Dokumen Dan Dokumentasi

Pengertian dokumen dan dokumentasi

Jenis - jenis dokumentasi

Kegiatan dokumentasi

Kegunaan dokumentasi

Faktor penyebab kerusakan dokumen dan cara pelestarian dokumen

Kamus Umum Bahasa Indonesiasesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti / keterangan.

Kamus Kepegawaian1) semua catatan tertulis yang tercetak ataupun tidak2) segala benda yang mempunyai segala keterangan yang di pilih untuk di kumpulkan, di susun, di sediakan ataupun untuk disebarkan.

Pengertian Dokumen

Kamus Bahasa Inggris Webster 1) dokumen dapat membuktikan dengan keterangan melengkapi keterangan dengan data-data.2) dokumen melengkapi keabsahan keterangan seperti surat keterangan pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.

Ensiklopedia Umum1) dokumen berarti surat akte, piagam2) surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi bukti atau keterangan.

Ensiklopedia Administrasiwarkat asli yang digunakan sebagai alat bukti atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

Pengertian Dokumentasi

Kata dokumentasi berasal dari bahasa Inggris Documentation, sedangkan menurut bahasa Latin adalah Dokumen yang artinya pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan – keterangan dan penerangan dan bukti, begitu pula menurut Ensiklopedia Indonesia adalah pencarian, pengumpulan dan peraturannya.

Dari pengertian diatas terdapat 2 unsur yaitu :» Kumpulan-kumpulan dokumen yang dapat memberi keterangan atau bukti-bukti aktivitas yang terkait dengan proses kemudian yang terkait dengan proses pengembangan» proses pengembangan dan pengelolaan secara sistematik serta penyebarluasan kepada pemakai informasi

Jenis - jenis Dokumen

Dari segi pemakaiannya / kepentingannya

Dokumen pribadiSurat - surat penting untuk kepentingan pribadi.Contoh : STTB, akte kelahiran, KTP, dsb.

Dokumen niagaSurat - surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat bukti transaksi – transaksi jual beli.Contoh : Packing list, surat pengantar, faktur, kwitansi, diloplading, dan letter of traddic.

Pemakaiannya

Dokumen pemerintahSurat-surat penting yang dipakai sebagai pembuktian kegiatan pemerintah.Contoh : Undang-undang, Peraturan Pemerintah, KEPRES, KEPMEN, PERDA, Perjanjian kerja sama antar Negara.

Dokumen sejarahSurat-surat atau catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa pada masa lampau.Contoh : 1)Teks proklamasi, Teks pancasila, Teks

sumpah pemuda2)Rekaman film perjuangan, Gambar

atau foto sejarah peristiwa3)Sejarah berdirinya suatu perusahaan4)Monumen sejarah5)Riwayat hidup orang-orang penting

Pemakaiannya

Dari segi fungsinyaDokumen dinamisDokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.1)Dokumen dinamis aktif : dokumen

yang masih dipergunakan secara terus menerus dalam proses penyelesaiian pekerjaan.

2)Dokumen semi aktif : dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi terkadang masih diperlukan.

3)Dokumen in aktif : dokumen yang sudah jarang dipergunakan.

Dokumen statisDokumen yang secara tidak langsung

digunakan dalam pekerjaankantor.

Fungsinya

Ruang lingkup bentuk fisik

Dari segi ruang lingkup bentuk fisiknnyaDokumen korforilDokumen berupa benda bernilai sejarah (merupakan dokumen museum)Contoh : Arca, patung, pakaian adat, ruang kuno, keris, Dsb

Dokumen literal / llitererDokumen yang dicetak dan di tulis (merupakan dokumen perpustakaan)Contoh : buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita kaset, Dsb.

Dokumen PrivatDokumen berupa surat – surat atau arsip (dokumen yang disimpan di bagian kearsipan)Contoh : surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti laporan, Dsb.

Dokumen privat :

1) ( Personal record ) catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.contoh : absen pegawai, daftar riwayat hidup, daftar riwayat pekerjaan, DP3, KPY, dsb.

2) ( Financial record ) catatan mengenai keuangan.contoh : kwitansi, cek, giro, laporan keuangan, tagihan, dsb.

3) ( Sales record ) catatan yang berhubungan dengan perdagangan.contoh : catatan pelanggan, surat pengantar barang, promosi, penjualan, pemasaran, dsb.

4) ( Inventary record ) catatan barang inventaris kantor.

5) ( Production record ) catatan hasil produksi.contoh : jenis bahan baku, jenis – jenis alat – alat, laporan produksi dan kualitas barang.

● Mencari dan mengumpulkan dokumenMengumpulkan dapat dilakukan dengan cara menerima

informasi, tukarmenukar informasi, atau berlangganan membeli

dokumen.Tujuan : untuk dijadikan bahan dokumentasi

● Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

Buku induk terdiri dari : No. Urut, tanggal, pencatatan,Judul, pengarang, kota tempat penerbit, tahun terbit,

jumlah,cara memperoleh dokumen dan keterangan

Kegiatan Dokumentasi

● Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasilangkah – langkah yang harus dilakukan yaitu :a) Memilih dokumen yang akan dijadikan bahan

dokumentasib) Mengkaji, melengkapi, dan mempelajari isi

dokumenc) Membuat ringkasan abstrak atau terjemahand) Menetapkan dokumen yang sudah selesai

menjadi bahan dokumentasie) Menggolongkan dalam klasifikasi tertentuf) Menyebarluaskan dan menggunakan sesuai

dengan kebutuhan

● Memproduksi dokumenAdalah kegiatan menggandakan dokumen yang

telah diolah sesuidengan kebutuhanpengguna.Misalnya : ringkasan, terjemahan, abstraksi dsb.

● Mengkaji dan menyebarluaskan dokumen ♪ Distribusi aktif adalah penyebaran dokumen yang dilakukan secara terus – menerus sebagai pekerjaan rutin. ♪ Distribusi pasif adalah penyebaran dokumen sesuai permintaan pihak yang memerlukan .

● Menyimpan dan memelihara dokumenPenyimpanan dokumen Korforal merupakan tanggung jawab permusiuman, dan dokumen Literal merupakan tanggung jawab perpustakaan. Cara menyimpan dokumen :a) Menyimpan fisik dokumen adalah wujud

dokumen itu yang disimpan.b) Menyimpan informasi dokumen adalah yang

disimpan berupa isi atau informasi dokumen itu sendiri.

catatan :Dokumen yang berupa surat – surat dan warkat disimpan menurut sistem kearsipan yaitu sistem abjad, masalah, wilayah, tanggal, nomor, micro film, slide, pita kaset, video kaset.Dokumen yang disimpan atau dirawat agar terjaga kelestariannya dan senantiasa dapat dipergunakan yang perlu dilakukan setiap saat sebelum terjadi kerusakan. Dokumen jangan disimpan di tempat panas atau lembab karena dapat merusak ketahanan dokumen. Secara rutin diberi obat anti hama dan funigasi.

Kegunaan Dokumentasi

a) Dokumen memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan.

b) Dokumen menyiapkan alat bukti dan data – data tentang suatu keterangan dokumen

c) Dokumen menyiapkan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen

d) Dokumen melestarikan dokumen – dokumen dari kemusnahane) Dokumen menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian

para ilmuanf) Dokumen mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan

bangsa dan negarag) Dokumen dapat menjamin keutuhan dan keontetikan informasi

yang termuat dalam dokumen

Agilia Gus Yusiana