APLIKASI PENJADWALAN PEMBICARA PADA EVENT ORGANIZER KAJITO PRODUCTION

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Chris Setiawan Aprian Robiyanto 11.22.1348

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

1

2

PUBLIC SPEAKERS SCHEDULING APPLICATION IN KAJITO PRODUCTION EVENT ORGANIZER

APLIKASI PENJADWALAN PADA EVENT ORGANIZER KAJITO PRODUCTION

Chris Setiawan Aprian Robiyanto Sudarmawan

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Today, many computer technologies that are useful in helping human life. The development of these technologies greatly affect any business entity or institution, the problems that arise in operations especially in terms of scheduling processing.

Scientific writing is about making application scheduling speakers at the event organizer Kajito Production. With this application, expected to maximize and facilitate the team's performance in managing the event organizer or speaker database events database is or will take place. So as to assist in the process of scheduling a speaker and at the same event. For the speaker, a bit much this program will help the performance of the manager / management.

This application contains the following information and data specialization speaker materials, data events which took place, and the time and venue for the event and others. Display desktop-based application intended to be accessible from a variety of operating systems. The scheduling application was created using Visual Basic 6.0, SQL Server 2000 and Active Report.

Keywords : event, scheduling, event organizer

3

Pendahuluan

KAJITO PRODUCTION merupakan salah satu event organizer yang

menyelenggarakan program seminar yang berhubungan dengan keilmuan

pemberdayaan potensi manusia untuk menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang

berkualitas sedini mungkin dalam segala aspek bidang kehidupan.

Event organizer masih tergolong lambat dalam melakukan proses penjadwalan

pembicara, event dan kegiatan operasional atau transaksi lainnya. Pimpinan produksi

dalam melayani proses pengadaan seminar masih banyak mengalami kendala di

antaranya adalah sering bentrok jadwal antara pembicara satu dengan pembicara

lainnya, tim EO kurang terorganisir dalam pra event yang berdekatan jangka waktunya,

memberikan informasi jadwal event dan jadwal pembicara yang dimiliki event organizer.

Pembuatan laporan sangatlah sulit diakibatkan kemungkinan terjadinya kesalahan-

kesalahan antara lain perhitungan yang kurang akurat dan waktu yang cukup lama dalam

pengolahan. Oleh karena itu, diperlukan suatu perubahan dengan proses komputerisasi

untuk memperbaiki segala kekurangan yang ada pada proses manual. Proses

komputerisasi di event organizer ini menjadi sangat penting untuk mempercepat proses

pengolahan data, menghasilkan informasi yang akurat dan memberikan layanan yang

terbaik bagi pembicara seminar.

1. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Kertahadi (Fatta, 2007:9), mendefinisikan sistem informasi sebagai

suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga

bermanfaat bagi penerimanya. Sedangkan tujuannya dijelaskan oleh Murdik Ross (Fatta,

2007:9), yaitu untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada

perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi

subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses.

2.2 Pengertian Aplikasi Aplikasi disebut juga software merupakan salah satu dari komponen sistem

informasi. Menurut Shelly, Cashman dan Vermaat (2009), aplikasi adalah seperangkat

instruksi khusus dalam komputer yang dirancang agar kita dapat menyelesaikan tugas-

tugas tertentu.

4

2.3 Pengertian Penjadwalan

Menurut Gould (1997), penjadwalan merupakan penyusunan daftar pekerjaan

yang akan dilakukan untuk mencapai atau mewujudkan suatu tujuan tertentu yang

memuat tabel waktu pelaksanaannya.

2.4 Pengertian Basis Data Menurut Arief (2006:33) dalam bukunya berjudul “Pemrograman Basis Data

Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000”, basis data atau

database adalah sekumpulan data yang saling terintegrasi dan terorganisasi berdasarkan

suatu skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer.

Basis data terdiri dari beberapa tabel yang saling terorganisir. Tabel digunakan untuk

menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data bisa ditampilkan, dimodifikasi dan

dihapus dari tabel. Hanya pemakai yang mempunyai wewenang saja yang bisa

mengakses data tersebut.

2.4.1 Data Value Menurut Sunyoto (2007:124), data value adalah data aktual atau informasi yang

disimpan pada setiap elemen atau atribut. Contoh atribut nama pembicara menunjukkan

tempat di mana informasi nama pembicara disimpan. Sementara contoh data value-nya

adalah Intan Kajito dan Chris Setiawan.

2.4.2 Record Pengertian record menurut Sunyoto (2007:124) adalah kumpulan elemen-elemen

yang saling berkaitan menginformasikan entitas secara lengkap. Satu record mewakili

satu data.

2.4.3 Database Management System (DBMS) Subhan (2007) menjelaskan Database Manajemen System adalah suatu

perangkat lunak untuk mendeskripsikan atau menampilkan, membuat, memelihara basis

data dan memberikan kontrol siapa saja yang dapat mengakses basis data tersebut.

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum

Event Organizer ini terbentuk pada tahun 2008. Pada awalnya merupakan

suaatu organisasi pemuda yang berkecimpung di bidang seni dan spiritual

pemberdayaan diri. Dilatar belakangi oleh kesuksesan mereka dalam mengadakan

acara – acara, terutama dikedua bidang tersebut, maka pada tanggal 8 Agustus 2008

terbentuklah perusahaan ini dengan nama Kajito Production yang diambil dari nama

panggilan salah satu pembicara yang pertama kali menggunakan jasa yaitu bapak Kaji

Tohari. Adapun pencetus berdirinya perusahaan ini adalah Fatimah Nur Arifah, M. Kom (

5

Intan Kajito ). Hingga saat ini perusahaan ini lebih memfokuskan pada event – event

yang erat hubungannya dengan seminar tentang pemberdayaan diri.

3.2 Analisis Sistem

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan oleh analis sistem yaitu :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report,yaitu membuat laporan hasil analisis.

3.2.1 Identifikasi Masalah

Beberapa masalah timbul karena beberapa faktor di antaranya adalah sebagai berikut :

a. Tidak tersedianya sarana penyimpanan data-data yang memadai dan hanya dicatat

dalam map dan disimpan dalam rak sehingga banyak resiko yang timbul, antara lain

rusaknya data atau hilangnya data, sehingga petugas harus mencatat ulang

b. Masalah tersebut timbul karena belum adanya program secara khusus untuk

pengecekan pembicara dan pengolahan data event.

c. Penundaan dalam pengambilan keputusan selanjutnya disebabkan oleh

keterlambatan datangnya laporan.

d. Keamanan dalam penyimpanan data-data kurang karena hanya disimpan dalam

suatu rak yang memiliki resiko rusaknya data bahkan hilang.

3.2.2 Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan teknik historis yang terkenal di mana para manager

menciptakan gambaran umum secara cepat mengenai situasi strategis perusahaan.

Analisis ini didasarkan pada asumsi bahwa strategi yang efektif diturunkan dari

“kesesuaian” yang baik antara sumber daya internal perusahaan (kekuatan dan

kelemahan) dengan situasi eksternalnya (peluang dan ancaman).

Dalam melakukan analisis menggunakan metode SWOT yaitu :

1. Strength (Kekuatan)

2. Weaknes (Kelemahan)

3. Opportunity (Peluang)

4. Threat (Ancaman)

3.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan

secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam 2 jenis. Jenis pertama

6

adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua adalah kebutuhan

nonfungsional (nonfunctional requirement).

3.2.3.1 Kebutuhan Fungsional (functional requirement) Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan

oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus

ada dan dihasilkan sistem.

3.2.3.2 Kebutuhan Nonfungsional (nonfunctional requirement) 1. Kebutuhan Perangkat Keras yang dibutuhkan untuk pembuatan aplikasi ini:

a. Komputer Desktop

b. Processor Intel Celeron 2.26 GHz

c. 1 GB RAM

d. Harddisk 80 GB

e. 128 MB VGA Onboard

2. Kebutuhan Perangkat Lunak

a. Microsoft Windows XP SP2

b. Visual Basic 6.0

c. Microsoft SQL Server 2000

3. Kebutuhan Pengguna

a. Sistem analis: penganalisa sistem dan alur kerja dari proses bisnis.

b. Programmer: penerjemah alur ke barisan kode dan interface sistem,

c. User (tim event organizer) : memahami pengoperasian komputer, memahami

pengelolaan data dan proses penyusunan jadwal.

3.2.4 Analisis Kelayakan Sistem

Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem

baru yang telah dibuat sudah layak atau belum. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem

yang dibuat benar-benar bermanfaat.

3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana

tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat

lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil

analisis yang telah diterapkan pada perancangan program.

7

3.3.1 Flowchart Sistem Pembelian Online

Gambar 3.1 Flowchart

3.3.2 Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks

3.3.3 DFD Level 0

Gambar 3.3 DFD Level 0

8

3.3.4 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

3.3.5 Perancangan Tampilan 3.3.5.1 Rancangan Halaman Utama

Halaman paling utama pada saat user mengakses website toko omega.

Gambar 3.5 Rancangan Halaman Utama

4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Program

Setelah sistem selesai dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah

diselesaikan dan dipilih, saatnya sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi

9

sistem adalah tahap penerapan sistem yang telah dikembangkan supaya siap untuk

dioperasikan. Tujuan implementasi sistem adalah untuk menyiapkan semua kegiatan

penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

4.1.1 Pembuatan Database

Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan

dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database sistem ini, penulis

menggunakan SQL Server 2000

4.1.2 Pembuatan Program

Untuk dapat mengakses sebuah database MySQL dalam sebuah aplikasi

berbasis web terlebih dahulu harus dikoneksikan antara program Microsoft Visual Basic

6.0 dengan database SQL Server 2000. Berikut adalah script koneksi :

- Deklarasi variabel untuk koneksi database

Public db As Connection Public rs As Recordset

- Module untuk koneksi data penjualan Function sambung_db() On Error GoTo salah Set db = New Connection db.Open "Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;Persist Security Info=False;Initial Catalog=penjadwalan" salah: If Err.Number = -2147467259 Then MsgBox "Gagal connect ke database", vbCritical, "Gagal" End End If End Function Function sambung_rs(perintah As String) Set rs = New Recordset rs.Open "" & perintah & " ", db, adOpenStatic, adLockOptimistic End Function

4.1.3 Halaman Utama

Halaman home adalah halaman yang paling pertama dan utama dari aplikasi

berbasis dekstop yang dirancang sebagai titik fokus pusat dari kegiatan yang

berlangsung pada sebuah aplikasi. Melalui halaman home, pengguna dapat melihat form

dan tombol yang telah disediakan sebagai fasilitas dalam aplikasi. Menu-menu (file,

laporan, help, about, exit), input data pembicara, input data materi, input data jenis

materi, input data tempat, input data waktu, input penjadwalan, pencarian data dan exit.

Halaman utama/home telah bisa memberikan informasi kepada pengguna,

informasi tersebut bersifat dinamis dan bisa diupdate tanpa harus mengubah kode

10

program aplikasi karena menggunakan sistem database. Adapun halaman utama/home

dari aplikasi penjadwalan pembicara adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1 Halaman Utama

4.2 Ujicoba Sistem dan Program

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari

kesalahan-kesalahan, oleh sebab itu program harus diuji coba untuk menemukan

kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi, pengujian ini menggunakan pengujian

Black-Box. Pengujian Black-Box merupakan pengujian program berdasarkan fungsi dari

program. Tujuan dari metode Black-Box ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi

pada program. Pengujian dengan Black-Box dilakukan dengan cara memberikan

sejumlah input pada program aplikasi yang kemudian diproses sesuai dengan kebutuhan

fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi menghasilkan output yang

diinginkan dan sesuai dengan fungsi dari program tersebut. Apabila dari input yang

diberikan proses menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya,

maka program aplikasi yang bersangkutan telah benar, tetapi jika output yang dihasilkan

tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada

program aplikasi. Pengujian dilakukan dengan mencoba semua kemungkinan yang

terjadi dan pengujian dilakukan berulang-ulang. Jika dalam pengujian ditemukan

kesalahan, maka akan dilakukan penelusuran dan perbaikan untuk memperbaiki

kesalahan yang terjadi. Jika telah selesai melakukan perbaikan, maka akan dilakukan

pengujian kembali. Pengujian dan perbaikan dilakukan secara terus menerus hingga

diperoleh hasil yang terbaik.

11

4.3 Pemeliharaan Aplikasi Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus

dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini

adalah pemeliharaan sistem perangkat lunak, yaitu dengan memiliki duplikat dari sistem

aplikasi tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan dengan cara mengkopi

file-file tersebut kedalam CD untuk mengantisipasi terhadap kesalahan atau error pada

aplikasi.

Maksud dari pemeliharaan ini adalah semua usaha yang dilakukan untuk

memastikan tujuan pembangunan aplikasi ini tercapai yaitu memudahkan dalam proses

penyusunan jadwal pembicara dan agar isi tidak usang serta selalu menyajikan informasi

yang up to date.

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya dapat diambil kesimpulan :

1. Karena semua menu tersusun secara sistematis, sistem memudahkan staff atau

admin dalam mengolah data jadwal event seminar dan data pembicara

2. Aplikasi yang dibangun mampu memberikan informasi-informasi berupa laporan

yang dibutuhkan oleh pembicara dan tim event organizer sehingga tidak perlu

membuat laporan tersebut secara manual.

3. Tata letak dari program, form-form dan bentuk output diatur sedemikian rupa

sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat

sehingga menghemat waktu dalam proses input data, juga terutama dalam

pencarian data.

5.2 Saran Berikut ini adalah saran yang di harapkan dapat dijadikan evaluasi :

1. Dalam pembuatan aplikasi penjadwalan ini, diberikan penambahan fitur agar

aplikasi menjadi lebih komplek.

2. Tampilan pada menu atau form masih sangat sederhana untuk itu dalam

pengembangan diharapkan untuk ditambahkan skin.

3. Untuk databasenya perlu adanya penambahan tabel dan penambahan field pada

setiap tabel.

12

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact- SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi

Offset. Malik, Jamaludin.2007. Kumpulan Tip Trik Pemrogaman Visual Basic. Yogyakarta: Andi

Offset. Sismoro, Heri. 2005. Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer.

Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

Herlambang, M. Linto. 2009. Arsitektur Aplikasi Client Server. http://lintoherlambang.com/arsitektur-aplikasi-client-server.html. diakses 27 Mei 2012

Subhan, Muhammad. 2007. Pengenalan Database. http://ilmukomputer.org/ wpcontent/uploads/2009/03/subhan- pengenalandatabase.pdf. diakses 27 Mei 2012