Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010...

21
Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Januari 2010 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR

Transcript of Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010...

Page 1: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Januari 2010

Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

TULKHAH MANSYUR

Page 2: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP

NOMOR 01 TAHUN 2010

TENTANG

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung

tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan

diperlukan oleh setiap individu di dalam mendapatkan informasi yang dapat

dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal tersebut Subdirektorat Layanan Arsip, Direktorat

Pemanfaatan ANRI memandang perlu adanya suatu Prosedur Tetap tentang Layanan

Peminjaman Arsip.

Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis diperlukan untuk

meningkatkan peran dan fungsi ANRI dalam hal layanan arsip statis, serta mendayagunakan

arsip statis sebagai informasi publik yang mudah diakses sesuai prinsip-prinsip aksesibilitas

arsip statis serta tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku. Prosedur

Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis tidak hanya dibutuhkan untuk kemudahan

akses arsip kepada pengguna, melainkan juga dalam hal pemanfaatan arsip.

Sifat unik arsip sebagai informasi yang terekam dan bersifat tunggal dalam

pelaksanaannya membutuhkan Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis.

Merujuk kepada Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip

Statis dalam Pasal 23, 24, 25, dan Pasal 26, diatur hal-hal pemanfaatan arsip statis yang

berhubungan dengan peminjaman arsip seperti pembatasan jumlah peminjaman. Aturan ini

dimaksudkan agar tercapai keseimbangan antara kemampuan pengguna dalam membaca

arsip dengan jumlah arsip yang dipesan oleh pengguna.

Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis ini merupakan pedoman atau

acuan bagi Direktorat Pemanfaatan untuk menjamin keseragaman dan ketertiban dalam

kelancaran pelaksanaan tugas layanan arsip kepada pengguna serta mencapai layanan prima

dalam memberikan informasi yang lebih baik sehingga sinkronisasi dan harmonisasi

pelaksanaan tugas dan fungsi antar unit kerja menjadi terukur.

Page 3: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis dimaksudkan sebagai acuan

dan panduan di dalam mengatur prosedur bagi layanan peminjaman arsip di ANRI.

Sedangkan tujuan Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis adalah

terwujudnya pelayanan prima bagi pengguna arsip statis di ANRI.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis berlaku dan digunakan di

Subdit Layanan Arsip, yaitu di Ruang Layanan Arsip ANRI (selanjutnya disebut Ruang

Baca). Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip ini meliputi Layanan Peminjaman

Arsip Kertas, Layanan Peminjaman Arsip Kartografik, Layanan Peminjaman Arsip Foto,

Layanan Peminjaman Arsip Film/Video serta Layanan Peminjaman Arsip Mikrofilm dan

Kaset.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5071);

2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2006 tentang Perizinan

Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan Bagi Perguruan Tinggi Asing,

Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

4. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur

(SOP);

6. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RI Nomor SE/06/M.PAN/3/2005

tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital

Negara Terhadap Musibah/Bencana;

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah

dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009;

Page 4: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia;

9. ISO 9001 2008 tentang Standar Manajemen Mutu.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis yang dimaksud

dengan:

1. User Consultant adalah pejabat fungsional arsiparis, pustakawan, pranata komputer dan

atau pejabat yang berwenang dalam unit kerja layanan arsip yang memberikan konsultasi

serta membantu pengguna arsip dalam pemanfaatan arsip statis;

2. Pejabat yang berwenang dalam unit kerja layanan arsip adalah pejabat yang berwenang

mengambil keputusan dan mengesahkan akses pemanfaatan arsip statis di unit Layanan

Arsip;

3. Petugas Layanan Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas memandu

penggunaan fasilitas layanan arsip secara langsung baik manual maupun elektronik dan

menjelaskan fasilitas layanan;

4. Petugas Transit Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas pada ruang transit

arsip;

5. Pengguna Arsip (langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional

maupun lembaga akademis yang izin aksesnya dibedakan berdasarkan kewarganegaraan

di dalam pemanfaatan arsip;

6. Pengguna Arsip (tidak langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional

maupun lembaga akademis yang memanfaatkan arsip secara tidak langsung dengan

mendapatkan informasi yang diinginkan yang terkandung dalam khasanah arsip statis;

7. Seksi Penyimpanan Arsip adalah seksi yang bertugas menyimpan dan mengantarkan

arsip konvensional yaitu arsip kertas dan kartografik serta arsip media baru, seperti arsip

foto, film, mikrofilm, dan kaset kepada pengguna arsip di Ruang Baca. Kemudian

mengembalikan arsip yang telah selesai digunakan dan direproduksi ke tempat

penyimpanan arsip.

8. Katalog Arsip adalah kumpulan akses khasanah arsip statis yang dibedakan berdasarkan

periodisasi dan media arsip, baik berupa Daftar Arsip maupun Inventaris secara manual

yang tersedia di Ruang Katalog;

9. Data Informasi Arsip Secara on-line adalah kumpulan deskripsi arsip yang dibedakan

berdasarkan periodisasi dan media arsip yang sesuai dengan Daftar Arsip atau Inventaris

Arsip yang dapat diakses secara on-line di Ruang Katalog;

Page 5: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 -

10. Akses arsip adalah ketersediaan arsip untuk digunakan sebagai akibat ketentuan hukum

yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip;

11. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan sehari-hari

administrasi negara dan mempunyai nilai kesejarahan;

12. Arsip Kartografik adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk grafis atau fotometrik

tentang permukaan bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasarkan skala tertentu,

seperti peta, bagan, globe, bagan topografi, kartogram, potret udara dan sejenisnya

termasuk teks penjelasannya;

13. Arsip Kearsitekturan adalah arsip yang berisi informasi berbentuk gambar teknik;

14. Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas, baik

tulisan tangan ataupun ketikan;

15. Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya terekam dalam media non kertas, baik

berupa arsip bacaan mesin maupun arsip pandang dengar;

16. Daftar Arsip statis adalah sarana bantu penemuan informasi arsip berupa rincian uraian

informasi materi setiap unit, pengelompokannya, pemilikannya, jenis koleksinya dan

keadaan serta volume arsipnya;

17. Inventaris Arsip adalah sarana penemuan arsip statis berupa susunan hasil deskripsi arsip

secara menyeluruh dari satu kelompok/khasanah arsip statis suatu lembaga/organisasinya,

dilengkapi dengan sejarah dan fungsi lembaga/organisasi penciptanya,

pertanggungjawaban pengaturannya, indeks serta lampiran-lampiran yang diperlukan;

18. Indeks Folio adalah jalan masuk berdasarkan indeks urusan/masalah atas khasanah arsip

Algemene Secretarie yang tersedia dalam bentuk mikrofilm di Ruang Baca;

19. Klapper adalah jalan masuk berdasarkan nama atas khasanah arsip Algemene Secretarie

yang tersedia dalam bentuk mikrofilm di Ruang Baca;

20. Formulir Pendaftaran Pengguna Arsip berisi keterangan mengenai nama lengkap (disertai

gelar), alamat tinggal tetap, alamat pos di Indonesia, Telepon/HP, e-mail, nomor

KTP/SIM/Paspor, kewarganegaraan, pendidikan, sekolah/universitas/jurusan;

21. Formulir Peminjaman Arsip berisi keterangan mengenai nama pengguna arsip, alamat

pengguna arsip, periode arsip yang dipinjam, jenis arsip yang dipinjam

(kertas/kartografik/kearsitekturan), judul khasanah arsip, nomor inventaris arsip, tanggal

peminjaman, tanda tangan dan nama jelas;

22. Buku Pencatatan Transit Arsip yang dipinjam, dengan mengisi nomor, tanggal

penerimaan, nama pengguna, judul khasanah arsip dan nomor inventaris arsip, tanda

tangan petugas ruang transit.

Page 6: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 -

BAB II

PROSEDUR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS

Dalam Subdit Layanan Arsip, khususnya Ruang Baca ANRI memiliki Prosedur Tetap

tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis. Layanan Peminjaman Arsip di Ruang Baca dibagi

menjadi dua berdasarkan jenis arsip yang dipinjam, yaitu Layanan Peminjaman Arsip

Konvensional dan Layanan Peminjaman Arsip Media Baru.

A. Layanan Peminjaman Arsip Konvensional

1. Arsip Kertas

a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas

syarat penelitian;

b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi dan

mengkoordinasikan topik penelitian pengguna kepada user consultant;

c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;

d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan

menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang;

e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada

Petugas Layanan Arsip;

f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit

Arsip;

g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan

Arsip Konvensional;

h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi

Penyimpanan Arsip Konvensional;

i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip;

j. Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna;

2. Arsip Kartografik

a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas

syarat penelitian;

b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;

c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;

d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan

menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang;

Page 7: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 -

e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada

Petugas Layanan Arsip;

f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit

Arsip;

g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan

Arsip Konvensional;

h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi

Penyimpanan Arsip Konvensional;

i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip;

j. Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip kepada pengguna;

B. Layanan Peminjaman Arsip Media Baru

1. Arsip Foto

a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas

syarat penelitian;

b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;

c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;

d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan

menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang;

e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada

Petugas Transit Arsip;

f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Layanan

Transit Arsip;

g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan

Arsip Foto;

h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari unit

penyimpanan;

i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip;

j. Petugas Layanan Arsip menyerahkan arsip kepada pengguna;

2. Arsip Film/Video

a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas

syarat penelitian;

b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;

c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;

Page 8: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan

menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang;

e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada

Petugas Layanan Arsip;

f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit

Arsip;

g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan

Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik;

h. Petugas Transit Arsip mengkoordinasikan jadwal preview dan menyerahkan formulir

peminjaman kepada Seksi Reproduksi Arsip Media Baru;

i. Petugas Transit Arsip mengkoordinasikan jadwal preview kepada Pengguna;

j. Petugas Transit Arsip mengantar pengguna melakukan preview di Seksi Reproduksi

Arsip Media Baru.

3. Mikrofilm dan Kaset

a. Petugas Layanan Arsip memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas

syarat penelitian;

b. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan referensi-referensi;

c. Petugas Layanan Arsip memandu penggunaan katalog di Ruang Katalog;

d. Petugas Layanan Arsip menerima formulir peminjaman dari pengguna dan

menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang;

e. Pejabat Layanan mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada

Petugas Layanan Arsip;

f. Petugas Layanan Arsip menyerahkan formulir yang telah disahkan kepada Petugas

Transit Arsip;

g. Petugas Transit Arsip menyerahkan formulir kepada Seksi Penyimpanan Arsip

Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik;

h. Petugas Transit Arsip menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi

Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik;

i. Petugas Transit Arsip menyerahkan arsip kepada pengguna;

Page 9: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 8 -

BAB III

PENUTUP

Kami berharap Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis ini dapat

menjadi acuan bagi petugas unit kerja lingkungan Sub Direktorat Layanan Arsip dan unit kerja

terkait agar semua pelaksanaan pelayanan arsip dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang

pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan

pelayanan prima khususnya peningkatan pelayanan kepada masyarakat.

Prosedur Tetap tentang Layanan Peminjaman Arsip Statis ini mulai berlaku pada

tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan

sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Januari 2010

DIREKTUR PEMANFAATAN,

DARMIATI

Page 10: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 01 TAHUN 2010

TENTANG

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS

Page 11: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 1 - DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS

A. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KERTAS

B. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KARTOGRAFIK

C. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FOTO

D. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FILM/VIDEO

E. DIAGRAM ALIR LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET

F. FORMULIR PENELITI ARSIP DALAM NEGERI

G. FORMULIR PENELITI ARSIP LUAR NEGERI

H. FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

Page 12: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 - DIAGRAM ALIR

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KERTAS

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Petugas Layanan

Arsip

User Consultant

Pejabat Layanan

Petugas Transit Arsip

Seksi Penyimpanan

Arsip Konvensional

Pengguna

1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian

2

Memandu penggunaan referensi-referensi dan mengkoordinasikan topik penelitian pengguna kepada user consultant

3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line

4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang

5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip

6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip

7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional

8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional

Page 13: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Petugas Layanan

Arsip

User Consultant

Pejabat Layanan

Petugas Transit Arsip

Seksi Penyimpanan

Arsip Konvensional

Pengguna

9 Menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip

10 Menyerahkan arsip yang dipesan kepada pengguna

Norma Waktu: 30 – 60 menit

Page 14: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 4 - DIAGRAM ALIR

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP KARTOGRAFIK

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian Petugas Layanan

Arsip

Pejabat Layanan

Petugas Transit Arsip

Seksi Penyimpanan Konvensional

Pengguna

1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian

2 Memandu penggunaan referensi -referensi

3 Memandu penggunaan katalog

4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang

5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip

6

Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip

7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional

8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Konvensional

9 Menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip

10

Menyerahkan arsip kepada pengguna

Norma Waktu: 30 – 60 menit

Page 15: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 5 - DIAGRAM ALIR

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FOTO

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Petugas Layanan

Arsip

Pejabat Layanan

Petugas Transit Arsip

Seksi Penyimpanan

Arsip Gambar

Statik

Pengguna

1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian

2 Memandu penggunaan referensi-referensi

3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line

4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada Pejabat Layanan yang berwenang

5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip

6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip

7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik

8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik

9 Menyerahkan arsip kepada Petugas Layanan Arsip

10 Menyerahkan arsip kepada pengguna

Norma Waktu: 30 – 60 menit

Page 16: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 6 - DIAGRAM ALIR

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP FILM/VIDEO

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Petugas Layanan

Arsip

Pejabat Layanan

Petugas Transit Arsip

Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra

Bergerak dan Elektronik

Seksi Reproduksi Arsip Media

Baru

Pengguna

1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian

2 Memandu penggunaan referensi-referensi

3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line

4 Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang

5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip

6 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Petugas Transit Arsip

7 Menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik

Page 17: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 7 -

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Petugas Layanan

Arsip

Pejabat Layanan

Petugas Transit Arsip

Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra

Bergerak dan Elektronik

Seksi Reproduksi Arsip Media

Baru

Pengguna

8 Mengkoordinasikan jadwal preview dan menyerahkan formulir peminjaman kepada Seksi Reproduksi Arsip Media Baru

9 Mengkoordinasikan jadwal preview kepada Pengguna

10 Mengantar pengguna melakukan preview di Seksi Reproduksi Arsip Media Baru

Norma Waktu: 1-7 hari (tergantung dari jadwal preview yang telah terisi dan disepakati)

Page 18: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 8 - DIAGRAM ALIR

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Petugas Layanan

Arsip

Pejabat Layanan

Petugas Transit Arsip

Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra

Bergerak dan Elektronik

Pengguna

1 Memandu pengguna mengisi buku tamu dan menerima berkas syarat penelitian

2 Memandu penggunaan referensi-referensi

3 Memandu penggunaan katalog baik secara manual maupun secara on-line

4

Menerima formulir peminjaman dari pengguna dan menyerahkan kepada pejabat layanan yang berwenang

5 Mengesahkan formulir peminjaman dan menyerahkan kepada Petugas Layanan Arsip

6 Menyerahkan formulir yang telah disahkan kepada Petugas Transit Arsip

7 Menyerahkan formulir kepada Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik

8 Menerima dan mencatat arsip yang datang dari Seksi Penyimpanan Arsip Rekam Suara, Citra Bergerak dan Elektronik

9 Menyerahkan arsip kepada pengguna

Norma Waktu: 30 – 60 menit

Page 19: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 9 - FORMULIR PENELITI ARSIP DALAM NEGERI

I. KETERANGAN PENELITI ARSIP

Nama DR/Tn/Ny):……………………………………………………………………..............................

(Garis bawahi nama keluarga)

Kebangsaan………………………………………. No. KTP…………………………………………....

Pekerjaan…………………………………………. Organisas ....…………………………………….....

Alamat………………………………………………………………………………………………….....

………………………………………………………………………………………….............................

Telepon……………………………………………..E-mail……………………………..........................

Kualifikasi Akademik*:……………………………………………………………………………….....

PEKERJAAN PENELITIAN

Judul Penelitian:……………………………………………………………………………………......

Tujuan Penelitian: (penulisan buku, Tesis, Media Massa, Artikel, Lain-lain)

…………………………………………………………………………………….....................................

.......................................................................................................................................................

Tanda Tangan Peneliti:……………………………Tanggal……………………………………….....

II. MATERI YANG DIKONSULTASIKAN PADA RUANG BACA

(Diisi oleh Petugas Ruang Baca)

o Arsip Konvensional

o Arsip Media Baru

o Arsip Kartografik

o Arsip Arsitektural

o Lembaga Negara / Peraturan-peraturan

o Lain-lain: (Jelaskan)

Jumlah Penggandaan/Reproduksi/Alih Media: ......……………………………………………….........

Catatan: ............………………………………………………………………………………………....

…………………………………………………………………………………………………..............

Tanda Tangan Petugas Ruang Baca:…………….Tanggal:……………………………………...............

Dilengkapi dengan Surat Keterangan / Dokumen Identitas

Page 20: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 10 - FORMULIR PENELITI ARSIP LUAR NEGERI

I. PARTICULARS OF RESEARCHER

Name DR/Mr/Ms):……………………………………………………………………..............................

(Underline Surename)

Nationality………………………………………. ID/Passport No……………………………………...

Occupation………………………………………..Organisation ....………………………………..........

Address…………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………….............................

Telephone……………………………………………..E-mail…………………………….......................

Academic Qualification/s*:………………………………………………………………………………

RESEARCH WORK

Title of Research:……………………………………………………………………………………......

Purpose of Research: (Book, Thesis, News Paper, Magazine Articles, Others)

…………………………………………………………………………………….....................................

.......................................................................................................................................................

Signature of Researcher:……………………………Date………………………………………........

II. MATERIALS CONSULTED AT SEARCH ROOM (For Official Use Only)

o Files

o Photographs

o Maps

o Building Plans

o Official Report

o Others (Please Specify)

Number of Copies (Prints) Made: ......……………………………………………….............................

Remarks: ............………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..............

Signature of Officer: ............................................................ Date: ..........................................................

To attach all supporting documents

Page 21: Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/26Protap No 01 Tahun 2010 tentang... · Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 20

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 11 - FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

DIREKTUR PEMANFAATAN,

DARMIATI