Subdit Statistik Lembaga Keuangan Direktorat Statistik Keuangan
Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/63Protap No 09 Tahun 2009...
-
Upload
nguyenxuyen -
Category
Documents
-
view
220 -
download
0
Transcript of Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/63Protap No 09 Tahun 2009...
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan
Kearsitekturan telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Juli 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 09 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu
dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggungjawab
Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Lembaga Kearsipan Provinsi,
Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang
kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga
Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,
penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi
terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang
telah melanda pula di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran
ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi
yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,
inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.
Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus
mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di
dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna
mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai
ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah
pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan
Kearsitekturan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan
ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan
langkah pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di
lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan.
Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan
adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subdit Pengolahan Arsip Kartografik
dan Kearsitekturan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan
unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan
program lembaga.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Kartografik dan Kearsitekturan ini berlaku dan
digunakan oleh seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Pengolahan. Prosedur Tetap
Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini meliputi Penyusunan
Inventaris Arsip Kartografik Dan Kearsitekturan, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance,
Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip
Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi,
Penyusunan Skema Definitif, Manuver, Penomoran Definitif, Manuver Fisik Arsip, Penulisan
Inventaris, Penilaian Dan Penelaahan Inventaris, Ekpose Hasil Pengolahan, Penyempurnaan
Inventaris, Pengesahan.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) adalah naskah dinas yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
2. Inventaris arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah
arsip yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip,
pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri
dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi.
3. Identifikasi arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan
arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.
4. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja
dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan
pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.
5. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber
cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.
6. Pembuatan skema sementara adalah Suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka
sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan
digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari
fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.
7. Rekonstruksi arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan
arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
8. Deskripsi arsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat
dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu
kartu fisches (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu
arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor
sementara arsipnya.
9. Pembuatan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan
informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
10. Manuver kartu/formulir adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai
dengan skema definitif yang dibuat.
11. Penomoran definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi
berkas arsip statis yang sedang diolah.
12. Manuver fisik arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai
dengan daftar/inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif
selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip dan
daftar/inventaris.
13. Penulisan Inventaris adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dalam berbagai
derajat rincian yang berisi suatu khasanah arsip dan pada umumnya dilengkapi dengan
sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta, riwayat arsip, sejarah penataan arsip,
daftar indeks, daftar singkatan,daftar istilah asing dan konkordan serta dilampirkan
struktur organisasi atau daftar riwayat hidup.
14. Penelaahan dan penilaian adalah Suatu kagiatan yang dilakukan untuk mencocokkan
atau mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris apakah informasi yang ada
di dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan
informasi.
15. Ekspose hasil pengolahan adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan
arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan
informasinya.
16. Pengesahan terhadap Inventaris adalah tindakan pengkuan terhadap karakteristik resmi
sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
Prosedur penyusunan inventaris arsip Kartografik dan Kearsitekturan melalui tahapan
sebagai berikut:
1. Identifikasi Arsip
Penyusunan inventaris arsip Kartografik dan Kearsitekturan dimulai dari kegiatan identifikasi
arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi fisik arsip
dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal tersebut akan
mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu rencana teknis.
2. Rencana Teknis
Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya membuat rancangan kerja
atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang
berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat
rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu
penelusuran sumber dan referensi.
3. Penelusuran Sumber dan Referensi
Tahapan selanjutnya dari penyusunan Inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan
referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan
referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat
sejarah lembaga/organisasi dalam inventaris arsip yang akan dibuat. Keberhasilan dalam
penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip
selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara.
4. Pembuatan Skema Sementara
Setelah memperoleh data yang menggambarkan Tupoksi dari lembaga/organisasi pencipta
arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip
sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini akan mempermudah proses
penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekostruksi arsip.
5. Rekonstruksi arsip
Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan
skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini
akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
6. Deskripsi Arsip
Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang
dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches yang terdiri atas 19 unsur deskripsi, yaitu: fonds,
seri arsip, file nomor urut, folder/item, isi informasi, kurun waktu, vol/media, ukuran, warna,
format ( C/T, I/P, A/K), penerbit, skala, posisi, jenis peta, indeks. Keberhasilan dalam
tahapan deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip
selanjutnya yaitu pembuatan skema definitif.
7. Pembuatan Skema Definitif
Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang
tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan
arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. keberhasilan dalam tahapan skema
definitif ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu
manuver kartu/fisches.
8. Manuver kartu/formulir deskripsi
Kegiatan manuver kartu/fisches dilakukan dengan mengelompokkan kartu/fisches disesuai
dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuver kartu/fisches ini akan
mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran definitif.
9. Penomoran Definitif
Setelah manuver kartu/formulir deskripsi selesai dilakukan maka disusun nomor urut definitif
pada kartu/fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan
mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip.
10. Manuver fisik arsip
Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip
disusun berdasarkan nomor definitf yang tertera pada ujung kanan atas arsip. Keberhasilan
dalam tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip
selanjutnya yaitu pemberian label pada rak (shelf).
11. Penulisan Inventaris
Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan
materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip
berdasarkan hasil identifikasi arsip sistem penataan maupun provenance yang berlaku di
lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi
inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan
yang berisi: sejarah Organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris;
uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang bertisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar
singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. keberhasilan dalam tahapan penulisan
inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu
penilaian dan penelaahan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
12. Penilaian dan Penelaahan
Penulisan draft Inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan
penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan
koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik dan kearsitekturan dan juga Direktur
Pengolahan. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaaahan ini akan mempermudah
proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu transliterasi.
13. Ekspose
Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip,
dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini
akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan
inventaris.
14. Penyempurnaan Inventaris
Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan, perlu dilakukan penyempurnaan dan
editing agar inventaris arsip tersebut siap disahkan dan ditandatangani. Keberhasilan dalam
penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip
selanjutnya yaitu pengesahan.
15. Pengesahan
Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut di atas adalah pengesahan
inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu Direktur Pengolahan, hal ini membuktikan
bahwa penyusunan inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang
baca dan ruang penyimpanan arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
BAB III
PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini
dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Kartografik dan Kearsitekturan
dalam menyusun inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki
pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada
efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam
kerangka reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Kartografik dan Kearsitekturan ini
mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan
dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Juli 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 09 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP DI SUBDIT PENGOLAHAN
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN
KEARSITEKTURAN
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA
KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN
KEARSITEKTURAN
E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP
KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
L. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
M. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM
PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
N. DIAGRAM ALIR EKPOSE HASIL PENGOLAHAN DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
O. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
P. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN
INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Melaksanakan Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance
2 Menyusun Rencana Teknis
3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi
4 Menyusun skema sementara
5 Merekonstruksi pengaturan arsip
6 Mendeskripsi
7 Menyusun Skema Definitif
8 Manuver
9 Memberi nomor definitif
10 Manuver fisik arsip
11 Memberi label
12 Menata arsip dalam rak
13 Menulis Inventaris
14 Menilai dan menelaah inventaris arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
15 Expose hasil pengolahan
16 Menyempurnakan inventaris
17 Pengesahkan/Legalisasi
Norma waktu: 1 tahun (tergantung jumlah arsipnya)
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Direktur Pengolahan
5 Menilai dan mengarahankan ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan tentang teknik identifikasi arsip Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi arsip, Direktur Preservasi Memerintahkan Kasubdit Penyimpanan Arkon untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan
6 Memerintahkan arsiparis melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip
7 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo
8 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
9 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Kartografik & Kearsitekturan
10 Menyampaikan laporan verifikasi ke Direktur Pengolahan.
11 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat inventaris.
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis
6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telahdilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis dan Membuat pengesahan terhadap rencana teknis
Norma waktu: 3 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
DIAGRAM ALIR
PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH
DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait
2 Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
3 Mengoreksi draft surat
4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan
6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang draft surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
9 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan melakukan penelusuran sumber / referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait
10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait
11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait
14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
15 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait dibuat laporan
16 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan.
Norma waktu: 10 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran
2 Membuat skema sementara
3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung
4 Perbaikan atas koreksi skema sementara
Norma waktu: 3 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 -
DIAGRAM ALIR
REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi
2 Memilah antara arsip dan nonarsip
3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya
4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya
5 Mengkronologiskan kelompok arsip
6 Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis, dan unit informasinya
Norma waktu: 5 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
DIAGRAM ALIR
DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi
2 Membaca keseluruh informasi arsip
3 Menelaah isi informasi arsip
4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches
5 Menentukan bentuk redaksi
6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip
7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip
8 Menentukan tingkat perkembangan arsip
9 Menentukan bentuk luar arsip
10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches
Norma waktu: tergantung jumlah arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan
2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara
3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema
4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara
5 Melakukan konsultasi pada atasan
6 Melakukan perbaikan atas koreksi
7 Membuat skema definitif
Norma waktu: 3 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 -
DIAGRAM ALIR
MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan kartu/formulir deskripsi yang akan dimanuver
2 Menggabungkan kartu/formulir yang memiliki informasi sejenis
3 Mengelompokkan kartu/formulir berdasarkan skema yang telah dibuat
4 Menyusun kartu/formulir secara kronologis
5 Kartu/formulir deskripsi tersusun sesuai dengan skema
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 -
DIAGRAM ALIR
PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/formulir deskripsi berdasarkan hasil manuver
2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif
3 Melakukan pengecekan kembali kartu/formulir deskripsi yang sudah diberi nomor definitif
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 -
DIAGRAM ALIR
MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mengelompokkan fisik arsip sesuai dengan skema definitive dan hasil dari manuver kartu/formulir deskripsi
2 Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitive
3 Memberi nomor definitive pada arsip sesuai dengan penomoran definitive pada kartu/formulir deskripsi
Norma waktu: tergantung jumlah arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 17 -
DIAGRAM ALIR
PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Menyiapkan kartu/formulir deskripsi yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris
2 Membuat judul inventaris sesuai fonds
3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata
4 Membuat kata pengantar
5 Membuat daftar isi
6 Menuangkan deskripsi dari kartu/formulir deskripsi ke dalam inventaris
7 Mangajukan konsep inventaris arsip kepada atasan
8 Mengoreksi inventaris yang diajukan
9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi
Norma waktu: 30 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 18 -
DIAGRAM ALIR
PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Mempersiapkan draf inventaris dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam inventaris arsip
2 Mempersiapkan arsip yang akan di uji petikkan
3 Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip
4 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
5 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan inventaris
6 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
7 Mengajukan draft inventaris ke Direktur Pengolahan
8 Memberikan arahan ke Kasubdit Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan inventaris arsip
Norma waktu: 5 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 19 -
DIAGRAM ALIR
EKSPOSE HASIL PENGOLAHAN DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
Norma waktu: 5 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Bagian umum
Bagian Kepegawaian
1 Mempersiapkan draf inventaris dan ke Kasubdit Pengolahan arsip kartografik dan kearsitekturan
2 Memberikan arahan kepada arsiparis tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose
3 Membuat pointer inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan arsip kartografik dan kearsitekturan
4 Mengajukan draf pointer inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
5 Menyetujui pointer dan memberi arahan kepada arsiparis agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang akan diundang dan mempersiapkan kelengkapan untuk acara ekspose
6 Menghubungi Bagian umum untuk permintaan ruangan dan bagian kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh unit, membuat undangan untuk peserta ekspose
7 Setelah semua kebutuhan dan perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap, arsiparis melaporkan kepada Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
8 Melaporkan kepada Direktur pengolahan tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 20 -
DIAGRAM ALIR
PENYEMPURNAAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahapan Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan inventaris
3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan
4 Mengajukan draf inventaris ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Kartografik & Kearsitekturan tentang penyusunan inventaris arsip
6 Merevisi draf inventaris teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Melakukan uji petik terhadap inventaris
8 Berdasarkan penyempurnaan inventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan inventaris telah final
Norma waktu: 5 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 21 -
DIAGRAM ALIR
PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KARTOGRAFIK DAN KEARSITEKTURAN
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arsip Kartografik & Kearsitekturan
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arkon
1 Memeriksa kelengkapan inventaris yang akan dilegalisasi yang akan disahkan
2 Membuat nota dinas untuk ditandatangani oleh Direktur Pengolahan
3 Mensahkan inventaris
Norma waktu: 5 hari kerja
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI