Aplikasi VPTI Online - SCISIscisi.co.id/scisi/repository/upload/USER MANUAL VPTI IMPORTIR SIDE - v...

USER GUIDE

KSO SUCOFINDO – SURVEYOR INDONESIA

Aplikasi VPTI Online Ver 3.0 * Komoditi selain Telepon Seluler, Komputer Genggam(Handheld) dan Komputer Tablet

of 28

Table of Contents

BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online ............................................................................... 2

BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan ..................................................................... 3

BAB III. Struktur Menu ...................................................................................................................... 4

A. Login User .............................................................................................................................. 4

B. PROFILE ................................................................................................................................. 5

C. VR (Verification Request) ....................................................................................................... 5

C.1. VR FORM ................................................................................................................................ 6

C.2. VR LIST .................................................................................................................................... 9

C.3. IP/IT/SPI License ................................................................................................................... 12

C.4. DOWNLOAD.......................................................................................................................... 13

D. MONITORING QUOTA .......................................................................................................... 15

E. TRACKING (VO) .................................................................................................................... 16

E.1. VO date ................................................................................................................................ 17

E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO ............................................................................................ 17

E.3. VERIFICATION ORDER LIST .................................................................................................... 17

E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT ....................................................................................... 18

F. REVISI .................................................................................................................................. 22

F.1. Revisi VO ............................................................................................................................... 22

G. FAQ...................................................................................................................................... 23

H. CHANGE PASSWORD ............................................................................................................ 24

I. LOGOUT ............................................................................................................................... 25

of 28

BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online

Sistem Aplikasi VPTI Online , merupakan Sistem Informasi yang dikembangkan dalam rangka

mempermudah pihak Importir untuk proses pengajuan Verification Request dan Monitoring

Status Verification Order.

Buku Panduan Penggunaan Aplikasi VPTI Online dibuat untuk memudahkan user dalam

mengoperasikan, memahami dan menguasai alur proses dari Aplikasi VPTI Online.

Sistem ini disusun dalam bentuk yang sederhana dan menggunakan bahasa yang mudah di

mengerti.

Berikut ini merupakan Tampilan Utama Aplikasi VPTI Online :

of 28

BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan

Sistem Aplikasi VPTI Online dapat dijalankan dengan menggunakan komputer yang memiliki

spesifikasi minimum sistem seperti yang tertera di bawah ini:

1. Software

Sistem Operasi : Windows XP / Windows 7

Web Browser : Mozilla Firefox / Google Chrome

2. Hardware

Processor Intel Pentium 4

Memori (RAM) 512 MB

Harddisk 50 GB

Koneksi Internet Minimum 256 kbps

of 28

BAB III. Struktur Menu

A. Login User

Melalui komputer yang terhubung ke internet (baik melalui jaringan LAN, atau akses

menggunakan modem), akses website VPTI Online pada browser Mozilla Firefox atau Google

Chrome dengan URL https://app-vpti.com/imp/.

Berikut merupakan tampilan awal Aplikasi VPTI-Online.

tampilan halaman pertama VPTI Online

Untuk mengakses aplikasi VPTI-Online, importer/pengguna aplikasi terlebih dahulu sudah

memiliki user name dan password yang telah diberikan sebelumnya.

Tombol Sign in untuk

masuk ke Aplikasi

Isian Password

Isian Username

of 28

B. PROFILE

Jika username dan password yang dimasukkan sudah benar, maka selanjutnya user akan

menuju ke halaman Company Information. Seperti pada gambar berikut ini :

Halaman company Information

Halaman Company Information (Menu Profile) mencakup informasi data identitas perusahaan

seperti Nama perusahaan, Contact, No. NPWP, Alamat lengkap, No. Telepon, Email dan

lainnya.

C. VR (Verification Request)

Untuk memulai pengajuan VPTI Online, user bisa meng-klik tombol “VR” pada pojok kanan atas.

Halaman VR ini terdiri dari tiga sub menu diantara nya :

Sub Menu Keterangan

VR Form Form isian pengajuan VR.

VR List Daftar VR yang telah pernah diajukan.

IP/IT/SPI License Form upload perijinan importer mencakup IP/IT/SPI.

Download Halaman download Aplikasi HS-Module, Informasi pembayaran Host-to-Host dan user manual VPTI-Online

of 28

C.1. VR FORM

VR Form merupakan form pengajuan VR. Semua inputan form wajib diisi terkecuali inputan

pada kolom “Supplier” dan “remark”. Inputan Supplier tidak wajib diisi jika datanya sama

dengan Exporter. Berikut merupakan tampilan dari VR Form:

Form Verification Request (VR)

Fungsi tombol get data pada sisi kiri pada bagian supplier, exporter, adalah menampilkan data

yang sudah pernah di input (setelah VR data menjadi VO). Sedangkan pada bagian port of

loading dan port of discharge merupakan data referensi pelabuhan muat dan bongkar.

Berikut tampilan setelah tombol get data di klik :

Tombol get data Exporter

Tombol get data supplier

Tombol get data port loading dan discharge

of 28

Data pada List Supplier dan List Exporter akan terisi otomatis oleh sistem, setelah adanya

pengajuan VR yang sudah menjadi VO. Kotak isian yang tercantum dengan segitiga bertanda

Jendela Pop-up Supplier Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol “Add”

Jendela pop-up Exporter

Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol “Add”

Jendela pop-up port of Loading

Jendela pop-up port of discharge

of 28

seru ( ), berarti field tersebut wajib diisi. Jika dari beberapa field ada beberapa data yang

masih kosong atau belum terisi, maka akan tampil contoh peringatan seperti gambar berikut :

Peringatan sesuai dengan kategori isian data

Untuk kolom isian “Detail of Commodity”, dilampirkan saja file hasil generate aplikasi HS-Module (lihat pada point C.4 Download). Direkomendasikan agar file hasil generate aplikasi HS-

Module sudah siap sebelumnya. Klik tombol attachment ( ) pada Upload Detail of Commodity. Berikut tampilannya :

Tombol Attachment

Pop-up Jendela Upload

of 28

Lanjutkan input kode acak (security code) yang berjumlah 5 digit.

Kode acak (security number)

Kemudian klik tombol “SUBMIT” untuk mengirimkan pengajuan VR untuk segera diproses.

C.2. VR LIST

Halaman ini berisi daftar VR yang sudah pernah diajukan sebelumnya. Dari halaman ini user

dapat melihat informasi status VR yang disubmit.

Berikut tampilan pada VR List:

Halaman Tab Menu VR List

Pada VR List terdapat table data berupa informasi pengajuan, informasinya meliputi:

Kolom keterangan

Upload Kolom untuk menampilkan tombol Re-Upload data uraian barang (jika tombol aktif), yang artinya adalah data uraian yang di upload tidak masuk ke system.

VR Submit No. Nomor submit pengajuan VR Online dan tanggal submit

Refresh

of 28

Exporter Nama exporter

Register Nomor registrasi dan tanggal, adalah nomor yang digenerate setelah pengajuan VR sudah valid

Verification Order Nomor Verification Order (VO) dan tanggal diterbitkan.

Template File File uraian barang yang diupload (file hasil generate HS-Module).

Pada kolom VR List terdapat beberapa tombol antara lain :

Tombol Keterangan

Untuk menambahkan pengajuan baru, dengan mengklik tombol “add” user akan menuju ke pengisian form VR , dengan kondisi field-field yang kosong.

Menampilkan data VR yang diajukan dalam bentuk PDF pada Browser, user harus sudah mempunyai aplikasi pdf reader ( Adobe Reader ) dalam menjalankan aplikasi ini.

Refresh data atau tampilan data VR List.

of 28

Berikut tampilan halaman preview :

Halaman Preview VR

Draft VR yang di preview ini bisa disimpan ataupun dicetak. Untuk penyimpanan masih menggunakan format PDF. Disarankan user menginstall aplikasi PDF Reader seperti Adobe Acrobat Reader.

of 28

C.3. IP/IT/SPI License

Submenu ini digunakan untuk mengupload softcopy surat perijinan yang dimiliki Importir.

Berikut tampilan tab IP/IT/SPI License :

Tombol digunakan untuk mengupload file IP/IT/SPI. Berikut tampilannya :

Dropdown list Type untuk memilih

jenis perijinan yang akan diupload

Kolom IP/IT/SPI No untuk mengisi No Perijinan

Tombol Submit untuk mengupload file

Kolom File untuk melampirkan file IP/IT/SPI dalam

format zip/jpg/pdf.

of 28

C.4. DOWNLOAD

Pada halaman ini terdapat file zip HS Module dan tata cara host to host melalui Bank Mandiri

yang dapat di download oleh importir. Berikut tampilan halaman download template :

Halaman Download Template

Untuk membuka aplikasi silahkan diklik dua kali icon pada desktop atau pada start menu yang berbentuk icon seperti berikut ini :

HS_Module.zip harus di extract terlebih dahulu agar aplikasi GenerateDetailof Commodity dapat digunakan, dengan cara : 1. klik kanan pada file HS_Module.zip 2. Extract Here / Extract File / Extract to HS Module.

Setelah HS Module selesai di extract, folder HS_Module akan muncul seperti di bawah ini :

Folder berisi _data1.dat sampai _data5.dat, Setting.cfg dan USER GUIDE HS MODUL.pdf, GenerateDetailofCommodity.exe

Jalankan aplikasi GenerateDetailofCommodity.exe dengan cara double click, berikut logonya :

Berikut tampilan pada aplikasi HS Module:

Link download aplikasi HS Module

Jendela pop-up setelah list download

template di klik.

of 28

Tampilan utama aplikasi Generate of Commodity

Format File Template

Kolom Keterangan Cara Input Example

HS Code Nomor pos tarif barang Scroll pada tanda panah bawah untuk memilih hs code

8471302000

Good Description Uraian jenis, type, model barang

Isian Good Description Laptop termasuk notebook dan subnotebook

Country of Origin Negara asal barang Isian Negara asal barang

China

Quantity jumlah barang Isian jumlah barang (pemisah desimal menggunakan titik )

25

UoM (Unit of Measurement)

Jenis Satuan barang Isian Jenis Satuan barang

UNI

Net Weight Jumlah berat bersih Isian berat bersih barang (pemisah desimal menggunakan titik)

100,250.500

UoM (Unit of Measurement)

Jenis Satuan Berat Bersih Isian jenis satuan berat bersih

KGM

Preference Facility

(ATIGA/ACFTA/AKFTA/IJEPA/AIFTA)

Jenis perjanjian kawasan perdagangan

Isian Jenis perjanjian kawasan perdagangan

ACFTA

License No. Nomor perijinan dari KEMENDAG

Isian Nomor ijin IP/IT/SPI

04.PI.56.13.0005

of 28

D. MONITORING QUOTA

Monitoring quota digunakan agar importir dapat memantau realisasi quota. Menu ini tersedia

untuk beberapa komoditi seperti Beras (X.05), Gula (X.09) dan Hortikultura (X.24).

Sebagai contoh importir dibawah ini belum menggunakan quota karena di kolom Realisasi Quota

masih 0.

Halaman Menu Monitoring Quota

Untuk melihat detailnya, klik salah satu HS Code, lalu akan muncul pop up Detail Monitoring Quota seperti di bawah ini. Untuk HS Code ini belum ada penggunaan kuota, bisa dilihat pada kolom Real yang masih kosong.

Pop up Detail Monitoring Quota

of 28

E. TRACKING (VO)

Pada halaman ini berisi Informasi mengenai status data VO (Verification Order). Berikut

tampilannya :

Halaman Verification Order Status

Jika kita lihat pada gambar di atas, Halaman status VO mempunyai beberapa bagian-bagian di

antaranya adalah :

Bagian Keterangan

VO date Scroll list berisi tanggal untuk pencarian data VO

VO Isian pencarian data pengajuan berdasarkan Nomor VO

Verification Order List Daftar informasi partial VO

Inspection Progress tabel Daftar informasi proses VO hingga final

Split tabel Daftar Informasi LS yang mempunyai split, setiap split di berikan halaman tersendiri pada tiap tabnya.

Tombol Cari Klik untuk mulai pencarian data VO

Progress Status Merupakan monitoring informasi detail mengenai data VO, dari mulai pengajuan VR sampai dengan pencetakan LS dan distribusi. Informasi split pada LS juga dapat terlihat pada tabel ini.

Isian Nomor VO Verification Order List

Tabel Informasi Inspection

progress dan Split

Tombol Cari Isian VO Date

of 28

E.1. VO date

Jika di klik akan tampil seperti berikut :

E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO

Berfungsi sebagai pencarian data sesuai dengan nomor VO yang di input, berikut tampilannya :

E.3. VERIFICATION ORDER LIST

Menampilkan VO dan partialnya. Jika No VO di klik maka akan muncul nomor partialnya ,

seperti gambar berikut :

Dan untuk sub partial pada No VO yang berwarna biru menginformasikan bahwa partial

tersebut Status nya sudah Terbit LS, seperti tampilan berikut ini :

Daftar untuk pencarian berdasarkan Tanggal

Sub Menu Partial VO

Input No VO yang ingin di tampilkan

Tombol Search

of 28

E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT

Merupakan table informasi dari Status VO dan partial nya.

Jika di lihat pada Tabel Progress status dan di sub bagian Final, dapat terlihat disana terdapat tombol

Upload FD, tombol tersebut berfungsi sebagai fasilitas untuk meng Upload data-data pendukung,

berupa Packing list, Invoice, Bill Of Lading dan Other (dokumen lain pendukung FD) pada database

KSO. Jika tombol “Upload FD” di klik maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Text berwarna biru, Status nya sudah

Terbit LS

Text berwarna hitam, Status nya belum

Terbit LS

Tombol Upload dan check-list box

of 28

Pilih “Category File” lalu pilih kategory file yang akan di upload. Seperti tampilan berikut ini :

Selanjutnya memasukan file yang akan di upload dengan mengklik tombol attach file ( ) pada

Upload File. File yang diupload harus dalam bentuk ZIP.

Pilih file ZIP tersebut lalu klik “Open” maka akan tercatat nama file pada jendela upload di aplikasi

seperti berikut ini :

Drop down category

Tombol attachment

of 28

Jika kondisi tampilan sudah seperti diatas, maka proses upload sudah siap untuk dijalankan, klik

tombol “SUBMIT” untuk memulai proses upload, dan jika dibatalkan bisa meng-klik tombol

“CANCEL”. Proses upload dikatakan berhasil setelah munculnya jendela konfirmasi seperti berikut

ini :

Untuk file document seperti Invoice dan BL (Bill lading) tahap proses uploadnya sama seperti pada

upload packing list diatas, hanya merubah category file yang akan di upload saja.

Jika Invoice, Packing List dan BL sudah di upload semuanya, maka untuk memastikan data tersebut

sudah masuk kedalam sistem aplikasi Online. Aplikasi menandakannya dengan memberikan check-

list pada “CHECK BOX” di tabel proses seperti berikut :

Pastikan tiga check-box sudah ter check-list dari hasil upload sistem agar proses selanjutnya bisa di

jalankan. Other adalah kategori untuk mengupload file lain selain Packing List, BL dan Invoice.

File sudah masuk, dan siap submit/upload

Tiga check-box sudah ter check-list

of 28

Selain check list pada check box, importir juga bisa memastikan dokumen yang di upload sudah

benar atau belum. Klik pada salah satu kategori. Misalnya kategori Packing List maka tampilan di

bawah ini akan muncul. Untuk preview dokumen, klik pada dokumen yang ingin dilihat.

Tombol split juga tersedia untuk mengupload FD bagi VO yang memiliki split. Importir harus

mengklik tombol split untuk mengupload FD sesuai dengan splitnya. Cara upload FD sama dengan

yang telah dijelaskan di atas.

Klik check box kategori Packing List

Klik untuk preview dokumen

Tombol Split untuk upload FD VO yang split

of 28

F. REVISI

F.1. Revisi VO

Menu Revisi VO adalah fasilitas bagi importir melakukan revisi VO secara langsung dari

website VPTI.

Klik tombol maka akan muncul form Add New Revisi VO seperti

di bawah ini :

Setelah menekan tombol Submit, maka akan muncul pengajuan revisi pertama seperti di

bawah ini. Untuk melihatnya, klik tombol View.

Isian nama importir yang mengajukan revisi

Isian Nomor VO

Tempat untuk melampirkan file

Remark digunakan importir untuk mencantumkan bagian-bagian VO yang akan direvisi

Tombol untuk mensubmit setelah selesai mengisi form

Tombol untuk membatalkan pengajuan revisi VO

Tombol untuk melihat pengajuan revisi

of 28

Di bawah ini merupakan tampilan List Revisi VO :

Pada List Review VO juga ditampilkan respon dari bagian revisi VO. Respon tersebut juga

diinformasikan ke importir berupa notifikasi email. Importir dapat langsung merespon kembali

langsung dari website.

G. FAQ

Menu FAQ berisi tentang tanya jawab hal-hal yang berkaitan dengan penggunaan website VPTI

Online. Berikut tampilannya :

of 28

H. CHANGE PASSWORD

Sebaiknya User mengganti password secara berkala, untuk menjaga keamanan informasi

terhadap user yang tidak berhak. Dengan cara mengklik tombol bergambar kunci pada menu di

bawah ini.

Setelah tombol change password di klik maka akan muncul tampilan Pop-up message sebagai berikut :

Masukan password yang lama

Masukan Password Baru

Masukan kembali password yang baru

untuk konfirmasi

Tombol Change Password

Pilih Ceklist untuk menampilkan karakter

Tombol Simpan

of 28

I. LOGOUT

Untuk keluar dari sistem Aplikasi VPTI Online User dapat meng-klik tombol “Logout” pada Menu

Utama. Berikut tampilan nya :

Tombol Logout

Aplikasi VPTI Online - SCISIscisi.co.id/scisi/repository/upload/USER MANUAL VPTI IMPORTIR SIDE - v...

Documents

Transcript of Aplikasi VPTI Online - SCISIscisi.co.id/scisi/repository/upload/USER MANUAL VPTI IMPORTIR SIDE - v...