunakan untuk mencukupi kebutuhan di masa tua.Untuk pihak perusahaan juga merasa diuntungkan karena pihak perusahaan mendapatkan hasil dari produktivitas pekerja yang diharapkan. Karena pada dasarnya kebanyakan pekerja apabila di perusahaan tersebut mendapat jaminan pensiun otomatis para pekerja bekerja secara opimal sehingga pada akhirnya hasil pekerjaannya pun menjadi seperti yang diharapkan oleh pihak perusahaan. Selain itu program pensiun juga dapat menguntungkan masyarakat apabila dana pensiun perusahaan dikelola oleh asuransi sosial. Sekalipun begitu banyaknya manfaat dari program pensiun ini, di Indonesia masih banyak perusahaan yang belum menerapkan program ini. Banyak alasan bagi perusahn untuk tidak menerapkan program ini, antara lain karena alasan keterbatasan dana dan juga kelangsungan perusahaan masih memerlukan perjuangan.DAFTAR PUSTAKASaksono, Slamet. Administrasi Kepegawaian. Yogyakarta: Kanisius, 1988.Tayibnapis, Burhanudin A. MPH. Administrasi Kepegawaian: Suatu Tinjauan Analitik. Jakarta: Pradnya Paramita, 1995.

ARTIKEL ADMINISTRASI PERKANTORAN ADMINISTRASIPERKANTORANA. Pengertian Administrasi PerkantoranDalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran(Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapatdirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitasmerencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikanarah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampaimenyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

B. Sasaran Kegiatan Adminitrasi PerkantoranSasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaanperkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan AdministrasiPerkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh CharlesLibbey adalah sebagai berikut :1. Ruang perkantoran (Office Space)Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaranudara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruangpertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;Pemeliharaan.2. Komunikasi (Communication)Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf danpelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapanarsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaandan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; CagakPakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesinpembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatanterlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan danmesin baru.16. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat;Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalanbaru.7. MetodeMetode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan;(Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.8. Warkat (Records)Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records);Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan ataupemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedomanpetunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan;Pembakuan gaji. Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaituadministrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagaiilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagaikehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya daripengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dansukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori danasas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperolehkemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakantugasnya.C. Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:1. Administrasi Negara2. Administrasi Swasta (Perusahaan)Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuanmemberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta(Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, denganusaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan. Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam halsifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks daripada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaankebijaksanaan negara (pemerintah).

ARTIKEL ADMINISTRASI PERKANTORAN ADMINISTRASI PERKANTORANManajemen Kantor.

Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.Batasan Manajemen Kantor.1.Jasa2.Jabatan3.Gedung kantor4.Ruang kerja.5.Biro.Manajemen kantor sering disebut pula Administrasi kantor adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :1.Merencanakan.2.Mengorganisasikan.3.Mengarahkan.4.Mengendalikan.5.Mengoordinasikan .6.Mengawasi.7.Menyempurnakan.8.Menertipkan ketatausahaan.

Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.Aktivitas Kantor terbagi atas :1.Kegiatan komunikasi.2.Kegiatan kalkulasi.3.Pengelolaan Warkat.4.Penyusunan Laporan.5.Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.

Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :1.Menulis2.Mengarsip.3.Mencek.

Tujuan Kantor terdiri atas :1.Penerima Informasi.2.Pencatatan Informasi.3.Penyusunan Informasi.4.Pemberian Informasi.5.Perawatan Aktiva.

Sifat dasar fungsi kantor adalah :1.Merupakan Skunder terhadap tujuan pokok usaha (missal, produksi pabrik terjadi sebelum administrasi kantor)2.Merupakan Komplementer terhadap tujuan pokok usaha (jadi tidak perlu pemabrikan, tidak pembelihan bahan)3.Kantor merupakan aktivitas pengawasan.

Aspek Manajemen Kantor :1.Tujuan.2.Organisasi.3.Metode.4.Personalia.5.Lingkungan.6.Mesin dan perlengkapan kantor.

Harapan dari menejer kantor adalah :1.Manajer kantor hendaknya menjadi pengorganisasi.2.Manajer kantor hendaknya menjadi pemimpin dinamis.3.Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang.4.Dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten.5.Menyisihkan waktu untuk mengembangkan diri

ARTIKEL ADMINISTRASI PERKANTORAN ADMINISTRASI PERKANTORANManajemen Kantor.

Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.Batasan Manajemen Kantor.1.Jasa2.Jabatan3.Gedung kantor4.Ruang kerja.5.Biro.Manajemen kantor sering disebut pula Administrasi kantor adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :1.Merencanakan.2.Mengorganisasikan.3.Mengarahkan.4.Mengendalikan.5.Mengoordinasikan .6.Mengawasi.7.Menyempurnakan.8.Menertipkan ketatausahaan.

Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.Aktivitas Kantor terbagi atas :1.Kegiatan komunikasi.2.Kegiatan kalkulasi.3.Pengelolaan Warkat.4.Penyusunan Laporan.5.Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.

Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :1.Menulis.2.Mengarsip.3.Mencek.

Tujuan Kantor terdiri atas :1.Penerima Informasi.2.Pencatatan Informasi.3.Penyusunan Informasi.4.Pemberian Informasi.5.Perawatan Aktiva.

Sifat dasar fungsi kantor adalah :1.Merupakan Skunder terhadap tujuan pokok usaha (missal, produksi pabrik terjadi sebelum administrasi kantor)2.Merupakan Komplementer terhadap tujuan pokok usaha (jadi tidak perlu pemabrikan, tidak pembelihan bahan)3.Kantor merupakan aktivitas pengawasan.

Aspek Manajemen Kantor :1.Tujuan.2.Organisasi.3.Metode.4.Personalia.5.Lingkungan.6.Mesin dan perlengkapan kantor.

Harapan dari menejer kantor adalah :1.Manajer kantor hendaknya menjadi pengorganisasi.2.Manajer kantor hendaknya menjadi pemimpin dinamis.3.Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang.4.Dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten.5.Menyisihkan waktu untuk mengembangkan diri.