Aplikasi teknologi informasi perpustakaan

APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

NAZARUDDIN MUSA, S.Ag.SIP., MLIS

DIPRESENTASIKAN PADA KEGIATAN DIKLAT DITEMPAT KERJA (DDTK) BIDANG

PERPUSTAKAAN

KERJASAMA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN MEDAN DENGAN UPT.PERPUSTAKAAN

IAIN AR-RANIRY

RUANG SERBAGUNA UPT.PERPUSTAKAAN IAIN AR-RANIRY BANDA ACEH

TANGGAL 26 S/D 29 MARET 2012

PENDAHULUAN

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau sering juga disebut

ICT (Information Communication and Technology) telah memberi dampak yang signifikan

dalam berbagai aspek kehidupan manusia. Dampak tersebut sangat jelas terlihat, khususnya

pada badan atau instansi penyedia jasa layanan, seperti layanan perbankkan, kesehatan,

transportasi, pendidikan, dan juga Perpustakaan. Khusunya dalam hal aktifitas layanan,

Chauhan (2004) mengatakan bahwa secara garis besar ada empat manfaat penggunaan TIK,

atau sering singkat dengan manfaat 4 E; yaitu “Economy (Murah), Easy (mudah), Extension

(Luas) (or expansion) and Efficiency” (efisien)

Namun dibalik manfaat tersebut, jika kita jeli dalam membaca tlisan-tulisan terkait

informasi, kita juga menemukan berbagai istilah untuk menggambarakan kedahsytan

perkembangan informasi dewasa ini. Diantara istilah-istilah tersebut misalanya orang sering

mengatakan “ledakan informasi” (Explode of Information), di bombardir oleh informasi

(Bombardired by information),” Membanjirnya informasi (Flood of Information), membludaknya

informasi (Information overload), dan lain-lain. Sayangnya, Kesemua istilah tersebut

berkonotasi negative. Dengan kata lain, kesemuanya bermakan bencana (catastrophe)

Meskipun dipahami bahwa yang dimaksudkan oleh istilah-istilah tersebut hanyalah untuk

menggambarkan banyaknya informasi yang tersedia saat ini, tapi pada kenyataannnya

memang keadaan tersebut dapat menimbulkan keresahan dan kesukaran bagi para pencari

informasi. Hal ini karena akibat terlalu banyaknya informasi yang tersedia dalam berbagai

format dan media, akan menyulitkan pencarian informasi yang relevan dan terpercaya

(reliable ) jika informasi tersebut tidak dikelola dengan baik. Oleh karena disadari bahwa

perkembangan TIK lah yang telah membuat dahsyatnya perkembangan informasi, maka

diharapkan TIK pulalah yang bisa menjadi solusi untuk mengatasi masalah tersebut di atas.

Disini pulalah menjadi poin penting mengapa penerapan TIK dalam dunia informasi menjadi

sangat signifikan diimplementasikan di Perpustakaan.

Mengapa demikian? Alasanya adalah perpustakaan merupakan salah satu dari

sumber informasi yang telah memiliki kapabilitas dan kompetensi tentang arti dari informasi itu

2 APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN | Nazaruddin,S.Ag,SIP,MLIS | e-mail :[email protected]

sendiri. Perpustakaan memiliki hak untuk mendapatkan, mengolah, memproses serta

menyebarkan informasi yang terseleksi dan aktual kepada pengguna perpustakaan ataupun

masyarakat luas. Jadi informasi yang dihasilkan oleh perpustakaan adalah informasi yang

betul-betul berguna untuk masyarakat. Artinya informasi yang disajikan bukan semata-mata

informasi yang biasa-biasa saja tetapi telah melalui tahapan pemrosesan oleh pustakawan

yang memiliki kompetensi dalam menyajikan informasi tersebut.

CAKUPAN PEMBAHASAN

Makalah ini akan membahas secara komperehensif berbagai aspek penerapan Teknologi

Informasi Komunikasi (TIK) di Perpustakaan. Pada bagian awal akan menjelaskan secara

singkat perkembangan Perpustakaan dan signifikasi penerapan TI serta dampaknya terhadap

layanan Perpustakaan di era global. Pada bagian kedua, makalah ini akan mempresentasikan

secara aplikatif alngkah-langkah bagaimana langkah penerpan TI dalam berbagai bidang

layanan Perpustakaan.

KOMPETENSI YANG DIHARAPKAN

þ Peserta diklat memahami secara filosofis terhadap latar belakang penerapan TIK dalam

dunia Perpustakaan.

þ Peserta diklat mamiliki pengetahuan secara umum tentang kebutuhan akan perangkat

keras (hardware) dan perangkat lunak (software) TIK yang diperlukan di Perpustakaan.

þ Peserta diklat memahami tahapan-tahapan kegiatan yang diperlukan dalam proses

penerapan sistem TIK di perpustkaaan.

þ Peserta diklat akan memimiliki kompetensi untuk mengoperasikan sistem TIK secara

umum dalam berbagai aspek layanan perpustakaan

þ Peserta akan lebih percaya diri dalam mengoperasionalkan berbagai sistem informasi

manjemen Perpustakaan (SIMPUS).


þ Peserta diklat akan lebih kreatif dalam mengembangkan layanan-layanan perpustakan

yang inovatif sesuai perkembangan dunia TIK dan perubahan perilaku pencari informasi (

Information Seekers Behavaiour).

PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK)

Banyak pengertian kita temukan tentang pengertian teknologi Informasi dan

Komunikasi (TIK). Untuk lebih jelasnya kita perlumelihat secara terminologi kesemua

gabungan kata itu satu persatu. Istilah Teknologi Informasi merupakan kombinasi dua istilah

dasar yaitu teknologi,informasi dan Komunikasi. Teknologi dapat diartikan sebagai

pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan. Sedangkan pengertian informasi adalah

sesuatu yang dapat diketahui. Namun, ada pula yang menekankan informasi sebagai transfer

pengetahuan. Perbedaan definisi informasi ini dikarenakan, pada hakekatnya, informasi tidak

dapat diuraikan (intangible), sedangkan informasi itu bisa dijumpai dalam kegiatan sehari-hari,

yang diperoleh dari data dan dari observasi terhadap dunia sekitar kita serta diteruskan

melalui komunikasi. Sementara Komunikasi yang dimaksudakan dalam hal ini adalah

komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada jaringan

komputer baik pada tataran lokal maupun global dengan menggunakan software dan

hardware jaringan.

Secara sederhana, teknologi informasi dapat diartikan sebagai teknologi yang

digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi.

Definisi tersebut menganggap bahwa teknologi informasi tergantung pada kombinasi

komputasi dan teknologi telekomunikasi berbasis mikroelektronik (Ma’in: 2005). Revolusi

informasi dengan kemampuan kolaborasi yang luar biasa dengan perangkat ICT tengah

melanda lapisan masyarakat saat ini.

Di dalam kamus the Dictionary of Computers, Information Processing and

Telecommunications Teknologi informasi: “Teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan,

dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan


telekomunikasi yang lahir karena “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan

teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi.

Pengertian yang hamper senada juga kita dapat lihat di Website TUTOR2U. Disini

TIK atau ICT sebagaii berikut: “ICT is concerned with

the storage, retrieval, manipulation, transmission or receipt of digital data. Importantly, it

is also concerned with the way these different uses can work with each other”

Lebih jauh Joner (2000) mengartikan bahwa teknologi informasi sebagai perpaduan

antara:

1. komputer, yang mencakup komponen perangkat keras dan perangkat lunak,

2. komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada

jaringan komputer baik lokal maupun internasional,

3. media penyimpanan dan metode yang merepresentasikan data dengan tujuan untuk

memperoleh, mengolah, menyimpan, serta menyampaikan informasi.

Chauhan (2004) kemudian menyimpulkan bahwa “ ICTs is a generic term referring

to technologies that are used for collecting, storing, editing and passing on

(communicating) information in various forms ’, dengan menggunakan perangkat perangkat

berikut ini

1) Computer

2) Internet

3) Digital camera

4) Webcam

5) Smart Card

6) Scanner

7) E-Book

8) Printer

9) Electronic Journals

10) WEB-OPAC


11) Animation

12) E-Mail

13) CDROM.

14) DVD

15) RFID Technologies

APLIKASI TIK DI PERPUSTAKAAN

Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Perpustakaan sekarang ini ternyata

tidak hanya merubah paradigma Perpustakaan sebagai gudang buku dan juga tidak terbatas

sebagai tempat penyediaa jasa informasi, tetapi juga also Perpustakaan telah dipandang

sebagai social software (Perangkat lunak social) yang setara dengan mesin Google, Yahoo,

MSN, Amazon, Microsoft dan lain-lain yang bertujuan untuk melayani informasi masyarakat

global.

Jadi, kalau sudah dianggap demikian, lalu apa perpbedaan perpustakaan dengan

software sosial lainnya? Apakah secara subtansi mereka sama? Jawabannya mereka beda.


Mengapa demikian? Alasanya adalah perpustakaan merupakan salah satu dari sumber

informasi yang telah memiliki kapabilitas dan kompetensi tentang arti dari informasi itu sendiri.

Perpustakaan memiliki hak untuk mendapatkan, mengolah, memproses serta menyebarkan

informasi yang terseleksi dan aktual kepada pengguna perpustakaan ataupun masyarakat

luas. Jadi informasi yang dihasilkan oleh perpustakaan adalah informasi yang secara

seubtansi betul-betul sesuai dengan kebutuhan masyarakat pengguna. Artinya informasi yang

disajikan bukan informasi asalan, tetapi informasi yang tetapi telah melalui tahapan

pemrosesan mulai dari proses seleksi, organisasi, sampai dengan distribusi kepada pemakai,

yang dilakukan oleh pustakawan yang memiliki kompetensi dalam bidang perpustakaan dan

informasi.

Jika sudah demikian jelas bahwa orientasi hasil dari pengolahan dan pengelolaan

informasi tersebut adalah untuk kepentingan pengguna (user oriented). Pengguna adalah

target utama dari perpustakaan. Ini dilakukan adalah untuk memberikan layanan yang lebih

berkualitas dan lebih baik. Menjadi hal yang penting dilakukan karena kemudahan akses

informasi tidak semata-mata dimonopoli oleh perpustakaan, tetapi kondisinya justru

sebaliknya. Perpustakaan terkadang kurang memperhatikan pekembangan perilaku dari

pencari informasi yang selalu menginginkan layanan yang fleksibel, mudah, cepat seiring

dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

ALASAN APLIKASI TIK DI PERPUSTAKAAN

Dengan semakin berkembanganya pemanfaata perangkat teknologi informasi diperpustakaan

telah memberi dampak pada perkembangan Perpustakaan. Perpustakaan terlihat semakin

modernis dan dinamis menyesuaikan dengan tren teknologi terkini. Barangkali inilah yang

dimaksudkan oleh “Bapak Perpustakaan” Ranganathan bahwa perpustakan sebagai “ living

organism” yaitu sesuatu yang hidup dan berkembang sesuai zaman. Secara kast mata, kita

bisa melihat bahwa perpaduan antara ilmu perpustakaan dan perangkat TIK saat ini telah bisa


menghasilkan beragam produk layanan informasi kepada masyarakat yang lebih variatif dan

interaktif.

Namun satu hal yang perlu diingat oleh kita semua adalah bahwa “meskipun

penerapan TIK di Perpustakaan secara langsung dapat merubah perpforma

(penampilan) Perpustakaan, tetap tidak serta mengangkat citra pustakawan, jika tidak

disinergikan dengan kompetensi TIK petugas Perpustakaan”. Jika ini kompetensi ini

diabaikan, penerpan TIK bahkan dapat lebih memperburuk citra pustakawan. Hal ini karena

penerpan TIK dianggap hanya semata sebagai pajangan untuk memperindah penampilan

Perpustakaan.Disinilah pula terlihat jelas bahwa ternyata peran “brainware” atau manusia

sangat krusial dalam proses penarapan hardware dan software TIK di Perpustakaan. Lalu apa

saja peran brainware?. Diantara peran penting penting tersebut adalah

Menganalisa kebutuhan akan penerapan TIK, menentukan tujuan, merencanakan tahapan

pelaksanaan, menentukan siapa pelaksana dan yang mengoperasional, memikirkan

anggaran operational dan anggaran untuk pengembanagannya. Intinya, brainware menjadi

kunci keberhasilan penerpan TIK di Perpustakaan.

Berdasarkan paparan diatas, terlihat jelas bahwa alasan utama penerapan TIK di

perpustakaan bukanlah sebuah trend kemajuan, tetapi lebih kepada tuntutan pengguna,

khususnya generasi ”netizen ” yang sudah terbiasa menemukan informasi di ujung jari atau

serba clik (clicable). Fenomena perubahan perilaku pencari informasi (information seekers

changed behaviour) sangat penting direspon oleh perpustakaan. Karena jika tidak

perpustakaan akan menjadi alternatif terkhir dikunjungi oleh pemustaka. Dapat dimaklumi

karena karena mereka telah ”dimanjakan” dengan layanan internet on line yang memberi

jutaan informasi dengan sekali “klik”meskipun tingkat kerelevansian dan keterpercayaannya

belum terjamin.

FAKTOR PENDORONG PENERAPAN TIK DI PERPUSTAKAAN


Terkait dengan faktor penggerak (generating factor) penerapan TIK di perpustakaan,

Sulistyo Basuki (1993) ini menyebutkan bahwa faktor penerapan TIK di Perpustakaan adalah:

þ Kemudahan mendapatkan produk TI

þ Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI

þ Kemampuan dari teknologi informasi

þ Tuntutan layanan masyarakat yang serba “klick”, terutama “netizen”

Sementara itu, alasan penerapan TIK di Perpustakaan dapat di kategorikan sebagai

berikut, yaitu:

þ Mengefektifkan dan mengefisiensikan pekerjaan pustakawan.

þ Meningkatkan mutu layanan kepada pengguna perpustakaan

þ Meningkatkan penampilan perpustakaan dan citra pustakawan

þ Memperluas networking, baik nasional, regional dan global.

TINGKATAN PENERAPAN TIK DI PERPUSTAKAAN

Karena beragamnya pemahaman tentang isltilah terkait model penerapan TIK di

perpustakaan, maka menjadi penting untuk kita memahami terlebih dahulu apa perbedaan

dan persamaan diantara isltilah-istilah tersebut. Istilah yang sering kita dengan terkait

dengan penerapan TIK di perpustakan adalah Perpustakaan terautomasi (Automated

Library),Perpustakaan Digital (Digital Library),Perpustakaan Maya (Virtual Library),

Perpustakaan 2.0 (Library 2.0) dan pengembangan terbaru dalam bidang TIK saat ini

adalah Cloud Computing. Oleh karena itu saya memprediksikan bahwa kedepan akan

muncul model Perpustakaan baru, saya menyebutnya Perpustakaan Awan (Cloud Library).

Berbicara tentang perkembangan TIK sepertinya tidak akan pernah berakhir. Salah

satu sebabnya karena TIK merupakan ilmu terapan, yang selalu berkembang dan terus

berkembang. Karena menyadari keadaan perpustaak kita, khususnya di Aceh yang umumnya

konvensional,maka penulis selalu mengajak mahasiswa “menghayal” ketika kuliah yang

berkenaan dengan bidang Aplikasi Teknologi Informasi..Karena kalau tidak, saya khawatir

mahasiswa akan mengira itu hanya bicara impian, atau Cet Langet. Tetapi dengan berhayal


terkadang dapan menumbuhkan motivasi untuk berjuang di bidang profesi pustakawan, yang

belum begitu popular di Negara kita.

Aplikasi TIK di perpustakaan memiliki tahapan-tahapan yang berbeda-beda antara

satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Hal ini karena setiapperpustakaan memiliki

kemampuan financial dan Sumber Daya Manusia (SDM), serta kebutuhan pengguna yang

berbeda-bedada pula. Secara umum tingkatan aplikasi TIK di Perpustakaan ini dapat

diurutkan kedalam tingkatan atau tahapan sebagai berikut ini,

1. Perpustakaan Terautomasi (Automated Library)

Bahasan berikut akan menjelaskan: Apa itu Automasi Perpustakaan?, Apa bedanya dengan

Digital Library, Bidang apa saja yg Automasikan?, dan apa saja faktor penggerak Automasi?

Secara singkat automasi Perpustakaan sering artikan sebagai Penerapan komputer

sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS). Yang dimasudkan dengan

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) adalah penerpan computer dalam

segala bidang pekerjaan perpustakaan, yaitu:

þ Administrasi

þ Akuisisi

þ Inventarisasi

þ Katalogisasi

þ Sirkulasi, dll.

1. Perpustakaan Digital ( Digital Library)

Tahap awal adanya perpustakaan digital adalah berubahnya sistem kerumahtanggaan

kegiatan perpustakaan dari tercetak menjadi elektronis. Perangkat ICT pada mulanya

hanya digunakan sebagai pengganti mesin ketik, tetapi perkembangan berikutnya adalah

berkembangnya dan terdapat pangkalan data bibliografi koleksi yang merupakan satu

kesatuan database koleksi perpustakaan. Pangkalan data bibliografi dapat ditelusur untuk

mempercepat proses pencarian koleksi perpustakaan. Tahap selanjutnya adalah

berkembangnya sistem otomasi perpustakaan yang lebih menekankan pada proses

peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Dalam tahap ini dapat dikatakan


sebagai satu kesatuan manajemen sistem informasi perpustakaan. Semua kegiatan

perpustakaan dapat diketahui lewat sistem informasi perpustakaan tersebut. Transaksi

sirkulasi, input data, input anggota, bebas pustaka, statistik semua kegiatan

perpustakaan, proses pencarian koleksi terdapat dalam sistem informasi perpustakaan

tersebut. Semua kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan dapat diketahui melalui sistem

informasi perpustakaan tersebut. Kemudian tahap terakhir dari perkembangan

perpustakaan sekarang ini adalah perpustakaan digital. Pada hakikatnya perpustakaan

digital adalah bentuk metamorfosa dari perpustakaan konvensional yang mulanya

menyajikan informasi dalam bentuk tercetak menjadi informasi digital. Ini artinya bahwa

perpustakaan dapat melakukan kegiatan alih bentuk informasi tercetak menjadi informasi

digital dengan berbentuk format fullteks ataupun informasi bibliografi. Format fullteks yang

dimaksud disini adalah semua data koleksi informasi dalam bentuk digital, tidak lagi

dalam bentuk tercetak.

Lalu bagimana dengan fenomena perpustakaan yang terus berlomba mendigitalkan

beberapa koleksi tercetak yang dimiliki agar dapat segera mengakomodasi kepentingan

pengguna yang mulai bergeser dari pencarian informasi melalui informasi tercetak

menuju sumber-sumber informasi digital melalui teknologi internet? Berbagai

perpustakaan dengan koleksi digitalnya mulai menampilkan kelebihan perpustakaan

melalui teknologi world wide web (www) untuk akses informasi di internet. Beberapa

perpustakaan mulai memberanikan diri dengan menyebut dirinya sebagai perpustakaan

digital, meskipun yang dapat dicapai baru sebatas pada perpustakaan hibrida. Artinya

perpustakaan tersebut menyajikan layanan informasi dalam bentuk cetak dan dalam

betuk digital. Ini yang kemudian disebut sebagai langkah transisi menuju perpustakaan

digital yang sebenarnya. Perpustakaan hibrida merupakan jawaban yang tepat bagi

perpustakaan yang memberikan layanan informasi tercetak dan layanan informasi digital.

Apabila perpustakaan tersebut menyajikan informasi dalam dua kategori yakni informasi

tercetak dan informasi digital maka disebut sebagai perpustakaan hibrida, sebaliknya


yang disebut sebagai perpustakaan digital adalah perpustakaan yang memiliki koleksi

informasi semuannya dalam bentuk digital, bukan lagi tercetak.

Salah satu ciri utama dari perpustakaan digital adalah bagaimana suatu informasi

didapatkan dengan mudah didapatkan tanpa mengenal batas ruang dan waktu. Proses

mendapatkan informasi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Secara umum

dampak dari perpustakaan digital bagi kegiatan rutin perpustakaan adalah

tersedianya database perpustakaan tentang berbagai macam informasi yang ada dalam

perpustakaan digital. Konsekuensi ini tentunya memerlukan pengelolaan

manajemen database perpustakaan digital yang lebih kompleks dan handal. Bagi

perpustakaan sendiri database informasi digital tersebut dikelola sedemikian rupa dan

merupakan aset informasi dari perpustakaan, sehingga dalam proses temu kembali

informasi para pencari informasi dapat dengan mudah mendapatkan informasi tersebut.

2. Dalam proses temu kembali informasi pun perpustakaan digital tidak terbatas pada satu

kesatuan database saja, tatapi perpustakaan dapat mencari informasi diluar

perpustakaan itu sendiri(out source), tentunya terdapat jaringan informasi

global (network) yang menghubungkan perpustakaan digital satu dengan perpustakaan

digital lainnya atau dengan sumber-sumber informasi yang lain. Perpustakaan digital

menjalin kerjasama dengan perpustakaan digital lain dalam memberikan layanan yang

transparan kepada penggunanya. Akses global perpustakaan digital dan pelayanan

informasi menjadi tujuan utama. Yang terjadi selama ini yang telah menyebutnya dengan

perpustakaan digital adalah catalog on line, meskipun telah menggunakan

teknologi www (internet) tetapi hanya tampilan data bibliografi pustaka semata,

tidak fullteksnya.

Pengembangan perpustakaan digital memerlukan kajian komprehensif dari semua

aspek kegiatan perpustakaan, meskipun tujuan utamanya adalah memberikan layanan

informasi yang tepat dan cepat. Kualitas layanan perpustakaan dari semua kegiatan

kerumahtanggan perpustakaan dapat segera diketahui baik oleh lembaga perpustakaan itu

sendiri ataupun oleh masyarakat. Sistem informasi perpustakaan digital selalu


menggambarkan, merancang dan mengimplementasikan dengan mengunakan proses

perkembangan sistematis oleh pengguna terakhir dan informasi tertentu merancang sistem

informasi berdasarkan pada analisa kebutuhan informasi dalam organisasi perpustakaan.

Jadi, bagian utama dari proses ini adalah mengetahui rancangan dan analisa sistem. Seluruh

aktivitas utama dilibatkan dalam siklus perkembangan yang lengkap.

Supriyanto (2008: 85) menjelaskan dalam perancangan sistem perpustakaan digital

setidaknya harus berpedoman pada 7 langkah perancangan yang harus diaplikasikan oleh

perpustakaan. Pertama adalah harus diketahui terlebih dahulu tentang siklus pengembangan

sistem. Pendekatan siklus ini adalah untuk mengetahui perkembangan dari pemecahan

sistem informasi, nantinya terdapat banyak proses dan siklus yang timbul. Misalkan siklus

pemeriksaan, analisa, rancangan, mengimplementasikan dan pemeliharaan

sistem. Kedua adalah pemeriksaan sistem. Pemeriksaan sistem ini meliputi perancangan

sistem informasi, studi kelayakan, dan kelayakan suatu sistem. Kelayakan suatu sistem itu

sendiri mencakup kelayakan organisasi, kelayakan teknis, kelayakan ekonomi dan kelayakan

operasi. Ketiga adalah analisa sistem. Digunakan oleh pengguna akhir sebelum

perancangan sistem informasi baru dapat diselesaikan. Produk akhir dari analisa sistem

adalah seluruh kebutuhan sistem untuk usulan sistem informasi (ini juga disebut spesifikasi

fungsional atau kebutuhan fungsional). Keempat adalah rancangan sistem. Rancangan

sistem terdiri dari rancangan pengguna antar muka, rancangan data, rancangan proses,

rancangan sistem logika, perancangan sistem fisik. Rancangan sistem ini lebih menekankan

pada konsep pengembangan struktur database perpustakaan yang akan

dibuat. Kelima adalah keterlibatan unsur pengembang sistem. Unsur pengembang yang

dimaksud disini adalah kondisi intern dari organisasi perpustakaan itu sendiri, diantaranya

ukuran organiasi, deskripsi tugasnya, relevansi pengalaman, latar belakang pendidikan

dalam konsep-konsep proses informasi, peralatan dan teknik. Keenam adalah langkah

pengembangan sistem informasi perpustakaan. Dalam langkah ini yang dilakukan adalah

pembuatan dan pengembangan software yang akan digunakan dalam perpuatakaan digital.

Diperlukan studi banding pada perpustakaan yang telah menggunakan software serupa yang


kemudian akan di setupdalam perpuatakaan kita. Pada tahap ini juga harus diperhatikan

faktor lain yang tidak kalah penting yakni tentang gambaran umum tentang sistem yang akan

digunakan, kelebihan dan kelemahan sistem yang akan digunakan, alternatif solusi yang

dapat diterapkan, layanan digital berfungsi menyediakan fasilitas dan bimbingan, dan alokasi

biaya. Ketujuh adalah perencanaan pengembangan. Rencana pengembangan perpustakaan

digital harus dinyatakan secara jelas dan detail. Rencana pengembangan harus disesuaikan

dengan visi dan misi dari perpustakaan, serta adanya dukungan

dari stakeholder perpustakaan.

TIK DAN TANTANGAN BAGI PUSTAKAWAN

Kehadiran perpustakaan digital sebagai sumber informasi dan pengetahuan sudah

sewajarnya menjadi tantangan dan harus diakomodasi oleh pustakawan. Tantangan yang

nyata adalah bagaimana sikap pustakawan dalam memberikan layanan informasi sebaik

mungkin kepada penguna perpustakaan. Pustakawan merupakan penyaji informasi yang

memiliki kompetensi dan kapabilitas dalam bidangnya. Tetapi yang harus diperhatikan adalah

bagaimana pustakawan harus memberikan informasi secara benar dan tepat kepada

masyarakat. Pustakawan harus menseleksi informasi untuk memberikan akses layanan

informasi yang betul-betul diperlukan oleh masyarakat. Jika kebijakan yang diambil dalam

proses seleksi informasi tersebut mengedepankan pada kepentingan akses untuk pengguna

maka proses yang dilakukan oleh pustakawan adalah memberikan pertimbangan masalah

nilai ekonomi dari informasi. Setidaknya pustakawan harus memiliki kemampuan tantangan

dalam tiga hal yakni: kemampuan mengembangkan layanan perpustakaan digital,

kemampuan peka terhadap perkembangan teknologi informasi dan kemampuan menjalin

kerja sama dengan stakeholder diluar perpustakaan.

Pustakawan sudah sewajarnya mengembangan layanan perpustakaan digital, yakni

dengan jalan selalu meng up grade tren teknologi perpustakaan terkini yang selalu

berkembang dinamis. Kemampun pengembangan perpustakaan digital misalnya dengan

mengikuti pelatihan-pelatihan aplikasi dari teknologi informasi dan internet. Sedangkan


kemampuan kerja sama dengan pihak-pihak diluar perpustakaan memberi

peluang sharing informasi yang menunjang pengembangan perpustakaan digital

MANFAAT YANG DIHARAPKAN DARI DIKLAT INI

Secara umum hasil yang dicapai melalui workshop ini dapat dikategorikan ke dalam empat

manfaat (Four benefits) berikut:

þ Intelectual Benefits : yaitu bertambahnya pengetahuan dan wawasan staf dalam

bidang teknologi Informasi sehingga mampu berpikir kritis dalam penerapan IT di UPT

Perpustakaan IAIN Ar-Raniry.

þ Practical Benefits: yaitu meningkatnya keahlian dan kreatifitas staf dalam

pengembangan program dan layanan perpustkaan berbasis IT, terutama terkait

dengan bidang kejanya masing-masing.

þ Emotional Benefits: yaitu meningkatkan motivasi staf dalam mengikuti workshop

dalam bidang IT, serta terlihat proaktif dalam kerja kelompok untuk memecahkan

persoalan penerapan IT di perpustkaan.

þ Spiritual Benefits: yaitu meningkatnya ketekunan dan kesabarabaran staf dalam

memikirkan dan memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan.

TIK DAN JARINGAN KERJASAMA (NETWORKING)

Pengintegrasian aplikasi teknologi informasi dalam berbagi aspek kegiatan

perpustakaan saat ini sudah memungkinkan Perpustakaan melakukan kerjasama dalam

berbagai jenis layanan tanpa terbatas waktu dan jarak. Adapun jenis kerjasama yang sangat

memungkinkan dilakukan dalam konteks kerjasama nasional saat ini adalah:

þ Kerjasama Akses Elektronik Jurnal (E-Jurnal)

E-Jurnal adalah salah satu solusi efektif untuk memenuhi kebutuhan informasi dan

sekaligus mengantisipasi perubahan perilaku pencari informasi abad ini. Namun

mengingat bervariasinya subyek, mahalnya harga langganan dan terbatasnya pemanfaat

e-jurnal dikarenakan kendala bahasa inggris bagi kebanyakan pengguna perpustakaan di

Indonesia, maka Kerjasama Access E-Jurnal (KAE) bisa menjadi alternatif yang tepat.

Kerjasama ini bisa dilakukan dengan konsep ”`perpustakaan mana langgan apa”. Dengan

kata lain setiap perpustakaan dalam jaringan kerjasama berkewajiban untuk melanggan

satu e-jurnal dan memberi hak akses ke seluruh anggota jaringan.


þ Kerjasama Akses Koleksi Digital

Sama halnya dengan kerjasama akses e-jurnal, namun Kerjasama Akses Koleksi Digital

ditujukan kepada koleksi digital yang dimiliki masing-masing perpustakaan, misalnya

abstrak karya ilmiah,kliping koran,manuskrip dan lain-lain.

þ Kerjasama Pertukaran Metadata (copy Cataloging)

Kerjasama ini kemungkinan besar bisa dilakukan. Hal ini karena pada umumnya

perpustakaan dibawah Kementrian Agama RI menggunakan sistem pengolahan koleksi

yang sama, terutama pada kegiatan katalogisasi, yang meliputi kegiatan klasifikasi dan

penentuan tajuk subyek. Alasan lain kerjasama ini bisa dilakukan karena umumnya

perpustakaan IAIN/UIN di Indonesia sudah memiliki database elektonik online. Jika

kerjasama ini dapat terlaksana maka akan menghemat waktu pengolahan koleksi,

sekaligus juga bisa menigkatkan keseragaman metadata pada perpustkaan yang

bernaung dibawah Kementrian Agama RI.

1. Rencana Jaringan Kerjasama Global

Dengan perkembangan teknologi informasi sekarang ini, kerjasama tidak terbatas

pada tingkat nasional, tetapi juga memungkinkan dilakukan pada tingkat global. Seperti


LAIN-LA IN

GUNUNG JATI

ISLAMICUS

RADEN FATAH

?

SUNAN AMPEL

?

ANTASARI

?

MEDAN

?

WALISONGO

?

UIN JKT EBSCO

UIN JOGJA

EMERALD

KERJASAMA AKSES

E- JOURNAL

AR-RANIRY

?

Gambar 1: Skema Kerjasama Akses E-Jurnal

halnya pada kerjasama Nasional, kerjasama pertukaran metadata atau copy cataloging juga

sangat mungkin dilakukan pada tingkat global. Namun karena ada perbedaan dalam

beberapa prosesi pengolahan koleksi, terutama terkait pedoman yang digunakan, maka untuk

kerjasama inernasional diperlukan penyeragaman pedoman dan sistem, terutama dalam hal

stardarisasi metadata, yaitu menggunakan MARC21. Jika ini sudah standard maka kerjasama

seperti dengan OCLC melalui layanan WorldCat akan sangat mungkin dilakukan.

Kerjasama global ini menjadi penting untuk dipikirkan karena menawarkan banyak

manfaat. Salah satunya adalah memungkinkan pertukaran data bibilogrfis perpustakaan

melalui penggandaan catalog (copy cataloging), khususnya untuk koleksi-koleksi berbahasa

asing.

Manfaat dari kerjasama copy cataloging diantaranya adalah:

Mengurangi beban kerja staf bagian katalogisasi pada khususnya dan bagian

pengolahan koleksi pada umumnya

Memungkinkan kegiatan katalogisasi dilakukan secra lebih cepat, hemat dan akurat.

memungkinkan pelaksanaan kerjasama global secara setara dan berimbang, baik

dalam konteks pertukaran data bibliografis maupun peminjaman antar perpustakaan

(Inter Library Loan).

dapat memenuhi kebutuhan pemakai, meningkatkan performa perpustakaan

sekaligus citra pustakawan

KENDALA PENERAPAN TIK DI PERPUSTAKAA

Ada beberapa kendala inernal yang dihadapi perpustakaan Ar-Raniry saat ini, diantaranya:

Pemanfaatan layanan perpustakaan oleh pengguna belum maksimal.

Koordinasi internal antara pihak pustakawan, rektorat dan civitas akademika IAIN Ar-

Raniry belum berjalan optimal, khususnya dalam hal pengembangan koleksi dan

pengembangan layanan Perpustakaan lainnya.

Koordinasi eksternal, baik pada tingkat regional maupun nasional dengan pihak-pihak

penyedia jasa informasi masih belum terjalin secara inten.

Dana operational perpustakaan masih belum memadai sehingga menyebabkan

fasilitas tidak cukup, kondisi perpustakaan belum menarik,baik dari segi kebersihan,

kenyamanan dan lain sebagainya.

Kompetensi staff, khususnya dalam bidang ICT masih lemah

Jaringan dan Quota Internet yang diberikan masih belum memadai.


Kesadaran dan kemampuan pengguna dalam penelusuran informasi masih kurang

Dalam konteks kerjasama jaringan, salah satu kendala yang mungkin dihadapi

adalah masih adanya ketidakseragaman, terutama dalam proses pengolahan koleksi.

SOLUSI PENERAPAN TIK

Perkembangan sistem pendidikan dan perkembangan teknologi informasi yang

mengharuskan mahasiswa melakukan studi mandiri, serta tuntutan akademisi untuk menulis

karya ilmiah, maka perpustakaan tidak boleh pasrah pada keadaan yang ada. Keaktifan dan

keseriusan pustakawan dalam mencari terobasan dan solusi sangat diperlukan. Salah satu

solusi efektif adalah melakukan kerjasama jaringan dengan berbagai pihak, baik pada tingkat

internal,regional,nasional maupun global. Adapun solusi yang direkomendasi oleh

Perpustakaan IAIN Ar-Raniry dalam menghadapi kendala di atas adalah sebagai berikut:

Perlu meningkatkan koordinasi baik secara internal,regional,nasional maupun

internasional

Perlu pengembangan staf melalui magang, studi banding ke perpustakaan-perpustakaan,

baik dalam maupun ke luar negeri,

Perlu meredefinisi visi, misi dan fungsi perpustakaan agar semakin jelas arah

pencapainnya.

Perlu melakukan evaluasi terhadap sistem automasi perpustakaan, hal ini bertujuan untuk

mencapai azas keseragaman dan standarisasi.

Perlu membicarakan konsep dan manfaat kerjasama jaringan secara jelas kepada

stokholder masing-masing agar mendapat perhatian dan dukungan baik moril maupun

modal.

Perlu membentuk satgas jaringan kerjasama perpustakaan untuk mengidentifikasi,

mengevaluasi serta mencari solusi terhadap permasalahan yang dihadapi jaringan.

Perlu menyiapkan staf khusus pada tiap-tiap perpustakaan untuk menangani jaringan

kerjasama perpustakaan

Perlu pelatihan staff baik untuk tenaga operational jaringan, maupun staf bidang lainnya

seperti pengolahan, pelayanan, dan lain-lain.

Perlu memaksimalkan program yang sedang berjalan, khususnya program-program yang

terkait dengan kerjasama jaringan.

Perlu mengidentifikasi, menyeleksi, mengadakan, mengolah dan mendistribusikan koleksi

dengan mengutamakan faktor kerelevansian, ketersediaan dan kemutakhiran .


I. PENUTUP DAN SARAN

Perkembangan Teknologi Informasi yang begitu pesat menuntut para penyedia jasa

informasi untuk berbenah diri, kreatif, proaktif dan professional dalam memberikan layanan.

Penguasaan Teknologi Informasi baik secara teoritis maupun praktis menjadi sangat penting

bagi staf perpustakaan. Hal ini karena disamping untuk menunjang tugas-tugas operasional

kepustakawanan, juga untuk memenuhi kebutuhan informasi, khususnya para ”netizen” yang

cendrung mencari informasi serba click (Clickable). Dalam konteks Perpustakaan IAIN Ar-

Raniry, pembekalan IT ini bahkan menjadi ”wajib” hukumnya . Hal ini dikarenakan minimnya

pengetahuan dan keahlian staf perpustakaan dalam bidang aplikasi teknologi Informasi.

Pemenuhan kebutuhan informasi secara cepat dan akurat menjadi tantangan

tersendiri bagi perpustakaan di era ICT ini. Penigkatan kompetensi staff dan malakukan

kerjasama jaringan perpustkaan dengan berbagai pihak, dan pada berbagai tingkatan adalah

solusi tepat yang tidak bisa ditawar.

Dengan mengucap syukur kepada Allah S.W.T penulis berharap jika pertemuan

koordinasi jaringan perpustkaan di lingkup Kemeterian Agama RI ini dapat menjadi satu

motivasi dan kekuatan baru bagi kita semua, dan bagi pustakawan Indonesia pada umumnya

dalam rangka menjalan misi Iqra’ kita.

Akhirnya, mudah-mudahan kebersamaan kita selama empat hari di Bogor,

mendiskusikan berbagai solusi terkait bentuk koordinasi kerjasama perpustakaan ini dapat

memberi manfaat maksimal, baik manfaat intelektual, praktikal, emosional dan juga manfaat

spiritual.Amin!


DAFTAR BACAAN

1. Chauhan,Buddhi Prakash ( 2004). ICT Enabled Library and Information Services,

Institute of Engineering. Diakses tanggala 20 Maret 2012 dari

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CCQQFjAA&url=http%3A%2F%2Fdspace.thapar.edu%3A8080%2Fdspace%2Fbitstream%2F123456789%2F51%2F1%2FICT%2BEnabled%2BLibrary%2BServices.doc&ei=Kc9rT8SLHKnJmAX_ppDGBg&usg=AFQjCNENuvRdgjeS86-8YcwsI1E-h3zP0w&sig2=qxkjvcbPjntYFN1a-cd1Mw

2. Tutor2u (2012). Ahttp://tutor2u.net/business/ict/intro_what_is_ict.html

3. The Dictionary of Computers, Information Processing and Telecommunications

4. Hasugian, Joner. 2000. Penerapan Teknologi Informasi Pada Sistem Kerumahtanggan

Perpustakaan Perguruan Tinggi. Marsela. Vol. 2. No 2-3 Agustus

5. Setiarso, Bambang. 1997. Penerapan Teknologi Informasi dalam Sistem Dokumentasi

dan Perpustakaan. Jakarta: Grasindo.

6. Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan;

Strategi Perencanan Perpustakaan Digital. Yogyakarta: Kanisius





Aplikasi teknologi informasi perpustakaan

Documents

Transcript of Aplikasi teknologi informasi perpustakaan