APOTEK V . J .

download APOTEK V . J .

If you can't read please download the document

Transcript of APOTEK V . J .

1

BAB I PENDAHULUAN Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat (Keputusan Menkes RI No. 1332 / Menkes / X / 2002). Pekerjaan kefarmasiaan adalah pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, dan farmasi (Undang-Undang Kesehatan No. 23 Tahun 1992). Perbekalan farmasi yang dimaksud adalah obat, bahan obat, obat tradisional, bahan asli Indonesia (simplisia), alat kesehatan dan kosmetika (Permenkes, 1993). Kegiatan Apoteker meliputi 5 fungsi utama yaitu pembeliaan, gudang, pelayanan, penjualan dan administrasi. Kegiatan perapotekan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang dibantu oleh beberapa tenaga asisten dan administrasi. Salah satu fungsi apotek adalah pelayanan resep. Menurut keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/ Menkes/ SK/ X/ 2002, resep adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada Apoteker Pengelola Apotek untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi penderita sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pelayanan resep sepenuhnya menjadi tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek dan dibantu oleh Ahli Madya Farmasi. Selama pelayanan resep diwajibkan memberikan informasi obat yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien agar penggunaan obat dapat secara tepat, aman, rasional sehingga efek terapi yang penyerahan perbekalan

2

diinginkan tercapai. 1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan di Apotek Apotek merupakan lapangan pekerjaan Ahli Madya Farmasi atau lulusan D-III farmasi. Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan agar para D-III farmasi lebih terampil saat bekerja di apotek. Sebelum lulusan Ahli Madya Farmasi di tempatkan harus terlebih dahulu mengenal apotek dan segala kegiatan-kegiatan apotek, agar ketika bekerja di apotek telah memiliki pengalaman sebagai bekal. Oleh karena itu diharapkan untuk melaksanakan PKL dengan baik dan benar. 1.2 Konsep Dasar dan Prinsip Dasar PKL di Apotek

1.2.1 Konsep Dasar a. Praktek kerja lapangan merupakan proses belajar-mengajar yang memberikan pengenalan lapangan kerja farmasi bagi peserta didik sehingga dapat melihat, menerima, menyerap teknologi kesehatan yang ada di masyarakat. b. Praktek kerja lapangan merupakan suatu proses belajar-mengajar pada unit kerja secara nyata sehingga peserta didik mendapatkan pengajaran dan gambaran serta pengalaman kerja secara langsung dan menyeluruh. 1.2.2 Prinsip Dasar a. Ilmu farmasi adalah suatu disiplin ilmu yang membutuhkan tidak hanya pengetahuan secara teori yang relevan tetapi juga keterampilan praktek. b. Praktek kerja lapangan harus direncanakan, dimonitor, diawasi,

dikendalikan dan dinilai.

3

1.3

Tujuan Praktek Kerja Lapangan Adapun tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan ini adalah : a. Untuk memenuhi salah satu syarat yang diwajibkan setaip mahasiswa/i tingkat Ahli Madya Farmsi dalam menyelesaikan studinya. b. Memberikan kesempatan kepada para peserta didik untuk mendapatkan pengalaman kerja nyata dan langsung secara terpadu dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan di apotek dengan penyaluran obat kepada masyarakat. c. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan yang

membentuk peserta didik sabagai bekal untuk memasuki lapangan kerja sesuai dengan kebutuhan program pendidikan yang ditetapkan. d. Menumbuh kembangkan sikap etis profesinalisme dan nasionalisme yang diperlukan peserta didik untuk memasuki lapangan kerja sesuai dengan bidangnya. e. Membandingkan antara ilmu pengetahuan yang didapatkan di Akademi dengan keadaan yang sebenarnya di apotek. 1.4 Manfaat Praktek Kerja Lapangan a. Menambah ilmu pengetahuan di bidang peropotekan terutama obat, baik dalam pelayanan terhadap resep mulai dari perkiraan pembuatan harga hingga sampai di tangan pasien dan pelayanan informasi obat kepada pasien. b. Meningkatkan pengetahuan di bidang farmasi untuk memperoleh peluang pekerjaan yang lebih besar.

4

BAB II TINJAUAN UMUM 2.1 Tinjauan Umum Apotek Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat (Keputusan Menkes RI No. 1332 / Menkes / SK / X / 2002). Menurut Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980, tentang Tugas dan Fungsi Apotek adalah : 1. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. 2. Saran farmasi untuk melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat. 3. Sarana penyaluran perbekalan farmasi dalam menyebarkan obat-obatan yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata. Berdasarkan Permenkes No. 992/ Menkes/ X/ 1993, Pengelolaan Apotek meliputi : 1. Pembuatan, pengolahan, peracikan, perubahan bentuk, pencampuran,

penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat 2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya. 3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi, yang meliputi : - Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi, diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat.

5

- Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan suatu obat dan perbekalan farmasi lainnya. Pelayanan informasi di atas wajib didasarkan kepada kepentingan masyarakat. Pengelolaan apotek sepenuhnya menjadi tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek, oleh karena itu APA dan D-III farmasi harus memahami prinsip-prinsip bisnis dalam pengelolaan apotek yang berdasarkan kepada sistem manajemen. Manajemen yang baik sangat membantu untuk mencapai tujuan usaha perapotekan. 2.2 Manajemen Apotek Manajemen dapat didefenisikan secara sederhana sebagai suatu usaha atau kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain. Defenisi manajemen secara klasik adalah seni dan ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi dan pengawasan usaha manusia dan sumber-sumber untuk kebaikan umum dalam rangka kerja organisasi dan lingkungan ekonomi dari perusahaan (Anief, 2001). Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi karena tanpa manajemen semua usaha akan sulit dalam mencapai tujuannya. Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen yaitu: 1. Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi. 2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan,

6

sasaran dan kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, kreditur, pelanggan, konsumen, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. 3. Mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas. Kekuasaan seorang manejer tergantung pada kemampuan membuat orang lain melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Fungsi-fungsi manajemen antara lain : 1. Perencanaan (planning) Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan tujuan organisasi serta penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.Pada saat hendak mendirikan suatu apotek harus dimulai dengan perencanaan yang matang. Fungsi perencanaan ini merupakan dasar dari pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengawasan. Tanpa perencanaan tidak akan dapat menyelenggarakan sesuatu dengan baik. Perencanaan yang baik harus berdasarkan atas fakta, bukan atas emosi maupun harapan yang hampa. Oleh karena itu, perencanaan yang baik harus dilengkapi dengan menyusun jadwal waktu dan pembiayaan (Anief, 2001). Perencanaan mendirikan suatu apotek meliputi pemilihan lokasi yang tepat, mengadakan studi kelayakan, merencanakan dan menyusun anggaran belanja atau

7

budget, memperhitungkan sumber modal dan return of investment (ROI) 2. Pengorganisasian (Organizing) Fungsi pengorganisasian (organizing) meliputi : a. Penentuan sumber daya dan kegiatankegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. b. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan. c. Penugasan tanggung jawab tertentu d. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu struktur formal dimana pekerja ditetapkan. 3. Pelaksanaan (Actuating) Pelaksanaan merupakan kemampuan seseorang pimpinan agar semua bagian atau unit dapat digerakkan. Sehingga bagian unit bekerja berusaha menuju kesasaran yang selaras dengan rencana yang telah ditentukan. Hal ini dapat tercapai dengan cara melakukan komunikasi, memberikan motivasi dan menetapkan disiplin karyawan. Untuk itu seorang apoteker sebagai menejer dapat mempertimbangkan dengan sebaik mungkin rangkaian komunikasi dan gabungan antara tenaga-tenaga yang melakukan kegiatan sehingga diketahui kelompok dan kepentingan serta motivasi selanjutnya untuk menampung pendapat, saran dan aspirasi. 4. Pengawasan (Controling) Fungsi pengawasan (controling) adalah kemampuan pengawasan, pengecekan

8

cara dan peralatan untuk menjamin semua sudah berjalan dengan memusatkan kearah tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang kemudian koreksi atau usaha perbaikan selanjutnya. Termasuk juga kemampuan mengukur dan mengoreksi bahwa terhadap prestasi kegiatannya untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. 2.3 Pendirian Apotek Pendirian apotek menyangkut studi kelayakan mendirikan apaotek dan izin pendirian apotek. 2.3.1 Studi Kelayakan Mendirikan Apotek Studi kelayakan adalah suatu kajian yang dikerjakan menyeluruh mengenai suatu usaha dalam proses pengambilan keputusan yang mengandung resiko belum jelas. Studi kelayakan untuk mendirikan apotek dilakukan untuk memperkirakan berbagai hal yang dapat mengakibatkan kegagalan dalam membuka Apotek. Studi kelayakan dalam membuka Apotek meliputi pengenalan, analisis lokasi, analisis keuangan dan izin pendirian apotek. a. Pengenalan Dalam membuka suatu Apotek baru, kita harus terlebih dahulu mengenal mengenai profesi APA, peran profesi APA, fungsi Apotek, usaha-usaha di Apotek, kemampuan diri dan interaksi lingkungan. b. Analisis Lokasi Lingkungan lokasi pendirian Apotek harus memperhatikan antara lain : Ada tidaknya Apotek lain

9

-

Letak Apotek yang akan didirikan, mudah tidaknya di jangkau oleh konsumen dan kenyamanan pelayayan saat menunggu termasuk kursi tunggu dan tempat parkir.

-

Jumlah penduduk sekitar Apotek. Keadaan sosial, ekonomi dan budaya masyarakat sekitar Apotek. Ada tidaknya fasilitas kesehatan lain di sekitar Apotek seperti Rumah Sakit, Klinik dan Praktek Dokter.

c. Analisis Keuangan Analisa keuangan meliputi modal minimal, sumber modal, analisis titik impas = BEP dan target. - Modal Minimal Modal minimal ialah jumlah modal yang diperlukan untuk pengadaan sarana dan prasarana sebagai syarat diperolehnya izin apotek mampu melaksanakan tugasnya untuk melayani masyarakat dengan baik. Penggunaan modal minimal tersebut mencakup : 1. Pengadaan aktiva (harta tetap) yaitu aktiva atau harta relatif yang dapat diuangkan segera dalam jangka waktu kurang dari satu tahun, yang termasuk didalamnya / bangunan dan barang-barang inventaris. 2. Pengadaan aktiva (harta lancar) yaitu harta yang relatif muds segera diuangkan dalam jangka waktu kurang dari setahun. Dalam hal ini adalah sediaan farmasi dan barang dagangan lain yang diperbolehkan untuk dijual di apotek. 3. Biaya awal, yaitu pengeluaran yang dapat digolongkan sebagai biaya yang dikeluarkan pada awal pendirian apotek. Temasuk didalamnya sewa gedung

10

(bagi yang sewa). Renovasi gedung untuk merubah penampilan sebagai apotek. 4. Kas yaitu uang kontan, baik ditangan atau di bank dalam bentuk rekening koran yang sewaktu-waktu dapat digunakan, misaInya untuk pembayaran gaji dan berbagai retribusi. - Sumber Modal Sumber modal ialah sumber modal sendiri dan sumber modal kredit dari Bank. - Analisis Titik Impas = BEP ( Break Even Point ) BEP ( Break Even Point ) merupakan suatu cara untuk mengetahui titik impas suatu usaha, dimana keadaan usaha tersebut tidak rugi dan tidak untung. Sehingga dengan analisis titik impas dapat diketahui kelangsungan hidup suatu usaha dengan omzet berapa yang harus dicapai, penentuan harga dengan biaya perusahaan yang ada tidak akan menderita kerugiaan. Analisa titik impas dapat pula digunakan untuk mengetahui berapa omzet penjualan/volume produksi untuk suatu usaha agar usaha tersebut dapat mencapai laba tertentu atau dapat menderita kerugian tertentu. BEP = Keterangan : B.E.P FC VC TR = Break Even Point = Fixed Cost / Biaya Tetap = Variabel Cost / Biaya Variabel = Total Revenue / Hasil Penjualan. FC (biaya tetap) 1 - (VC / TR)

11

- Target Setelah diterapkannya titik impas (B.E.P) kita akan mengetahui kira kira sampai dimana posisi kita dalam suatu usaha, ataupun sasaran (target) yang akan kita capai. Untuk dapat memenuhi target tersebut, maka perlu dipertimbangkan dengan seksama faktor yang mempengaruhi perhitungan titik impas yaitu : 1. Biaya tetap yaitu jenis biaya yang selama 1 periode jumlahnya tetap dan tidak mengalami perubahan, seperti : gaji, sewa gedung. 2. Margin (keuntungan) yaitu perbandingan antara penghasilan bersih dengan jumlah penjualan. Hal ini perlu dipertimbangkan dengan cermat dan bijaksana sehingga target dengan mudah dan aman dapat dicapai tanpa mengorbankan kebijaksanaan penentuan biaya. 2.3.2 Izin Pendirian Apotek Menurut keputusan menteri kesehatan RI Tentang Perubahan atas Peraturan Menteri No.1332/Menkes/SK/X/2002 Kesehatan RI No.

992/Menkes/SK/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, izin pendirian apotek diberikan oleh Menteri. Menteri dapat melimpahkan wewenang pemberian izin apotek kepada kepala dinas kabupaten / kota. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam pemberian izin apotek adalah: 1. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana apotek ( PSA ) yang telah memenuhi persyaratan harus siap

12

dengan tempat, perlengkapan, termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. 2. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya diluar sediaan farmasi. 3. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya diluar sediaan farmasi. 2.4 Pengelolaan Apotek pengelolaan Apotek meliputi sumber daya manusia, sediaan dan perbekalan farmasi, dan administrasi. 2.4.1 Sumber Daya Manusia Apoteker Pengelola Apotek (APA) termasuk sumber daya manusia yang memegang peranan penting dalam kelansungan hidup apotek. Seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) harus memperhatikan beberapa hal dalam manajemen personalia, yaitu: 1. Dari segi keuangan , gaji para karyawan merupakan biaya tetap terbesar dibanding biaya lainnya. 2. Sikap karyawan apotek yang baik, ramah, dan cepat melayani pasien dapat membangkitkan kesan baik terhadap apotek. 3. Utuk mencapai sasaran yang direncanakan, peran karyawan sangat penting. Untuk meningkatkan peran karyawan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan di apotek, maka perlu dilakukan :

13

1. Mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi para karyawan. 2. Mendorong para karyawan untuk bekerja giat. 3. Memilih dan menempatkan mereka sesuai dengan pendidikannya. 4. Merekrut calon karyawan dan mendidiknya sebagai calon pengganti karyawan yang sudah tua atau akan berhenti. Asisten apoteker adalah tenaga farmasi yang sangat penting dalam menjalankan kegiatan kefarmasian di apotek. Dimana asisten apoteker berperan sebagai pembantu apoteker pengelola apotek dalam menjalankan tugas dan fungsinya di apotek. Oleh karena itu, asisten apoteker diharapkan memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang tugas dan fungsinya di apotek. Tugas dan fungsi asisten apoteker : Membantu apoteker pengelola apotek dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Memberikan pelayanan kefarmasian di apotek (informasi obat dan pelayanan resep). Memiliki keterampilan dan semangat kerja yang tinggi. Bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya di apotek. Memiliki pengetahuan yang luas di bidangnya. 2.4.2 Sediaan dan Perbekalan Farmasi Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan farmasi lainnya dilakukan sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku, meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penjualan, dan pengarsipan resep.

14

2.4.2.1 Perencanaan Menurut keputusan menteri kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004

tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek, hal hal yang perlu diperhatikan dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi adalah berdasarkan pola penyakit, kemampuan masyarakat, dan budaya masyarakat. 2.4.2.2 Pengadaan Apotek memperoleh obat dan perbekalan farmasi harus bersumber dari Pabrik Farmasi, Pedagang Besar Fermasi atau Apotek lainnya atau alat distribusi yang sah. Surat pesanan dan perbekalan kesehatan dibidang farmasi lainnya harus ditandatangani oleh Apoteker pengelola apotek dengan mencantumkan nama dan nomor surat izin kerja ( SIK ). 2.4.2.3 Penyimpanan Obat dan perbekalan farmasi lainnya harus disimpan sehingga tercegah dari cemaran dan peruraian, terhindar dari pengaruh udara, kelenbaban, panas dan cahaya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan obat antara lain : Obat yang mudah menguap atau terurai harus disimpan dalam wadah tertutup rapat. Obat yang mudah menyerap lembab harus disimpan dalam wadah tetutup rapat berisi kapur tohor. Obat yang menyerap CO2 harus disimpan dalam wadah dengan pertolongan kapur tohor atau zat lain yang cocok. Penyimpanan pada suhu kamar adalah disimpan pada suhu 150 hingga 300

15

-

Penyimpanan di tempat sejuk adalah di simpan pada suhu 50 hingga 150 Penyimpanan di tempat dingin adalah pada suhu 00 hingga 50 Penyimpana di tempat lewat dingin adalah pada suhu -150 hingga 00 Penyimpanan perbekalan farmasi di suatu apotek dapat dilakukan di gudang

maupun di ruang peracikan. Tujuan penyimpanan perbekalan farmasi yaitu untuk memelihara mutu perbekalan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga kelangsungan persediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan. Sistem penyimpanan perbekalan farmasi di gudang dan ruang peracikan disusun secara alfabetis, obat-obat bebas membutuhkan penataan letak secara farmakologis dengan prinsip obat yang pertama masuk akan pertama keluar dan sistem FIFO (First In First Out). Penyimpanan obat norkotika mempunyai tempat yang khusus dengan persyaratan sebagai berikut : 1. Harus dibuat seluruhnya dari bahan kayu atau bahan lain yang kuat. 2. Harus mempunyai kunci yang kuat. 3. Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama digunakan untuk menyimpan morfin dan garam garamnya, serta persediaan narkotika. Bagian kedua digunakan untuk menyimpan narkotika lain yang dipakai sehari-hari misalnya codein, codipront, dan lain-lain. 4. Lemari berukuran 40 x 80 x 100 cm dan harus dibuat pada tembok atau lantai. 5. Tempat khusus tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang lain selain

16

norkotika. 6. Anak kunci lemari harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai yang lain yang diberi kuasa misalnya: Asisten Apoteker (AA). 7. Leman khusus harus diletakan ditempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum. Barang yang masuk berdasarkan faktur dan surat pengantar barang terlebih dahulu harus dicek terlebih dahulu kualitas dan kuantitas, batas kadaluarsa, keadaan fisik barang harus sesuai surat lamaran setelah disetujui dibubuhi tanda terima barang dan distempel, kemudian dicetak dalam kartu barang dengan mencantumkan tanggal, nomor faktur dan jumlah barang yang bersangkutan. Copy faktur dicatat dalam buku penerimaan barang/buku pembelian. Pengeluaran barang dari gudang berdasarkan permintaan dari bagian penjualan dengan menggunakan bon permintaan barang. Dalam bon permintaan barang dicantumkan nama obat dan jumlah yang diminta. Petugas gudang menyerahkan obat dengan mencantumkan jumlah obat yang diberikan dan sisa persediaan di gudang. Petugas gudang mencatat mutasi pada kartu barang (tanggal, nomor, dan permintaan barang). Selanjutnya petugas peracikan memeriksa obat yang diterima dan membutuhkan paraf. 2.4.2.4 Penjualan Penjualan adalah salah satu kegiatan di apotek yang melayani konsumen dalam pemberian sediaan farmasi dan alat-alat kesehatan. Kegiatan tersebut dapat berupa pelayanan resep tunai, dan obat bebas. Penjualan dilakukan dengan melayani resep tunai. Mutasi barang dicatat dalam kartu obat dengan mencantumkan tanggal,

17

nomor resep/nomor permintaan barang. Pelayanan merupakan kegiatan di apotek yang bertujuan melayani konsumen dalam hal pemberian perbekalan farmasi yang meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, alkes, kosmetik dan pelayanan resep (tunai) Serta pemberian informasi yang diperlukan pasien. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan yaitu : 1. Kelengkapan obat Kelengkapan obat merupakan hal yang sangat penting dalam melayani konsumen karena hal tersebut sesuai dengan motto apotek "setiap resep yang masuk ke apotek keluarnya harus membawa obat" dengan demikian setiap pasien harus diusahakan untuk memberi obat diruang peracikan dan penjualan bebas setiap harinya. 2. Harga obat Harga obat jual di suatu apotek sangat mempengaruhi penjualan di apotek tersebut. Untuk menekan harga jual bagian penjualan harus berusaha mencari pemasok yang dapat memberikan kondisi yang baik kepada pihak apotek. 3. Lingkungan Keadaan lingkungan sangat mendukung dalam pelayanan terhadap konsumen, seperti : keamanan, kenyamanan, kemudahan parkir kendaraan yang dapat memberikan ketenangan dan kesabaran bagi konsumen saat menunggu. Dalam hal ini juga termasuk keramahan dari karyawan yang memberi informasi kepada pasien.

18

2.4.2.5 Pengarsipan Resep Pengarsipan resep-resep yang telah dikerjakan meliputi : 1. Resep yang telah dikerjakan disimpan menurut urutan tanggal dan nomor penerimaan atau pembuatan resep. 2. Resep yang mengandung Narkotika harus dipisahkan dari resep lainnya, tandai garis merah di bawah nama obatnya. 3. Resep yang telah disimpan melebihi tiga tahun dapat dimusnakan dan cara pemusnahannya adalah dengan cara dibakar atau dengan cara lain yang memadai. 4. Pemusnahan resep dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek bersama dengan sekurang-kurangnya seorang petugas Apotek. Pada pemusnahan resep harus dibuat berita acara pemusnahan sesuai dengan bentuk yang telah ditentukan dalam rangkap empat dan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan seorang petugas apotek yang ikut memusnakan. Berita acara pemusnahan ini harus disebutkan : 2.4.3 Hari dan tanggal pemusnahan resep Tanggal yang terawal dan terakhir dari resep yang diimusnakan Jumlah bobot resep yang dimusnakan dalam satuan kilo gram (kg) Cara pemusnahan resep. Administrasi Menurut keputusan menteri kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004

Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di apotek perlu dilaksanakan kegiatan administrasi meliputi :

19

a. Administrasi Umum Termasuk di dalamnya adalah pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika dan psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Administrasi Pelayanan Termasuk didalamnya adalah pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, catatan hasil monitoring penggunaan obat. Administrasi merupakan proses pencatatan seluruh kegiatan teknis yang dilaksanakan oleh suatu prusahaan (apotek). Administrasi yang baik dan benar sangat diperlukan dalam pengolahan suatu apotek agar bisa didapat informasi yang dapat dipercaya dalam rangka pengambilan keputusan oleh apoteker selaku pengelola apotek. Administrasi yang biasa dilakukan apotek meliputi antara lain : 1. Administrasi pembukuan yaitu yang mencatat keluar dan masuknya uang disertai bukti pengeluaran dan pemasukan. 2. Administrasi penjualan yaitu penjualan resep, penjualan bebas, langganan dan pembayaran secara tunai. 3. Administrasi pergudangan yaitu pencatatan penerimaan barang dari mana dan pengeluaran barang untuk apa dan untuk siapa, masing-masing diberi kartu stock. 4. Administrasi pemberian yaitu pencatatan pemberian harian secara tunai atau kredit dan dicatat dari mana, nota - notanya dikumpulkan dengan terakhir. 5. Administrasi kepegawaian, dilakukan dengan mengadakan absensi karyawan mencatat kedudukan, gaji dan pendapatan lainnya dari para karyawan.

20

2.5

Pelayanan di Apotek Menurut keputusan menteri kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004

Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, pelayanan yang dilakukan di apotek adalah : Pelayanan Resep, Promosi dan Edukasi serta Pelayanan residensial. 2.5.1 Pelayanan Resep Pelayanan resep harus memenuhi persyaratan administrasi dan kesesuaian farmasetik. Persyaratan administrasi melipiti nama dokter, SIP ( Surat Izin Praktek ), alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan / paraf dokter penulis resep, nama pasien, alamat pasien, umur pasien, jenis kelamin, dan berat badan pasien, nama obat, potensi, dosis, jumlah yang diminta, cara pemakaian yang jelas, dan informasi lainnya. Kesesuaiaan farmasetik, yaitu bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, cara dan lama pemberian.pertimbangan klinis, yaitu adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian ( dosis, durasi, dan jumlah obat ). Penyiapan obat, meliputi: Peracikan, perubahan bentuk. Pengemasan obat yang akan diserahkan. Pemberian etiket. Penyerahan obat disertai pemberian informasi. Konseling bila diperlukan. Monitoring penggunaan obat.

21

2.5.2

Promosi dan Edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara

aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu memberikan informasi, antara lain dengan penyebaran brosur, poater, penyuluhan dan lain -lain. 2.5.3 Pelayanan Residensial ( home care ) Apoteker sebagai care giver diharapakan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis. Untuk aktifitas ini, apoteker harus membuat catatan pengobatan ( medical record ). Pelayanan lainnya yang dapat dilakukuan di apotek adalah penjualan obat bebas, penjualan alat kesehatan, alat laboratorium, dan bahan kimia teknis, penjualan kepada dokter atau poliklinik. 2.6 Kewajiban-Kewajiban Apotek Kewajiban-kewajiban apotek antara lain pajak dan pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika. 2.6.1 Pajak Pajak adalah kewajiban setiap warga negara untuk menyerahkan sebagian dari kekayaannya atau penghasilannya kepada negara menurut peraturan perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk kepentingan masyarakat. Pajak "berdasarkan undang-undang pajak di Indonesia" meliputi pajak

22

penghasilan, pajak penghasilan badan dan pajak pertambahan nilai. a. Pajak penghasilan (PPN Pasal 21) Pajak penghasilan adalah pajak atas gaji/upah/honorarium imbalan jasa dan kenikmatan lainnya yang dibayar kepada orang pribadi, berhutang oleh pemberi kerja (majikan), bendaharawan pemerintah, perusahaan dan lain-lain sehubungan dengan pekerjaan, jabatan clan hubungan kerja lainnya yang dilakukan di indonesia. b. Pajak Penghasilan Badan (PPH Pasal 25) Pajak penghasilan badan pasal 25 adalah pajak yang dipungut dari perusahaan atau labs yang diperoleh tersebut. Penentuan besar pajak ini didasarkan pada penghasilan bersih. c. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Dasar pengeluaran PPN adalah jumlah harga jual. Menurut UndangUndang PPN 1984 adalah tarif pajak secure umum adalah 10% untuk semua barang kena pajak (BKP). PPN yang harus disektor ke kas negara oleh perusahaan kena pajak (PKP) merupakan selisih dari pajak masuk dan keluar. Jika pajak masuk lebih besar dari pajak keluar maka selisih

merupakan kelebihan pajak yang terhutang dalam masa berikutnya atau dapat diminta kembali. Tetapi bila pengeluaran lebih besar disetor ke kas negara selambatlambatnya pada tanggal 10 setiap bulannya dan dilaporkan kekantor pelayanan pajak. 2.6.2 Pelaporan Narkotika dan Psikotropika Dalam rangka upaya meningkatkan pengendalian dan pengawasan jalur resn-i

23

sehingga diperoleh informasi tentang pengunaan narkotika dan psikotropika secara tepat, teratur dan berkesinambungan. Narkotika merupakan bahan obat yang perlu mendapat pengawasan yang ketat, maka setiap pemakaian narkotika harus dilaporkan dan dicatat dalam buku atau register yang isinya, yaitu : a. b. c. Persediaan narkotika pada awal dan akhir tahun Penambahan narkotika Pengurangan narkotika

Resep yang mengandung narkotika harus dilaporkan setiap bulan kepada Dinas Kesehatan Kotamadya/Dati II setempat dengan tembusan kepada : Kepala Dinas Kesehatan tingkat Provinsi Kepala BPOM Arsip

Laporan ini harus sudah diterima selambat-lambatnya setiap tanggal 10 bulan berikutnya oleh instansi tersebut diatas. Resep yang mengandung Psikotropika dilaporkan setiap 3 bulan kepada Dinas Kesehatan Kotamadya / Dati II setempat dengan tembusan kepada : Kepala Dinas Kesehatan tingkat Provinsi Kepala BPOM Arsip

24

2.7

Evaluasi Mutu dan Pelayanan Menurut keputusan menteri kesehatan RI No.1027/Menkes/SK/IX/2004

Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, indikator yang digunakan untuk mengevaluasi mutu pelayanan adalah : a. Tingkat kepuasan konsumen Kepuasan konsumen terhadap pelayanan di apotek sangat menentukan kesetiaan pasien terhadap apotek. b. Dimensi waktu lama pelayanan. c. Prosedur tetap. Tujuan dilakukannya evaluasi mutu pelayanan adalah adalah untuk menjamin mutu pelayanan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

25

BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK VITA JAYA 3.1 Sejarah dan Letak Apotek Vita Jaya Apotek Vita Jaya didirikan tanggal 05 Januari 1996 yang dikelola oleh Apoteker Pengelola Apotek ( APA ) dan dipimpin oleh Pemlik Sarana Apotek ( PSA ). Apotek Vita Jaya terletak di jalan Bunga Lau No. 26 Medan, berada di depan Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik Medan sehingga cukup menempatkan posisi Apotek Vita Jaya dalam posisi yang strategis. Lokasi Apotek Vita Jaya dapat dilihat pada Gambar 1.JL. KATAMSO

JL. Simpang Pos

JL. A.H.NASUTION

JL. DELI TUA

JL. M.YAMIN GINTING

ASRAMA HAJI

APOTEK VITA JAYA

JL. BUNGA LAU

R. S . HAJI ADAM MALIK

26

27

Keterangan Denah Apotek Vita Jaya 1. Pintu masuk Apotek Vita Jaya 2. Alkes 3. Sedian susu 4. Sediaan obat bebas. 5. Kasir. 6. Sedian obat bebas dan bebas terbatas. 7. Sediaan susu 8. Tempat duduk pengunjung Apotek. 9. Pintu masuk menuju ruang peracikan. 10. Sediaan madu. 11. Sediaan obat bebas dan bebas terbatas dalam bentuk sirup, tetes, lotion, dan alat kesehatan. 12. Obat medis dalam bentuk injeksi, tablet, spray dan cream. 13. Obat medis dalam bentuk tablet, sirup, infus dan tetes mata. 14. Meja pengerjaan resep. 15. Obat-obat resep dalam bentuk tablet dan infus. 16. Lemari es. 17. Pintu menuju ruang peracikan. 18. Sediaan obat psikotropika. 19. Bahan baku untuk pengerjaan resep. 20. Jalan menuju dapur. 21. Kamar karyawan. 22. Ruang makan atau dapur Apotek. 23. Kamar mandi Apotek.

28

3.3

Struktur Organisasi dan Personalia Apotek Vita Jaya merupakan suatu tempat tertentu, tempat dilakukan

perkerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Apotek Vita Jaya dkelola oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan dipimpin oleh Pemilik Sarana Apotek (PSA). Dalam kegiatan Apotek Vita Jaya dibantu oleh lima ( 5 ) karyawan yang terdiri dari : Dua ( 2 ) karyawan sebagai Asisten Apoteker ( AA ) merangkap juru resep ruang racik. Satu ( 1 ) karyawan sebagai Asisten Apoteker ( AA ) di ruang bebas. Satu ( 1 ) karyawan sebagai kasir. Satu ( 1 ) karyawan sebagai pesuruh. Apotek Vita Jaya beroperasi pukul 07:00 WIB sampai pukul 22:00 WIB dengan struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar 3.

29

APA PAGAR SUDIRMAN, S.Si

TATA USAHA

KEUANGAN

Askep (AA )

K.R. PAGI

K.R. SORE

J. RESEP

P. DEPAN

KASIR

PESURUH

J. RESEP

P. DEPAN

KASIR

PESURUH

LOGISTIK

Gambar 3

KETERANGAN : APA AA Askep KR P. DEPAN J. RESEP : : : : : : Apoteker Pengelola Apotek Asisten Apoteker Asisten Kepala Ketua Regu Penjaga Depan Juru Resep

30

3.4

Pengadaan Perbekalan Farmasi Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Vita Jaya meliputi perencanaan

pembelian, pelaksanaan pembelian dan pemantauan hasil pembelian. 3.4.1 Perencanaan Pembelian Perencanaan pembelian dilakukan dengan menetapkan jumlah barang yang akan dibeli dengan memperhatikan kebutuhan pembelian barang dagangan (Perbekalan Farmasi) di Apotek Vita Jaya berdasarkan kebutuhan yang berasal dari gudang, ruang peracikan dan penjualan bebas. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menentukan pemasok atau legalitas pemasok ialah kecepatan dan ketepatan pengiriman barang, harga/potongan yang diberikan dan kondisi pembayaran yang ditawarkan. 3.4.2 Pelaksanaan Pembelian Pembelian barang dilakukan langsung oleh pemilik sarana Apotek atau asisten Apoteker berdasarkan buku pesanan barang. Buku pesanan barang merupakan buku yang berisi daftar kebutuhan barang yang diisi setiap hari oleh petugas. Dalam buku tersebut dicantuinkan tanggal, nama barang, serta jumlah yang dibutuhkan. Apotek akan mengendalikan jumlah barang yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan apotek. Apotek melakukan pembelian kepada pemasok melalui salesman yang datang pada waktu yang telah ditentukan. Pembelian yang ditujukan kepada pemasok yang memberikan pelayanan terbaik, seperti ketepatan dan kecepatan pengiriman barang, potongan harga yang tinggi, bonus dan waktu pembayaran yang lama.

31

Khusus pembelian narkotika, pemesanan dilakukan langsung ke Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma Tbk dengan menggunakan surat pesanan narkotika (formulir N-9) rangkap 4 (empat) yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek yang dilengkapi Nama jelas, No SIK, SIA dan stempel apotek dimana untuk I lembar surat pesanan hanya untuk 1 macam narkotika saja. 3.4.3 Pemantauan Hasil Pembelian Pemantauan hasil pembelian dilaksanakan sebagai berikut, memberikan faktur-faktur yang diterima dari pemasok terhadap kebenaran barang dan kelengkapan barang yang sudah dipesan serta kebenaran -harga/potongan harga yang disepakati. Segera mengembalikan barang kepada pemasok bila harga/potongan harga tidak sesuai dengan perjanjian dan meminta segera di koreksi. Apabila ada barang yang terkirim maka merninta penjelasan dari pemasok tersebut, bila perlu membatalkan agar bisa dipesan dari pemasok lain. 3.4.4 Penyimpanan Barang Dagangan Penyimpanan barang dagangan dapat di lakukan di gudang, ruang peracikan dan ruang penjualan bebas. 3.4.4.1 Gudang Apotek Vita Jaya mempunyai gudang yang berfungsi untuk penyimpanan perbekalan farmasi sebelum disalurkan keruang peracikan dan ruang penjualan bebas. Gudang yang digunakan dilengkapi dengan lampu dan mempunyai aliran udara yang baik serta tidak lembab. Penyimpanan barang berdasarkan bentuk sediaan alfabetis dan FIFO. 3.4.4.2 Ruang Peracikan dan Ruang Penjualan Bebas Penyimpanan barang dagang diruang peracikan dan ruang penjualan bebas

32

disusun menurut bentuk sediaan, farmakologi dan alfabetis dengan berdasarkan prinsip FIFO. Barang dagang yang terdapat di etalase depan adalah obat - obatan yang dijual bebas tanpa resep dokter, termasuk sediaan obat bebas, obat bebas terbatas, sediaan kosmetika dan alat kesehatan. Pada ruang peracikan, obat yang tersedia meliputi obat keras dengan berbagai macam bentuk sediaan dan efek farmakologi, yang diperuntukkan sebagai obat resep dan obat medis. Untuk obat-obatan resep ditempatkan pada kotak obat dimana pada kotak obat terdapat kartu stock untuk mencatat obat yang masuk pada saat penerimaan barang dan yang keluar pada saat penjualan, sehingga dapat diketahui persediaan obat. Khusus untuk obat narkotika dan psikotropika disimpan dilemari khusus. Bahan baku obat disimpan dalam wadah rapat dan diberi label dan etiket yang jelas. 3.5 Penjualan atau Pelayanan Kegiatan penjualan perbekalan farmasi pada Apotek Vita Jaya berupa pelayanan resep tunai, penjualan obat bebas dan penjualan obat medis. 3.5.1 Pelayanan Resep Tunai Apotek Vita Jaya hanya melayani resep tunai dan tidak melayani resep kredit, pelayanan resep tunai prosedurnya adalah sebagai berikut : a. Asisten Apoteker menerima resep dari pasien, diperiksa apakah obatnya ada atau tidak. Apabila obatnya ada maka resep tersebut diberi harga dan diinformasikan kepada pasien. b. Jika pasien setuju terhadap harga resep yang ditetapkan maka petugas memberi nomor resep dan mempersiapkan obatnya kemudian diberi etiket. Setiap pengambilan obat dicatat pada kartu stock. Hasil racikan diperiksa

33

kemudian dikemas dan diserahkan kepada petugas penyerahan resep. c. Obat diserahkan kepada pasien serta copy resep dan kuitansi jika diperlukan. Petugas juga memberikan informasi yang lengkap tentang resep dan pemakaian obat agar penggunaan obat dapat secara aman dan rasional. d. Pasien membayar obat dan resep asli disimpan untuk diarsipkan. Pelayanan resep tunai di Apotek Vita Jaya dapat dilihat pada gambar 4.

Pasien membawa resep

Oleh APA atau AA - Resep diperiksa - Diberi harga Harga distujui oleh pasien

Oleh APA atau AA - R/ diberi nomor - R/ diracik - Diberi etiket dan hasil diperiksa.

Resep diserahkan ke ruang racik

Obat diserahkan 3.5.2 Oleh pasien - R/ dibayar 3.5.3

3.5.2 Penjualan Bebas Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut : a. Petugas penjualan obat bebas menerima permintaan barang dari pasien dan menginformasikan harga. b. Jika harga sesuai maka barang diserahkan dan pasien membayarnya. c. Petugas penjual obat bebas mencatat barang yang dijual pada buku khusus

34

penjualan bebas dan setiap pengambilan barang dicatat pada kartu stock. 3.5.3 Penjualan Obat Medis Penjualan obat medis di apotek Vita Jaya dilaukan dengan cara : a. Tenaga kesehatan seperti dokter, perawat, bidan datang ke apotek, b. Memesan barang yang diinginkan

c. Barang disiapkan oleh petugas apotek d. Pembayaran dilakukan dengan tunai ataupun kredit. 3.6 Perpajakan Berdasarkan Undang-Undang No. 10 Tahun 1994 mengenai perpajakan Apotek Vita Jaya membayar pajak setiap tahunnya kepada pemerintah. 3.7 Administrasi Administrasi yang dilakukan di apotek Vita Jaya adalah sebagai berikut : a. Administrasi pembukuan Administrasi pembukuan mencatat arus uang dan arus barang yang terdiri dari : Buku pembelian, mencatat semua arus uang dan arus barang dari distributor. Buku penjualan, mencatat seluruh penjualan tunai. Baik yang dilakukan bagian peracikan maupun bagian penjualan bebas. - Buku pesanan barang, mencatat semua kebutuhan barang yang diperlukan Apotek untuk dipesan kepada distributor. b. Administrasi pelaporan Pada umumnya meliputi pelaporan Narkotika dan Psikotropika. Tetapi pada Apotik Vita Jaya tidak tersedia sediaan Narkotika sehingga pelaporan yang ada ialah pelaporan Psikotropika, yang di laporkan setiap satu bulan sekali.

35

BAB IV PERMASALAHAN DAN PEMBAHASAN Praktek kerja lapangan ( PKL ) merupakan salah satu syarat bagi mahasiswa/i yang akan menyelesaikan studinya di Akademi Farmasi Indah Medan. Praktek kerja lapangan ( PKL ) di lakukan di Apotek Vita Jaya yang terletak di Jl. Bunga Lau No. 26 Medan selama empat belas (14) hari mulai tanggal 22 Desember 2010 sampai 08 Januari 2011. Selama mengikuti praktek kerja lapangan (PKL) di Apotek Vita Jaya ditemukan permasalahan yaitu sering terjadi kekosongan persediaan obat. Ketersediaan obat di Apotek Vita Jaya sering terjadi kekosongan, Kekosongan barang di Apotek Vita Jaya disebabkan pengisian kartu stok tidak dilakukan dengan baik. Agar mempermudah di dalam pengadaan persediaannya, Setiap barang yang masuk dan keluar sebaiknya langsung dicatat pada kartu stok. Tetapi Apotek Vita Jaya tidak menjalankannya sehingga ketersediaan barang tidak terkontrol dengan baik, akibatnya sering tidak diketahui persediaan barang yang ada di Apotek. Untuk mengatasi hal ini sebaiknya Apotek Vita Jaya mencatat langsung setiap barang yang masuk dan keluar pada kartu stok, selai itu juga n dilakukan perencanaan pembelian yag baik sehingga persediaan barang di Apotek cukup dan sesuai kebutuhan. Dengan demikian permintaan pembelian baik secara langsung maupun resep dapat terlayani dengan baik.

36

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Dari permasalahan dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa, barang masuk dan kleluar di Apotek Vita Jaya belum dicatat dalam kartu stok. 5.2 Saran Disarankan Apotek Vita Jaya mencatat setiap barang masuk dan keluar dalam kartu stok.

37

DAFTAR PUSTAKA Anief, Moh. 2000 .Ilmu Meracik Obat.Yogyakarta. : Gadjah Mada University Press. Syamsuni, H.A. 2007. Ilmu Resep. Jakarta : EGC. Umar, M. 2005. Manajemen Apotek Praktis. Solo : CV. AR-Rahman.