Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009...

36
Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Mei 2009 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR

Transcript of Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009...

Page 1: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional

Sebelum Tahun 1945 telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Mei 2009

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR

Page 2: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP

NOMOR 03 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang

perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan

tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI), maupun di daerah yaitu Badan/Kantor Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Di

dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan

bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.

Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga

kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan,

penelitian, pembangungan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi

terkait dan masyarakat menjadi sangat krusial. Hal ini sejalan dengan era informasi di

Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.

Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran

ANRI sebagai salah satu lembaga penyedia informasi sangat vital. Namun demikian agar

informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam

bentuk daftar, inventaris maupun guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.

Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip

harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di

dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna

mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai

ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur berdasarkan petunjuk teknis dan langkah-langkah

pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip

Konvensional Sebelum Tahun 1945.

Page 3: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional

Sebelum Tahun 1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan

pemahaman dan langkah-langkah dalam pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait

dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum

Tahun 1945.

Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris ini adalah sebagai pedoman

pelaksanaan kegiatan di Subdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja

dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja

dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan

keterkaitan antara Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dengan unit

lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini

berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvesional Sebelum

Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum

Tahun 1945 ini meliputi Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945,

Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis,

Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa

Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi Arsip, Deskripsi Arsip,

Penyusunan Skema Definitif Arsip, Manuver Arsip, Penomoran Definitif Arsip, Manuver

Fisik Arsip, Pemberian Label Boks Arsip, Penataan Arsip Dalam Boks Arsip, Penulisan

Inventaris Arsip, Penilaian Dan Penelaahan Inventaris, Menerjemahkan Inventaris, Ekspose

Draf Inventaris, Penyempurnaan Inventaris, Pengesahan Inventaris.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 2964);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);

4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

Page 4: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :

1. Inventaris Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah

arsip yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip,

pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri

dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi.

2. Identifikasi Arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan

arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.

3. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja

dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan

pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.

4. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber

cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.

5. Pembuatan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka

sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan

digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari

fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu organisasi/lembaga/aktivitas tokoh.

6. Rekonstruksi Arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan

arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

7. Deskripsi Arsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat

dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu

kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu

arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor

sementara arsipnya.

8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan

informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).

9. Manuver Fisches/Informasi adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi)

sesuai dengan skema definitif yang dibuat.

10. Penomoran Definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi

berkas arsip statis yang sedang diolah.

Page 5: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

11. Manuver Fisik Arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai

dengan daftar/inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif

selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip dan

daftar/inventaris.

12. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada bungkus arsip dan boks arsip.

Label tersebut biasanya terdiri dari nama pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor

definitifnya dan nomor boks arsip. Labeling arsip adalah pemberian identitas pada kertas.

13. Penataan dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip ke dalam boks arsip sesuai

ukuran besar (37,5cm x 20cm x27cm ) atau ukuran kecil (37,5cm x 10cm x 27 cm ).

14. Penulisan Inventaris adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dalam berbagai

derajat rincian yang berisi suatu khasanah arsip dan pada umumnya dilengkapi dengan

sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta, riwayat arsip, sejarah penataan arsip,

daftar indeks, daftar singkatan,daftar istilah asing dan konkordan serta dilampirkan

struktur organisasi atau daftar riwayat hidup.

15. Penelaahan dan Penilaian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau

mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris apakah informasi yang ada di

dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan

informasi.

16. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam

inventaris arsip dari bahasa asing (Belanda) ke dalam bahasa Indonesia yang baku.

17. Ekspose Hasil Pengolahan adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan

arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan

informasinya.

18. Pengesahan terhadap Inventaris adalah tindakan pengkuan terhadap karakteristik resmi

sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

Page 6: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

BAB II

PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Prosedur penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 melalui tahapan

sebagai berikut:

1. Identifikasi arsip

Penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 dimulai dari kegiatan

identifikasi arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi

fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal

tersebut akan mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu rencana teknis.

2. Rencana teknis

Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya menbuat rancangan kerja

atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang

berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat

rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu

penelusuran sumber dan referensi.

3. Penelusuran sumber dan referensi

Tahapan selanjutnya dari penyusunan inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan

referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan

referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat

sejarah lembaga/organisasi dalam inventaris arsip yang akan dibuat. Keberhasilan dalam

penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip

selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara.

4. Pembuatan skema sementara

Setelah memperoleh data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari

lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip

berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini

akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekonstruksi arsip.

5. Rekonstruksi arsip

Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan

skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini

akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.

Page 7: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

6. Deskripsi arsip

Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang

dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches yang terdiri atas 5(lima) unsur deskripsi, yaitu:

bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar, dengan

mencantumkan nomor urut arsip sementara pada kartu deskripsi. Keberhasilan dalam tahapan

deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu

pembuatan skema definitif.

7. Pembuatan skema definitif

Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang

tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan

arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. Keberhasilan dalam tahapan

skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu

manuver kartu/fisches.

8. Manuver kartu/fisches

Kegiatan manuver kartu/fisches dilakukan dengan mengelompokkan kartu/fisches

disesuaikan dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuvre kartu/fisches ini

akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran

definitif.

9. Penomoran definitif

Setelah manuver kartu/fisches selesai dilakukan maka disusun nomor urut definitif pada

kartu/fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan

mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip.

10. Manuvre fisik arsip

Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip

disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada sampul arsip. Keberhasilan dalam

tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip

selanjutnya yaitu pemberian label.

11. Pemberian label

Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label

pada bungkus arsip dan boks arsip. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip

sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas: nama organisasi pencipta

arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks. Keberhasilan dalam tahapan

pemberian label ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu

penataan dalam boks.

Page 8: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

12. Penataan dalam boks

Kegiatan selanjutnya adalah penataan dalam boks arsip, arsip yang sudah diberi label

dimasukkan ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks baik boks arsip yang

berukuran besar maupun boks arsip yang berukuran kecil. Setelah arsip masuk ke dalam

boks maka kegiatan selanjutnya adalah menempel label boks yang sudah dipersiapkan

sebelumnya. Keberhasilan dalam tahapan penataan dalam boks ini akan mempermudah

proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu penulisan inventaris.

13. Penulisan Inventaris

Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan

materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip

berdasarkan hasil identifikasi arsip, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di

Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi

inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan

yang berisi: sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris;

uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang berisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar

singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. Keberhasilan dalam tahapan penulisan

inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu

penilaian dan penelaahan.

14. Penilaian dan penelaahan

Penulisan draft inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan

penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan

koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dan juga

Direktur Pengolahan. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaaahan ini akan

mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu transliterasi.

15. Transliterasi

Setelah inventaris dinilaian dan ditelaah maka kegiatan selanjutnya adalah kegiatan

transliterasi atau alih bahasa yang digunakan dalam penulisan inventaris arsip. Keberhasilan

transliterasi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu

ekspose.

16. Ekspose

Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip,

dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini

akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan

inventaris.

Page 9: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 8 -

17. Penyempurnaan inventaris

Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan, perlu dilakukan penyempurnaan dan

editing agar inventaris arsip tersebut siap disahkan dan ditanda tangani. Keberhasilan dalam

penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip

selanjutnya yaitu pengesahan.

18. Pengesahan

Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut diatas adalah pengesahan

inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu Direktur Pengolahan, hal ini membuktikan

bahwa penyusunan Inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang

baca dan ruang penyimpanan arsip.

Page 10: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 9 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun

1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Direktorat Pengolahan

ANRI dalam menyusun Inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat

memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan

berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan

khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.

Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun

1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila dikemudian hari terdapat

kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Mei 2009

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI

Page 11: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 03 TAHUN 2009

TENTANG

PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Page 12: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN

1945

B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM

PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-

ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

L. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Page 13: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

M. DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

O. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN

INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

P. DIAGRAM ALIR MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Q. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

R. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

S. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP

KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Page 14: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Melaksanakan identifikasi arsip

2 Menyusun rencana teknis penyusunan inventaris

3 Melakukan penelusuran sumber dan referensi

4 Membuat skema sementara

5 Merekonstruksi arsip

6 Mendeskripsi arsip

7 Membuat skema definitif

8 Mengkronologiskan informasi/manuver

9 Memberi nomor definitif

10 Mengelompokkan fisik arsip/manuver

11 Memberi label

12 Menata arsip dalam boks

13 Menulis inventaris

14

Melakukan penilaian dan penelaahan inventaris

15

Menerjemahkan/ transliterasi

Page 15: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Penglahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

16

Ekspos hasil pengolahan

17

Menyempurnaan hasil ekspose

18

Mengesahan/legalisasi

Norma waktu: 1 tahun (tergantung jumlah arsipnya)

Page 16: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

DIAGRAM ALIR

IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur

Pengolahan

Direktur

Preservasi

Kasubdit. Penyimpanan

Arkon

1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945.

2 Memberikan penilaian dan arahan

3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945.

4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan.

5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip

6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi

7 Direktur Pengolahan berkoordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum 1945 untuk berkoordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arkon

8 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 berkoordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arkon

Page 17: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

Norma waktu: 10 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur

Pengolahan

Direktur

Preservasi

Kasubdit. Penyimpanan

Arkon

9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo

10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi

11

Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

12 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan

13 Memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat Inventaris berdasarkan laporan identifikasi

Page 18: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma waktu: 3 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit. Penyimpanan

Arkon

1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan Inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis

3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis

6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

7 Menyetujui rencana teknis berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis

8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis

Page 19: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 8 -

DIAGRAM ALIR

PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH

DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Peyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait

2 Mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan

3 Mengoreksi draft surat

4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan

6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip

7 Melakukan penyempurnaan draft surat dari Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan

8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait

Page 20: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 9 -

Norma waktu: 10 hari kerja

No Tahap Kegiatan

Unit Peyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

9 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda ke instansi terkait

10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi

terkait

11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait

14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait

15 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah

16 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan.

Page 21: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 10 -

DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran

2 Membuat skema sementara

3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung

4 Perbaikan atas koreksi Skema Sementara

Norma Waktu: 3 hari

Page 22: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 11 -

DIAGRAM ALIR

REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arsip Konvensional

1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi

2 Melakukan pemilahan arsip

3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya.

4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya.

5 Mengkronologiskan kelompok arsip

6

Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis,dan informasi sesuai dengan prinsip original order

Norma Waktu: 5 hari

Page 23: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 12 -

DIAGRAM ALIR

DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arsipkon

1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi

2 Membaca keseluruhan informasi arsip

3 Menelaah isi informasi arsip

4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches

5 Menentukan bentuk redaksi

6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip

7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip

8 Menentukan tingkat perkembangan arsip

9 Menentukan bentuk luar arsip

10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches

Norma Waktu: 120 hari (tergantung volume arsip)

Page 24: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 13 -

DIAGRAM ALIR

PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan

2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara

3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara

4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara

5 Melakukan konsultasi pada atasan

6 Melakukan perbaikan atas koreksi

7 Membuat skema definitif

Norma Waktu : 3 hari

Page 25: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 14 -

DIAGRAM ALIR

MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver

2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis

3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat

4 Menyusun kartu secara kronologis

5 Kartu fisches tersusun sesuai skema

Norma Waktu : 5 hari

Page 26: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 15 -

DIAGRAM ALIR

PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/fisches berdasarkan hasil manuver kartu/fisches

2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif

3 Melakukan pengecekan kembali kartu/fisches yang sudah diberi penomoran definitive untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip

Norma waktu: 5 hari

Page 27: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 16 -

DIAGRAM ALIR

MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Mengelompokan fisik arsip sesuai dengan skema definitive dan hasil dari manuvre kartu/fisches

2 Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitif

3 Memberi nomor definitive pada sampul arsip sesuai dengan penomoran definitive pada kartu/fisches

4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada sampul/bungkus arsip dengan nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada sampul arsip dan boks arsip

Norma waktu: 20 hari (tergantung volume arsip)

Page 28: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 17 -

DIAGRAM ALIR

PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Menyiapkan label arsip untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari: nama organisasi pencipta arsip, nomor urut arsip

2 Menempelkan label arsip pada sampul arsip

3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks setelah sekaligus setelah kegiatan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks

Norma waktu: 5 hari

Page 29: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 18 -

DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks

2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan

3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks

4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya

5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks

6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

Norma waktu: 60 hari (tergantung jumlah/volume arsip)

Page 30: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 19 -

DIAGRAM ALIR

PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma waktu: 20 hari

No

Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Menyiapkan data/kartu fiesches yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris

2 Membuat judul daftar sesuai fonds

3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata

4 Membuat Kata Pengantar

5 Membuat daftar isi

6 Menuangkan deskripsi dari kartu fieches ke dalam inventaris

7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan

8 Mengoreksi daftar yang diajukan

9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi

Page 31: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 20 -

DIAGRAM ALIR

PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

Norma waktu: 5 hari

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

tahun 1945

Direktur Pengolahan

Deputi Konservasi

Arsip

Instansi Terkait

1 Mempersiapkan inventaris yang telah tersusun.

2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip

3 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan inventaris

5 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

6 Mengajukan draft inventaris ke Direktur Pengolahan

7 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip

Page 32: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 21 -

DIAGRAM ALIR MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

Kasubdit Penyimpanan

Arkon

1 Memeriksa kelengkapan inventaris, untuk dikonsultasikan dengan Kasubdit Pengolahan Arkon sebelum tahun 1945 untuk kegiatan menerjemahkan inventaris (alih bahasa)

2 Memberi arahan dan surat tugas kepada arsiparis untuk melakukan terjemahan Inventaris Arsip

3 Menerjemahkan inventaris dalam bahasa Indonesia dan dikoreksi oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

Norma waktu: 20 hari (tergantung banyaknya halaman inventaris) :

Page 33: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 22 -

DIAGRAM ALIR EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Bagian Perlengkapan dan Rumah

Tangga

Bagian Kepegawaian

1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 sebagai bahan ekspose

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose

3 Membuat pointer inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan draft pointer inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

5 Menyetujui pointer dan memberi arahan kepada Arsiparis agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang akan diundang dan persiapkan kelengkapan untuk acara ekspose

6 Menghubungi Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga untuk peminjaman ruangan dan Bagian Kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Unit, membuat undangan untuk peserta ekspose

Page 34: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 23 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

tahun 1945

Direktur Pengolahan

Bagian Umum

Bagian Kepegawaian

7 Setelah semua kebutuhan dan perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap Arsiparis melaporkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

8 Melaporkan kepada Direktur Pengolahan tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan

Norma waktu: 5 hari

Page 35: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 24 -

DIAGRAM ALIR

PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan Arkon

Sebelum tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Preservasi

1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang masukkan dari ekspose dan perbaikan yang harus diselesaikan

3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

4 Mengajukan draft Inventaris ke Direktur Pengolahan

5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip

6 Merevisi draf Inventaris teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

7 Melakukan uji petik terhadap inventaris

8 Memutuskan Inventaris telah final berdasarkan penyempurnaan Inventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis

Norma waktu: 5 hari

Page 36: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/78Protap No 03 Tahun 2009 tentang... · 7. Deskripsi A rsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 25 -

DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS

ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945

NO Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Arsiparis

Kasubdit Pengolahan

Arkon Sebelum

Tahun 1945

Direktur Pengolahan

Direktur Pemanfaatan

Direktur Preservasi

1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan sahkan, baik yang berbahasa Belanda maupun yang sudah diterjemahkan dan menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945

2 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan

3 Menandatangani daftar tersebut, dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 untuk

4 Mengkopi daftar tersebut dan mengirim daftar tersebut kepada Ruang baca dan ruang penyimpanan

Norma waktu: 5 hari

DIREKTUR PENGOLAHAN,

SUMRAHYADI