Aplikasi Sistem Informasi di Fungsi – Fungsi Organisasi

Nama Anggota Kelompok :

1.Nita Diana12.12.0327

2.Melina Krisnawati12.12.0328

3.Yuli Kusuma N12.12.0329

4.Dianti Anisa12.12.0330

Sistem-Sistem Informasi di Fungsi-Fungsi Organisasi

Sistem Informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pelanggan. Secara internal, sistem informasi dapat diterapkan didalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi.

Sistem Pengolahan Transaksi

Sistem informasi yang digunakan untuk level operasional disebut juga dengan nama SPT(Sistem Pengolahan Transaksi) atau TPS (Transaction Proccesing System). Disebut dengan sistem pengolahan transaksi karena sistem ini menangkap transaksi-transaksi bisnis yang terjadi, mencatatnya di dokumen-dokumen dasar, mmemasukannya ke dalam sistem informasi dan merekamnya ke basis data dab mengolahnya menjadi informasi-informasi pencatatan nilai.

Macam-Macam Transaksi Bisnis

Transaksi-transakis bisnis dibedakan menjadi dua macam yaitu Transaksi Keuangan dan Transaksi Non-Keuangan.

1. Transaksi Keuangan

Transaksi-transaksi bisnis keuangan operasional ini ditangani oleh TPS sistem informasi akutansi

2. Transaksi Non-Keuangan

Transaksi-transaksi bisnis non-keuangan operasional ini ditangani oleh TPS masing-masing sistem informasinya

Sistem-Sistem Informasi Fungsional

Sistem-Sistem Informasi Fungsional adalah sistem-sistem informasi di fungsi-fungsi organisasi yang memanfaatkan basis datauntuk pelaporan-pelaporan manajemen. Sistem-Sistem Informasi Fungsional ini terdiri dari :

- Sistem Informasi Akutansi (SIMAK atau SIA)

- Sistem Informasi Keuangan (SIMKEUA)

- Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM)

- Sistem Informasi Produksi (SIMPRO)

- Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM)

Sistem Informasi Akutansi (SIMAK atau SIA)

Sistem Informasi Akutansi adalah sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan.

Sistem Informasi Pemasaran (SIMKEUA)

Sistem informasi pemasaran adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising, dan promosi

Sistem Informasi Produksi (SIMPRO)atau sistem Informasi Pemanufakturan

Sistem Informasi Produksi adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM)

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem informasi yang mendukung aktivitas manajemen seperti perekrutan, seleksi, penerimaan, penempatan, dan penilaian performa, dan pelatihan dan pengembangan.

Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU)

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan.

Sistem Informasi Akutansi

Sistem Informasi Akutansi adalah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. Tujuan Sistem Informasi Akutansi :

1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari

2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen

3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban

Siklus Akutansi

Siklus akutansi menunjukan prosedur akutansi dari sumber data sampai ke proses pencatatan atau pengolahan akutansinya. Siklus akutansi merupakan prosedur yang juga berfungsi sebagai penghubung atara fungsi-fungsi di organisasi. Siklus-siklus akutansi yaitu :

- Siklus pendapatan

- Siklus pengeluaran kas

- Siklus konversi

- Siklus manajemen sumber daya manusia

- Siklus buku besar dan pelaporan keuangan

Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM)

Sistem Infromasi Pemasaran adalah sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran. Simpem mempunyai enam komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum yaitu komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi, dan kontrol.

Komponen Output Pemasaran

Lima kelompok informasi umumnya dibutuhkan oleh manajemen di fungsi pemasaran. Kelima kelompok output ini dikenal dengan istilah 4P dan 1 Integration Mix. Keempat P adalah product (produk), place (tempat), promotion (promosi), dan price (harga). Sistem informasi pemasaran menghasilkan kelima macam kelompok output ini untuk mendukung semua tingkatan manajemen pemasaran.

Komponen Model Pemasaran

Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model pada Sistem Informasi Pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan untuk keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama, penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.

Komponen Basis Data Pemasaran

Basis data pemasaran dibutuhkan untuk menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua manajer pemasaran. Basis data ini dibentuk dari input yang dimasukkan ke sistem informasi ini. Basis data pemasaran terdiri dari data riset pemasaran, data eksternal pemasaran dan data keuangan pemasaran.

Komponen Input Pemasaran

Data dari sistem informasi pemasaran diperoleh dari dua sumber, yaitu sumber internal dan sumber eksternal. Sumber eksternal dibutuhkan untuk informasi-informasi manajemen tingkatan atas. Sumber data pemasaran eksternal disebut juga dengan data pesaing, industri, aturan-aturan pemerintah. Data eksternal dapat dibeli dari pihak lain yang menjual basis data baik secara off-line atau online atau dapat dikumpulkan sendiri oleh perusahaan.

PEMAKAI INFORMASI SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pemasaran adalah manajer – manajer yang berada dalam fungsi pemasaran.

Riset menunjukan bahwa informasi 4P dan 1 Mix digunakan oleh manajer pemasaran, eksekutif lainnya, manajer cabang, dan manajer iklan hanya menggunakan informasi produk, tempat, promosi dan harga, sedang manajer distribusi hanya menggunakan informasi tempat.

Sistem informasi produksi

Sistem produksi terdiri dari dua macam yaitu Produksi fisik dan Sistem informasinya.

Sistem produksi fisik : Merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat – alat poduksi. Sistem ini disebut juga dengan Sistem pengendalian produksi atau PCS (Production Control System).

PCS terdiri dari : CAD, CAM, Robot, dan CIM.

• CAD (Computer Aided Design) merupakan sistem komputer yang digunakan untuk membantu proses perancangan, misalnya perancangan produk.

• CAM (Computer Assisted Manufacturing) merupakan sistem komputer yang membantu proses produksi supaya lebih efisien dan efektif.

• Robot : digunakan untuk menggantikan manusia dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan pekerjaan – pekerjaan bahaya.

• CIM (Computer Integrated Manufacturing) merupakan sistem- sistem gabungan terintegrasi antara sistem produksi fisik (CAM, robot) dengan sistem informasi produksinya.

Berbeda dengan PCS, sistem informasi produksi menghasilkan informasi kepada manajer – manajer di fungsi produksi.

Model dari sistem informasi produksi (SIMPRO) atau Produstions Information System (PIS) atau manufacturing information system (MANIS) adalah sebagai berikut :

Komponen output produksi

4 macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi produksi, yaitu :

1. Informasi – informasi tentang proses produksi.

2. Infomasi – informasi tentang sediaan.

3. Informasi – informasi tentang kualitas produk.

4. Informasi – informasi tentang biaya produksinya.

Penjelasan :

5. Informasi proses produksi menunjukan kejadian – kejadian selama proses produksi berlangsung. Misalnya pemakaia bahan, pemakaian tenaga kerja, perencanaan jadwal produksi dll.

6. Informasi sediaan menunjukka status dari bahan mentah, barang dalam proses dan sediaan jadi. Contoh : permintaan persediaan, penerimaan barang sediaan awal, perencanaan kebutuhan material,dll.

7. Informasi kualitas produk menunjukkan informasi yang berhubungan dengan penanganan kualitas selama proses produksi. Contoh : CAM, kontrol pengerjaan, kontrol kualitas.

8. Informasi biaya produksi berhubungan dengan biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi meliputi informasi tentang biaya pemakaian bahan mentah, biaya tenaga kerja langsung, dll.

Komponen model produksi

Beberapa model yang digunakan di sistem informasi produksi antara lain ;

Model matematis titik pemesanan kembali (reorder point)

Pemesanan kuantitas ekonomis (economic order quantity)

Dan perencanaan kebutuhan material (material requirements planning atau MRP)

Penjelasan :

1. Model matematis titik pemesanan kembali (reorder point) akan menghitung unit akhir minimum yang harus ada di sediaan yang menunjukan kapan barang harus dipesan.

2. Model matematis pemesanan kuantitas ekonomis yaitu tentang pembahasan model sistem informasi. Model ini menunjukkan berapa unit harus dipesan supaya kombinasi biaya pemesanan dan biaya penyimpanan paling efisien.

3. Model matematis perencanaan kebutuhan material digunakan untuk menunjukkan berapa banyak material harus disediakan untuk memprodukasi sejumlah unit barang. MRP digunakan untuk merencanakan kebutuhan material supaya selama proses produksi tidak kekurangan material yang dibutuhkan kaena diperkirakan sebelumnya.

Komponen basis data produksi

Basis data produksi ini dibentuk dari tiga sumber input, yaitu data eksternal produksi , data internal riset produksi dan data internal keuangan produksi

Komponen input produksi

Komponen input sistem informasi produksi terdiri dari tiga bagian, yaitu dua bagian untuk mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.

Sumber data produksi eksternal disebut juga dengan Production Intelligent data.

Data produksi eksterna berhubungan dengan data dari lingkungan luar seperti pemasok, serikat pekerja dan pemerintah. Data pemasok erupakan data bahan mentah yang tersedia.

Data serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya adalah kontrak – kontrak kerja dengan serikat pekerja serta aturan – aturan yang disyaratkan oleh serikat pekerja. Data pemerintah berupa aturan – aturan pemerintah seperti kuota produksi, harga yang ditentukan dan lain sebagainya.

Sedangkan untuk sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian, yaitu data keuangan dan data non-keuangan.

Data keuangan dapat diambilkan dari basis data akuntansi. Data produksi non- keuangan diperoleh melalui riset produksi, misalnya data standar melakukan produksi, seperti standar waktu tenaga kerja, pemakaian mesin,dll.

Pemakai Sistem Informasi Sistem Informasi Produksi

Pemakai informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi produksi adalah manajer – manajer yang berada di dalam fungsi produksi dan manajer – manajer lainnya yang berkaitan seperti manajer pemasaran, keuangan dan akuntansi.

Manajer produksi dan eksekutif lainnya membutuhkan keempat kelompok informasi yang dihasilkan oleh SIMPRO.

Pengawas pabrik membutuhkan informasi proses produksi yang diawasi, sediaan yang diawasi dan kualitas produksinya, tetapi tidak membutuhkan informasi tentang biaya.

Manajer perencanaan dan kontrol berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian kualitas kebutuhan informasi tentang kualitas.

Manajer pembelian dan manajer pengendalian sediaan membutuhkan informasi tentang sediaan barang. Dan manajer lainnya banyak berhubungan dengan keempat informasi tersebut.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau human resource information system (HIRS) merupakan sistem informasi yang digunakan untuk membantu kegiatan manajer di fungsi atau departemen personalia.

Model dari sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) adalah sebagai berikut ;

Komponen Output Sumber Daya Manusia

Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia, yaitu ;

1. informasi tentang perencanaan tenaga kerja

2. informasi tentang pengadaan tenaga kerja atau recruitmen

3. informasi tentang pengelolaan tenaga kerja

4. informasi tentang kompensasi

5. informasi tentang benefit

6. informasi tentang lingkungan kerja

Penjelasan :

1. Informasi tentang perencanaan tenaga kerja merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2. Informasi tentang pengadaan tenaga kerja atau rekruitmen merupakan informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekruitan dan analisis rekruitmen.

3. Informasi tentang pengelolaan tenaga kerja merupakan informasi – informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaia atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian , karir, relokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan.

4. Informasi tentang kompensasi meliputi informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Informasi tentang benefit meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang berhubungan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.

6. Informasi tentang lingkungan kerja berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Komponen model Sumber Daya Manusia

Beberapa model yang digunakan misalnya Model matematis untuk menghitung gaji, bonus, menentukan kompensasi, menentukan besarnya benefit.

Model perhitungan gaji merupakan model yang paling sederhana, yaitu setiap gaji karyawan dihitung berupa gaji pokok ditambah gaji variabel.

Model kompensasi misalnya kompensasi salesman. Model kompensasi yang rumit misalnya adalah model kompensasi yang disebut truth inducing scheme.

Sedangkan Model benefit yang sederhana yaitu defined contribution dan profit sharing sampai yang rumit seperti di defined benefit.

Komponen basis data SDM

File basis data SDM dibentuk dari tiga sumber input, yaitu :

1. Data Eksternal SDM

2. Data Internal riset SDM

3. Data Keuangan SDM

Komponen Input SDM

Terdiri dari 3 bagian yaitu : dua bagian untuk mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.

Sumber data eksternal SDM disebut juga dengan human resource intelligent data.

Komponen input SDM sama dengan komponen input produksi. Hanya bedanya jika SDM berhubungan dengan human/manusianya atau pelaku.

Pemakai Informasi Sistem informasi SDM

Pemakai informasi sistem informasi SDM adalah manajer – manajer yang berada di dalam fungsi dan manajer – manajer lainnya yang berkaitan.

Sistem informasi Keuangan Sistem informasi keuangan (SIMKEU) atau finansial information system (FIS)

merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan – kegiatan manajer di fungsi keuangan.

Komponen Output Keuangan

Tujuh macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi keuangan, yaitu :

1. Informasi tentang forecast keuangan

2. Informasi tentang modal kerja

3. Informasi tentang Investasi

4. Informasi tentang pendanaan (financing)

5. Informasi tentang budget modal (capital budgeting)

6. Informasi tentang kinerja keuangan ( financial performance)

7. Informasi tentang anggara keuangan ( financial budget)

Komponen Model Keuangan

Beberapa model digunakan di sistem informasi keuangan misalnya model matematis portofolio optimal untuk amalisi investasi. Model – model net present value (nilai sekarang bersih), payback period ( periode pengembalian) dan internal rate of return (tingkat kembalikan internal) digunakan untuk alaisis capital budgeting.

Komponen Basis Data keuangan

File –file basis data keuangan juga dibentuk dari tiga sumber input, yaitu data eksternal keuangan, data internal kebijakan keuangan dan data internal keuangan.

TERIMA KASIH....